GESTIONE DEI RECLAMI, RIMEDI E AZIONI CORRETTIVE E PREVENTIVE

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1 PROTOCOLLO P 02/ DG/ REVISIONE 02 pagina 1 di 8 Revisione Iter di gestione del documento 00 prima emissione 07/ / /2015 Emessa RDS RDS DG Verificata DG DG DG Approvata DG DG SPT Rev. 1 Rev. 2 Sintesi delle modifiche Cassetta segnalazione reclami/segnalazioni posta anche nel locale spogliatoio dipendenti. Inserimento SPT (Social Performance Team) Rev. 3 Rev. 4 Distribuzione DG CUS CIP DS UP RSPP MC RLS UO SPT ECON SG URP RAG TUTTE LE FUNZ. ESTRATTO DEL PROT.

2 PROTOCOLLO P 02/ DG/ REVISIONE 02 pagina 2 di 8 GESTIONE DEI RECLAMI, RIMEDI E AZIONI CORRETTIVE E PREVENTIVE

3 PROTOCOLLO P 02/ DG/ REVISIONE 02 pagina 3 di 8 1 SCOPO Scopo del presente protocollo è quello di definire: - le possibili modalità di gestione delle osservazioni, dei reclami e dei suggerimenti provenienti da dipendenti ed altre parti interessate rispetto ai requisiti della norma SA 8000; le eventuali segnalazioni di non conformità rispetto alla politica di responsabilità sociale della Fondazione ed ai requisiti della norma SA 8000; - le corrette modalità di gestione di azioni correttive e preventive da attuare a seguito del ricevimento di reclami, suggerimenti e segnalazioni e, in generale, della individuazione di situazioni di non conformità rispetto ai requisiti SA TERMINI E DEFINIZIONI, ABBREVIAZIONI Bambino: qualsiasi persona con meno di 15 anni di età Giovane lavoratore: qualsiasi lavoratore che superi l età di bambino come sopra definito e abbia meno di 18 anni Lavoro infantile: qualsiasi lavoro effettuato da un bambino con un età inferiore a 15 anni Azione di rimedio per i bambini: ogni forma di sostegno e azione necessari a garantire la sicurezza, la salute, l educazione e lo sviluppo dei bambini che sono stati sottoposti a lavoro infantile, come sopra definito, e hanno terminato tale lavoro. Personale: tutti gli individui, uomini e donne, direttamente assunti come dipendenti o con altri tipi di contratto dall azienda. Lavoratore: tutto il personale non dirigente Le abbreviazioni utilizzate nel seguente protocollo sono le seguenti: Non conformità: mancato rispetto di un requisito SA Azione correttiva e preventiva: implementazione di una azione sul sistema per assicurare un rimedio immediato e permanente a una non conformità. Direttore Generale Coordinatore Unico di Struttura Direttore Sanitario Coordinatore Infermieristico di Progetto Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione Economato Segreteria Generale Social Performance Team Ufficio Ospiti Ufficio Personale DG CUS DS CIP RSPP ECON SG SPT UO UP 3 RUOLI E RESPONSABILITA La Direzione Generale è responsabile della corretta attuazione della presente procedura.

4 PROTOCOLLO P 02/ DG/ REVISIONE 02 pagina 4 di 8 4 GARANZIE DI ANONIMATO E DI NON DISCRIMINAZIONE La Fondazione Casa di Industria Onlus garantisce il diritto sull anonimato a chiunque intenda presentare osservazioni, reclami e segnalazioni senza lasciare le proprie generalità; inoltre garantisce la gestione di tutte le segnalazioni pervenute. Nel caso in cui la segnalazione non sia anonima o comunque si evincano le generalità di chi l ha inviata, la Fondazione garantisce che non attuerà nessuna forma di discriminazione nei suoi confronti. 5 INOLTRO DI RECLAMI E SEGNALAZIONI DA PARTE DEI LAVORATORI Le modalità per la presentazione dei reclami e delle segnalazioni che la Fondazione ha implementato sono 4 e specificatamente: 1. Attraverso la cassetta delle segnalazioni Presso la portineria della Fondazione e presso il locale spogliatoi dipendenti, è presente la cassetta della posta dove è possibile inserire una segnalazione o reclamo in busta chiusa. I lavoratori possono scegliere se indicare il proprio nome o rimanere anonimi. Il membri del SPT (Social Performance Team) verificano con frequenza almeno settimanale la presenza di eventuali buste e provvedono, nell eventualità, ad attivarsi come più avanti indicato. L apertura delle buste avviene a seguito convocazione di riunione del SPT. 2. Attraverso l Organismo di certificazione I dipendenti possono inoltrare un reclamo direttamente all ente di certificazione tramite: 3. Attraverso il Centro per l Innovazione e lo Sviluppo Economico (CISE)

5 PROTOCOLLO P 02/ DG/ REVISIONE 02 pagina 5 di 8 4. Attraverso il SAI 6 INOLTRO DI RECLAMI E SEGNALAZIONI DA PARTE DI ALTRE PARTI INTERESSATE Qualsiasi parte interessata può segnalare al SPT una segnalazione / reclamo in busta chiusa nell apposita cassetta della posta situata nella portineria della Fondazione o negli spogliatoi dei dipendenti, una situazione che ritiene non conforme rispetto ai requisiti SA 8000 chiedendo che venga attentamente analizzata e successivamente portata all attenzione del Direttore Generale. E riconosciuto il diritto di qualsiasi richiedente a rimanere anonimo. Il SPT provvede a formalizzare i contenuti della segnalazione/reclamo per iscritto ed apporre la data e la propria firma sul Mod. 02/DG (Modulo segnalazione / reclamo per il sistema di gestione della responsabilità). 7 AZIONI CORRETTIVE E PREVENTIVE L organizzazione deve definire politiche e procedure per la tempestiva attuazione di azioni correttive e preventive, attribuendo adeguate risorse. Il SPT deve garantire che queste azioni siano realmente applicate. Il SPT deve mantenere le registrazioni che comprendano la sequenza temporale e l elenco, come minimo, delle non conformità relative a SA8000, delle loro cause, delle azioni correttive e preventive intraprese e dei risultati conseguiti. Le azioni correttive e preventive possono essere intraprese sulla base di non conformità o osservazioni scaturite in seguito a situazioni dette precedentemente oppure in seguito ad attività di audit interni, audit da parte dell ente di certificazione e audit svolti presso i fornitori. Tutte le segnalazioni ed i reclami ricevuti in modo scritto vengono aperti ed analizzati nella riunione del SPT, verificati nella loro pertinenza e successivamente gestiti rispetto alle azioni da attuare ed alla conseguente verifica dell efficacia. La Direzione Generale è responsabile della gestione di tutte le azioni correttive e preventive registrate su apposito modulo (Mod. 02/DG) per la formalizzazione, attraverso il quale viene programmato l iter di risoluzione della non conformità e verificato l esito dell azione intrapresa.

6 PROTOCOLLO P 02/ DG/ REVISIONE 02 pagina 6 di 8 8 DOCUMENTI DI RIFERIMENTO Mod. 02/DG: Modulo segnalazione / reclamo per il sistema di gestione della responsabilità. ALLEGATO: PROCEDURA SINTETICA PER L INOLTRO DI RECLAMI E SUGGERIMENTI DA PARTE DEI LAVORATORI RISPETTO AI REQUISITI DELLA NORMA SA 8000

7 PROTOCOLLO P 02/ DG/ REVISIONE 02 pagina 7 di 8 ESTRATTO DEL PROTOCOLLO P02/DG/REV.02 PROCEDURA SINTETICA PER L INOLTRO DI RECLAMI E SUGGERIMENTI DA PARTE DEI LAVORATORI RISPETTO AI REQUISITI DELLA NORMA SA 8000 La Fondazione garantisce: 1) il diritto all anonimato di chiunque intenda inoltrare osservazioni, reclami e segnalazioni senza lasciare traccia della propria identità; 2) la gestione di tutte le segnalazioni pervenute indipendentemente dalla presenza o meno dell indicazione o meno di chi le ha inviate. Nel caso in cui la segnalazione non sia anonima la Fondazione garantisce che non attuerà nessuna forma di discriminazione nei confronti di chi ha presentato la segnalazione o il reclamo. Le forme di presentazione sono spiegate di seguito: 1. Attraverso la cassetta delle segnalazioni Presso la portineria della Fondazione e presso il locale spogliatoi dipendenti, è presente la cassetta della posta dove è possibile inserire una segnalazione o reclamo in busta chiusa. I lavoratori possono scegliere se indicare il proprio nome o rimanere anonimi. I membri del SPT (Social Performance Team) verificano con frequenza almeno settimanale la presenza di eventuali buste e provvedono, nell eventualità, ad attivarsi. L apertura delle buste avviene a seguito convocazione di riunione del SPT.

8 PROTOCOLLO P 02/ DG/ REVISIONE 02 pagina 8 di 8 2. Attraverso l Organismo di certificazione I dipendenti possono inoltrare un reclamo direttamente all ente di certificazione tramite: 3. Attraverso il Centro per l Innovazione e lo Sviluppo Economico (CISE) 4. Attraverso il SAI

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