OSM Manutenzione Officine. Versione /05/2018. Pagina 1 di 12

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1 OSM Manutenzione Officine Versione /05/2018 Pagina 1 di 12

2 COS'E' OSM MANUTENZIONE OFFICINE 1 E' un gestionale open-source personalizzato, dedicato a chi si occupa per la manutenzione officine. E' stato ideato in collaborazione con aziende del settore per soddisfare le loro esigenze ed essere rapido ed essenziale nel suo utilizzo. 2 FUNZIONALITA' In linea generale, permette di gestire: ANAGRAFICHE CONTRATTI DI MANUTENZIONE IMPIANTI ATTIVITA' RIPARAZIONI PREVENTIVI Pagina 2 di 12

3 3 ANAGRAFICHE Con OSM è possibile gestire le anagrafiche di clienti e tecnici. Ai tecnici vengono assegnate le attività da svolgere, e ad ognuno viene associato un costo orario e chilometrico per ogni tipo di attività eseguibile presso un cliente. I clienti hanno una scheda anagrafica completa, come i tecnici, con la possibilità di specificare eventuali sedi aggiuntive, referenti interni (ufficio tecnico, amministrazione, ecc) e visualizzare i relativi impianti presso ogni sede. Ogni cliente può essere geolocalizzato. Pagina 3 di 12

4 4 CONTRATTI DI MANUTENZIONE I contratti di manutenzione servono per accordare con il cliente i costi di manutenzione periodica su determinati impianti. OSM suggerirà quali interventi vanno pianificati in base alla scadenza delle verifiche periodiche degli impianti a contratto, con la possibilità di accorpare più interventi presso lo stesso cliente. Su ogni contratto di manutenzione c'è la possibilità di specificare un periodo di validità, per cui OSM visualizzerà un elenco delle scadenze dei contratti. Pagina 4 di 12

5 5 IMPIANTI Rappresentano gli impianti su cui vengono svolte le manutenzioni o qualsiasi altra attività (intervento, riparazione, preventivo, contratto). E' possibile associarli al relativo cliente e suddividerli in categorie e sottocategorie, e specificare la periodicità della manutenzione in mesi per generare lo scadenzario impianti. Per ogni impianto è possibile analizzare le attività svolte, con relativi costi sostenuti, addebito al cliente e totale fatturato. E' possibile allegare documenti alla scheda impianto, come ad esempio il manuale tecnico o altra documentazione utile. Pagina 5 di 12

6 6 ATTIVITA' / RIPARAZIONI / PREVENTIVI Le attività rappresentano principalmente gli interventi tecnici presso gli impianti di un cliente, ma fanno parte delle attività anche le riparazioni ed i preventivi. Ogni attività è riferita ad uno specifico cliente ed eventuale sede, e può essere collegata ad un contratto di manutenzione, per successive analisi del consuntivo degli interventi svolti riguardo un determinato contratto. Per ogni intervento è possibile specificare gli impianti su cui è stato svolto, con la possibilità di inserire delle note e la conferma tramite spunta delle verifiche svolte. Negli interventi è possibile specificare il testo della richiesta di intervento, la descrizione dell'intervento svolto ed eventuali note aggiuntive che non verranno comunicate al cliente. I punti importanti per la determinazione dei costi sono le sessioni di lavoro del tecnico (ore di lavoro), i km percorsi, i ricambi utilizzati ed eventuali spese aggiuntive. Da questa tabella si può analizzare la situazione economica del singolo intervento. Pagina 6 di 12

7 Per determinare i costi della manodopera e trasferta di un intervento si possono creare più tipologie di attività, assegnando alla coppia tecnico tipo di attività un costo orario ed un costo chilometrico. Le riparazioni ed i preventivi funzionano allo stesso modo di Attività, ma sono divisi su 2 viste diverse e si differenziano per la presenza di alcuni campi aggiuntivi o tasti con funzioni specifiche. In questo modo è possibile gestire le ore di lavoro ed eventuali ricambi che fanno parte di una riparazione, oppure preventivare un intervento o eventuali costi dei pezzi di ricambio, da cui generare poi l'attività vera e propria. Altre funzionalità interessanti degli interventi sono: 1. visualizzazione di altre eventuali attivitàaperte presso un determinato cliente, in modo da verificare se è possibile svolgerle in un unico intervento Pagina 7 di 12

8 2. invio notifica ad un collega che un'attività è stata modificata 3. firma via tablet o smartphone dell'intervento da parte del cliente 4. tracciamento di chi ha creato l'attività e dell'ultima modifica Pagina 8 di 12

9 5. invio mail del rapportino Pagina 9 di 12

10 6. visualizzazione geografica degli interventi selezionati 7 FORMAZIONE Per la formazione presso la Vs sede, verrà preparata un'offerta personalizzata in base all'organizzazione aziendale ed alle necessità. E' consigliata la formazione distinta per chi pianifica e gestisce contratti ed interventi, e chi li svolge solamente. Pagina 10 di 12

11 8 INTEGRAZIONE CON CENTRALINO VoIP OSM Manutenzione Officine ha un modulo per la gestione chiamate, ossia l'archiviazione e assegnazione chiamate entranti, per tener traccia di telefonate importanti da assegnare ad altri operatori o a tecnici. E' disponibile un'integrazione con i centralini VoIP, la quale fa apparire a video le chiamate entranti, riconoscendo l'anagrafica dal numero di telefono, e permette di visualizzare automaticamente i dati del cliente (impianti, ultime chiamate, ultime attività). Pagina 11 di 12

12 9 COSTI Il software viene fornito in versione cloud e sarà reso disponibile su una VPS dedicata con connessione sicura (https). Il sistema supporta fino ad un massimo di circa 20 accessi contemporanei, oltre ai quali sarà necessario valutare un'eventuale VPS con maggiori risorse. E' previsto un canone annuo per la VPS (Virtual Private Server) e l'assistenza ed il supporto tecnico sia alla VPS che al software. Questo supporto include all'anno: 4 ore di piccole modifiche e personalizzazioni o telefonate oltre i 15 minuti supporto via telefono entro i 15 minuti supporto via risoluzione bug/errori del programma 1) Fornitura e mantenimento OSM Manutenzione Officine in Cloud + Supporto Tecnico 800,00 /anno 2) Fornitura e mantenimento App Android 99,00 /anno 3) Integrazione con centralino VoIP da valutare 4) Formazione in sede da valutare Pagina 12 di 12