AGGIUDICAZIONE E PERFEZIONAMENTO Rev. 00 del 30/10/2015

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1 Pag. 1 di 7 RIFERIMENTI UNI EN ISO 9001:2008 Par. Manuale SEZ UNI EN ISO 14001:2004 Par. Manuale SEZ REVISIONI REV. DATA DESCRIZIONE DELLA MODIFICA PARAGRAFI 00 30/10/2015 Prima emissione Tutti Data Redazione ACQ RDD Approvazione DG 30/10/2015

2 Pag. 2 di 7 Sommario 1. SCOPO CAMPO DI APPLICAZIONE TERMINI E DEFINIZIONI RESPONSABILITÀ MODALITÀ OPERATIVE DOCUMENTI ALLEGATI... 7

3 Pag. 3 di 7 1. SCOPO La presente istruzione descrive le modalità e le responsabilità relative alle fasi di aggiudicazione e perfezionamento del contratto. 2. CAMPO DI APPLICAZIONE La presente istruzione si applica a tutte le procedure di acquisto di servizi, forniture e lavori, a prescindere dalla tipologia di procedura attuata (affidamento diretto o gara) e dall importo previsto. 3. TERMINI E DEFINIZIONI Servizio Fruitore: servizio che richiede l iter di acquisto in quanto presenta un fabbisogno che deve essere soddisfatto. 4. RESPONSABILITÀ L Ufficio Acquisti ha la responsabilità della corretta e tempestiva comunicazione all aggiudicatario e della verifica dei documenti di ritorno per quanto di competenza; la verifica della documentazione di carattere tecnico e di sicurezza è di competenza del servizio fruitore. In seguito a formale nulla osta da parte del servizio fruitore, l Ufficio Acquisti provvede inoltre al perfezionamento del contratto, all archiviazione, alla repertoriazione ed alle comunicazioni in merito alle autorità di vigilanza.

4 Pag. 4 di 7 5. MODALITÀ OPERATIVE 5.1 COMUNICAZIONI DI AGGIUDICAZIONE FASE Descrizione Resp. Rif. Doc. 1 Avvio fase di aggiudicazione A seguito dell individuazione (del primo classificato nella graduatoria di gara), l Ufficio Gestione Acquisti e Contratti provvede a preparare la definitiva documentazione da inviare all aggiudicatario. 2 Lettera di aggiudicazione provvede all invio della lettera di aggiudicazione definitiva sub condizione sospensiva dell efficacia, cui devono essere allegati i seguenti documenti: Modulo di consegna documenti; Modulo/comunicazione dati antimafia idoneo; Modulo per tracciabilità flussi finanziari; Informativa privacy. Lettera aggiudicazione di Modulo di consegna documenti Modulo/comunicazione dati antimafia Modulo tracciabilità finanziari per flussi Informativa privacy 3 Documenti aggiuntivi allegati alla velina bianca 4 controinteressati Alla velina bianca in aggiunta ai documenti sopraelencati devono essere allegati, ai fini dell archiviazione: Verbale di gara sottoscritto dai componenti della commissione di gara; Copia dell acquisizione del CIG/SMARTCIG sottoscritto dal legale rappresentante Contestualmente l Ufficio Gestione Acquisti e Contratti provvede ad inviare comunicazione ai controinteressati (laddove applicabile). Verbale di gara Copia acquisizione CIG/SMARTCIG Lettera comunicazione controinteressati 5.2 VERIFICA DOCUMENTI DI RITORNO FASE Descrizione Resp. Rif. Doc. 1. documenti di provvede a verificare la rispondenza dei documenti di ritorno da parte ritorno dell aggiudicatario con quanto riportato nel modulo di consegna documenti.

5 Pag. 5 di 7 Qualora l importo della procedura di acquisto sia superiore ad , l Ufficio Gestione Acquisti e Contratti provvede ad inviare d ufficio (a mezzo del sistema AVCpass) le richieste per comprovare i requisiti di onorabilità di cui all art. 38 del D.Lgs /06 agli organi competenti. requisiti Qualora i ritorni siano positivi, potrà onorabilità ex art. procedere al perfezionamento del 38 contratto di cui alla sezione successiva della presente istruzione; nel caso di non corrispondenza positiva, provvederà ad aprire istruttoria per valutare la portata della mancata corrispondenza con le determinazione che si renderanno necessarie. 3. documentazione tecnica e di sicurezza 4. Richiesta integrazioni 5. documenti integrativi 6. Nulla Osta Servizio Il Servizio Fruitore provvede a verificare i documenti di propria competenza (documentazione tecnica e di sicurezza), effettuato il controllo, ad inviare comunicazione al riguardo all Ufficio Gestione Acquisti e Contratti. Nel caso l Ufficio Gestione Acquisti e Contratti provvede a comunicare all aggiudicatario eventuali integrazioni e/o correzioni della documentazione. provvede per quanto di propria competenza a verificare la correttezza della documentazione integrativa. Il Servizio fruitore provvede per quanto di propria competenza a verificare la correttezza della documentazione integrativa e ad inviare all Ufficio Gestione Acquisti e Contratti apposito Nulla Osta. Nulla Osta/ Nulla Osta 5.3 PERFEZIONAMENTO CONTRATTO FASE Descrizione Resp. Rif. Doc. Quando: la verifica ex art. 38 ha dato risultato positivo (laddove applicabile in relazione alle procedure di affidamento Nulla Osta diretto ai soggetti iscritti all albo fornitore); 1. aggiudicatario Lettera perfezionamento

6 Pag. 6 di 7 2. Documenti aggiuntivi allegati alla velina bianca 3. Repertoriazione 4. AVCP la documentazione richiesta risulta completa; il servizio fruitore ha emesso nulla osta a procedere per la documentazione di sua competenza; il servizio fruitore ha inoltrato attestazione di congruità del prezzo (solo per negoziate con unico operatore); l Ufficio Gestione Acquisti e Contratti provvede al perfezionamento del contratto. Alla velina bianca della lettera di perfezionamento devono essere allegati i seguenti documenti: Copia nulla osta del Servizio fruitore Copia attestazione congruità prezzo (solo per negoziate con unico operatore) Scheda repertorazione Copia contratto SAP sottoscritto dal legale rappresentante Esito di gara e, se previsto, evidenza della sua pubblicazione Per contratti > Scheda comunicazioni SITAT La lettera è inviata in copia anche al Servizio Fruitore, con in aggiunta anche la scheda riepilogativa dello stato di avanzamento lavori. provvede a repertoriare il contratto provvede, con la periodicità e le modalità previste dall Osservatorio Regionale, ad inoltrare al predetto Organismo di controllo le comunicazioni previste dalla normativa vigente. Copia nulla osta del Servizio fruitore Scheda repertoriazione Copia SAP contratto Evidenza pubblicazioni esito MOD2/3 IST2 PRS8 Scheda SAL Lavori/Serviziforniture

7 Pag. 7 di 7 5. Precisazioni Qualora non sia necessario richiedere documentazione aggiuntiva al soggetto aggiudicatario, la fase di aggiudicazione e perfezionamento possono essere condensate in un unica fase Resta inteso che è onere dell addetto soggetto assegnatario portare avanti in sincrono lo stato di avanzamento della procedura cartacea assieme all aggiornamento delle informazioni registrate telematicamente durante tutte le fasi del processo tramite il software Alice Gare. 6. DOCUMENTI ALLEGATI All.1 Modulo di consegna documenti All.2 Modulo per tracciabilità flussi finanziari