FORUM DELLE ASSICURAZIONI COME SOSTENERE I COSTI DI UNA SOCIETÀ DI BROKERAGGIO: MODELLI ORGANIZZATIVI E SOLUZIONI GESTIONALI MILANO 1 OTTOBRE 2008

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1 FORUM DELLE ASSICURAZIONI COME SOSTENERE I COSTI DI UNA SOCIETÀ DI BROKERAGGIO: MODELLI ORGANIZZATIVI E SOLUZIONI GESTIONALI MILANO 1 OTTOBRE 2008

2 IL PERCORSO Premessa; Organizzazione e qualità; Controllo di gestione; Informatica e sistema di gestione per la qualità. 2

3 PREMESSA Quello che possiamo fare è più della somma di ciò che ciascuno di noi sa fare La semplicità nella gestione è un lavoro complesso è una questione di conoscenze 3

4 PREMESSA Tra gli strumenti per l innovazione ed il miglior sostenimento dei costi in una società di brokeraggio, il controllo di gestione può recuperare efficienza interna su attività o processi già definiti (considerando, ad esempio, anche quelle di natura commerciale) o imposte dalle nuove norme, monitorando i risultati economici e finanziari in ottica essenzialmente organizzativa. Tali sistemi/strutture non sono tuttavia sempre sufficienti a supportare le nuove domande del mercato, né rappresentano elementi di flessibilità o di innovazione se considerati fini a se stessi. 4

5 PREMESSA Altrettanto, tra gli strumenti per l innovazione ed il contenimento dei costi, il sistema di gestione per la qualità se conforme alle norme ISO 9001:2000 e se correttamente interpretato nelle diverse realtà di settore - individua strumenti per il miglioramento continuo e la flessibilità, e costituisce strumento per la corretta applicazione di norme cogenti. Fornisce inoltre evidenza delle attività, dei ruoli e delle responsabilità assegnate alle funzioni interessate. 5

6 PREMESSA La gestione e il controllo devono soddisfare esigenze diverse: di natura primaria : diritti tutelati dallo Stato attraverso leggi e/o regole tecniche di natura accessoria : prestazioni aziendali e di fornitura del servizio, requisiti tecnici dei servizi. Per tali necessità, lo strumento internazionalmente riconosciuto ed ancor più potente se congruente con un controllo di gestione adeguato, è il Sistema di gestione per la qualità. 6

7 Uno sguardo d insieme Componenti del sistema di gestione INPUT Fattori organizzativi Fattori umani Fattori sociali Normative Strumenti Tecnici e Contabili Elementi del sistema di gestione Struttura Organizzativa Svolgimento dei processi OUTPUT Efficienza direzionale Motivazione Morale

8 Codice Civile; PREMESSA Esempi di norme primarie: Giurisprudenza nazionale; D.Lgs. 209/2005, nuovo codice assicurazioni Normativa ISVAP; Regolamento ISVAP N 5 del ; Modello ISVAP 7/A 7/B Adeguatezza; D.Lgs. 231/2001, responsabilità delle società; D. Lgs. 81/2008, tutela della salute e sicurezza sul posto di lavoro. 8

9 PREMESSA Esempi di norme accessorie: Codice deontologico AIBA; Lettere di libera collaborazione; Bandi e regolamenti emessi da Enti della Pubblica Amministrazione; Requisiti contrattuali di clienti; Linee guida o di indirizzo emesse da enti di normazione o da organizzazioni di consumatori. 9

10 ORGANIZZAZIONE E QUALITÀ Per qualità si intende la capacità di soddisfare esigenze (materiali, morali, economiche, sociali, esplicitate in forma di requisiti) attraverso adeguati processi tecnici ed organizzativi aziendali. La qualità correlata ad un approccio di sistema basato sulle norme ISO 9000:2000 è lo strumento gestionale finalizzato anche al perseguimento di una qualità economica, attraverso il soddisfacimento di esigenze ed aspettative dei soggetti interessati dalle attività di intermediazione. 10

11 ORGANIZZAZIONE E QUALITÀ Un sistema di gestione per la qualità è strumento per la Direzione basato su un impegno consapevole e sostanziale (e non solo formale) per la gestione degli aspetti economici, amministrativi e giuridici e per la riduzione di carenze in tali ambiti, che potrebbero rappresentare criticità importanti per qualsiasi organizzazione 11

12 ORGANIZZAZIONE E QUALITÀ Quando un sistema di qualità funziona L adozione di un SGQ è decisione strategica: ogni azienda è influenzata da esigenze specifiche, obiettivi particolari, caratteristiche dei servizi forniti e dei processi utilizzati, dimensione e struttura. Il SGQ deve essere lo strumento attraverso il quale l azienda persegue gli obiettivi della direzione. 12

13 ORGANIZZAZIONE E QUALITÀ Le prestazioni professionali (e, tra queste, i servizi assicurativi e della relativa intermediazione) non consentono una valutazione preliminare diretta della qualità da parte dei soggetti interessati. La certificazione diventa quindi lo strumento attraverso cui comunicare all esterno efficienza ed efficacia dei servizi offerti sul mercato. Essa si basa su verifiche indipendenti ed imparziali della rispondenza ai requisiti normativi volontari ed obbligatori di riferimento. 13

14 ORGANIZZAZIONE E QUALITÀ Per poter fornire veramente i risultati attesi dal mercato e dall operatore professionale, la certificazione deve essere valida e credibile, cioè condotta in modo corretto, professionalmente rigoroso, efficace ed efficiente a sua volta. Inoltre, è fondamentale la bontà del riferimento normativo utilizzato, non sempre del tutto adeguato alle specificità settoriali delle organizzazioni certificate o in certificazione. 14

15 CONTROLLO DI GESTIONE Il cambiamento Le sfide sempre nuove che il mercato impone richiedono un evoluzione degli strumenti tecnici a disposizione dell Azienda In ogni evoluzione vengono messi in campo capacità di adattamento, mentalità aperta e voglia di fare. Introdurre in un azienda un sistema di budgeting e controllo di gestione significa cambiare profondamente il modo di gestirla 15

16 CONTROLLO DI GESTIONE L Azienda e il cambiamento il cambiamento è sempre coraggioso e stimolante tutti fanno parte dell azienda tutti sono coinvolti tutti sono responsabilizzati tutti sono misurabili e cos è il CDG (controllo di gestione). Il Controllo di Gestione è lo strumento a disposizione della direzione, o del titolare dell azienda, in grado di fornire informazioni utili per comprendere la realtà aziendale ed assumere le decisioni più razionali e.finanziariamente più convenienti.. 16

17 CONTROLLO DI GESTIONE A chi serve il Controllo di Gestione 1. all Amministratore Delegato Per fare con maggior tranquillità le principali scelte aziendali; Definire le strategie; Cambiare le regole ; Modificare la struttura. 2. al Management Per avere uno spaccato effettivo ed attendibile dei principali elementi di costo e ricavo; Per avere un confronto dei dati con l anno precedente e con i dati di budget; Per capire i settori che rendono maggiormente. 3. alla struttura Aziendale Per sentirsi parte di un processo e gestori di una parte del flusso dei dati; Per meglio capire la realtà presso la quale si lavora. 17

18 CONTROLLO DI GESTIONE LE GIUSTE DECISIONI NASCONO DA GIUSTE INFORMAZIONI SIGNIFICATIVITA DEI DATI UN DATO E SIGNIFICATIVO SOLAMENTE QUANDO SERVE. IL DATO SIGNIFICATIVO FORNISCE INFORMAZIONI: UTILI, SINTETICHE, ATTENDIBILI E SIGNIFICATIVE 18

19 CONTROLLO DI GESTIONE L analisi sistematica delle informazioni consente: la definizione, la conoscenza e la diffusione delle strategie aziendali; di individuare i target aziendali budget ; l avviamento di azioni correttive tempestive per contrastare gli scostamenti; raggiungere gli obbiettivi. 19

20 Il controllo di gestione Le fasi di introduzione del C.d.G. FASE 1 FASE 2 FASE 3 FASE 4 Verifica di quanto esistente Definizione dati, elaborati e responsabili Creazione elaborati e calendario Svolgimento C.d.G e migliorie

21 CONTROLLO DI GESTIONE Fase 1: Verifica di quanto esistente Ricognizione dei dati disponibili; Verifica della fonte dei dati; Verifica della validità dei dati; Verifica delle caratteristiche delle procedure di elaborazione esistenti. 21

22 CONTROLLO DI GESTIONE Fase 2: Definizione dati significativi Individuazione delle informazioni necessarie e non presenti; Definizione di elaborati chiave necessari al governo aziendale: Definizione di Responsabilità di estrazione dati: chi? Periodicità di estrazione: quando? Destinatari dei dati: a chi? Utilizzo dei dati: per farne cosa? 22

23 CONTROLLO DI GESTIONE Fase 3: Creazione elaborati e calendario Creazione degli elaborati (datawarehouse); Definizione di un calendario di riunioni di un Comitato Operativo di gestione. 23

24 CONTROLLO DI GESTIONE Fase 4 Svolgimento del C.d.G.e migliorie Realizzazione del Budget (se non già disponibile); Predisposizione periodica normalmente mensile del reporting; Analisi degli scostamenti e messa in atto delle azioni correttive; Individuazione delle modifiche / migliorie necessarie: Implementazione del sistema di Controllo di Gestione. 24

25 CONTROLLO DI GESTIONE L analisi sistematica delle informazioni e la creazione di un corretto controllo di gestione consentono: la definizione, la conoscenza e la diffusione delle strategie aziendali, individuare i target aziendali budget l avviamento di azioni correttive tempestive per contrastare gli scostamenti e raggiungere gli obbiettivi 25

26 INFORMATICA E SISTEMA DI GESTIONE PER LA QUALITÀ L importanza dell informatica cresce con la corrispondente crescita degli oneri burocratici previsti per gli intermediari: Informativa pre-contrattuale ( 7/a 7/b obblighi di trasparenza in rca); Concetto di adeguatezza e sua prova documentale; Rilevazioni per antiriciclaggio; Corretta tenuta del conto separato e collegamento con Istituti Bancari. 26

27 INFORMATICA E SISTEMA DI GESTIONE PER LA QUALITÀ Ma l informatica, applicata al sistema di gestione per la qualità, oltre quelli puramente amministrativi e contabili deve oggi porsi altri obiettivi quali: Consentire attraverso programmi di dataware house il corretto e proficuo svolgimento del controllo di gestione; Creare data base per lo sviluppo di marketing negli ambiti prescelti dall Intermediario; Tenere costantemente sotto controllo il rapporto di soddisfazione della Clientela. 27

28 INFORMATICA E SISTEMA DI GESTIONE PER LA QUALITÀ Per raggiungere questi obiettivi, i progetti futuri dovranno: Uscire dal concetto di informatica per gli intermediari come puro mezzo gestionale; Utilizzare maggiormente il ricorso al supporto informatico, in vece di quello cartaceo; Creare reti per il flusso diretto delle informazioni dalle Compagnie agli Intermediari; Impostare sistemi di gestione integrata del sinistro, supportate da condivisione in rete di documenti e informazioni sulla liquidazione a disposizione di Intermediari e dei loro Clienti. 28