NORME INTERNE. Sistema di gestione per la qualità

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1 NORME INTERNE Sistema di gestione per la qualità

2 Norme interne Revisione n. 01 Processo Norma interna / Procedure Revisione 1 Pianificazione per la qualità NI Pianificazione 01 NI Riesame della direzione 01 2 Assicurazione qualità NI Soddisfazione del cliente 01 3 Programmazione, controllo e organizzazione 4 Programmazione e pianificazione NI Monitoraggio e misurazione dei processi PD Verifiche interne 02 PD 8.3 PD Tenuta sotto controllo delle non conformità Azioni correttive e preventive NI Controllo guida 01 NI Programmazione e riprogrammazione NI Valutazione permanente 01 NI Programmazione e pianificazione 5 Gestione economico-finanziaria NI Gestione bilancio 01 NI Gestione finanziaria 01 6 Gestione del personale NI Reclutamento 01 7 Sviluppo competenze professionali risorse umane NI Gestione 00 NI Formazione strategica 01 NI Aggiornamento professionale 8 Approvvigionamento NI Approvvigionamento 01 9 Sviluppo del sistema informativo NI Comunicazione NI Affidamento incarichi 00 Sviluppo del sistema informatico NI Comunicazione 01 NI Comportamento comunicativo uniforme immagine coordinata 11 Gestione partecipazioni NI Gestione partecipazioni / 3

3 Manuale della qualità Revisione n. 01 Sezione 1 - Introduzione Processo Norma interna / Procedure Revisione 12 Deliberazioni, determinazioni e altri atti NI Deliberazioni e informative/richieste di indirizzo NI Determinazioni 00 NI Altri atti Atti di assenso NI Atti di assenso Vigilanza, controllo e sanzioni NI NI Conferenza di servizi 01 Vigilanza, controllo e sanzioni 15 Realizzazione opere pubbliche NI Progettazione 01 NI Direzione lavori 01 NI Espropriazione Assegnazione contributi NI Assegnazione contributi Gestione servizi alla persona NI NI Gestione albi e registri 01 Gestione servizi alla persona 18 Gestione beni mobili NI Gestione beni mobili Gestione beni immobili NI Gestione beni immobili Gestione contenzioso NI Protocollo informatico e gestione informatizzata dei procedimenti e dei flussi documentali NI Consulenza giuridica e gestione contenzioso Protocollo informatico e gestione informatizzata dei procedimenti e dei flussi documentali / 3

4 Pianificazione NI NORMA INTERNA Sistema di Gestione per la Qualità Pianficazione Rev. Descrizione Data Redazione Verifica Approvazione Emissione Soggetto 02 Firma Soggetto RSGQ Staff qualità SG 01 Seconda emissione 15/09/10 Firma Alessandra Migliore Valeria Gamberoni Giuseppe Giuliano Soggetto RSGQ RSGQ SG 00 Prima emissione 20/11/07 Firma Valeria Gamberoni Valeria Gamberoni Giuseppe Panassidi 1/7

5 Pianificazione NI Indice 1. SCOPO E APPLICABILITÀ 2. DESCRIZIONE NORMA INTERNA 2.1. Responsabilità 2.2. Modalità operative 3. INDICATORI DI MISURAZIONE 4. RIFERIMENTI 4.1. Normativa UNI EN ISO serie 9001: Altri documenti 5. MODULI E MODELLI 2/7

6 Pianificazione NI SCOPO E APPLICABILITÀ Lo scopo di questa norma è: definire responsabilità e modalità operative per fissare gli obiettivi di qualità in coerenza con la Politica della qualità della Provincia; descrivere le modalità con cui il segretario generale assegna gli obiettivi ai dirigenti delle strutture provinciali e assicura che siano individuate e pianificate le risorse necessarie per il raggiungimento di tali obiettivi, con relativi tempi di attuazione e responsabilità. Questa norma è applicata: dal segretario generale, dal RSGQ, dal servizio controllo di gestione dai dirigenti della Provincia. 3/7

7 Pianificazione NI DESCRIZIONE NORMA INTERNA 2.1 Responsabilità Sottoprocesso - Attività Funzioni Segretario generale RSGQ Staff qualità Comitato qualità Controllo di gestione Dirigente servizio bilancio Dirigenti Redazione e comunicazione del documento annuale delle politiche per la qualità Redazione delle linee guida per la programmazione e comunicazone alle unità organizzative provinciali R C C / / / R C C C C / Elaborazione delle proposte di programmazione / / / / / R Negoziazione per la traduzione della proposta di PEG/PDO settoriale in obiettivi gestionali R C / C C R Redazione e approvazione del PEG/PDO R / / C C R Legenda R = Responsabilità primaria C = Responsabilità contributoria 4/7

8 Pianificazione NI Modalità operative Redazione e comunicazione del documento annuale delle politiche per la qualità Il segretario generale verifica, almeno una volta all'anno, in occasione del riesame della direzione, che la politica per la qualità sia: appropriata agli scopi dell Ente e allineata con gli orientamenti degli organi di governo; comprensiva dell impegno al soddisfacimento dei requisiti ed al miglioramento continuo dell efficacia del SGQ. Il segretario generale garantisce che la politica per la qualità sia pubblicata sul sito internet e, attraverso questo strumento, sia comunicata: alla Giunta provinciale; alle organizzazioni sindacali; a tutti i dipendenti. Pianificazione degli obiettivi per la qualità Gli obiettivi per la qualità sono fissati annualmente con la definizione negoziata dei documenti di programmazione gestionale della Provincia (PEG/PDO) (cfr. NI programmazione e riprogrammazione). Gli obiettivi devono essere: misurabili, coerenti con le linee guida del segretario generale e quindi con la politica per la qualità, associati a responsabilità definite per la loro realizzazione. Redazione e comunicazione delle linee guida per la predisposizione dei documenti di programmazione Entro il mese di settembre il segretario generale, in collaborazione con il servizio controllo di gestione, con il dirigente del servizio gestione bilancio e con il RSGQ, emana una direttiva contenente le linee guida per la presentazione delle proposte di programmazione e per la predisposizione del PEG/PDO. Le linee guida contengono regole per la redazione del PEG/PDO, e indicazioni su attività, prodotti e indicatori da prevedere per raggiungere specifici obiettivi di qualità individuati dal segretario generale. Elaborazione delle proposte di programmazione e negoziazione A partire dalle suddette linee guida i dirigenti hanno il compito di elaborare le proposte di competenza. I referenti settoriali del gruppo di lavoro sul controllo guida caricano le proposte di programmazione nel software SICG. Tali proposte sono oggetto di negoziazione tra il segretario generale ed i dirigenti delle strutture provinciali, con il supporto del servizio controllo di gestione, del servizio gestione bilancio e del RSGQ. 5/7

9 Pianificazione NI Redazione e approvazione del PEG/PDO Per l'approvazione del PEG/PDO vengono prese in considerazione: l adeguamento delle risorse e delle capacità professionali alla complessità delle attività gestite; la verifica di compatibilità tra le attività gestite e le procedure ed i documenti da applicare; l aggiornamento dei metodi di lavoro e controllo e, dove necessario, l acquisizione di nuove risorse; l identificazione delle verifiche necessarie ad accertare la corretta applicazione delle attività. Gli elementi in uscita dalla pianificazione sono oggetto di riesame periodico, attraverso un referto redatto ai fini del controllo di gestione (cfr. NI controllo guida). Sono oggetto di riesame quando si verificano cambiamenti della struttura organizzativa tali da richiedere una revisione. La proposta di pianificazione elaborata è presentata alla Giunta, che approva il PEG. Il segretario generale approva il PDO ed assegna ai dirigenti gli obiettivi al suo interno contenuti. 6/7

10 Pianificazione NI INDICATORI DI MISURAZIONE Nell'allegato 1 Elenco e schema dei processi al manuale della qualità sono previsti possibili indicatori per la misurazione del processo. Gli indicatori per la misurazione del processo sono definiti annualmente nel PEG/PDO. 4. RIFERIMENTI 4.1. Normativa UNI EN ISO serie 9001:2008 Capitolo 5.3 Capitolo 5.4 Capitolo 6.1 Politica per la qualità Pianificazione Messa a disposizione delle risorse 4.2. Altri documenti Decreto Legislativo 30 luglio 1999, n. 286 Riordino e potenziamento dei meccanismi e strumenti di monitoraggio e valutazione dei costi, dei rendimenti e dei risultati dell'attivita' svolta dalle amministrazioni pubbliche, a norma dell'articolo 11 della legge 15 marzo 1997, n. 59 e successive modificazioni Regolamento provinciale sull'ordinamento degli uffici e dei servizi Linee programmatiche del programma di governo Bilancio di previsione annuale e pluriennale Relazione previsionale e programmatica Programma delle opere pubbliche Piani triennali di settore PEG/PDO Processo 3 programmazione, controllo e organizzazione Processo 5 gestione economico finanziaria Processo 12 deliberazioni, determinazioni e altri atti 5. MODULI E MODELLI Software di controllo guida (SICG) 7/7

11 Riesame della direzione NI NORMA INTERNA Sistema di Gestione per la Qualità Riesame della direzione Rev. Descrizione Data Redazione Verifica Approvazione Emissione Soggetto 02 Firma Soggetto RSGQ Staff qualità SG 01 Seconda emissione 15/09/10 Firma Alessandra Migliore Valeria Gamberoni Giuseppe Giuliano Soggetto RSGQ RSGQ SG 00 Prima emissione 20/11/07 Firma Valeria Gamberoni Valeria Gamberoni Giuseppe Panassidi 1/7

12 Riesame della direzione NI Indice 1. SCOPO E APPLICABILITÀ 2. DESCRIZIONE NORMA INTERNA 2.1. Responsabilità 2.2. Modalità operative 3. INDICATORI DI MISURAZIONE 4. RIFERIMENTI 4.1. Normativa UNI EN ISO serie 9001: Altri documenti 5. MODULI E MODELLI 2/7

13 Riesame della direzione NI SCOPO E APPLICABILITÀ Lo scopo di questa norma è definire responsabilità e modalità operative per il riesame del SGQ da parte della direzione. Questa norma è applicata dal segretario generale e dallo staff qualità. Il riesame si applica a tutti i processi del perimetro di certificazione. 3/7

14 Riesame della direzione NI DESCRIZIONE NORMA INTERNA 2.1 Responsabilità Funzioni Staff qualità Segretario generale RSGQ Comitato qualità Sottoprocesso / attività Redazione report annuale qualità / R / Approvazione report annuale qualità R / / Organizzazione riunione di riesame preparazione supporti documentali e / R / Convocazione riunione e riesame R R R Redazione, comunicazione ed archiviazione del verbale / R / Legenda R = Responsabilità primaria C = Responsabilità contributoria 4/7

15 Riesame della direzione NI Modalità operative Con il riesame da parte della direzione viene eseguito un bilancio delle attività del SGQ e vengono stabilite le azioni necessarie a migliorarne l efficienza e l efficacia. Il riesame viene condotto annualmente, prima della emanazione delle linee guida per la predisposizione del PEG/PDO. Qualora si rendesse necessario, in relazione a cambiamenti organizzativi significativi, potranno essere realizzati ulteriori esami nel corso dell'anno. Redazione e approvazione del report annuale della qualità Il RSGQ redige il report annuale qualità e lo sottopone al segretario generale per l approvazione. Il report annuale qualità è un documento fondamentale per il riesame della direzione. Deve contenere gli elementi necessari ad analizzare e valutare il SGQ, tra i quali, almeno: il livello di attuazione del PEG/PDO dell'anno precedente per quanto riguarda gli elementi rilevanti per la qualità, i risultati delle verifiche del SGQ (interne ed esterne), l analisi dell andamento delle non conformità, le azioni correttive e preventive promosse nell Ente, le raccomandazioni di miglioramento, le azioni derivanti da precedenti riesami della direzione, le informazioni relative al grado di soddisfazione dell utenza (questionari, segnalazioni, contatti diretti, reclami), modifiche che possono avere effetti sul SGQ. Organizzazione riunione di riesame e preparazione supporti documentali Il RSGQ organizza il riesame e predispone i documenti necessari: programma di governo e RPP; politica per la qualità; obiettivi annuali per la qualità (linee guida per la predisposizione dei documenti di programmazione); obiettivi gestionali per la qualità (PEG/PDO); eventuali nuove normative o altri cambiamenti interni o esterni in grado di influenzare il SGQ. Convocazione e riesame Il segretario generale indice formalmente il riesame del SGQ, al quale partecipa lo staff qualità. Convoca la riunione di riesame, inviando ai componenti dello staff qualità, con anticipo di almeno 5 giorni, l elenco degli argomenti da discutere, corredati della documentazione di supporto predisposta dal RSGQ. Nel corso del riesame, il segretario generale e lo staff qualità: analizzano e valutano il SGQ; verificano la politica per la qualità; valutano le modifiche da apportare in relazione alle novità legislative o organizzative; 5/7

16 Riesame della direzione NI decidono iniziative per l adeguamento e/o il miglioramento del sistema o di sue parti, quantificando gli investimenti necessari in termini di tempo e risorse; individuano obiettivi per il periodo successivo. Concluso il riesame, il segretario generale e lo staff qualità individuano: decisioni e azioni per migliorare l efficacia del SGQ e dei suoi processi, decisioni e azioni mirate al soddisfacimento dei requisiti dei servizi erogati all utenza, elementi e/o obiettivi da inserire nelle linee guida. Redazione, comunicazione e archiviazione del verbale I risultati del riesame, con i relativi allegati, sono registrati nel verbale. Il RSGQ redige il verbale, lo trasmette al comitato qualità ed al segretario generale, lo archivia. L'attività svolta con il riesame della direzione viene comunicata a tutti i dipendenti attraverso la newsletter (cfr. NI comunicazione). 6/7

17 Riesame della direzione NI INDICATORI DI MISURAZIONE Nell'allegato 1 Elenco e schema dei processi al manuale della qualità sono previsti possibili indicatori per la misurazione del processo. Gli indicatori per la misurazione del processo sono definiti annualmente nel PEG/PDO. 4. RIFERIMENTI 4.1. Normativa UNI EN ISO serie 9001:2008 Capitolo 5.6 Riesame di direzione 4.2. Altri documenti Linee programmatiche del programma di governo Documenti di programmazione Politica per la qualità Linee guida per la predisposizione dei documenti di programmazione Processo 2 assicurazione qualità (NI 02.01) Processo 3 programmazione, controllo e organizzazione Processo 10 comunicazione 5. MODULI E MODELLI Modello di verbale 7/7

18 Soddisfazione del cliente NI NORMA INTERNA Sistema di Gestione per la Qualità Soddisfazione del cliente Rev. Descrizione Data Redazione Verifica Approvazione Emissione Soggetto 02 Firma Soggetto RSGQ Staff qualità SG 01 Seconda emissione 15/09/10 Firma Alessandra Migliore Valeria Gamberoni Giuseppe Giuliano Soggetto RSGQ RSGQ SG 00 Prima emissione 20/11/07 Firma Valeria Gamberoni Valeria Gamberoni Giuseppe Panassidi 1/7

19 Soddisfazione del cliente NI Indice 1. SCOPO E APPLICABILITÀ 2. DESCRIZIONE NORMA INTERNA 2.1. Responsabilità 2.2. Modalità operative 3. INDICATORI DI MISURAZIONE 4. RIFERIMENTI 4.1. Normativa UNI EN ISO serie 9001: Altri documenti 5. MODULI E MODELLI 2/7

20 Soddisfazione del cliente NI SCOPO E APPLICABILITÀ Lo scopo di questa norma è definire responsabilità e modalità operative per: acquisire e monitorare dati sulla soddisfazione dei clienti esterni ed interni dei servizi della Provincia, gestire i reclami, in modo da consentire non solo la corretta presa in carico e la tempestiva risposta agli utenti, ma anche la verifica, da parte dei dirigenti, dell'opportunità di intraprendere specifiche misure correttive sulla base delle segnalazioni pervenute. Questa norma è applicata: in particolare, dal RSGQ, dal servizio controllo di gestione e dall'ufficio per le relazioni con il pubblico (URP); in generale, da tutte le strutture provinciali. 3/7

21 Soddisfazione del cliente NI DESCRIZIONE NORMA INTERNA 2.1 Responsabilità Sottoprocesso / attività Funzioni Dirigenti RSGQ URP Controllo di gestione Soddisfazione utenza R C / C Gestione reclami R C R / Legenda R = Responsabilità primaria C = Responsabilità contributoria 4/7

22 Soddisfazione del cliente NI Modalità operative Soddisfazione dell utenza Le rilevazioni di customer satisfaction sono individuate annualmente nel PEG/PDO, anche in applicazione delle linee guida per la predisposizione dei documenti di programmazione. Tali rilevazioni possono costituire indicatore per la misurazione dell'efficacia qualitativa dei servizi resi. Le modalità di rilevazione ed il modello utilizzato possono essere dettagliate nel PEG/PDO o in un separato documento, soggetto a validazione da parte della direzione generale. Per la redazione del report annuale della qualità il RSGQ acquisisce dal servizio controllo di gestione i dati relativi alle rilevazioni di customer satisfaction effettuate. Gestione reclami La Provincia mette a disposizione dei cittadini un modulo on-line per la presentazione dei reclami attraverso lo Sportello del cittadino. I reclami scritti pervenuti con mezzi diversi, anche tramite , devono essere protocollati secondo le seguenti modalità: oggetto: riportare la dicitura reclamo e l'oggetto dello stesso o una sintesi comprensibile del suo contenuto; assegnazione per competenza: ufficio relazioni con il pubblico (URP); assegnazione per conoscenza: ufficio destinatario del reclamo, dirigente competente, servizio amministrativo di staff alla direzione generale (RSGQ), assessore di riferimento; classificazione: reclami, altri termini relativi al contenuto del reclamo stesso. I reclami presentati telefonicamente da cittadini che abbiano fornito le proprie generalità sono inseriti nella procedura reclami dello Sportello del cittadino dagli operatori dell'urp. L'URP: registra i reclami in un apposito data base; contatta il settore/servizio competente per verificare che il reclamo sia istruito; presidia i tempi di risposta da parte del settore/servizio oggetto del reclamo; rielabora, ove necessario, la risposta, per eliminare tecnicismi e renderla maggiormente comprensibile all'utente; trasmette la risposta all'utente; registra le risposte al reclamo nel suddetto data base; trasmette il data base aggiornato ai dirigenti e al RSGQ in occasione delle scadenze previste per la reportistica PEG. Il settore/servizio destinatario del reclamo: valuta il contenuto del reclamo; predispone la risposta da trasmettere all'utente, con l'indicazione delle eventuali misure da intraprendere o già intraprese; trasmette la risposta all'urp entro dieci giorni dall'assegnazione del documento. Se lo desidera, il settore/servizio può trasmettere direttamente la risposta all'utente, seguendo le regole di protocollazione e dandone tempestiva notizia all'urp. 5/7

23 Soddisfazione del cliente NI I dirigenti verificano i rapporti trasmessi dall'urp secondo le scadenze previste per la reportistica PEG e adottano le eventuali misure organizzative ritenute opportune. Il RSGQ: verifica i rapporti trasmessi dall'urp, secondo le scadenze sopra definite; registra ai fini del sistema qualità le eventuali azioni correttive/preventive segnalate dai settori/servizi; verifica l'esito delle eventuali azioni intraprese in risposta ai reclami e le comunica all'urp per il completamento del suddetto data base. 6/7

24 Soddisfazione del cliente NI INDICATORI DI MISURAZIONE Nell'allegato 1 Elenco e schema dei processi al manuale della qualità sono previsti possibili indicatori per la misurazione del processo. Gli indicatori per la misurazione del processo sono definiti annualmente nel PEG/PDO. 3. RIFERIMENTI 3.1. Normativa UNI EN ISO serie 9001:2008 Capitolo 5.2 Capitolo 7.2 Capitolo Capitolo Attenzione focalizzata al cliente Processi relativi al cliente Comunicazioni con il cliente Soddisfazione del cliente 3.2. Altri documenti Regolamento provinciale sull'ordinamento degli uffici e dei servizi Regolamento provinciale sui procedimenti amministrativi Processo 3 programmazione, controllo e organizzazione Processo 10 comunicazione Processo 21 protocollo informatico e gestione informatizzata dei procedimenti e dei flussi documentali 4. MODULI E MODELLI Modello registro reclami Modulo suggerimenti, segnalazioni e reclami Modello di questionario di customer satisfaction 7/7

25 Monitoraggio e misurazione dei processi NI NORMA INTERNA Sistema di Gestione per la Qualità Monitoraggio e misurazione dei processi Rev. Descrizione Data Redazione Verifica Approvazione Emissione Soggetto 02 Firma Soggetto RSGQ Staff qualità SG 01 Seconda emissione 15/09/10 Firma Alessandra Migliore Valeria Gamberoni Giuseppe Giuliano Soggetto RSGQ RSGQ SG 00 Prima emissione 20/11/07 Firma Valeria Gamberoni Valeria Gamberoni Giuseppe Panassidi 1/6

26 Monitoraggio e misurazione dei processi NI Indice 1. SCOPO E APPLICABILITÀ 2. DESCRIZIONE NORMA INTERNA 2.1. Responsabilità 2.2. Modalità operative 3. INDICATORI DI MISURAZIONE 4. RIFERIMENTI 4.1. Normativa UNI EN ISO serie 9001: Altri documenti 5. MODULI E MODELLI 2/6

27 Monitoraggio e misurazione dei processi NI SCOPO E APPLICABILITÀ Lo scopo di questa norma è definire responsabilità e modalità operative per misurare e monitorare l efficacia e l efficienza: dei processi, del SGQ. Questa norma è applicata da tutte le strutture provinciali. 3/6

28 Monitoraggio e misurazione dei processi NI DESCRIZIONE NORMA INTERNA 2.1 Responsabilità Sottoprocesso / attività Funzioni RSGQ Staff qualità Comitato qualità Dirigenti Controllo di gestione Monitoraggio sui processi C / R C Monitoraggio sul SGQ R C / C Legenda R = Responsabilità primaria C = Responsabilità contributoria 4/6

29 Monitoraggio e misurazione dei processi NI Modalità operative La misurazione è effettuata sulle attività individuate attraverso la programmazione gestionale e organizzativa (cfr. NI pianificazione, NI programmazione e riprogrammazione). Le strutture provinciali, con il supporto del servizio controllo di gestione e attraverso l'utilizzo del software di controllo guida (SICG), gestiscono le attività di rendicontazione. Monitoraggio sui processi I controlli di processo (monitoraggio degli obiettivi gestionali) sono effettuati almeno in due momenti nel corso dell esercizio (report e referto intermedi e finali), con la periodicità individuata dalla Giunta nel PEG. I referenti settoriali del gruppo di lavoro sul controllo guida caricano i report nel SICG. I report sintetizzano, per ciascuna struttura provinciale, tipologia, quantità e qualità delle attività realizzate e contengono: i dati utilizzati per la misurazione degli indicatori, la stima del livello di impiego delle risorse assegnate, la stima del grado di raggiungimento dell'obiettivo assegnato, gli scostamenti rilevati, la loro natura (endogena o esogena), le cause e le proposte correttive. Il servizio controllo di gestione produce un referto, che rielabora i risultati dei report settoriali in modo da consentire la verifica sulla corrispondenza della gestione agli obiettivi programmati e la misurazione del loro grado di attuazione. Il referto è approvato dal nucleo di valutazione. Monitoraggio sul SGQ Anche l'attività di monitoraggio sul SGQ avviene con le modalità descritte per il monitoraggio dei processi (in questo caso pianificazione per la qualità e assicurazione qualità). Gli indicatori per il monitoraggio e la misurazione del SGQ sono definiti annualmente nel PEG/PDO della struttura provinciale cui fa capo il RSGQ. Sono elementi necessari per il monitoraggio del SGQ: le verifiche interne (cfr. PD verifiche interne) le non conformità (cfr. PD 8.3 tenuta sotto controllo delle non conformità) le azioni correttive e preventive (cfr. PD azioni correttive e preventive) il riesame della direzione (NI riesame della direzione) 5/6

30 Monitoraggio e misurazione dei processi NI INDICATORI DI MISURAZIONE Nell'allegato 1 Elenco e schema dei processi al manuale della qualità sono previsti possibili indicatori per la misurazione del processo. Gli indicatori per la misurazione del processo sono definiti annualmente nel PEG/PDO. 3. RIFERIMENTI 3.1. Normativa UNI EN ISO serie 9001:2008 Capitolo Monitoraggio e misurazione dei processi 3.2. Altri documenti Documenti di programmazione dell'ente, in particolare PEG/PDO Report settoriali Referto intermedio e finale Report annuale qualità Verbale di riesame della direzione Processo 1 pianificazione per la qualità Processo 3 programmazione, controllo e organizzazione 4. MODULI E MODELLI Software di controllo guida (SICG) SIS 50 Pianificazione delle verifiche interne SIS 51 Comunicazione di verifica interna SIS 52 Check list di verifica interna SIS 53 Resoconto di verifica interna SIS 54 Scheda gestione verifiche SIS 60 Rapporto di non conformità SIS 61 Elenco generale non conformità SIS 62 Scheda monitoraggio processi / obiettivi SIS 63 Scheda azione correttiva / preventiva SIS 64 Elenco generale azioni correttive SIS 65 Scheda monitoraggio azioni correttive SIS 66 Elenco generale azioni preventive SIS 67 Scheda monitoraggio azioni preventive SIS 68 Scheda monitoraggio non conformità 6/6

31 Controllo guida NI NORMA INTERNA Sistema di Gestione per la Qualità Controllo guida Rev. Descrizione Data Redazione Verifica Approvazione Emissione Soggetto 02 Firma Soggetto RSGQ Staff qualità SG 01 Seconda emissione 15/09/10 Firma Alessandra Migliore Valeria Gamberoni Giuseppe Giuliano Soggetto RSGQ RSGQ SG 00 Prima emissione 20/11/07 Firma Valeria Gamberoni Valeria Gamberoni Giuseppe Panassidi 1/8

32 Controllo guida NI Indice 1. SCOPO E APPLICABILITÀ 2. DESCRIZIONE NORMA INTERNA 2.1. Responsabilità 2.2. Modalità operative 3. INDICATORI DI MISURAZIONE 4. RIFERIMENTI 4.1. Normativa UNI EN ISO serie 9001: Altri documenti 5. MODULI E MODELLI 2/8

33 Controllo guida NI SCOPO E APPLICABILITÀ Lo scopo di questa norma è: descrivere il modello di controllo previsto dalla normativa e attuato dalla Provincia, denominato controllo guida, definire responsabilità e modalità operative relative al controllo guida. Questa norma è applicata da: segretario generale, servizio controllo di gestione, gruppo di lavoro sul controllo guida, nucleo di valutazione, servizio gestione bilancio, dirigenti della Provincia di Verona. 3/8

34 Controllo guida NI DESCRIZIONE NORMA INTERNA 2.1 Responsabilità Sottoprocesso / attività Funzioni Segretario generale Controllo di gestione Dirigente servizio bilancio Dirigenti Nucelo di valutazione Controllo di gestione Sistema di valutazione permanente Monitoraggio degli obiettivi gestionali con redazione dei report Verifica dello stato di attuazione degli obiettivi gestionali con redazione dei referti Analisi del clima organizzativo Valutazione competenze organizzative Misurazione dei risultati della gestione per la valutazione del personale Valutazione del personale dipendente / C / R / / C / / R / C / / R R / / / R / C / / R / / / R / Controllo strategico Verifica dello stato di attuazione dei programmi Proposta di rendiconto di gestione R C R / / R C R / / Bilancio consuntivo di mandato / C / / R Legenda R = Responsabilità primaria C = Responsabilità contributoria 4/8

35 Controllo guida NI Modalità operative Il sistema provinciale di controllo guida si articola nei seguenti moduli: controllo strategico, controllo di gestione, valutazione permanente delle risorse umane (cfr. NI valutazione permanente), controllo dei costi, controllo di regolarità amministrativa sulle determinazioni dirigenziali (cfr NI determinazioni), supporto alle attività di controllo collaborativo attribuite alla Corte dei conti (cfr NI determinazioni). Le relazioni tra le attività sono descritte nel seguente schema: 5/8

36 Controllo guida NI Controllo strategico Il sistema garantisce lo stretto raccordo tra gli indirizzi del programma di governo e l attività gestionale di competenza dei dirigenti. In tal modo garantisce, tra l altro, che i contenuti delle politiche generali provinciali del programma di governo siano sviluppati e costantemente monitorati sulla base delle informazioni e dei dati di dettaglio derivanti dalla gestione operativa. Entro il 30 settembre di ciascun anno, il Consiglio adotta la delibera di ricognizione sullo stato di attuazione dei programmi. Tale verifica, basata su report settoriali, sintetizza lo stato di attuazione dei programmi di bilancio e degli obiettivi gestionali. In tale sede il Consiglio dà atto del permanere degli equilibri generali di bilancio o, in caso di accertamento negativo, adotta contestualmente i provvedimenti necessari per il ripiano degli eventuali debiti. La dimostrazione dei risultati di gestione avviene mediante il rendiconto, che sintetizza i risultati finanziari ed economici della gestione e comprende il conto del bilancio, il conto economico ed il conto del patrimonio. Il rendiconto è deliberato dal Consiglio entro il 30 giugno dell'anno successivo, tenuto motivatamente conto della relazione dell'organo di revisione. Entro la fine del mandato amministrativo, il servizio controllo di gestione predispone il bilancio consuntivo di mandato, che riassume per obiettivi strategici il contenuto dei programmi, dei progetti e degli obiettivi gestionali previsti nel corso del mandato amministrativo e i relativi risultati. É approvato dal nucleo di valutazione entro la fine del mandato amministrativo. Sono strumenti del sistema anche le relazioni che sono periodicamente presentate al Consiglio con le sintesi delle attività programmate e dei risultati raggiunti in relazione agli obiettivi strategici fissati all inizio del mandato amministrativo. Controllo di gestione Il sistema di programmazione e controllo della gestione è finalizzato alla periodica rilevazione e tempestiva autocorrezione degli scostamenti da parte dei responsabili delle varie attività (cfr. NI monitoraggio e misurazione dei processi). Prevede: definizione di obiettivi, formulazione di programmi, verifica del grado di realizzazione degli obiettivi, analisi di eventuali scostamenti, correzioni. Per la gestione di tale sistema è stato creato il gruppo di lavoro intersettoriale sul controllo guida ed introdotto un software dedicato (SICG), che si integrerà in misura sempre maggiore con il software di contabilità. Sistema di valutazione permanente Il sistema ha lo scopo di soddisfare due esigenze: verificare con regolarità le prestazioni rese dal personale dipendente allo scopo di incrementarne la produttività attraverso gli strumenti contrattuali previsti, monitorare il clima organizzativo degli uffici per consentire alla direzione e alla dirigenza di assumere gli eventuali provvedimenti, anche riorganizzativi, necessari. Il sistema è descritto nella NI valutazione permanente. 6/8

37 Controllo guida NI Controllo dei costi Lo sviluppo di un sistema di controllo dei costi risponde all esigenza di individuare e misurare le quantità aziendali rilevanti rispetto ai vari ambiti gestionali e organizzativi. L'attività è concentrata sui costi dei fattori produttivi più rilevanti e sui quali è ipotizzabile conseguire maggiori economie. L'individuazione di tali fattori è avvenuta sulla base delle sperimentazioni condotte in materia di contabilità analitica. Controllo di regolarità amministrativa sulle determinazioni dirigenziali Il sistema prevede l'analisi a campione delle determinazioni dirigenziali attraverso l analisi dei testi, la comunicazione periodica dei risultati ai dirigenti e la proposizione di strumenti di miglioramento. Il sistema è descritto nella NI determinazioni Supporto alle attività di controllo collaborativo attribuite alla Corte dei conti Il controllo guida si completa con l'attuazione degli obblighi di comunicazione alla sezione regionale di controllo della Corte di conti, affidata al servizio controllo di gestione (cfr. NI determinazioni). 7/8

38 Controllo guida NI INDICATORI DI MISURAZIONE Nell'allegato 1 Elenco e schema dei processi al manuale della qualità sono previsti possibili indicatori per la misurazione del processo. Gli indicatori per la misurazione del processo sono definiti annualmente nel PEG/PDO. 4. RIFERIMENTI 4.1. Normativa UNI EN ISO serie 9001:2008 Capitolo 5.4 Capitolo 6.1 Capitolo 8 Pianificazione Messa a disposizione delle risorse Misurazione, analisi e miglioramento 4.2. Altri documenti Decreto Legislativo 30 luglio 1999, n. 286 Riordino e potenziamento dei meccanismi e strumenti di monitoraggio e valutazione dei costi, dei rendimenti e dei risultati dell'attività svolta dalle amministrazioni pubbliche, a norma dell'articolo 11 della legge 15 marzo 1997, n. 59 e successive modificazioni Regolamento provinciale sull'ordinamento degli uffici e dei servizi Linee programmatiche del programma di governo Bilancio di previsione annuale e pluriennale Relazione previsionale e programmatica Programma delle opere pubbliche Piani triennali di settore PEG/PDO Processo 3 programmazione, controllo e organizzazione (NI valutazione permanente) Processo 5 gestione economico finanziaria Processo 12 deliberazioni, determinazioni e altri atti (NI determinazioni) 5. MODULI E MODELLI Software di controllo guida (SICG) 8/8

39 Programmazione e riprogrammazione NI Rev. 02 NORMA INTERNA Sistema di Gestione per la Qualità Programmazione e riprogrammazione Rev. Descrizione Data Redazione Verifica Approvazione Emissione Soggetto 02 Firma Soggetto RSGQ Staff qualità SG 01 Seconda emissione 15/09/10 Firma Alessandra Migliore Valeria Gamberoni Giuseppe Giuliano Soggetto RSGQ RSGQ SG 00 Prima emissione 20/11/07 Firma Valeria Gamberoni Valeria Gamberoni Giuseppe Panassidi 1/13

40 Programmazione e riprogrammazione NI Indice 1. SCOPO E APPLICABILITÀ 2. DESCRIZIONE NORMA INTERNA 2.1. Responsabilità 2.2. Modalità operative 3. INDICATORI DI MISURAZIONE 4. RIFERIMENTI 4.1. Normativa UNI EN ISO serie 9001: Altri documenti 5. MODULI E MODELLI 2/13

41 Programmazione e riprogrammazione NI SCOPO E APPLICABILITÀ Lo scopo di questa norma è definire responsabilità e modalità operative relative alla programmazione e riprogrammazione delle attività per il raggiungimento degli obiettivi. Questa norma è applicata dal segretario generale, dal servizio controllo di gestione, dal servizio gestione bilancio, dal nucleo di valutazione e dai dirigenti della Provincia di Verona. 3/13

42 Programmazione e riprogrammazione NI DESCRIZIONE NORMA INTERNA 2.1 Responsabilità Sottoprocesso - Attività Programmazione strategica Funzioni Proposta di linee programmatiche (azioni e ai progetti da realizzare nel mandato) Proposta di relazione previsionale e programmatica e programma delle opere pubbliche Segretario generale Controllo di gestione Dirigente servizio bilancio Dirigenti R C / / / R C R R / Nucleo di valutazione Programmazione gestionale e organizzaiva Linee guida PEG/PDO R C C / / Negoziazione degli obiettivi gestionali Bilancio di previsione annuale Classificazione degli obiettivi gestionali R C C R / C C R R / / C / / R Riprogrammazione gestionale e organizzativa Variazioni di bilancio C C R R / Modificazioni e aggiornamenti PEG /PDO R C C R / Riprogrammazione strategica Variazione alla relazione previsionale e programmatica e al programma delle opere pubbliche R C R R / Legenda R = Responsabilità primaria C = Responsabilità contributoria 4/13

43 Programmazione e riprogrammazione NI Modalità operative Il servizio controllo di gestione e le strutture provinciali, attraverso l'utilizzo del software di controllo guida (SICG), gestiscono le attività di: programmazione, rendicontazione, controllo, riprogrammazione. Per ogni struttura provinciale è designato un referente che, in qualità di componente del gruppo di lavoro sul controllo guida, è responsabile del caricamento e della gestione dei dati nel suddetto software. Istruzioni per l'utilizzo del software sono contenute in due appositi manuali: manuale utente, manuale amministratore. Programmazione Programmazione strategica All'inizio del mandato amministrativo, nella prima seduta di Consiglio il Presidente, sentita la Giunta, espone il programma politico di indirizzi generali. Successivamente, in occasione dell'esame del bilancio di previsione relativo al primo esercizio successivo a quello di elezione, il Presidente presenta al Consiglio le linee programmatiche relative alle azioni ed ai progetti da realizzare nel corso del mandato. Il Consiglio esamina il programma di governo, che viene sottoposto a votazione finale prima della discussione sul bilancio. Annualmente, vengono allegati al bilancio annuale di previsione la relazione previsionale e programmatica, il bilancio di previsione pluriennale e il programma delle opere pubbliche. La relazione previsionale e programmatica copre un periodo pari a quello del bilancio pluriennale, costituisce il piano generale degli interventi e illustra le caratteristiche della popolazione, del territorio, dell'economia insediata e dei servizi dell'ente, precisandone risorse umane, strumentali e tecnologiche. Il bilancio pluriennale comprende il quadro dei mezzi finanziari che si prevede di destinare, per ciascuno degli anni considerati, sia alla copertura di spese correnti, sia al finanziamento delle spese di investimento, con indicazione, per queste ultime, della capacità di ricorso alle fonti di finanziamento. Il Consiglio delibera entro il 31 dicembre, o comunque entro il termine fissato dalla legge, il bilancio di previsione per l'anno successivo. La deliberazione ed i documenti ad essa allegati sono trasmessi dal segretario generale all'organo regionale di controllo. Programmazione gestionale e organizzativa (cfr. NI pianificazione) Annualmente sono emanate direttive di indirizzo politico e tecnico rivolte ai dirigenti per la predisposizione dei documenti di programmazione. I dirigenti, sentiti gli assessori di riferimento, propongono gli obiettivi gestionali di competenza con le necessarie assegnazioni di risorse umane, finanziarie e strumentali. 5/13

44 Programmazione e riprogrammazione NI Il segretario generale, con il supporto del servizio controllo di gestione e del servizio bilancio, negozia tali proposte con i dirigenti al fine di assicurare la conformità degli obiettivi alle linee guida e, in generale, il loro coordinamento. Il bilancio di previsione finanziario, redatto in termini di competenza, per l'anno successivo, è approvato dal Consiglio e redatto osservando i principi di unità, annualità, universalità ed integrità, veridicità, pareggio finanziario e pubblicità. Il nucleo di valutazione esamina il contenuto degli obiettivi gestionali contenuti nella proposta di PEG e li classifica (ad esempio: mantenimento, ampliamento, miglioramento efficacia / efficienza, completamento / consolidamento sviluppo). Il PEG, approvato dalla Giunta, contiene gli obiettivi gestionali assegnati ai dirigenti in attuazione dei programmi/progetti della relazione previsionale e programmatica, nonché le direttive cui deve attenersi il dirigente stesso nella realizzazione della gestione. Il PDO, approvato dal direttore generale, contiene la programmazione di dettaglio, con gli indicatori per la rilevazione e la misurazione dei risultati gestionali. Riprogrammazione gestionale/organizzativa e strategica La variazione dei documenti di programmazione settoriale deve rispettare le indicazioni annualmente definite dalla Giunta in sede di approvazione del PEG. Le attività di riprogrammazione sono: variazione di bilancio, prelievo dal fondo di riserva, aggiornamento finanziario/gestionale, modificazione di PDO, modificazione di PEG/PDO. Il bilancio di previsione può subire variazioni nel corso dell'esercizio di competenza. Le variazioni al bilancio sono di competenza del Consiglio e possono deliberate non oltre il 30 novembre di ciascun anno. Le variazioni al PEG/PDO possono essere adottate entro il 15 dicembre di ciascun anno. Le variazioni al PEG si distinguono in: aggiornamenti, che non comportano variazione né degli obiettivi gestionali, né dell allocazione delle risorse e sono apportate direttamente dai dirigenti, sentito il servizio controllo di gestione; modificazioni, che variano gli obiettivi gestionali e/o l allocazione delle risorse e sono proposte dai dirigenti e deliberate dalla Giunta, previo parere del direttore generale dopo l istruttoria tecnica del servizio controllo di gestione. L'iter delle procedure relative alla modificazione di PDO ed all'aggiornamento finanziario/gestionale inizia e si sviluppa interamente all'interno del software di controllo guida (SICG). Le procedure di variazione di bilancio, prelievo dal fondo di riserva, modificazione di PEG/PDO, invece, prevedono anche la predisposizione di documenti cartacei: scheda di proposta firmata dal dirigente competente e, dove necessario, dall'assessore di riferimento; foglio pareri compilato a cura dei soggetti, di volta in volta competenti (servizio controllo di gestione, servizio gestione bilancio e segretario-direttore generale). Se durante l'iter di approvazione i soggetti competenti riscontrano irregolarità, la procedura informatica prevede che l'iter si concluda e debba essere presentata una nuova richiesta. 6/13

45 Programmazione e riprogrammazione NI Il servizio controllo di gestione cura l'attività di completamento di tutte le procedure con l'inserimento dei dati a consuntivo nel software. 7/13

46 Programmazione e riprogrammazione NI Variazione bilancio Dirigente Struttura provinciale Assessore competente Servizio gestione bilancio Servizio controllo gestione competente Start Compilazione scheda: inserimento dati e motivazione Firma cartaceo scheda variazione Firma cartaceo scheda variazione Inoltro proposta: software e cartaceo Analisi scheda sotto profilo finanziario con attestazione quadratura bilancio Redazione osservazioni/ compilazione scheda pareri Analisi scheda sotto profilo strategico gestionale Formulazione osservazioni da sottoporre al segretariodirettore generale Trasmissione schede pareri Predisposizione della proposta di deliberazione (NI 12.01) End Se la variazione richiesta implica modificazioni della RPP, la struttura proponente dovrà allegare anche la scheda descrittiva aggiornata. 8/13

47 Programmazione e riprogrammazione NI Prelievo dal fondo di riserva Dirigente Struttura provinciale Assessore competente Servizio gestione bilancio Servizio controllo gestione competente Start Compilazione scheda: inserimento dati e motivazione Firma cartaceo scheda variazione Firma cartaceo scheda variazione Inoltro proposta: software e cartaceo Analisi scheda sotto profilo finanziario con attestazione quadratura bilancio Redazione osservazioni/ compilazione scheda pareri Istruttoria e aggiornamento dati software Avvio iter di deliberazione (NI 12.01) End 9/13

48 Programmazione e riprogrammazione NI Aggiornamento finanziario/gestionale Struttura provinciale Servizio controllo gestione Servizio gestione bilancio Start Compilazione scheda: inserimento dati e motivazione Istruttoria Istruttoria e attestazione quadratura bilancio Aggiornamento dati software End Gli aggiornamenti consistono in variazioni che non alterano né gli obiettivi assegnati ai dirigenti né l allocazione delle risorse. Essi possono essere finalizzati esclusivamente a: correggere errori materiali, migliorare la leggibilità delle previsioni, aggiornare l allocazione di dettaglio delle dotazioni assegnate, aggiornare scadenze (non collegate a indicatori). 10/13

49 Programmazione e riprogrammazione NI Modificazione di PDO Struttura provinciale Dirigente Servizio controllo gestione Direttore generale Start Compilazione scheda: inserimento dati e motivazione Firma cartaceo scheda variazione Inoltro proposta: software e cartaceo Istruttoria e compilazione scheda pareri Istruttoria e compilazione scheda pareri Aggiornamento dati software End 11/13

50 Programmazione e riprogrammazione NI Modificazione di PEG/PDO Dirigente Struttura provinciale Assessore competente Servizio controllo gestione Direttore generale Servizio gestione bilancio competente Start Compilazione scheda: inserimento dati e motivazione Firma cartaceo scheda variazione Solo per variazioni PEG: firma cartaceo scheda variazione Inoltro proposta: software e cartaceo Istruttoria e redazione osservazioni/ compilazione scheda pareri Istruttoria e redazione osservazioni/ compilazione scheda pareri Solo se variazione finanziaria: istruttoria con attestazione quadratura bilancio, redazione osservazioni/ compilazione scheda pareri Istruttoria e aggiornamento dati software Avvio iter di deliberazione (NI 12.01) End 12/13

51 Programmazione e riprogrammazione NI INDICATORI DI MISURAZIONE Nell'allegato 1 Elenco e schema dei processi al manuale della qualità sono previsti possibili indicatori per la misurazione del processo. Gli indicatori per la misurazione del processo sono definiti annualmente nel PEG/PDO. 4. RIFERIMENTI 4.1. Normativa UNI EN ISO serie 9001:2008 Capitolo 5.3 Capitolo 5.4 Capitolo 6.1 Politica per la qualità Pianificazione Messa a disposizione delle risorse 4.2. Altri documenti Decreto Legislativo 30 luglio 1999, n. 286 "Riordino e potenziamento dei meccanismi e strumenti di monitoraggio e valutazione dei costi, dei rendimenti e dei risultati dell'attività svolta dalle amministrazioni pubbliche, a norma dell'articolo 11 della legge 15 marzo 1997, n. 59" e successive modificazioni Regolamento provinciale sull'ordinamento degli uffici e dei servizi Regolamento provinciale di contabilità Linee programmatiche del programma di governo Bilancio di previsione annuale e pluriennale Relazione previsionale e programmatica Programma delle opere pubbliche Piani triennali di settore PEG/PDO Processo 1 pianificazione per la qualità (NI 01.01) Processo 2 assicurazione qualità (NI 02.02) Processo 5 gestione economico finanziaria Processo 12 deliberazioni, determinazioni e altri atti (NI 12.01) Software SICG manuale utente Software SICG manuale amministratore 5. MODULI E MODELLI Software di controllo guida (SICG) 13/13

52 Valutazione permanente NI NORMA INTERNA Sistema di Gestione per la Qualità Valutazione permanente Rev. Descrizione Data Redazione Verifica Approvazione Emissione Soggetto 02 Firma Soggetto RSGQ Staff qualità SG 01 Seconda emissione 15/09/10 Firma Alessandra Migliore Valeria Gamberoni Giuseppe Giuliano Soggetto RSGQ RSGQ SG 00 Prima emissione 20/11/07 Firma Valeria Gamberoni Valeria Gamberoni Giuseppe Panassidi 1/12

53 Valutazione permanente NI Indice 1. SCOPO E APPLICABILITÀ 2. DESCRIZIONE NORMA INTERNA 2.1. Responsabilità 2.2. Modalità operative 3. INDICATORI DI MISURAZIONE 4. RIFERIMENTI 4.1. Normativa UNI EN ISO serie 9001: Altri documenti 5. MODULI E MODELLI 2/12

54 Valutazione permanente NI SCOPO E APPLICABILITÀ Lo scopo di questa norma è: descrivere il sistema di valutazione permanente attuato dalla Provincia, definire responsabilità e modalità operative relative al sistema di valutazione permanente. Questa norma è applicata dal segretario generale, dal nucleo di valutazione, dai dirigenti e dal servizio controllo di gestione. 3/12

55 Valutazione permanente NI DESCRIZIONE NORMA INTERNA 2.1 Responsabilità Sottoprocesso - attività Funzioni Segretario generale Controllo di gestione Dirigenti Nucleo di valutazione Analisi del clima organizzativo / C / R Sistema di valutazione Valutazione competenze organizzative Misurazione dei risultati della gestione per la valutazione del personale R / / R / C / R Valutazione del personale / / R / Legenda R = Responsabilità primaria C = Responsabilità contributoria 4/12

56 Valutazione permanente NI Modalità operative Il sistema di valutazione permanente ha lo scopo di sviluppare le risorse umane (e, quindi, la qualità del servizio) e costituisce una leva per accelerare il processo di cambiamento. Il sistema comprende strumenti e metodologie di: valutazione dei dirigenti, valutazione dei titolari di posizione organizzativa o di alta professionalità, valutazione del personale, monitoraggio del clima organizzativo degli uffici. A supporto del sistema è operativo un software per l automazione del calcolo del compenso incentivante di produttività individuale, che consente anche l interrogazione dei dati relativi alla produttività da parte del personale. Valutazione dei dirigenti Il sistema di valutazione dei dirigenti prende in considerazione la posizione ricoperta da ogni dirigente all'interno della struttura dell'ente, il peso, la complessità e la strategicità degli obiettivi gestionali assegnati e prevede l'utilizzo di due fattori: grado di raggiungimento degli obiettivi gestionali (fattore con peso pari al 60%), competenze organizzative, suddiviso in due parametri: analisi del clima organizzativo (peso pari al 20%) e competenze manageriali (peso pari al 20%). Dalla valutazione dei dirigenti dipende la distribuzione del fondo per la retribuzione di risultato, aumentato delle risorse disponibili dalla retribuzione di posizione. Con il supporto del servizio controllo di gestione, il nucleo di valutazione sintetizza quanto emerso dal referto, dall analisi delle competenze organizzative e dall analisi del clima organizzativo per la valutazione delle prestazioni dei dirigenti e delle posizioni organizzative. Grado di raggiungimento degli obiettivi gestionali La misurazione dei risultati della gestione è certificata in sede di referto del controllo di gestione da parte del nucleo di valutazione (cfr. NI monitoraggio e misurazione dei processi). L'attribuzione del punteggio è collegata al grado di raggiungimento degli obiettivi, nel quale si tiene conto della posizione ricoperta da ogni dirigente nella struttura dell'ente, del peso, della complessità e della strategicità degli obiettivi assegnati (cfr. NI programmazione e riprogrammazione). Analisi del clima organizzativo Attraverso l analisi del clima organizzativo vengono raccolte le aspettative e le valutazioni dei dipendenti sull operato dei dirigenti nel corso dell esercizio, per consentire alla direzione e alla dirigenza di assumere gli eventuali provvedimenti, anche riorganizzativi, necessari. Una volta all'anno il segretario generale trasmette una comunicazione a tutti i dipendenti chiedendo la compilazione del questionario sul clima organizzativo. La compilazione è anonima e obbligatoria; avviene on line per la generalità dei dipendenti e in forma cartacea solo per chi non è dotato di postazione informatica. Ai dipendenti è chiesto di attribuire un punteggio da 1 a 4 alle proprie aspettative e all'operato del dirigente con riferimento a: sviluppo professionale, 5/12

57 Valutazione permanente NI capacità di innovazione, benessere dei dipendenti, programmazione e controllo, lavoro di gruppo, qualità delle prestazioni dell'ufficio, rotazione mansioni, formazione, orgoglio di appartenere all'ufficio. I risultati del questionario sono raccolti ed analizzati a cura del servizio controllo di gestione e concorrono alla valutazione delle competenze organizzative dei dirigenti. Valutazione delle competenze manageriali Il vigente sistema di valutazione dei dirigenti prevede la possibilità di personalizzare i parametri per la valutazione delle competenze manageriali, attribuendo pesi diversi ai fattori su cui s'intende puntare l'attenzione per un miglioramento della performance individuale. In particolare, ogni parametro deve essere preventivamente pesato individualmente per ogni dirigente, con l'attribuzione di un peso maggiore a quelli che richiedono maggiori miglioramenti; tali pesi sono decisi dal segretario generale, sentiti i dirigenti all inizio del periodo di valutazione e preventivamente comunicati ai dirigenti. I parametri per la valutazione delle competenze manageriali sono individuati in una scheda multidimensionale, basata sulla differenziazione dei ruoli, determinata dall'attribuzione o meno di una struttura. Per i dirigenti con incarico dirigenziale, la valutazione si basa principalmente sulla capacità di ottenere dalla struttura assegnata alte prestazioni e di mantenere nel tempo tale struttura efficiente: PARAMETRI VALUTATIVI RUOLO DIREZIONALE GESTIONE RISORSE UMANE ORGANIZZAZIONE capacità di: - scegliere le priorità - programmare e controllare le scadenze, la qualità ed i costi - prendere decisioni e assumersi responsabilità capacità di: - coinvolgere, motivare e far crescere i collaboratori - valutare e creare una buona percezione di benessere organizzativo capacità di: - fare efficienza - assicurare miglioramento continuo - bilanciare i carichi di lavoro - gestire con flessibilità le emergenze SUBFATTORI VALUTATIVI programmazione e controllo: programmazione di tempi e risorse controllo dei costi e della qualità (efficienza / efficacia) gestione ordinaria del personale: coinvolgimento gestione straordinaria del personale: investire sul personale, irrobustire la struttura organizzativa nel medio-lungo periodo realizzare il bilanciamento continuo dei carichi di lavoro realizzare microriorganizzazioni partecipare attivamente alle macroriorganizzazioni gestire le emergenze 6/12

58 Valutazione permanente NI QUALITA' DEL SERVIZIO capacità di: - rispondere ai bisogni ed alle attese dei fruitori dei servizi esterni o interni - assicurare output affidabili ottimizzare i rapporti esterni (ascolto, orientamento all utenza) migliorare in continuità i prodotti (affidabilità) Per i dirigenti senza incarico dirigenziale, la valutazione si basa principalmente sulla capacità di avere/mantenere una preparazione tecnica adeguata e di volere assumersi la responsabilità di risolvere problemi complessi: PARAMETRI VALUTATIVI PREPARAZIONE TECNICA capacità e competenza tecnica. disponibilità a condividere con gli altri le proprie conoscenze. attitudine al costante aggiornamento. SUBFATTORI VALUTATIVI nozioni teoriche esperienza capacità di mantenere aggiornate le proprie conoscenze RESPONSABILITA' DECISIONI E SOLUZIONE DEI PROBLEMI APPORTO ALLA QUALITA' DEL SERVIZIO capacità di: - accettare e assumere impegni che assicurano alti livelli di efficienza - portare a termine gli impegni nei tempi stabiliti - farsi carico delle problematiche e dei rischi conseguenti agli impegni assunti capacità di: - assumere decisioni sulla base di corrette analisi dei dati - assumere decisioni basate sulle sole informazioni disponibili - risolvere i problemi con puntualità e apporti creativi capacità di: - rispondere ai bisogni e alle attese dei fruitori dei servizi esterni o interni - assicurare output affidabili disponibilità ad assumere lavori impegnativi affidabilità nel portarli a compimento capacità e flessibilità nell analisi capacità e flessibilità nella sintesi e, ove richiesta, nella decisione creatività ottimizzare i rapporti esterni (ascolto, orientamento all utenza) migliorare in continuità i prodotti (affidabilità) La compilazione delle schede è di competenza del segretario generale. Valutazione dei titolari di posizione organizzativa o di alta professionalità La valutazione del personale titolare di posizione organizzativa o di alta professionalità, da parte del dirigente competente, prevede l'utilizzo di due fattori: grado di raggiungimento degli obiettivi assegnati ad inizio anno, compilazione di apposita scheda di valutazione. Per ciascuna qualifica è stato definito un modello di scheda di valutazione, all'interno del quale sono stati individuati i seguenti parametri di riferimento. 7/12

59 Valutazione permanente NI Per i titolari di posizione organizzativa: PARAMETRI VALUTATIVI RUOLO DIREZIONALE GESTIONE RISORSE UMANE ORGANIZZAZIONE QUALITA' DEL SERVIZIO SUBFATTORI VALUTATIVI programmazione e controllo utilizzo degli strumenti del sistema di controllo guida rispetto delle scadenze interventi gestionali valutazione del personale sviluppo del personale e del clima organizzativo interventi riorganizzativi bilanciamento dei carichi di lavoro gestione delle emergenze rapporti con gli utenti qualità dei prodotti Per i titolari di alta professionalità: PARAMETRI VALUTATIVI PREPARAZIONE TECNICA RESPONSABILITÀ DECISIONE E SOLUZIONE DEI PROBLEMI APPORTO ALLA QUALITA' DEL LAVORO SUBFATTORI VALUTATIVI conoscenze teoriche esperienza e capacità applicativa aggiornamento e diffusione delle conoscenze assunzione impegni adempimento impegni capacità di analisi e di sintesi capacità di decisione rapporti con gli utenti qualità dei prodotti Valutazione del restante personale provinciale Il sistema prevede che la valutazione dei dipendenti avvenga tramite la compilazione di apposite schede, collegate al ruolo attribuito dal dirigente ai propri collaboratori. La scelta del ruolo, quindi, rappresenta il primo atto valutativo del dirigente e la prima scelta gestionale per lo sviluppo professionale del valutato. In particolare, i ruoli si distinguono in: manager, per i dipendenti chiamati a gestire risorse (umane, finanziarie e strumentali); 8/12

60 Valutazione permanente NI professional, per coloro che forniscono il contributo tecnico-professionale per fare istruttorie, valutazioni, programmazioni e risoluzione dei problemi; assistenti/operativi, per quanti svolgono compiti più operativi sia nelle attività di ufficio che nelle attività tecniche. In generale, per il personale di categoria: A e B sarà assegnata la scheda relativa agli assistenti/operativi; C e D i dirigenti dovranno individuare il ruolo tra manager, professional e assistenti/operativi. Il ruolo attribuito deve essere comunicato alla direzione generale e, previa validazione da parte del segretario generale e prima della valutazione finale, ai valutati ed al servizio risorse umane. Il dirigente, per la compilazione delle schede, può avvalersi del supporto dei valutatori di secondo livello, ovvero titolari di posizione organizzative cui è stata conferita apposita delega. Nei modelli di scheda di valutazione, per ciascun ruolo, sono previsti appositi parametri valutativi di seguito indicati. Per il ruolo manager : PARAMETRI VALUTATIVI RUOLO DIREZIONALE GESTIONE RISORSE UMANE ORGANIZZAZIONE QUALITA' DEL SERVIZIO SUBFATTORI VALUTATIVI capacità di: - scegliere le priorità - programmare e controllare le scadenze, la qualità e i costi - prendere decisioni e assumersi responsabilità capacità di: - coinvolgere, motivare e far crescere i collaboratori - valutare e creare una buona percezione di benessere organizzativo capacità di: - fare efficienza - assicurare miglioramento continuo - bilanciare i carichi di lavoro - gestire con flessibilità le emergenze capacità di: - rispondere ai bisogni e alle attese dei fruitori dei servizi esterni o interni - assicurare output affidabili programmazione e controllo - programmazione di tempi e risorse - controllo dei costi e della qualità (efficienza/efficacia) - gestione ordinaria del personale: coinvolgimento - gestione straordinaria del personale: investire sul personale, irrobustire la struttura organizzativa nel medio-lungo periodo - realizzare il bilanciamento continuo dei carichi di lavoro - realizzare microriorganizzazioni - partecipare attivamente alle macroriorganizzazioni - gestire le emergenze ottimizzare i rapporti esterni (ascolto, orientamento all'utenza) - migliorare in continuità i prodotti (affidabilità) 9/12

61 Valutazione permanente NI Per il ruolo professional : PARAMETRI VALUTATIVI PREPARAZIONE TECNICA RESPONSABILITÀ DECISIONI E SOLUZIONI DEI PROBLEMI APPORTO ALLA QUALITA' DEL SERVIZIO SUBFATTORI VALUTATIVI capacità e competenza tecnica disponibilità a condividere con gli altri le proprie conoscenze attitudine al costante aggiornamento capacità di: - accettare e assumere impegni che assicurano alti livelli di efficienza - portare a termine gli impegni nei tempi stabiliti - farsi carico delle problematiche e dei rischi conseguenti agli impegni assunti capacità di: - assumere decisioni sulla base di corrette analisi dei dati - assumere decisioni basate sulle sole informazioni disponibili - risolvere i problemi con puntualità e apporti creativi capacità di: - rispondere ai bisogni e alle attese dei fruitori dei servizi esterni o interni - assicurare output affidabili - nozioni teoriche - esperienza - capacità di mantenere aggiornate le proprie conoscenze - disponibilità ad assumere lavori impegnativi - affidabilità nel portarli a compimento - capacità e flessibilità nell analisi - capacità e flessibilità nella sintesi e, se richiesta, nella decisione - creatività - ottimizzare i rapporti esterni (ascolto, orientamento all'utenza) - migliorare in continuità i prodotti (affidabilità) 10/12

62 Valutazione permanente NI Per il ruolo Assistenti/operativi : PARAMETRI VALUTATIVI INIZIATIVA AFFIDABILITÀ FLESSIBILITÀ ORIENTAMENTO ALLA QUALITA' DEL SERVIZIO SUBFATTORI VALUTATIVI capacità di: - capire le situazioni - attivarsi anche se non sollecitati per anticipare e risolvere problemi capacità di assicurare output precisi e certi che attenuano il controllo, evitano rilavorazioni e alimentano la fiducia capacità e disponibilità ad agire con polivalenza su più compiti per assicurare flessibilità operativa capacità di: - agire con spirito di servizio - rispondere ai bisogni e alle attese dei fruitori esterni o interni autonomia nell attivarsi e nel comprendere le situazioni capacità di rispettare istruzioni o direttive fornendo esattamente i prodotti richiesti capacità di rispondere a istruzioni o direttive diverse e contemporanee autonomia nell assicurare - buoni rapporti con l utenza - prodotti di qualità 11/12

63 Valutazione permanente NI INDICATORI DI MISURAZIONE Nell'allegato 1 Elenco e schema dei processi al manuale della qualità sono previsti possibili indicatori per la misurazione del processo. Gli indicatori per la misurazione del processo sono definiti annualmente nel PEG/PDO. 4. RIFERIMENTI 4.1. Normativa UNI EN ISO serie 9001:2008 Capitolo 6.2 Capitolo 8.2 Risorse umane Monitoraggio e misurazione 4.2. Altri documenti Contratto nazionale e decentrato integrativo di lavoro Deliberazione della Giunta n. 259 dell'11 dicembre 2008 Definizione dei criteri generali relativi alla determinazione della retribuzione di risultato per il personale di livello dirigenziale, a parziale modifica del vigente sistema di valutazione (art. 6 CCNL 22 febbraio 2006) Regolamento provinciale sull'ordinamento degli uffici e dei servizi Processo 2 assicurazione qualità 5. MODULI E MODELLI Software per l automazione del calcolo del compenso incentivante di produttività individuale Questionario di valutazione per il clima organizzativo Scheda di valutazione dei dirigenti senza responsabilità di struttura Scheda di valutazione dei dirigenti con responsabilità Scheda di valutazione di titolare di posizione organizzativa Scheda di valutazione di titolare di alta professionalità Scheda di valutazione del ruolo manager Scheda di valutazione del ruolo professional Scheda di valutazione del ruolo assistenti/operativi 12/12

64 Programmazione e pianificazione NI NORMA INTERNA Sistema di Gestione per la Qualità Programmazione e pianificazione Rev. Descrizione Data Redazione Verifica Approvazione Emissione Soggetto 02 Firma Soggetto RSGQ Staff qualità SG 01 Seconda emissione 15/09/10 Firma Alessandra Migliore Valeria Gamberoni Giuseppe Giuliano Soggetto RSGQ RSGQ SG 00 Prima emissione 20/11/07 Firma Valeria Gamberoni Valeria Gamberoni Giuseppe Panassidi 1/10

65 Programmazione e pianificazione NI Indice 1. SCOPO E APPLICABILITÀ 2. DESCRIZIONE NORMA INTERNA 2.1. Responsabilità 2.2. Modalità operative 3. INDICATORI DI MISURAZIONE 4. RIFERIMENTI 4.1. Normativa UNI EN ISO serie 9001: Altri documenti 5. MODULI E MODELLI 2/10

66 Programmazione e pianificazione NI SCOPO E APPLICABILITÀ Lo scopo di questa norma è definire: modalità operative e responsabilità per l attività programmatoria delle strutture provinciali, le interdipendenze con gli altri processi del SGQ. Questa norma è applicata da tutte le strutture provinciali la cui normativa di settore o i programmi dell Ente prevedano lo sviluppo di strumenti di programmazione/pianificazione. 3/10

67 Programmazione e pianificazione NI DESCRIZIONE NORMA INTERNA 2.1 Responsabilità Funzioni Dirigente U.O. statistica Sottoprocesso / attività Analisi del contesto R C Elaborazione R C Acquisizione indirizzi R / Partecipazione e concertazione R / Redazione dell atto di pianificazione Valutazione di osservazioni ed eventuale variazione dell atto di pianificazione R / R / Legenda R = Responsabilità primaria C = Responsabilità contributoria 4/10

68 Programmazione e pianificazione NI Modalità operative Fasi del processo di programmazione Analisi del contesto Lo scopo dell attività di raccolta e analisi dei dati è acquisire le informazioni necessarie per sviluppare scenari evolutivi dei settori da pianificare e, conseguentemente, individuare specifiche scelte progettuali. Le modalità d'azione possono essere: definite dalla normativa, lasciate all'autonomia dei progettisti, consistere nella semplice compilazione di raccolte di dati grezzi, prevedere l elaborazione di studi, anche molto complessi e specialistici. La raccolta, l elaborazione e l analisi dei dati, a seconda del livello di complessità della materia e dell approfondimento richiesto possono, quindi, richiedere supporti consulenziali specializzati (cfr. NI affidamento incarichi). Raccolta dati Nella fase di raccolta dei dati, la struttura provinciale interessata può: individuare le fonti da cui attingere gli elementi di valutazione oggetti istituzionali e sociali (ad esempio ISTAT), enti pubblici, associazioni di categoria, istituti scientifici, altri soggetti che detengono dati di interesse (titolari di banche dati); avviare apposite indagini o rilevazioni dirette, in questo caso si può avvalere del supporto dell'ufficio statistica per la redazione dei questionari ed elaborazione dei relativi dati. Nel caso di svolgimento di indagini campionarie, a garanzia dell'attendibilità dei risultati, la struttura interessata deve ricorrere, in mancanza di professionalità interne, ad idonei supporti consulenziali (cfr. NI affidamento incarichi). Pertanto, i dati di partenza derivano dalle statistiche ufficiali oppure possono essere prodotti con indagini ad hoc, campionarie o totali. Analisi dati Le analisi vengono effettuate preferibilmente attraverso tecniche quantitative e statistiche e, ove possibile, devono comprendere anche rappresentazioni cartografiche. Viene privilegiato, ove possibile, il ricorso a basi dati amministrative interne. Ogni elaborato di analisi deve sempre comprendere anche una sintesi divulgativa che riassuma, limitando al massimo i tecnicismi, i principali risultati emersi. Tra le analisi deve essere sempre ricompreso il quadro ricognitivo delle previsioni/vincoli presenti negli strumenti di programmazione/pianificazione di altri enti rilevanti ai fini dell atto di pianificazione provinciale da realizzare. 5/10

69 Programmazione e pianificazione NI Elaborazione Sulla base delle analisi effettuate si costruiscono previsioni di sviluppo alternative (scenari) del settore/fenomeno da pianificare, ipotizzando diverse modalità e/o livelli di intervento per le variabili chiave su cui l Amministrazione può intervenire attraverso l atto di pianificazione in via di stesura. Questi diversi scenari sono descritti e, ove possibile, illustrati attraverso indicatori e rappresentazioni cartografiche. Per ogni scenario viene analizzato, ove rilevante: il grado di compatibilità e coerenza interna con gli altri atti programmatici e di pianificazione provinciali, la disponibilità delle risorse finanziarie, risultante dagli atti di programmazione finanziaria. L attività di elaborazione di ipotesi progettuali consiste nella produzione degli elaborati propriamente progettuali, contenenti le previsioni di intervento di tipo tecnico (ad esempio vincoli territoriali, zonizzazioni, ecc.), normativo (ad esempio norme tecniche di attuazione, regolamenti, direttive per la pianificazione sottordinata ecc.), e finanziario (quadri economicofinanziari). Ove possibile, per ogni previsione di intervento dovranno essere esplicitati tempi e risorse previste per la realizzazione, nonché specificate le forme di coordinamento con altri interventi correlati. Tali elaborati dovranno comprendere: una sintetica descrizione dei principali elementi caratterizzanti e delle scelte effettuate, quando è possibile, una rappresentazioni grafica e cartografica. Acquisizione di indirizzi Nel processo di programmazione, lo svolgimento della fase di acquisizione di indirizzi può precedere o seguire l'attività di analisi ed elaborazione dei dati. Lo svolgimento di questa fase dipende dalla tipologia di atto di pianificazione da realizzare e dalle eventuali previsioni normative. Quando l'acquisizione di indirizzi precede l elaborazione di ipotesi progettuali, può consistere nel recepimento dello scenario prescelto dall organo di governo, in base al quale devono essere sviluppate le scelte progettuali di dettaglio. Quando è successiva la struttura interessata acquisisce la valutazione degli elaborati di piano da parte degli organi di governo, che possono anche individuare priorità nell attuazione delle diverse previsioni progettuali. Fase di partecipazione e concertazione Rappresenta la fase di incontro con altri portatori di interessi: enti pubblici, istituzioni pubbliche private, categorie professionali, soggetti sociali altre strutture provinciali Quando la complessità del progetto impone la richiesta di pareri, autorizzazioni o il chiarimento dei ruoli di partecipazione, si ricorre all istituto della conferenza dei servizi (cfr. NI conferenza di servizi) 6/10

70 Programmazione e pianificazione NI Redazione dell atto di pianificazione L attività consiste nella stesura finale di tutti gli elaborati tecnici che compongono l atto di pianificazione (analisi, scenari, progetti, norme, etc.) e dell atto amministrativo di adozione e/o approvazione. Pubblicità e comunicazione dell atto di pianificazione Le forme di pubblicità da dare all atto di pianificazione sono normalmente stabilite dalla normativa o da un provvedimento amministrativo. La comunicazione, ove non ostino precise ragioni anche di opportunità, deve: essere quanto più diffusa possibile, utilizzare canali appropriati alle diverse tipologie di destinatari, privilegiare l'utilizzo del sito internet istituzionale e delle moderne tecnologie di comunicazione, tra cui la posta elettronica certificata (PEC), se il destinatario ne è provvisto. Acquisizione/valutazione di osservazioni Istruttoria La procedura per l acquisizione delle osservazioni è normalmente stabilita dalla normativa o da un provvedimento amministrativo. Le osservazioni devono essere istruite dalle strutture che hanno adottato il piano, preferibilmente attraverso l impiego di schede istruttorie, che rendano facilmente sintetizzabili per tematiche le singole deduzioni e controdeduzioni. Acquisizione pareri interni ed esterni e redazione delle controdeduzioni La struttura deve presentare all'organo di governo competente un documento di sintesi che riassuma, limitando al massimo i tecnicismi, le principali osservazioni e controdeduzioni. Eventuale variazione dell atto di pianificazione A seguito dello svolgimento dell'istruttoria sulle osservazioni presentate, la struttura interessata può proporre delle controdeduzioni all organo di governo competente alla loro approvazione, con l'eventuale conseguente variazione del piano di programmazione. 7/10

71 Programmazione e pianificazione NI Formazione del programma triennale e dell elenco annuale delle opere pubbliche. La Provincia ha elaborato un cronoprogramma per il procedimento di predisposizione dei documenti di programmazione triennale ed annuale delle opere pubbliche. Il cronoprogramma, prevede una serie di fasi, per ciascuna delle quali sono stati individuati: attività/adempimenti, soggetti interessati, scadenze. Nella programmazione, i dirigenti competenti agiscono sulla base degli indirizzi formulati dal Presidente e dagli Assessori di riferimento. In particolare, durante il procedimento di predisposizione dei documenti di programmazione: il dirigente competente alla formazione del programma triennale, in ciascuna fase; gli altri dirigenti, nella formulazione delle proposte; devono procedere d'intesa con gli Assessori di riferimento. Tutta l'attività di programmazione delle opere pubbliche risulta, pertanto, fortemente condizionata dalle decisioni degli Amministratori e di conseguenza, il cronoprogramma predisposto può subire variazioni. Il dirigente competente alla formazione del programma triennale deve informare il segretario generale della conclusione di ogni fase e degli eventuali scostamenti precisandone le cause. 8/10

72 Programmazione e pianificazione NI /10

73 Programmazione e pianificazione NI INDICATORI DI MISURAZIONE Nell'allegato 1 Elenco e schema dei processi al manuale della qualità sono previsti possibili indicatori per la misurazione del processo. Gli indicatori per la misurazione del processo sono definiti annualmente nel PEG/PDO. 4. RIFERIMENTI 4.1. Normativa UNI EN ISO serie 9001:2008 Capitolo 7.1 Capitolo 7.2 Capitolo 7.3 Pianificazione della realizzazione del prodotto Processi relativi al cliente Progettazione e sviluppo 4.2. Altri documenti Normativa di settore, atti di indirizzo e criteri tecnici emessi dagli enti competenti all'approvazione degli atti di pianificazione Atti di pianificazione propedeutici e sovraordinati Statuto provinciale Regolamento provinciale sull ordinamento degli uffici e dei servizi Regolamento provinciale di contabilità 5. MODULI E MODELLI Programma delle opere pubbliche aa aa (scheda di prima segnalazione), aggiornato annualmente dal responsabile dell'attività e trasmessa ai dirigenti. 10/10

74 Gestione bilancio NI NORMA INTERNA Sistema di Gestione per la Qualità Gestione bilancio Rev. Descrizione Data Redazione Verifica Approvazione Emissione Soggetto 02 Firma Soggetto RSGQ Staff qualità SG 01 Seconda emissione 15/09/10 Firma Alessandra Migliore Valeria Gamberoni Giuseppe Giuliano Soggetto RSGQ RSGQ SG 00 Prima emissione 20/11/07 Firma Valeria Gamberoni Valeria Gamberoni Giuseppe Panassidi 1/13

75 Gestione bilancio NI Indice 1. SCOPO E APPLICABILITÀ 2. DESCRIZIONE NORMA INTERNA 2.1. Responsabilità 2.2. Modalità operative 3. INDICATORI DI MISURAZIONE 4. RIFERIMENTI 4.1. Normativa UNI EN ISO serie 9001: Altri documenti 5. MODULI E MODELLI 2/13

76 Gestione bilancio NI SCOPO E APPLICABILITÀ Lo scopo di questa norma è definire modalità operative e responsabilità connesse all attività di gestione del bilancio (impegni e accertamenti, mandati e riversali). Questa norma è applicata dal servizio gestione bilancio. 3/13

77 Gestione bilancio NI DESCRIZIONE NORMA INTERNA 2.1 Responsabilità Sottoprocesso / attività Funzioni Responsabile procedimento Dirigente area economico finanziaria Dirigenti Impegni C R / Accertamenti C R / Pagamenti C R / Riscossioni C R / Gestione residui attivi e passivi / R C Rilascio pareri e attestazioni / R / Misure per il rispetto del patto di stabilità C R / Monitoraggio flussi di cassa C R / Legenda R = Responsabilità primaria C = Responsabilità contributoria 4/13

78 Gestione bilancio NI Modalità operative La principale regola dell'azione amministrativa prevede la divisione tra potere di gestione e potere di amministrazione. Gli atti di gestione, tra cui quelli di natura finanziaria, competono ai dirigenti/responsabili dei servizi. Gestione del bilancio La gestione del bilancio, disciplinata dalla normativa e da appositi regolamenti, prevede la gestione : delle entrate, che avviene attraverso le fasi di: accertamento, a cura del responsabile del procedimento, sulla base di idonea documentazione, per l'annotazione nelle scritture contabili; versamento, con cui le somme acquisite vengono versate nella cassa dell'ente; riscossione, con cui i soggetti legittimati (tesoriere incaricati interni o esterni) introitano materialmente le somme accertate. delle spese, che avviene attraverso le fasi di: impegno, con cui, a seguito di obbligazione giuridicamente perfezionata, sono accantonate le somme occorrenti per determinate spese. Sono previsti impegni automatici e impegni su impulso d'ufficio (assunti con atti deliberativi o determinazioni dirigenziali); liquidazione, con cui, sulla base dei documenti e dei titoli che comprovano il diritto acquisito dal creditore, è determinato l'ammontare della somma certa e liquida da pagare, nei limiti dell'impegno di spesa assunto; ordinazione, con cui si prescrive al Tesoriere della Provincia di provvedere al pagamento di una data somma alle condizioni e nei termini pattuiti con il creditore; pagamento, che si concretizza nella firma del mandato di pagamento. dei residui, attivi e passivi. L area economica finanziaria, di norma in occasione della redazione del bilancio di previsione, e successivamente in occasione di ogni variazione di bilancio, effettua le previsioni delle variabili che incidono sul patto di stabilità per verificare il rispetto dei vincoli imposti dalla normativa. Inoltre, in corso d'anno, effettua un monitoraggio periodico sugli accertamenti e riscossioni e sugli iimpegni e pagamenti ed i relativi risultati sono riassunti in report trasmessi agli organi di governo, anche ai fini del patto di stabilità. Il monitoraggio avviene anche attraverso l'utilizzo di un data base in cui il servizio gestione bilancio registra le attività svolte in relazione a ciascun provvedimento dal suo arrivo presso il servizio fino alla restituzione alla struttura provinciale competente. In particolare, attraverso la lettura dei dati registrati si conosce: l'iter di ciascun provvedimento; i soggetti coinvolti; l'andamento complessivo degli impegni e dei pagamenti per forniture di beni e prestazione di servizi e degli accertamenti. 5/13

79 Gestione bilancio NI Il data base (denominato impegnipagam_anno di riferimento ), viene annualmente riadattato, ne viene verificata la correttezza delle formule e gli addetti del servizio controllo di gestione, inoltre, ne effettuano il monitoraggio, in occasione della redazione dei report. Gestione impegni ed accertamenti La gestione degli impegni e degli accertamenti avviene mediante registrazione degli stessi sui bilanci di previsione annuale e pluriennale. Il piano esecutivo di gestione può fissare i tempi massimi per la registrazione degli impegni di spesa e degli accertamenti, ovvero della permanenza delle relative pratiche nell area. Impegni Addetto alla registrazione data base Responsabile procedura Dirigente servizio bilancio Start Registrazione Istruttoria Registrazione / aggiornamento impegno software contabilità Visto regolarità contabile Registrazione End Escludendo i casi specifici previsti da legge, il presupposto affinché la registrazione nel bilancio possa essere effettuata è che sia stato adottato dall'organo competente un provvedimento amministrativo nella forma di determinazione dirigenziale, di delibera di Giunta o di Consiglio. 6/13

80 Gestione bilancio NI Accertamenti La determinazione (cfr. NI determinazioni) è utilizzata solo nei casi di: entrate che comportano contestuale assunzione di impegno di spesa, oneri diretti o indiretti di riscossione. Negli altri casi, l accertamento è assunto sulla base di una richiesta scritta da parte del servizio competente, firmata dal relativo responsabile, alla quale deve essere allegata la documentazione giustificativa. La richiesta deve essere: protocollata (cfr. NI protocollo informatico e gestione informatizzata dei procedimenti e dei flussi documentali), assegnata per competenza all'ufficio richiedente e per conoscenza all unità operativa entrate e classificata con il termine accertamenti ; trasmessa per posta interna all'unità operativa entrate unitamente alla documentazione giustificativa. La busta deve riportare il numero di protocollo della richiesta. L'unità operativa entrate, dopo aver registrato l'accertamento, ne riporta gli estremi in una comunicazione (stampata in originale e copia ragioneria), firmata dal dirigente del servizio gestione bilancio e trasmessa all'ufficio che ha richiesto l'accertamento. Se riscuote contestualmente la somma, annota sulla comunicazione il numero di reversale di riscossione emessa. La richiesta di accertamento, la comunicazione e la documentazione giustificativa sono conservate in un apposito raccoglitore ordinato per numero di protocollo. In tale raccoglitore, in separata sezione, sono conservate anche le determinazioni di accertamento. 7/13

81 Gestione bilancio NI Dirigente/Responsabile servizio Addetto alla registrazione nel data base Responsabile procedura Dirigente servizio bilancio Start Richiesta Protocollazione Registrazione Istruttoria Registrazione / aggiornamento accertamento nel software contabilità (Fase eventuale) Riscossione Comunicazione Visto di regolarità Registrazione Archiviazione End 8/13

82 Gestione bilancio NI Pagamenti 9/13

83 Gestione bilancio NI Addetto alla registrazione nel data base U.o. spesa Dirigente servizio bilancio Start Registrazione Istruttoria Emissione mandato Firma Registrazione End I pagamenti sono disposti con determinazione, ad eccezione di talune fattispecie (come le utenze) che hanno modalità diverse di liquidazione. I provvedimenti di liquidazione, insieme a tutti i documenti giustificativi devono essere trasmessi al servizio finanziario (cfr. NI protocollo informatico e gestione informatizzata dei procedimenti e dei flussi documentali), che effettua i controlli ed i riscontri amministrativi, contabili e fiscali. Nei documenti di programmazione (PEG/PDO) sono individuati i tempi massimi per l effettuazione dei pagamenti, distinguendo quelli delle opere pubbliche dagli altri pagamenti, ovvero la permanenza dei provvedimenti nell area, con indicatori di misurazione di detti tempi al fine di monitorare e valutare l operatività. La Provincia, anche in attuazione di obblighi di legge, ha adottato misure organizzative per garantire la tempestività dei pagamenti. Tali misure, pubblicate sul sito internet, nelle linee generali prevedono: adozione dello strumento dell'ordinativo informatico con firma digitale per la sottoscrizione e trasmissione all istituto bancario tesoriere dei mandati di pagamento; inserimento nella convenzione di tesoreria con l istituto bancario aggiudicatario del servizio di apposite clausole che garantiscano la tempestività del pagamento; attivazione sul sito internet provinciale di una specifica sezione ad accesso riservato ai fornitori in cui quest'ultimi possono consultare lo stato delle fatture; adozione da parte di alcune strutture provinciali di scadenzari per il pagamento delle proprie fatture, con calcolo dei giorni a ritroso dalla scadenza della fattura, al fine di consentire una puntuale attivazione delle attività propedeutiche alla loro liquidazione. È in fase di ultimazione il progetto per la realizzazione del registro di monitoraggio dei pagamenti, diretto ad acquisire e pubblicare informazioni sui tempi medi di pagamento 10/13

84 Gestione bilancio NI relativi agli acquisti di beni servizi e forniture, anche in ottemperanza a quanto previsto dalla legge. Inoltre è stato definito un procedimento per il monitoraggio degli impegni e dei pagamenti del titolo II della spesa (spesa in conto capitale) ai fini della compatibilità con le regole di finanza pubblica (cfr NI determinazioni). Pagamenti lavori pubblici Nel caso di provvedimento in materia di pagamento dei lavori pubblici, la registrazione viene fatta su un apposito data base denominato lavoripubblici_anno di riferimento, sottoposto alle stesse verifiche e monitoraggi del data base di registrazione generale. I tempi per l'effettuazione dei pagamenti sono definiti nei documenti di programmazione. Riscossioni Le riscossioni avvengono, di norma, sulla base di determinazioni dirigenziali, ma anche attraverso una semplice comunicazione scritta e firmata dal responsabile del servizio competente. Per le entrate tributarie, le modalità di riscossione sono diverse e dipendono dalla natura del tributo da riscuotere. Gestione residui attivi e passivi La verifica della gestione dei residui viene svolta secondo due differenti logiche: una volta l anno, successivamente alla chiusura dell esercizio, al fine di procedere alla predisposizione del rendiconto di gestione; in corso d anno, in modo più mirato, relativamente alle posizioni delle opere pubbliche finanziate con l indebitamento e scelte a livello di programmazione delle attività in base a criteri annualmente definiti. Nella prima tipologia di verifica, la procedura si svolge attraverso l'utilizzo della posta elettronica. In particolare, il servizio gestione bilancio invia ai responsabili delle strutture provinciali una comunicazione standard con allegato un foglio di calcolo contenete il prospetto dei residui, attivi e passivi, della struttura di riferimento. Entro il termine indicato nella comunicazione, il dirigente competente deve comunicare la conservazione o l annullamento dei residui con la relativa motivazione. L eliminazione di residui attivi e passivi concorre alla formazione dell avanzo di amministrazione dell esercizio, spendibile l anno successivo dopo l approvazione del rendiconto di gestione. Nella seconda tipologia non vengono utilizzati moduli standard in quanto l attività si estrinseca nella trasmissione alle aree tecniche di note cartacee (elaborate sulla base dei dati contabili estratti e verificati dalla procedura di contabilità) riepilogative della situazione finanziaria di ciascuna opera oggetto di verifica e nella restituzione di una sintetica relazione sulle verifiche effettuate dalle aree tecniche in merito al possibile recupero di fondi. L utilizzo delle somme rese disponibili può avvenire anche nel corso dell esercizio stesso, con modalità differenti a seconda della tipologia di finanziamento che dava copertura finanziaria all opera terminata (mutuo, prestito, contributo, ecc.). Rilascio pareri e attestazioni I pareri e le attestazioni vengono rilasciati sulle determinazioni dirigenziali e sulle proposte di deliberazioni degli organi di governo. 11/13

85 Gestione bilancio NI Anche questi documenti sono registrati in ingresso ed in uscita dal servizio gestione bilancio. Nei documenti di programmazione sono indicati annualmente i tempi massimi per l apposizione dei visti di copertura finanziaria e per il rilascio dei pareri, con indicatori di misurazione di detti tempi al fine di monitorare e valutare l operatività. Misure per il rispetto del patto di stabilità Il patto di stabilità interno costituisce l applicazione alle autonomie locali delle prescrizioni cui è sottoposto lo Stato italiano in attuazione del cd. patto di stabilità e crescita firmato in sede di Unione Europea. In particolare, il patto di stabilità interno (le cui disposizioni costituiscono principi fondamentali del coordinamento della finanza pubblica) ha il duplice obiettivo di: ridurre il disavanzo finanziario, concorrere alla riduzione del debito pubblico. A partire dalla legge finanziaria del 1999, le finanziarie hanno, di volta in volta, specificato adempimenti, criteri e modalità di calcolo. Durante l anno, pertanto, il servizio finanziario è tenuto ad un costante monitoraggio dell andamento degli impegni e dei pagamenti che incidono sul patto di stabilità interno. Lo stesso Ministero dell Economia monitora, attraverso modalità informatiche, l andamento degli obiettivi del patto. Il monitoraggio non prevede un procedimento standardizzato e utilizza modelli previsti dalla normativa nazionale (approvati con decreti del Ministero dell Economia e delle Finanze) oggetto di costante aggiornamento. Partendo dall analisi dei dati contabili estratti dal software di contabilità, il servizio finanziario predispone periodicamente delle relazioni illustrative agli organi di governo, suggerendo l adozione di iniziative utili al perseguimento degli obiettivi. Sono definiti a livello di piano esecutivo di gestione i tempi massimi per la predisposizione delle quattro relazioni trimestrali alla Giunta sull andamento degli obiettivi. Monitoraggio flussi di cassa L attività di monitoraggio dei flussi di cassa ha una triplice finalità: verifica trimestrale della situazione finanziaria in termini di riscossioni e pagamenti, attraverso un modello che la banca tesoriera è tenuta a compilare ed inviare alla Ragioneria Generale dello Stato, anche ai fini del corretto utilizzo delle disponibilità giacenti presso la Banca d Italia, nel rispetto dei vincoli normativi imposti; verifica periodica della situazione dei pagamenti ai fini del rispetto del patto di stabilità interno; verifica della disponibilità liquida libera per l eventuale reinvestimento della stessa in operazioni finanziarie di breve e medio periodo. L attività non viene svolta né attraverso procedure standardizzate, né con l utilizzo di modelli uniformi, ad eccezione dell attività di verifica trimestrale i cui modelli sono elaborati dalla banca tesoriera. 12/13

86 Gestione bilancio NI INDICATORI DI MISURAZIONE Nell'allegato 1 Elenco e schema dei processi al manuale della qualità sono previsti possibili indicatori per la misurazione del processo. Gli indicatori per la misurazione del processo sono definiti annualmente nel PEG/PDO. 4. RIFERIMENTI 4.1. Normativa UNI EN ISO serie 9001:2008 Capitolo 7.1 Capitolo Capitolo 7.5 Pianificazione della realizzazione del prodotto Comunicazione con il cliente Produzione ed erogazione del servizio 4.2. Altri documenti Legge finanziaria Regolamento provinciale di contabilità Regolamento per la gestione dell imposta provinciale sulle formalità di trascrizione, iscrizione ed annotazione dei veicoli richieste al P.R.A. ex art 56 del decreto legislativo 15 dicembre 1997, n. 446 (I.P.T.) Descrizione delle misure organizzative adottate per garantire la tempestività dei pagamenti, ai sensi dell'articolo 9 del decreto legge 1 luglio 2009, n. 78 Processo 3 programmazione, controllo e organizzazione Processo 12 deliberazioni, determinazioni e altri atti Processo 21 protocollo informatico e gestione informatizzata dei procedimenti e dei flussi documentali 5. MODULI E MODELLI Data base impegnipagam_anno di riferimento Data base lavoripubblici_anno di riferimento Modello di richiesta di accertamento Modello di comunicazione di accertamento Software contabilità Software di collegamento con il tesoriere per pagamenti e riscossioni 13/13

87 Gestione finanziaria NI NORMA INTERNA Sistema di Gestione per la Qualità Gestione finanziaria Rev. Descrizione Data Redazione Verifica Approvazione Emissione Soggetto 02 Firma Soggetto RSGQ Staff qualità SG 01 Seconda emissione 15/09/10 Firma Alessandra Migliore Valeria Gamberoni Giuseppe Giuliano Soggetto RSGQ RSGQ SG 00 Prima emissione 20/11/07 Firma Valeria Gamberoni Valeria Gamberoni Giuseppe Panassidi 1/7

88 Gestione finanziaria NI Indice 1. SCOPO E APPLICABILITÀ 2. DESCRIZIONE NORMA INTERNA 2.1. Responsabilità 2.2. Modalità operative 3. INDICATORI DI MISURAZIONE 4. RIFERIMENTI 4.1. Normativa UNI EN ISO serie 9001: Altri documenti 5. MODULI E MODELLI 2/7

89 Gestione finanziaria NI SCOPO E APPLICABILITÀ Lo scopo di questa norma è definire modalità operative e responsabilità connesse alla gestione finanziaria dell'ente e, in particolare: al ricorso al mercato finanziario per investimenti; alla gestione attiva dello stock del debito e della liquidità di cassa. Questa norma è applicata dall'area di gestione economico-finanziaria e, in particolare, dal servizio finanziario. 3/7

90 Gestione finanziaria NI DESCRIZIONE NORMA INTERNA 2.1 Responsabilità Sottoprocesso / attività Funzioni Dirigente servizio finanziario Dirigenti settore Analisi del mercato R / Gestione attiva dello stock del debito e della liquidità di cassa Scelta del contraente R / Contratto R / Analisi del fabbisogno R C Ricorso al mercato finanziario per investimenti Scelta del contraente R / Contratto R / Legenda R = Responsabilità primaria C = Responsabilità contributoria 4/7

91 Gestione finanziaria NI Modalità operative Gestione attiva dello stock del debito e della liquidità di cassa Per la gestione dell'indebitamento e della liquidità di cassa è stato costituito un gruppo di lavoro interno al servizio finanziario, che si occupa: per la gestione dell'indebitamento, di monitorare la situazione del debito dell Ente e valutarla in chiave di evoluzione dei tassi di interesse di mercato. Per questo utilizza anche il software indipendente finance active, che monitora e riporta la situazione aggiornata dell'indebitamento. Attraverso l'esame dei dati, il gruppo rileva l'opportunità di cercare soluzioni alternative; per la gestione della liquidità, di individuare possibili forme di impiego della liquidità disponibile. Per il monitoraggio della liquidità di cassa, sono previste verifiche trimestrali da parte dei revisori dei conti. Il gruppo, inoltre: studia le offerte presentate da primari istituti di credito, valuta le proposte, monitora l evoluzione dei mercati finanziari, anche attraverso rapporti costanti con gli istituti di credito. Per la scelta del contraente cfr. NI approvvigionamento. Ricorso al mercato finanziario per investimenti Analisi del fabbisogno Il dirigente del servizio finanziario, dopo aver considerato: le probabili disponibilità finanziarie da inserire nel successivo bilancio di previsione annuale e pluriennale, tra cui: le disponibilità di entrate correnti, le disponibilità vincolate rivenienti dagli ammortamenti finanziari, le disponibilità di contributi in conto capitale, gli interessi e delle quote capitale degli investimenti effettuati negli anni precedenti, i limiti normativi alla crescita dell indebitamento dell Ente, individua l ammontare degli importi che possono essere oggetto di ricorso all indebitamento. Il dirigente competente alla formazione del programma triennale delle opere pubbliche predispone e trasmette al dirigente responsabile del servizio finanziario il programma stesso e il relativo elenco annuale (cfr. NI programmazione e pianificazione). Relativamente alle partecipazioni della Provincia in enti e società, vengono acquisiti dal Presidente della Provincia gli indirizzi e le informazioni utili a prevedere l eventuale necessità di aderire ad aumenti di capitale (cfr. NI gestione partecipazioni). La definizione della restante quota di spese di investimento da stanziare in bilancio avviene sulla base delle esigenze dei programmi dei diversi servizi e settori. All avvio delle attività per la formazione del bilancio di previsione annuale e pluriennale successivo, il dirigente responsabile del servizio finanziario verifica la compatibilità della spesa prevista per investimenti con le disponibilità finanziarie quantificabili. 5/7

92 Gestione finanziaria NI Scelta del contraente Per il ricorso al finanziamento esterno gli enti pubblici possono avvalersi della Cassa Depositi e Prestiti Spa o indebitarsi tramite istituti finanziari. Le condizioni finanziarie proposte dalla Cassa Depositi e Prestiti Spa costituiscono un benchmark di riferimento nella scelta del contraente per il ricorso all indebitamento. Nel caso di indebitamento tramite istituto finanziario si procede con gara ad evidenza pubblica. Nel bando è specificato che la Provincia si riserva, fino alla fine, di non procedere con la richiesta di finanziamento o di ricorrere alla Cassa Depositi e Prestiti Spa, in relazione alle condizioni di mercato più vantaggiose. 6/7

93 Gestione finanziaria NI INDICATORI DI MISURAZIONE Nell'allegato 1 Elenco e schema dei processi al manuale della qualità sono previsti possibili indicatori per la misurazione del processo. Gli indicatori per la misurazione del processo sono definiti annualmente nel PEG/PDO. 4. RIFERIMENTI 4.1. Normativa UNI EN ISO serie 9001:2008 Capitolo 6.1 Capitolo 7.1 Capitolo 7.3 Capitolo 8.2 Capitolo 8.4 Messa a disposizione delle risorse Pianificazione della realizzazione del prodotto Progettazione e sviluppo Monitoraggio e misurazione Analisi dei dati 4.2. Altri documenti Legge finanziaria Regolamento provinciale di contabilità Processo 3 programmazione, controllo e organizzazione Processo 4 programmazione e pianificazione Processo 12 deliberazioni, determinazioni e altri atti Processo 21 protocollo informatico e gestione informatizzata dei procedimenti e dei flussi documentali 5. MODULI E MODELLI Software finance active 7/7

94 Reclutamento NI NORMA INTERNA Sistema di Gestione per la Qualità Reclutamento Rev. Descrizione Data Redazione Verifica Approvazione Emissione Soggetto 02 Firma Soggetto RSGQ Staff qualità SG 01 Seconda emissione 15/09/10 Firma Alessandra Migliore Valeria Gamberoni Giuseppe Giuliano Soggetto RSGQ RSGQ SG 00 Prima emissione 20/11/07 Firma Valeria Gamberoni Valeria Gamberoni Giuseppe Panassidi 1/8

95 Reclutamento NI Indice 1. SCOPO E APPLICABILITÀ 2. DESCRIZIONE NORMA INTERNA 2.1. Responsabilità 2.2. Modalità operative 3. INDICATORI DI MISURAZIONE 4. RIFERIMENTI 4.1. Normativa UNI EN ISO serie 9001: Altri documenti 5. MODULI E MODELLI 2/8

96 Reclutamento NI SCOPO E APPLICABILITÀ Lo scopo di questa norma è definire modalità operative e responsabilità inerenti al reclutamento del personale. La presente norma interna è applicata, in particolare, dal servizio risorse umane. 3/8

97 Reclutamento NI DESCRIZIONE NORMA INTERNA 2.1 Responsabilità Sottoprocesso / attività Funzioni Segretario generale Dirigente risorse umnae Dirigenti Proposta di dotazioni organiche e relative variazioni R C / Programmazione dei fabbisogni di personale Proposta di programma triennale dei fabbisogni R C / Proposta di piano annuale di occupazione R C / Analisi del mercato / R C Reclutamento e selezione di personale Scelta del contraente / R C Contratto / R C Legenda R = Responsabilità primaria C = Responsabilità contributoria 4/8

98 Reclutamento NI Modalità operative Programmazione dei fabbisogni di personale Proposta di dotazioni organiche e relative variazioni La dotazione organica è la rilevazione del numero del personale in servizio e del fabbisogno di personale in relazione ai carichi di lavoro per categoria e profilo. È deliberata dalla Giunta (cfr. NI deliberazioni e informative/richieste di indirizzo). L organizzazione e la disciplina degli uffici, nonché la consistenza e la variazione della dotazione organica sono determinati in funzione delle finalità di accrescimento dell efficienza, di razionalizzazione del costo del lavoro pubblico e di realizzazione della migliore utilizzazione delle risorse umane, previa verifica degli effettivi fabbisogni. La dotazione organica è consultabile sul sito internet. L'organigramma della Provincia individua le risorse umane effettivamente disponibili per ogni settore, servizio ed unità operativa. È approvato con determinazione organizzativa dal segretario generale, entro il 31 dicembre di ogni anno e decorre dal 1 gennaio successivo. L istituzione di nuove unità operative comporta generalmente la modifica dell organigramma, con decorrenza dall anno successivo, salvo particolari esigenze che richiedano immediate modifiche. Gli elementi che compongono l organigramma sono pubblicati sul sito internet. Proposta di programma triennale dei fabbisogni Il programma triennale dei fabbisogno individua, sulla base delle esigenze dell Ente e dei posti disponibili in dotazione organica, il personale da assumere nel triennio e le relative modalità di assunzione. È approvato dalla Giunta, su proposta degli uffici. Può essere modificato prima della scadenza del triennio a seguito di riordino, trasferimento o delega di funzioni. La programmazione del fabbisogno di personale e le relative variazioni sono approvate con i limiti derivanti dalla normativa vigente, dalla capacità di bilancio e dalle esigenze di esercizio delle funzioni, dei servizi e dei compiti attribuiti, con l obiettivo di ridurre le spese per il personale. Proposta di piano annuale di occupazione La Giunta, su proposta degli uffici e sentite le organizzazioni sindacali, approva annualmente il piano delle assunzioni, nel quale determina i posti vacanti che si intendono coprire nel corso dell anno e le relative modalità: accesso dall esterno, anche attraverso l istituto della mobilità; progressioni verticali. Il servizio risorse umane provvede al compimento degli atti e delle procedure necessari per dare attuazione al piano annuale delle assunzioni. 5/8

99 Reclutamento NI Reclutamento e selezione di personale Analisi del mercato L'accesso all'impiego, con rapporto di lavoro sia a tempo pieno sia a tempo parziale, avviene attraverso una delle seguenti modalità, utili ad individuare le professionalità e le capacità necessarie per ricoprire il ruolo richiesto: procedure selettive, anche precedute da corsi di formazione, che garantiscano in misura adeguata l accesso dall esterno. Il bando individua le prove e le materie ritenute idonee alla selezione; mobilità. I responsabili delle strutture provinciali interessate analizzano le domande pervenute, o l'ente può effettuare una preventiva prova di selezione; avviamento dei lavoratori mediante selezione per il tramite dei Centri per l impiego o del collocamento mirato secondo la normativa vigente. Nella richiesta ai suddetti uffici vengono indicati i requisiti che il candidato deve possedere; progressioni verticali per profili caratterizzati da una professionalità acquisibile esclusivamente dall interno dell ente. Il bando individua le prove e le materie ritenute idonee alla selezione. La commissione esaminatrice formula la graduatoria dei vincitori. Viene effettuata l analisi del mercato anche per il reclutamento di personale da assumere con contratto di somministrazione a tempo determinato (ex interinale), con il supporto di società del settore (cfr. processo 8 approvvigionamento). Scelta del contraente È l esatta individuazione della persona quale risultato delle varie tipologie di analisi del mercato. procedure selettive. La commissione esaminatrice redige la graduatoria degli idonei; mobilità. I responsabili delle strutture provinciali interessate designano tra coloro che hanno presentato domanda o superato la prova selettiva il soggetto ritenuto idoneo a ricoprire il posto vacante; avviamento dei lavoratori mediante selezione per il tramite dei Centri per l impiego o del collocamento mirato. La verifica dell idoneità dei canditati è effettuata dalla commissione esaminatrice attraverso l espletamento di prove idonee a valutare il candidato o, in caso di convenzione (solo per assunzioni attraverso il collocamento mirato per lavoratori disabili), dal dirigente di riferimento al termine del tirocinio formativo-orientativo. progressioni verticali. La commissione esaminatrice formula la graduatoria dei vincitori. Nel caso di lavoratori ex internali, la scelta del contraente viene effettuata dal responsabile della struttura di destinazione, sentito il segretario generale. Contratto È la fase della stipulazione del contratto individuale di lavoro con il soggetto prescelto. Il contratto individuale di lavoro deve contenere i seguenti elementi essenziali: tipologia del rapporto di lavoro; data di inizio del rapporto di lavoro; categoria di inquadramento professionale e livello retributivo iniziale; mansioni esigibili, anche sinteticamente definite; durata del periodo di prova; sede di destinazione dell attività lavorativa; 6/8

100 Reclutamento NI in caso di contratto a tempo determinato, il termine finale. 7/8

101 Reclutamento NI INDICATORI DI MISURAZIONE Nell'allegato 1 Elenco e schema dei processi al manuale della qualità sono previsti possibili indicatori per la misurazione del processo. Gli indicatori per la misurazione del processo sono definiti annualmente nel PEG/PDO. RIFERIMENTI 5.1. Normativa UNI EN ISO serie 9001:2008 Capitolo 6.2 Risorse umane 5.2. Altri documenti Codice civile Decreto legislativo n. 165/2001 Norme generali sull'ordinamento del lavoro alle dipendenze delle amministrazioni pubbliche e successive modificazioni Regolamento provinciale sull ordinamento degli uffici e dei servizi Processo 8 approvvigionamento 6. MODULI E MODELLI Modello di richiesta di lavoratore con contratto di somministrazione a tempo determinato (ex interinale) Modello di richiesta di proroga di lavoratore con contratto di somministrazione a tempo determinato (ex interinale) I documenti richiamati nella norma sono pubblicati nel sito internet. 8/8

102 Gestione NI Rev. 00 NORMA INTERNA Sistema di Gestione per la Qualità Gestione Rev. Descrizione Data Redazione Verifica Approvazione Emissione Soggetto 02 Firma Soggetto Firma Soggetto RSGQ Staff qualità SG 00 Prima emissione 15/09/10 Firma Alessandra Migliore Valeria Gamberoni Giuseppe Giuliano 1/7

103 Gestione NI Rev. 00 Indice 1. SCOPO E APPLICABILITÀ 2. DESCRIZIONE NORMA INTERNA 2.1. Responsabilità 2.2. Modalità operative 3. INDICATORI DI MISURAZIONE 4. RIFERIMENTI 4.1. Normativa UNI EN ISO serie 9001: Altri documenti 5. MODULI E MODELLI 2/7

104 Gestione NI Rev SCOPO E APPLICABILITÀ Lo scopo di questa norma è definire modalità operative e responsabilità inerenti alla gestione delle risorse umane. Questa norma è applicata dal servizio risorse umane e da tutte le strutture provinciali. 3/7

105 Gestione NI Rev DESCRIZIONE NORMA INTERNA 2.1 Responsabilità Sottoprocesso / attività Funzioni Dirigente risorse umnae Dirigenti Nucleo di valutazione Istruttoria R C / Atti di gestione giuridico economica del personale Decisione R C / Comunicazione R C / Istruttoria / R / Atti di gestione organizzativa del personale di settori/servizi Determinazione organizzativa / R C Comunicazione / R / Legenda R = Responsabilità primaria C = Responsabilità contributoria 4/7

106 Gestione NI Rev Modalità operative Atti di gestione giuridico economica del personale Il servizio risorse umane si occupa di: aspetti economici e fiscali delle retibuzioni, gestione previdenziale e assistenziale dei rapporti di lavoro applicazione degli istituti contrattuali, tra cui orario di lavoro, assenze dal servizio, congedi parentali Le attività vengono svolte con il supporto di software. Le presenze sono registrate attraverso macchine timbratrici. I cartellini, estratti dal sistema, sono firmati dal dirigente. In ciascuna struttura provinciale è individuato un responsabile per la gestione delle presenze del personale. Attraverso il software verifica le anomalie, le presenze in servizio e le richieste presentate e autorizzate e acquisisce le documentazioni giustificative necessarie. Le richieste di ferie e di alcune tipologie di permessi e assenze sono inoltrate telematicamente da ciascun dipendente attraverso lo sportello del dipendente. Altre tipologie di richieste vengono presentate in forma cartacea utilizzando i modelli pubblicati sul sito internet. Assenze per malattia Il lavoratore assente per malattia deve: segnalarlo tempestivamente alla struttura di appartenenza, trasmettere il certificato medico entro due giorni dall'inizio (o dalla prosecuzione) della malattia, essere reperibile nel domicilio comunicato nelle fasce orarie definite dalla legge, comunicare alla struttura di appartenenza eventuali assenze dal domicilio nelle fasce di reperibilità per visite mediche, prestazioni o accertamente specialistici o altri giustificati motivi (da documentare a richiesta). Il dirigente deve inoltrare alla competente azienda sanitaria richiesta di visita fiscale. Semestralmente, ciascun dirigente deve trasmettere al servizio risorse umane i dati riassuntivi relativi alle visite fiscali (numero richieste, numero visite evase e relativi esiti). Per l' acquisizione in via telematica dei certificati di malattia, ciascun dirigente ha individuato il personale che avrà accesso alla banca dati INPS per la loro consultazione e acquisizione. Sportello del dipendente Lo sportello del dipendente consente a ciascun dipendente di: richiedere ferie e alcune tipologie di permessi/assenze verificare: il proprio cartellino, lo stato delle ferie e dei congedi, i cedolini, inoltrare richiesta di detrazioni scaricare il CUD comunicare: il codice IBAN per l'accredito dello stipendio 5/7

107 Gestione NI Rev. 00 le modifiche dei dati anagrafici Sempre attraverso lo sportello, i dirigenti autorizzano le richieste. I dirigenti non possono inoltrare richiesta di ferie, permessi e assenze attraverso lo sportello, ferme restando le ulteriori funzionalità. Atti di gestione organizzativa del personale Il dirigente opera con i poteri del datore di lavoro privato. Il principale strumento di gestione organizzativa del personale è la determinazione organizzativa (cfr. NI altri atti), attraverso la quale: delega funzioni assegna responsabilità organizza il lavoro e gli uffici impartisce indicazioni. Il nucleo di valutazione svolge attività di verifica sulle determinazioni organizzative. 6/7

108 Gestione NI Rev INDICATORI DI MISURAZIONE Nell'allegato 1 Elenco e schema dei processi al manuale della qualità sono previsti possibili indicatori per la misurazione del processo. Gli indicatori per la misurazione del processo sono definiti annualmente nel PEG/PDO. 4. RIFERIMENTI 4.1. Normativa UNI EN ISO serie 9001:2008 Capitolo 6.2 Risorse umane 4.2. Altri documenti Decreto legislativo n. 165/2001 Norme generali sull'ordinamento del lavoro alle dipendenze delle amministrazioni pubbliche Regolamento provinciale sull ordinamento degli uffici e dei servizi Processo 3 programmazione, controllo e organizzazione (NI valutazione permanente) Processo 12 deliberazioni, determinazioni e altri atti (NI altri atti) 5. MODULI E MODELLI Software MyAliseo Sportello dipendenti Modello richiesta visita fiscale Moduli per incarichi esterni Moduli tempo parziale ritorno a tempo pieno Modulo richiesta permessi di studio Modulo comunicazione incidente con terzo responsabile Modulo interdizione dal lavoro per complicanze Moduli gestione servizio mensa Modulo richiesta bonus famiglie a basso reddito Moduli assenze per tutela della maternità e della paternità Moduli permessi legge 104/1992 Modulo aspettativa non retribuita Modulo richiesta 7 ore e 12 Moduli comunicazioni dirigenti. I documenti richiamati nella norma sono pubblicati nel sito internet. 7/7

109 Formazione strategica NI NORMA INTERNA Sistema di Gestione per la Qualità Formazione strategica Rev. Descrizione Data Redazione Verifica Approvazione Emissione Soggetto 02 Firma Soggetto RSGQ Staff qualità SG 01 Seconda emissione 15/09/10 Firma Alessandra Migliore Valeria Gamberoni Giuseppe Giuliano Soggetto RSGQ RSGQ SG 00 Prima emissione 20/11/07 Firma Valeria Gamberoni Valeria Gamberoni Giuseppe Panassidi 1/9

110 Formazione strategica NI Indice 1. SCOPO E APPLICABILITÀ 2. DESCRIZIONE NORMA INTERNA 2.1. Responsabilità 2.2. Modalità operative 3. INDICATORI DI MISURAZIONE 4. RIFERIMENTI 4.1. Normativa UNI EN ISO serie 9001: Altri documenti 5. MODULI E MODELLI 2/9

111 Formazione strategica NI SCOPO E APPLICABILITÀ Lo scopo di questa norma è definire modalità operative e responsabilità inerenti al processo di sviluppo delle risorse umane, nell ambito delle attività che riguardano l'identificazione dei fabbisogni formativi e la pianificazione, la registrazione delle attività e la valutazione dell'efficacia degli interventi formativi gestiti direttamente dall'ente. Questa norma è applicabile a tutte le attività di sviluppo e formazione del personale gestite dalla Provincia di Verona. 3/9

112 Formazione strategica NI DESCRIZIONE NORMA INTERNA 2.1 Responsabilità Sottoprocesso / attività Funzioni Segretario generale Dirigenti Segreteria di formazione Programmazione della formazione strategica R C C Gestione attività formative R C C Registrazione attività formative C / R Legenda R = Responsabilità primaria C = Responsabilità contributoria 4/9

113 Formazione strategica NI Modalità operative La qualità del processo di programmazione e gestione delle attività formative è un elemento fondamentale per garantire trasparenza e qualità alle attività di formazione. La programmazione, in particolare, fa capo al segretario generale, che si avvale del supporto operativo di una segreteria di formazione. Le tipologie di formazione offerte ai dipendenti sono individuate nel regolamento provinciale sull'ordinamento degli uffici e dei servizi. Programmazione della formazione strategica La programmazione dell'attività formativa è elemento strategico della gestione e valorizzazione del personale. Analisi dei fabbisogni e individuazione dei destinatari della formazione La segreteria di formazione, in via preliminare, verifica lo stato di attuazione del piano di formazione precedente e la persistente esigenza di realizzazione dei corsi eventualmente ancora non svolti. L analisi dei fabbisogni viene condotta dalla segreteria di formazione attraverso le modalità individuate dal segretario generale e nei tempi definiti nei documenti di programmazione. Può essere svolta attraverso l'invio di un questionario ai dirigenti, che segnalano sia l'interesse per corsi proposti, sia per ulteriori argomenti da approfondire, con l'indicazione del personale da formare. Piano di formazione del personale La segreteria di formazione predispone una proposta di piano di formazione, annuale o pluriennale, che tiene conto di: fabbisogni rilevati, competenze necessarie in relazione agli obiettivi, programmazione delle assunzioni, innovazioni normative e tecnologiche. Il piano di formazione indica gli obiettivi, le risorse finanziarie necessarie e le metodologie formative da adottare in riferimento ai diversi destinatari. Il segretario generale presenta la proposta di piano di formazione alla Giunta, che è chiamata ad esprimere su di esso un parere. Il piano viene, quindi, comunicato alle organizzazioni sindacali ed approvato dal segretario generale con determinazione. Gestione delle attività formative La programmazione e progettazione dei corsi di formazione strategica sono affidati alla segreteria di formazione. Programmazione Sulla base del piano di formazione viene definito il calendario di svolgimento dell'attività formativa, in base ad alcuni criteri generali di distribuzione dei corsi durante l'anno: esclusione del periodo estivo e delle festività natalizie e pasquali, 5/9

114 Formazione strategica NI non sovrapposizione dei corsi, esclusione dei periodi di predisposizione dei documenti di programmazione e rendicontazione (PEG/PDO, report). Nella definizione del calendario di svolgimento di ciascun corso, inoltre, si terrà conto: dell'orario di presenza obbligatoria in servizio dei dipendenti, dell'orario di servizio degli invitati (ove possibile), dell'esigenza di garantire l'operatività delle strutture provinciali (qualora siano previste più edizioni dello stesso corso), della disponibilità di sale adeguate, di evitare la concomitanza con altri eventi che possono ridurre la partecipazione. Progettazione Il programma del corso viene definito dal segretario generale in collaborazione con la segreteria di formazione ed il docente. É sempre prevista una parte riservata al dibattito e alla risposta a quesiti/analisi di casi pratici trasmessi dai partecipanti. Questi, richiesti al momento dell'invito, possono integrare il programma definitivo. Docenti I corsi possono essere a gestione: interna, con docenza affidata a dipendenti provinciali; esterna, con docenti esterni all'ente; mista, in funzione dell'argomento del corso e della presenza/disponibilità di adeguate professionalità tra i dipendenti. Per l'individuazione dei docenti esterni è stato predisposta una base dati di coloro che hanno già svolto attività di docenza per la Provincia a partire dall'anno In particolare, la base dati contiene: il raggruppamento delle materie di docenza in aree tematiche, le categorie dei docenti, i criteri per l'inserimento e il mantenimento del nominativo del docente nella base dati, la definizione delle modalità di erogazione dei corsi, i curricula dei professionisti, scheda riepilogativa, per ciascun docente, degli interventi di formazione già svolti all'interno dell'ente con il punteggio di valutazione attribuito dai partecipanti. La base dati, gestita ed aggiornata dalla segreteria di formazione, è utilizzata dal segretario generale per individuare i soggetti cui affidare incarichi di docenza (cfr. NI affidamento incarichi esterni). Gestione corsi La segreteria di formazione si occupa di: gestire i rapporti con il docente, espletare gli adempimenti amministrativi, individuare la sede di svolgimento del corso, assicurare la disponibilità della strumentazione necessaria, invitare i partecipanti e fornire tutte le indicazioni necessarie alla partecipazione, 6/9

115 Formazione strategica NI informare i dirigenti / titolari di posizione organizzativa della partecipazione del personale loro assegnato, predisporre e mettere a disposizione il materiale didattico, predisporre il registro didattico, predisporre e inviare i questionari previsti per le diverse tipologie di corso. Dopo lo svolgimento del corso, la segreteria di formazione: pubblica tutto il materiale relativo al corso sul sito istituzionale (programma, materiale didattico, questionario di apprendimento con le risposte corrette, ecc..), carica le presenze/assenze nel software per la gestione e l aggiornamento dei curricula formativi dei dipendenti (di seguito software per la formazione ), elabora e trasmette gli esiti dei questionari di apprendimento/ricaduta ai partecipanti (v. sotto Raccolta, caricamento e analisi dati). Tutoraggio È sempre prevista la presenza di un tutor d'aula, di norma scelto tra i dipendenti del settore direzione generale che partecipano al corso. Raccolta, caricamento e analisi dati Sono previste quattro tipologie di questionari per la raccolta dei dati relativi ai corsi: questionario di ingresso, questionario di gradimento, questionario di apprendimento, questionario di ricaduta del corso di formazione sul lavoro. Annualmente, in base al piano di formazione e alla tipologia dei corsi, il segretario generale stabilisce in quali casi utilizzare le diverse tipologie di questionario. I dati di ciascun corso (presenze e questionari) sono raccolti e gestiti dalla segreteria di formazione, quelli relativi: alle presenze/assenze, sono inseriti nel software per la formazione; ai questionari di gradimento, sono registrati in un file di controllo annuale della formazione e, per la parte relativa alla docenza, nelle schede dei docenti esterni o in un file annuale relativo alla valutazione dei docenti interni; ai questionari di apprendimento, sono elaborati dalla segreteria di formazione e validati dal segretario generale. La valutazione della prova è registrata nel software per la formazione; al questionario di ricaduta sul lavoro sono raccolti ed elaborati dalla segreteria di formazione e trasmessi al segretario generale. I risultati dell elaborazione dei dati dei questionari sono utilizzati per la valutazione dell attività formativa, per l'aggiornamento della base dati dei docenti esterni, per il miglioramento della programmazione e gestione dei corsi. Eventuale rendicontazione all ente finanziatore In caso di formazione realizzata con il contributo di enti finanziatori che ne richiedano la rendicontazione, la segreteria di formazione svolge le attività necessarie. 7/9

116 Formazione strategica NI Partecipazione dei dipendenti comunali ai corsi di formazione strategica L'Ente, inoltre, può estendere la partecipazione ai corsi ai dipendenti dei Comuni della provincia di Verona, che abbiano fatto richiesta e sottoscritto apposita convenzione. A conclusione del corso, ai dipendenti comunali che hanno partecipato verrà: somministrati il questionario di gradimento e l'eventuale questionario di apprendimento; rilasciato l'attestato di partecipazione. 8/9

117 Formazione strategica NI INDICATORI DI MISURAZIONE Nell'allegato 1 Elenco e schema dei processi al manuale della qualità sono previsti possibili indicatori per la misurazione del processo. Gli indicatori per la misurazione del processo sono definiti annualmente nel PEG/PDO. 4. RIFERIMENTI 4.1 Normativa UNI EN ISO serie 9001:2008 Capitolo 6.2 Risorse umane 4.2 Altri documenti Decreto legislativo n. 165/2001 Norme generali sull'ordinamento del lavoro alle dipendenze delle amministrazioni pubbliche Regolamento provinciale sull ordinamento degli uffici e dei servizi Regolamento provinciale per la disciplina dei contratti Determinazione dirigenziale n del 25 luglio 2002 di approvazione del sistema di formazione permanente del personale provinciale Regole per la partecipazione ai corsi di formazione strategica Piano di formazione del personale provinciale Processo 8 approvvigionamento (NI affidamento incarichi) 5. MODULI E MODELLI Software per la formazione Base dati docenti esterni Elenco modulistica (Mod. PRO 07_00) Questionario di valutazione dell'attività formativa (Mod. PRO 07_02) Quesito su caso pratico (Mod. PRO 07_03) Registro didattico (Mod. PRO 07_04) Cartella corsi formazione strategica interna (Mod. PRO 07_06) Attestato di partecipazione (Mod. PRO 07_07) Cartella corsi formazione strategica ditta (Mod. PRO 07_08) Scheda qualificazione docente (Mod. PRO 07_09) Cartella corsi formazione strategica libero professionista (Mod. PRO 07_10) Programma corso di formazione (Mod. PRO 07_11) Base dati annuale corsi di formazione Convenzione per la gestione associata del servizio di formazione del personale del Comune I documenti richiamati nella norma sono pubblicati nel sito internet e/o sul server NAS /9

118 Aggiornamento professionale NI Rev. 00 NORMA INTERNA Sistema di Gestione per la Qualità Aggiornamento professionale Rev. Descrizione Data Redazione Verifica Approvazione Emissione Soggetto 02 Firma 01 Soggetto RSGQ Staff qualità SG 00 Prima emissione 15/09/10 Firma Alessandra Migliore Valeria Gamberoni Giuseppe Giuliano 1/9

119 Aggiornamento professionale NI Rev. 00 Indice 1. SCOPO E APPLICABILITÀ 2. DESCRIZIONE NORMA INTERNA 2.1. Responsabilità 2.2. Modalità operative 3. INDICATORI DI MISURAZIONE 4. RIFERIMENTI 4.1. Normativa UNI EN ISO serie 9001: Altri documenti 5. MODULI E MODELLI 2/9

120 Aggiornamento professionale NI Rev SCOPO E APPLICABILITÀ Lo scopo di questa norma è definire modalità operative e responsabilità inerenti al processo di sviluppo delle risorse umane, nell ambito delle attività che riguardano l'identificazione dei fabbisogni formativi, la pianificazione, la registrazione delle attività e la valutazione dell'efficacia degli interventi formativi gestiti da soggetti diversi dalla segreteria di formazione. Questa norma è applicabile: in particolare, dalla segreteria di formazione; in generale, da tutte le strutture provinciali. 3/9

121 Aggiornamento professionale NI Rev DESCRIZIONE NORMA INTERNA 2.1 Responsabilità Sottoprocesso / attività Funzioni Segretario generale Dirigenti Segreteria di formazione Programmazione dell'aggiornamento professionale C R / Autorizzazione partecipazione e riconoscimento corso R C / Gestione e registrazione attività / C R Legenda R = Responsabilità primaria C = Responsabilità contributoria 4/9

122 Aggiornamento professionale NI Rev Modalità operative Programmazione La programmazione della partecipazione a corsi di aggiornamento professionale è elemento strategico della gestione e valorizzazione del personale. L individuazione dei dipendenti da formare è di competenza dei dirigenti e avviene in relazione allo specifico oggetto del corso con riferimento al percorso formativo (verificabile attraverso la consultazione del software per la formazione) e lavorativo dell'interessato. La partecipazione ai corsi può avvenire sia a titolo gratuito che oneroso. In questo secondo caso, il dirigente, in sede di programmazione annuale dei fabbisogni, deve prevedere la spesa per la partecipazione dei propri dipendenti a corsi di aggiornamento professionale, secondo le modalità definite in sede di programmazione (PEG/PDO, cfr NI programmazione e riprogrammazione). 5/9

123 Aggiornamento professionale NI Rev. 00 Richiesta di autorizzazione per la partecipazione ed il riconoscimento del corso ai fini del sistema formativo permanente provinciale Corso di aggiornamento professionale g ratuito Dirigenti/ Responsabili delegati Segreteria formazione Segretario generale Start Compilazione, firma e trasmissione richiesta autorizzazione partecipazione corso di aggiornamento professionale Istruttoria Esame Autorizza /non autorizza il riconoscimento del corso ai fini del sistema formativo permanente provinciale Trasmissione comunicazione soggetto/i interessato End 6/9

124 Aggiornamento professionale NI Rev. 00 Corso di aggiornamento professionale a pagamento Dirigenti/ Responsabili delegati Segreteria formazione Segretario generale Dirigente competente Start Rilevazione fabbisogni formativi in sede di programmazione (v. NI 08.01) Compilazione, firma e trasmissione richiesta autorizzazione partecipazione corso di aggiornamento professionale Istruttoria Esame Non autorizza il riconoscimento del corso ai fini del sistema formativo permanente provinciale Autorizza il riconoscimento del corso ai fini del sistema formativo permanente provinciale Trasmette comunicazione all'interessato Autorizza la spesa End Trasmette comunicazione all'interessato Adozione determinazione per partecipazione corso End 7/9

125 Aggiornamento professionale NI Rev. 00 Le richieste di autorizzazione ed i relativi riscontri avvengono in via informatica, attraverso l'utilizzo della posta elettronica. In particolare, l autorizzazione per la partecipazione ai corsi di aggiornamento professionale deve essere richiesta attraverso la trasmissione all indirizzo di posta elettronica segreteria.formazione@provincia.vr.it : del modulo di Richiesta autorizzazione partecipazione corso di aggiornamento professionale compilato e firmato digitalmente dal dirigente di riferimento, o responsabile delegato, della scansione/file/link al programma del corso per il quale si presenta la suddetta richiesta. La segreteria di formazione comunica all'interessato: l'autorizzazione o il diniego con succinta indicazione della motivazione, l'azione su cui impegnare l'eventuale spesa, gli ulteriori adempimenti a cura del partecipante. La determinazione per la partecipazione al coso di formazione a pagamento (cfr. NI determinazioni) deve contenere il riferimento alle autorizzazioni concesse. In assenza del rispetto delle procedure sopra descritte, i corsi di formazione frequentati dai dipendenti provinciali non sono riconosciuti ai fini del sistema formativo permanente provinciale. Di conseguenza, il corso frequentato non è registrato nel software per la formazione. Gestione e registrazione attività La segreteria di formazione svolge le attività di: istruttoria preliminare all'esame della richiesta da parte del segretario generale, archiviazione della documentazione relativa al corso, caricamento dati nel software per la formazione. In occasione delle attività di programmazione possono essere definiti ulteriori adempimenti. 8/9

126 Aggiornamento professionale NI Rev INDICATORI DI MISURAZIONE Nell'allegato 1 Elenco e schema dei processi al manuale della qualità sono previsti possibili indicatori per la misurazione del processo. Gli indicatori per la misurazione del processo sono definiti annualmente nel PEG/PDO. 4. RIFERIMENTI 4.1. Normativa UNI EN ISO serie 9001:2008 Capitolo 6.2 Risorse umane 4.2. Altri documenti Decreto legislativo n. 165/2001 Norme generali sull'ordinamento del lavoro alle dipendenze delle amministrazioni pubbliche Regolamento provinciale sull ordinamento degli uffici e dei servizi Determinazione dirigenziale n del 25 luglio 2002 di approvazione del sistema di formazione permanente del personale provinciale Regole per la partecipazione ai corsi di aggiornamento professionale 5. MODULI E MODELLI Software per la formazione Base dati annuale corsi di formazione Richiesta autorizzazione partecipazione corso di aggiornamento professionale (Mod. PRO 07_01) Questionario di valutazione dell'attività formativa (Mod. PRO 07_02) Cartella corsi aggiornamento professionale (Mod. PRO 07_05) I documenti richiamati nella norma sono pubblicati nel sito internet e sul server NAS /9

127 Approvvigionamento NI NORMA INTERNA Sistema di Gestione per la Qualità Approvvigionamento Rev. Descrizione Data Redazione Verifica Approvazione Emissione Soggetto 02 Firma Soggetto RSGQ Staff qualità SG 01 Seconda emissione 15/09/10 Firma Alessandra Migliore Valeria Gamberoni Giuseppe Giuliano Soggetto RSGQ RSGQ SG 00 Prima emissione 20/11/07 Firma Valeria Gamberoni Valeria Gamberoni Giuseppe Panassidi 1/10

128 Approvvigionamento NI Indice 1. SCOPO E APPLICABILITÀ 2. DESCRIZIONE NORMA INTERNA 2.1. Responsabilità 2.2. Modalità operative 3. INDICATORI DI MISURAZIONE 4. RIFERIMENTI 4.1. Normativa UNI EN ISO serie 9001: Altri documenti 5. MODULI E MODELLI 2/10

129 Approvvigionamento NI SCOPO E APPLICABILITÀ Lo scopo di questa norma è: definire modalità operative e responsabilità per l approvvigionamento di servizi e forniture che garantiscano il soddisfacimento delle esigenze della Provincia; assicurare che i servizi/prodotti approvvigionati siano adeguati rispetto alle necessità della Provincia; stabilire i criteri per valutare e selezionare i fornitori in base alle loro capacità di fornire servizi/prodotti rispondenti alle esigenze della Provincia; assicurare che le prestazioni dei fornitori siano valutate sistematicamente. In particolare, la norma interna si applica agli uffici e servizi che assolvono al compito di gestione degli acquisti, nelle diverse forme e tipologie, da parte dell Ente ed a tutti i casi in cui un settore o servizio presenti l esigenza di acquisire un bene o un servizio all esterno per il corretto svolgimento delle proprie funzioni. 3/10

130 Approvvigionamento NI DESCRIZIONE NORMA INTERNA 2.1 Responsabilità Sottoprocesso / attività Funzioni Dirigente Responsabile del procedimento Unità operativa contabilità economica e inventari Programmazione e progettazione dell approvvigionamento R R / Acquisizione del bene o servizio R R R Vigilanza e gestione del contratto e garanzie R R / Legenda R = Responsabilità primaria C = Responsabilità contributoria 4/10

131 Approvvigionamento NI Modalità operative Ufficio proponente Responsabile del procedimento Responsabile del provvedimento Responsabile del contratto Start Rilevazione fabbisogni Programmazione gestionale e finanziaria degli acquisti Studio di fattibilitàprogetto Determinazione a contrattare Scelta del contraente Attività istruttoria Determinazione di aggiudicazione/ di affidamento Stipula del contratto Ordinazione Vigilanza sull'esecuzione End Acquisti centralizzati I beni / servizi da acquisire a livello centralizzato sono individuati annualmente nei documenti di programmazione. Ciascuna struttura operativa individua a preventivo le esigenze di beni o servizi, proponendo l attribuzione delle risorse necessarie all acquisizione ed esplicitando le relative attività nella proposta del piano esecutivo di gestione. La programmazione gestionale e finanziaria è svolta dalle strutture deputate ad effettuare gli acquisti in forma centralizzata. 5/10

132 Approvvigionamento NI La struttura competente analizza la tipologia del bene da acquistare, acquisisce gli elementi necessari per determinare la modalità di scelta del contraente secondo la normativa vigente e predispone i documenti specifici (capitolato tecnico, lettera di invito) in cui descrivere il bene o il servizio da acquistare. Nel corso dell anno, la rilevazione e la valutazione dei fabbisogni concreti sono effettuate dai singoli dirigenti o responsabili della struttura organizzativa, valutate le esigenze ed in base alle disponibilità economiche previste dal piano esecutivo di gestione (PEG). Acquisto tramite economato Gli acquisti di beni/servizi attraverso la cassa economale possono essere fatti nei casi e secondo le modalità previsti dal regolamento provinciale sul funzionamento del servizio di economato. In particolare, gli uffici possono: richiedere il rimborso di spese minute già affrontate, l'emissione di buono economale. Entrambe le richieste devono essere redatte sul modello elaborato dal servizio economato; sottoscritte dal responsabile dell'ufficio interessato e trasmesse al servizio economato. Acquisto di beni e servizi in economia c.d. spese in economia Gli acquisti di beni e servizi in economia possono essere fatti solo nei casi e limiti di spesa (che si intendono al netto di IVA), espressamente previsti dal regolamento provinciale per la disciplina dei contratti. Per monitorare il rispetto, a livello dell'intero Ente, dei limiti fissati è stato istituito un apposito registro delle spese in economia, pubblicato sul server NAS2000 in una cartella condivisa. Il registro ha valenza annuale e viene predisposto ad inizio anno dal servizio contratti pubblici e patrimonio, che ne cura la gestione. Il registro è costituito da un foglio di lavoro per ciascuna tipologia di spesa definita e un foglio di lavoro di riepilogo, che funge anche da indice. All'interno dei fogli di lavoro sono inserite varie sezioni, intestate a ciascun dirigente, articolate in due parti: la prima preventiva, finalizzata a raccogliere informazioni sulla struttura organizzativa, sulla descrizione dei beni e/o dei servizi da acquisire e sull importo previsto a preventivo rispetto all esercizio di riferimento. E' da compilare a preventivo contestualmente alla redazione dei documenti di programmazione settoriali; la seconda consuntiva, finalizzata a verificare la spesa effettivamente sostenuta nell anno di riferimento per ciascuna tipologia di provviste e servizi in economia, è da: compilare tempestivamente, in corrispondenza delle diverse iniziative indicate a preventivo, al momento dell'adozione della determinazione a contrattare, attraverso l'inserimento dei dati relativi al numero e alla data del provvedimento ed all'importo impegnato (al netto di IVA); da aggiornare in fase di affidamento e, laddove necessario con l'indicazione dell'importo effettivamente sostenuto, sempre al netto di IVA, in corrispondenza delle diverse iniziative avviate e con i riferimenti al provvedimento di aggiudicazione. Qualora sia stata indicata a preventivo una voce che successivamente si ritiene di non acquisire o per la quale si procede con un sistema diverso, è necessario valorizzare a 0 la corrispondente riga di 6/10

133 Approvvigionamento NI consuntivo e tramettere contestualmente una mail al servizio contratti pubblici e patrimonio; la compilazione dei fogli del registro avviene a cura del dirigente, o suo delegato. Nel caso in cui una struttura provinciale sia interessata a procedere con il sistema delle spese in economia per un acquisto non preventivato, il dirigente di riferimento deve trasmettere una mail al servizio contratti pubblici e patrimonio per richiedere l'inserimento della spesa nel registro. Nella richiesta il dirigente deve indicare: la tipologia di bene/servizio che vuole acquistare in economia, il riferimento alle provviste/servizi individuati nel Regolamento, l'importo presunto, e la struttura di riferimento. Al servizio contratti pubblici e patrimonio compete la successiva verifica della corrispondenza della tipologia del servizio/bene richiesto con quello indicato e comunque, la sua previsione all'interno del Regolamento e che l'importo indicato non comporti il superamento del limite di spesa previsto dal Regolamento stesso. Nel caso di esito positivo della verifica, il dirigente del servizio contratti pubblici e patrimonio autorizza l'inserimento della spesa nel registro e da comunicazione al dirigente interessato. Nelle determinazioni a contrattare per gli acquisti in economia occorre indicare la previsione della spesa nel registro e la relativa capienza, la verifica di tali attestazione viene svolta dalla ragioneria. Acquisti informatici Per le procedure relative agli acquisti informatici si fa riferimento a quanto previsto dal processo 09 sviluppo del sistema informativo. Studio di fattibilità-progetto I documenti di gara sono il risultato di una indagine conoscitiva su tutti gli aspetti della fornitura o del servizio; contengono le norme che regolano le caratteristiche dello svolgimento della gara e le condizioni della fornitura o del servizio. Il capitolato o la lettera di invito indicano: caratteristiche tecniche, qualità (assenza di difetti, documentazione dimostrativa, relazione tecnica, ecc..), modalità e luogo di consegna, modalità e tempi di pagamento, obbligazioni del fornitore, modalità di vigilanza e collaudo. In caso di acquisizione di beni o servizi senza procedura di gara, la struttura competente programma e progetta l approvvigionamento sulla base dell istruttoria redatta dagli uffici competenti, che individuano le caratteristiche esatte di beni e servizi da acquisire, e lo formalizza in un apposito documento. Scelta del contraente Il nostro ordinamento non ammette il principio della libera scelta del contraente da parte dell'amministrazione; questa fase è infatti minuziosamente regolamentata dalle regole della contabilità di Stato, in quanto è quella che necessita di maggiori garanzie e controlli. Il programma per la razionalizzazione degli acquisti nella pubblica amministrazione, avviato nel 2000, prevede l'utilizzo delle tecnologie ICT applicate ai processi di approvvigionamento delle pubbliche amministrazioni e ha lo scopo di: 7/10

134 Approvvigionamento NI razionalizzare la spesa di beni e servizi, migliorando la qualità degli acquisti e riducendo i costi unitari grazie ad una approfondita conoscenza dei mercati ed all'aggregazione della domanda; semplificare e rendere più rapide e trasparenti le procedure di approvvigionamento pubblico, grazie alla riduzione dei tempi d'accesso al mercato, con significativi impatti anche economici sui costi della macchina burocratica. Pertanto, la normativa prevede nella fase della scelta del contraente la preventiva verifica sulla possibilità di acquisto tramite la CONSIP (Concessionaria Servizi Informativi Pubblici S.p.A). Nei casi residuali, in cui l'amministrazione esercita un seppur minimo potere di scelta, la qualificazione del fornitore è documentata nella determinazione a contrattare (requisiti cercati) e nella determinazione di aggiudicazione (rispondenza ai requisiti). Ciascun ufficio compila, sulla base di un modello comune, un albo dei fornitori qualificati, indicando i dati dei fornitori già utilizzati, la tipologia di prodotto/servizio acquisito, il responsabile del contratto e le sue osservazioni (elementi di criticità o punti di forza). Tale albo è utilizzato nei casi di trattativa privata o affidamento diretto. Documento unico di valutazione dei rischi da interferenze (DUVRI) e costi per la sicurezza Quando, dopo apposita istruttoria, sia emersa la non necessità di integrare il contratto con il documento unico di valutazione dei rischi da interferenza, di questo deve essere dato atto nel contratto. Devono inoltre risultare dal contratto i costi specifici per la sicurezza, oppure la loro insussistenza. Inventariazione In caso di beni che secondo la normativa vigente devono essere inventariati, si fa riferimento alla NI gestione beni mobili. Vigilanza sull esecuzione del contratto La vigilanza sulla corretta esecuzione del contratto è esercitata e documentata dal responsabile del contratto e si basa sulla corrispondenza tra quanto richiesto nel capitolato o nella lettera di invito e quanto consegnato o eseguito. L applicazione degli strumenti contrattuali contro il ritardo o altri inadempimenti è esercitata, sulla base dell istruttoria, dallo stesso responsabile del procedimento o dal dirigente competente e viene registrata nell'albo dei fornitori. Se si tratta di una fornitura, la vigilanza viene effettuata al momento della consegna. Se si tratta invece di un servizio, la vigilanza è eseguita monitorando l esecuzione del contratto per tutta la sua durata. L'attività di vigilanza deve essere debitamente documentata. Documento unico di regolarità contributiva (DURC) Nei casi di acquisti centralizzati di beni e quando più strutture provinciali ricorrono allo stesso operatore economico, l'acquisizione del documento unico di regolarità contributiva avviene secondo particolari modalità operative. In particolare, nel server NAS2000, tra i file condivisi, è presente la cartella denominata Durc, divisa in sottocartelle, ciascuna intestata ad un operatore economico. 8/10

135 Approvvigionamento NI Il responsabile del procedimento, o il suo collaboratore addetto all'acquisizione del DURC: provvede a verificare se nella cartella condivisa esiste: un DURC in corso di validità, oppure se è già stata inoltrata richiesta di rilascio; se la verifica dà esito positivo: accerta la validità temporale del DURC, o attende l'inserimento del DURC già richiesto nella cartella, utilizza il DURC già acquisito per il procedimento in istruttoria; se la verifica dà esito negativo: inoltra la richiesta di DURC allo Sportello unico previdenziale; protocolla la richiesta (norma interna protocollo informatico e gestione informatizzata dei procedimenti e dei flussi documentali); salva il documento protocollato nella sottocartella relativa all'operatore economico e nomina il file come segue: anno mese e giorno della richiesta_richiesta_durc protocolla, o prende in carico, il DURC rilasciato; salva il DURC protocollato nella sottocartella e nomina il file come segue: anno mese e giorno di emissione della certificazione_durc. 9/10

136 Approvvigionamento NI INDICATORI DI MISURAZIONE Nell'allegato 1 Elenco e schema dei processi al manuale della qualità sono previsti possibili indicatori per la misurazione del processo. Gli indicatori per la misurazione del processo sono definiti annualmente nel PEG/PDO. 4. RIFERIMENTI 4.1. Normativa UNI EN ISO serie 9001:2008 Capitolo 7.4 Approvvigionamento 4.2. Altri documenti Regolamento provinciale sull'ordinamento degli uffici e dei servizi Regolamento provinciale per la disciplina dei contratti Regolamento di contabilità Regolamento provinciale sul funzionamento del servizio di economato Manuale operativo degli adempimenti connessi alla stipulazione dei contratti Manuale DURC Manuale operativo degli adempimenti connessi alla stipulazione dei contratti Processo 3 programmazione, controllo e organizzazione Processo 9 sviluppo sistema informativo Processo 18 gestione beni mobili 5. MODULI E MODELLI Modello redazione scritture private Modello redazione lettera commerciale Modello acquisto spese minute inferiori a sessanta euro Modello acquisto tramite buono economale I documenti richiamati nella norma sono pubblicati nel sito internet. 10/10

137 Affidamento incarichi NI Rev. 00 NORMA INTERNA Sistema di Gestione per la Qualità Affidamento incarichi Rev. Descrizione Data Redazione Verifica Approvazione Emissione Soggetto 02 Firma 01 Soggetto RSGQ Staff qualità SG 00 Prima emissione 15/09/10 Firma Alessandra Migliore Valeria Gamberoni Giuseppe Giuliano 1/10

138 Affidamento incarichi NI Rev. 00 Indice 1. SCOPO E APPLICABILITÀ 2. DESCRIZIONE NORMA INTERNA 2.1. Responsabilità 2.2. Modalità operative 3. INDICATORI DI MISURAZIONE 4. RIFERIMENTI 4.1. Normativa UNI EN ISO serie 9001: Altri documenti 5. MODULI E MODELLI 2/10

139 Affidamento incarichi NI Rev SCOPO E APPLICABILITÀ Lo scopo di questa norma è indicare modalità operative e responsabilità per la determinazione e gestione dei rapporti con professionisti esterni. La presente norma interna s intende applicabile a tutte le strutture provinciali in cui vengono affidati incarichi esterni. 3/10

140 Affidamento incarichi NI Rev DESCRIZIONE NORMA INTERNA 2.1 Responsabilità Funzioni Sottoprocesso / attività Dirigente Responsabile del procedimento Programmazione e progettazione dell'affidamento R R Individuazione incaricato R R Vigilanza e gestione del contratto R R Legenda R = Responsabilità primaria C = Responsabilità contributoria 4/10

141 Affidamento incarichi NI Rev Modalità operative L'affidamento degli incarichi a soggetti esterni all'ente avviene secondo le modalità stabilite dalla normativa vigente. In particolare, gli affidamenti di incarichi di ricerca, studio e consulenze possono avvenire soltanto nell'ambito di un programma approvato dal Consiglio con i criteri, le modalità ed i limiti, anche di spesa annua, indicati nel regolamento provinciale sull'ordinamento degli uffici e dei servizi. I contratti relativi a rapporti di consulenza sono efficaci a decorrere dalla data di pubblicazione sul sito della Provincia del nominativo del consulente, dell'oggetto dell'incarico, del termine e del relativo compenso per lo svolgimento. In mancanza della suddetta pubblicazione, il contratto non è efficace e, pertanto, non è possibile darvi esecuzione. 5/10

142 Affidamento incarichi NI Rev. 00 Predisposizione del programma degli incarichi di collaborazione autonoma Assessori di Servizio controllo Servizio Dirigenti Giunta Consiglio riferimento di gestione finanziario Start Richiesta indirizzi Indirizzi Redazione bozza elenco consulenze Procedura accertamento telematico della/e professionalità all'interno dell'ente Redazione elenco Esame Redazione bozza programma degli incarichi di collaborazione autonoma Verifica coerenza con R.P.P. Redazione programma degli incarichi di collaborazione autonoma (allegato R.P.P.) Verifica compatibilità con il bilancio annuale e pluriennale Esame Approvazione End 6/10

143 Affidamento incarichi NI Rev. 00 Preliminare accertamento telematico della presenza, o della mancanza, all interno dell Ente, di specifiche professionalità Dirigente interessato Segreteria di direzione Dirigenti Segretario-direttore generale Start Richiesta accertamento professionalità interna Istruttoria Richiesta accertamento professionalità interna Riscontro accertamento Archiviazione risposte dirigenti Esame attestazioni dirigenti Certificazione End 7/10

144 Affidamento incarichi NI Rev. 00 Tempi di presentazione giorni trasmissione alla verifica presenza dati riscontro dirigenti archiviazione certificazione del segreteria di direzione della richiesta di accertamento di professionalità interna necessari per la richiesta attestazioni dei dirigenti segretario-direttore generale trasmissione richiesta di accertamento di professionalità ai dirigenti esame attestazione dirigenti In conformità alla normativa di riferimento, prima di conferire un incarico di collaborazione autonoma a soggetto estraneo all Amministrazione viene effettuata una ricognizione per verificare la carenza di professionalità interna, presupposto di legittimità per l'affidamento del relativo incarico. Tutta la procedura di cui al precedente diagramma di flusso, avviene in via informatica, attraverso l'utilizzo della posta elettronica. Le richieste e la certificazione devono essere formulate secondo degli schemi predefiniti pubblicati nell'area interna del portale. Caricamento dati file anagrafe prestazioni Quando viene conferito un incarico ad un professionista esterno all'ente, l'ufficio che lo affida deve compilare il File dell'anagrafe delle prestazioni, da aggiornare in occasione della liquidazione delle competenze, secondo le istruzioni pubblicate nel sito internet. Il file elaborato e gestito dall'area economico finanziaria e pubblicato sul server NAS2000, all'interno della cartella dei file condivisi. L'ufficio che conferisce l'incarico in allegato alla determinazione di affidamento deve trasmettere in ragioneria la stampa della scheda del professionista elaborata dal file, firmata dal dirigente competente. Obbligo di trasmissione alla Corte dei conti Il servizio controllo di gestione provvede alla trasmissione alla competente sezione della Corte dei conti di determinate tipologie di provvedimenti individuati da legge per il controllo successivo di gestione (cfr. NI determinazioni). Incarico per patrocino esterno Nei documenti di programmazione (PEG/PDO) sono definiti le direttive ed i criteri generali per il conferimento dell'incarico di patrocinio esterno. 8/10

145 Affidamento incarichi NI Rev. 00 L'individuazione del professionista cui affidare l'incarico spetta al servizio legale, che lo sceglie anche sulla base di un elenco di professionisti accreditati realizzato all'interno dell'ente sulla base dei curricula pervenuti. Tale elenco, elaborato e costantemente aggiornato dal servizio legale, contiene: i requisiti per l'inserimento ed il mantenimento del nominativo del professionista nell'elenco dei professionisti accreditati, i criteri per l'affidamento dell'incarico, i dati relativi al professionista, ai precedenti incarichi a lui conferiti con indicazione della materia, eventuali criticità e punti di forza nella gestione dell'incarico. Il servizio legale cura i rapporti con il professionista nominato e svolge attività di vigilanza, monitoraggio e supporto al legale esterno. Tali attività si esplicano, nelle linee generali, mediante: richiesta al legale esterno di trasmissione degli atti processuali predisposti dal medesimo per conto della Provincia e dalle controparti, esame degli atti trasmessi, richieste di precisazioni al legale esterno in relazione alle varie fasi del giudizio, eventuale formulazione di rilievi o osservazioni al legale esterno in relazione al contenuto dei predetti atti. I rilievi e le osservazioni riguardano elementi di fatto o di diritto rilevanti per la difesa dell amministrazione provinciale. Inoltre, il servizio legale stabilisce ed attiva modalità di comunicazione con il servizio/settore competente in merito a: sviluppi del giudizio, precisazioni, indicazioni o informazioni utili al prosieguo del giudizio. Nel caso in cui al legale esterno occorressero eventuali ulteriori valutazioni da parte del servizio/settore competente in relazione ad elementi emersi in corso di causa, il professionista presenta una istanza formale. L urgenza o meno di acquisizione delle valutazioni dipende dalla rilevanza delle stesse ai fini della difesa in giudizio della Provincia e dalla previsione di eventuali termini per il deposito di atti giudiziari. Per lo svolgimento dell'incarico non ci sono documenti o modelli prestabiliti né vincoli temporali specifici. A conclusione di tutte le attività previste nell'incarico, il responsabile del servizio legale adotta la determinazione di liquidazione delle competenze. Incarico docenza Nel caso di affidamento di incarico di docenza per lo svolgimento di corsi di formazione, organizzati dall'ente e destinati ai dipendenti provinciali, la segreteria di formazione deve fare riferimento alla base dati dei docenti esterni (cfr. NI formazione strategica). In particolare, deve in via preliminare verificare se esiste per la materia oggetto del corso un docente già accreditato all'interno dell'ente e valutare le eventuali proposte alla luce dei criteri definiti nella base dati. 9/10

146 Affidamento incarichi NI Rev INDICATORI DI MISURAZIONE Nell'allegato 1 Elenco e schema dei processi al manuale della qualità sono previsti possibili indicatori per la misurazione del processo. Gli indicatori per la misurazione del processo sono definiti annualmente nel PEG/PDO. 4. RIFERIMENTI 4.1. Normativa UNI EN ISO serie 9001:2008 Capitolo 7.4 Approvvigionamento 4.2. Altri documenti Regolamento provinciale sull'ordinamento degli uffici e dei servizi Regolamento provinciale per la disciplina dei contratti Regolamento provinciale di contabilità Manuale operativo degli adempimenti connessi alla stipulazione dei contratti Istruzioni per l'utilizzo del file dell'anagrafe delle prestazioni Processo 3 programmazione, controllo e organizzazione Processo 7 sviluppo competenze professionali risorse umane (NI formazione strategica) Processo 12 deliberazioni, determinazioni e altri atti (NI determinazioni) Processo 15 realizzazione opere pubbliche Processo 20 gestione contenzioso 5. MODULI E MODELLI Elenco di professionisti accreditati (servizio legale) Base dati docenti (segreteria di formazione) File dell'anagrafe delle prestazioni Modello di richiesta del dirigente di accertamento di professionalità interna Modello di richiesta di accertamento di professionalità interna Modello di certificazione attestante la la presenza, o la mancanza, all'interno dell'ente di specifiche professionalità Modelli determinazioni e lettere commerciali Modelli richiesta casellario giudiziale 10/10

147 Sviluppo del sistema informatico NI NORMA INTERNA Sistema di Gestione per la Qualità Sviluppo del sistema informatico Rev. Descrizione Data Redazione Verifica Approvazione Emissione Soggetto 02 Firma Soggetto RSGQ Staff qualità SG 01 Seconda emissione 15/09/10 Firma Alessandra Migliore Valeria Gamberoni Giuseppe Giuliano Soggetto RSGQ RSGQ SG 00 Prima emissione 20/11/07 Firma Valeria Gamberoni Valeria Gamberoni Giuseppe Panassidi 1/7

148 Sviluppo del sistema informatico NI Indice 1. SCOPO E APPLICABILITÀ 2. DESCRIZIONE NORMA INTERNA 2.1. Responsabilità 2.2. Modalità operative 3. INDICATORI DI MISURAZIONE 4. RIFERIMENTI 4.1. Normativa UNI EN ISO serie 9001: Altri documenti 2/7

149 Sviluppo del sistema informatico NI SCOPO E APPLICABILITÀ Il sistema informativo è l'insieme delle attività di gestione delle informazioni, delle relative modalità e degli strumenti tecnologici usati a tale scopo. Ha il compito di: raccogliere i dati, conservare i dati raccolti, archiviandoli, elaborare i dati, trasformandoli in informazioni, distribuire l'informazione. Il sistema informatico rappresenta la quasi totalità del sistema informativo; è la parte composta dai calcolatori, dalle reti informatiche, dai software per la memorizzazione e la trasmissione elettronica delle informazioni. Lo scopo di questa norma è di definire modalità operative e responsabilità per lo sviluppo coordinato del sistema informatico provinciale, elemento strategico per garantire l'efficacia e l'efficienza delle attività svolte. Questa norma è applicata: in particolare, dall'unità operativa informatica, in generale, da tutte le strutture provinciali 3/7

150 Sviluppo del sistema informatico NI DESCRIZIONE NORMA INTERNA 2.1 Responsabilità Funzioni Sottoprocesso / attività Responsabile uo informatica Dirigenti Rilevazione dei fabbisogni / R Analisi R C Studio di fattibilità R / Verifica dello studio R C Redazione progetto R / Legenda R = Responsabilità primaria C = Responsabilità contributoria 4/7

151 Sviluppo del sistema informatico NI Modalità operative Per garantire uno sviluppo coordinato del sistema informatico provinciale, gli acquisti informatici, hardware e software, sono gestiti dall'unità organizzativa informatica. Rilevazione dei fabbisogni La rilevazione dei fabbisogni viene normalmente effettuata in sede di redazione del PEG/PDO, raccogliendo le indicazioni di indirizzo della direzione sullo sviluppo e il mantenimento del sistema informativo e le esigenze manifestate dalle diverse strutture provinciali, compresa la stessa unità organizzativa informatica, in merito a beni/servizi ICT (Information and Communications Technology). La rilevazione può avvenire tramite semplice segnalazione dei settori o può scaturire da attività di analisi sullo stato e sull'efficienza del sistema informatico effettuato dall'unità operativa informatica, oppure da esigenze derivanti dalle attività di studio e di fattibilità di altri progetti che hanno poi ripercussioni indirette nel campo dell ICT. Nel corso dell'anno, per gli acquisti informatici, hardware e software, le strutture provinciali dovranno sottoporre alla validazione della direzione generale specifiche richieste, sottoscritte dal dirigente interessato e contenenti almeno: oggetto dell'acquisizione, situazione attuale, benefici attesi, spesa prevista (indicando anche eventuali offerte già ricevute o l'indagine di mercato effettuata), cronoprogramma per il completamento della procedura, ogni elemento idoneo alla valutazione tecnica e gestionale dell'acquisizione. Analisi L'analisi è svolta dall'unità organizzativa informatica in collaborazione con il settore interessato dallo sviluppo e, se necessario, con consulenti esterni (cfr. processo 8 approvvigionamento). Il fabbisogno è valutato sulla base dei seguenti criteri: margini di miglioramento rispetto alla situazione attuale, contributo all'arricchimento del sistema informatico esistente. L'analisi è volta a determinare la coerenza del fabbisogno con il sistema informatico esistente e con gli obiettivi di programmazione stabiliti e determina l'opportunità o meno di inserire nella programmazione le successive attività e la loro tempistica. Studio di fattibilità Lo studio di fattibilità segue l'esito positivo dell'analisi, con le tempistiche stabilite nei documenti di programmazione (PEG/PDO). È realizzato nei casi in cui il fabbisogno individuato presenta alti livelli di incertezza riguardo uno o più dei seguenti elementi: stato attuale del sistema, soluzioni tecnologiche e progettuali adottabili, 5/7

152 Sviluppo del sistema informatico NI realizzazione all'interno o affidamento all'esterno delle soluzioni (make or buy), rischi possibili nell'adozione delle soluzioni. Lo studio di fattibilità può essere svolto: dall unità operativa informatica, eventualmente in collaborazione con consulenti esterni e con il settore interessato; da un fornitore esterno, quando le risorse e/o le competenze interne non sono sufficienti (cfr. processo 8 approvvigionamento). Per l'esecuzione dello studio di fattibilità vengono di norma seguite le "linee guida per la redazione degli studi di fattibilità" emanate dal CNIPA. Verifica dello studio La verifica dello studio di fattibilità è effettuata dal dirigente, con la collaborazione dell unità operativa informatica ed è diretta a valutare quale soluzione è adottabile, se lo studio ne prevede più d'una, sulla base: dell'analisi del rischio, del rapporto costi-benefici, delle risorse finanziarie umane e strumentali a disposizione. Nel caso in cui dalla verifica il dirigente individui una soluzione adottabile, vengono definite le tempistiche e le modalità per l'esecuzione delle successive fasi di progettazione, sulla base del contenuto dello studio di fattibilità. Redazione progetto La redazione del progetto può essere svolta: dall unità operativa informatica, eventualmente in collaborazione con consulenti esterni da fornitore esterno. Il progetto, pur essendo specifico per ogni tipologia di sistema, conterrà in linea generale i seguenti elementi: obiettivi da raggiungere per il soddisfacimento dei fabbisogni; fasi previste per la realizzazione; tempistica per la realizzazione di ciascuna fase; risorse impiegate per ogni fase; costo previsto di realizzazione (eventualmente suddiviso per fasi). Il progetto così redatto diventa il documento di riferimento per la successiva fase di acquisizione (cfr. processo 8 approvvigionamento). 6/7

153 Sviluppo del sistema informatico NI INDICATORI DI MISURAZIONE Nell'allegato 1 Elenco e schema dei processi al manuale della qualità sono previsti possibili indicatori per la misurazione del processo. Gli indicatori per la misurazione del processo sono definiti annualmente nel PEG/PDO. 4. RIFERIMENTI 4.1. Normativa UNI EN ISO serie 9001:2008 Capitolo 6.3 Capitolo 7.3 Capitolo 7.4 Infrastrutture Progettazione e sviluppo Approvvigionamento 4.2. Altri documenti Decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, Codice dell amministrazione digitale e successive modificazioni D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 Testo Unico in materia di documentazione amministrativa e successive modificazioni Legge 9 gennaio 2004, n. 4 Disposizioni per favorire l accesso dei soggetti disabili agli strumenti informatici Direttiva del Ministro per l innovazione e le tecnologie 18 novembre 2005 Linee guida per la Pubblica amministrazione digitale Decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, Codice in materia di protezione dei dati personali Manuali CNIPA "Linee guida sulla qualità dei beni e dei servizi ICT per la definizione ed il governo dei contratti della Pubblica Amministrazione" e, in particolare, i manuali applicativi: strategie di acquisizione delle forniture ICT analisi di fattibilità per l'acquisizione delle forniture ICT appalto pubblico di forniture ICT governo dei contratti ICT modelli per la qualità delle forniture ICT Documento programmatico sulla sicurezza (DPS) Processo 3 programmazione, controllo e organizzazione Processo 8 approvvigionamento 7/7

154 Comunicazione NI NORMA INTERNA Sistema di Gestione per la Qualità Comunicazione Rev. Descrizione Data Redazione Verifica Approvazione Emissione Soggetto 02 Firma Soggetto RSGQ Staff qualità SG 01 Seconda emissione 15/09/10 Firma Alessandra Migliore Valeria Gamberoni Giuseppe Giuliano Soggetto RSGQ RSGQ SG 00 Prima emissione 20/11/07 Firma Valeria Gamberoni Valeria Gamberoni Giuseppe Panassidi 1/9

155 Comunicazione NI Indice 1. SCOPO E APPLICABILITÀ 2. DESCRIZIONE NORMA INTERNA 2.1. Responsabilità 2.2. Modalità operative 3. INDICATORI DI MISURAZIONE 4. RIFERIMENTI 4.1. Normativa UNI EN ISO serie 9001: Altri documenti 5. MODULI E MODELLI 2/9

156 Comunicazione NI SCOPO E APPLICABILITÀ Lo scopo di questa norma è definire modalità e responsabilità nel processo di comunicazione della Provincia di Verona. Questa norma è applicata da tutte le strutture provinciali e in particolare, da: direzione generale, ufficio stampa, ufficio relazioni con il pubblico (U.R.P.) 3/9

157 Comunicazione NI DESCRIZIONE NORMA INTERNA 2.1 Responsabilità Sottoprocesso / attività Funzioni Dirigenti Ufficio stampa Incaricato comunicazione U.R.P. Segretario generale Piano di comunicazione esterna C R R C C Piano di comunicazione interna C / C / R Progettazione esecutiva degli interventi R / C / / Realizzazione interventi R C C C / Legenda R = Responsabilità primaria C = Responsabilità contributoria 4/9

158 Comunicazione NI Modalità operative Le attività di informazione e di comunicazione, interna ed esterna, delle pubbliche amministrazioni sono, in parte, disciplinate dalla legge, in attuazione dei principi che regolano la trasparenza e l'efficacia dell'azione amministrativa. In sede di programmazione (PEG/PDO), il segretario generale fornisce ulteriori indirizzi con l'obiettivo di rendere quanto più possibile partecipate le principali decisioni e, in ogni caso, di mettere a conoscenza tutto il personale delle principali informazioni. Comunicazione interna L obiettivo della comunicazione interna, in particolare, è rendere partecipe il personale di: programmi e piani degli organi di governo, obiettivi da raggiungere e dei risultati conseguiti, principali novità, anche normative, sull attività amministrativa, innovazioni procedurali e tecnologiche progettate ed attivate, regole organizzative, generali e settoriali. La comunicazione interna si distingue in generale e settoriale. La comunicazione interna generale, di cui è responsabile il segretario generale, è diretta: ai dirigenti e alle posizioni organizzative e ai responsabili delle unità operative, che hanno il dovere di informare della comunicazione ricevuta il personale della struttura organizzativa di riferimento; a tutto il personale. La comunicazione interna settoriale, di cui è responsabile il dirigente per la struttura di riferimento, ha come destinatari il personale assegnato alla struttura organizzativa. Di norma, le comunicazioni dirette a tutte le strutture organizzative devono essere preventivamente trasmesse al segretario generale, al fine del coordinamento generale, tuttavia annualmente in sede di programmazione possono essere definite modalità differenti di gestione della comunicazione interna. Sono strumenti di comunicazione interna: direttive (cfr. NI altri atti), circolari (cfr. NI altri atti), newsletter, comunicazioni a mezzo della posta elettronica (cfr. NI comportamento comunicativo uniforme immagine coordinata), riunioni degli organismi di coordinamento previste dal regolamento sull ordinamento degli uffici e dei servizi e dei gruppi di lavoro. Pertanto, per la comunicazione interna la Provincia privilegia gli interventi che utilizzano canali telematici di comunicazione (sito internet dell Ente e posta elettronica). Ciascun dirigente può adottare anche modalità di comunicazione aggiuntive a quelle indicate. Impiego della posta elettronica per le comunicazioni interne L impiego della posta elettronica è incentivato come unico strumento per le comunicazioni interne. Infatti, la posta elettronica è un valido mezzo di trasmissione dei documenti informatici e di comunicazione, che offre indubbi vantaggi di semplicità ed economicità di trasmissione, inoltro, riproduzione, archiviazione e ricerca. 5/9

159 Comunicazione NI Nelle linee generali: le comunicazioni interne, ricevute/inviate, non devono essere protocollate, salvo eventualmente eccezioni collegate a procedimenti di particolare delicatezza; se le comunicazioni interne sono contenute nella stessa lettera indirizzata a soggetti esterni, è sufficiente assegnare per conoscenza lo stesso documento anche al destinatario interno, tramite il programma di protocollazione informatica Folium (cfr. processo 21 protocollo informatico e gestione informatizzata dei procedimenti e dei flussi documentali); tutte le comunicazioni interne, anche se accompagnano documenti informatici, devono essere effettuate con il messaggio di posta elettronica eventualmente anche utilizzando la funzionalità di pubblicazione sul portale; se si vuole la certezza della ricezione e/o della lettura del documento da parte del destinatario, è sufficiente che il mittente richieda un messaggio di risposta che confermi l avvenuta ricezione e/o lettura; la comunicazione o il documento inviato con il messaggio di posta elettronica non deve essere rispedito né per fax né per cartaceo. Newsletter La redazione della newsletter, di competenza del segretario generale, ha lo scopo di aggiornare tutto il personale su temi di interesse generale. In sede di programmazione (PEG/PDO) vengono definite le modalità e la frequenza di trasmissione. Tutte le newsletter sono pubblicate sul sito internet. Comunicazione esterna La comunicazione esterna viene di consueto utilizzata per dialogare direttamente con tutti gli interlocutori esterni alla Provincia o più genericamente si rivolge all'utenza potenziale attraverso azioni di comunicazione di massa. La comunicazione esterna rivolta all'utenza, alle altre amministrazioni o enti, imprese o associazioni, contribuisce a costruire la percezione della qualità del servizio e costituisce un canale permanente di ascolto e verifica del livello di soddisfazione del cliente/utente, tale da consentire all'organizzazione di adeguare di volta in volta il servizio offerto. È perciò possibile utilizzare la comunicazione esterna, tra gli altri scopi, per: far conoscere la Provincia, i servizi e i progetti; facilitare l'accesso ai servizi e agli atti dell'amministrazione; conoscere e rilevare i bisogni dell'utenza; migliorare l'efficacia e l'efficienza dei servizi; favorire i processi di sviluppo sociale, economico e culturale; accelerare la modernizzazione di apparati e servizi; svolgere azioni di sensibilizzazione e policy making. Tra gli strumenti di comunicazione esterna, a titolo indicativo, è possibile annoverare quelli: scritti (lettere, opuscoli, questionari, comunicati stampa, cataloghi), parlati (conferenze stampa, interviste, focu group), visivi (foto, cataloghi), tecnologici (telefono, posta elettronica,internet), 6/9

160 Comunicazione NI relativi ad eventi (mostre, fiere, manifestazioni). Agli strumenti di comunicazione vengono applicati le indicazioni sul comportamento comunicativo uniforme immagine coordinata (cfr. NI comportamento comunicativo uniforme immagine coordinata). Piano di comunicazione esterna L addetto alla comunicazione, sulla base di quanto previsto dal piano esecutivo di gestione, predispone un programma delle iniziative di comunicazione ed informazione esterne che la Provincia intende realizzare nell esercizio. Il piano deve indicare gli obiettivi comunicazionali generali dell Ente, gli interventi da realizzare, i destinatari, le principali modalità di attuazione e le risorse previste. Il Piano di comunicazione esterna è approvato con deliberazione di Giunta (cfr. NI deliberazioni e informative/richieste di indirizzo). Progettazione esecutiva degli interventi pianificati Il sottoprocesso consiste nel dettagliare a livello esecutivo l intervento previsto dal piano di comunicazione, con tutta l attività tecnico amministrativa necessaria. In sede di programmazione (PEG/PDO), di norma, anche per adempiere in modo più puntuale agli obblighi di comunicazione al Garante per la radiodiffusione e l editoria, si decide di accentrare presso l unità operativa autonoma ufficio stampa gli stanziamenti destinati alle spese per la pubblicità istituzionale della Provincia, con esclusione delle forme di pubblicità obbligatoria (es. pubblicazione del bilancio, avvisi di gara, bandi di concorso, etc.). Le attività settoriali di comunicazione istituzionale inserite nel PEG/PDO sono previste e coordinate nel piano di comunicazione, così da garantire anche un corretto equilibrio fra i diversi interventi e un monitoraggio complessivo delle diverse tipologie di comunicazione. La spesa viene assunta da ciascuna struttura con la determinazione a contrattare (cfr. NI determinazioni), previa acquisizione di una valutazione del responsabile della comunicazione, da esprimersi in riferimento al piano, e del nulla osta da parte del dirigente dell unità operativa autonoma ufficio stampa in ordine al solo utilizzo degli stanziamenti di bilancio. L acquisizione dei pareri e del nulla osta sono presupposti per la regolarità delle relative determinazioni a contrattare in questa materia. Il Piano di comunicazione può prevedere che la realizzazione della comunicazione istituzionale avvenga mediante presenza periodica sui mass media, ossia con l individuazione dei mass media sui quali investire per l acquisizione di spazi a pagamento da dedicare alla promozione dell immagine della Provincia, dei suoi servizi e dei progetti amministrativi diretti ai cittadini o ai portatori di interessi; presenza a pagamento a manifestazioni, appuntamenti ed eventi, dove l Ufficio stampa ha un ruolo di consulenza e di coordinamento; utilizzo di spazi pubblicitari, con particolare riferimento a quelli di proprietà provinciale o comunque liberamente disponibili da parte dell Amministrazione; utilizzo di spazi nei cantieri della Provincia per installare cartelloni pubblicitari; utilizzo dei Palazzi provinciali ed in particolare di alcune sale, come location per interviste e servizi fotografici e video nell ambito delle azioni di informazione e comunicazione; il logo delle Provincia, gli arredi ed i colori utilizzati i questi ambienti 7/9

161 Comunicazione NI portano i cittadini e gli operatori dell informazione a riconoscere da subito uno stile di comunicazione architettonica ed oggettuale, capace di trasmettere il ruolo ed il prestigio dell Ente. Verifica dei risultati degli interventi di comunicazione. Con riferimento alla comunicazione esterna, le verifiche dovranno in particolare riguardare i livelli di copertura degli interventi comunicativi, la loro efficacia, in particolare riguardo ai target programmati, e l appropriatezza dei canali comunicativi prescelti. Le verifiche dovranno sempre concludersi con proposte operative per il miglioramento di futuri analoghi interventi comunicativi. Gli interventi di comunicazione interna dovranno essere progettati in modo da poter conoscere almeno la quota dei destinatari raggiunti sui potenziali previsti (ad esempio, ricevuta di lettura nelle ). Monitoraggio interventi Si tratta di tenere sotto osservazione la qualità dei servizi e delle attività, di valutare le performance e validare i risultati. Il monitoraggio degli interventi: avviene sia in corso d opera sia alla fine dei singoli interventi, mediante redazione di report periodici; riguarda l utilizzo dei mezzi, delle risorse, degli accessi degli utenti, del tipo di accessi/richieste sia fisici sia informatici. La misurazione dell efficienza e/o dell efficacia degli interventi comunicazionali è effettuata anche attraverso gli appositi indicatori eventualmente previsti nel piano esecutivo di gestione. 8/9

162 Comunicazione NI INDICATORI DI MISURAZIONE Nell'allegato 1 Elenco e schema dei processi al manuale della qualità sono previsti possibili indicatori per la misurazione del processo. Gli indicatori per la misurazione del processo sono definiti annualmente nel PEG/PDO. 4. RIFERIMENTI 4.1. Normativa UNI EN ISO serie 9001:2008 Capitolo 7.1. Capitolo 7.2 Capitolo Capitolo Capitolo Pianificazione della realizzazione del prodotto Processi relativi al cliente Tenuta sotto controllo della produzione e dell'erogazione del servizio Soddisfazione del cliente Monitoraggio e misurazione dei processi 4.2. Altri documenti Legge 7 giugno 2000 n. 150 Disciplina delle attività di informazione e di comunicazione delle pubbliche amministrazioni Direttiva del Ministro per la funzione pubblica del 7 febbraio 2002 Direttiva sulle attività di comunicazione delle pubbliche amministrazioni Manuale d'uso registro comunicazione Processo 3 programmazione, controllo e organizzazione Processo 8 approvvigionamento NI comportamento comunicativo uniforme immagine coordinata 5. MODULI E MODELLI Modelli acquisizione servizi di comunicazione Registro annuale comunicazione I documenti richiamati nella norma sono pubblicati nel sito internet o sul server NAS /9

163 Comportamento comunicativo uniforme immagine coordinata NI NORMA INTERNA Sistema di Gestione per la Qualità Comportamento comunicativo uniforme immagine coordinata Rev. Descrizione Data Redazione Verifica Approvazione Emissione Soggetto 02 Firma Soggetto RSGQ Staff qualità SG 01 Seconda emissione 15/09/10 Firma Alessandra Migliore Valeria Gamberoni Giuseppe Giuliano Soggetto RSGQ RSGQ SG 00 Prima emissione 20/11/07 Firma Valeria Gamberoni Valeria Gamberoni Giuseppe Panassidi 1/10

164 Comportamento comunicativo uniforme immagine coordinata NI Indice 1. SCOPO E APPLICABILITÀ 2. DESCRIZIONE NORMA INTERNA 2.1. Responsabilità 2.2. Modalità operative 3. INDICATORI DI MISURAZIONE 4. RIFERIMENTI 4.1. Normativa UNI EN ISO serie 9001: Altri documenti 5. MODULI E MODELLI 2/10

165 Comportamento comunicativo uniforme immagine coordinata NI SCOPO E APPLICABILITÀ Lo scopo di questa norma è definire le responsabilità di ciascun dipendente nell'adozione del comportamento comunicativo uniforme immagine coordinata nel processo di comunicazione della Provincia di Verona. Questa norma è applicata da tutte le strutture provinciali. 3/10

166 Comportamento comunicativo uniforme immagine coordinata NI DESCRIZIONE NORMA INTERNA 2.1 Responsabilità Sottoprocesso / attività Funzioni Dirigenti Ufficio comunicazione e stampa Responsabile u.o. informatica Segreteria di presidenza RSGQ Corretto utilizzo dei loghi C R C / / Rispetto del cerimoniale / R / R / Rispetto standard per la redazione della modulistica R / / / C Semplificazione del linguaggio R / / / / Comunicazione via web / / R / / Legenda R = Responsabilità primaria C = Responsabilità contributoria 4/10

167 Comportamento comunicativo uniforme immagine coordinata NI Modalità operative La Provincia ha ritenuto opportuno fornire alle persone che operano all interno dell Ente indicazioni per garantire: comportamento comunicativo uniforme, immagine coordinata. La volontà dell'amministrazione di definire un identità riconoscibile, trasmessa sia all esterno sia al proprio interno, ha l'obiettivo finale di adottare una linea unitaria che riguarda il modo di presentarsi dell Ente, attraverso il comportamento formale di tutti coloro che vi operano. Pertanto, implica precise scelte di carattere estetico, che richiedono una visione unitaria e coordinata da parte degli organi di governo dell Ente, e del vertice in generale, che non si limitano nella definizione di loghi, stemmi, marchi, ma anche degli spazi comuni dentro l organizzazione, arredamenti degli uffici, targhe esterne ed interne, i cartelli, i biglietti di uso istituzionale e personale. Per quanto riguarda le comunicazioni, interne ed esterne, istituzionali o promozionali, il personale è tenuto a rispettare le seguenti indicazioni sui: corretto utilizzo dei loghi, stemmi; corretto utilizzo del modello per le presentazioni in power point; rispetto del cerimoniale; rispetto di standard nella redazione della modulistica; semplificazione del linguaggio scritto e burocratico; corretta comunicazione via web; corretto utilizzo delle fotografie e del materiale video. Corretto utilizzo dei loghi Logo della Provincia di Verona L esigenza di fornire regole e modelli rispetto ai loghi in uso nella Provincia di Verona, a referenti esterni ed interni, si presenta quotidianamente. Le occasioni sono le più varie, e fra gli oggetti che con maggiore frequenza riproducono i loghi provinciali: cartellonistica; pieghevoli, poster e brochure; volumi, strenne, manuali; filmati; eventi, convegni; spot e campagne audio/video. Nell'intestazione degli atti ufficiali e provvedimenti amministrativi va inserito il logo istituzionale: PROVINCIA DI VERONA 5/10

168 Comportamento comunicativo uniforme immagine coordinata NI sempre accompagnato dalla scritta sottostante (disclaimer o payoff): Provincia di Verona, che utilizza il font Times New Roman, con le lettere iniziali P e V più grandi di ½ o 1 corpo. Il logo ufficiale fa riferimento allo stemma dell Ente, conferito alla Provincia di Verona il 16 aprile 1871 da Vittorio Emanuele II Re d Italia Lo stemma è riprodotto nel gonfalone e nella bandiera. Il logo pubblicitario da utilizzare in pubblicazioni, strenne, cartellonistica, poster relativi a manifestazioni e convegni e nel materiale pubblicitario in generale è: In questo caso, lo stemma è circondato sulla destra dalla scritta provincia di verona con la di rossa e in posizione orizzontale. Altri loghi La posizione del logo della Provincia di Verona rispetto ad altri di: di enti o soggetti istituzionali (Regione del Veneto, altri comuni), la regola, in genere, prevede sulla sinistra in alto il logo dell'ente più importante dal punto di vista istituzionale; soggetti diversi da quelli di cui al precedente punto, viene definita nel rispetto dell'eventuale regolamento che li disciplina. 6/10