Procedura GESTIONE EROGAZIONE SERVIZI IN AGRICOLTURA

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1 Pag. 1 di 12 Oggetto Procedura GESTIONE EROGAZIONE SERVIZI IN AGRICOLTURA REVISIONE PER RIORGANIZZAZIONE INTERNA RGQ DT PRS EMISSIONE E.MINELLI M. TRAVERSINI V.F. FILIPPETTI Rev. Data Descrizione Modifica Redatto Approvato Autorizzato

2 Pag. 2 di 12 SOMMARIO SOMMARIO REGISTRAZIONE DELLE MODIFICHE SCOPO APPLICABILITÀ RESPONSABILITÀ DOCUMENTI APPLICATIVI CRITERI GENERALI PER L EROGAZIONE DI SERVIZI CRITERI DELLA PIANIFICAZIONE FLUSSO DI COMMESSA PIANO DELLE ATTIVITÀ E DELLE RISORSE ELENCO DEGLI ELABORATI ESECUZIONE DELLE ATTIVITÀ DI EROGAZIONE DEI SERVIZI CRITERI GENERALI SULLA RESPONSABILITÀ DELL EROGAZIONE DEI SERVIZI QUALIFICA E UTILIZZO DEGLI STRUMENTI Qualificazione Riqualifica Specifiche di qualifica Indici delle specifiche tecniche VERIFICHE RIESAMI VERIFICA TECNICA VERIFICA TECNICA FINALE VALIDAZIONE DEL PROCESSO DI EROGAZIONE DEL SERVIZIO GESTIONE DEI RISULTATI GESTIONE DELLE MODIFICHE MODIFICHE PER COMMESSE APERTE MODIFICHE PER COMMESSE CHIUSE... 12

3 Pag. 3 di REGISTRAZIONE DELLE MODIFICHE Revisione 0 del 02 luglio prima emissione della Procedura Revisione 1 del 20 maggio seconda emissione della Procedura Revisione generale in seguito alle modifiche dell assetto organizzativo della società

4 Pag. 4 di SCOPO Lo scopo della presente procedura è quello di definire i criteri generali per l erogazione dei servizi per l attività di controlli integrati in Agricoltura e di formalizzare gli strumenti, le modalità tecnico - operative, gestionali e di verifica, nonché le relative responsabilità. 3. APPLICABILITÀ La presente procedura si applica a tutte le attività di erogazione di servizi in agricoltura in svolgimento da Cooprogetti. 4. RESPONSABILITÀ I livelli di responsabilità sono precisati nelle matrici che di seguito si riportano: per la gestione della pianificazione ATTIVITÀ PRS DT-PD RA RP REDAZIONE PIANO DELLA QUALITÀ REDAZIONE INDICE DOC. FORNITI DAL CLIENTE REDAZIONE FLUSSO DI COMMESSA REDAZIONE PIANO ATTIVITÀ/RISORSE (*) (*) REDAZIONE ELENCO DEGLI ELABORATI (*) per la gestione degli strumenti utilizzati per l erogazione dei servizi ATTIVITÀ PRS DT-PD RA RGQ QUALIFICAZIONE E RIQUALIFICA DI STRUMENTI REDAZIONE SPECIFICHE DI QUALIFICA VERIFICA SPECIFICHE DI QUALIFICA (*) APPROVAZIONE SPECIFICHE DI QUALIFICA REDAZIONE INDICE DELLE SPECIFICHE ARCHIVIAZIONE INDICE E SPECIFICHE (*) per la gestione dell erogazione dei servizi ATTIVITÀ DT-PD RA RP RGQ VERBALE DI RIESAME (*) (*) VERIFICA TECNICA (*) (*) VALIDAZIONE (*) (*) (*) LISTA DI DISTRIBUZIONE ANALISI MODIFICHE ARCHIVIAZIONE VERBALI dove: PRS: Presidente; DT-PD: Direttore Tecnico Patrimonio Destinato SIN; RA: Responsabile di Area; RP: Responsabile di Progetto; RGQ: Responsabile Gestione Qualità; (*) : per parere di interfaccia

5 Pag. 5 di DOCUMENTI APPLICATIVI Si elencano i documenti applicativi individuati con la numerazione e lo stato di revisione qui di seguito specificati: MODELLO DENOMINAZIONE QNN 002 Indice documenti forniti dal cliente QNN 003 Piano delle attività e delle risorse QNN 022 Simbologia dei Flussi di Commessa QNN 018 Elenco degli Elaborati e Lista di Distribuzione QNN 019 Scheda di Qualifica fornitore QNN 020 Verbale di Riesame e di Verifica QNN 056 Verbale di Validazione del Servizio 6. CRITERI GENERALI PER L EROGAZIONE DI SERVIZI La Cooprogetti, al fine di assicurare la qualità dell erogazione dei servizi, ha adottato i seguenti provvedimenti: Acquisizione di tutta la documentazione necessaria allo svolgimento delle attività previste da contratto (es. specifiche tecniche); Sulla base delle richieste del Committente: definizione dei ruoli e delle competenze, definizione dei requisiti minimi del personale e del relativo piano della formazione, individuazione della dotazione Hw e Sw, acquisizione della modulistica allegata alle specifiche, pianificazione delle fasi di lavoro. Inoltre Cooprogetti: Mantiene un costante monitoraggio delle apparecchiature Hw e Sw tramite la predisposizione di strumenti aziendali per la qualifica dei metodi di erogazione dei servizi / verifica e per la esecuzione e la verifica delle attività svolte, atti a trasferire il know-how aziendale in documenti scritti verificabili e migliorabili; verifica in ogni attività della completezza e dell'idoneità dei dati di ingresso; pianifica le attività di erogazione del servizio e di controllo mediante metodi in accordo alle specifiche del cliente e alle necessità aziendali; eroga i propri servizi sulla base della propria Politica per la Qualità; emette i risultati della erogazione del servizio secondo gli standard aziendali; valida i propri processi di erogazione del sevizio; aggiorna il proprio personale sulla base del piano della formazione atta almeno a garantire la completezza tecnica del personale coinvolto nelle varie attività.

6 Pag. 6 di 12 predispone e rende sistematicamente operative procedure per la gestione dei "Flussi di Commessa"; definisce tutti gli standard delle tipologie dei documenti emessi, compresi quelli riportanti i risultati / verifica; riesamina sistematicamente il proprio sistema qualità per renderlo sempre attinente alle necessità aziendali. 7. CRITERI DELLA PIANIFICAZIONE Una volta attivata la commessa, il Responsabile di Progetto provvede a convocare il gruppo di lavoro coinvolto, con lo scopo di definire i carichi e le responsabilità ed accertare i dati di input della commessa. In tale occasione il Responsabile di Progetto, se del caso con l interfaccia del Direttore Tecnico Patrimonio Destinato e del Responsabile di Area, predispone la documentazione di pianificazione costituita da: Piano della qualità Flusso delle attività di commessa; Indice dei documenti forniti dal cliente; Piano delle attività e delle risorse. 7.1 PIANO DELLA QUALITA Il Piano di Qualità dovrà contenere almeno le seguenti informazioni: organigramma di commessa con attribuzione delle responsabilità e dei compiti; suddivisone delle attività con distribuzione del programma di lavoro e del flusso delle informazioni necessarie; eventuali esigenze di formazione del personale; descrizione degli strumenti, hw e sw per l erogazione dei servizi e organizzazione logistica per l'avvio delle attività; eventuali deroghe al sistema di qualità. 7.2 FLUSSO DI COMMESSA Il Responsabile di Progetto redige il Flusso di Commessa utilizzando la simbologia definita nella Istruzione QUN 002 "Modalità di redazione del Flusso di Commessa inserendo almeno i seguenti dati: gli input; le fasi operative; le relative sequenze ed interconnessioni; flusso delle informazioni necessarie gli strumenti di erogazione e di verifica; i punti di verifica; i punti di riesame della pianificazione con l indicazione dei partecipanti; la validazione; gli output.

7 Pag. 7 di 12 In ogni caso, e dove applicabile, il Flusso di Commessa viene identificato attraverso: il codice di commessa; l oggetto del servizio. L attività di monitoraggio dell avanzamento costi delle commesse viene svolta secondo quanto previsto dalla Istruzione QUN 004 Contabilità Industriale. 7.3 PIANO DELLE ATTIVITÀ E DELLE RISORSE Il Responsabile di Progetto procede alla pianificazione delle attività e delle risorse elaborando il modulo QNN 003 Piano delle Attività e delle Risorse. Tale documento evidenzia la pianificazione delle attività da svolgere e la relativa tempistica, nonché le risorse umane per lo svolgimento della commessa ed i costi allo scopo di fornire elementi tali da consentire la valutazione della fattibilità. Specificatamente il Piano delle Attività e delle Risorse riporta: data di emissione e stato delle revisioni elenco delle attività da svolgere; attribuzione delle responsabilità e dei compiti; programma di lavoro; tempi di realizzazione del servizio; descrizione delle risorse interne ed esterne necessarie. 7.4 ELENCO DEGLI ELABORATI Il Responsabile di Progetto, nella fase di programmazione del lavoro da eseguire, redige un elenco degli elaborati da produrre compilando la sezione 1 del modello QNN 018 Elenco degli Elaborati e Lista di Distribuzione. Nel redigere tale elenco, il Responsabile di Progetto tiene conto di eventuali specifiche di elaborati richieste dal Cliente in capitolati o altri documenti, avvalendosi anche dell ausilio del Responsabile di Area competente. 8. ESECUZIONE DELLE ATTIVITÀ DI EROGAZIONE DEI SERVIZI 8.1 CRITERI GENERALI SULLA RESPONSABILITÀ DELL EROGAZIONE DEI SERVIZI Il Responsabile di Progetto, avendo la responsabilità dell andamento della commessa analizza le specifiche del cliente e la modulistica ad essa allegata. Sulla base di tali documenti si interfaccia con i responsabili competenti delle attività per le seguenti verifiche: gli obiettivi e le modalità di elaborazione delle fasi processuali siano chiari ed espliciti a tutti; le risorse necessarie (umane, tecniche, ecc ) siano adeguate agli obiettivi previsti;

8 Pag. 8 di 12 siano definite le responsabilità di ogni soggetto chiamato a partecipare alle varie attività; ogni modifica, ovvero variante, venga resa di dominio pubblico a tutti i soggetti coinvolti nelle varie fasi e che le modifiche vengano approvate e vengano verificate le condizioni del riesame del contratto con il Responsabile Commerciale o il Direttore Tecnico; di ogni attività di riesame e verifica venga mantenuta adeguata evidenza oggettiva (registrazione); vengano rispettate le tempistiche riportate nei vari programmi di attività; la congruità tecnica dei prodotti realizzati sia coerente con gli adempimenti contrattuali e l utilizzo delle attrezzature previste sia omogeneo alle indicazioni delle Specifiche Tecniche; venga seguito il Piano delle attività e delle risorse. 8.2 QUALIFICA E UTILIZZO DEGLI STRUMENTI La Cooprogetti utilizza due diverse tipologie di strumenti: metodi computerizzati, metodi non computerizzati Qualificazione Tutti gli strumenti utilizzati dalla Cooprogetti vengono qualificati a cura del Responsabile di Area Disciplinare competente. La qualifica di uno strumento è disciplinata da apposite specifiche ed avviene attraverso uno dei seguenti criteri: 1. eseguendo un processo interno di verifica, disciplinato da una specifica; 2. richiedendo la certificazione da parte del fornitore; 3. qualificandolo automaticamente se lo strumento coincide con una norma. Per i metodi non normati la qualifica avviene secondo il seguente schema: Metodi Computerizzati Metodi Non Computerizzati a) Esecuzione di un caso noto b) Esecuzione con due tools diversi c) Esecuzione da parte di due operatori diversi Per ogni strumento di progettazione / verifica il Responsabile di Area competente emette una "Scheda di Qualifica" su modello QNN 019 e la consegna al Responsabile Gestione Qualità che ne cura l archiviazione. In tali schede viene riportato: la sigla e il titolo dello strumento / metodo; il metodo di qualificazione;

9 Pag. 9 di 12 la frequenza di riqualificazione; la revisione (release) dello strumento oggetto di qualifica; la data di esecuzione; la firma dell'operatore che ha eseguito la qualifica; il risultato e le note eventuali. Il Responsabile Gestione Qualità gestisce un Registro delle Schede di Qualifica Riqualifica Per ogni metodo il responsabile della qualifica individua un tempo di scadenza della stessa entro il quale deve rieseguire la verifica di validità del metodo. Questi riporta i dati ed i risultati di detta verifica nella "Scheda di Qualifica" secondo le modalità precedentemente descritte Specifiche di qualifica Per ogni metodo, non appena questo diventa strumento aziendale, il Responsabile o un Tecnico dell Area competente predispone una Specifica che contiene le seguenti informazioni: il nome del metodo e la sigla aziendale che lo identifica; la metodologia di qualifica; la frequenza di riqualifica; le condizioni di validità, i parametri critici e le relative soglie; le eventuali normative di riferimento; i dati di input; la descrizione del processo; i dati e il format dei risultati; i compiti e le responsabilità. Il Responsabile di Area approva il documento e lo trasmette al Direttore Tecnico per l autorizzazione Indici delle specifiche tecniche Le Specifiche vengono redatte e gestite secondo le indicazioni descritte nella Procedura QPN 004 Gestione della Documentazione e sono elencate in un Indice della documentazione gestito a cura del Responsabile Gestione Qualità su modello QNN 016.

10 Pag. 10 di VERIFICHE La Cooprogetti utilizza tre strumenti di monitoraggio dell erogazione dei servizi: Riesami Verifiche tecniche e finali Validazione 9.1 RIESAMI Il Responsabile di Progetto può verificare l'andamento dell erogazione dei servizi convocando un tavolo di coordinamento per il Riesame delle attività. Le riunioni di Riesame sono pianificate nei Flussi di Commessa e vi partecipa il Responsabile di Progetto e ogni Responsabile coinvolto. Nel corso del Riesame viene: esaminata la corretta esecuzione delle fasi di erogazione dei servizi previste fino a quel punto sia come tipologia che come sequenza; valutata per ciascun documento la correlazione e/o impatto sugli altri documenti emessi e le responsabilità aziendali conseguenti; verificato l'andamento temporale della commessa; verificato il rispetto degli IF, AND ed OR; esaminate le risultanze di eventuali controlli di qualità; esaminata la documentazione relativa alle problematiche verificatesi e alle decisioni attuate. Per ogni Riesame viene redatto a cura del Responsabile di Progetto un "Verbale di Riesame" sul modello QNN 020, sottoscritto dai partecipanti, nel quale viene riportato: gli estremi del Flusso di Commessa e della fase di Riesame; la data di esecuzione e il nome dei partecipanti; il riscontro della effettuazione delle verifiche sopra elencate; le Non Conformità e le situazioni non conformi emerse; le risoluzioni delle Non Conformità / Azioni Correttive disposte con relative responsabilità; la formalizzazione delle decisioni prese in relazione alle problematiche emerse.

11 Pag. 11 di VERIFICA TECNICA La verifica tecnica avviene a cura del Responsabile di Progetto; questo può delegare anche ogni singolo tecnico di area, per motivi di tempistiche e/o di necessità, ad inviare direttamente gli elaborati al Committente dopo aver eseguito tutti i controlli previsti dal contratto. Sarà quindi necessario che prima di tale delega il Responsabile di Progetto svolga adeguato addestramento / formazione sugli aspetti essenziali di ciascuna tipologia di elaborato da produrre. 9.3 VERIFICA TECNICA FINALE Prima della consegna finale dei risultati/elaborati, il Responsabile di Progetto esegue la verifica tecnica finale avvalendosi, se lo ritiene opportuno, del Responsabile di Area competente e con l ausilio dei Tecnici di Area. Tale verifica tende ad assicurare che gli output di ogni attività del servizio siano prodotti conformemente ai requisiti specificati nel contratto e che i dati di ingresso siano stati correttamente presi in considerazione. L esito positivo della verifica viene formalizzato, ove possibile, dal Responsabile di Progetto apponendo la firma sul documento stesso per approvazione ed autorizzazione. Nel caso di esito negativo della verifica, il Responsabile di Progetto, eventualmente coadiuvato dal Responsabile di Area, effettua le correzioni sul documento stesso e lo rinvia al responsabile della Redazione per le correzioni indicando allo stesso anche i tempi di riconsegna. 9.4 VALIDAZIONE DEL PROCESSO DI EROGAZIONE DEL SERVIZIO Il processo di erogazione del servizio si ritiene validato nel momento in cui: tutta la documentazione sottoposta a verifica in itinere e finale risulta essere adeguata rispetto alle richieste contrattuali esplicitate dal cliente; sono presenti tutte le registrazioni della manutenzione e misurazione delle apparecchiature Hw e Sw; vi è evidenza che il personale che ha operato nella erogazione del servizio è adeguatamente formato; durante il riesame della direzione non si evidenzino non conformità di grado maggiore nella erogazione del servizio o non vi siano reclami da parte del cliente; durante il riesame della direzione i dati derivanti dalle performances aziendali non diano risultati negativi. A cura del Responsabile di Area, di concerto con il Direttore Tecnico viene redatto un "Verbale di Validazione del Servizio" su modello QNN 056, sottoscritto dai partecipanti, nel quale viene riportato: il riferimento alla commessa;

12 Pag. 12 di 12 la data di esecuzione e il nome dei partecipanti; il riscontro della effettuazione delle verifiche e del riesame; la formalizzazione delle decisioni prese in relazione alle problematiche emerse. Se il Cliente interviene alle riunioni di Validazione la sottoscrizione del Verbale relativo tiene luogo di manifesta soddisfazione. 10. GESTIONE DEI RISULTATI I risultati delle attività vengono emessi nei formati previsti dalla Procedura QPN 004 e archiviati per commessa in accordo alla medesima Procedura. E cura del Responsabile di Progetto redigere la lista di distribuzione della documentazione compilando la sezione 2 del modello Elenco degli Elaborati e Lista di Distribuzione. 11. GESTIONE DELLE MODIFICHE 11.1 MODIFICHE PER COMMESSE APERTE Tutte le modifiche che si rendano necessarie in seguito a Verifiche, riesami o richieste del Cliente, comportano la revisione del Flusso di Commessa e/o del Piano delle Attività e delle Risorse, con la conseguente esecuzione delle attività secondo la nuova pianificazione. Il Responsabile di Area, nel caso di modifiche sostanziose richieste dal Cliente, valuta se effettuare il riesame del contratto secondo la Procedura QPN 001. Tutte le modifiche comportano anche l aggiornamento dell indice di revisione della documentazione di pianificazione e monitoraggio della commessa MODIFICHE PER COMMESSE CHIUSE Tutte le modifiche richieste dal Cliente e/o individuate come necessarie dalla Cooprogetti e quindi da proporre al Cliente sono oggetto di una nuova commessa che viene gestita in accordo alla presente procedura.