La formazione dell archivio: fine età napoleonica

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1 La formazione dell archivio: fine età napoleonica

2 Il sistema della registratura alla tedesca Nel corso dell età moderna si va definendo la così detta registratura alla tedesca: Un documento giunge a un determinato ente Il documento dà inizio a una pratica Viene istruita la pratica, con la trasmissione del documento al funzionario/ufficio che se ne occupa La pratica viene trattata dal funzionario/ufficio, con la produzione o ricezione di altri documenti Al termine della trattazione della pratica, i documenti giungono all archivio corrente dell ente (detto registratura). In base al piano dell archivio i documenti vengono inseriti in un fascicolo già aperto o danno luogo a un nuovo fascicolo In alcuni paesi, come l Italia, il sistema della registratura alla tedesca si afferma solo nel secondo Settecento: sino ad allora molti enti conservano la documentazione corrente senza definire procedure particolarmente rigide. Spesso non esiste un unico archivio corrente dell ente, ma le scritture vengono conservate in piena autonomia dai singoli uffici o dai funzionari che le hanno prodotte. Periodicamente gli uffici/funzionari sono tenuti a versare la documentazione all archivio storico dell ente, secondo modalità e termini temporali variabili. A volte il versamento avviene solo dopo la morte del funzionario. 2

3 Le origini del protocollo degli esibiti Con il passare del tempo si perfeziona il sistema della registratura alla tedesca grazie all introduzione di nuovi strumenti e di nuove procedure. Negli ultimi decenni del Settecento si afferma l uso del protocollo. I documenti ricevuti o inviati da un ente/ufficio durante un anno vengono numerati progressivamente. In origine di norma venivano registrati solo i documenti in entrata (protocollo degli esibiti). Alla risposta in uscita veniva assegnato lo stesso numero di protocollo. Il numero assegnato, scritto sul documento, viene riportato nel protocollo, composto inizialmente da fogli sciolti rilegati in volume alla fine dell anno. Con il tempo si afferma l uso di un vero e proprio registro. Sul foglio/registro di protocollo vengono registrati alcuni dati: numero progressivo annuale del documento - mittente - data di arrivo - oggetto del documento - decisione in merito. Di norma si usa un numero di protocollo per ogni documento ricevuto (protocollo analitico), ma in alcuni uffici si usa il protocollo sintetico (un numero per tutti i documenti della stessa pratica). Questo tipo di protocollo rimane sostanzialmente immutato sino all età napoleonica. 3

4 Protocollo austriaco

5 Protocollo napoleonico

6 Il fascicolo nella registratura alla tedesca Nel momento in cui il documento protocollato e la minuta della relativa risposta arrivavo all archivio, si apre un fascicolo o si inseriscono le carte in un fascicolo già esistente relativo alla stessa pratica, raccogliendo le scritture in una camicia o utilizzando uno dei documenti come camicia. Un determinato fascicolo può rimanere aperto per un determinato arco temporale, solitamente da 1 a 5 anni. Il fascicolo creato ex novo viene inserito in una determinata serie dell archivio, sulla base del piano secondo cui il fondo è stato organizzato (in età napoleonica il piano inizia a essere chiamato anche titolario). Il piano può prevedere diversi livelli gerarchici (titolo, classe, sottoclasse) che rispecchia la struttura dell archivio. La posizione che ciascun documento assume all interno dell archivio viene dunque stabilita dall archivista. Gli addetti all archivio compilano un indice nel quale indicano la posizione che i documenti hanno ricevuto all interno del fondo, riportando gli stessi dati registrati sul protocollo. Attraverso l indice della registratura è dunque possibile individuare la posizione di ciascun documento. L evoluzione dell indice della registratura porterà al moderno repertorio dei fascicoli. 6

7 Esempi di piani/titolari d archivio: 1786 e 1802 TITOLARIO IN USO PRESSO LE PREFETTURE DELLA REPUBBLICA ITALIANA Acqua; Agricoltura; Albinaggio; Arti e Professioni; Banchi e Monti; Beneficenza Pubblica; Censo; Commercio; Consistenza e Confini dello Stato; Finanza; Fondi Nazionali e Comunali; Giustizia Civile e Punitiva; Istruzione pubblica; Legislazione; Magistrati e Funzionari Pubblici; Marina; Militare e Guerre; Miniere; Monete; Polizia; Popolazione; Poste; Potenze; Religioni; Sanità; Spettacoli e Divertimenti Pubblici; Strade e Fabbricati; Tesoro e Casse pubbliche; Vittovaglia. 7

8 L indice della registratura

9 Il repertorio dei fascicoli Titolo Opere Pubbliche - Classe Strade N. Busta N. Fasc. Oggetto Numeri degli esibiti 1 1 Riparazione via X 10/1990; 44/1990; 1/ Costruzione strada Z 11/1990; 33/ Demolizione strada O 52/1990; 66/1990 9

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11 L evoluzione del protocollo napoleonico - 1 In età napoleonica gli uffici iniziano a utilizzare protocolli sempre più dettagliati, che sostituiscono i vari strumenti prodotti in precedenza, a cominciare dall indice della registratura. Tra le colonne del protocollo compare anche uno spazio dedicato alla collocazione che il documento avrebbe ricevuto in archivio. Quest evoluzione non deve trarre in inganno: la procedura illustrata in precedenza, almeno inizialmente, non cambia. La posizione che il documento assume in archivio viene stabilita al momento dell archiviazione e non prima. I regolamenti dell epoca spiegano le procedure da seguire per la compilazione del protocollo. I fogli di protocollo seguono il documento e vengono compilati in diverse fasi dagli impiegati dei così detti uffici d ordine: protocollo, spedizione, registratura. Siamo ancora a un sistema di registratura alla tedesca, pur se evoluto. Per il momento anche la numerazione dei documenti non è cambiata: il numero viene assegnato al documento in entrata, mentre il relativo decreto in uscita riceve lo stesso numero. 11

12 L evoluzione del protocollo napoleonico -2 PROTOCOLLO PER LE PREFETTURE DEL REGNO D ITALIA NAPOLEONICO Data di presentazione Numero progressivo N. particolare assegnato dall esib. Esibente Materia Sezione o ufficio Data della determinazione Determinazione Affari che attendono riscontro Annotazioni per l archivio Data e mezzi di spedizione 1 genn Minister o dell inter no Eccita il prefetto a informar e sulla ( ) 1 2 gen. Si è scritta lettera al cancellie re ( ) Risc. al n. 4 Titolo II Agricolt ura Rub. 3 Boschi ( ) 3 gen. 12

13 L evoluzione del protocollo napoleonico - 3 PROGETTI DI PROTOCOLLO PER IL MINISTERO DELLE FINANZE 1812 Numero di protocollo parziale Numero di protocollo generale Data di presentazione Nome dell esibente Oggetto Decisione Richiamo d unione Cartella Fascicolo gen Ministero del Tesoro Propone il metodo 3 gennaio Alla Prefettura Debiti naz. Massime gen. Prefettura Fa alcune variazioni 8 detto Approva Unita al n. 1 Debiti naz. Massime 1 13

14 La registratura all italiana Nella registratura all italiana la novità principale è rappresentata dal fatto che al momento della protocollazione, dunque all inizio della pratica, il documento viene immediatamente classificato. Si stabilisce dunque sin dall origine della pratica la collocazione che il documento avrà all interno dell archivio. La classificazione del documento avviene attraverso un titolario, molto simile ai piani d archivio settecenteschi. Sul documento, oltre al numero progressivo, viene immediatamente riportato un indice alfanumerico che corrisponde a una determinata categoria del titolario. Quando il documento giunge alla registratura, l archivista dunque sa già in quale serie andrà collocato il documento. L evoluzione dalla registratura alla tedesca a quella all italiana si afferma come prassi nel corso dell Ottocento, con un uso improprio del protocollo napoleonico visto in precedenza. In alcuni uffici gli impiegati iniziarono a compilare tutte le colonne sin dalla protocollazione, anche quando i regolamenti prevedevano che le ultime colonne, dedicate alla posizione del documento in archivio, venissero compilate solo al momento dell archiviazione. Nel corso dell Ottocento in Italia si è imposta la registratura all italiana, mentre in altre nazioni la procedura è rimasta quella precedente, con la classificazione dei documenti posticipata al momento dell archiviazione. 14

15 Esempio di titolario: Delegazione di Brescia 15

16 Esempio di titolario: Delegazione di Brescia 16

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18 Il protocollo negli uffici pubblici Tra 800 e 900 sostanzialmente la registratura all italiana, con la classificazione degli atti al momento della protocollazione, è rimasta immutata sino all introduzione, in anni recenti, del protocollo informatico. La principale novità che si registra rispetto al sistema illustrato in precedenza riguarda la numerazione progressiva degli atti in entrata e uscita. La prassi adottata inizialmente di assegnare lo stesso numero al documento in entrata e alla relativa risposta scompare: ogni numero, in entrata e uscita, riceve un proprio numero e viene registrato sul protocollo autonomamente. Le voci del protocollo di conseguenza cambiano leggermente: mittente/destinatario; data di ricezione/spedizione, etc. In alcuni casi i documenti in entrata sono registrati sulle pagine di sinistra, quelli in uscita sulle pagine di destra. La registrazione di protocollo ha valore legale e testimonia la ricezione o invio di un determinato documento da parte di un ufficio. 18

19 Esempio di registro di protocollo entrata/uscita 19

20 Classificazione e struttura dell archivio In enti molto complessi spesso la classificazione degli atti, pur avvenendo all inizio della pratica, non viene gestita in via esclusiva dall ufficio di protocollo, ma prevede l intervento dei responsabili dei vari settori in cui si articola l ente. Di norma la struttura dell archivio rispecchia il titolario, anche se possono esserci delle differenze più o meno significative. L archivista non è obbligato a organizzare l archivio in maniera esattamente identica alla struttura del titolario. Possono esistere in archivio serie particolari che non corrispondono a una determinata categoria del titolario (Esempi: fascicoli del personale; fascicoli permanenti). 20

21 Esempio di titolario: Titolus 21