WEKOO. Il programma di accredito evento, interscambio relazioni ed analisi attendee behavior

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Tommasa Borghi
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1 WEKOO Il programma di accredito evento, interscambio relazioni ed analisi attendee behavior

2 WEKOO Un Software in grado di risolvere le problematiche relative all accredito che permette: Import Anagrafica da qualsiasi database Funzionamento Online Offline Ibrido Assegnazione dei posti a sedere in maniera intuitiva Analisi e scambio contatti tra i partecipanti Creazione o import database Gestione degli inviti e dei relativi feedback Creazione di sottoinsiemi per aree o per persone Garanzia di sicurezza e velocità durante l'accredito Scambio delle informazioni tra i partecipanti Attendee behavior WEKOO

3 CONNETTIVITA Uno dei valori aggiunti di WEKOO è la capacità di adattarsi alla location ed al numero di persone non solo in termini di spazi ma anche di connettività On line Off line Ibrido Tipo segnale Banda stabile Internet non necessario Medio Controllo da remoto Sì No Sì Set up richiesto Tablet con connessione a internet Tablet + server locale e router Tablet con router locale connesso a internet tramite ethernet Ideale per Location con buona connessione e numero non altissimo di persone Location con scarsa connessione o alto numero partecipanti e nessuna richiesta di controllo da remoto Location con scarsa connessione o alto numero partecipanti e con richiesta di controllo da remoto WEKOO

4 WEKOO PRE EVENTO Creazione Guest List - Invio inviti - Gestione Inviti

5 CREAZIONE GUEST LIST Ci sono tre semplici modi per creare la Lista dei partecipanti. Una volta ultimata la lista, è possibile suddividerla in sottogruppi in base alle necessità On line Dal sito che può essere realizzato ad hoc per l evento oppure appoggiandosi ad un sito già esistente l utente potrà registrarsi autonomamente Da Database Importando la lista partecipanti in maniera intuitiva da qualsiasi database, da un semplice Excel a SAP, Navision, Salesforce, ecc Invito Diretto Possibilità di aggiunta manuale dell invitato direttamente dall applicazione WEKOO WEKOO PRE EVENTO

6 INVIO INVITO ED ACCREDITO Ci sono quattro semplici modi per gestire l invio e la registrazione dell invito MAILING LIST: la segreteria organizzativa con un semplice click potrà mandare l invito mail a tutti i partecipanti, i quali potranno decidere se accettare, declinare o restare in forse. WEKOO aggiornerà in tempo reale la lista dei partecipanti e terrà quelli in forse all interno della mailing list per recall successivi. SITO WEB: qualora vi fosse la possibilità di accredito da sito web, WEKOO sarà in grado di generare in maniera automatica la lista partecipanti. WEKOO può essere integrato sia su un sito esistente che su un sito di accredito realizzato ad hoc TELEFONATA AUTOMATICA: WEKOO è in grado di far partire una chiamata d invito con voce registrata. Alla fine del messaggio vocale l invitato potrà decidere se accettare l invito premendo ad esempio il tasto 1, rifiutarlo o restare in forse. INSERIMENTO MANUALE: qualora sia necessario inserire una persona manualmente senza che questa si debba registrare o rispondere all invito, potrà essere fatto in maniera rapida da parte della segreteria organizzativa che gestirà il software o direttamente dalle hostess. WEKOO PRE EVENTO

GESTIONE INVITATO Un altra funzione di WEKOO consiste nel poter disegnare spazi quali sedute, tavoli, spazi conferenza e poter assegnare in maniera

7 GESTIONE INVITATO Un altra funzione di WEKOO consiste nel poter disegnare spazi quali sedute, tavoli, spazi conferenza e poter assegnare in maniera diretta i posti, senza dover passare per nessun altro programma. Una volta terminato, il foglio può essere salvato in versione PDF WEKOO PRE EVENTO

8 WEKOO IN EVENTO Accredito - Attendee Behavior

L ACCREDITO L accredito può avvenire tramite la

consultabile anche da remoto,con le statistiche

9 L ACCREDITO L accredito può avvenire tramite la scansione del QR o tramite la spunta del nominativo. Con un semplice tocco è possibile creare un nuovo ospite. WEKOO crea in tempo reale un grafico, consultabile anche da remoto,con le statistiche di accesso. A coloro I quali si presenteranno senza QR Code elettronico, potrà essere stampato in loco un badge cartaceo. WEKOO IN EVENTO

10 ATTENDEE BEHAVIOR Grazie a WEKOO possiamo tracciare gli ospiti all interno della location: dallo scambio dei biglietti da visita elettronici all analisi degli stand visitati. Gli ospiti al posto di scambiarsi i biglietti da visita cartacei, inquadrando i QR Code riceveranno una mail con tutti i dati dell anagrafica forniti durante la registrazione La stessa cosa può essere fatta all interno degli stand, utilizzando questo strumento per: Velocizzare tempi legati all acquisto dati nello stand Avere una reportistica in tempo reale sull andamento dei flussi in fiera WEKOO IN EVENTO

11 WEKOO POST EVENTO Analisi - Scambio Contatti

12 ANALISI ROO Con tutti i dati raccolti in fase di evento e grazie alle tabelle realizzate in tempo reale da WEKOO, si abbattono in maniera notevole i tempi di debrief, analisi evento e del time to market, integrandosi con programmi come Adobe Campaign, MAPP, Salesforce, ecc WEKOO POST EVENTO

Registrazione Autonoma Iscritti da database Inviti

Gli ospiti ricevono il badge I VIP ricevono la

tramite la scansione del badge via tablet

EVENTO Contact sharing Tra gli ospiti tramite l app

statistiche richieste Lista segmentata automatizzata

QR Code gli ospiti riceveranno una mail con

13 Registrazione Autonoma Iscritti da database Inviti diretti da PR PRE EVENTO RIASSUMENDO Lista finale Gli ospiti ricevono il badge I VIP ricevono la conferma IN EVENTO Lo Staff esegue l accredito tramite la scansione del badge via tablet Registrazioni Last-minute Analytics overview POST EVENTO Contact sharing Tra gli ospiti tramite l app e tracciatura Consultazione in Real-time delle statistiche richieste Lista segmentata automatizzata VIP Press Attended Missing ++ Tramite lo scambio di QR Code gli ospiti riceveranno una mail con direttamente tutti i dati della persona interessata e noi potremo tenerne traccia RIASSUMENDO

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