MANUALE UTILIZZO SIROH (Inserimento)

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1 MANUALE UTILIZZO SIROH (Inserimento)

2 MANUALE UTILIZZO SIROH (Inserimento) Condizioni generali Quando si inseriscono o si modificano i dati relativi ad un incidente occupazionale, la scheda su web è formata da: 9 sezioni (scheda percutanea) 8 sezioni (scheda muco cutanea) Ad ogni sezione corrisponde una parte della scheda cartacea. Utilizzo dei comandi In alto a destra di ciascuna sezione della scheda (sia per l operazione d inserimento che per quella di modifica) sono visualizzati i comandi Esci, PDF e Salva" e un elenco a tendina riguardo lo stato della scheda. 1) Il pulsante Salva permette di salvare i dati inseriti. Ogni volta che si clicca sul pulsante verrà visualizzato un messaggio che chiede conferma del salvataggio. 2) Il pulsante Esci permette di uscire dal programma. Anche in questo caso, dopo aver cliccato Esci il programma richiederà una conferma di salvataggio dei dati

3 dopodiché procederà automaticamente alla verifica dei dati inseriti, generando un messaggio di attenzione in caso rilevi la presenza di campi obbligatori vuoti e/o di incongruenze tra i dati. N.B. Gli errori e le incongruenze vengono evidenziate in rosso. 3) Il pulsante PDF permette di creare un file pdf che riporta la scheda cartacea compilata con i dati inseriti. 4) L elenco a tendina (impostato automaticamente sullo stato di bozza ) permette di definire lo stato di compilazione della scheda (cfr.manuale software). Sarà possibile cambiare lo stato da bozza a completato solo quando tutti i campi obbligatori risulteranno compilati. Assegnazione del codice incidente Ogni nuova scheda avrà automaticamente un nuovo codice incidente, che non potrà essere modificato dal singolo operatore. Il codice si genererà solo dopo il salvataggio della scheda.

4 Modalità di inserimento dei dati 1) Caselle semplici di testo Le caselle semplici di testo sono quelle in cui è possibile inserire del testo libero (ad esempio tutte le caselle in cui viene richiesto di specificare altro ). Particolare attenzione va posta invece alle caselle che si configurano apparentemente come testo libero ma che in realtà prevedono l inserimento solo di valori numerici. Esempio: nella sezione riguardante la sierologia della fonte, sia la casella dell HIV-RNA quantitativo che quella del genotipo HCV permettono l inserimento di testo libero ma l inserimento di valori non numerici per l HIV-RNA quantitativo verrà riconosciuta dal programma come errore e come tale evidenziato sia al salvataggio che all uscita dal programma. 2) Caselle combinate Le caselle combinate sono caselle che contengono un elenco dal quale è possibile scegliere una sola opzione. Il nome, Casella combinata, è dovuto alle caratteristiche di questo controllo utente che è la combinazione di una test box con una List box dove alla List box corrispondono valori numerici. Esempio: all item 9 riguardo alla categoria professionale, è possibile scegliere una opzione dall elenco a tendina che verrà poi visualizzata al posto della dicitura iniziale Tipo di contratto. Alla scelta Dipendente, nel campo corrispondente sul database sottostante (e nel file Excel di esportazione dei dati) apparirà il valore numerico 1, ma la decodifica (1=dipendente) riappare in un secondo campo descrittivo nel file Excel.

5 3) Caselle combinate a cascata Le caselle combinate a cascata sono caselle che contengono un elenco dal quale è possibile scegliere una opzione che, a sua volta, permetterà di accedere ad un nuovo elenco dal quale scegliere una seconda opzione (solitamente una specifica della prima informazione). Ad esempio: Considerando l item 9 (Tipologia professionale) 1. Dopo aver selezionato la Macro categoria (ad es. Dirigenza medica) si aprirà la relativa specifica. 1. In caso si selezioni l opzione Altro verrà visualizzato un ulteriore campo per l inserimento della descrizione.

6 4) Radio button I Radio button consentono all'utente di effettuare una scelta tra un predefinito set di opzioni. I Radio button sono riuniti a gruppi di due o più e mostrati sullo schermo come dei cerchi che contengono spazi bianchi (quando non sono selezionati) o un punto (quando sono selezionati) N.B. Una volta selezionato un radio button, non sarà possibile ritornare alla situazione iniziale (tutte le opzioni bianche/deselezionate), ma sarà solo possibile cambiare opzione. 5) Caselle di controllo Le caselle di controllo permettono al l utente di effettuare selezioni multiple.solitamente, le caselle di controllo sono mostrate sullo schermo come dei quadrati che possono contenere spazio bianco (quando non sono selezionati), segno di spunta (quando sono selezionati) (V,,, ) o un quadrato (indeterminato).adiacente alle è solitamente mostrata una breve descrizione. Per invertire lo stato (selezionato/non selezionato) della casella di controllo è sufficiente cliccare sul riquadro o sulla descrizione. 6) Scelta grafica La scelta grafica riguarda l item 20 (scheda percutanea) e l item 17 (scheda mucocutanea). Sono possibili due modalità di inserimento dei dati: Si può scrivere il numero corrispondente alla zona/e coinvolta/e nell incidente su ciascuna delle caselle poste a sinistra della sezione oppure Si può cliccare direttamente sul grafico la zona/e coinvolta/e nell incidente; il numero corrispondente sarà automaticamente riportato nella casella.

7 INSERIMENTO SCHEDE NOTA COMUNE Il programma prevede l utilizzo del valore ND ovvero mancata risposta o dato non disponibile da utilizzare per completare i campi obbligatori (comprese le risposte aperte) che altrimenti verrebbero lasciati vuoti. Nella compilazione dei campi data ci si può avvalere del calendario al lato di ogni campo data. Inoltre, per facilitare l inserimento secondo il formato corretto gg/mm/aaaa basterà inserire la sequenza numerica senza dover inserire il separatore /. (Es: /02/1976) Qualora non si abbia il dettaglio del giorno ma solo quello del mese e dell anno indicare la data con il giorno 15 (esempio: aprile /04/2007); qualora fosse conosciuto solo l anno indicare giorno e mese come 15/06/XXXX (esempio: anno /06/2003). SCHEDA PERCUTANEA NSOI VERDE N.B. I campi non compilabili dall operatore, e quelli non obbligatori ai fini del salvataggio, sono evidenziati di seguito in verde. Per ciascun campo viene spiegata la modalità di compilazione, tranne per quelli che richiedono informazioni che non necessitano di spiegazione. Le decodifiche dei dati (nome del campo e legenda dei contenuti), per permettere la lettura del foglio dati Excel al momento dell esportazione, sono riportate in allegato. Sezione: Operatore Item 1 Ospedale Si riempie automaticamente in quanto identificato tramite utente e password. Item 1b Codice incidente Si genererà automaticamente solo dopo il salvataggio della scheda. Item 2b Operatore esposto Scegliete un identificativo ANONIMO dell operatore, che se possibile vi permetta di identificare incidenti ripetuti nello stesso soggetto (quindi indipendente dalla data dell incidente, ad es.). Item 3 Sesso Item 4 Data di nascita E l unico identificativo personale, per identificare in caso con maggior sicurezza l esposto, ma se non desiderate incorporare nel file dati sensibili, potete utilizzare una data fittizia (15 giugno del vero anno di nascita) per permettere il calcolo dell età dell esposto. Item 5 Esperienza lavorativa Si richiede l esperienza lavorativa totale nella qualifica, non quella presso il singolo ospedale o la singola area di lavoro. Inserendo il dato nella casella Anni, questo viene trasformato automaticamente in mesi (che appaiono quindi nella casella successiva) per uniformare l unità di misura tra coloro che lavorano da meno di un anno e i lavoratori con oltre un anno di anzianità. Item 6 Data incidente Item 7 Ora incidente Item 8 Ore di servizio Cerca di valutare quanto la stanchezza influisca sugli incidenti. Item 9 Categoria professionale/tipologia professionale Si chiede innanzitutto di specificare se l operatore sia a contratto, in formazione o dipendente. Nel secondo campo, l informazione raccolta permette di raggruppare gli operatori secondo il sistema di categorie

8 utilizzato per la raccolta dei denominatori dal Ministero della Salute. Il raggruppamento identifica la categoria principale (es. professioni sanitarie), e la specifica la tipologia dell attività svolta (es. infermiere di sala). Oltre a permettere l analisi degli infortuni macro e micro, questa modalità di inserimento del dato minimizza gli errori (se si è scelta male la categoria, non compare la specifica desiderata) e il ricorso all altro, descrivere che risulta infine non utilizzabile. Sezione: Incidente Item 10 Area di lavoro nella quale si è verificato l incidente Anche in questo caso il campo è doppio, quello principale definisce le macroaree distinte per tipo di attività (es. clinica, diagnostica, critica) e il secondario la sottoarea specifica (es. terapia intensiva). Anche se l esposto lavora normalmente in altra area, specificare quella IN CUI SI E VERIFICATO l incidente. Item 11 Locale dove si è verificato l incidente Si è scelto di non riportare i locali che coincidessero con un area (come la terapia intensiva ed il pronto soccorso): l interesse è quello di valutare attrezzature e dispositivi disponibili in un dato locale, nonché le procedure svolte e i comportamenti. Item 12 Modalità di esposizione Puntura, taglio, graffio, morso: ciascuno di questi condiziona le scelte successive, non è possibile tagliarsi con un ago, pungersi con un bisturi o non è necessario specificare per cosa fossero stati usati denti o unghie. Item 13 Quale presidio od oggetto ha causato la lesione Come detto sopra, la scelta della modalità condiziona le successive specifiche; in questo caso, la puntura seleziona aghi cavi e solidi, il taglio taglienti solidi e vetro, il graffio le unghie, il morso i denti; comparirà un elenco dei dispositivi potenzialmente in causa dal quale scegliere. Item 14 L operatore esposto era l originario utilizzatore del presidio? Serve ad identificare comportamenti scorretti nell eliminazione dei dispositivi e rischi per terze persone. Item 15 Il presidio era contaminato con materiale biologico? Definisce se il dispositivo era contaminato, e nel caso se contaminato con sangue o con altri materiali biologici a rischio, per valutare il rischio associato all esposizione. Item 16 Per quale procedura era stato originariamente usato il presidio? Si compone di due parti: nella prima si definisce se la procedura implicava l impiego di un ago cavo, pieno o vuoto di sangue, di un ago solido o di un tagliente; da questi raggruppamenti, che permettono di assegnare una categoria di rischio all esposizione, si passa poi alla procedura specifica (es. prelievo arterioso) Ciascuna categoria prevede alcune modalità più frequenti, e una voce altro interna però alla categoria, in modo da non disperdere il dato. Sezione: Procedura e dispositivo Item 17 Fase di utilizzo del presidio durante la quale l incidente si è verificato Anche in questo caso il campo è doppio, quello principale definisce le fasi di impiego del dispositivo (prima, durante, dopo l uso, all eliminazione o dopo questa) e il secondario il vero e proprio meccanismo dell incidente. Cercate di scegliere quello più rappresentativo, ma nel caso il meccanismo non sia tra quelli elencati, potete usare il campo altro dopo l uso o Altro. Item 18a Il presidio era di sicurezza? Si intende un ago/tagliente con una caratteristica di sicurezza, integrata nel dispositivo, ad attivazione irreversibile. Se la risposta è sì, vanno raccolte informazioni estremamente dettagliate riportate di seguito: Item 18b Modello commerciale descrivere Riportare produttore e modello. Item 18c Tipo di dispositivo

9 Attivo o passivo, dipende dalla necessità o meno di eseguire una manovra ulteriore per far scattare la protezione dell ago oltre alla procedura per la quale il dispositivo era stato originariamente usato. Item 18d Fase di utilizzo del dispositivo durante la quale si è verificato l incidente Prima, durante o dopo l uso, scelta che a sua volta prevede ulteriori dettagli circa l attivazione della caratteristica di sicurezza per capire la dinamica dell incidente e i fattori contribuenti. Item 18e Il sistema di sicurezza risultava attivato? Item 18f L operatore aveva ricevuto formazione specifica sull uso del dispositivo? Trattandosi di dispositivi relativamente nuovi, va verificato se tra i fattori che contribuiscono all esposizione ci sia anche la non conoscenza del funzionamento. Item 19 Il contenitore resistente alle punture, al momento dell incidente era a portata di mano? Ha rilevanza solo se il dispositivo va smaltito dopo l uso. Non ha senso se si tratta di strumenti riutilizzabili (ferri chirurgici) o di non strumenti (es. frammenti di finestrino in caso di vittime di incidenti stradali) Sezione: Rischio biologico1 Item 20 Zona della contaminazione Cliccare sulla zona o inserire manualmente il codice corrispondente alla zona della ferita. Sezione: Rischio biologico2 Item 21 La lesione è stata: Chiede di stimare la profondità della lesione: superficiale, sanguinamento poco o assente; moderata, con sanguinamento; profonda, con o senza sanguinamento. Item 22 L ago o il tagliente ha attraversato una barriera prima di penetrare la cute? Nella descrizione delle lesioni percutanee sono stati eliminati i dati relativi ai dispositivi di protezione individuali usati dall operatore al momento dell esposizione, mentre si chiede quanto si sia ripulito l ago o il tagliente passando attraverso delle barriere meccaniche. Sezione: Prevenzione Item 23a L operatore ha fatto sanguinare la ferita? Item 23b L operatore ha lavato la ferita? Item 23c L operatore ha disinfettato la ferita? Se sì, specificare non il nome commerciale ma il principio attivo del disinfettante (acqua ossigenata, alcool, cloro, clorexidina, iodio, ammoni quaternari, fenoli, glutaraldeide) Item 24a È stata offerta la profilassi antiretrovirale all operatore esposto? Se indicata, si indaga sull offerta oltre che sull accettazione di questa misura. Item 24b L operatore ha praticato profilassi antiretrovirale? Se è stata offerta, l operatore l ha presa o rifiutata? Item 24c Altre profilassi post-esposizione E possibile inserire anche più opzioni. Sezione: Descrizione Incidente Item 25 Descrivi le circostante che hanno portato all incidente

10 Sezione: Fonte Item 26a Il paziente fonte è identificabile? Per evitare di avere dati incerti, si ammette che pur conoscendo il paziente non si sia indagato il suo stato sierologico ( sierologia non nota ), ma vi raccomandiamo di considerare che da protocollo, se l incidente comporta un rischio biologico lo stato sierologico del paziente fonte va verificato. Item 26b Stato sierologico paziente fonte HBsAg, HIV-Ab, HCV-Ab (se sierologia nota, item 26a) Riportare i dati principali (HBsAg, HIV Ab, HCV Ab), ma in caso di positività è molto importante indagare lo stato di contagiosità del paziente (carica virale). Specificando se gli esami sono stati eseguiti in occasione del infortunio, viene calcolato il costo vivo di ciascun incidente (sierologie alla fonte e all esposto). Sezione: Esposto Item 27a Stato sierologico basale dell operatore esposto Specificando se gli esami sono stati eseguiti in occasione del infortunio o sono anamnestici, viene calcolato il costo vivo di ciascun incidente. Va ricordato che se l operatore ha risposto alla vaccinazione inizialmente, non è consigliato ripetere la valutazione del titolo anticorpale (HBsAb). Item 27b L operatore era vaccinato contro l epatite B prima dell incidente? E un dato importante per valutare il grado di copertura vaccinale negli operatori dei nostri ospedali, oltre ad essere essenziale per la gestione post-esposizione. Item 28 Follow-up dell operatore esposto Senza il dato sul follow up, non è possibile valutare l effettivo rischio di infezione occupazionale. Dal momento che le schede possono essere salvate e lasciate in modalità Da completare, e che nella schermata iniziale è possibile selezionarle per avere un elenco, questo evidenzia quali operatori è necessario richiamare per i controlli e funge quindi da scadenzario per il servizio competente.

11 SCHEDA MUCOCUTANEA NBBF- BIANCA N.B. I campi non compilabili dall operatore, e quelli non obbligatori ai fini del salvataggio, sono evidenziati di seguito in verde. Per ciascun campo viene spiegata la modalità di compilazione, tranne per quelli che richiedono informazioni che non necessitano di spiegazione. Le decodifiche dei dati (nome del campo e legenda dei contenuti), per permettere la lettura del foglio dati Excel al momento dell esportazione, sono riportate in allegato. Verrà di seguito illustrata la modalità di compilazione solo di quei campi che non siano in comune con la scheda verde relativa alle esposizioni percutanee. Sezione: Operatore Item 1 Item 1b Item 2b Item 3 Item 4 Item 5 Item 6 Item 7 Item 8 Item 9 Ospedale Codice incidente Operatore esposto Sesso Data di nascita Esperienza lavorativa Data incidente Ora incidente Ore di servizio Categoria professionale/tipologia professionale Sezione: Incidente Item 10 Area di lavoro nella quale si è verificato l incidente Item 11 Locale dove si è verificato l incidente Item 12a Incidente verificato con sangue o prodotti del sangue Item 12b Altro liquido biologico coinvolto Item 13 L esposizione è stata il risultato di: Abbiamo cercato di raggruppare le motivazioni del verificarsi delle contaminazioni muco cutanee, per le quali erano disponibili meno dettagli, in categorie principali: contatto con il paziente lavorativo (durante l assistenza diretta) o non intenzionale (aggressione, ad es.); esposizione correlata a dispositivi medici; a campioni biologici; a procedure di sanificazione, lavaggio, sterilizzazione. Ciascuna categoria prevede alcune modalità più frequenti, e una voce altro interna però alla categoria, in modo da non disperdere il dato. Infine, per l inclassificabile, c è l onnipresente voce Altro, descrivere. Sezione: Rischio biologico1 Item 14 Seleziona la parte esposta Item 14b Condizioni dell area contaminata al momento dell incidente (solo se si tratta di cute) Item 15 Per quanto tempo il sangue o il liquido corporeo è stato in contatto con la cute o le mucose dell operatore? Item 16 Valutazione della quantità di sangue/liquido corporeo venuta in contatto con la cute o mucose dell operatore

12 Sezione: Rischio biologico2 Item 17 Zona della contaminazione E possibile inserire fino a cinque zone. Sezione: Prevenzione Item 18a Quali dispositivi di protezione individuale indossava l operatore al momento dell incidente? Anche in questo caso c è un campo riassuntivo che raccoglie l informazione circa la zona del corpo protetta, e un campo analitico che permette, se il dato è disponibile, di specificare il tipo di DPI. Item 18b L operatore indossava tutte le protezione individuale appropriati per l attività svolta? Questa domanda è stata aggiunta per permettere di valutare se l esposizione fosse prevenibile attraverso un comportamento corretto (cioè indossando tutti i DPI appropriati per l attività svolta), o se non fosse prevenibile (fatto inatteso), o infine, dove associata con la successiva, se sia stata il risultato di una inadeguatezza dei DPI disponibili. Item 18c Il sangue o liquido corporeo ha: Descrive la modalità dell esposizione in rapporto ai DPI utilizzati: assenti, presenti ma non adeguati, presenti ma insufficienti. Item 19a l operatore ha attuato irrigazione della congiuntiva? Item 19b L operatore ha lavato la zona contaminata? Item 19c L operatore ha disinfettato la zona contaminata? Item 20a È stata offerta la profilassi antiretrovirale all operatore esposto? Item 20b L operatore ha praticato profilassi antiretrovirale? Item 20c Altre profilassi post-esposizione Sezione: Descrizione dell incidente Item 21 Descrivi le circostante che hanno portato all incidente Sezione: Fonte Item 22a Il paziente fonte è identificabile? Item 22b Stato sierologico del paziente fonte HBsAg, HIV-Ab, HCV-Ab (se sierologia nota, item 26a) Sezione: Esposto Item 23a Item 23b Item 24 Stato sierologico basale dell operatore esposto L operatore era vaccinato contro l epatite B prima dell incidente Follow-up dell operatore esposto