Assemblea generale (AG) speciale tenutasi nel corso della 21a Riunione del Consiglio direttivo di METREX, a Riga, sabato 29 maggio 2010

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1 METREX La Rete delle Regioni e delle Aree metropolitane europee Assemblea generale (AG) speciale tenutasi nel corso della 21a Riunione del Consiglio direttivo di METREX, a Riga, sabato 29 maggio 2010 Sede Municipio di Riga RIGA, Lettonia ATTI Sabato 29 maggio Esame degli esiti dell Assemblea generale METREX telematica, tenutasi il venerdì 21 maggio 2010, per approvare i mutamenti nella composizione del Consiglio direttivo di METREX. Presenti e scusati La base associativa di METREX comprende quarantasei membri votanti. Un quorum del 50% è necessario per le riunioni del Consiglio direttivo (CD). Ventisei membri erano ralla riunione di Vilnio/Riga, ma soltanto venti hanno partecipato alla riunione del CD di Riga. In assenza di quorum il CD conviene di procedere con l ordine del giorno e di chiedere l approvazione telematica degli atti ai cinque membri non presenti. L elenco dei presenti figura all Allegato 1. Antecedenti Un Assemblea generale telematica (ega) speciale è stata organizzata venerdì 21 maggio 2010, e si sono approvate le seguenti Raccomandazioni. Si propone ai membri di METREX che il Consiglio direttivo comprenda il Presidente, due vicepresidenti e sette membri, eleggibili per un mandato biennale, prorogabile per un altro biennio, in sede di Assemblea generale, con il tesoriere/revisore dei conti e il segretario generale, ambedue nominati dal Consiglio direttivo. In sintesi: Presidente Due vicepresidenti Sette membri del CD Tesoriere Revisore dei conti Segretario generale Totale CD Eletto all AG della Conferenza biennale di METREX per un mandato biennale, prorogabile per un secondo Eletti all AG della Conferenza biennale di METREX per un mandato biennale, prorogabile per un secondo Eletti all AG della Conferenza biennale di METREX per un mandato biennale, prorogabile per un secondo Nominato dal CD (ad oggi co-nomina con il revisore dei conti ma potrebbe esserlo separatamente) Nominato dal CD (ad oggi co-nomina con il tesoriere ma potrebbe esserlo separatamente) Nominato dal CD 12 (13) membri con il Presidente che ha voto preponderante

2 Ciò significa che il CD comprenderebbe il 21% anziché il 100% dei membri votanti di METREX. All'Assemblea generale indetta dopo il Consiglio direttivo di Riga tenutosi sabato 29 maggio 2010, si sono esaminate e discusse le seguenti raccomandazioni: Si propone al CD che, se la composizione e il formato del CD più piccolo della essere concordato all'ag telematica venerdì 21 maggio, allora le modalità d'elezione sopra descritte andrebbero adottate e riportate nel regolamento interno di METREX, per future occasioni. Modalità d elezione Le seguenti modalità per l elezione del Presidente, dei vicepresidenti e dei membri del CD sono state concordate. 18 giugno Invito a presentare candidature per tutti gli incarichi, per iscritto, al segretario generale, per lettera, via fax o . I candidati possono presentarsi per più di un incarico. Le candidature vanno appoggiate da un altro membro, per iscritto, lettera, fax od . Le candidature per più di un incarico richiedono solamente uno "sponsor". 30 luglio Termine per le candidature. 13 agosto Convocazione per l'ag di Berlino. Apertura delle votazioni. Si può votare telematicamente fino alle di venerdì 10 settembre o personalmente all AG di Berlino il venerdì 17 settembre. Il Presidente desidera offrire a tutti i candidati alla presidenza l'opportunità di parlare all AG, se essi lo desiderano. Tutti i candidati alla presidenza, alle vicepresidenze e al CD avranno l'opportunità di presentare delle dichiarazioni scritte ai membri, prima delle elezioni. Le votazioni termineranno all AG di Berlino dopo i discorsi della presidenza. Procedura di voto Lo statuto dell aisbl, al paragrafo 5, art. 10, indica che, "I membri possono votare per lettera o fax, e sarà anche possibile votare telematicamente, ai sensi dell art. 11. Un membro può rappresentarne un altro all Assemblea generale, e una lettera o un fax può costituire prova di procura". Per le ultime elezioni METREX è passata dai voti per lettera o fax alla votazione telematica, considerata più pratica ed efficiente per i membri e per il segretariato, quando ci sono elezioni. In effetti lo statuto richiede che abbia diritto ad un voto ogni membro presente nella Lista elettorale dei 46 (si veda Allegato 1). Il sistema di voto dev'essere in grado di affrontare situazioni in cui ci siano più candidati degli incarichi da distribuire. Con un piccolo elettorato di 46 membri regioni ed aree metropolitane sarebbe probabile una parità di voti se si adottasse un voto semplice di ogni membro per un vicepresidente e i sette Membri del CD. Pertanto ogni membro votante dovrà registrare le proprie due preferenze per i vicepresidenti (se vi sono più di due candidati) e sette preferenze per i membri del CD (se vi sono più di sette candidati). Tale procedura di voto è diffusa nelle associazioni quali METREX. Significa semplicemente, ad es., mettere i numeri dall'uno al sette nella scheda elettorale del Consiglio direttivo anziché sette croci apposte sui nomi dei candidati prescelti. Raccomandazioni di voto dell Assemblea generale di Riga L AG consiglia vivamente ai Membri dare molta importanza a queste considerazioni al momento di votare.

3 1 L esigenza dell equilibrio di genere nel votare per i due vicepresidenti 2 L esigenza dell equilibrio di genere nel Consiglio direttivo composto di sette membri 3 È auspicabile una rappresentanza geografica nel Consiglio direttivo 4 L esigenza per i membri attivi del Consiglio direttivo di aiutare METREX a favorire le sue attività e i suoi interessi e la sua valenza per i membri Il segretario generale farà quindi i preparativi per le elezioni su questa base e modificherà il regolamento interno come indicato all Allegato 3. Informazione per i candidati del Consiglio direttivo Articolo 17 dello statuto dell aisbl - Responsabilità del Consiglio direttivo Il Consiglio direttivo è responsabile dell amministrare gli affari dell Associazione e del promuoverne le finalità. Possiede ogni potere di rappresentanza non esplicitamente riservato all Assemblea generale per legge o il presente statuto. In casi urgenti, il Consiglio direttivo può prendere una decisione provvisoria su temi che normalmente sarebbero di responsabilità dell Assemblea generale. Tale decisione sarà mantenuta finché sarà riferita per iscritto alla riunione successiva dell Assemblea generale. Il Consiglio direttivo è responsabile di: Temi riguardanti i membri Valutare e decidere le candidature per i membri, Valutare e decidere le candidature per lo status di Osservatore, e stabilire diritti e responsabilità degli Osservatori. Attività di METREX Stabilire un ampio programma di attività e iniziative per i due anni a venire, per sostenere le finalità dell Associazione, che l Assemblea generale dovrà valutare, Successivamente, attuare il programma approvato e adottare le altre azioni del caso per perseguire le finalità dell Associazione, Gestione finanziaria di METREX (si veda l Allegato 4 degli atti del CD di Riga Relazione sulla gestione finanziaria) Fissare un preventivo di bilancio per i due anni a venire, che l Assemblea generale dovrà valutare, Successivamente autorizzare, controllare e monitorare la spesa conformemente con il budget approvato, e tenere i conti da presentare all Assemblea generale, Approvare provvisoriamente i conti annuali, Stabilire un fondo conforme alla legge, al fine di coprire qualsiasi spesa futura, eccezionale o no. Amministrazione di METREX Definire, stabilire contrattualmente ed orientare i servizi del segretario generale ed altri appropriati servizi di supporto, Definire, stabilire contrattualmente ed orientare i servizi di un revisore dei conti esterno, Rappresentanza METREX Rappresentare METREX, e In genere portare avanti le finalità, le attività e le iniziative di METREX.

4 RR/METREX/Riga/Glasgow/30/5/2010 Allegato 1 Elenco dei presenti

5 Allegato 2

6 Allegato 3 Modifiche al Regolamento interno di METREX fatto all AG di Riga il sabato 29 maggio 2010 Articolo 11. Poteri dell Assemblea generale Presidente Il Presidente sarà di norma eletto nel corso dell Assemblea generale (GA) biennale e resterà in carica fino alla prossima AG. Un presidente può ripresentarsi per un secondo mandato. Le candidature per l elezione del Presidente vanno effettuate per iscritto al segretario generale fino a tre mesi prima di un AG e appoggiate da un altro membro. Se servirà un elezione, essa si terrà a scrutinio segreto di tutti membri votanti (si veda l art. 10) durante un AG e sarà diretta dal segretario generale o da un dirigente concordato dell Associazione. La maggioranza semplice ne determinerà l esito. In caso di parità di voti, vi sarà un altro scrutinio segreto. Vicepresidenti Due vicepresidenti saranno eletti all AG biennale e resteranno in carica fino alla prossima AG. I vicepresidenti possono ripresentarsi per un secondo mandato. Le candidature per l elezione con l incarico di vicepresidente vanno effettuate per iscritto al segretario generale fino a tre mesi prima di un AG e appoggiate da un altro membro. Le elezioni si terranno a scrutinio segreto di tutti membri votanti durante un Assemblea generale, e saranno dirette dal segretario generale o da un dirigente concordato dell Associazione. Le votazioni avvengono a voto singolo trasferibile. Consiglio direttivo Il Consiglio direttivo (CD) di sette membri sarà eletto all AG biennale e resterà in carica fino all AG successiva. I membri del CD possono ripresentarsi per un secondo mandato. Le candidature per essere eletti nel CD vanno effettuate per iscritto al segretario generale fino a tre mesi prima di un AG e appoggiate da un altro membro. Le elezioni si terranno a scrutinio segreto di tutti membri votanti durante un Assemblea generale, e saranno dirette dal segretario generale o da un dirigente concordato dell Associazione. Le votazioni avvengono a voto singolo trasferibile. Equilibrio elettorale Si consiglia vivamente ai membri di dare molta importanza alle seguenti considerazioni al momento del voto. L esigenza dell equilibrio di genere nel votare per i due vicepresidenti L esigenza dell equilibrio di genere nel Consiglio direttivo di sette membri È auspicabile una rappresentanza geografica nel Consiglio direttivo L esigenza per i membri attivi del Consiglio direttivo di aiutare METREX a favorire le sue attività e i suoi interessi e la sua valenza per i membri.

7 RR/1/6/2010