Istituto di Teoria e Tecniche dell Informazione Giuridica Consiglio Nazionale delle Ricerche

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1 Istituto di Teoria e Tecniche dell Informazione Giuridica Consiglio Nazionale delle Ricerche PER UN MANUALE DI REGOLE E SUGGERIMENTI PER LA REDAZIONE DEGLI ATTI AMMINISTRATIVI Prima bozza A cura di Pietro Mercatali e Francesco Romano Firenze - Luglio 2005

2 Nota dei curatori La definizione e l introduzione di standard per la redazione dei documenti amministrativi non è solo funzionale al loro trattamento automatico, ma sembra rispondere ad almeno altre tre esigenze avvertite, in particolare, da chi propone una modernizzazione della pubblica amministrazione italiana. 1. L'atto amministrativo è non solo un atto tecnico-giuridico, ma anche un atto comunicativo con il quale la pubblica amministrazione deve farsi capire e conoscere dai cittadini; atti redatti secondo regole che ne aumentino l'omogeneità e diminuiscano contraddizioni e imprecisioni sono, ovviamente, più comprensibili. 2. La recente pubblicazione del codice dell'amministrazione digitale è l'ultimo atto di un più che decennale percorso normativo che intende sostituire una pubblica amministrazione composta da monadi non comunicanti, con un unico sistema informativo pubblico fortemente interconnesso. In tale quadro l'interoperabilità dei dati è elemento centrale. È di nuovo ovvio che gli standard linguistico-documentari prima ancora che quelli tecnico-informatici faciliteranno tale interoperabilità. 3. La diffusione delle nuove tecnologie in ambito pubblico in presenza di un linguaggio amministrativo farraginoso e oscuro, rischia di rendere ancora meno trasparente l'azione amministrativa, trasferendo la gestione e il controllo dell informazione, dall ambito politico-amministrativo a quello tecnico e arrivando persino a mettere in discussione i ruoli d'imparzialità e di garanzia propri della pubblica amministrazione. Sulla base di queste considerazioni stiamo lavorando ad un progetto che prevede la compilazione di un manuale di regole per la redazione degli atti amministrativi e l'adeguamento di metodi e strumenti per il riconoscimento automatico del linguaggio e per il supporto alla redazione degli atti normativi sviluppati presso l'ittig. Nelle pagine che seguono presentiamo una prima bozza, del tutto provvisoria ed incompleta, che è stata realizzata tentando il coordinamento tra la Direttiva sulla semplificazione del linguaggio dei testi amministrativi del Ministero della funzione pubblica del maggio 2002 e le Regole e Suggerimenti per la redazione dei testi normativi del febbraio Tale versione è già stata presentata a Catania nell'ambito del quarto Convegno di diritto amministrativo elettronico (luglio 2005). Un gruppo di lavoro formato da Pietro Mercatali, Dario Zuliani e Francesco Romano sta ora lavorando ad una prima edizione completa del Manuale, da proporre all'analisi dei linguisti, degli studiosi e degli operatori del diritto amministrativo e delle tecniche legislative, senza il contributo dei quali tale manuale non potrà imporsi come utile strumento di dibattito e di lavoro.

3 PER UN MANUALE DI REGOLE E SUGGERIMENTI PER LA REDAZIONE DEGLI ATTI AMMINISTRATIVI Prima bozza a cura di Pietro Mercatali e Francesco Romano Istituto di Teoria e Tecniche dell'informazione Giuridica del Consiglio Nazionale delle Ricerche Finalità e ambito di applicazione Le regole e i suggerimenti contenuti in questo manuale hanno la finalità di migliorare la comprensibilità e la capacita comunicativa degli atti amministrativi, di offrire maggiori garanzie circa la loro legittimità, di facilitare il loro trattamento informatico. Tali regole e suggerimenti si applicano sia agli atti amministrativi su supporto cartaceo, sia a quelli su supporto digitale. Titolo I Regole linguistiche per la stesura degli atti amministrativi. Capo I L'organizzazione linguistica e comunicativa dell'atto amministrativo 1.Avere (e rendere) sempre chiaro il contenuto del testo. 1. Spesso i contenuti e le finalità di un documento amministrativo sono complessi e ambigui. 2. Prima di scrivere un testo bisogna sciogliere la complessità ed eliminare le ambiguità. Chi scrive deve anzitutto aver chiaro il contenuto del messaggio e deve indicare in modo preciso e semplice cosa è stato deliberato, cosa si prescrive, quali particolari doveri o diritti si riconoscono al destinatario. 2. Individuare sempre il destinatario 1. Per progettare un testo efficace bisogna sapere a chi è destinato e chi lo leggerà. 2. Quando i documenti sono indirizzati a gruppi eterogenei di persone bisogna pensare al lettore meno istruito. 3. Individuare le singole informazioni e inserirle nel testo in modo logico 1. Normalmente nei testi scritti sono contenute più informazioni. Chi scrive deve capire che relazione logica c è tra le singole informazioni. Così ad esempio: le informazioni più generali devono precedere quelle particolari; i casi generali devono precedere le eccezioni; le informazioni, che in linea temporale sono antecedenti, precedono quelle successive. 2. È buona regola, inoltre, evidenziare bene le istruzioni per l uso del testo a vantaggio del cittadino. Ad esempio, le date di scadenza, le eventuali avvertenze, cosa fare per ottenere un beneficio, come ricorrere contro l atto. 4. Individuare e indicare i contenuti giuridici del testo 1. Tra i vari testi prodotti dalle amministrazioni pubbliche, gli atti amministrativi rispondono a regole e principi di legittimità. 2. Gli atti devono contenere l indicazione del soggetto che li emana, l oggetto dell atto amministrativo, la decisione che è stata presa, le motivazioni che la giustificano. 3. Vanno indicati, se necessario, gli adempimenti e le condizioni cui si deve prestare attenzione e i riferimenti normativi a sostegno dell atto, secondo quanto prescritto dalle tecniche di redazione normativa.

4 Capo II Linguaggio degli atti amministrativi 5. Brevità del periodo 1. Il periodo deve essere breve e semplice. Ridurre allo stretto necessario il numero di proposizioni contenute in un periodo. 2. Preferibilmente la proposizione principale deve precedere le eventuali subordinate. 6. Scrivere frasi brevi 1. Le ricerche dicono che frasi con più di 25 parole sono difficili da capire e ricordare. 2. Ogni frase deve comunicare una sola informazione. È sempre preferibile dividere la frase lunga, aumentando dunque l uso della punteggiatura. 7. Stile 1. Non perseguire concisione ed eleganza stilistica del testo a scapito della sua completezza e univocità. 8.Usare parole del linguaggio comune 1. Rispetto alle parole di un dizionario, quelle che usiamo di solito sono in numero molto contenuto. 2. Il Vocabolario di base della lingua italiana contiene meno di 7000 parole e sono quelle che dobbiamo preferire se vogliamo essere capiti da chi legge. 9. Scelta e uso dei termini 1. Scegliere, per un dato concetto, il termine che lo esprime nel modo più preciso, avuto riguardo in primo luogo alla legislazione vigente. 2. Usare i termini non strettamente giuridici o tecnici nella loro accezione corrente. 10. Omogeneità terminologica 1. Individuare gli stessi concetti o istituti con denominazioni identiche in tutto l'atto amministrativo e negli allegati, anche tenendo conto delle definizioni contenute nelle leggi che disciplinano la materia. 11. Usare pochi termini tecnici e spiegarli 1. Contrariamente a quanto si crede, in un testo di servizio (un testo che informa o fornisce istruzioni) il numero di termini tecnici indispensabili è normalmente molto basso. In media, in un testo amministrativo le parole tecniche sono meno di cinque su cento. 2. È bene usare solo quelle veramente necessarie e, quando possibile, spiegarne il significato in una nota oppure con un piccolo glossario. originale 3. Tuttavia qualora fosse necessario l'uso di termini giuridici o tecnici si raccomanda: a) impiegarli in modo appropriato tenendo conto del significato loro assegnato dalla scienza o tecnica che li concerne; b) in particolare, per i termini giuridici tenere conto in primo luogo del loro significato legale, desumibile dalle definizioni contenute nei codici o in altre leggi; secondariamente, e in via subordinata, di quello attribuito dalla giurisprudenza consolidata; in terzo luogo, e in modo ancora subordinato, dalla dottrina prevalente; c) se un termine tecnico-giuridico ha un significato diverso da quello che ha nel linguaggio corrente, occorre fare in modo che dal contesto sia chiaro in quale delle due accezioni il termine è impiegato. 12. Usare poco abbreviazioni e sigle 1. È bene evitare abbreviazioni e sigle: spesso sono ovvie per chi scrive ma non sono capite da chi legge.

5 2. Se le usiamo, dopo avere scritto nella prima citazione l'espressione per intero seguita dalla sigla fra parentesi tonde, è consentito nel seguito del testo usare solo la sigla o l'abbreviazione al posto dell'espressione intera. 3. Fanno eccezione abbreviazioni e sigle d uso consolidato e molto note. 4. Qualora sia necessario ripetere più volte in uno stesso testo la medesima espressione composta, è consentita la sua sostituzione con una denominazione abbreviata, riportando nella prima citazione l'espressione per esteso seguita dalla denominazione abbreviata che sarà usata al suo posto, preceduta dalle parole "di seguito denominato/a". 5. Se possibile la denominazione abbreviata contiene un'indicazione sulla materia cui fa riferimento l'espressione composta, anche per agevolarne la comprensione e la ricerca. 6. Le sigle usate per designare enti, organi, programmi e simili sono assimilabili ai nomi propri. A differenza delle abbreviazioni usate come nomi comuni (s.p.a., l.r.) vanno scritte con lettere maiuscole senza punti di separazione, anche per agevolarne la ricerca informatica. 7. Questo vale quando ogni lettera è iniziale di una parola (ONU, ENI), e anche quando una parte della sigla non è una semplice iniziale, ma una parola tronca (ISTAT, EURATOM). 8. L'abbreviazione di termini riportati al plurale è identica a quella usata al singolare; basta porre al singolare o al plurale l'articolo determinativo che li accompagna. 9. Le abbreviazioni, quando ammesse, vanno scritte in lettere minuscole intervallate o seguite da un punto in sostituzione delle lettere omesse. 13.Usare verbi nella forma attiva e affermativa 1. Il testo con il verbo attivo e in forma affermativa è più incisivo, le frasi sono più brevi, la lettura più rapida. 2. È buona regola costruire il periodo usando prevalentemente frasi attive. 14. Uso del congiuntivo e dell'indicativo 1. Il testo scritto richiede il rispetto del congiuntivo ma l indicativo rende il testo più diretto ed evita informazioni implicite o ambigue. Dove il contesto lo permette, è opportuno sostituire il congiuntivo con l indicativo o con l infinito. 2. Nella formulazione dei precetti di regola usare l indicativo presente. 15. Legare le parole e le frasi in modo breve e chiaro 1. Costruire il testo in modo semplice e compatto significa anzitutto rendere esplicito il soggetto e ripeterlo quando è necessario. 2. È opportuno evitare le sequenze di parole che non hanno un verbo in forma esplicita. 16. Ripetizione di termini 1.Le singole partizioni dell'atto sono unità autonome del testo. 2. La ripetizione dei termini come pure l'uso di riferimenti normativi completi, sono utili e spesso necessari alla comprensione del testo e all'uso di sistemi informatici. Evitare, pertanto, l'uso di pronomi personali o pronomi e aggettivi dimostrativi se tale uso genera ambiguità. Ripetere invece il termine richiamato quand'è necessario a evitare equivoci. 17.Usare in maniera coerente le maiuscole, le minuscole e la punteggiatura 1. Le maiuscole sono mezzi ortografici che hanno lo scopo di segnalare l inizio di un periodo e i nomi propri. I testi amministrativi affidano spesso alle maiuscole contenuti stilistici di rispetto, di gerarchia, di enfasi. Questi usi sono retaggio di una cultura retorica, appesantiscono lo stile e il tono della comunicazione: essi devono essere eliminati o ridotti quanto più è possibile. 2. La punteggiatura, per contro, suddivide il testo in unità di senso. Essa non solo guida l occhio e la voce, ma articola il contenuto logico di quanto è scritto. Una buona punteggiatura toglie ambiguità al testo e collega in modo corretto i contenuti.

6 18. Uso delle lettere maiuscole 1. L'uso della maiuscola è prescritto: a) all'inizio del testo e dopo ogni punto fermo; b) per i nomi propri di persona; c) per i nomi propri geografici; d) per i nomi di enti od organi individui. 19. Nomi di enti e organi composti da più parole 1. Nei nomi di enti od organi composti da più parole solo l'iniziale del primo sostantivo si scrive in maiuscolo 2. Nei casi seguenti seguire i criteri indicati: a) quando la prima parola è un aggettivo seguito da un sostantivo entrambe iniziano con lettera maiuscola; b) quando una denominazione ne contiene un'altra, ciascuna inizia con lettera maiuscola. 20. Scrittura dei numeri 1. In genere i numeri sono scritti in lettere salvo che siano inclusi in tabelle, elenchi e simili. 2. I capitoli di bilancio, le quantità percentuali e quelle accompagnate da unità di misura e monetarie si scrivono in cifre. In questi casi per separare le centinaia dalle migliaia, le migliaia dai milioni ecc., usare il punto fermo in basso, e non in alto; per separare i numeri interi dai decimali usare la virgola, e non il punto. 3. Peraltro gli importi monetari dell'ordine di milioni o miliardi possono scriversi in forma mista di cifre e lettere, a meno che non si allunghi troppo l'espressione. 4. Questa regola non si osserva nelle tabelle, in cui le espressioni numeriche si riportano sempre in cifre. 21. Date 1. Le date si scrivono in cifre arabe, salvi i mesi e le ore che si scrivono in lettere. Scrivere sempre l'anno con quattro cifre. 22. Citazione di partizioni di atti normativi 1. Per i numeri che servono a citare partizioni di atti normativi contrassegnati da cifre (articoli, commi numerati, numeri interni ai commi) si rinvia al paragrafo 33 e all'allegato C. 23. Segni d'interpunzione e altri segni tipografici d'uso corrente 1. Usarli nei casi e con il significato sotto specificato: a) punto fermo (.): 1) significato sintattico; 2) nelle abbreviazioni di parole in luogo delle lettere omesse; 3) dopo il numero che contrassegna un comma 1 ; b) virgola (,): significato sintattico; c) due punti (:): significato sintattico; in particolare, dopo la parte introduttiva (alinea) di una modificazione testuale o di una sequenza di partizioni interne ai commi (vedi nota 1); d) punto e virgola (;): 1) significato sintattico; 2) alla fine delle partizioni interne di un comma (lettere, numeri) (vedi nota 1),tranne l'ultima dell'elenco o quella funzionante da alinea. e) punto interrogativo (?), punto esclamativo (!): evitarli, in quanto propri del discorso diretto; 1 Qualora il testo sia strutturato in articoli.

7 f) virgolette (" "): 1) significato sintattico; 2) per racchiudere citazioni di testi normativi; se è necessario usare le virgolette all'interno di un testo già racchiuso da virgolette usare i segni: ' '; g) puntini di sospensione ( ): evitarli, specie all'inizio, all'interno e alla fine di citazioni o modificazioni testuali; h) trattino (-): 1) nella divisione in sillabe per fine riga; 2) per unire due parole occasionalmente collegate (es. decreto-legge) i) doppio trattino ( - - ): se indispensabile, per delimitare una doppia parentetica, quando ce n'è già una tra due virgole; l) parentesi tonde ( ): 1) di regola vanno evitate; si usano per racchiudere le sigle nel caso previsto dal paragrafo 12, comma 2, per racchiudere i titoli o le rubriche nelle citazioni di atti normativi, per racchiudere i termini latini o stranieri che seguono l'equivalente espressione in lingua italiana; m) parentesi tonda di chiusura ): dopo la lettera o il numero che contrassegna una partizione interna al comma (vedi nota 1); n) parentesi quadre [ ]: evitarle; o) asterisco (*): di regola evitarlo; se usato, specificarne preventivamente il significato; p) sbarretta (/): evitarla, tranne che nel linguaggio tecnico e nelle forme semplificate di citazione dei testi normativi (vedi l'allegato B); q) "o" e "a" piccole in alto a destra di numeri arabi: evitarle; impiegare invece il numero romano o il numero ordinale scritto in lettere; si mantiene la scrittura 1 per indicare il primo giorno del mese nelle date; r) per cento (%): si usa solo in tabelle, elenchi e simili; s) paragrafo ( ): evitarlo; usare invece l'espressione "paragrafo", abbreviabile in"par." se seguita da un numero. 24. Simboli convenzionali di unità di misura e monetarie 1. Le unità di misura e monetarie si scrivono per esteso. 2. E' ammesso l'uso di simboli convenzionali all'interno di tabelle, elenchi e simili. 3. Per l'uso e la scrittura delle unità di misura attenersi ai simboli e alle definizioni previste dall'allegato al decreto del Presidente della Repubblica 12 agosto 1982, n. 802, come modificato dalla legge 28 ottobre 1988, n. 473 e dal decreto del Ministro dell'industria 29 gennaio 2001, riportati per estratto nell'allegato A del presente testo. 4. Per simboli e unità di misura espressi con abbreviazioni o sigle poco note svolgere la sigla o rinviare agli atti normativi contenenti la definizione del simbolo o dell'unità di misura. 25. Simboli convenzionali propri di linguaggi tecnici o scientifici 1. Sono ammessi quando strettamente necessari alla formulazione dei testi amministrativi (ad esempio per dettare prescrizioni tecniche attraverso algoritmi matematici). 2. Quando non vi è accordo sul significato attribuito al simbolo o esso non è di dominio comune, specificare preventivamente il significato attribuito nel testo al simbolo in questione. 26. Evitare neologismi, parole straniere e latinismi 1. Non si deve essere ostili, a priori, ai neologismi. Ma è consigliabile usarli solo se sono effettivamente insostituibili e non usarli se sono effimeri fenomeni di moda. 2. Analogamente le parole straniere e i latinismi vanno evitati ove sia in uso l equivalente termine in lingua italiana. 3. È ormai frequente il ricorso a termini tecnici propri della società dell informazione e dell elettronica:

8 da evitare se ve ne siano di equivalenti nella lingua italiana. 4. Se è necessario usare tali termini, corredarli di una spiegazione. 5. La parola straniera assunta nella lingua italiana è indeclinabile, salvi i casi entrati nell'uso. 27.Usare in maniera corretta le possibilità di composizione grafica del testo 1. I sistemi di video scrittura mettono a disposizione di chi scrive enormi possibilità di scelte grafiche e tipografiche. Neretti, sottolineature, corsivi, caratteri, grandezza del corpo, elenchi sono solo alcuni esempi di tali possibilità e possono aiutare a focalizzare l attenzione. È bene tuttavia non abusarne e utilizzarli con parsimonia. Il testo sobrio è sempre visivamente leggibile e coerente. 2. Comunque nel caso in cui si ricorra a tali effetti grafici e tipografici, questi vanno usati con coerenza in tutto il testo (ad esempio se si usa il corsivo per le parole straniere lo si fa con tutte le parole straniere presenti nel testo e non solo con alcune). 3. Si sconsiglia di usare la scelta grafica del colore perché nelle stampanti in bianco e nero questa opzione non sarebbe evidenziata. Capo III Verifica della stesura del testo. 28.Verificare la completezza delle informazioni 1. Deve essere completa sia l informazione giuridica, che dà la legittimità dell atto, sia l informazione comunicativa, che rende l atto comprensibile. L informazione è completa quando l atto amministrativo dice al destinatario tutto quanto deve sapere e deve fare. 29.Verificare la correttezza delle informazioni 1. Deve essere corretta sia l informazione giuridica con i riferimenti normativi, sia l informazione comunicativa (operativa) con i riferimenti sui destinatari, sui soggetti interessati, sugli adempimenti, sulle condizioni e le procedure necessarie. 30.Verificare la semplicità e comprensibilità del testo 1. Una volta articolati e disposti i contenuti secondo le regole logiche, comporre il testo in modo semplice. Il testo è semplice se risulta di immediata comprensione. Il testo è stato compreso se chi lo ha letto sa ripetere le informazioni ricevute e sa cosa deve fare. 2. Di conseguenza: le informazioni salienti devono essere visivamente chiare, non affollate da dati e riferimenti. 3. Per verificare la comprensibilità si suggerisce, inoltre, l impiego di software (programmi) per l analisi dei testi. 31. Rileggere sempre i testi scritti 1. Una volta terminata la redazione di un testo, questo va sempre riletto e, se possibile, fatto leggere da qualcun altro. La rilettura consente di verificare la completezza, la correttezza e la semplicità del testo. Inoltre, la rilettura evita che l uso di stralci o di modelli precedenti, come pure l uso della funzione copia e incolla dei programmi di scrittura, lasci incongruenze nel nuovo testo. Titolo II Il rinvio ad altri atti Capo I Tecniche di redazione dei riferimenti normativi 32. Definizione di riferimento o rinvio normativo

9 1. Con "riferimento normativo" (o "rinvio") s'intende tutti i casi in cui il testo dell'atto amministrativo si riferisce a un atto normativo. 2. I criteri formali concernenti la scrittura delle citazioni dei testi normativi sono riportati nei punti da 33 a Citazione di testi normativi 1. Per le citazioni di testi normativi italiani, comunitari, internazionali, attenersi alle formule e ai criteri contenuti nell'allegato B. 2. Per le citazioni di partizioni interne agli atti normativi attenersi alle formule e ai criteri contenuti nell'allegato C. 3. Per le citazioni di pubblicazioni ufficiali attenersi alle formule e ai criteri contenuti nell'allegato D. 4. Se la denominazione ufficiale dell'atto non include la menzione dell'autorità che lo ha emanato integrare la denominazione con tale menzione. 5. Per individuare univocamente l'atto, quando esso non è numerato, se ne ricorda il titolo o altri elementi sufficienti a identificarlo, come gli estremi di pubblicazione. 6. Bisogna dare un'indicazione sull'oggetto delle disposizioni citate, in modo da facilitare la comprensione del rinvio. Di norma lo si fa riportando il titolo dell'atto, quand'esso è citato per la prima volta: il titolo è riportato fra parentesi tonde, dopo la data e il numero dell'atto; in alternativa, se indicato nell'intestazione ufficiale, è riportato il titolo breve. Se il titolo dell'atto è troppo lungo lo si riassume. Se il titolo dell'atto non permette d'individuare l'argomento del rinvio (ad esempio: se si rinvia a disposizioni intruse, o a disposizioni contenute in leggi finanziarie) si indica l'oggetto delle disposizioni citate. 34. Citazione di atti non normalizzati 1. Se l'atto citato non è stato redatto secondo i criteri qui indicati, la citazione deve rispettare la sua struttura così come si presenta, seguendo però, per quant'è possibile, i criteri formali qui indicati (ad esempio per quanto riguarda le minuscole e maiuscole, le abbreviazioni, le virgole, i segni tipografici e simili). 2. Se però la citazione di disposizioni redatte secondo criteri diversi può generare confusione per la loro contraddittorietà con i nuovi criteri, è preferibile usare formulazioni magari ineleganti ma inequivoche, quali ad esempio citazioni testuali complete che cominciano con la parola iniziale e terminano con la parola finale (compresa) della disposizione richiamata. 35. Scrittura della citazione 1. Quando occorre citare una parte di un atto normativo menzionare, oltre all'atto, le partizioni interne che contengono tale parte. Citare le partizioni in ordine decrescente, separandole con virgole (ad esempio: "articolo 1, comma 2, lettera b) "), se non quando un ordine diverso è consigliabile per motivi particolari. 2. Per ragioni di chiarezza, la citazione deve arrivare sino alla partizione del livello più basso necessario per individuare la parte del testo citato. 3. Quando si citano articoli raggruppati in partizioni di livello superiore, è superfluo menzionare tali partizioni, poiché la numerazione degli articoli è continua nel corso dell'atto. 4. Dovendo citare partizioni di livello superiore all'articolo nella loro interezza, la citazione va fatta in ordine decrescente, a partire dalla partizione di livello più alto. 36. Regole particolari nella scrittura delle citazioni 1. Evitare l'espressione "ultimo/penultimo comma" o "ultimi due commi" nonché le grafie 3º, 3ª, III quando ci si riferisce a commi (vedi anche il paragrafo 23, comma 1, lettera q). 2. Citare le lettere e i numeri che contrassegnano partizioni interne ai commi usando la denominazione "lettera" e "numero", seguita dalla lettera dell'alfabeto o dalla cifra araba e da una parentesi tonda di chiusura.

10 3. Citare la parte del comma che introduce una modifica testuale, consistente in un articolo o in uno o più commi, lettere o numeri, con la denominazione di "alinea". 4. Quando si citano commi numerati usare il numero cardinale ("comma 1"). Quando si citano commi non numerati, invece, usare il numero ordinale ("primo comma"). 5. In caso di parti del testo non contrassegnate da lettere, cifre o altre espressioni (ad esempio allegati non numerati, frasi contraddistinte da trattini o altri segni tipografici), la citazione va fatta usando il numero ordinale che la contraddistingue (ed evitando le parole "ultimo, penultimo, ultimi due" o simili), scritto in lettere ("primo allegato", "primo trattino", ecc.). 6. Se le predette forme di citazione non risultano del tutto chiare o se s'intende citare parti di testo (frasi, parole, insiemi di parole) non costituenti formalmente unità autonome nella struttura dell'atto, la citazione va fatta riportando per esteso, fra virgolette, la parte di testo che si intende citare. 37. Citazione di partizioni di atti comunitari o internazionali 1. Quando si citano partizioni di atti comunitari o internazionali seguire la terminologia adoperata in tali testi. 38. Riferimenti all'articolo o a partizioni inferiori all'articolo 1. Il riferimento normativo indica di norma con precisione il numero dell'articolo contenente le disposizioni richiamate e indica anche, se il riferimento non è a tutto l'articolo, le partizioni inferiori. 39. Riferimenti a partizioni superiori all'articolo 1. In certi casi, prevedibilmente rari, può essere opportuno o necessario rinviare a una partizione dell'atto normativo superiore all'articolo. Tale tipo di riferimento è ammesso solo se esso comprende tutte le disposizioni della partizione richiamata; in altre parole va evitata l'espressione "si applicano le disposizioni del titolo x" nel caso in cui solo alcune disposizioni del titolo x si possono applicare. 40. Riferimenti ad atti modificati 1. Nei riferimenti ad atti modificati, oltre a una funzione normativa, si può rintracciare una funzione informativa. 2. Il riferimento svolge una funzione informativa, se vengono menzionate le modificazioni all'atto o alla disposizione citata. 3. Quando il riferimento svolge una funzione informativa vanno menzionate le modificazioni dell'atto (se viene citato l'atto, più articoli o partizioni superiori all'articolo) o dell'articolo (se viene citato un articolo o sue partizioni). Nel primo caso basta ricordare l'atto modificativo; nel secondo bisogna citare i singoli articoli modificativi. Non occorre ricordare l'oggetto dell'atto o degli articoli modificativi. La menzione delle modifiche è necessaria solo nella prima citazione. 4. Se si fa riferimento a disposizioni che sono state sostituite, aggiunte o modificate da atti successivi bisogna citare l'atto base, e non gli atti modificativi. 5. Evitare i riferimenti a catena (si rinvia all'art. x che a sua volta rinvia all'art. y). 41. Riferimenti a testi unici misti 1. Quando si citano i testi unici misti previsti dall'articolo 7 della legge 8 marzo 1999, n. 50 si fa riferimento al solo decreto del Presidente della Repubblica (testo A), omettendo inoltre le indicazioni (L o R) affiancate alle singole disposizioni. 42. Riferimenti ad atti antichi e difficili da reperire 1. In caso di riferimenti ad atti antichi e difficili da reperire si deve facilitare la comprensione e la conoscenza del testo o evitando addirittura il rinvio (con la riproduzione del testo), o citando i dati di pubblicazione dell'atto. 43. Collocazione e uso dei riferimenti normativi

11 1. Il riferimento specie se lungo e con l'indicazione delle successive modificazioni può essere messo in nota e inoltre possono essere creati, nella versione digitale del testo, i relativi collegamenti ipertestuali. Capo II Tecniche di redazione dei nessi tra atti amministrativi 44. Elementi che compongono la citazione 1. Con "riferimento amministrativo" (o "rinvio") s'intende tutti i casi in cui il testo dell'atto amministrativo si riferisce a un altro atto amministrativo. 2. Il riferimento amministrativo va espresso con citazione esplicita testuale dell'atto cui ci si riferisce che deve garantire l'univocità del riferimento stesso. 3. A tal fine e per garantire la funzione comunicativa e la chiarezza del riferimento la citazione deve contenere i seguenti elementi (vedi punto 46): a) denominazione formale dell'atto; b) autorità emanante; c) data; d) numero di protocollo; e) oggetto. 4. Tali elementi sono tra loro separati con virgole salvo l'oggetto che è racchiuso tra parentesi. 5. Qualora un medesimo riferimento sia ripetuto più volte nello stesso atto, dopo la prima citazione espressa nella forma estesa di cui al comma 4, le citazioni successive indicano solo la denominazione formale e il numero di protocollo dell'atto. 45. Citazione di atti amministrativi modificati o corretti da atti successivi. 1. Qualora si faccia riferimento ad un atto amministrativo modificato o corretto da un atto successivo, si cita l'atto modificato seguito da espressioni del tipo: "così come modificato da.." o "così come corretto da..." e dalla citazione dell'atto o degli atti modificanti. Titolo III La struttura dell'atto amministrativo 46. Struttura ed elementi dell'atto amministrativo. 1. Per struttura dell atto si intende la sua organizzazione interna. 2. Una volta distinte e indicate le varie parti di un atto, scegliere la struttura giuridica più adeguata. 3. L'atto amministrativo si suddivide in tre parti: a) la parte iniziale che comprende: 1) denominazione formale del tipo di atto amministrativo (es.: decreto, deliberazione, ordinanza, parere, determinazione); 2) l'intestazione che contiene l'autorità emanante; 3) l'oggetto o titolo, che esprime la funzione dell'atto (es.: autorizzazione, delega, revoca, annullamento, ecc.). Qualora la denominazione formale e la funzione coincidano (ad esempio ciò avviene nel parere) è opportuno ripetere la denominazione formale nell'oggetto; 4) il numero, che esprime il codice di protocollo per l'identificazione univoca dell'atto secondo quanto disposto dal decreto legislativo n. 445 del 2000; b) la parte centrale che comprende: 1) preambolo; 2) motivazione; 3) dispositivo; c) la parte finale che comprende: 1) luogo, che indica il luogo dove l'atto è stato adottato; 2) data, che indica il momento di adozione dell atto;

12 3) sottoscrizione. 4. Nella parte centrale dell'atto si raccomanda di inserire, come rubrica, all'inizio di ogni elemento, il nome corrispondente. 47. Intestazione. 1. L'intestazione coincide con l autorità emanante l'atto amministrativo. 2. Qualora si tratti di organo monocratico (individuale) si indica la denominazione dell'organo che ha adottato (sottoscritto) l'atto (esempio: sindaco, dirigente, responsabile dei servizi, ecc.). 3. Qualora si tratti di organo collegiale si indica la denominazione dell'organo deliberante con la precisazione delle persone che hanno partecipato alla seduta (presenti) e delle persone che, pur non avendovi partecipato fanno parte dell'organo, al fine di evidenziare l'esistenza del quorum necessario per la validità dell'adunanza, denominato quorum costitutivo. Si indica anche il quorum deliberativo e pertanto il verbale indica il numero dei votanti degli astenuti e de voti favorevoli e contrari. 48. Preambolo. 1. Il preambolo contiene: a) gli elementi di fatto e di diritto pertinenti e rilevanti per lo specifico atto amministrativo adottato quali: 1) fatti; 2) atti; 3) accertamenti; 4) norme giuridiche. b) L'indicazione delle fasi significative del procedimento amministrativo svolto quali: 1) istanza di parte; 2) conferenza dei servizi; 3) parere; 4) valutazione tecnica; 5) comunicazione dell'avvio del procedimento. 49. Motivazione. 1. Ogni provvedimento amministrativo, compresi quelli concernenti l'organizzazione amministrativa, lo svolgimento di pubblici concorsi ed il personale, deve essere motivato. 2. Sono esclusi dall'obbligo di motivazione gli atti a contenuto generale quali i bilanci preventivi, i conti consuntivi, i programmi ed i piani, gli strumenti urbanistici, i piani commerciali e tutti gli altri atti che ne siano espressamente esentati dalla legge. 3. La motivazione deve indicare i presupposti di fatto e le ragioni giuridiche che hanno determinato la decisione dell'amministrazione in relazione alle risultanze dell'istruttoria richiamando espressamente quanto esposto nel preambolo. 50. Dispositivo. 1. Il dispositivo contiene la parte prescrittiva dell atto amministrativo che, a seconda delle varie tipologie di atto, può esplicarsi o in una manifestazione di volontà (es. concessione, espropriazione, revoca, annullamento, ecc.) oppure in una manifestazione di scienza-conoscenza (es., certificazione, attestazione, verbale di accertamento, ecc.), o in una manifestazione di valutazione-giudizio (es. parere, proposta, valutazione tecnica, ecc.). 2. Il dispositivo è introdotto da verbi quali: delibera, decreta, ordina, determina, dispone a seconda del tipo di atto e della autorità emanante. 3. Qualora l'atto comporti una spesa nel dispositivo si esplicita il mezzo e il modo per farvi fronte. 51. Apposizione di formule.

13 1. Seguono il dispositivo le seguenti formule: a) l'autorità cui è possibile ricorrere avverso quanto disposto dall'atto; b) i termini entro i quali ricorrere. 2. Possono seguire il dispositivo alcune formule che dichiarano modalità e termini dell'atto quali: a) l'esecutività dell'atto; b) i soggetti cui l'atto va comunicato, notificato, trasmesso; c) i soggetti ai quali compete provvedere all'esecuzione o che devono controllare che essa avvenga. 52. Sottoscrizione. 1. L'atto amministrativo deve riportare la sottoscrizione dell'autorità che lo ha adottato. 2. Per gli atti adottati da organi individuali, la sottoscrizione consiste nella firma apposta dall Autorità (persona fisica) che emana l atto. 3. Per gli atti adottati da organi collegiali, la sottoscrizione del verbale di deliberazione consiste nella firma apposta da chi rappresenta l organo (es. Il Presidente del collegio) e/o da chi ne verbalizza la volontà (es. il segretario). 4. Per la sottoscrizione digitale ci si attiene a quanto disposto dal Decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 (Codice dell'amministrazione digitale). 53. Uso della suddivisione in articoli. 1. Quando si ricorre alla suddivisione del testo in articoli, come è raccomandabile nel caso di dispositivi o altre parti dell'atto particolarmente lunghi o complessi, si applicano le regole di strutturazione dell'articolato, contenute nel Manuale regionale Regole e suggerimenti per la redazione degli atti normativi. 54.Usare note, allegati e tabelle per alleggerire il testo. 1. Il testo deve contenere le informazioni essenziali alla sua immediata comprensione. 2. Le altre informazioni, a volte necessarie, spesso di natura tecnica, possono essere inserite in note a piè di pagina, in allegati o in tabelle (Ad esempio, i riferimenti normativi che di solito occupano molto spazio negli atti amministrativi possono essere citati nelle note). 55. Allegati. 1. Si ricorre all'uso di allegati in presenza di testi in forma di tabelle, elenchi, prospetti e simili, di prescrizioni tecniche lunghe e dettagliate che altrimenti appesantirebbero il testo dell'atto amministrativo, nonché di rappresentazioni grafiche quali cartografie, disegni, ecc. Non inserire negli allegati elementi collocabili nell'atto amministrativo. 2. Inserire gli allegati al termine dell'atto amministrativo. 3. Intestare gli allegati con la denominazione "Allegato" e contraddistinguerli con una lettera maiuscola. 4. Corredarli inoltre con una rubrica che indichi il contenuto dell'allegato e, fra parentesi, la citazione dell'atto amministrativo che fa rinvio ad esso. 5. Quando l'allegato è in forma di tabella è possibile usare, per contraddistinguerlo, la parola "Tabella" anziché "Allegato". 6. Il testo dell'atto amministrativo cui è collegato oggettivamente l'allegato deve contenere un rinvio espresso all'allegato o agli allegati 7. Se l'allegato contiene un atto normativo si applicano le regole di strutturazione dell'articolato, contenute nel Manuale regionale Regole e suggerimenti per la redazione degli atti normativi. 8. Altrimenti la partizione interna degli allegati deve consentire con chiarezza la citazione delle singole parti in cui si suddivide l'allegato. Ringraziamenti. Un sincero ringraziamento va al collega Sebastiano Faro che ha fornito una consulenza preziosa per la redazione di questa prima bozza di Manuale.