Gestione digitale del ciclo passivo attraverso un sistema documentale collaborativo. Amedeo Prodi, SAP Italia

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1 Gestione digitale del ciclo passivo attraverso un sistema documentale collaborativo Amedeo Prodi, SAP Italia

2 Agenda Registrazione e welcome coffee Benvenuto e introduzione La gestione collaborativa del ciclo di vita del documento La gestione digitale del ciclo passivo Presentazione caso cliente e possibili approcci progettuali Q&A Aperitivo 2014 SAP AG. All rights reserved. 2

3 Recenti studi AIIM sui processi documentali Processi aziendali con maggiore necessità di integrazione con l ECM Nella vostra organizzazione, quali processi aziendali risentono maggiormente dell assenza di integrazione con la gestione di contenuti/documenti? (N=120) Contabilità fornitori (fatture) Gestione progetti Legale HR Vendite/CRM Manutenzione/asset management Assistenza clienti Controllo qualità Gestione casi Approvvigionamento 0% 2% 4% 6% 8% 10% 12% 14% Maggiori vantaggi dell integrazione dell ECM con i processi aziendali Quali sono a vostro parere i DUE maggiori vantaggi della possibilità di collegare l ECM con l ERP e il CRM? (N=296) Collegamento tra documenti e workflow transazionali Accesso immediato all intero contenuto correlato Condivisione delle conoscenze Conformità di una gestione coerente Elevata qualità e riduzione degli errori Migliore gestione delle risorse di archiviazione Vantaggio commerciale/strategico dell accesso combinato ai dati strutturati e non strutturati 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% Fonte: White Paper AIIM: Connecting ERP and ECM: Measuring the Benefits 2014 SAP AG. All rights reserved. 3

4 SAP and OpenText 20 Years of Partnership OpenText acquires IXOS 1992 SAP Portal Content Management SAP Portal Site Management SAP Travel Receipts Management SAP Document Presentment SAP Employee File Management SAP Digital Asset Management SAP Extended ECM SAP Invoice Management SAP Archiving & Document Access Co-development of DoD certified Records Management First ISV Powered by SAP NetWeaver SAP CRM co-development SAP ITS co-development (Internet Transaction Server) SAP ArchiveLink co-development, IXOS-ARCHIVE for SAP R/ SAP AG. All rights reserved Co-innovation CMIS interface

6 L importanza dei documenti di business Estendere il contesto Scandire l esecuzione dei processi Fornire una guida per gli utenti Scambio e collaborazione tra gli utenti Compliance con le regolamentazioni 2014 SAP AG. All rights reserved. 6

7 Benefici di un approccio integrato Aumentare l efficienza dei processi di business Contenuto gestito nel modo corretto in un singolo punto Veloce e trasparente accesso a tutti i documenti SAP Business Suite SAP Extended ECM Contenuto connesso ai processi di business Consistenza tra i dati SAP e i documenti Contenuto sicuro per l intero ciclo di vita Riduzione dei processi cartacei Controllare gli aspetti legali e i potenziali rischi di compliance 2014 SAP AG. All rights reserved. 7 7

8 L estensione documentale dei processi di business Content-Enriched Business Processes Ruoli Dati SAP Business Object Transazioni Eventi Contenuto Content Workspaces Relazioni Meta Data Customer ABC ID 4711 Date Status Prospect Owner Meier Collaborazione Business Object Struttura Cartelle Folder 1 Folder 2 Sub Folder 1 Sub Folder 2 Sub Folder A Sub Folder B Folder 3 Workflows Ruoli & Policy Documenti Ciclo di vita 2014 SAP AG. All rights reserved. 8

9 SAP Extended ECM Collegare gli utenti al contenuto, all interno o all esterno dei sistemi SAP SAP User Non-SAP User Contenuto e Dati in SAP Contenuto non strutturato fuori SAP 2014 SAP AG. All rights reserved. 9 9

15 Extended ECM Business Relationships Material Workspace Materials Supplier, PO Workspace Supplier Business Relationships SAP MM Assets & Plants SAP PM Projects SAP FI, SRM EQUI, FLOC Workspace Project Workspace SAP PS, PPM SAP SD, CRM Products Product Workspace SAP PLM, QM Customers Customer Workspace 2014 SAP AG. All rights reserved

16 Extended ECM Business Relationships Business Relationships Possono essere bi-direzionali, gerarchici o liste Completamente navigabili Le informazioni sulle relazioni sono fornite da SAP Automaticamente aggiornate 2014 SAP AG. All rights reserved. 16

18 Extended ECM Business References Business References I Business References possono essere utilizzati su tutti gli oggetti in ECM Possono essere gestiti collegamenti multipli ai SAP Business Objects 2014 SAP AG. All rights reserved. 18

20 Extended ECM Business References Business References Campi di ricerca basati su SAP Search Help Ricerca di SAP objects all interno di Extended ECM Basata sulle funzioni di ricerca esistenti in SAP Search Help È un accesso live ai sistemi SAP. Risultati provenienti da SAP 2014 SAP AG. All rights reserved. 20

21 Extended ECM Business References Business References Un singolo documento di specifica è collegato a 4 differenti SAP Business Objects (Equipment) Un nuovo Business Reference può essere aggiunto via SAP o ECM UI Il link Display visualizza il SAP Business Objects nella SAP UI Open Workspace visualizza il workspace e i relativi documenti SAP AG. All rights reserved

22 SAP Extended ECM by OpenText: Gestione documentale per l intera SAP Business Suite Document Management per gestire le versioni e le policy di accesso Evitare i problemi di versioning e gestire l'accesso Capture documenti cartacei ed Automatizza I processi cartacei attraverso l acquisizione. Records Management per la conservazione dei contenuti aziendali Riduce i rischi e conformità contenziosi Content Access per recuperare il contenuto associato all'oggetto SAP da più interfacce utente, dentro e fuori di SAP SAP Business Process Platform Collaboration spazi di lavoro per I gruppi di lavoro interni ed esterni Efficienze date da una collaborazione real time Content-centric Workflow per approvazioni e instradamento dei documenti Visibilità e controllo sulle approvazioni del contenuto. Archive dati SAP contenuto non strutturato Riduce i costi IT archiviando i dati 2014 SAP AG. All rights reserved. 22

23 SAP Extended ECM by OpenText: Acquisizione contenuto SAP Business Process platform Capture documenti cartacei ed Automatizza I processi cartacei attraverso l acquisizione. Scanning Indexing Forms Management Intelligent Classification Processi Batch Imaging Viewers Solution Enablers Riconoscimento Bar-Code Acquisizione di vario tipo (carta, fax, mail ) Value Drivers Eliminazione cartaceo e liberazione spazi Riduzione costi di stampa, di copia e di archiviazione carta Archiviazione consistente ed efficace Riduzione errori caricamento manuale Diminuzione costo archiviazione contenuti non- SAP 2014 SAP AG. All rights reserved. 23

26 Creazione e Cattura documenti in Microsoft Office Salvataggio nel repository dalla ribbon di Microsoft Office Slide SAP AG. All rights reserved. Copyright Open Text Corporation. All rights reserved. 26

28 Acquisizione documenti cartacei scansionati tramite una Form Indicizzazione Metadati Anteprima di pagina Miniature di pagina Slide SAP AG. All rights reserved. Copyright Open Text Corporation. All rights reserved. 28

29 SAP Extended ECM by OpenText: Accesso al Contenuto SAP Business Process platform Content Access per recuperare il contenuto associato all'oggetto SAP da più interfacce utente, dentro e fuori di SAP Solution Enablers Interfaccia utente basata sul ruolo Integrazione con MS Office, Web e SAP GUI Ricerca globale Browsing e Navigazione nei Contenuti Virtual Foldering Personalizzazione Permission and Role Management Value Drivers Riduzione costo delle ricerche Aumento produttività utenti SAP Aumento accessibilità ai contenuti per collaborazioni cross-dipartimentali Riduzione tempo di deployment Semplice adozione per gli end users 2014 SAP AG. All rights reserved. 29

30 Ubiquitous Content Access in preferred Environment SAP GUI and SAP NW BC SAP Extended ECM (Web UI) MS Windows Explorer Workspace SAP CRM und SAP SRM MS Outlook und MS Office SAP NetWeaver Portal Mobile Devices MS SharePoint 2014 SAP AG. All rights reserved. 30

32 Gestione dei Folder Virtuali SAP GUI SAP Document Access by OpenText Accesso a tutti I documenti per gli utenti SAP Extensione Opentext Funzionalità standard SAP CRM Cartelle Virtuali basate sul processo SD SAP PLM MM Contenuti esterni FI SAP SRM 2014 SAP AG. All rights reserved. 32

33 SAP Document Access by OpenText in SAPGUI SAP GUI Transazione SAP Informazione sugli oggetti di business SAP Integrazione dei flussi cartacei Integrazione documenti desktop Visualizzazione dei documenti Integrazioene delle stampe SAP Integrazione SAP AG. All rights reserved. 33

38 Extended ECM in Web User Interface Web UI La struttura delle cartelle nei workspace può essere automaticamente creata basata su template SAP PM Data per Equipment P-3000-N001 Oggetti SAP correlati: FLOC, Maintenance Notifications e Ordini sono visualizzati nella barra di navigazione 2014 SAP AG. All rights reserved

39 Example: Workspace in MS Windows Windows & Office Integrazione in MS Windows Complete funzionalità ECM: preview dei documenti,modifica in office, versioning, audit, metadata, etc. Gerarchia di oggetti SAP completa (e.g. FLOC, EQUI) 2014 SAP AG. All rights reserved. 39

40 Extended ECM in Microsoft Outlook Client Drag & Drop s da Outlook ai Workspace Gerarchia di oggetti SAP completa (e.g. FLOC, EQUI) Complete funzionalità ECM: preview dei documenti,modifica in office, versioning, audit, metadata, etc SAP AG. All rights reserved. 40

41 SAP Extended ECM by OpenText: Archiviazione SAP Business Process platform Solution Enablers Data and Document Archiving Storage Management agnostico Migrazione contenuti tra differenti storage devices Integrazione con SAP ILM Sicurezza evoluta Single Instance Archiving Value Drivers Taglio costi tramite consolidamento piattaforme di archiviazione Riduzione tempi di risposta nella gestione di grossi moli di dati e documenti Riduzione del rischio proteggendo i contenuti tramite repliche & disaster recovery con storage non manomettibili Archive dati SAP contenuto non strutturato Riduce i costi IT archiviando i dati 2014 SAP AG. All rights reserved. 41

42 Gestione logica degli storage HSM (WORM) EFS (Local Disk, SAN) Draft documents Open Text Metadata Services Logic Archive Collaboration Logic Archive SEC or HR Logic Archive Finance Open Text Archive & Storage Services CAS (WORM) SAN, NAS, JBOD Disk Array 2014 SAP AG. All rights reserved. Copyright Open Text Corporation. All rights reserved. 42

43 Riduzione del TCO con Data Archiving Mantenere i database con dimensioni gestibili Costs Ridurre lo sforzo di amministrazione Gestione del ciclo di vita di archiviazione Ridurre i dati prima delle migrazioni SAP Compliance Gestire i file di dati SAP su un archivio sicuro e conforme Elevata disponibilità, la replica, la distribuzione e il disaster recovery per proteggerli dai rischi SAP Archiving OpenText Enterprise Library Productivity Mantiene il sistema SAP con tempi di risposta brevi Offrire un facile accesso ai dati online e offline basato sui processi di business 2014 SAP AG. All rights reserved. 43

44 Riduzione del TCO con Legacy Decommissioning Costs Compliance Productivity Memorizzare i dati storici su Archive Server (supporti meno costosi) Supporta la dismissione dei sistemi legacy Non c'è bisogno di progetti lunghi e complessi di migrazione verso SAP Conforme alle norme di legge I dati storici sono ancora accessibili Mantenere bassi i tempi di risposta del database SAP L'accesso diretto ai dati legacy tramite SAPGUI per gli utenti business SAP Archiving OpenText Enterprise Library Legacy System PeopleSoft Siebel Oracle JDE Paisy R/ SAP AG. All rights reserved. 44

45 SAP Extended ECM by OpenText: Gestione del documento SAP Business Process platform Solution Enablers Controllo delle Versioni Check In/Out Categorizzazione Metadati Documenti compositi Audit Trail Accesso Utente/Gruppo Tipo contenuti agonostico Ricerca complessiva Value Drivers Riduzione tempo speso per ricerca univocità documenti Riduzione costi rintracciamento contenuti in azienda Riduzione costi dei file servers e delle applicazioni documentali dipartimentali Diminuzione stampe e copie tra applicazioni Document Management per gestire le versioni e le policy di accesso Evitare i problemi di versioning e gestire l'accesso 2014 SAP AG. All rights reserved. 45

46 Extended ECM Policies Accesso ai Workspace guidato da SAP Roles & Policies Business Suite Account Manager Il ruolo, il suo profilo e i suoi oggetti autorizzativi determinano l'accesso a un oggetto di business in un sistema SAP Extended ECM Policies controllano l'accesso ai workspace in base ai ruoli e dati SAP. Technician Equipment Customer Becker Berlin Customer APC Computers 2014 SAP AG. All rights reserved. 46

47 Business Policies per accedere ai Workspaces Roles & Policies Available Customer Workspaces Filtered L utente può vedere solo i clienti delle sales organizations assegnate 2014 SAP AG. All rights reserved. 47

50 SAP Extended ECM by OpenText: Workflow SAP Business Process platform Workflow documentale ad hoc Work item lists Notifiche Solution Enablers Workflow Editor Workflow Monitor Value Drivers Riduzione costi verifica ed approvazione Taglio costi per processi relativi a documenti regolamentati Riduzione tempo speso su processi document intensive Miglioramento e processi e compliance tramite l uso di firme elettroniche Content-centric Workflow per approvazioni e instradamento dei documenti Visibilità e controllo sulle approvazioni del contenuto SAP AG. All rights reserved. 50

51 Gestione/ Verifica - Workflow Rappresentazione dei processi aziendali per la verifica e l approvazione dei documenti tramite il workflow painter Edit Draft Collaborative Review Render PDF Approval Signature Publish Verifica Approvazione 2014 SAP AG. All rights reserved. 51

52 Gestione/ Verifica - Workflow Edit Draft Collaborative Review Render PDF Approval Signature Publish Verifica Approvazione 2014 SAP AG. All rights reserved. Copyright Open Text Corporation. All rights reserved. 52

55 SAP Extended ECM by OpenText: Collaboration SAP Business Process platform Collaboration spazi di lavoro per I gruppi di lavoro interni ed esterni Efficienze date da una collaborazione real time Solution Enablers Team e Project rooms Shared Workspace Discussioni Notifiche Task Lists Canali News / Ticker Sondaggi Value Drivers Miglioramento produttività e accelerazione decisioni Connessione globale team di progetto Indirizzamento decisioni di business ai referenti appropriati Automazione comunicazioni in azienda Riduzione costi di progetto tramite accesso sicuro ai contenuti 2014 SAP AG. All rights reserved. 55

57 SAP Extended ECM by OpenText: Record Management SAP Business Process platform Records Management for enterprise content retention Reduce compliance and litigation risk Solution Enablers File Plan & Administration Gestione Metadati Retention Schedules & Legal Holds Gestione Records fisici Circolazione records evoluta Classificazione automatica Disposition Audit Trails Value Drivers Pianificazione aziendale olistica del records management Eliminazione difendibile dei contenuti aziendali Mitigazione rischio Diminuzione esposizione ai costi di conoscitiva legale Riduzione costi di storage tramite distruzione proattiva Facilitazione decommissioning dei contenuti legacy 2014 SAP AG. All rights reserved. 57

58 Gestione e controllo del ciclo di vita con RM Justifications Actions RSI Retention Schedules Dispositions Classifications Holds Documents 2014 SAP AG. All rights reserved. Copyright Open Text Corporation. All rights reserved. 58

59 Demo

60 Valore per il business

61 Benefici di SAP Extended ECM by OpenText? " Extended ECM offre un prodotto nativamente integrato negli oggetti di business SAP (SAP ERP, CRM, SRM, PLM, PPM,...) " L'accesso a tutte le informazioni di business rilevanti mediante l'interfaccia utente preferita (SAP GUI, SAP Portal, GUI Web, Client, MS Office, MS Windows) " Basso rischio d implementazione, minori tempi di upgrade e minor TCO data l'integrazione nativa tra SAP e Open Text e la roadmap congiunta di sviluppo dei prodotti. " Soluzione ECM leader del mercato enterprise venduta e mantenuta da SAP stessa SAP AG. All rights reserved. 61

62 Thank you! Amedeo Prodi, SAP Italia

63 2014 SAP AG. All rights reserved No part of this publication may be reproduced or transmitted in any form or for any purpose without the express permission of SAP AG. The information contained herein may be changed without prior notice. Some software products marketed by SAP AG and its distributors contain proprietary software components of other software vendors. Microsoft, Windows, Excel, Outlook, and PowerPoint are registered trademarks of Microsoft Corporation. IBM, DB2, DB2 Universal Database, System i, System i5, System p, System p5, System x, System z, System z10, System z9, z10, z9, iseries, pseries, xseries, zseries, eserver, z/ VM, z/os, i5/os, S/390, OS/390, OS/400, AS/400, S/390 Parallel Enterprise Server, PowerVM, Power Architecture, POWER6+, POWER6, POWER5+, POWER5, POWER, OpenPower, PowerPC, BatchPipes, BladeCenter, System Storage, GPFS, HACMP, RETAIN, DB2 Connect, RACF, Redbooks, OS/2, Parallel Sysplex, MVS/ESA, AIX, Intelligent Miner, WebSphere, Netfinity, Tivoli and Informix are trademarks or registered trademarks of IBM Corporation. Linux is the registered trademark of Linus Torvalds in the U.S. and other countries. Adobe, the Adobe logo, Acrobat, PostScript, and Reader are either trademarks or registered trademarks of Adobe Systems Incorporated in the United States and/or other countries. Oracle is a registered trademark of Oracle Corporation. UNIX, X/Open, OSF/1, and Motif are registered trademarks of the Open Group. Citrix, ICA, Program Neighborhood, MetaFrame, WinFrame, VideoFrame, and MultiWin are trademarks or registered trademarks of Citrix Systems, Inc. HTML, XML, XHTML and W3C are trademarks or registered trademarks of W3C, World Wide Web Consortium, Massachusetts Institute of Technology. Java is a registered trademark of Sun Microsystems, Inc. JavaScript is a registered trademark of Sun Microsystems, Inc., used under license for technology invented and implemented by Netscape. Business Objects and the Business Objects logo, BusinessObjects, Crystal Reports, Crystal Decisions, Web Intelligence, Xcelsius, and other Business Objects products and services mentioned herein as well as their respective logos are trademarks or registered trademarks of Business Objects Software Ltd. Business Objects is an SAP company. Sybase and Adaptive Server, ianywhere, Sybase 365, SQL Anywhere, and other Sybase products and services mentioned herein as well as their respective logos are trademarks or registered trademarks of Sybase, Inc. Sybase is an SAP company. All other product and service names mentioned are the trademarks of their respective companies. Data contained in this document serves informational purposes only. National product specifications may vary. The information in this document is proprietary to SAP. No part of this document may be reproduced, copied, or transmitted in any form or for any purpose without the express prior written permission of SAP AG. This document is a preliminary version and not subject to your license agreement or any other agreement with SAP. This document contains only intended strategies, developments, and functionalities of the SAP product and is not intended to be binding upon SAP to any particular course of business, product strategy, and/or development. Please note that this document is subject to change and may be changed by SAP at any time without notice. SAP assumes no responsibility for errors or omissions in this document. SAP does not warrant the accuracy or completeness of the information, text, graphics, links, or other items contained within this material. This document is provided without a warranty of any kind, either express or implied, including but not limited to the implied warranties of merchantability, fitness for a particular purpose, or non-infringement. SAP shall have no liability for damages of any kind including without limitation direct, special, indirect, or consequential damages that may result from the use of these materials. This limitation shall not apply in cases of intent or gross negligence. The statutory liability for personal injury and defective products is not affected. SAP has no control over the information that you may access through the use of hot links contained in these materials and does not endorse your use of third-party Web pages nor provide any warranty whatsoever relating to third-party Web pages. SAP, R/3, SAP NetWeaver, Duet, PartnerEdge, ByDesign, SAP BusinessObjects Explorer, StreamWork, and other SAP products and services mentioned herein as well as their respective logos are trademarks or registered trademarks of SAP AG in Germany and other countries SAP AG. All rights reserved. 63

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