Procedura PARTECIPAZIONE A GARE E PROCEDURE CONCORSUALI

Transcript

1 Pag. 1 di 10 Oggetto Procedura PARTECIPAZIONE A GARE E PROCEDURE CONCORSUALI REVISIONE PER RIORGANIZZAZIONE INTERNA RGQ DT PRS MODIFICA A SEGUITO DI V.I.S. E.MINELLI M. TRAVERSINI V.F. FILIPPETTI PRIMA EMISSIONE E.MINELLI M. TRAVERSINI V.F. FILIPPETTI Rev. Data Descrizione Modifica Redatto Approvato Autorizzato

2 Pag. 2 di SOMMARIO 1. SOMMARIO REGISTRAZIONE DELLE MODIFICHE SCOPO APPLICABILITÀ RESPONSABILITÀ DOCUMENTI APPLICATIVI PREMESSA MONITORAGGIO DEL MERCATO SELEZIONE DEGLI AVVISI DI GARA ANALISI BANDI ISTRUZIONE DELLE GARE REGISTRAZIONE E SCHEDATURA DELLA GARA DOCUMENTAZIONE RICHIESTA DAL BANDO ARCHIVIAZIONE ACQUISIZIONE COMMESSA STIPULA CONTRATTO/CONVENZIONE APERTURA DELLA COMMESSA MONITORAGGIO DEI RISULTATI DI GARA... 10

3 Pag. 3 di REGISTRAZIONE DELLE MODIFICHE Revisione 0 del 14 aprile prima emissione della Procedura. Revisione 1 del 10 settembre seconda emissione della Procedura Modifica del paragrafo 9.2 con inserimento degli aspetti da valutare per la formulazione delle offerte tecniche ed economiche. Revisione 2 del 20 maggio terza emissione della Procedura Revisione generale in seguito alle modifiche dell assetto organizzativo della società

4 Pag. 4 di SCOPO Scopo della presente procedura è quello di definire le modalità di partecipazione alle gare e alle procedure concorsuali. In particolare ha la finalità di formalizzare le attività di selezione degli avvisi di gara, di redazione delle relazioni di offerta e di istruzione della documentazione necessaria alla partecipazione alle gare stesse. Inoltre descrive le modalità di monitoraggio dei risultati e degli esiti delle gare. 4. APPLICABILITÀ La presente procedura si applica per la partecipazione a gare, procedure concorsuali e richieste di iscrizioni ad albi di fornitori presso enti pubblici e società private. 5. RESPONSABILITÀ I livelli di responsabilità sono precisati nelle matrici che di seguito si riportano: per l istruzione delle gare: ATTIVITÀ RC RUG RA RAMM MONITORAGGIO DEL MERCATO SELEZIONE AVVISI REPERIMENTO BANDI ANALISI BANDI (*) (*) CERTIFICAZIONE CURRICULUM SOCIETARIO E PROFESSIONISTI DOCUMENTAZIONE TECN.ECONOM.OFFERTA (*) RELAZIONE TECNICA METODOLOGICA SPEDIZIONE ARCHIVIAZIONE MONITORAGGIO ESITO GARE per l apertura della commessa ATTIVITÀ RP RGQ PRS RA RAMM STIPULA CONTRATTO / CONVENZIONE (*) (*) APERTURA ATTIVITÀ APERTURA ATTIVITÀ E CARTELLA COMMESSA COMPILAZIONE SCHEDA INFORMATIVA APPLICABILITÀ SISTEMA QUALITÀ

5 Pag. 5 di 10 dove: RC: Responsabile Commerciale; RUG: Responsabile Ufficio Gare: RA: Responsabile di Area; RAMM: Responsabile dell Amministrazione; RP: Responsabile di Progetto; RGQ: Responsabile Gestione Qualità; PRS: Presidente; (*) : per parere di interfaccia 6. DOCUMENTI APPLICATIVI Si elencano i documenti applicativi individuati con la numerazione e lo stato di revisione qui di seguito specificati: MODELLO REV DENOMINAZIONE QNN Registro candidature per incarichi professionali QNN Registro gare e procedure concorsuali QNN Registro albi fornitori ufficiali QNN Registro appalti integrati QNN Candidature per incarichi professionali QNN Gare e procedure concorsuali Prequalifica QNN Gare e procedure concorsuali Offerta QNN Albi fornitori ufficiali - Domanda QNN Appalti integrati QNN Apertura Attività QNN Registro Codici di Commessa QNN Cartella di Commessa QNN Scheda informativa 7. PREMESSA Per gare si intendono le candidature per incarichi professionali che prevedono un affidamento diretto che avviene mediante ribasso sul prezzo a base d asta o dietro presentazione di curriculum societario e/o dei singoli professionisti. Le procedure concorsuali sono divise in due fasi: nella prima fase, detta di prequalifica, viene richiesto per dimostrare la competenza tecnica, strutturale ed economica per soddisfare le richieste del bando di gara tramite documentazione comprovante i lavori già svolti nel settore specifico, le competenze professionali della società e dei singoli professionisti, le dotazioni hardware de software, il fatturato della società negli ultimi anni, ecc. Superata la selezione della prima fase, la società o l ente appaltante invita a formulare l offerta vera e propria. L iscrizione ad albi di fornitori consiste nel diventare fornitori qualificati di enti e/o società. A tali elenchi si accede mediante superamento di apposita selezione le cui modalità di svolgimento vengono definite in specifici bandi o avvisi. Per appalti integrati si intendono contratti di appalto di opere pubbliche che hanno come oggetto la progettazione esecutiva e l esecuzione dell opera.

6 Pag. 6 di MONITORAGGIO DEL MERCATO La Cooprogetti si è dotata di una struttura commerciale costituita da un Responsabile Commerciale e da un Ufficio Gare. Vengono costantemente monitorate dal Responsabile Ufficio Gare le gare indette da Enti Pubblici, i Concorsi di Progettazione, le Licitazioni e Trattative Private. La Cooprogetti effettua il monitoraggio del mercato italiano sui settori di interesse e di competenza della stessa. La Cooprogetti seleziona gli avvisi di gara tra quelli che compaiono sulla Gazzetta Ufficiale della Comunità Europea, sulla Gazzetta Ufficiale della Repubblica Italiana, sui Bollettini Ufficiali delle Regioni, sugli Albi di enti locali quali province, comuni, comunità montane, sui giornali ecc. Per questa attività la Cooprogetti può avvalersi di società specializzate nel settore. 8.1 SELEZIONE DEGLI AVVISI DI GARA Il Responsabile Ufficio Gare seleziona gli avvisi sulla base dei criteri stabiliti nel documento Sviluppo della Politica della Qualità. Il Responsabile Ufficio Gare inoltra gli avvisi selezionati al Responsabile Commerciale il quale stabilisce i bandi da richiedere e incarica il personale dell Ufficio Gare di reperire i bandi relativi. 8.2 ANALISI BANDI Il Responsabile Commerciale, con l interfaccia dei Responsabili di Area competenti e del Responsabile Ufficio Gare, esamina i bandi e stabilisce a quali gare partecipare sulla base di: oggetto della gara; importo della gara; criteri di aggiudicazione della gara; data di scadenza; requisiti minimi richiesti; documenti da produrre; località di ubicazione dell opera; necessità di partecipare con altre società e/o singoli professionisti. ad esito positivo della valutazione, il Responsabile Commerciale incarica il Responsabile Ufficio Gare di dare avvio all istruzione della gara.

7 Pag. 7 di ISTRUZIONE DELLE GARE 9.1 REGISTRAZIONE E SCHEDATURA DELLA GARA Il Responsabile dell Ufficio Gare procede all assegnazione di un codice alla gara e alla registrazione del bando di gara, a seconda della tipologia, su uno dei seguenti moduli: QNN 009 Registro delle candidature per incarichi professionali QNN 010 Registro delle gare e procedure concorsuali QNN 011 Registro delle richieste di qualifica per albi fornitori QNN 012 Registro degli appalti integrati La registrazione consiste nella trascrizione dei dati identificativi della gara. Quindi effettua la schedatura della gara, a seconda della tipologia, su uno dei seguenti moduli: QNN 012 Candidature per incarichi professionali QNN 013 Gare e procedure concorsuali - Prequalifica QNN 014 Gare e procedure concorsuali - Offerta QNN 015 Albi fornitori ufficiali - Domanda QNN 016 Appalti integrati In tali moduli sono riportate le seguenti informazioni: dati identificativi della gara, scadenze e modalità di invio della documentazione, eventuali società collegate, indirizzi e telefoni per i contatti, elenco della documentazione richiesta dal bando completo di modalità di presentazione, riferimento ai punti del bando stesso e funzioni incaricate della redazione o reperibilità, elenco dei requisiti minimi richiesti dal bando. Il Responsabile Commerciale stabilisce le responsabilità di approntamento dei documenti da produrre e le formalizza nel documento di schedatura della gara. Il Responsabile Ufficio Gare inserisce la scheda della gara unitamente al bando nel volume Bandi in scadenza seguendo l ordine crescente di scadenza e provvede a distribuire copia del bando alle funzioni incaricate di produrre documenti. 9.2 DOCUMENTAZIONE RICHIESTA DAL BANDO Il Responsabile Commerciale, con l interfaccia del Responsabile di Area competente, provvede alla redazione della documentazione tecnica economica di offerta sulla base dei criteri stabiliti nel bando. Per la formulazione dell offerta tecnica ed economica, vengono presi in considerazione i seguenti aspetti: eventuale documentazione di base messa a disposizione dalla stazione appaltante (capitolato speciale d appalto, documentazione stato attuale, progetto di livello inferiore di quello messo a gara, relazione geologica, sondaggi, ecc.); dati caratteristici, parametri specifici e ubicazione dell opera oggetto di gara, eventuali rapporti precedenti con la stazione appaltante; eventuale esperienza maturata in progetti similari; valutazione della necessità di eventuali sopralluoghi; strategie commerciali (ampliamento settori e aree geografiche di interesse, nuove committenze, visibilità, ecc.).

8 Pag. 8 di 10 Incarica quindi il Responsabile di Area competente di emettere l eventuale relazione tecnica metodologica. Il Responsabile Ufficio Gare provvede a: preparare i documenti e/o certificati di propria competenza; in particolare il documento di presentazione della società con le schede dei lavori significativi similari a quello oggetto del bando e i curricula dei singoli professionisti. La redazione di questi documenti viene svolta conformemente alla Istruzione QUN 001 Modalità di redazione di curriculum vitae e documento di presentazione della società ; reperire tutta la documentazione e/o certificazione dalle funzioni incaricate utilizzando come lista di riscontro la scheda della gara; verificare che la documentazione sia stata approntata secondo le modalità richieste nel bando; spedire la documentazione all ente appaltante entro i termini e con le modalità definite dal bando stesso. 10. ARCHIVIAZIONE Il Responsabile Ufficio Gare completa l inserimento di informazioni sia sul Registro che sulla Scheda di gara. Il personale dell Ufficio Gare provvede all archiviazione sia cartacea che informatizzata dei documenti predisposti per la gara stessa secondo quanto stabilito nella Procedura QPN 004 Gestione della Documentazione. L archiviazione cartacea avviene con l inserimento nei rispettivi volumi, a seconda del tipo di gara, della cartella contenente la scheda della gara e i documenti principali di istruzione della gara. L inserimento avviene in ordine di codice. L archiviazione dei file prodotti avviene nel server della rete informatica interna all azienda nella cartella Archivio del volume Gare in una sottocartella identificata con il numero di archivio della gara stessa.

9 Pag. 9 di ACQUISIZIONE COMMESSA 11.1 STIPULA CONTRATTO/CONVENZIONE In caso di esito positivo della gara che comporta l acquisizione di una commessa, il Responsabile Ufficio Gare comunica al Presidente i dati per prendere contatti con il Responsabile del Procedimento dell Ente appaltante per la stipula del Contratto / Convenzione. In questa fase, il Presidente può avvalersi del Responsabile dell Amministrazione e dei Responsabili di Area competenti. L'originale del Contratto / Convenzione e/o Ordine viene gestito ed archiviato dopo le dovute registrazioni sul sistema informativo, a cura della Segreteria Amministrativa che ne consegnerà una copia al Responsabile di Area. Il Presidente assegna la commessa ad un Responsabile di Area, al quale consegna tutta la documentazione finora prodotta per archiviarla nella cartella di commessa. APERTURA DELLA COMMESSA Il Responsabile di Area provvede a: a) compilare la sezione 1 del modulo QNN 005 Apertura Attività con tutti i dati relativi al Cliente, all oggetto dell incarico e al tipo di commessa; b) registrare la commessa sul modulo QNN 006 Registro delle Commesse ; c) compilare il modulo QNN 008 Scheda informativa e consegnarla al Responsabile Ufficio Gare, nel caso che la commessa aperta sia significativa per il curriculum societario e/o dei singoli professionisti; d) nominare il Responsabile di Progetto. Il Responsabile di Progetto, così nominato, provvede a: a) aprire una Cartella di Commessa compilando il modulo QNN 007 inserendo nel suo interno tutti i documenti forniti dal Cliente e tutta la documentazione prodotta; b) avviare la fase produttiva vera e propria. Il Responsabile Gestione Qualità stabilisce se la commessa rientra o meno nel campo di applicazione del Sistema Qualità compilando la sezione 2 del modulo Apertura Attività. Per motivi di carico di lavoro o per decisione del Consiglio di Amministrazione, può verificarsi la sostituzione del Responsabile di Progetto durante lo svolgimento della stessa. La variazione del nominativo viene registrata a cura del Responsabile Gestione Qualità nella sezione 3 del modulo Apertura Attività indicando la data, il nominativo e il codice del nuovo Responsabile di Progetto il quale appone la firma per accettazione. In seguito sarà cura del nuovo Responsabile di Progetto informare il Cliente dell avvenuto cambio.

10 Pag. 10 di MONITORAGGIO DEI RISULTATI DI GARA Il Responsabile Ufficio Gare provvede a contattare gli enti appaltanti per conoscere l esito delle gare e a predisporre richiesta scritta degli atti di aggiudicazione delle gare. Quindi inserisce i dati riguardanti i risultati negli appositi Registri di gara per effettuare il monitoraggio degli indicatori nei tempi e modi previsti dalla Direzione nel documento Piano di Sviluppo della Politica della Qualità. Il Responsabile Ufficio Gare effettua l analisi degli atti di aggiudicazione delle gare al termine di ogni anno e raccoglie i risultati in un rapporto da presentare alla Direzione nel quale evidenzia: punti di eccellenza, aspetti critici e possibilità di miglioramento. In caso di esito positivo, il Responsabile Ufficio Gare inoltra al Presidente la comunicazione di aggiudicazione della gara per l espletamento delle formalità di contratto e/o convenzione.