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1 Revisione n 8 del 24/02/2014 Pag. 1 di 5 INDICE 1 SCOPO CAMPO DI APPLICAZIONE RIFERIMENTI RESPONSABILITA PROCESSO DI QUALIFICAZIONE Fornitori storici Fornitore Nuovo Valutazione fornitori Valutazione fornitori in Outsourcing Gestione fornitori a livello informatico MONITORAGGIO E RIQUALIFICA DEI FORNITORI QUALIFICATI Indice K Indice di puntualità RICHIESTA CLIENTE DI MATERIALE DA FORNITORE NON QUALIFICATO... 5 PRINCIPALI MODIFICHE RISPETTO LA PRECEDENTE REVISIONE: 0 Prima emissione 1 Eliminato mod Rapporto di non conformità 2 Nuova gestione rivalutazione e monitoraggio fornitori 3 Qualifica fornitori outsourcing 4 Modifica gestione fornitori a livello informatico 5 Aggiunta Indici Cr e Gm e modifica dicitura qualificazione fornitori 6 Modifica riqualificazione fornitori qualificati 7 Modifica monitoraggio e riqualificazione dei fornitori qualificati 8 Aggiornamenti responsabili Emissione Resp. Funzione Romanet Luca Approvazione Resp. Qualità Zearo Erika

2 1 SCOPO Scopo della presente procedura è quello di descrivere le modalità di valutazione e rivalutazione dei fornitori di prodotti/servizi acquistati che abbiano influenza sulla Qualità del prodotto/servizio erogato. 2 CAMPO DI APPLICAZIONE Quanto descritto nella seguente PQ si applica ai fornitori di materiali, componenti e servizi acquistati dalla RHOSS S.p.A., quali: 1. quelli acquisiti tramite disegno o specifiche tecniche (Materie prime, componenti, lavorazione a mezzo terzi) e che abbiano influenza sulla qualità del prodotto finito; 2. quelli acquistati tramite catalogo e che abbiano influenza sulla qualità del prodotto finito; 3. fornitori di outsourcing. 3 RIFERIMENTI UNI EN ISO 9001:2008 UNI EN ISO 9001:2008 Sistemi di gestione per la Qualità. 7.4 Approvvigionamento 4 RESPONSABILITA La responsabilità operativa della gestione e dell applicazione di quanto contenuto in questa PQ è del Responsabile Acquisti che la può delegare ai vari addetti interni all ufficio. 5 PROCESSO DI QUALIFICAZIONE 5.1 Fornitori storici Dal momento in cui il Sistema qualità risulta operativo presso la Rhoss S.p.A. tutti i fornitori (storici), che abbiano abitualmente operato in un regime di reciproca soddisfazione con la Società, sono inseriti di diritto nel parco dei fornitori autorizzati all approvvigionamento. 5.2 Fornitore Nuovo Il Responsabile acquisti, o ciascun acquisitore di riferimento, avvia il processo di qualificazione di un nuovo fornitore prima dell attivazione dell ordine di acquisto. Quindi raccoglie le informazioni necessarie per la valutazione del fornitore in esame, in relazione ad aspetti tecnico-economici, di assicurazione qualità, di conformità a Direttive comunitarie applicabili, inviando il questionario di valutazione (mod ) al fornitore o compilandolo sotto la propria responsabilità. Una volta ricevuto il questionario, il fornitore può rispondere alle domande che competono la propria attività, di fabbricazione e/o di commercializzazione, oppure reinviarlo alla Rhoss corredato di una scheda informativa in cui siano riportate le informazioni di carattere generale e gli aspetti di gestione del proprio processo di gestione della qualità aziendale. Nel caso di un fornitore nuovo certificato secondo la UNI-EN-ISO 9001:2008 il Responsabile Acquisti, o suo delegato, si comporta come per il caso di fornitore nuovo e oltre alla richiesta di compilazione della prima parte informativa del questionario il fornitore invierà copia del certificato. Revisione n 7 del 10/02/2010 Pag. 2 di 5

3 5.3 Valutazione fornitori La qualifica dei fornitori viene registrata all interno della relativa scheda di qualifica allegata al questionario (Mod A) e che non viene inviata al fornitore. In tale scheda viene documentato lo stato della qualifica ed eventuali considerazioni al riguardo. Tale scheda viene archiviata, in testa al questionario relativo, presso l ufficio acquisti. Per quanto concerne lo stato della qualifica: i fornitori qualificati sono definiti affidabili se hanno ottenuto nel Questionario di valutazione fornitori (Mod.06.06) un punteggio superiore a: - 25, per aziende commerciali, - 39, per aziende produttrici I fornitori definiti come accettabili sono da considerarsi sotto controllo e quindi soggetti a monitoraggio. Sono accettabili tutti i fornitori nuovi che hanno ottenuto un punteggio nel Questionario di valutazione compreso fra: - 20 e 24 per aziende commerciali, - 28 e 38 per aziende produttrici; Le loro forniture sono tenute costantemente sotto controllo, tramite la raccolta e valutazione dei verbali di controllo (Mod C) allo scopo di effettuare una loro periodica rivalutazione e successiva riqualifica. I fornitori che non hanno superato la valutazione, perché hanno ottenuto un punteggio < 20 per aziende commerciali e < 28 per aziende produttrici, sono da considerarsi non idonei. In tal caso è possibile acquistare materiali da tali fornitori solo se il fornitore non è sostituibile e tramite un rafforzamento dei controlli in ingresso, come riportato in IOP 09S Controllo Qualità in accettazione. Nel caso in cui i dati raccolti in fase di prima valutazione non soddisfino interamente le esigenze qualitative della Rhoss, gli acquisti valutano con l Assicurazione Qualità la necessità dell esecuzione di una visita ispettiva c/o il fornitore con lo scopo di approfondire e/o risolvere aspetti anomali o particolari emersi durante le fasi di pre-analisi. 5.4 Valutazione fornitori in Outsourcing Nel caso in cui Rhoss scelga di affidare all esterno processi che abbiano effetti sulla conformità dei prodotto ai requisiti (outsourcing), comprese le specifiche di prodotto e di personalizzazione, risulta necessario assicurare il completo controllo di tali processi. In tal caso, in fase di definizione del rapporto di fornitura, viene eseguita una visita ispettiva presso il fornitore al fine di verificare le modalità di gestione della qualità e i controlli sul prodotto e sul processo. A conclusione di tale visita viene redatto il relativo verbale di visita (Mod ) successivamente valutato AQ ed archiviato presso ACQ. Solo in seguito ad esito positivo della visita ispettiva è possibile dichiarare qualificati i fornitori di outsourcing ed inserirli all interno del parco autorizzato. 5.5 Gestione fornitori a livello informatico Tutti i fornitori sono codificati nel sistema informatico. L indicazione della loro qualificazione è indicata tramite la dicitura Organizzazione Acquisti Z201 per componenti e materia prima e Z200 per i componenti dei servizi e dei materiali non codificati. I fornitori eliminati da ACQ per motivi economici o perché non più qualificati oppure nuovi e ancora non qualificati sono Revisione n 7 del 10/02/2010 Pag. 3 di 5

4 informaticamente etichettati in anagrafica nello stato S= sospeso; il sistema non permette in questo caso l'emissione di ordini di acquisto. 6 MONITORAGGIO E RIQUALIFICA DEI FORNITORI QUALIFICATI 6.1 Indice K Una volta ottenuta la qualifica i fornitori vengono monitorati ad intervalli quadrimestrali ( gennaio Aprile, Maggio Agosto, Settembre Dicembre ) tramite un interrogazione a sistema informativo che permette ad ACQ, in ogni istante, di sapere quali sono i fornitori non qualificati. AQ, con la collaborazione di ACQ, tiene sotto controllo la qualità delle prestazioni dei fornitori, attraverso l analisi: dei verbali di controllo, valutati ed archiviati informaticamente da AQ, dei rapporti di verifica ispettiva c/o fornitore, indice di servizio La valutazione dei verbali di controllo da parte di AQ si basa sul calcolo quadrimestrale di un indice K definito dal rapporto fra n di unità NC e n di unità totali consegnate per ciascun fornitore. Il calcolo di questo indice K permette la rivalutazione di tutti i fornitori sottoposti a monitoraggio. Lo stato della rivalutazione prevede che un fornitore : continui ad essere considerato affidabile se il valore dell indice K risulta inferiore o uguale al valore di soglia definito in sede di Riesame della Direzione ( 3% ) venga declassato se tale indice K risulta superiore al valore definito ( 3% ) In quest ultimo caso al fornitore viene richiesto di aprire un azione correttiva finalizzata alla risoluzione delle non conformità riscontrate. Se ritenuto necessario, i codici di acquisto dal medesimo fornitore vengono inseriti all interno della Lista materiali critici e gestiti come da IOP 09S o ne vengono intensificati i controlli in ingresso, nel caso in cui siano già oggetto di controllo da parte di CQ. 6.2 Indice di puntualità Tutti i fornitori della RHOSS SPA e già qualificati vengono monitorati settimanalmente sul rispetto delle date confermate attraverso un indicatore denominato Indice di Puntualità che e stato stabilito come limite minimo di accettabilità pari al 90 %. L Indice di Puntualità viene misurato in percentuale tenendo in considerazione il rapporto tra due date e più precisamente la data confermata Vs la data di Ricevimento. Se la data di ricevimento e superiore alle data confermata il sistema misura le percentuali di righe in ritardo, se la data di ricevimento è inferiore o uguale alla data confermata l indice di Puntualità e del 100% quindi OK per il fornitore e pertanto non viene segnalato. Ad intervalli di 4 mesi viene estrapolato l Indice di Puntualità dei fornitori che hanno avuto una quantità di consegne superiore a 3 volte nel periodo interessato. Se l indice risulta essere inferiore al 90%, sarà comunicato ai fornitori per permettere loro di attivare tutte le azioni correttive concrete finalizzate al miglioramento del processo gestionale e alla soluzione dei problemi del rispetto della puntualità delle consegne. Revisione n 7 del 10/02/2010 Pag. 4 di 5

5 7 RICHIESTA CLIENTE DI MATERIALE DA FORNITORE NON QUALIFICATO Se i clienti ci richiedono espressamente componenti di fornitori esterni al nostro parco fornitori, il materiale in oggetto viene utilizzato in deroga senza attivare il processo di qualificazione del fo Revisione n 7 del 10/02/2010 Pag. 5 di 5