REFERTO DEL CONTROLLO DI GESTIONE ANNO 2015

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1 REFERTO DEL CONTROLLO DI GESTIONE ANNO 2015 Il Comune di Bologna si è dotato da molti anni di un sistema di pianificazione e controllo che è stato progressivamente perfezionato e ampliato, adeguandolo anche alle disposizioni del nuovo Principio contabile della Programmazione. Nell ambito di questo sistema vengono elaborati tutti i documenti di programmazione strategica e operativa triennali e annuali che costituiscono il Piano della Performance dell'amministrazione e tutti i documenti di rendicontazione annuale che costituiscono la Relazione sulla Performance. L Area Programmazione, Controlli e Statistica partecipa alla predisposizione di tutti questi documenti, assicurando in particolare in ogni fase del processo di programmazione e controllo le funzioni proprie del Controllo di gestione. In questo referto vengono precisate in particolare le attività svolte in questo senso nel corso dell'anno Tutti i documenti citati nella presente relazione sono disponibili sulla Rete Civica Iperbole nella sezione Amministrazione Trasparente alla voce Performance. Il Testo unico delle leggi sull'ordinamento degli Enti locali, che disciplina l'assetto finanziario e contabile dei Comuni, prevede la predisposizione da parte degli Enti di diversi documenti di pianificazione economica e finanziaria poliennale e annuale; quelli maggiormente significativi ai fini della pianificazione e del controllo sono: Documento Unico di Programmazione, redatto in conformità alle disposizioni del DPCM del 18/12/2011, costituisce il presupposto necessario di tutti gli altri documenti di programmazione, assumendo di conseguenza il ruolo ricoperto dalla Relazione Previsionale e Programmatica negli anni precedenti. Si compone di sue sezioni: la Sezione Strategica (SeS), che ha un orizzonte temporale di riferimento pari a quello del mandato amministrativo e la Sezione Operativa (SeO) il cui arco temporale coincide con quello del bilancio di previsione; il Bilancio poliennale e annuale di previsione; il Piano poliennale dei lavori pubblici e degli investimenti (che nel nostro Comune viene articolato per Dipartimenti, Aree, Settori e Quartieri e per i principali progetti di intervento); il Piano esecutivo di gestione (che nel nostro Comune è integrato dal Piano dettagliato degli obiettivi di tutti i Dipartimenti, Aree, Settori e Quartieri). Con riferimento al processo di pianificazione e controllo realizzato presso il Comune di Bologna è opportuno ribadire che la predisposizione del Bilancio di previsione poliennale e annuale e del Piano esecutivo di gestione è strettamente correlata con la predisposizione del Piano dettagliato degli obiettivi e del Budget, ossia con l'identificazione analitica sia delle attività da svolgere e dei risultati da conseguire da parte dei Dipartimenti, Aree, Settori e Quartieri che delle conseguenti risorse di personale e finanziarie necessarie.

2 Il processo è accompagnato dalle funzioni di pianificazione e controllo strategico dei programmi/progetti prioritari esplicitati nella sezione strategica del Documento Unico di Programmazione e di integrazione ed innovazione dei principali processi di programmazione e controllo svolti dai diversi Dipartimenti, Aree, Settori e Quartieri e dalle società/aziende. Il sistema di pianificazione e controllo è stato organicamente integrato con un percorso di lavoro denominato Controllo strategico - Ciclo di gestione della performance", che ha classificato tutta l'attività svolta dal Comune di Bologna in relazione alle cinque linee programmatiche individuate dal Sindaco nel luglio 2011, evidenziando: - tutti i servizi erogati con continuità dall'amministrazione comunale, raggruppati in aree di intervento omogenee; - tutti i progetti che vedono attualmente impegnato il Comune di Bologna, raggruppati in programmi di natura più ampia. Tale classificazione permette di esaminare in modo dettagliato ed esaustivo tutte le attività di natura continuativa (servizi) o di carattere straordinario (progetti), con riferimento alle quali vengono allocate le risorse di personale, patrimoniali e finanziarie a disposizione dell'amministrazione per raggiungere gli obiettivi di mandato individuati con riferimento a ciascuna delle cinque linee programmatiche. Nel corso del mandato amministrativo, in relazione a questa classificazione sono state svolte tutte le attività di controllo strategico e di valutazione e misurazione del ciclo di gestione della performance, previste dalla legislazione vigente ed organicamente inserite nel generale processo di programmazione e controllo da tempo adottato dall'amministrazione. La classificazione attualmente definita è stata inoltre costantemente aggiornata in relazione all evolversi dell azione amministrativa e con una particolare attenzione alle dinamiche dell attività di natura progettuale. A questo proposito nei primi mesi del 2015 è stata aggiornata la Relazione di metà mandato sulla performance del Comune di Bologna con riferimento al quadriennio Per permettere lo sviluppo del processo di pianificazione e controllo, lo Statuto all'art. 63 e più ancora il Regolamento di contabilità all'art. 20 hanno previsto, nell'ambito dell'esercizio dei controlli interni, la funzione del controllo di gestione. Tale funzione viene esercitata da tutte le principali articolazioni organizzative dell'ente (Dipartimenti, Aree, Settori e Quartieri), mediante l'assegnazione di apposite figure professionali denominate "Controller". L'unità organizzativa denominata Programmazione e Controlli, che rappresenta un articolazione organizzativa dell Area Programmazione Controlli e Statistica, definisce in accordo con la Direzione Generale ed in collaborazione con l Area Risorse finanziarie le metodologie ed i tempi del processo di pianificazione e controllo relativamente alle tematiche proprie del controllo di gestione e ne cura il rispetto, coordinando le necessarie attività tecniche. 1. PROCESSO DI PROGRAMMAZIONE E CONTROLLO Principali attività svolte nell anno 2015 I principali strumenti di pianificazione economico-finanziaria relativi al triennio e all anno 2015 sono stati approvati dal Consiglio comunale nel mese di marzo 2015 e sono stati resi immediatamente noti alla collettività bolognese anche attraverso la loro pubblicazione sul sito Internet comunale. A questo proposito riteniamo opportuno segnalare che per migliorare la lettura e la comprensione da parte dei cittadini degli strumenti di pianificazione economico-finanziaria e per rendere più esplicito il ciclo della performance del Comune di Bologna è stato predisposto il sito denominato Un bilancio

3 accessibile e trasparente che ha lo scopo di tenere informati i cittadini e tutti gli stake-holders interessati, usando un linguaggio comprensibile anche a chi non ha una preparazione specifica per consentire una maggiore partecipazione. Inoltre, per rendere più esplicito il ciclo della Performance del Comune di Bologna si è predisposta un apposita sezione denominata Performance all interno della sezione Amministrazione trasparente sul sito internet comunale, che a partire dall'anno 2011 contiene tutti i documenti relativi al Piano della Performance e alla Relazione sulla Performance. Durante i primi mesi del 2015 sono stati elaborati e diffusi i tradizionali consuntivi relativi all'anno 2014 (Conto consuntivo, con allegato il consuntivo redatto secondo lo schema di budget, il consuntivo del Piano dei lavori pubblici e degli investimenti, il consuntivo del Piano dettagliato degli obiettivi e il consuntivo di Contabilità analitica). Tale insieme integrato di documenti di consuntivo permette di analizzare in modo approfondito l attività dell Ente, con riferimento alle risorse impiegate e ai principali risultati conseguiti, e mette a disposizione degli amministratori, dei dirigenti e dei funzionari anche serie storiche delle principali variabili finanziarie e dei principali indicatori di risultato di lungo e medio periodo. Per l intero 2015, come di consueto, si è proceduto ad un attento monitoraggio della gestione, che viene svolto con continuità e trova momenti formali nella predisposizione in corso d anno di preconsuntivi: essi fanno riferimento non solo alla parte economica del bilancio, ma anche alla gestione del Piano investimenti e allo stato di attuazione dei Piano dettagliato degli obiettivi (che vengono aggiornati in corso d anno anche in relazione al mutare degli indirizzi amministrativi e della disponibilità delle risorse di personale e finanziarie). Nel periodo settembre - dicembre 2015, oltre a concludere il processo di controllo della gestione dell anno in corso, si sono svolte le attività di predisposizione di tutti i principali strumenti di pianificazione economico-finanziaria relativi all esercizio In particolare, sulla base delle proposte formulate dalle diverse articolazioni dell Ente (Dipartimenti, Aree, Settori e Quartieri), la Giunta, con il supporto della Direzione generale e delle Aree Risorse finanziarie e Programmazione, Controlli e Statistica, ha predisposto il nuovo Documento Unico di Programmazione (DUP) Il DUP è stato articolato nelle due sezioni previste dalla normativa: la Sezione strategica (formata da tre Volumi) e la Sezione operativa (formata da sette Volumi). Su questa base i Dipartimenti, Aree, Settori e Quartieri hanno predisposto il Piano dettagliato degli obiettivi per l anno 2016, evidenziando in modo puntuale gli obiettivi da conseguire e le risorse finanziarie associate. Il Bilancio di previsione è stato approvato dal Consiglio comunale in data 23 Dicembre 2015 unitamente al Documento Unico di Programmazione (Sezione strategica e Sezione operativa). Successivamente la Giunta 23/12/2015 ha approvato il Piano esecutivo di gestione (unitamente al Piano dettagliato degli obiettivi 2016 di tutte le articolazioni organizzative). Il Piano degli indicatori e dei risultati attesi di bilancio inserito nella Sezione operativa del DUP completa la definizione del Piano della Performance Il Piano è costituito dall'insieme di 133 schede sintetiche relative ai servizi erogati dall'ente e di 92 schede sintetiche relative ai progetti di carattere straordinario compilate con il pieno coinvolgimento dei responsabili politici e tecnici principali. Queste schede sono state aggregate sia in relazione alla nuova classificazione di Bilancio per missioni/programmi (vedi Volume 7.1 del DUP ), sia in relazione alle cinque linee programmatiche individuate dal Sindaco nel luglio 2011 (vedi Volume 7.2 del DUP ).

4 2. RILEVAZIONE DI COSTI E PROVENTI E MISURAZIONE DI EFFICACIA, EFFICIENZA ED ECONOMICITA Nell ambito del processo di pianificazione e controllo descritto in precedenza assume particolare rilievo il sistema di contabilità analitica, che permette di evidenziare secondo logiche di contabilità economica i costi sostenuti dall Ente relativamente alle principali linee di attività affidate alla responsabilità dei Dipartimenti, Aree, Settori e Quartieri e i correlati indicatori di prodotto e risultato. Il Comune si è dotato da tempo di una contabilità analitica: fino all introduzione della contabilità economico patrimoniale essa era di tipo finanziario, mentre dal 2002 (anno di introduzione della contabilità generale), essa è divenuta una contabilità analitica di tipo economico, derivata cioè dalla contabilità economico-patrimoniale. I principi e le caratteristiche su cui si basa attualmente la Contabilità Analitica del Comune di Bologna sono: il principio della competenza economica: la data di registrazione dell entrata merci e della fattura fornitore costituisce il momento nel quale sorge il costo; il principio della destinazione del costo: i costi vengono imputati durante l esercizio ad oggetti elementari quali CENTRI DI COSTO e ORDINI INTERNI destinatari o consumatori del costo, organizzati a loro volta in una struttura gerarchica economica dell Ente; il Piano delle voci di costo: dal 2013 i costi vengono imputati attraverso conti che rappresentano la natura stessa del costo e aggregati secondo il nuovo Piano dei conti integrato utilizzato da tutti gli enti partecipanti alla sperimentazione (D.L. 23 giugno 2011, n. 118). Dal 2014 è entrata definitivamente a regime l applicazione del nuovo piano dei conti integrato che consente una lettura incrociata della natura della spesa (piano dei conti finanziario) e dei costi (piano dei conti economico-patrimoniali). gli oggetti finali di costo sono rappresentati da Attività; la metodologia di calcolo utilizzata è il full costing a base multipla, che consente la ripartizione dei costi diretti e indiretti dagli oggetti elementari (Centri di costo e Ordini Interni) sulle Attività; un sistema di misure di attività, prevalentemente di efficienza ed efficacia, che consentono di poter calcolare il costo unitario diretto e pieno laddove sia significativo. Le misure di attività dal 2013 sono le medesime che vengono valorizzate nel Piano degli indicatori e dei risultati attesi di bilancio. Il Consuntivo di contabilità analitica 2015, che è reso disponibile sulla rete Iperbole, è composto da tre volumi: - Volume 1: Dati sintetici che propone 3 sezioni, la prima relativa alla serie storica dei costi per natura di costo Anni , la seconda relativa alla sintesi per struttura organizzativa dei costi 2015 per natura di costo, e la terza rappresenta i costi per Linee programmatiche di mandato (articolate per Aree d'intervento e Programmi); - Volume 2: Aree, Dipartimenti, Settori che propone un analisi dei costi pieni relativi al triennio per gruppo di centro di costo e per linee di attività (con indicazione delle relative misure di attività)

5 - Volume 3: Quartieri che propone un analisi dei costi pieni relativi al triennio per gruppo di centro di costo e per linee di attività (con indicazione delle relative misure di attività) 3. ACQUISTI DI BENI E SERVIZI Il Comune di Bologna, come già evidenziato nei precedenti referti, ha aderito ad alcune convenzioni CONSIP per l acquisto di beni e servizi fin dall introduzione di questi strumenti. La Legge Regionale 24/5/04 n. 11 recante "Sviluppo regionale della società dell'informazione" ha avviato in Emilia Romagna il primo progetto per la razionalizzazione della spesa per pubbliche forniture in ambito regionale, basato sullo sviluppo di molteplici iniziative incentrate sull'e-procurement. In particolare la legge istituisce un'agenzia specializzata, denominata Intercent-ER e attivata formalmente dal 1 gennaio 2005, con l'obiettivo di promuovere e gestire il sistema di approvvigionamento di beni e servizi per gli enti del territorio regionale tramite convenzioni quadro, gare telematiche e mercato elettronico. L'Agenzia ha operato, fin dal suo avvio, per incrementare le opportunità degli enti territoriali della regione di procedere ad acquisti di beni e servizi più vantaggiosi e maggiormente rispondenti a specifiche necessità. Il Comune di Bologna ha colto tale opportunità ed ha aderito ad alcune convenzioni Intercent-ER e collaborato attivamente con l'agenzia, mettendo a disposizione le positive esperienze maturate nell'individuazione delle modalità di acquisto. Anche nel 2015 si è proseguito nel percorso di razionalizzazione delle procedure relative all acquisto di beni e servizi già avviato da tempo. Nell'ambito dell'applicazione delle disposizioni della Legge 191/2004, l'unità organizzativa Programmazione e Controlli dell Area Programmazione, Controlli e Statistica ha consolidato l'apposita procedura, con l obiettivo di restituire all'amministrazione un quadro complessivo sulle modalità di acquisto di beni e servizi relativo a tutti i Dipartimenti, Aree, Settori e Quartieri per l anno Nell'operare la classificazione è stata definita una tipologia di motivazioni, nel caso non si fosse fatto ricorso alle convenzioni Consip e a Intercent-ER e più precisamente: Convenzione Consip inesistente; Convenzione Consip attiva non comparabile; Convenzione Consip attiva comparabile motivatamente non utilizzata; Altro, comprendendo in questa tipologia il "dare" o "fare" non fungibili e/o di natura tale da poter essere richiesto solo ad un soggetto fornitore determinato. L'unità organizzativa Programmazione e Controlli, dopo una prima verifica del lavoro di classificazione dei documenti estratti svolto dai singoli Dipartimenti, Aree, Settori e Quartieri (ed un ulteriore controllo delle elaborazioni finali che ha visto il pieno coinvolgimento dei Direttori di Dipartimenti, Aree, Settori e Quartieri e della rete dei funzionari addetti al controllo di gestione), ha predisposto una tavola riassuntiva, di seguito allegata, dove sono rappresentati, rispetto al totale degli acquisti di beni e servizi effettuati nel periodo considerato ( ), gli acquisti effettuati aderendo a convenzioni Consip e Intercent-ER e gli acquisti effettuati in autonomia con l indicazione delle relative motivazioni. Tale sintesi, è stata esaminata dalla Giunta in data 17/5/2016 e divulgata a tutti i Direttori di Dipartimenti, Aree, Settori e Quartieri.

6 La tabella allegata evidenzia un importo totale di impegni/affidamenti e liquidazioni relativi all'anno 2015 di 380,9 milioni di euro, di cui 12,8 milioni rappresentati da liquidazioni e 368,1 milioni rappresentati da impegni/affidamenti. Con riferimento a questo aggregato si evidenzia la quota relativa alle convenzioni Consip e Intercent-ER Emilia-Romagna: il ricorso a queste convenzioni ha interessato un totale di 7,2 milioni di euro su un importo complessivo di 380,9 milioni di euro, pari all 1,9% del totale degli acquisti di beni e servizi. Per quanto riguarda in particolare l adesione a Intercent-ER, nel 2015 si registra un totale di 4,3 milioni di euro pari all 1,1% del totale degli acquisti di beni e servizi. Invece il ricorso a convenzioni Consip è stato di 2,9 milioni di euro pari allo 0,8% del totale degli acquisti di beni e servizi. In larghissima prevalenza il mancato ricorso alle convenzioni Consip è stato motivato dai responsabili dei Dipartimenti/Aree/Settori/Quartieri con l assenza di una convenzione attiva relativa ai beni e servizi acquistati (302,9 milioni di euro) o con l impossibilità di ricorrere a convenzioni Consip nel caso di acquisto di beni e servizi in cui il dare o il fare oggetto della prestazione non è fungibile ed è di natura tale da poter essere richiesto solo ad un soggetto o fornitore determinato (70,5 milioni di euro). Si rileva inoltre che gli importi negativi presenti nella rilevazione riflettono gli atti relativi alla diminuzione di impegno rispetto ad affidamenti effettuati negli anni precedenti.