PRISMA S.r.l. PROCEDURA PR.08/02. Controllo del prodotto non conforme STATO DI REVISIONE. Prima edizione REVISIONE. Verificato da.

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1 PROCEDURA PR.08/02 Controllo del prodotto non conforme STATO DI REVISIONE REVISIONE NUMERO DATA 0 15/07/03 Emesso da RAQ FABIO MATTEUCCI Verificato da Rappresentante della direzione VINCENZO STANCO Approvato da AU OVIDIO MORGANTINI DESCRIZIONE AGGIORNAMENTI Prima edizione

2 E1R0 15/07/03 Controllo del prodotto non conforme PR.08/02 2 di 7 INDICE 0 INTRODUZIONE 0.1 Scopo 0.2 Applicabilità 0.3 Riferimenti 0.4 Responsabilità 1 GENERALITÀ 2 RILEVAMENTO DELLE NON CONFORMITÀ 3 TRATTAMENTO DELLE NON CONFORMITÀ

3 E1R0 15/07/03 Controllo del prodotto non conforme PR.08/02 3 di INTRODUZIONE 0.1 Scopo La presente procedura ha lo scopo di descrivere come la nostra Organizzazione rileva, analizza e tratta le non conformità che si verificano in approvvigionamento e nei processi aziendali di progettazione ed erogazione dei nostri servizi. 0.2 Applicabilità La presente procedura si applica a tutte le non conformità rilevate nel processo di approvvigionamento, nei processi di progettazione ed erogazione dei nostri servizi e sul Sistema di Gestione per la Qualità. 0.3 Riferimenti - MdQ 8.3 Controllo del prodotto non conforme - PR.07/01 Approvvigionamento e qualifica fornitori - PR.07/02 Processi relativi al cliente - PR.08/03 Azioni correttive e preventive - MP Rapporto di Non Conformità - Mappa delle Registrazioni della Qualità 0.4 Responsabilità Matrice delle responsabilità relativa al processo di Controllo del prodotto non conforme ATTIVITA FUNZIONI AU Rappresentante della Direzione RAQ COM DT Tecnico Amministrativo Emissione e revisione della presente procedura A V R Segnalazione delle non conformità R R* R* R* R* Analisi delle non conformità segnalate R R* R* R* R* Registrazione delle Non Conformità R R* R* R* Trattamento delle Non Conformità R R* R* R* R = Responsabile; C = Collabora; V = Verifica; A = Approva; E = Esegue *ciascuno per le proprie competenze

4 E1R0 15/07/03 Controllo del prodotto non conforme PR.08/02 4 di GENERALITÀ Si intende per non conformità (NC) il mancato soddisfacimento di un requisito che può o meno dare origine ad un Rapporto di non conformità (RNC). Tali NC, una volta rilevate, devono essere analizzate e risolte (trattate). Le non conformità rilevate devono essere analizzate dal RAQ in collaborazione al responsabile interessato al fine di accertare se non siano l espressione di una causa reale o potenziale. In tal caso il RAQ deve aprire una Azione correttiva o preventiva (AC/P) (vedi PR.08/03). Le non conformità possono essere : - Rilevanti, - Trascurabili. La tabella di seguito riportata identifica le NC rilevanti e trascurabili. NON CONFORMITÀ Rilevanti Trascurabili TIPOLOGIE DI NON CONFORMITÀ - Giustificati reclami dei clienti; - Non conformità di tipo qualitativo durante il controllo al ricevimento dei beni/servizi approvvigionati (PR. 07/01); - Non superamento dei controlli previsti nelle Procedure PR.07/03; PR.0704; - Non conformità dovute alla mancata applicazione delle Procedure; - In generale, tutti le situazioni indesiderabili che possono pregiudicare la qualità del servizio fornito e che, se non rilevati in tempo, possono essere rilevati dal cliente; - Non conformità ritenute gravi dal Rappresentante della Direzione e/o dal RAQ; - NC rilevate durante Verifiche Ispettive Interne, da parte del Responsabile della verifica (RVI) - NC rilevate durante Verifiche Ispettive da parte dell Ente di certificazione Tutte le altre tipologie di non conformità non ritenute rilevanti. Per quanto riguarda i reclami dei clienti, questi devono essere gestiti secondo le modalità descritte nella PR.07/02 Processi relativi al cliente. 2.0 RILEVAMENTO DELLE NON CONFORMITÀ Le non conformità possono venire in evidenza in tutti i processi aziendali e possono essere rilevate: da qualsiasi operatore nello svolgimento delle normali attività lavorative; nelle fasi di controllo del servizio: - al ricevimento, - nel processo, - alla fine del processo, da parte di chi effettua tali controlli; dal Responsabile della Direzione e/o dal RAQ nello svolgimento dei suoi compiti di sorveglianza.

5 E1R0 15/07/03 Controllo del prodotto non conforme PR.08/02 5 di 7 Ogni risorsa, nello svolgimento delle normali attività lavorative, deve rilevare tutte le non conformità e, se non è possibile risolverle immediatamente, ripristinando la situazione di conformità, segnalarle al responsabile della funzione aziendale in cui la non conformità si è verificata. NON CONFORMITÀ Trascurabile Dirette OBBLIGATORIE CONSEGUENZE Aggiuntive POSSIBILI Apertura NC Rilevanti Apertura NC Apertura AC/AP Ripetitiva Apertura NC Apertura AC/AP Approvvigionamento Le non conformità rilevate ed analizzate, a seconda dei casi, da DT e dal Tecnico Amministrativo in fase di controlli in ingresso dei prodotti, materiali e servizi approvvigionati (PR.07/01) possono essere di due tipologie: non conformità di tipo qualitativo, relative cioè alla tipologia dei prodotti/servizi acquistati, alla relativa integrità, e soprattutto alla corrispondenza alle specifiche espresse (sicuramente di tipo rilevante); non conformità di tipo quantitativo, riguardanti le differenze quantitative tra ordine di acquisto e prodotti effettivamente consegnati (rilevanti solo se ripetitive). Da tale classificazione dipende anche la valutazione qualitativa del Fornitore. La tipologia di non conformità deve essere segnalata sull ordine d acquisto da parte di chi rileva la non conformità (non apponendo la dicitura CONTROLLATO e scrivendo NON CONFORME, la data del controllo e la firma di chi la rileva), il quale deve provvedere anche all apertura di un Rapporto di Non Conformità (MP ) indicando: - numero del rapporto, - data di apertura, - l oggetto sul quale è stata riscontrata la non conformità, - descrizione della non conformità. Il numero del rapporto deve essere indicato nell ordine d acquisto (ad esempio: RNC n.). Il Responsabile del controllo deve segregare il materiale riscontrato non conforme nell apposita area individuata in attesa del trattamento ed apporvi il Rapporto di Non Conformità. Progettazione ed erogazione servizi Nei processi aziendali le non conformità riscontrate da qualsiasi risorsa all interno del processo o durante i controlli, e segnalate, a DT (oppure riscontrate direttamente da quest ultimo) devono essere analizzate e, se necessario, registrate sul MP Rapporto di Non Conformità indicando: - il numero del rapporto, - la data di apertura, - l oggetto sul quale è stata riscontrata la non conformità, - la descrizione della non conformità.

6 E1R0 15/07/03 Controllo del prodotto non conforme PR.08/02 6 di TRATTAMENTO DELLE NON CONFORMITÀ Approvvigionamento DT o il Tecnico Amministrativo (a seconda dei casi) devono decidere circa il trattamento delle non conformità rilevate nel processo di approvvigionamento nel seguente modo: Accettando comunque la fornitura; Accettando la fornitura e destinandola ad usi alternativi (declassamento); Rifiutando/sostituendo il prodotto/servizio acquistato rimandandolo al Fornitore. DT o il Tecnico Amministrativo (a seconda dei casi) devono riportare sul MP : La descrizione della causa; Il trattamento (Accettazione, Declassamento, Rifiuto/Sostituzione, Altro); La data del trattamento e la propria firma; L eventuale apertura di un azione correttiva/preventiva. Tutti i prodotti acquistati e riscontrati non conformi il cui utilizzo potrebbe influenzare la qualità della nostra fornitura al cliente non possono essere accettati. Tutte le non conformità rilevate sugli approvvigionamenti devono essere rese note al fornitore. Il responsabile del controllo deve archiviare il MP come previsto nel documento Mappa delle Registrazioni della Qualità. Progettazione ed erogazione servizi Nei processi aziendali DT deve decidere il trattamento delle non conformità rilevate in uno dei seguenti modi: Riesecuzione del servizio, Sostituzione del prodotto/risorsa; Accettare il prodotto/servizio (in tal caso il fatto deve essere reso noto al Cliente e da lui accettato; tale accettazione deve essere formalizzata per iscritto dal Cliente). DT deve riportare sul MP : La descrizione della causa; Il trattamento (Accettazione, Declassamento, Rifiuto/Sostituzione, Altro); La data del trattamento e la propria firma; L eventuale apertura di un azione correttiva/preventiva. Se il servizio viene rieseguito devono essere effettuati nuovamente i controlli come previsto (a seconda dei casi) dalle Procedure PR.07/03; PR Tutti i Rapporti di Non Conformità devono essere visionati dal RAQ in collaborazione al responsabile interessato, al fine di accertare se le non conformità verificatesi non siano l espressione di una causa reale o potenziale. In tal caso il RAQ deve aprire un azione correttiva/preventiva (AC/AP), come previsto nella PR.08/03 Azioni correttive e preventive. DT deve archiviare il MP come previsto nel documento Mappa delle Registrazioni della Qualità. Nel caso in cui il Rappresentante della Direzione e/o il RAQ, nello svolgimento dei loro compiti di sorveglianza, riscontrino non conformità devono aprire un Rapporto di Non Conformità e decidere il trattamento della non conformità stessa, registrando il tutto nel MP Rapporto di non conformità. Se il Rappresentante della Direzione e/o il RAQ ritengano che ci si trovi di fronte ad un problema devono attuare le prescrizioni previste dalla PR.08/03 Azioni correttive e preventive.

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