AZIENDA SANITARIA PROVINCIALE DI REGGIO CALABRIA. Manuale Front Office e Cassa ALPI

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1 AZIENDA SANITARIA PROVINCIALE DI REGGIO CALABRIA Manuale Front Office e Cassa ALPI

2 INFORMAZIONI SULLA VERSIONE Progetto: Emesso da: AZ. SANITARIA PROVINCIALE DI RC Gestione Sistema Informativo Aziendale Rivisto da: Protocollo: Titolo: Nome file: Manuale Front Office e Cassa ALPI Manuale Front Office e Cassa ALPI.doc Data: Distribuito a Tipo: Professionisti (ALPI) della ASP di Reggio Calabria RIEPILOGO REVISIONI E VERSIONI PRECEDENTI Versione Motivo Data Redatto da Approvato da 1.0 Bozza 2.0 Prima Emissione I

3 INDICE DEL DOCUMENTO 1 Accesso al sistema Login Profilatura Prenotazione Ricerca del Paziente Dati prescrizione Ricerca prestazioni Selezione dell appuntamento Riepilogo Prenotazione Piani di lavoro Accettato CUP Cassa Ordinativo II

4 1 ACCESSO AL SISTEMA 1.1 Login Per accedere al sistema digitare l indirizzo dal proprio browser (si consiglia di utilizzare il browser Internet Explorer) quindi cliccare sul pulsante Accesso CUP mostrato in Figura 1. Figura 1: Accesso CUP Successivamente verrà mostrata la schermata che permetterà di eseguire il login attraverso il nome utente e la password. Figura 2 - Maschera di inserimento Login e Password 1.2 Profilatura Scegliere l ufficio e il ruolo da utilizzare, se l operatore è collegato a più uffici e/o ruoli, oppure confermare la propria profilatura. Figura 3 - Scelta/conferma Ufficio/ruolo III

5 2 PRENOTAZIONE Accedere al Menù Booking Manager. Scegliere il sottomenù FrontOffice, quindi selezionare la funzionalità Prenotazione, come mostrato in Figura 4. Figura 4 - Selezione della Prenotazione Il processo di prenotazione può essere sintetizzato nelle seguenti fasi: 1. identificazione del richiedente che può essere un paziente e/o un soggetto inviante; 2. inserimento delle prescrizioni; 3. scelta degli appuntamenti; 4. conferma degli appuntamenti selezionati; 5. eventuale pagamento. In Figura 5 viene mostrata la prima maschera d inserimento dati necessari alla registrazione di una prenotazione. Nei paragrafi successivi saranno visualizzati i dettagli della maschera. Figura 5 Maschera di inserimento Prenotazione IV

6 2.1 Ricerca del Paziente Figura 6 Ricerca Paziente Nella sezione visualizzata in Figura 6 sono stati riportati i campi per la ricerca del paziente o dell ente da utilizzare come intestatario della richiesta. Una volta inseriti i dati del paziente (ad esempio Cognome e Nome, o Codice Fiscale) cliccare su o premere F2 sulla tastiera. In caso di omonimia o ricerca non univoca, il sistema propone una schermata di selezione (in Figura 7). Figura 7: Selezione del paziente corretto Cliccando su si seleziona il paziente corretto e si torna nella finestra principale. Cliccando sul nominativo o sul pulsante paziente, da verificare ed eventualmente completare., verrà mostrata la schermata con i dettagli anagrafici del 2.2 Dati prescrizione Figura 8: Dati della prescrizione Il Sistema propone di default il Tipo di Prescrizione, la Convenzione e la priorità, come mostrato in Figura 8. V

7 2.3 Ricerca prestazioni Le prestazioni possono essere ricercate attraverso il codice prestazione, codice Ministeriale, descrizione. Scrivere quanto desiderato e cliccare il pulsante Ricerca, come mostrato in Figura 9. Figura 9: Ricerca prestazioni da prenotare I risultati della ricerca appariranno nella lista di sinistra di sezione. Verranno mostrate tutte e sole le prestazioni che soddisfano i criteri di ricerca e che risultano inserite nell agenda del Professionista. Selezionare la/e prestazione/i desiderata/e e cliccare sul pulsante vengono riportate nel riquadro di destra, come mostrato in Figura 10.. In tal modo le prestazioni Figura 10: Selezione della/e prestazione/i Cliccare su per selezionare la struttura erogatrice e le date. VI

8 3 SELEZIONE DELL APPUNTAMENTO In automatico il Sistema propone la prima data utile in cui il Professionista eroga la prestazione desiderata. In Figura 11 ne viene mostrato un esempio. Figura 11: Finestra di selezione appuntamento L appuntamento proposto risulta essere già bloccato dal sistema, basta cliccare su riservare definitivamente l appuntamento e ultimare la Prenotazione. per In alternativa, se il paziente concorda con il Professionista una data o un orario diverso, è possibile modificare la data proposta cliccando sul pulsante. Nella lista inferiore della finestra saranno proposte ulteriori date e orari, come mostrato in Figura 12. Figura 12 Altre disponibilità VII

9 Una volta impostata la data e l orario nella struttura corretta, cliccare sul pulsante l appuntamento. per riservare Figura 13 Riserva del nuovo appuntamento Cliccare su per terminare la prenotazione. 4 RIEPILOGO PRENOTAZIONE Al termine viene mostrata la maschera con il riepilogo della Prenotazione, da cui è possibile ad esempio, stampare il promemoria da consegnare al paziente. Un esempio di promemoria di prenotazione è mostrato in Figura 14. Figura 14: Promemoria di Prenotazione VIII

10 5 PIANI DI LAVORO Il Professionista potrà consultare in qualsiasi momento ed in autonomia il proprio Piano di Lavoro. Per consultare la lista delle prenotazioni è necessario accedere al Menù Booking Manager. Scegliere il sottomenù Stampe, quindi selezionare la funzionalità Piano di lavoro, come mostrato in Figura 15. Figura 15: Menù Piano di Lavoro Selezionare un periodo, quindi scegliere l unità di prenotazione cliccando sul pulsante evidenziato in Figura 16. Figura 16: Scelta del periodo e dell'unità di prenotazione Quindi cliccare Conferma. IX

11 6 ACCETTATO CUP Accedere al Menù Booking Manager. Scegliere il sottomenù FrontOffice, quindi selezionare la funzionalità Modifica Prenotazioni/Registrazioni, come mostrato in Figura 17. Figura 17:Modifica Prenotazioni/Registrazioni Richiamare la prenotazione o il paziente secondo i vari campi a disposizione, come mostrato in Figura 18: Figura 18: Ricerca della Prenotazione Verrà mostrata la schermata di riepilogo della prenotazione (un esempio è riportato in Figura 19). Figura 19: Riepilogo prenotazione Cliccando sul pulsante sarà possibile consultare ulteriori dettagli della prenotazione ed accedere a funzionalità aggiuntive tra cui la possibilità di revocare l appuntamento, accettare o modificare la prenotazione. X

12 Sarà possibile eseguire il cambio di stato, come mostrato in Figura 20, da Pianificato ad Accettato Cup e poi cliccare sul pulsante Cambia Stato: Figura 20: Cambia stato. La stessa funzionalità è accessibile accedendo alla prenotazione tramite il menù Modifica Prenotazione. Al termine dell attività verrà visualizzato un messaggio di conferma, analogo a quello mostrato in Figura 21. Figura 21: Conferma cambiamento di stato XI

13 7 CASSA Il Professionista può procedere all incasso accedendo al Menù Cassa. Scegliere il sottomenù Gestione, quindi selezionare la funzionalità Gestione Cassa, come mostrato in Figura 22. Figura 22: Menù Gestione Cassa Verrà mostrata la schermata di ricerca dell attività o del paziente, analogamente a quanto mostrato in Figura 23. Figura 23: Ricerca attività o paziente per l'incasso Nella parte inferiore della stessa pagina verranno mostrate le occorrenze che soddisfano i criteri di ricerca. Un esempio è riportato in Figura 24. XII

14 Figura 24: Risultato ricerca Incasso L incasso è possibile selezionando la richiesta, nella lista Prescrizioni e cliccando sul pulsante Verrà mostrata una maschera di riepilogo analoga a quella mostrata in Figura 25. Figura 25: Riepilogo e conferma incasso Al termine dell operazione sarà possibile stampare la fattura/ricevuta di incasso simile a quella mostrata in Figura 26. Figura 26: Fattura XIII

15 Il Professionista ha la possibilità di procedere con un Rimborso semplicemente cliccando sul pulsante posto nella parte inferiore della maschera mostrata in Figura 24, e successivamente cliccando il pulsante. Successivamente verrà mostrato dapprima un riepilogo, come mostrato in Figura 27. Figura 27: Maschera di riepilogo del Rimborso Al termine sarà possibile stampare il Documento del Rimborso, simile a quello mostrato in Figura 28. Figura 28: Documento di Rimborso XIV

16 7.1 ORDINATIVO Nella finestra (TAB) Ordinativo, mostrata in Figura 29, è possibile visualizzare i saldi contabili di cassa. Figura 29: TAB Ordinativo Per effettuare la chiusura di cassa bisogna selezionare il raggruppamento dedicato alla Libera Professione e premere il pulsante Imposta. Una volta impostati gli importi per i raggruppamenti di reversale, premere il Pulsante Esegui per completare l operazione. Sarà emesso un documento con il totale importo scaricato dalla propria cassa. XV

17 Engineering - Divisione Pubblica Amministrazione e Sanità Direzione Tecnica Progetti Sanità XVI 2012 Engineering - Tutti i diritti riservati. AREAS è un marchio registrato di Engineering Ingegneria Informatica S.p.A. Tutti gli altri marchi menzionati sono registrati dalle rispettive società.