REPUBBLICA ITALIANA NUMERO DI CODICE FISCALE PARTITA I.V.A

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1 Oggetto: Coordinamento attività di acquisizione di beni e servizi per gli uffici regionali - Procedura applicativa Ai Dirigenti Generali preposti alle strutture di massima dimensione ed uffici equiparati Agli Uffici di diretta collaborazione del Presidente e degli Assessori regionali Al Servizio di Pianificazione e Controllo Strategico del Presidente della Regione LORO SEDI e p.c. All Assessore delle Autonomie Locali e della Funzione Pubblica SEDE Con D.P.Reg. n. 370 del 28/6/2010 è stato rimodulato l assetto organizzativo dell Amministrazione regionale, in attuazione alla l.r. 16 dicembre 2008 n. 19, e sono state attribuite a questo Dipartimento, fra l altro, la competenza relativa al coordinamento delle attività di acquisizione beni e servizi per il funzionamento degli uffici dell amministrazione regionale e la gestione e forniture di beni e servizi riguardanti gli Assessorati regionali. Il quadro normativo statale di riferimento sull argomento è molto articolato e su di esso si innestano le disposizioni regionali, definendone gli ambiti di applicazione e i contorni; tra queste l'art.8 della legge regionale 10 dicembre 2001, n.20 ha introdotto in ambito regionale le cosiddette convenzioni Consip per forniture di importo superiore a euro e l'art.19 della legge regionale 12 maggio 2010, n.11 ha impartito ulteriori disposizioni sulla applicazione dell articolo 26 della legge 23 dicembre 1999, n. 488 e dell articolo 58 della legge 23 dicembre 2000, n. 388, ed ha previsto l emanazione di una direttiva da parte del dipartimento Bilancio, emanata in data 13/8/2010, contenente le iniziative necessarie per la razionalizzazione delle fasi procedurali di fornitura e gestione, che qui si richiamano integralmente. La complessità della materia, la moltitudine dei soggetti coinvolti, l importanza strategica del contenimento e della razionalizzazione della spesa, hanno reso necessario definire alcune modalità operative sugli aspetti di competenza di questo dipartimento, modalità alle quali dovranno attenersi i titolari di spesa per beni e servizi, tese al conseguimento di significative economie di scala e alla semplificazione dei processi di acquisto. 1

2 Va in primo luogo evidenziato che l Amministrazione si è già dotata di un importante strumento per la semplificazione delle procedure di acquisizione di beni e servizi degli uffici dell Amministrazione, l Albo Unico dei Fornitori, istituito con D.A. Presidenza n.7186 del 6/9/2007 e liberamente accessibile all indirizzo L Albo è l elenco ufficiale, unico per gli uffici dell Amministrazione, ove sono riportate per distinte categorie merceologiche le imprese alle quale gli uffici regionali si rivolgono per procedure di acquisto di beni e servizi. L Albo, gestito dal Servizio 6 - Provveditorato e Servizi Generali di questo dipartimento, semplifica fortemente le procedure di selezione delle imprese, favorisce la trasparenza, istituendo regole di accesso comuni e un punto unico di accreditamento per le imprese interessate alla fornitura di beni e servizi all Amministrazione. L Albo pur non essendo riservato alle imprese isolane, è fortemente orientato al mercato locale competitivo, inteso quale espressione dell identità culturale e produttiva regionale, da valorizzare nel rispetto del regime di libera concorrenza. Un altro strumento utile al processo di razionalizzazione degli acquisti è il Sistema di Approvvigionamento Elettronico (SAE) della, raggiungibile all indirizzo la cui missione è gestire in modo sicuro, trasparente ed efficiente ogni attività legata agli approvvigionamenti, dalla gestione degli acquisti ordinari all'organizzazione di vere e proprie gare telematiche. Il SAE, realizzato dalla Società Sicilia e-servizi quale elemento della Piattaforma Telematica Integrata e dalla stessa gestito, è integrato con l Albo unico dei fornitori e con il catalogo merceologico predisposto dal Servizio 6 ; pertanto, una volta raggiunta la piena interoperabilità e l integrazione con la piattaforma Consip di acquisti in rete, costituirà il sistema preferenziale per le procedure di acquisizione dei beni e servizi dell amministrazione regionale, come di seguito specificato. Il SAE inoltre dispone di un proprio mercato elettronico, inteso quale luogo virtuale ove ricercare, confrontare ed acquisire beni e servizi proposti dalle aziende abilitate. Nel mercato elettronico gli acquirenti possono effettuare acquisti tramite ordine diretto di articoli presenti nel catalogo elettronico, nel quale le imprese abilitate presentano beni e servizi standardizzati a 2

3 prezzi fissi; in alternativa gli acquirenti possono inoltrare a fornitori selezionati una richiesta d offerta per beni e servizi di caratteristiche definite, negoziando prezzi e condizioni migliorative. La società Sicilia e-servizi, gestore del SAE, assicurerà tutta l'assistenza necessaria al Servizio 6 per garantire il corretto funzionamento del Sistema, per l aggiornamento dell'albo Fornitori e delle categorie/classi merceologiche, per l'indizione delle gare telematiche secondo i più moderni standard di sicurezza, per il corretto funzionamento del mercato elettronico, per l elaborazione di report e di analisi statistiche sull uso del SAE utili al Servizio 6 per monitorare il corretto funzionamento del sistema e per garantire l'interoperabilità e l'integrazione dei sistemi di e-procurement utilizzati da Consip e dal SAE. Nell ambito dell accordo di collaborazione stipulato tra la e il Ministero dell Economia per la realizzazione di un Sistema a Rete nazionale dei sistemi di e-procurement, il SAE opera in una ottica di complementarietà, coordinamento e di efficiente sinergia con le iniziative di acquisto intraprese da Consip, tra le quali il Mercato Elettronico della Pubblica Amministrazione (MEPA). Rilevazione annuale dei fabbisogni di beni e servizi La rilevazione annuale dei fabbisogni è lo strumento con il quale l Amministrazione valuta i fabbisogni complessivi di beni e servizi necessari alla propria attività, con lo scopo di aggregare la domanda di beni e servizi, eliminare duplicazioni dei processi di acquisto, di verificare ex ante la coerenza con le disponibilità finanziarie e ottenere economie di scala attraverso l utilizzo del Programma di razionalizzazione degli acquisti. Con la rilevazione del fabbisogno i singoli centri di spesa mantengono la loro autonomia nella scelta dei beni e dei servizi dei quali dotarsi, ma partecipano a processi di acquisto comuni a tutta l Amministrazione, con i conseguenti benefici. Entro i primi mesi di ciascun anno, il Servizio 6 attiverà la rilevazione in argomento mediante una apposita circolare; i titolari di spesa dell Amministrazione, usando un sistema informatico opportunamente predisposto, compileranno i moduli di rilevazione con il fabbisogno di beni e servizi per l anno seguente, specificando tipologia, caratteristiche e quantità dei beni e dei servizi ritenuti necessari per il funzionamento dell Ufficio e per il conseguimento dei compiti istituzionali. Al fine di semplificare ed uniformare la raccolta dei dati, il Servizio 6 renderà disponibili moduli informatizzati contenenti voci relative a beni e servizi di uso comune alla maggior parte degli uffici, 3

4 traendoli dal proprio catalogo merceologico, salva la possibilità da parte dei titolari della spesa di inserire ulteriori tipologie di beni necessari alle proprie specifiche esigenze. E evidente che la formulazione del fabbisogno di beni e servizi da parte di ciascun titolare di centro di spesa dovrà essere compatibile con gli stanziamenti di bilancio previsti per i beni e i servizi corrispondenti, e dovrà riportare l importo economico massimo che intende destinare all acquisto di ciascun bene o servizio inserito nella rilevazione. Va evidenziato che la rilevazione del fabbisogno pur avendo carattere preventivo, dovrà contenere le quantità di beni e servizi di cui realisticamente necessita ciascun ufficio, senza sovradimensionamento delle richieste, in quanto una rilevazione attendibile dei fabbisogni consente un corretto dimensionamento delle iniziative che fanno parte del programma annuale di razionalizzazione degli acquisti descritto nel seguito. I singoli titolari di spesa dovranno provvedere anche alla rilevazione dei fabbisogni di beni informatici necessari al funzionamento degli uffici; nel caso di nuovi progetti della società Sicilia e-servizi o di gestione e conduzione di sistemi informativi preesistenti da parte della stessa, la determinazione del fabbisogno verrà effettuata da quest ultima in accordo con gli uffici interessati, ferme restando le direttive in tema di coordinamento dei sistemi informativi; quindi sarà trasmessa a questo Dipartimento con le stesse modalità utilizzate per gli altri beni e servizi. Programma annuale di razionalizzazione degli acquisti Sulla scorta delle informazioni raccolte con la rilevazione del fabbisogno questo Dipartimento provvederà a definire un programma annuale di approvvigionamento che aggreghi i fabbisogni espressi, in tipologie uniformi di beni e servizi per i quali nel corso dell anno si procederà all approvvigionamento. Per ciascuna tipologia di bene o servizio il Servizio 6 valuterà l opportunità di individuare una sola modalità di soddisfacimento del fabbisogno, comune a tutti gli uffici dell Amministrazione, che consenta di conseguire la più efficace ottimizzazione della spesa e la semplificazione delle procedure. Nella programmazione annuale per ciascuna tipologia di bene o servizio sarà valutata in primo luogo l adesione alle convenzioni stipulate da Consip rinvenibili nel sito In questi casi i titolari di spesa degli uffici regionali effettueranno ordinativi di fornitura aderendo alla convenzione individuata nel programma di razionalizzazione degli acquisti, intrattenendo un rapporto diretto con il fornitore ai prezzi, patti e condizioni stabiliti dalla convenzione. 4

5 Nel caso in cui, per una tipologia di beni o servizi, non sia stata stipulata alcuna convenzione Consip, ovvero le procedure esperite da Consip non siano adeguate a soddisfare i fabbisogni dell Amministrazione, anche in termini di quantitativi, il Servizio 6 potrà attivare le procedure competitive per la stipula di convenzioni o acquisti aggregati, tese a soddifare il fabbisogno complessivo dell Amministrazione, fermo restando il rispetto come limite massimo del parametro prezzo/qualità delle convenzioni Consip, previsto dal comma 3 dell'articolo 26 della legge 23 dicembre 1999, n Il programma degli acquisti prevederà il ricorso ad una convenzione o ad un acquisto aggregato anche nel caso in cui l importo complessivo del fabbisogno di una tipologia di beni o servizi sia inferiore a euro, qualora la rilevazione del fabbisogno presenti una domanda di elevati volumi di beni o servizi aventi prezzi di mercato non eccessivamente volatili e semprechè si possano intravedere economie di scala o riduzione dei costi del processo di acquisto. Per gli altri acquisti di importo inferiore ai euro il programma di razionalizzazione degli acquisti prevederà che ciascun ramo dell Amministrazione si rivolga autonomamente ai fornitori dell Albo o utilizzi gli strumenti di negoziazione messi a disposizione dal mercato elettronico, SAE e MEPA in un ottica di complementarietà. Va evidenziato che qualora il bene richiesto sia fornito solo da un numero esiguo di fornitori dell Albo tale da non garantire una effettiva convenienza delle offerte ricevute, ovvero qualora queste non siano ritenute adeguate per prezzi o qualità dell offerta, i titolari di spesa si rivolgeranno prioritariamente al mercato elettronico del SAE e al MEPA della Consip ed effettueranno gli acquisti solo dopo aver effettuato un confronto concorrenziale con i beni e i servizi rinvenibili nel mercato elettronico e quelli offerti dai fornitori dell Albo. Nel caso in cui un bene o un servizio venga richiesto da un solo dipartimento e le sue caratteristiche non abbiano il carattere di generalità sufficiente a determinare economie di scala, ovvero nei casi in cui sia consentito il ricorso alle procedure di spesa in economia, un singolo centro di spesa verrà autorizzato all esperimento delle procedure competitive per la fornitura del bene, preferibilmente tramite gli strumenti telematici disponibili nel SAE, presso il quale sarà abilitato il responsabile degli acquisti del centro di spesa. Nel caso di nuovi progetti redatti della società Sicilia e Servizi o di gestione e conduzione di sistemi informativi preesistenti da parte della stessa, stabilite nel programma le modalità di acquisto per i beni in argomento, la società citata potrà operare quale punto ordinante a seguito di stipula di apposita convenzione 5

6 con questo Dipartimento, che potrà essere estesa anche a tutti alla fornitura di tutti altri beni informatici di interesse dell Amministrazione. Nel caso in cui dopo la redazione del programma di razionalizzazione degli acquisti sorga l esigenza di un bene o di un servizio la cui tipologia non sia già presente nel programma stesso, i responsabili degli acquisti dei centri di spesa, dopo avere manifestato l esigenza al Servizio 6, potranno adottare apposite procedure di acquisto, utilizzando i parametri prezzo-qualità delle convenzioni stipulate da Consip come limiti massimi per l acquisto di beni e servizi comparabili con quelli oggetto delle stesse. Si ricorda che la stipulazione di un contratto in violazione di detto limite massimo è causa di responsabilità amministrativa. I titolari dei poteri di spesa degli uffici che intendano procedere ad acquisti di cui sopra trasmetteranno i provvedimenti con cui deliberano di procedere in modo autonomo al Servizio 6 e agli uffici preposti al controllo di gestione di ciascun dipartimento, i quali, in tale contesto, dovranno provvedere alla verifica dell'osservanza dei parametri di prezzo-qualità, anche avvalendosi degli strumenti di supporto per la valutazione della comparabilità del bene e del servizio per l utilizzo dei detti parametri messi a disposizione da Consip ai sensi dell art. 2, comma 572, della legge 24 dicembre 2007, n Annualmente i titolari dei poteri di spesa dei predetti uffici trasmettono a questo Dipartimento una relazione riguardante i risultati, in termini di riduzione di spesa, conseguiti attraverso l'attuazione di quanto previsto dall art. 19 della l.r. 12 maggio 2010, n.11, sulla base della quale verrà predisposta una relazione illustrativa riguardante i risultati conseguiti dal complesso degli uffici regionali, da presentare all Assemblea Regionale Siciliana. Tale relazione sarà inoltre trasmessa al Dipartimento Bilancio dell Assessorato all Economia. Appare evidente come, al fine di dare attuazione alle nuove modalità operative, ciascun titolare di spesa debba individuare, ove non abbia già provveduto, una figura dirigenziale, il responsabile degli acquisti di beni e servizi, deputata alla gestione delle fasi operative in argomento e che per i fini del coordinamento dei processi di acquisto, lo rappresenti anche nei rapporti con il Servizio 6. Per i dipartimenti in cui i processi di acquisto si svolgono anche a livello periferico, il responsabile degli acquisti opererà la funzione di raccordo e coordinamento di tutti i processi di spesa afferenti al dipartimento. 6

7 Si fa presente che per i fini dell utilizzo del SAE e degli strumenti di acquisto messi a disposizione dalla Consip, il responsabile sarà coinvolto in sessioni formative organizzate rispettivamente da Sicilia e- Servizi, gestore del SAE, e da Consip in attuazione dell accordo di collaborazione sottoscritto. Inoltre il responsabile sarà abilitato ad operare presso il SAE ( e dovrà abilitarsi autonomamente all accesso al sito della Consip ( per svolgere le operazioni di cui alla presente. Entro 15 gg. dalla data delle presente ciascun titolare di spesa dovrà comunicare il responsabile delegato alle forniture di beni e servizi. Al fine di illustrare le fasi salienti del coordinamento degli acquisti e pianificare le attività relative i sigg. responsabili delle forniture sono invitati a partecipare ad incontro informativo che avverrà il 9/11/2010 alle ore 11,00, presso i locali di questo Dipartimento. Le previsioni della presente non trovano applicazione con riferimento agli acquisti di beni e servizi nel settore sanitario, per i quali restano ferme le specifiche disposizioni di legge per lo svolgimento di acquisti di beni e servizi nonché le disposizioni contenute della D.A. Sanità n del Il Dirigente del Servizio 6 (Sebastiano Lio) firmato Il Dirigente Generale (Bologna) firmato 7