REGOLAMENTO DI FARMACIA. Articolo 1 (principi generali e campo di applicazione)

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1 REGOLAMENTO DI FARMACIA Articolo 1 (principi generali e campo di applicazione) L UOC di Farmacia provvede all acquisizione di farmaci, dispositivi e diagnostici necessari all erogazione di assistenza sanitaria da parte dell AOU, mediante attività finalizzate alla gestione e diffusione delle conoscenze utili a migliorare il processo decisionale di selezione, prescrizione ed uso del farmaco e del dispositivo medico all interno dell Azienda, nell ottica di una costante attenzione ai bisogni di salute del cittadino e alla garanzia di qualità del prodotto trattato e distribuito. All UOC è affidata la cura da un punto di vista amministrativo ed economico degli adempimenti relativi alle politiche del farmaco nell Azienda. Articolo 2 (aree di competenza) Stesura di capitolati tecnici di gara per quanto di competenza per i beni gestiti; gestione degli acquisti secondo apposito regolamento, anche attraverso mercato elettronico; gestione del magazzino con approvvigionamento e relativo stoccaggio e distribuzione di farmaci, dispositivi, diagnostici e materiale sanitario, elaborazione giornale di magazzino. Programmazione, gestione, controllo ed erogazione di farmaci, dispositivi medici, diagnostici e materiale sanitario ai reparti; distribuzione diretta a pazienti in dimissione limitatamente al primo ciclo dei farmaci A, A-PHT e farmaci HRNR e HRR, distribuzione diretta di tutti i cicli dei farmaci per il trattamento dell HIV e quelli al alto costo per il trattamento dell Epatite C; Gestione dei farmaci e dispositivi sperimentali (verifica, registrazione, conservazione e consegna, randomizzazione quando richiesto, relazioni con CRO, monitor e sperimentatori). Monitoraggio della spesa farmaceutica, dati di farmacoutilizzazione, monitoraggio degli armadi farmaceutici dipartimentali; registrazione e controllo dei flussi informativi da trasmettere agli organismi istituzionali (File F, Flusso C.O., Flusso DM); attività di monitoraggio e recupero rimborsi risk sharing dei farmaci sottoposti a Registri AIFA. Supervisione sull allestimento delle terapie antiblastiche, le preparazioni galeniche, la supervisione sull allestimento di sacche nutrizionali parenterali ed enterali. Pag. 1 a 5

2 Attività ispettiva di vigilanza sulla corretta gestione dei prodotti farmaceutici presso le unità operative, comprese le ispezioni ai sensi della Lg 309/90 (farmaci stupefacenti e sostanze psicotrope), vigilanza sui provvedimenti di revoca e/o ritiro /sequestro di farmaci e dispositivi medici e diagnostici in vitro. Partecipazione a tutte le attività farmaceutiche orientate alla promozione di un uso razionale e appropriato del farmaco e dispositivi medici anche mediante valutazioni di farmacoeconomia (Commissione PTOA, CIO, Comitato per il Buon Uso del Sangue, Ospedale senza Dolore, Nucleo di appropriatezza prescrittiva, Commissione valutazione beni infungibili). Diffusione di informazioni sulla sicurezza ed il corretto uso dei farmaci e dei dispositivi medici a tutti gli operatori sanitari; attività di supporto alle strutture per la corretta tenuta dei farmaci e dei dispositivi; attività di tutoraggio per lo svolgimento del tirocinio pratico degli studenti della Facoltà di Farmacia e della Scuola di Specializzazione in Farmacia Ospedaliera. Articolo 3 (Gestione acquisti) La UOC di Farmacia gestisce gli acquisti secondo i fabbisogni espressi dalla UUOO, previa approvazione del direttore del DAI. Sulla scorta dei fabbisogni espressi, la Farmacia predispone i capitolati tecnici da inviare all U.O.C. Acquisizione Beni e Servizi per l espletamento delle gare. Nel caso in cui i fabbisogni espressi non superino la soglia dei euro la UOC di Farmacia effettua indagini di mercato su piattaforma MEPA, o secondo il regolamento delle spese in economia in vigore nella AOU, in caso di assenza del metaprodotto in MEPA. Articolo 4 (Distribuzione farmaci e dispositivi non a transito) L erogazione dei farmaci e dispositivi ai reparti avviene mediante approvvigionamento quindicinale per farmaci e dispositivi di uso routinario a basso costo, per i quali non vengono richiesti particolari motivazioni per l erogazione previa richiesta da parte delle UUOO 3 giorni lavorativi precedenti la consegna. La distribuzione avviene ogni quindici giorni, secondo calendario prestabilito a cura della Farmacia. Pag. 2 a 5

3 Farmaci ad alto costo con indicazioni terapeutiche specifiche e farmaci inclusi in protocolli aziendali di razionalizzazione dell utilizzo, vengono erogati, tutti i giorni secondo orario prestabilito, a fronte di richieste web o cartacee nominali motivate e il ritiro è a cura della Struttura richiedente. Farmaci stupefacenti sono erogati secondo calendario predefinito; è a cura del caposala o di persona espressamente delegata il ritiro, con richieste effettuate seguendo le modalità previste dal DPR 309/90 e ss.mm.ii. All atto della consegna dei prodotti, il personale preposto della struttura richiedente firma per accettazione la copia della movimentazione di magazzino previa verifica della correttezza della consegna. Articolo 5 (Distribuzione farmaci e dispositivi a transito) Gli ordini di acquisto di tale tipologie di prodotti vengono emessi a fronte di richieste web o cartacee inoltrate dalle UUOO. Tali richieste vengono valutate per verificarne la congruità in funzione delle attività assistenziali svolte e del consumo storico e vengono tramutate in ordini di acquisto secondo la seguente tempistica: Prodotti presenti in gare SoReSa o gare espletate dalla AOU entro 20gg lavorativi Per tutti gli altri i tempi di evasione sono dipendenti dagli esiti e tempi di lavorazione delle indagini di mercato. All atto della consegna dei prodotti, il personale preposto della struttura richiedente firma per accettazione la copia della movimentazione di magazzino previa verifica della correttezza della consegna. Articolo 6 (Gestione radiofarmaci e gas medicali) Per la natura stessa dei prodotti, i radiofarmaci ed i gas medicali vengono acquistati secondo quanto previsto dai precedenti articoli e consegnati direttamente alle strutture richiedenti, con consegne frazionate concordate dagli utilizzatori con la UOC di Farmacia e le ditte fornitrici. All atto della consegna, il personale preposto della struttura richiedente accetta il materiale e relativa bolla di trasporto, effettua controllo quali-quantitativo del materiale ricevuto e appone sul documento di trasporto timbro e firma. La bolla di trasporto timbrata e firmata viene consegnata in Farmacia entro 5 Pag. 3 a 5

4 giorni dal ricevimento dei prodotti per i seguiti di competenza, ovvero carico su gestionale informatico aziendale e successiva collazione ed archiviazione. art.7 (Controllo ricezione merce) L U.O.C. di Farmacia effettua controlli quali-quantitativi sulla merce in ingresso in Farmacia secondo quanto previsto dalla Procedura interna e dal Regolamento di contabilità. I Documenti di trasporto relativi alle consegne delle merci vengono archiviati in originali in Farmacia allegando ad essi i corrispondenti Buoni d ordine, previa movimentazione di carico effettuata su gestionale informatico aziendale. art.8 (Gestione magazzino) La gestione dei magazzini della Farmacia avviene mediante Sistema Informatico che consente operazioni di carico/scarico, gestione scaduti, per armadi informatizzati interazione di valutazione appropriatezza prescrittiva, rinvenimento lotti oggetto di ritiri cautelativi a seguito di segnalazioni di Farmacovigilanza, riordini automatici, operazioni inventariali, monitoraggio spesa farmaceutica elaborazione reports di consumi delle singole UU.OO. art.9 (Operazioni inventariali) In conformità a quanto indicato nel Regolamento di Contabilità, a fine anno si predispongono operazioni inventariali per verifica corrispondenza della giacenza contabile con giacenza fisica dei singoli prodotti e quantizzazione delle differenze positive o negative rilevate e valorizzazione economica delle giacenze effettive. Operazioni inventariali prevedono: 1. stampa del tabulato di rilevazione, che riporta l elenco dei singoli articoli presenti nel deposito; Pag. 4 a 5

5 2. conta fisica degli articoli su ogni singolo scaffale (dal piano più elevato fino al piano inferiore), al fine di rilevare eventuali giacenze fisiche non riportate in contabilità. E fondamentale che la conta non avvenga esclusivamente come una verifica di coincidenza tra la giacenza fisica e quella contabile, in questo modo sfuggirebbero dal controllo eventuali articoli che non sono indicati nel tabulato. Il responsabile della U.O.C. è tenuto ad organizzare tutte le operazioni ed ad effettuare i relativi controlli. Egli autorizza le scritture di rettifica per sanare le eventuali differenze tra le giacenze fisiche e quelle contabili, secondo le modalità precedentemente elencate. Egli, inoltre, deve esaminare attentamente gli scostamenti significativi tra inventari di fatto e consistenze risultanti dalla contabilità di magazzino al fine d individuare e, se possibile, eliminarne le cause. 3. redazione verbale sottoscritto dal Responsabile della U.O.C. nonché dal magazziniere. 4. Le risultanze dell inventario di fine anno e il tabulato delle differenze devono essere inoltrati alla U.O.C. G.R.E.F.. 5. Durante l anno il magazziniere deve, inoltre, organizzare degli inventari periodici di controllo, anche per settore, al fine di mantenere costantemente allineate le giacenze fisiche con quelle contabili. Art.10 (Attività amministrative) Le attività amministrative vengono effettuare nel rispetto di quanto sancito dal Regolamento di contabilità. Art 11 (Gestione farmaci e dispositivi sperimentali) La UOC di farmacia effettua la verifica, la registrazione, la conservazione e la consegna dei farmaci e dispostivi sperimentali secondo una procedura operativa elaborata all uopo in ottemperanza a quanto previsto dalle GCP pubblicata su sito aziendale. Pag. 5 a 5