SAP Invoice Management by OpenText. Silvia Populin SAP Italia 8 maggio 2014

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1 SAP Invoice Management by OpenText Silvia Populin SAP Italia 8 maggio 2014

2 Tipici ostacoli all efficienza delle operazioni di contabilità fornitori (AP) Scarse relazioni con i fornitori Eccessivo costo per fattura Difficoltà nella preparazione dei ratei Inadeguatezza dei controlli sui processi AP (rischio di mancata conformità) Limitata visibilità delle passività Nessuna informazioni utile sui colli di bottiglia nei processi Alto costo delle operazioni finanziarie Scarse relazioni con i fornitori Frammentati e inefficienti Basati su procedure cartacee e ad a elevata intensità di lavoro manuale Mancanza di standardizzazione Sistemi autonomi frammentati Nessuna gestione di workflow Nessuna integrazione con la contabilità generale o la contabilità clienti 2011 SAP AG. All rights reserved. 2

3 Come ottimizzare il processo di fatturazione della contabilità fornitori Abitudini di pagamento omogenee nelle varie nazioni e organizzazioni Approccio collaborativo in fase di pagamenti e contenziosi Visibilità generale nelle passività Visibilità generale nei colli di bottiglia dei processi Operazioni efficienti Costi ridotti Miglioramento delle relazioni con i fornitori Standardizzazione e maggiore automazione Snellire i processi manuali, basati su carta Workflow che riducono al minimo i tempi di verifica e riconciliazione Sistemi e processi integrati Risolvere la disomogeneità tecnologica Semplicità dell applicazione in termini di manutenzione, aggiornamento e utilizzo 2011 SAP AG. All rights reserved. 3

4 Elaborazione manuale delle fatture Un grave rischio di inefficienza per l azienda I processi manuali di gestione delle fatture assorbono risorse Ricerca dei dati storici dispendiosa in termini di tempo Comunicazioni con i fornitori lunghe e laboriose Documentazione e altre richieste di ulteriori informazioni Inoltro manuale Monitoraggio e aggiornamenti ad elevata intensità di lavoro Scalabilità limitata dall organico Processi inefficienti e ad elevata intensità di lavoro Incapacità di ottimizzare il cash-flow e le relazioni con i fornitori Incapacità di migliorare la trasparenza generale dell azienda La mancanza di controllo sui processi introduce un rischio per la conformità 2011 SAP AG. All rights reserved. 4

5 SAP Invoice Management Gestione automatizzata delle fatture, dalla carta alla scrittura contabile Posta in arrivo (posta o fax in entrata) Fattura Riconoscimento Fattura Verifica Collaborazione e monitoraggio Fattura Completamento Pagamento Preparare Trasformare Verificare e completare Gestione delle eccezioni Approvare Pagare Scansione OCR Workflow Commento Registrare fatture Archiviazione Validazione Procedure automatizzate di riconciliazione e registrazione SAP Archiving by OpenText* Opzione OCRper SAP Invoice Management SAP Invoice Management ERP (FI/AP) * o altro repository con certificazione SAP ArchiveLink 2011 SAP AG. All rights reserved. 5

6 Molteplici canali di ingresso dei documenti HUB HUB HUB Validazione della firma digitale Hub e portali Fornitore EDI PDF/ Cloud/Ariba network Riconoscimento fatture SAP Business Suite Verifica fatture passive Pagamento ERP EDI $ Y SRM FAX Carta Fax Scansione documento ad es. SAP Archiving - Enterprise Scan Procedure automatizzate di riconciliazione di riconciliazione e registrazione e registrazione Opzione OCRper SAP Invoice Management SAP Invoice Management Pagare ERP (FI/AP) Archiviazione e visualizzazione di documenti ad es. SAP Archiving by OpenText 2011 SAP AG. All rights reserved. 6

7 I vantaggi di SAP Invoice Management per l organizzazione Semplificare e ottimizzare l intero processo di gestione delle fatture Creare efficienze grazie a un processo snellito e automatizzato che prevede approvazioni Migliorare la gestione del capitale circolante attraverso una migliore visibilità sui fabbisogni di cassa Abbattere i costi grazie all estrazione automatizzata dei dati, l automazione dei processi e il controllo Ridurre i costosi errori manuali Migliorare i processi aziendali e ridurre i rischi per la conformità Consentire rendiconti finanziari più accurati grazie alla completa visibilità Separare le funzioni attraverso il controllo del workflow Monitorare tutte le fasi del processo di fatturazione Fornire un audit trail completo Ottimizzare l utilizzo degli sconti di cassa, inclusa la scontistica dinamica 2011 SAP AG. All rights reserved. 7

8 Supportare le organizzazioni distribuite Fattura ricevuta a Londra, UK Viene scansionata Avvio del workflow in SSC in Asia Centro servizi condivisi Impiegato AP in Asia Inoltra all acquirente negli USA Inoltra all approvatore in Argentina L acquirente negli USA risolve l eccezione L approvatore in Argentina dà l OK 2011 SAP AG. All rights reserved. 8

9 Snellire le operazioni di contabilità fornitori con l OCR Costi ridotti Migliore qualità dei dati Maggiore efficienza La sicurezza della conformità Minori costi del personale dedicati alla digitazione manuale Knowledge base integrata con supporto pronto all uso per oltre 25 paesi e supporto di base per 80 paesi aggiuntivi Combinando l OCR con la verifica manuale dei dati si riducono al minimo gli errori Le procedure automatizzate estraggono una maggior quantità di dati aziendali Possibilità di elaborare qualsiasi volume di fatture nei tempi desiderati Le fatture prive di errori OCR vengono automaticamente inoltrate all elaborazione Controlli di conformità basati su dati estratti dalle fatture Dati più precisi consentono l introduzione di un maggior numero di regole aziendali 2011 SAP AG. All rights reserved. 9

11 SAP Invoice Management OCR Option Riconoscimento automatizzato di fatture cartacee Procedure automatizzate di riconciliazione e registrazione Riconoscere Analizzare Estrarre Normalizzare Verificare 10/24/ IMPIEGATO: 12 DATA DI SPEDIZIONE DATA ORDINE 30/10/02 24/10/02 CODICE COPERTURA PA 3 Data Parola Numero Data ordine = 10/24/08 Formato(USA) Giorno = 24 Mese = ottobre Anno = sì Export Valido periodo? no Digitazione manuale Convertire pixel in caratteri Trovare entità significative e taggarle Trovare la data corretta tra tutte le alternative rilevate Scomporre la stringa in unità secondarie e riformattare se necessario Effettuare un controllo a fronte di regole aziendali e di plausibilità 2011 SAP AG. All rights reserved. 11

12 SAP Invoice Management by OpenText Riconciliazione automatizzata delle fatture Procedure automatizzate di riconciliazione e registrazione Verificare e completare Verificare duplicati Controllo con regole aziendali Approvare Pagare I campi dati incompleti vengono inoltrati automaticamente per la compilazione I metadati formattati in modo errato vengono inoltrati per la correzione I metadati non coerenti vengono inoltrati per la correzione Basato sul campo dati fattura Ruolo speciale per analista duplicati Variabili facilmente modificabili Disponibilità di fattura precedente per confronto Rilevamento anticipato Oltre 30 regole configurabili di OdA/fatture Oltre 15 regole configurabili di fatture non OdA Collaborazione per la risoluzione Disponibili in versione localizzata Supporta la registrazione contabile diretta Inoltra automaticamente per la codifica, validazione e approvazione del conto Inoltro delle approvazioni configurabile Approvazione a livello di singola unità per fatture OdA senza entrata merci Pagamento autorizzato solo dopo risoluzione Permette di sfruttare tutti gli sconti Monitorare 2011 SAP AG. All rights reserved. 12

13 Utenti focalizzati sull elaborazione delle eccezioni Collaborazione efficiente Raggruppamento intuitivo dei problemi di fatturazione Accesso con un clic alle informazioni d appoggio 2011 SAP AG. All rights reserved. 13

14 Elaborazione dei documenti Controllo dei duplicati Veste grafica SAP già nota Correzione e validazione immediate dei dati Rilevamento anticipato e automatico dei duplicati 2011 SAP AG. All rights reserved. 14

15 Elaborazione delle eccezioni Discrepanza di prezzo Gestione delle eccezioni basato su best practice Accesso con un clic alle informazioni d appoggio Opzioni di processo basate sui ruoli Trasparenza dell inoltro basato sui ruoli Storico processi completo 2011 SAP AG. All rights reserved. 15

16 Approvazione delle fatture con assegnazione delle informazioni contabili Approvazione in portale UI preferenziale o SAPGUI Facilità di delega per la contabilizzazione Un clic per avere informazioni aggiuntive Informazioni concise, facilmente intelligibili Validazione dati immediata Storico approvazioni immediato Un clic per approvare o respingere 2011 SAP AG. All rights reserved. 16

17 Report di Aging Chi si occupa attualmente del problema di fatturazione? Raggruppamento per ruolo o per tipo di documento Doppio clic per ottenere tutti i dettagli 2011 SAP AG. All rights reserved. 17

18 Indicatori chiave di processo immediati Criteri di filtro Passivo totale Rapporto di E-invoicing Voci aperte Tipologia di verifica fattura Tassi di eccezione Principali fornitori 2011 SAP AG. All rights reserved. 18

20 SAP Invoice Management by OpenText Ottimizzazione dei processi Problema affrontato SAP Invoice Management Valore ottenuto Conformità - Controllo dei processi di contabilità fornitori Eccessivo costo per fattura Limitata visibilità delle passività Processo guidato dal sistema basato su regole aziendali preconfigurate Eliminazione degli errori di inserimento dati e delle fatture duplicate Ritardi evitati grazie alle approvazioni Ottimizzato per le operazioni dei servizi condivisi Stato di tutte le fatture ricevute visibile in una sola schermata Reportistica di processo avanzata Audit trail completo Ridurre il costo Contabilità Fornitori Strutturare l uso dello sconto di cassa Migliorare il cash flow Fatture accurate e controllo dei processi Difficoltà nella preparazione dei ratei Scarse relazioni con i fornitori Ratei di fatturazione determinati senza operazioni aggiuntive tramite la reportistica dei passivi Fatture elaborate in modo accurato e sollecito Pagamenti dei fornitori attivati con puntualità Riduzione dei cicli di chiusura Eliminazione dei costi aggiuntivi e dei reclami dei fornitori Negoziare migliori condizioni di prezzi e pagamenti Miglioramento del giudizio di solvibilità 2011 SAP AG. All rights reserved. 20

21 Thank You! Silvia Populin Expert Solution, Presales EPM/Finance SAP Italia Campus tecnologico ENERGY PARK - Edificio 03 Via Monza 7/A Vimercate MB M E silvia.populin@sap.com Conference call ,, #

22 2011 SAP AG. All rights reserved No part of this publication may be reproduced or transmitted in any form or for any purpose without the express permission of SAP AG. The information contained herein may be changed without prior notice. Some software products marketed by SAP AG and its distributors contain proprietary software components of other software vendors. Microsoft, Windows, Excel, Outlook, and PowerPoint are registered trademarks of Microsoft Corporation. IBM, DB2, DB2 Universal Database, System i, System i5, System p, System p5, System x, System z, System z10, System z9, z10, z9, iseries, pseries, xseries, zseries, eserver, z/vm, z/os, i5/os, S/390, OS/390, OS/400, AS/400, S/390 Parallel Enterprise Server, PowerVM, Power Architecture, POWER6+, POWER6, POWER5+, POWER5, POWER, OpenPower, PowerPC, BatchPipes, BladeCenter, System Storage, GPFS, HACMP, RETAIN, DB2 Connect, RACF, Redbooks, OS/2, Parallel Sysplex, MVS/ESA, AIX, Intelligent Miner, WebSphere, Netfinity, Tivoli and Informix are trademarks or registered trademarks of IBM Corporation. Linux is the registered trademark of Linus Torvalds in the U.S. and other countries. Adobe, the Adobe logo, Acrobat, PostScript, and Reader are either trademarks or registered trademarks of Adobe Systems Incorporated in the United States and/or other countries. Oracle is a registered trademark of Oracle Corporation. UNIX, X/Open, OSF/1, and Motif are registered trademarks of the Open Group. Citrix, ICA, Program Neighborhood, MetaFrame, WinFrame, VideoFrame, and MultiWin are trademarks or registered trademarks of Citrix Systems, Inc. HTML, XML, XHTML and W3C are trademarks or registered trademarks of W3C, World Wide Web Consortium, Massachusetts Institute of Technology. Java is a registered trademark of Sun Microsystems, Inc. JavaScript is a registered trademark of Sun Microsystems, Inc., used under license for technology invented and implemented by Netscape. SAP, R/3, SAP NetWeaver, Duet, PartnerEdge, ByDesign, SAP BusinessObjects Explorer, StreamWork, and other SAP products and services mentioned herein as well as their respective logos are trademarks or registered trademarks of SAP AG in Germany and other countries. Business Objects and the Business Objects logo, BusinessObjects, Crystal Reports, Crystal Decisions, Web Intelligence, Xcelsius, and other Business Objects products and services mentioned herein as well as their respective logos are trademarks or registered trademarks of Business Objects Software Ltd. Business Objects is an SAP company. Sybase and Adaptive Server, ianywhere, Sybase 365, SQL Anywhere, and other Sybase products and services mentioned herein as well as their respective logos are trademarks or registered trademarks of Sybase, Inc. Sybase is an SAP company. All other product and service names mentioned are the trademarks of their respective companies. Data contained in this document serves informational purposes only. National product specifications may vary. The information in this document is proprietary to SAP. No part of this document may be reproduced, copied, or transmitted in any form or for any purpose without the express prior written permission of SAP AG. This document is a preliminary version and not subject to your license agreement or any other agreement with SAP. This document contains only intended strategies, developments, and functionalities of the SAP product and is not intended to be binding upon SAP to any particular course of business, product strategy, and/or development. Please note that this document is subject to change and may be changed by SAP at any time without notice. SAP assumes no responsibility for errors or omissions in this document. SAP does not warrant the accuracy or completeness of the information, text, graphics, links, or other items contained within this material. This document is provided without a warranty of any kind, either express or implied, including but not limited to the implied warranties of merchantability, fitness for a particular purpose, or non-infringement. SAP shall have no liability for damages of any kind including without limitation direct, special, indirect, or consequential damages that may result from the use of these materials. This limitation shall not apply in cases of intent or gross negligence. The statutory liability for personal injury and defective products is not affected. SAP has no control over the information that you may access through the use of hot links contained in these materials and does not endorse your use of third-party Web pages nor provide any warranty whatsoever relating to third-party Web pages SAP AG. All rights reserved. 22