PROCEDURA OPERATIVA. Gestione delle non conformità

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1 Pag. 1 di 8 INDICE: 1. SCOPO 2. CAMPO DI APPLICAZIONE 3. RESPONSABILITA' 4. DESCRIZIONE DELLE ATTIVITÀ 5. INDICATORI DI PROCESSO 6. RIFERIMENTI 7. ARCHIVIAZIONE 8. TERMINOLOGIA E ABBREVIAZIONI 6. ALLEGATI DATA REV. VER. TECNICA VER. CONGR. APPROVAZIONE Referente di Processo Resp. Qualità Dirigente scolastico

2 1. SCOPO Pag. 2 di 8 Scopo della presente procedura è quello di descrivere le modalità e le responsabilità relative al processo di intercettazione delle non conformità al fine di pervenire alla definizione delle tipologie di cause ricorrenti ed al miglioramento della capacità di correggerle e prevenirle. Con la presente procedura si intende definire le modalità di rilevazione delle non conformità allo scopo di: ridurre la ricorrenza dei problemi ed in generale eliminare la sistematicità degli errori valutare l impatto che una non conformità può avere sul processo individuare la cause dei problemi e delle non conformità migliorare gli standard qualitativi del processo 2. CAMPO DI APPLICAZIONE La presente procedura si applica alle varie aree del ciclo di vita dell opera nel momento in cui si verifica un anomalia o si rileva l assenza di una o più caratteristiche di qualità o di elementi del Sistema Qualità. 3. RESPONSABILITA di progetto Qualità 4. DESCRIZIONE DELLE ATTIVITÀ Si riportano qui di seguito i riferimenti alle attività; essi hanno scopo esplicativo riguardo le modalità esecutive delle attività, e specificano: descrizione; responsabilità; modulistica; eventuali circostanze particolari.

3 Pag. 3 di 8 RIFERIMENTI ALLE ATTIVITA Rif.1 Rilevazione delle non conformità Descrizione: Le Non Conformità vengono rilevate utilizzando il RAPPORTO DI NON CONFORMITÀ All.1. Tale documento si compone di quattro sezioni. La prima: 1. sezione A : Descrizione dell anomalia (riguarda il momento della rilevazione del problema, la sua descrizione sintetica, la richiesta di intervento a un di processo (Direttore, Qualità, Progettista, Coordinatore,)a cui si rimanda la gestione del problema). 2. Sezione B: individuazione del trattamento della Non Conformità e verifica dell efficacia dell azione intrapresa. Le successive due sezioni del modulo: 3. sezione C: identificazione delle cause che hanno originato l anomalia, 4. sezione D: valutazione della Non Conformità, riguardano il momento della identificazione delle cause e della valutazione della anomalia, condotti dal Assicurazione Qualità al fine di individuare le cause, valutare la gravità e stabilire se è necessario o meno aprire un Piano di AZIONE CORRETTIVA. Nella sezione A si riporta, a cura di chi ha intercettato l anomalia: la funzione e il nominativo del rilevatore; la fonte di rilevazione (l anomalia può emergere durante controlli effettuati durante l erogazione, o nel corso di una verifica ispettiva interna o esterna; il riferimento al ciclo di vita (fasi tipiche del ciclo di vita dell azienda sono: il riesame del contratto, la progettazione, gli approvvigionamenti, l erogazione, eventualmente le altre aree saranno da specificare); la descrizione del problema riscontrato (in cui si terrà conto sia della fonte, che dell oggetto in sé, della sua gravità e soprattutto della sua criticità in funzione delle possibili conseguenze derivanti dalla stessa); la data di rilevazione; Nella sezione B viene valutata la Non conformità. In tal caso si provvederà ad indicare nel modulo All.1, alla sezione B (Trattamento): All.1

4 Pag. 4 di 8 la descrizione del trattamento da adottare per ripristinare lo stato di conformità; il soggetto incaricato ad attuare il trattamento, i tempi necessari per l attuazione, l esito (positivo o negativo) e la data effettiva di riscontro della chiusura, il numero di un nuovo rapporto di NC in caso di esito negativo. Le firme del Gestore e dell incaricato al trattamento chiudono il modulo. L attività di verifica della risoluzione viene svolta anche in sede di esecuzione delle Verifiche Ispettive Esterne,il valutatore propone un azione per il trattamento della non conformità e i relativi tempi di attuazione, se il problema è tale da essere risolto mediante un azione diretta; sottopone la problematica al della Qualità, nel caso di non conformità che richiedono un intervento più radicale e complesso; Nel caso si decida per la prima ipotesi, il responsabile del processo, si farà carico di verificare l efficacia del trattamento intrapreso e quindi se ritenere la Non conformità risolta o meno. In quest ultimo caso potrà aprire un nuovo rapporto di non conformità o sottoporre la problematica al Qualità. Nella sezione C il Qualità riporta segnalandole tra quelle più tipiche: personale interno/esterno materiali/ fornitori attrezzature e mezzi servizi di supporto processi/sistema informazioni ineseguibilità dei dati progettuali le cause, Tali cause vanno intese sia sotto l aspetto di carenza, che di erronea gestione, utilizzo o allocazione, citando anche tutta la documentazione che accompagna e motiva la rilevazione della non conformità. Quindi nella seguente sezione D si approfondisce la classificazione, segnalando : la tipologia della NC (derivante da servizio, processo o sistema); la procedura di riferimento

5 Pag. 5 di 8 la frequenza del riscontro ( occasionale, ripetitiva o sistematica), la categoria della NC ovvero Maggiore (critica) - Minore (secondaria) - Osservazione. Valutata la Non conformità e l efficacia dell eventuale trattamento intrapreso, il Qualità deciderà se : ritenere la Non Conformità risolta con esito positivo ritenere la soluzione intrapresa non efficace o sufficiente e quindi emettere una nuova non conformità o più probabilmente aprire un Rapporto di Azione Correttiva. a Non Conformità TRATTAMENTO E RESPONSABILITÀ DELLA NON CONFORMITÀ Descrizione: Laddove la Non Conformità, a prescindere all interno di quale processo si sia verificata, non sia gestibile con un trattamento localizzato o la situazione generata dalla NC richieda una ricerca più approfondita e/o dettagliata di cause che potrebbero riproporla, allora il Gestore richiederà l autorizzazione della Direzione per definire un Piano di azione correttiva e coinvolgerà di fatto il della qualità per la verifica dell efficacia delle azioni intraprese. L analisi delle anomalie, riprese dal REGISTRO DELLE NON CONFORMITÀ all.2 la cui tenuta è curata dal della qualità, permetterà di verificare eventuali tendenze negative della Qualità: i risultati di tali osservazioni costituiranno oggetto di riesame da parte del Comitato di Direzione al fine di implementare Azioni Correttive e Preventive ed avviare processi di miglioramento del Sistema. di progetto All.2 Rif.2 Pianificazione delle attività di progettazione Descrizione: Il di progetto, esamina la documentazione che costituisce input per le attività di progettazione e quindi definisce nel documento di Pianificazione ed assegnazione dei compiti per le attività di progettazione gli incontri, le scadenze e gli obiettivi di ciascuna attività di progettazione. Di volta in volta il di progetto appone data e firma sul documento di pianificazione a conferma che l attività è stata ultimata. Questo documento costituisce registrazione del Sistema Qualità di IPSSCTSP EUROPA. Il documento di pianificazione, via via aggiornato, viene conservato nel Dossier Progetto. L aggiornamento può consistere nella semplice di progetto MOD-P007.03/1 MOD-P007.03/2

6 Pag. 6 di 8 compilazione di spazi predisposti, o in una nuova edizione del documento, resa necessaria da sopravvenute esigenze di modificare la pianificazione delle attività di progettazione: in questo caso il nuovo documento (identificato dalla data di emissione) riporta solo le attività a venire. Il documento di pianificazione precedente viene comunque conservato. Il modulo MOD-PO.07.03/1 Pianificazione ed assegnazione dei compiti per le attività di progettazione che contiene le informazioni sulle attività di pianificazione è già predisposto per la registrazione delle attività di verifica, riesame e validazione delle attività di controllo sulla progettazione. Rif.3 Segregazione Descrizione: Laddove necessita, il Rilevatore della NC, onde evitare ripercussioni negative sul processo di erogazione intraprende l azione immediata di segregare, nel senso di impedire che ulteriori attività possano risultare non conformi. Tale modalità può infatti riguardare sia la fase di accettazione del materiale / attrezzature oggetto dell attività formativa sia quella di erogazione del servizio (moduli didattici, docenza ecc ) Rif.4 Gestione della documentazione Descrizione: In qualsiasi fase del ciclo di vita venga rilevata una Non Conformità, gli Attori coinvolti dovranno utilizzare l apposito documento della qualità all uopo predisposto All.1 RAPPORTO DI NON CONFORMITÀ. Colui che ha intercettato Non Conformità compila la sezione A del modulo, il della gestione dell anomalia qualora non sia lo stesso Attore - le rimanenti sezioni B e C. Il Gestore provvede ad indicare il trattamento o la proposta di AZIONE CORRETTIVA sezione D. Il modello viene sempre trasmesso al della Qualità che ne inoltra copia, per conoscenza ad altri Soggetti dell organizzazione. Una volta trasmesso il modulo All.1 al della qualità, questi provvederà alla sua trascrizione nel modello All.2 REGISTRO DELLE NON CONFORMITÀ, mediante il quale in occasione del riesame si potrà agevolmente compilare la tabella delle percentualizzazioni delle stesse mod. All.2 e verificare così, in maniera sinottica e sistemica, l andamento delle Non Conformità e delle conseguenti azioni intraprese. di progetto MOD-P007.03/1 MOD-P007.03/2

7 Pag. 7 di 8 Il REGISTRO compilato per anno riporta: il numero progressivo attribuito al RAPPORTO All.1, la descrizione dell anomalia, la categoria di Non Conformità: NC1 maggiore, NC2 minore Obs osservazione, la fase del ciclo di vita cui si riferisce l evento, il codice della commessa, durante lo svolgimento della quale si è verificata la NC per la rintracciabilità della stessa, l AZIONE CORRETTIVA o il TRATTAMENTO proposto, la data di apertura e chiusura dell azione intrapresa, la verifica dell efficacia della RAC nel corso della V.I.I. successiva alla data di chiusura dell azione, la data di effettuazione della V.I.I., l esito del controllo comunque effettuato che può essere ritenuto Positivo o Negativo. In calce ai documenti All.1 si ricorda che la numerazione progressiva degli stessi sarà attribuita dal della qualità, in quanto, avendo in gestione il REGISTRO All.2, potrà apporre in maniera progressiva il numero identificativo ai modelli. 5. INDICATORI DI PROCESSO 6.1 RIFERIMENTI La presente procedura fa riferimento a Sez. 8 del Manuale Qualità 7. ARCHIVIAZIONE All.1 All.2 Archiviati in cartellina di sistema nell ufficio tecnico

8 Pag. 8 di 8 8.TERMINOLOGIA E ABBREVIAZIONI S.Q. Sistema Qualità MOD-PO Modello Procedura Operativa Rev. Revisione Sk Scheda NC NON CONFORMITA MQ Manuale Qualità RQ Qualità 9.ALLEGATI ALL 1 ALL 2 REGISTRO NON CONFORMITA