GESTIONE ESAMI PAZIENTI AMBULATORIALI

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1 Pag. 1/7 Indice 1. Oggetto e scopo Campo di applicazione Responsabilità Documenti Indicatori Contenuto Prenotazione tramite CUP/Call Center Accettazione esame Esecuzione Esame Refertazione Consegna referti Archiviazione Definizioni...6 File Data di applicazione 09/11/2011 Distribuzione controllata destinatari/modalità distribuzione Tutto il personale della Radiologia/informatica Redazione Verifica Approvazione Funzione RSQ Delia Venerucci Funzione RSQ Delia Venerucci Funzione) RUO Giovanni Serafini

2 Pag. 2/7 1. OGGETTO E SCOPO Definire le modalità operative e le responsabilità per gestire le prenotazioni degli esami della S.C. di Radiologia, sia tramite CUP/Call-Center che direttamente presso le diverse sezioni della S.C. (esami ad alta specialita e urgenti). 2. CAMPO DI APPLICAZIONE Gestione delle prenotazioni degli esami della S.C. di Radiologia, sia tramite CUP/Call-Center che direttamente presso le diverse sezioni della S.C. (esami ad alta specialita e urgenti). 3. RESPONSABILITÀ Le responsabilita delle attivita descritte nella seguente IQU sono del Dirigente Medico, Tecnico Sanitario di Radiologia Medica,Infermiere, Operatore Socio Sanitario, Personale Amministrativo per le rispettive competenze. 4. DOCUMENTI UNI EN ISO 9001:2008 Guida ai Servizi Disciplinare tecnico all allegato 1 della legge 328/2003: tempi di accesso alle prestazioni specialistiche sulla base delle effettive necessita DL 196 del 30/6/2003: codice in materia di protezione dei dati personali 5. INDICATORI Come da MODU 802: elenco statistiche indicatori Numero di esami riprogrammati per incompletezza della documentazione presentata Numero di esami sospeso definitivamente per non appropriatezza dell esame richiesto o inidoneità del paziente all esecuzione dell esame Numero di esami riprogrammati per non idonea preparazione all esame prima dell accesso alla struttura Numero di eventi avversi di lieve entità da mdc Numero di eventi avversi gravi da mdc segnalati alla Direzione Sanitaria Complicanze in Angiografia immediate Complicanze in Angiografia tardive

3 Pag. 3/7 Percentuale di referti non consegnati nei tempi previsti Percentuale di risposte soddisfatto alle domande del questionario per una migliore qualità del servizio Percentuale di risposte parzialmente soddisfatto o poco soddisfatto alle domande del questionario per una migliore qualità del servizio Percentuale di risposte insoddisfatto alle domande del questionario per una migliore qualità del servizio 6. CONTENUTO 6.1 PRENOTAZIONE TRAMITE CUP/CALL CENTER Il paziente, munito di impegnativa mutualistica, telefona al Call-Center appositamente predisposto dall Azienda richiedendo l appuntamento per l esame richiesto o si presenta personalmente al CUP. Esame richiesto RX Torace RX Addome RX Segmento scheletrico Mammografia Ecografia Esami contrastografici per os Clisma Opaco Esami contrastografici complessi del tubo digerente Esami TC Esami RM Azione L impiegato del cup/call-center comunica al paziente giorno e ora dell'appuntamento L impiegato del cup/call-center comunica al paziente giorno e ora dell appuntamento e detta telefonicamente la preparazione da eseguire prima dell'esame o consegna direttamente lo schema di preparazione al paziente o lo invita a ritirarla presso gli sportelli della Radiologia L impiegato del call-center devia il paziente al CUP che eventualmente fornisce nominativo e recapito telefonico del medico dedicato alla diagnostica in oggetto per accordi. L impiegato del cup/call-center comunica giorno e ora dell'appuntamento e documentazione necessaria all esecuzione dell esame: 1. modulo di richiesta dell'esame (per la TC) compilato e firmato dal Medico curante 2. modulo di consenso informato compilato e firmato dal Medico curante 3. il modulo di magneto-compatibilità, solo per esame RM, compilato in tutte le sue parti e firmato dal Medico curante

4 Pag. 4/7 Esame richiesto Colonscopia virtuale Clisma tenue TC Clisma colon TC Angio-TC aorta e aa.ii Angio-TC di un distretto Artro-RM Biopsia ecoguidata Galattografia Biopsia mammaria sotto guida stereotassica Posiz. Repere mammario Isterosalpingografia (ISG) Isterosonografia Procedure interventive complesse Azione L impiegato del call-center devia il paziente al CUP che fornisce nominativo, recapito telefonico e orario di chiamata del medico dedicato alla diagnostica in oggetto per accordi. Nel caso in cui l'esame prescritto, qualunque sia la sua tipologia, sia richiesto in regime di urgenza (L 326/2003 DGR 129/ DEL. D.G. 60/ ) con motivazione e categoria di urgenza specificata nell'impegnativa, l'impiegato del CUP provvederà a prenotare l esame nei tempi previsti dal DPR utilizzando i posti riservati all'urgenza o in mancanza di questi contattando la Sezione della Radiologia interessata per ottenere un appuntamento nei tempi richiesti. Le eventuali preparazioni necessarie all esecuzione dell esame vengono fornite da callcenter/cup/med che da l appuntamento e sono descritte nel MODU 101 Preparazione dei pazienti. Al paziente che effettua prenotazione presso ufficio CUP viene consegnato modulo di consenso al trattamento dei dati da compilare e consegnare allo sportello della radiologia il giorno dell esecuzione dell esame. 6.2 ACCETTAZIONE ESAME PAMB si reca al CUPA per l accettazione ed il pagamento del ticket nei giorni precedenti o il giorno dell esame In alternativa PAMB puo recarsi alla radiologia per eseguire l esame ed effettuare il pagamento del ticket in seguito ma comunque prima del ritiro dell esame refertato. PAMB esente dal ticket può recarsi direttamente allo sportello della Radiologia. PAMB giunge allo sportello della Radiologia il giorno dell appuntamento nell orario assegnato, consegna a PA l impegnativa ed il modulo del CUPA attestante il pagamento del ticket o le modalità di esenzione e il modulo compilato di consenso al trattamento dei dati. Se il paziente

5 Pag. 5/7 non ha ancora ritirato tale modulo presso ufficio CUP, SEG lo consegna e lo invita a consegnarlo compilato a med/tsrm/i/oss al momento dell esecuzione dell esame. PA controlla la work-list del giorno. PA controlla l esattezza dei dati anagrafici richiedendo documento di identità con foto e tesserino sanitario. PA, se la prenotazione accettazione non e passata attraverso CUPA esegue l accettazione inserendo anche il codice a barre della richiesta. PA nel caso in cui venga richiesta spedizione dell esame al domicilio del paziente compila apposito modulo (MODU 401) con indirizzo e lo allega alla documentazione Terminata l accettazione nel RIS, PA stampa le etichette necessarie e consegna il foglio del ritiro dell esame su cui ha applicato una delle etichette a PAMB. La data del ritiro viene apposta da PA per RX tradizionale, MX ed ECO. In caso di RM e TC la data del ritiro viene posta da TSRM esecutore dell esame. PA per tutti gli esami tranne per gli esami di rx tradizionale riconsegna la documentazione a PAMB unitamente a numero di chiamata e indica la diagnostica presso cui verrà espletato l esame e la sala di attesa a cui fare riferimento. Conserva la richiesta dell esame di rx tradizionale che verrà direttamente ritirata da TSRM. 6.3 ESECUZIONE ESAME TSRM/I/OSS/MED, chiama PAMB tramite il numero di identificazione TSRM/I/OSS/MED introduce PAMB nella diagnostica in base all orario di prenotazione salvo diverse necessità organizzative per intervenute urgenze o particolari esigenze dei pazienti TSRM/I/OSS/MED si accerta della identità del paziente e della corrispondenza dei dati sulla richiesta TSRM/I/OSS/MED verifica documentazione ( impegnativa, accettazione, modulistica richiesta per esami TC, RM ed esami con mdc) TSRM/I/OSS/MED verifica preparazione del paziente TSRM/I/MED raccolta consenso informato e/o magneto compatibilita (per esami richiesti) TSRM/I/OSS/MED, in caso di pazienti di sesso femminile in età fertile,raccolgono il modulo firmato dalla paziente che attesti l assenza di gravidanza in atto in apposito contenitore. TSRM/MED esegue l esame, come da relative procedure TSRM esegue eventuali elaborazioni (TC ed RM) e provvede all archiviazione dell esame su PACS con conseguente stampa automatica del CD. I registra su RIS l eventuale utilizzo del mdc usato (tipologia quantita e flusso) TSRM/I/OSS/MED consegna al PAMB foglio del ritiro completo di data (per esami TC, RM) TSRM/I/OSS/MED predispone una busta con l etichetta al cui interno inserisce la richiesta e il CD. TSRM nel caso di esami di RX tradizionale pone la busta completa nell apposito contenitore. PA ritira le buste complete degli esami di RX tradizionale, le porta in segreteria e le smista per la refertazione. TSRM nel caso di esami di TC, RM ed MX a fine turno pone le buste complete nell apposito casellario del Medico responsabile degli esami o gliele consegna personalmente. TSRM3CH entro fine turno ritira tutte le buste complete degli esami eseguiti nell ambulatorio di ortopedia e le consegna a PA in segreteria.

6 Pag. 6/7 6.4 REFERTAZIONE MED referta l esame nei tempi stabiliti: 7 giorni in regime ordinario, immediata per rx toraci e esame diretto dell addome richiesti in urgenza, 24 ore per rx scheletrici richiesti in urgenza. MED referta: mediante refertazione vocale da work-list, stampa e firma il referto digitalmente. mediante dittafono, quindi porta busta e relativa cassetta nella sede della trascrizione referti. PA trascrive le cassette dei referti PA consegna referti trascritti a MED per firma digitale MED firma gli esami digitalmente. 6.5 CONSEGNA REFERTI MED/PA stampano i referti firmati digitalmente PA assembla cd e referto nella busta e allega eventuale documentazione personale del paziente. PA pone le buste complete negli appositi raccoglitori PAMB ritira l esame refertato, nei tempi indicati sul modulo di ritiro referti, presso lo sportello della S.C. di Radiologia/Neuroradiologia. PA controlla e trattiene il modulo di ritiro dell esame su cui è segnalata eventuale delega al ritiro. PA richiede e controlla il documento di identità della persona che si presenta al ritiro. PA conserva il modulo di ritiro per un periodo di 15 gg nell apposito contenitore nel locale Segreteria. PA raccoglie impegnative e attestazione di pagamento ticket e le invia al CUP 6.6 ARCHIVIAZIONE Il referto viene archiviato sul sistema informatico con firma autentica del Medico Radiologo refertante. La documentazione iconografica (tranne per esami ecografici) viene archiviata su PACS. N.B. Tutti i materiali sensibili (CD) contenenti dati personali dei pazienti, che non vengono ritirati o erroneamente masterizzati saranno distrutti da una apposita apparecchiatura (GEHA Top secret 260) 7. DEFINIZIONI CUPA: Centro Unico di Prenotazione Ambulatoriale

7 Pag. 7/7 CALL-CENTER: Centro di prenotazione telefonica per esami ambulatoriali CUR: Medico Curante PA: Personale amministrativo della Radiologia MED: Medico Radiologo PAMB: Paziente Ambulatoriale TSRM: Tecnico Radiologo TSRM3CH: Tecnico in Servizio alla sezione di Radiologia del III Padiglione Chirurgico