PRISMA S.r.l. PROCEDURA PR.08/03. Azioni correttive e preventive STATO DI REVISIONE REVISIONE. Emesso da. Verificato da.

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1 PRISMA S.r.l. PROCEDURA PR.08/03 Azioni correttive e preventive STATO DI REVISIONE REVISIONE NUMERO DATA 0 15/07/03 Emesso da RAQ FABIO MATTEUCCI Verificato da Rappresentante della direzione VINCENZO STANCO Approvato da AU OVIDIO MORGANTINI DESCRIZIONE AGGIORNAMENTI PRIMA EDIZIONE

2 E1R0 15/07/03 Azioni correttive e preventive PR.08/03 2 di 6 INDICE 0.0 INTRODUZIONE 0.1 Scopo 0.2 Applicabilità 0.3 Riferimenti 0.4 Responsabilità 1.0 GENERALITÀ 2.0 AZIONI CORRETTIVE 2.1 Organizzazione 2.2 Operatività 3.0 AZIONI PREVENTIVE

3 E1R0 15/07/03 Azioni correttive e preventive PR.08/03 3 di INTRODUZIONE 0.1 Scopo La presente Procedura ha lo scopo di determinare le modalità operative per la gestione delle azioni correttive e preventive da intraprendere per eliminare cause che hanno dato o potrebbero dare origine a Non Conformità. 0.2 Applicabilità Questa Procedura si applica a tutte le attività aziendali che influiscono sulla qualità dei lavori eseguiti dalla nostra Organizzazione e sulle quali si può intervenire per migliorare il processo, il sistema e i servizi. 0.3 Riferimenti - MdQ 8.5 Miglioramento - PR.08/02 Controllo del prodotto non conforme - MP Azione Correttiva/Preventiva

4 E1R0 15/07/03 Azioni correttive e preventive PR.08/03 4 di Responsabilità Le responsabilità relative all effettuazione delle attività della presente procedura sono evidenziate nella matrice di seguito riportata. Matrice delle responsabilità relativa alle Azioni correttive e preventive FUNZIONI ATTIVITA AU Rappresentante della Direzione RAQ COM DT Tecnico Amministrativo RVI Emissione e revisione della presente procedura A V R Individuazione delle non conformità R R* R* R* R* R* Definizione delle azioni correttive R* R* R* R* Approvazione azioni correttive A V R Introduzione azioni correttive R* R* R* R* Rilevazione necessità di azioni preventive R R* R* R* R* Definizione azioni preventive R* R* R* R* Approvazione azioni preventive R V Introduzione delle azioni preventive R R* R* R* R = Responsabile; C = Collabora; V = Verifica; A = Approva; E = Esegue *ciascuno per le proprie competenze

5 E1R0 15/07/03 Azioni correttive e preventive PR.08/03 5 di GENERALITÀ È opportuno precisare brevemente che per: Azione correttiva si intende un azione di miglioramento le cui necessità e finalità sono determinate da fattori negativi (non conformità, reclami, altre situazioni indesiderabili rilevate) già verificatisi e risolti e dei quali sono già note le cause effettive. Le azioni correttive devono essere intraprese per l eliminazione delle cause stesse; Azioni preventive si intende un azione di miglioramento le cui necessità e finalità sono stimabili e pronosticabili in base ad eventi potenziali, non ancora verificati nella pratica, ma che potrebbero determinare un fattore negativo per l Organizzazione dando origine a non conformità. Le azioni preventive devono essere intraprese per l eliminazione delle cause che potrebbero dare origine a non conformità. Azioni correttive non devono perciò essere confuse con le azioni di intervento mirate alla risoluzione di una non conformità che vengono messe in atto contestualmente alla rilevazione. Chiarite queste premesse è lecito individuare come canali di informazione le seguenti fonti: Non conformità rilevate e risolte durante i lavori (rilevate e risolte sui MP ); Reclami dei clienti che hanno dato o meno origine a non conformità; Risultati delle Verifiche ispettive interne della qualità; Risultati delle Verifiche Ispettive dell'ente di certificazione; Mutamento delle normative di settore; Mutamenti alla struttura organizzativa; Risultati dei Report Statistici; Attività di sorveglianza svolta dal Rappresentante della Direzione, dal RAQ e da ogni persona nell Organizzazione. L analisi di tali documenti può determinare la necessità di adottare un azione correttiva o preventiva, al fine di: Migliorare il Sistema di Gestione per la Qualità, Prevenire sprechi economici, Prevenire una probabile insoddisfazione del Cliente. Individuare le azioni correttive o preventive necessarie per eliminare le cause effettive o potenziali delle non conformità è necessario valutarne l economicità. Occorre cioè valutare la convenienza dell azione in ipotesi. 2.0 AZIONI CORRETTIVE 2.1 Identificazione e registrazione delle non conformità Le non conformità possono essere rilevate, come descritto nella PR.08/02, in diversi momenti e da diversi soggetti: - Durante Verifiche ispettive interne, da parte del Responsabile della verifica; - Durante le verifiche Ispettive dell Ente di certificazione; - Durante lo svolgimento di compiti di sorveglianza, da parte de Rappresentante della Direzione e/o dall RAQ; - Durante le riunioni di riesame del Sistema di Gestione per la Qualità, da parte del Rappresentante della Direzione e/o AU; - Durante l analisi dei trattamenti delle non conformità, da parte del RAQ; - A causa di segnalazioni al RAQ provenienti dagli operatori nello svolgimento dei propri compiti; - Durante le fasi di controllo da parte di chi effettua i controlli stessi;

6 E1R0 15/07/03 Azioni correttive e preventive PR.08/03 6 di 6 - A causa di reclami dei clienti. RAQ (eventualmente in collaborazione al responsabile interessato, del Rappresentante della direzione e/o ad AU, a seconda dei casi) valuta le non conformità rilevate al fine di accertare se non siano l espressione di una causa reale. In tal caso RAQ (o l eventuale responsabile interessato, Rappresentante della direzione e/o AU, a seconda dei casi) deve aprire una azione correttiva (MP Azione Correttiva/Preventiva ). Su tale modulo deve essere registrato: - Che si tratta di Azione Correttiva; - Il numero progressivo dell azione correttiva; - La data di apertura della richiesta; - L origine dell azione: Non conformità specifica; Rapporto di Verifica ispettiva; Riesame del Sistema di Gestione per la Qualità; Altro (Sorveglianza, Non conformità ripetitive, Segnalazione, ecc.); - La descrizione della Non Conformità; - La data e la firma del RAQ e/o dell eventuale responsabile interessato. 2.2 Definizione delle azioni correttive Le azioni correttive sono proposte dai responsabili delle funzioni nelle quali le non conformità si sono verificate, e sottoposte a verifica preventiva da parte del Rappresentante della Direzione e ad approvazione da parte di AU. I responsabili delle funzioni devono analizzare le cause e descrivere sul MP Azione Correttive/Preventiva : - le cause che hanno generato la Non Conformità; - le azioni correttive preventivamente concordare verbalmente con il RAQ, verificate dal Responsabile della Direzione ed approvate dai AU, ed apporre la data e la firma. In tale fase deve essere valutata che le soluzioni alternative proposte risultino in di eliminare la causa della NC e che queste siano economicamente convenienti. L opportunità di adottare o meno le azioni correttive proposte dipende anche dall importanza delle situazioni emerse. Il RAQ deve definire la data entro la quale l azione deve essere attuata e la data entro la quale deve esserne verificata l efficacia. Il Responsabile dell Azione, inoltre, deve indicare la data in cui l azione è stata effettivamente attuata ed apporre la propria firma. 2.3 Verifica dell efficacia e chiusura dell azione correttiva Le azioni correttive introdotte devono essere verificate mediante Verifica ispettiva interna. Solamente nel caso in cui il Rappresentante della Direzione e/o il RAQ lo ritengano opportuno deve essere predisposta un apposita Verifica ispettiva straordinaria, altrimenti la verifica deve essere effettuata nella Verifica ispettiva successiva a quella di scadenza prevista per l attuazione. In caso di esito positivo della verifica il RAQ deve chiudere il MP registrando: - la data di effettuazione della verifica; - il numero del Rapporto di Verifica ispettiva; - l esito della verifica; - data di archiviazione; - firma.

7 E1R0 15/07/03 Azioni correttive e preventive PR.08/03 7 di 6 In caso di esito parziale o negativo della verifica il RAQ deve provvedere a programmare la data della ulteriore verifica. 3.0 AZIONI PREVENTIVE La necessità di adottare azioni preventive possono essere sentite in diversi momenti: - Analizzando i risultati delle Verifiche ispettive interne; - Analizzando le osservazioni documentate nei rapporti di Verifica Ispettiva dell Ente di Certificazione; - Analizzando le nuove normative di settore e/o le modifiche a quelle esistenti; - A seguito di mutamenti della struttura organizzativa aziendale; - Analizzando i suggerimenti dei clienti; - Nello svolgimento delle attività di sorveglianza; - Durante le riunioni di riesame del Sistema di Gestione per la Qualità; - Durante l analisi dei trattamenti delle non conformità, al fine di impedire che queste diventino ripetitive. Individuate tali necessità queste devono essere discusse in sede di riunione di Riesame del Sistema di Gestione per la Qualità. In caso in cui il RAQ reputi urgente la questione deve convocare una Riunione straordinaria del Sistema di Gestione per la Qualità, alla quale devono partecipare obbligatoriamente AU, il Rappresentante della Direzione ed il responsabile della funzione che dovrà attuare l azione preventiva. In sede di Riunione di Riesame del Sistema di Gestione per la Qualità il RAQ deve provvedere ad aprire una MP Azione Correttiva/Preventiva, registrando i seguenti dati: - Che si tratta di Azione Preventiva; - Il numero progressivo dell azione preventiva; - La data di apertura dell azione; - L origine dell azione: Non conformità specifica; Verifica ispettiva; Riesame del Sistema di Gestione per la Qualità; Altro (Sorveglianza, Segnalazione, ecc.); - La descrizione del miglioramento; - La data e la firma del RAQ. In sede di Riesame del Sistema di Gestione per la Qualità devono essere proposte, da parte dei partecipanti, le azioni preventive e dopo una analisi delle potenziali cause e dei costi / benefici. Le soluzioni individuate devono essere sottoposte a verifica da parte del Rappresentante della Direzione e ad approvazione da parte di AU. Il RAQ registra nel MP Azione Correttive/Preventiva : - la funzione aziendale incaricata dell attuazione; - la data entro la quale l azione deve essere intrapresa e la data della verifica (successiva riunione di Riesame del Sistema di Gestione per la Qualità). Il responsabile della funzione aziendale registra l effettivo completamento dell Azione nel MP Azione Correttive/Preventiva apponendo: - la data di attuazione dell azione: - la propria firma. Nella successiva riunione di Riesame del Sistema di Gestione per la Qualità si deve valutare l efficacia dell azione intrapresa e registrare i risultati sul MP , chiudendo la richiesta.