SPOT. Sistema Puglia per l Osservatorio Turistico

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1 SPOT Sistema Puglia per l Osservatorio Turistico Innovazione e semplificazione nella gestione delle informazioni turistiche Modalità Lite Manuale d uso del sistema Ver. 1.0 maggio 2014 Progetto Sistema Informativo Regionale TURistico (SIR-TUR) Unione Europea FESR Regione Puglia Assessorato al Mediterraneo Cultura e Turismo PO FESR Asse I - Linea di Intervento 1.5

2 Sommario 1. Introduzione Scopo Il processo di comunicazione dei dati turistici Avvio del processo SPOT Prima trasmissione con SPOT presenze iniziali Trasmissioni ordinarie Registrazione Arrivi Registrazione Partenze Conferma giornaliera Conferma periodo Gestione mancate partenze Altre voci di menu Pag. 2

3 1. Introduzione Il sistema SPOT versione lite si rivolge ai gestori delle strutture ricettive che non ritengono necessario disporre di un mini-gestionale, oppure preferiscono utilizzare solo dispositivi mobili, oppure preferiscono non adeguare il proprio gestionale. Si tratta di un sistema web, ubicato presso la Server Farm di InnovaPuglia, attraverso il quale, previa autenticazione con le credenziali di accesso trasmesse via alla struttura ricettiva dal supporto tecnico di SPOT, è possibile inserire direttamente on-line i dati di arrivi e partenze degli ospiti, senza fornire i dati funzionali all adempimento P.S. Richiede il collegamento Internet e un normale browser; tra i più performanti, consigliamo, Mozilla Firefox v.9.0+, Google Chrome v.10.0+, Apple Safari v.5.0+ e Internet Explorer v Scopo Lo scopo del presente documento è guidare l operatore turistico, privo di un proprio sistema gestionale, durante le operazioni di utilizzo dell applicazione SPOT Lite. 2. Il processo di comunicazione dei dati turistici I dati di movimentazione turistica devono essere trasmessi al Sistema Centrale di SPOT secondo la tempistica stabilita nella Deliberazione di Giunta Regionale n. 573 del 02/04/2014 e s.m.i. Indipendentemente dalla data in cui si inizia a lavorare con SPOT, il sistema risulta bloccato al 1 gennaio 2014 o alla data di inizio attività. Per avviare il processo di comunicazione, occorre quindi inserire il movimento registrato dal 1 gennaio 2014 (o dalla data di inizio attività) fino al giorno corrente. 2.1 Avvio del processo SPOT Aperto il browser, occorre collegarsi all indirizzo Viene visualizzata la seguente schermata: Pag. 3

4 Dopo aver inserito le credenziali di accesso cliccare sul tasto Accedi. Nel caso in cui alle credenziali fornite risultino associate più strutture ricettive, sarà richiesto di selezionarne una, come mostrato nella figura seguente: Pag. 4

5 Dopo la selezione e la conferma, oppure direttamente dopo l inserimento delle credenziali (nel caso di associazione di una singola struttura), verrà visualizzata la pagina iniziale dell applicazione, come mostrato nella figura seguente: Nella pagina, sotto la barra di navigazione, sono visualizzati tre link che consentono di accedere direttamente alle sezioni di uso comune: registrazione arrivi, registrazione partenze e conferma giornaliera. Viene anche riportato il numero verde per eventuali richieste di assistenza. Le stesse sezioni sono normalmente raggiungibili anche dal menu Movimento della barra di navigazione, che riporta anche altre voci. 2.2 Prima trasmissione con SPOT presenze iniziali Per avviare il processo di comunicazione con il sistema SPOT, è necessario inserire le presenze iniziali. Dal menu Movimento cliccare su PRESENZE INIZIALI e procedere con gli inserimenti nella data indicata. Pag. 5

6 Nel caso in cui, alla data indicata, ci siano degli ospiti italiani nella struttura, sarà necessario: indicare la provincia di provenienza degli ospiti (scegliendo attraverso il menu a tendina) inserire nel campo accanto il numero degli ospiti cliccare sul bottone AGGIUNGI. A questo punto comparirà in basso una tabella con l indicazione della provenienza e del numero degli ospiti presenti nella struttura. Stessa operazione va compiuta nel caso in cui nella struttura siano presenti clienti di altra nazionalità (scegliendo la nazione di provenienza). Pag. 6

7 Al termine di questa operazione cliccare sul bottone REGISTRA. In caso di errato inserimento è possibile - cliccando sul tasto ELIMINA a destra della riga -eliminare l inserimento precedentemente effettuato. Per confermare definitivamente gli ospiti inseriti, bisognerà cliccare su CONFERMA PRESENZE INIZIALI del menu Movimento. Apparirà la seguente schermata: Pag. 7

8 Cliccare il tasto CONFERMA. A questo punto comparirà un messaggio inerente la conferma delle presenze iniziali e bisognerà cliccare sul tasto OK. Dopo aver cliccato su OK comparirà un messaggio del sistema che comunicherà l avvenuta registrazione. Nel caso in cui non ci siano ospiti all avvio del sistema, dal menu Movimento o dalla pagina delle Presenze Iniziali si passerà direttamente a CONFERMA PRESENZE INIZIALI (ved. Figura seguente) Pag. 8

9 Conclusa la procedura di conferma, l applicazione trasferisce automaticamente all archivio centrale di SPOT, i dati inseriti dall utente. 2.3 Trasmissioni ordinarie Nella gestione ordinaria di SPOT, occorre: o Registrare gli ARRIVI. o Registrare le PARTENZE. o A fine giornata effettuare la CONFERMA GIORNALIERA SE NEL GIORNO INDICATO NON CI SONO NE ARRIVI NE PARTENZE, è possibile selezionare direttamente Conferma giornaliera dal menu Movimento, quindi, in corrispondenza del giorno indicato, cliccare su Nessun Movimento (o Esercizio chiuso se la struttura è chiusa) e infine su Conferma. Pag. 9

10 Il sistema controllerà se erano previste partenze nel giorno in esame. In caso positivo, visualizzerà la seguente schermata: Se in effetti qualcuno degli ospiti indicati ha lasciato la struttura è possibile interrompere la procedura di conferma e registrare le partenze. Altrimenti, è possibile cliccare su Continua con la conferma. Il sistema richiederà dapprima la conferma dell operazione e poi l inserimento dei dati inerenti le camere disponibili (come da Comunicazione prezzi e Servizi), i posti letto disponibili (come da Pag. 10

11 Comunicazione prezzi e Servizi), le camere che complessivamente risultano occupate nella giornata indicata. Dopo aver inserito i dati richiesti occorrerà cliccare sul bottone CONTINUA. Apparirà il messaggio di giorno confermato senza errori. Dopo aver cliccato su OK, l applicazione trasferisce automaticamente all archivio centrale di SPOT i dati inseriti. Quindi il sistema si posiziona sul giorno successivo. Pag. 11

12 Se, invece, nel giorno indicato ci sono arrivi e/o partenze, occorre procedere con la registrazione degli arrivi e/o delle partenze e, solo successivamente, con la conferma giornaliera Registrazione Arrivi Al primo utilizzo di SPOT, dopo la conferma delle presenze inziali, il sistema richiede l inserimento degli arrivi del 1 gennaio 2014 (o del giorno di inizio attività). In considerazione del fatto che la rilevazione dei dati è giornaliera (anche se le trasmissioni possono essere fatte con cadenza diversa), il sistema richiede sempre l inserimento degli arrivi del giorno successivo all ultimo inserito. Se, per il giorno indicato, ci sono degli arrivi, dal menu Movimento selezionare Arrivi, quindi cliccare su Nuovo Arrivo. Cliccando sul bottone NUOVO ARRIVO, sarà data la possibilità di scegliere tra tre tipologie: singolo famiglia gruppo Pag. 12

13 Scegliere la tipologia del cliente e cliccare sul bottone CONFERMA. Caso ospite singolo: Pag. 13

14 Il sistema richiede obbligatoriamente: o l indicazione del sesso o l indicazione della fascia di età o l indicazione della data presunta di partenza o la selezione del Comune o dello Stato estero di residenza Sono opzionali: la caratteristica del viaggio, il mezzo di trasporto per arrivare, il mezzo di trasporto per spostarsi in Puglia, la motivazione del viaggio. Dopo aver inserito i dati e cliccato su SALVA, il sistema visualizza una tabella che riepiloga i dati inseriti. Pag. 14

15 Caso famiglia: Nella parte alta della schermata, il sistema richiede i dati del capofamiglia relativi a: o sesso o fascia di età o data presunta di partenza o comune/stato di residenza Dopo aver inserito i dati del capofamiglia, occorre registrare gli altri componenti (escluso il capofamiglia) per i quali sono richiesti: o comune/stato residenza o numero complessivo dei componenti (escluso il capofamiglia) che risiedono nel luogo indicato o il numero dei componenti femminili (escluso il capofamiglia) che risiedono nel luogo indicato. Il numero dei componenti maschili viene calcolato automaticamente, come riportato nella figura successiva. Pag. 15

16 Infine, il sistema chiede di indicare la fascia di età dei componenti, riportando dinamicamente il residuo ancora da inserire. Pag. 16

17 Dopo aver completato le fasce di età, occorre cliccare su AGGIUNGI. Dopo il click su AGGIUNGI, il sistema riepiloga i dati inseriti. Pag. 17

18 Se non ci sono componenti della famiglia/gruppo residenti in luoghi diversi, è necessario cliccare su Prosegui, altrimenti è possibile inserire i dati degli altri componenti seguendo la procedura precedentemente esposta. Dopo aver cliccato su Prosegui, il sistema visualizza le variabili opzionali: Pag. 18

19 E possibile impostare tutti, alcuni o nessun dato. Quindi cliccare su SALVA. Il sistema aggiorna la maschera degli arrivi. Pag. 19

20 Caso gruppo: La procedura per l inserimento della Famiglia è la stessa seguita per l inserimento di un Gruppo. E più probabile la presenza di componenti di residenza diversa. Di seguito la schermata dell inserimento completo di un Gruppo con componenti di diversa residenza. Pag. 20

21 Di seguito la schermata con l aggiornamento del quadro degli arrivi inseriti nella stessa giornata. Pag. 21

22 2.3.2 Registrazione Partenze Con SPOT è necessario comunicare anche le date effettive in cui gli ospiti sono partiti. Se per il giorno indicato ci sono state delle partenze, selezionare Partenze dal menu Movimento. Il sistema riporta i dati di tutti gli ospiti presenti in struttura. Per comunicare che un ospite è in partenza, basta cliccare sul quadratino corrispondente presente nella colonna In partenza nel giorno indicato e poi su Registra partenze. In caso di gruppo o di famiglia è possibile visualizzarne il dettaglio cliccando sul bottone Dettagli : nella maschera di dettaglio è possibile selezionare gli ospiti in partenza separata dal resto del gruppo. Pag. 22

23 Dopo la conferma, gli ospiti per i quali è stata impostata la partenza sono riportati in rosso Conferma giornaliera Quando non ci sono più arrivi e/o partenze da registrare per un dato giorno, è necessario procedere con la Conferma Giornaliera: cliccare Conferma Giornaliera dal menu Movimento. Pag. 23

24 Apparirà una schermata di riepilogo delle giornate confermate e l ultimo giorno da confermare. Per procedere con la conferma occorrerà cliccare sulla riga del giorno indicato il bottone CONFERMA. Pag. 24

25 Dopo aver cliccato sul bottone CONFERMA apparirà sullo schermo il seguente avviso: Dopo aver cliccato su OK, il sistema controllerà se erano previste partenze nel giorno in esame. In caso positivo, visualizzerà la seguente schermata: Se in effetti qualcuno degli ospiti indicati ha lasciato la struttura, è possibile interrompere la procedura di conferma e registrare le partenze. Altrimenti, cliccare su Continua con la conferma. Pag. 25

26 Il sistema richiederà l inserimento dei dati inerenti le camere disponibili (come da Comunicazione prezzi e Servizi), i posti letto disponibili (come da Comunicazione prezzi e Servizi), le camere complessivamente occupate nella giornata indicata. Dopo aver inserito i dati richiesti occorrerà cliccare sul bottone CONTINUA. Apparirà il messaggio di giorno confermato senza errori. Conclusa la procedura di conferma, l applicazione trasferisce automaticamente all archivio centrale di SPOT, i dati inseriti dall utente. 2.4 Conferma periodo In caso di assenza di arrivi e/o partenze per più giorni o se la struttura ricettiva risulta chiusa per più giorni, occorre selezionare dal menu MOVIMENTO la voce CONFERMA PERIODO. Pag. 26

27 Viene visualizzata la seguente maschera. Pag. 27

28 Caso Nessun Movimento Occorre seguire i seguenti passi: 1. Cliccare su Nessun Movimento 2. Indicare il giorno di fine periodo: il sistema propone automaticamente il giorno successivo al giorno di inizio periodo 3. Indicare le camere disponibili, i posti letto disponibili e le camere occupate che sono valide per tutti i giorni del periodo 4. Cliccare sul bottone CONFERMA PERIODO Caso Esercizio Chiuso Per procedere occorre eseguire i seguenti passi: 1. Cliccare su Esercizio Chiuso 2. Indicare il giorno di fine periodo: il sistema propone automaticamente il giorno precedente al primo giorno di apertura ufficiale, se acquisito dall archivio centrale del sistema turistico regionale 3. Cliccare sul bottone CONFERMA PERIODO E possibile registrare Esercizio Chiuso solo se non risultano degli ospiti presenti in struttura. In caso contrario il sistema darà messaggio di errore. Pag. 28

29 Le camere disponibili, i posti letto disponibili e le camere occupate sono impostati dal sistema automaticamente a zero. Al termine, cliccando sul bottone CONFERMA PERIODO, il sistema procederà alla registrazione del dato. Conclusa la procedura di conferma, l applicazione trasferisce automaticamente all archivio centrale di SPOT, i dati inseriti dall utente. 3. Gestione mancate partenze Nel caso in cui non siano state registrate delle partenze e il giorno indicato nel sistema sia successivo a quello dell effettiva partenza, è possibile comunque registrare le partenze dimenticate attraverso la funzionalità Gestione mancate partenze del menu Utilità. Viene visualizzato l'elenco degli ospiti presenti nella struttura ricettiva nel giorno indicato. Per registrare la mancata partenza di un ospite occorre cliccare sulla casella corrispondente e inserire la data. Al termine cliccare sul bottone "Aggiorna" in fondo alla pagina per consentire al sistema di elaborare i dati immessi. La "Durata permanenza", ove presente, corrisponde al valore trasmesso al sistema al momento del check-in. Pag. 29

30 4. Altre voci di menu Il menu Modulistica presenta due voci: o Indagine qualitativa in formato word: consente di visualizzare e stampare un questionario qualitativo da sottoporre al cliente (in formato.doc) o Indagine qualitativa in formato pdf: consente di visualizzare e stampare un questionario qualitativo da sottoporre al cliente (in formato.pdf) Il menu Utente presenta due voci: o Informazioni sulla struttura: riporta i dati presenti nella banca dati di SPOT. Comunicare esclusivamente all agenzia regionale Pugliapromozione del proprio territorio le eventuali inesattezze nei dati. o Cambio struttura ricettiva: nel caso in cui all utente siano associate più strutture ricettive, consente di selezionare la struttura su cui operare. Il menu Logout consente di terminare la propria sessione di lavoro. Pag. 30