Procedura GESTIONE DEGLI APPROVVIGIONAMENTI

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1 Pag. 1 di 9 Oggetto Procedura GESTIONE DEGLI APPROVVIGIONAMENTI REVISIONE PER RIORGANIZZAZIONE INTERNA RGQ DT PRS MODIFICHE A SEGUITO V.I.I. E. MINELLI M. TRAVERSINI V.F. FILIPPETTI MODIFICHE A SEGUITO V.I.I. E. MINELLI M. TRAVERSINI V.F. FILIPPETTI EMISSIONE E. MINELLI M. TRAVERSINI V.F. FILIPPETTI Rev. Data Descrizione Modifica Redatto Approvato Autorizzato

2 Pag. 2 di 9 1. SOMMARIO 1. SOMMARIO REGISTRAZIONE DELLE MODIFICHE SCOPO APPLICABILITÀ RESPONSABILITÀ DOCUMENTI APPLICATIVI CRITERI GENERALI DI APPROVVIGIONAMENTO ATTIVITÀ DI QUALIFICAZIONE DEI FORNITORI CRITERI DI QUALIFICAZIONE METODO DI QUALIFICAZIONE QUALIFICAZIONE DEI FORNITORI MEDIANTE VALUTAZIONE INTERNA Individuazione fornitori REGISTRO FORNITORI QUALIFICATI GESTIONE DEGLI ORDINI AL FORNITORE SORVEGLIANZA DEI FORNITORI QUALIFICATI RIESAME DELLA QUALIFICAZIONE DEI FORNITORI EMISSIONE RICHIESTA DI OFFERTA CRITERI PER LA REDAZIONE DELLA RICHIESTA ANALISI TECNICO-ECONOMICA DELLE OFFERTE GESTIONE DEGLI ORDINI DI ACQUISTO VERIFICA DATI DI ACQUISTO E APPROVAZIONE ORDINE AUTORIZZAZIONE PER ORDINI SUPERIORI AI , VERIFICA DEL PRODOTTO / SERVIZIO ACQUISTATO... 9

3 Pag. 3 di 9 2. REGISTRAZIONE DELLE MODIFICHE Revisione 0 del 14 aprile prima emissione della Procedura Revisione 1 del 10 maggio seconda emissione della Procedura Revisionato paragrafo 10.1 Criteri per la redazione della richiesta. Revisione 2 del 20 maggio terza emissione della Procedura Revisionati paragrafi 6 Documenti applicativi, Individuazione fornitori e 9.1 Gestione degli ordini al fornitore. Revisione 3 del 20 maggio quarta emissione della Procedura Revisione generale in seguito alle modifiche dell assetto organizzativo della società

4 Pag. 4 di 9 3. SCOPO La presente procedura è finalizzata a specificare i criteri e le metodologie attraverso cui la Cooprogetti qualifica i propri Fornitori nonché le modalità di emissione delle Richieste di Offerta, di gestione degli Ordini di Acquisto e della Verifica del Prodotto/Servizio acquistato. 4. APPLICABILITÀ Tale procedura è applicabile a quei Fornitori di Prodotti / Servizi la cui qualità ha o può avere influenza sulla qualità dei prodotti / servizi della Cooprogetti. 5. RESPONSABILITÀ I livelli di responsabilità sono precisati nelle matrici che di seguito si riportano: Per le attività di qualificazione dei fornitori: ATTIVITÀ PRS RP RGQ SAMM QUALIFICAZIONE DEL FORNITORE (*) GESTIONE SCHEDA DI QUALIFICAZIONE GESTIONE REGISTRO FORNITORI QUALIFICATI (*) GESTIONE SCHEDA STORICA FORNITORE (*) Per le gestione delle richieste di offerta: ATTIVITÀ PRS RP RGQ SAMM REDAZIONE E ARCHIVIAZIONE (*) Per la gestione degli ordini di acquisto: ATTIVITÀ PRS RP RGQ SAMM REDAZIONE E ARCHIVIAZIONE (*) APPROVAZIONE AUTORIZZAZIONE PER ORDINI > ,00 dove: PRS : Presidente; RP: Responsabile di progetto; RGQ : Responsabile Gestione Qualità; SAMM : Segreteria Amministrativa; (*) : per parere di interfaccia e/o per quanto di competenza. 6. DOCUMENTI APPLICATIVI Si elencano i documenti applicativi individuati che sono allegati alla presente procedura con la numerazione e lo stato di revisione qui di seguito specificati:

5 Pag. 5 di 9 MODELLO DENOMINAZIONE QNN 029 Rapporto di Visita al Fornitore QNN 030 Registro Fornitori Qualificati QNN 031 Scheda del Fornitore 7. CRITERI GENERALI DI APPROVVIGIONAMENTO La Cooprogetti individua quelle forniture per le quali impone requisiti qualitativi e per le stesse non consente approvvigionamenti al di fuori delle prescrizioni della presente procedura. Le forniture di cui sopra avvengono attraverso Fornitori qualificati dalla Cooprogetti. I prodotti per i quali la Cooprogetti non impone requisiti di qualità vengono approvvigionati secondo le prescrizioni applicabili di questa procedura ed i relativi Fornitori non vengono qualificati. 8. ATTIVITÀ DI QUALIFICAZIONE DEI FORNITORI 8.1 CRITERI DI QUALIFICAZIONE La Cooprogetti qualifica i Fornitori di quei prodotti/servizi la cui qualità ha o può avere influenza sulla qualità dei suoi prodotti. A titolo esplicativo e non limitativo hanno influenza sulla qualità dei prodotti della Cooprogetti: a) i servizi di ingegneria; b) le progettazioni; c) i rilievi e i servizi vari di sostegno alla progettazione d) le calcolazioni e le verifiche delle stesse eseguite da soggetti terzi non appartenenti alla società. 8.2 METODO DI QUALIFICAZIONE La Cooprogetti, tramite il Responsabile di Progetto, quando necessita di un nuovo fornitore lo qualifica attraverso uno dei seguenti metodi: Fornitori certificati da organismo accreditato; Fornitori qualificati mediante valutazione interna. Nel caso di Fornitori certificati, la qualifica è automatica previa acquisizione dell evidenza, mentre nel secondo caso la qualifica prevede una indagine valutativa del fornitore.

6 Pag. 6 di QUALIFICAZIONE DEI FORNITORI MEDIANTE VALUTAZIONE INTERNA Individuazione fornitori Il Responsabile di Progetto richiede ai potenziali Fornitori un curriculum che riporta almeno i seguenti dati e informazioni: informazioni di carattere generale; committenti, tipo di servizio, anno di esecuzione per commesse relative all'ultimo triennio; elenco beni strumentali con impegno ad adottare procedure tecniche di uso o a far proprie quelle Cooprogetti, trasmesse in forma controllata; elenco degli strumenti software disponibili, con impegno ad adottare procedure tecniche di uso o a far proprie quelle Cooprogetti, trasmesse in forma controllata; elenco del personale completo di titolo, cognome e nome, settore di esperienza, estremi di iscrizione al relativo Albo Professionale; dichiarazione di impegno a non diffondere informazioni e dati acquisiti in seguito al rapporto di fornitura; altre informazioni che il fornitore ritenga opportuno dare. Il Responsabile di Progetto, con l interfaccia del Responsabile Gestione Qualità, qualifica il fornitore sulla base dell analisi delle informazioni, individuando anche i prodotti e i servizi per cui il fornitore è stato qualificato. Il Responsabile di Progetto compila la Scheda del Fornitore su modello QUN 031 relativamente alle sezioni 1 e 2. Il Responsabile Gestione Qualità, insieme al Responsabile di Progetto, stabilisce l eventuale esigenza di procedere ad una visita presso il fornitore al fine di approfondire la conoscenza degli aspetti tecnici ed organizzativi dell azienda. Nel corso della verifica verranno in particolare verificati: 1) i beni strumentali che possono incidere sul tipo di fornitura; 2) gli strumenti e le procedure disponibili. I risultati della visita vengono formalizzati a cura del Responsabile Gestione Qualità nel Rapporto di Visita al Fornitore redatto su modello QNN 029 che integrerà il dossier dello stesso. 9. REGISTRO FORNITORI QUALIFICATI Il Responsabile di Progetto nel caso di qualifica dl fornitore trasmette nominativo e dati dello stesso al Responsabile Gestione Qualità che provvede ad inserire il fornitore nel Registro Fornitori Qualificati su modello QNN 030. Il Responsabile Gestione Qualità provvede a fascicolare tutta la documentazione relativa alla qualifica in una cartella intestata al fornitore e li mantiene a disposizione dei Responsabili di Progetto.

7 Pag. 7 di GESTIONE DEGLI ORDINI AL FORNITORE Per monitorare l attività del Fornitore, il Responsabile di Progetto riporta sulla sezione 3 della Scheda del Fornitore redatta su modello QUN 031, le seguenti informazioni: i singoli prodotti; la commessa ove il prodotto / servizio è stato utilizzato; le valutazioni su tempi, conformità alle richieste e rapporto prezzo/qualità del servizio; le Non Conformità relative al Fornitore. Tale documento è compilato dal Responsabile di Progetto ogni qualvolta riceve il servizio dal fornitore. 9.2 SORVEGLIANZA DEI FORNITORI QUALIFICATI Il Responsabile Gestione Qualità, con l interfaccia eventuale del Direttore Tecnico, esegue il monitoraggio di ogni Fornitore al fine di: verificare l affidabilità del fornitore, ovvero la sua capacità di mantenere nel tempo il livello di qualità appurato in fase di qualificazione; attivare prontamente le eventuali azioni correttive/preventive. Il monitoraggio viene effettuato attraverso: la gestione delle eventuali Non Conformità emesse a seguito delle verifiche in accettazione, in accordo a quanto descritto nel Manuale della Qualità; in base alla gravità e/o ripetibilità della NC riscontrata, il Responsabile Gestione Qualità stabilisce l eventuale necessità di attivare Azioni Correttive/Preventive nei confronti del fornitore; l espletamento di eventuali audit presso il fornitore nel caso sia stato un requisito imposto in fase di qualifica. Tale attività viene gestita in accordo alle metodologie definite per le Verifiche Ispettive Interne nel Manuale della Qualità. 9.3 RIESAME DELLA QUALIFICAZIONE DEI FORNITORI Con frequenza almeno biennale e comunque ogni qual volta si renda necessario, il Responsabile Gestione Qualità congiuntamente con il Direttore Tecnico, effettua per ciascun Fornitore un analisi dei dati riepilogativi dell attività di approvvigionamento a partire dall ultimo riesame e dei relativi Rapporti di Non Conformità eventualmente emessi nel periodo di attività. Qualora da tale esame emergano situazioni pregiudizievoli, può venire deciso di intraprendere nei confronti del Fornitore azioni di stimolo al miglioramento o addirittura, per situazioni gravi e/o di recidività, può essere decisa la cancellazione dal Registro Fornitori Qualificati.

8 Pag. 8 di EMISSIONE RICHIESTA DI OFFERTA 10.1 CRITERI PER LA REDAZIONE DELLA RICHIESTA I Responsabili di Progetto, quando nasce l'esigenza di un nuovo approvvigionamento, redigono una Richiesta di Offerta in cui vengono specificati almeno i seguenti punti: oggetto della richiesta; requisiti tecnici minimi desunti dalla relativa Scheda Documento; riferimenti alla politica per la qualità aziendale; tempi e modalità di consegna. Riproducono tante copie quanti sono i Fornitori a cui intendono inviare la Richiesta di Offerta riportando su ogni copia il nominativo, l'indirizzo e quando utilizzabile il numero di fax dei Fornitori da consultare ANALISI TECNICO-ECONOMICA DELLE OFFERTE Una volta giunte la/le Offerta/e il Responsabile di Progetto esamina la rispondenza della/e Offerta/e alla Richieste di Offerta. In caso negativo chiede al Fornitore adeguamenti all'offerta; in caso di necessità inoltra un'altra richiesta ad un diverso Fornitore, con le stesse modalità sopra evidenziate. 11. GESTIONE DEGLI ORDINI DI ACQUISTO Nel caso di forniture di importo inferiore a 3 000,00, da effettuare presso fornitori abituali qualificati, il Responsabile di Progetto può eseguire l ordine senza procedere alla richiesta di preventivi offerta, in tal caso fa predisporre dalla Segreteria Amministrativa l Ordine. In caso di forniture di importo superiore a 3 000,00 si procederà sempre alla richiesta di Offerte. La Segreteria Amministrativa predispone l'ordine che deve contenere almeno i seguenti punti: oggetto della richiesta; requisiti tecnici minimi; prezzo; tempi e modalità di consegna; format dei documenti da produrre secondo quanto prescritto dalla Procedura QPN 004; modalità di pagamento; modalità di verifica/accettazione; riferimenti dell offerta; penali; n protocollo.

9 Pag. 9 di VERIFICA DATI DI ACQUISTO E APPROVAZIONE ORDINE Una volta predisposto l'ordine la Segreteria Amministrativa lo sottopone al Responsabile di Progetto il quale, verificate: a) la rispondenza dell'ordine a quanto richiesto dal punto di vista tecnico; b) la rispondenza dell'ordine ai requisiti di qualità (ivi compresa la qualificazione del Fornitore), lo firma per approvazione. La Segreteria Amministrativa inoltra l'ordine al Fornitore e ne archivia una copia AUTORIZZAZIONE PER ORDINI SUPERIORI AI ,00 La Segreteria Amministrativa, nel caso di ordini per un importo superiore a ,00, sottopone l'ordine al Presidente per l'autorizzazione, dopodiché lo inoltra al Fornitore e ne archivia una copia. 12. VERIFICA DEL PRODOTTO / SERVIZIO ACQUISTATO Alla ricezione del prodotto / servizio approvvigionato il Responsabile di Progetto con l'eventuale collaborazione del Responsabile Gestione Qualità effettua una verifica dei termini generali di fornitura e di conformità ove applicabile e/o possibile. L'evidenza oggettiva della verifica effettuata con esito favorevole è fornita dall'apposizione della firma da parte del Richiedente sul Registro Storico del Fornitore. Nei casi in cui vengono accertate delle Non Conformità, il Richiedente attiva la procedura relativa.