PROMEMORIA REPORTING PIANO D AZIONE LEGNO Titolo del progetto

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1 Dipartimento dell ambiente, dei trasporti, dell energia e delle comunicazioni DATEC Ufficio federale dell ambiente UFAM Piano d azione Legno PROMEMORIA REPORTING PIANO D AZIONE LEGNO Titolo del progetto Numero di contratto Data del rapporto Durata del progetto Autori/autrici del rapporto Direzione del progetto Istituzione Indirizzo Promemoria reporting Pagina 1 di 5

2 Introduzione Allegato come promemoria separato alla decisione o al contratto. Si tratta dell allegato 5 del promemoria per richiedenti. Il reporting, che comprende anche il conteggio finanziario, è disciplinato separatamente nel contratto o nella decisione. Queste disposizioni sono vincolanti. La scheda stabilisce le condizioni generali del piano d azione Legno dell UFAM per quanto riguarda il reporting, in particolare la dicitura da apporre sul materiale e sulle pubblicazioni come pure la documentazione da mettere a disposizione per la comunicazione. Si raccomanda ai mandatari del progetto di concordare il reporting con la persona di contatto della direzione del programma secondo quanto stabilito nella decisione o nel contratto. La stesura dei rapporti intermedi e del conteggio finale dipendono dalla domanda. Un rapporto annuale generale (rapporto d attività) non è quindi sufficiente ma può essere allegato come informazione. Le differenze significative rispetto alla pianificazione devono essere giustificate. Gli elementi rilevanti per il reporting sono l inizio del progetto, eventuali rapporti intermedi come pure, obbligatoriamente, un rapporto finale amministrativo e tecnico. Le fatture devono essere inviate separatamente e, in generale, in forma elettronica secondo quanto stabilito nella decisione o nel contratto. Le fatture verranno saldate solo in seguito all approvazione degli eventuali rapporti intermedi e del rapporto finale amministrativo e tecnico, rispettivamente del rapporto intermedi. Per il reporting relativo a piccoli progetti concernenti il punto chiave 3 sono sufficienti le informazioni elencate nell allegato del modulo per richiedenti per piccoli progetti. 1. Inizio del progetto I lavori possono essere fatturati solo a partire dall inizio del progetto, ossia non prima dell approvazione del progetto da parte della direzione del programma. 2. Rapporto intermedio (tecnico e amministrativo) Un rapporto intermedio descrive lo stato del progetto dal punto di vista tecnico e amministrativo. Eventuali modifiche del progetto devono essere illustrate in tali rapporti. Per i piccoli progetti non occorre elaborare rapporti intermedi. Per la stesura dei rapporti intermedi si consiglia di utilizzare le linee guida per il rapporto finale amministrativo (cfr. tab. 1). 3. Rapporto amministrativo finale (rapporto d attività incl. finanze) Per ogni progetto sovvenzionato occorre inoltrare alla direzione del programma del piano d azione Legno almeno un rapporto d attività che include gli aspetti finanziari (da 3 a 4 pagine A4) conformemente allo schema fornito. In caso di progetti grossi ed estesi, si consiglia di contattare previamente la direzione del programma. Il rapporto amministrativo finale deve essere inoltrato alla direzione del programma piano d azione Legno in forma digitale (Word) entro i termini previsti secondo quanto stabilito nella decisione o nel contratto. Promemoria reporting Pagina 2 di 5

3 Lo schema in formato Word è disponibile sul sito > domanda di contributi o può essere richiesto all indirizzo pianodazione-legno@bafu.admin.ch. Di seguito viene elencato il contenuto. Tab. 1 Indicazioni sul rapporto amministrativo finale (rapporto d attività incl. finanze) I punti da 1 a 8 devono essere presentati in un documento Word, mentre il punto 9 riguardante le finanze (raffronto tra le spese preventivate e quelle effettive secondo la domanda) in un documento Excel. 1. Frontespizio Titolo del progetto, numero di contratto o di decisione, data del rapporto, autori, direzione del progetto. L impostazione dei dati propri come logo, indirizzo, organizzazione/ditta/istituto/università ecc., titolo del progetto e persone di contatto spetta ai mandatari del progetto. 2. Breve descrizione Breve descrizione max. 800 caratteri (compresi gli interspazi) per la pubblicazione dei risultati e altri impieghi nella comunicazione del progetto da parte del piano d azione Legno, p. es. per la newsletter. 3. Situazione iniziale, obiettivi e contenuti del progetto Max. 1 pagina A4: situazione iniziale, obiettivi e contenuti del progetto o delle prestazioni sostenute dal piano d azione Legno. 4. Risultati del progetto Principali risultati del progetto e conclusioni (5-10 punti). 5. Effetti del progetto sui gruppi target 6. Contributo del progetto agli obiettivi della politica della risorsa legno Gruppi target selezionati, attività di comunicazione intraprese secondo i gruppi target e gli effetti. Se la comunicazione o il trasferimento delle conoscenze non sono ancora avvenuti, quali sono le modalità di divulgazione dei risultati tra gli operatori o all interno del settore? Contributo concreto agli obiettivi formulati nella politica della risorsa legno (cfr. cap. 2 del promemoria per richiedenti o 7. Valutazione o esperienze Principali risultati della valutazione del progetto e delle esperienze maturate dal progetto o dal team del progetto. Possibilità di ottimizzazione. 8. Idee per progetti di followup Idee per un eventuale progetto di follow-up basato sui risultati e sulle esperienze maturate. 9. Finanze Conteggi dettagliati relativi al progetto: elenco trasparente e verificabile di tutte le spese o delle spese totali. Elenco mensile dettagliato del personale del progetto, confermato dalla gestione dei salari, dal servizio del personale o da un altro servizio responsabile (p. es. estratto SAP). In questo documento devono essere indicate sia le ore lavorative che le tariffe orarie. Se necessario, l UFAM può richiedere singoli giustificativi. Promemoria reporting Pagina 3 di 5

4 Raffronto delle spese preventivate (cfr. domanda o offerta) e di quelle effettive per ogni attività, numero di ore, collaboratori del progetto e tariffa oraria, compresa la dichiarazione delle prestazioni proprie e delle prestazioni di terzi non fatturate con numero di ore e tariffe orarie come pure la dichiarazione degli altri costi (nel documento Excel). Elenco del finanziamento effettivo: quale istituzione ha fornito un contributo e in quale forma (denaro, prestazioni proprie, materiale, infrastruttura ecc.)? Ogni conteggio deve essere confermato mediante firma dall istituto o dall impresa che ha fatturato le prestazioni. In linea di massima solo l istituto a cui è stata notificata la decisione può emettere fatture al piano d azione Legno. Di regola si tratta del richiedente principale. 10. Documenti all attenzione del piano d azione Legno Un esemplare del rapporto amministrativo finale o un esemplare del rapporto intermedio. Le cifre 1 8 si presentano in un documento Word. La cifra 9 finanze e presentata in Excel (comparazione dei costi preventivati e costi effettivi) 4. Rapporto tecnico finale (rapporto di progetto) A seconda della decisione o del contratto deve essere stilato, oltre al rapporto amministrativo finale, anche un rapporto tecnico finale. I mandatari del progetto possono utilizzare la seguente lista di controllo (tab. 2) come guida per la stesura del rapporto tecnico finale (rapporto di progetto), in particolare circa i requisiti generali di carattere formale e comunicativo del piano d azione Legno. Il rapporto di progetto, corredato di tutti i risultati del progetto, deve essere inoltrato alla direzione del programma piano d azione Legno in forma digitale (Word) ed entro i termini previsti secondo quanto stabilito nella decisione o nel contratto. Tab. 2 Indicazioni sul rapporto tecnico finale (rapporto di progetto) Contenuto Formato finale Dicitura per frontespizio e tutte le pubblicazioni Consegna in formato digitale* Consegna di materiale e pubblicazioni Rapporto con abstract, situazione iniziale, obiettivo del progetto, gruppo target, metodo, svolgimento e descrizione del progetto, risultati, conclusioni Word senza barriere Casi speciali come siti web e banche dati: d intesa con la direzione del programma Obbligatorio il rimando al piano d azione Legno sul frontespizio del rapporto Word senza barriere (cfr. allegato contratto/decisione) Formati PPT o altri formati previo accordo In singoli casi la direzione del programma può richiedere la versione definitiva del rapporto in forma stampata. Pubblicazioni, rapporti per i media, volantini, foto (stampabili, min. 300 dpi) con didascalia, descrizione e diritti d autore Esemplari giustificativi di tutte le pubblicazioni (versione stampata/digitale*) del progetto sovvenzionato con dicitura Promemoria reporting Pagina 4 di 5

5 * Per la consegna di file digitali di oltre 8 MB è disponibile il server FTP della Confederazione. Si prega di contattare la direzione del programma o la persona di contatto. 5. Materiale e documentazione per la comunicazione dei risultati Al momento della consegna del rapporto finale, i mandatari o i relativi submandatari inoltrano di loro iniziativa alla direzione del progetto piano d azione Legno anche tutti i documenti relativi alle pubblicazioni (in forma digitale e stampata). - I risultati del progetto possono essere presentati in forma di pubblicazione (p. es. rapporto di ricerca), video ecc. In caso pubblicazione, stabilire in precedenza con la direzione del programma se sarà una pubblicazione UFAM. - Raccolta (digitale) e consegna di materiale supplementare legato al progetto, come pubblicazioni, comunicati stampa, estratti stampa, opuscoli, link, rapporti interni ecc., nonché il materiale fotografico corredato di didascalie sul progetto realizzato. - Requisiti del materiale fotografico: forma digitale; risoluzione di almeno 300 dpi (stampabile); indicazione dell autore (nome del fotografo) e di eventuali diritti d autore. Si prega di aggiungere una breve descrizione della foto in modo da avere una prova scritta della didascalia desiderata. - Al piano d azione Legno devono essere inviate almeno due fotografie con i diritti d immagine. - I contributi pubblicati nell ambito dei progetti sovvenzionati devono essere privi di barriere. Informazioni, guide e strumenti per documenti privi di barriere sono disponibili su - Per la consegna di file digitali di oltre 8 MB è disponibile il server FTP della Confederazione. Si prega di contattare la rispettiva persona di contatto della direzione del programma. 6. Dicitura In tutte le pubblicazioni di contributi e risultati relativi al progetto che in qualsivoglia modo hanno un rapporto con i lavori svolti nel quadro dello stesso, i mandatari del progetto o i rispettivi submandatari devono specificare il legame con il piano d azione Legno mediante la seguente dicitura o col logo: «Questo progetto è stato realizzato con il sostegno dell Ufficio federale dell ambiente (UFAM) nell ambito del piano d azione Legno». Ciò vale per ogni tipo di pubblicazione stampata ed elettronica (volantini, opuscoli, pagine web, CD, comunicati stampa ecc.) e per tutti gli eventi formativi e informativi (p.es. presentazioni PPT). I mandatari del progetto o i relativi submandatari devono informare previamente la direzione del programma piano d azione Legno e inviarle una copia del contributo in questione. L utilizzo del logo è soggetto all autorizzazione dell UFAM. La richiesta deve essere inoltrata almeno 14 giorni prima della data prevista per la stampa o l attivazione online. Promemoria reporting Pagina 5 di 5