Alfresco ECM. La gestione documentale on-demand

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1 Alfresco ECM La gestione documentale on-demand

2 Alfresco 3.2 La gestione documentale on-demand Oltre alla possibilità di agire sull efficienza dei processi, riducendone i costi, è oggi universalmente conosciuto che la corretta gestione dei documenti può incidere direttamente sulla creazione del valore, inducendo quindi una crescita di fatturato ed un miglioramento della relazione con il cliente. Non sono più, infatti, solo le aree tipicamente di backoffice quelle che possono beneficiare dell utilizzo delle nuove tecnologie per le applicazioni documentali, ma anche quelle legate al front-office, ove è possibile creare nuove modalità di interazione con i clienti al fine di massimizzare il fatturato ed il rapporto con la clientela. La quantità di documenti cartacei presenti nelle imprese è enorme, ma non esiste ne un integrazione ne un controllo centralizzato degli archivi; ciò provoca ridondanza, inefficienza se non in molti casi impossibilità a reperire i documenti ed una progressiva perdita del controllo del contenuto degli archivi. Non ultimo, la presenza di grandi masse cartacee, genera costi per la conservazione fisica. Non esistono dubbi sulla trasversalità del documento all interno dell impresa: il documento supporta i processi di business ed è un elemento unificante affinché i processi possano assolvere la loro funzione. In generale è chiaro che il ritorno dell investimento in un sistema di gestione documentale e tanto maggiore quanto maggiore e il supporto fornito ai processi di core business. Il documento digitale Spesso, quando si parla di progetti di gestione documentale, viene dichiarato come obiettivo principale, se non unico, l eliminazione della carta al fine di consentire alle aziende di avvicinarsi il più possibile al concetto di Paperless company. Riteniamo che un impresa debba affrontare un progetto di gestione documentale non solo per ma anche per ridurre il volume di documenti cartacei. Ovvero la eliminazione/riduzione dei volumi cartacei, in realtà, è uno strumento più che un fine, per raggiungere il vero obiettivo della creazione di un sistema di gestione documentale: la creazione del documento digitale che sostituisce il documento analogico con i suoi limiti. La creazione di un documento elettronico consente infatti al documento stesso di acquisire un insieme di proprietà tra cui la leggerezza e la velocità affinché esso possa essere facilmente spostato e modificato attraverso i processi aziendali. Infatti un documento digitale è caratterizzato dalle seguenti caratteristiche: - Condivisibilità S intende la possibilità di condividere i documenti all interno di una comunità, indipendentemente dalla sua forma originaria e dalla sua collocazione geografica; si pensi ai sistemi di Knowledge Management oppure ai Marketing Database. La condivisione segue ovviamente regole organizzative che garantiscono che la gestione dei documenti avvenga con la necessaria sicurezza e flessibilità. La condivisione viene anche utilizzata nelle procedure di workflow management che automatizzano processi aziendali. - Classificabilità e leggibilità del dato Con classificabilità s intende la possibilità di ricevere e classificare in modo automatico diverse tipologie di documenti per un utilizzo futuro. Ad esempio l automazione dell ufficio protocollo di tutta la corrispondenza in entrata ed il suo inoltro a seconda della tipologia di documento. Per leggibilità s intende la possibilità di estrarre da un documento informazioni in maniera selettiva attraverso algoritmi personalizzati: si pensi ad esempio alla lettura automatica dei campi di una fattura, alla lettura dei moduli di adesione ad un conto corrente ed all analisi di ricerche di mercato attraverso applicazioni OCR/ICR.

3 - Modificabilità e versionamento S intende la possibilità di modificare i contenuti di un documento mantenendo traccia delle sue versioni precedenti. Di notevole interesse sono oggi le applicazioni di personalizzazione del documento attraverso dati provenienti da altri sistemi: si pensi alla personalizzazione delle fatture con dati provenienti dal sistema di marketing al fine di generare comunicazioni one to one a segmenti di mercato. - Flessibilità S intende la possibilità di modificare, attraverso le proprietà descritte in precedenza, lo scopo iniziale per cui il documento e stato creato: la fattura, da elemento contabile, diventa mezzo di comunicazione alla clientela oppure una scheda precompilata letta dagli strumenti di lettura ottica sostituisce gli operatori di data entry. In definitiva, quindi, possiamo concludere che il documento dinamico, e le sue modalità di trattamento finalizzate ad uno scopo di business, facilitano e velocizzano lo svolgimento dei processi di business aggiungendo valore alle attività svolte precedentemente in modo manuale, con notevole dispendio di risorse ed energie, oppure non svolte poiché anti-economiche con gli strumenti a disposizione. L Enterprise Content Management con Alfresco Alfresco rappresenta una soluzione di ECM (Enterprise Content Management) rilasciata con licenza open source GPL, con la quale e possibile realizzare soluzioni di collaborazione, gestione documentale, soluzioni di archiviazione digitale, gestione di immagini, gestione contenuti web. La gestione documentale di Alfresco offre alle organizzazioni tutti i servizi necessari per la creazione, la conversione, la gestione e la condivisione di documenti elettronici. Sviluppato su standard industriali con licenza open source, il sistema fornisce strumenti per il controllo delle versioni, la ricerca, la visualizzazione e la gestione delle relazioni e delle dipendenze. L interfaccia amministrativa permette l importazione e l esportazione degli spazi documentali di lavoro completi, la definizione dei parametri di sicurezza, la gestione dei ruoli, dei gruppi e degli utenti. Il motore integrato di trasformazione dei documenti permette alla piattaforma di trasformare il formato dei contenuti in base alla definizione di regole di business.

4 Il potente motore di workflow integrato offre il pieno controllo del ciclo di vita dei documenti e dello svolgimento dei processi di creazione, revisione e pubblicazione degli stessi. I template di visualizzazione offrono un controllo in tempo reale sui documenti. La funzione di preview e utile per visualizzare i contenuti uniti ad altri elementi. In maniera simile la funzione documento composito aiuta a raggruppare logicamente i documenti, per esempio per i progetti di marketing. La gestione degli archivi digitali fornisce un unico punto operativo dal quale accedere ai contenuti multimediali e a tutti i relativi metadati trasversalmente a tutta l azienda. Funzionalità e Accessibilità Alfresco centralizza l'immagazzinamento Content Repository Alfresco centralizza l immagazzinamento e fornisce uno strumento semplice ed efficiente di accesso ad ogni genere di informazione digitale. Sia che si tratti dei contratti di lavoro, contratti di acquisto, di manutenzione o accordi di collaborazione con business partner, la completezza, la validità, la tracciabilità e l inalterabilità possono essere garantite. Le funzioni di gestione del ciclo di vita dei documenti offerte da Alfresco assicurano che le persone afferenti alle varie unita organizzative, divisioni e reparti possano lavorare assieme per svolgere tutti i processi collegati alla istruzione di una pratica o alla stipula di un contratto durante il suo ciclo di vita, dalla creazione attraverso la sua compilazione e modifica, fino al termine del suo uso.

5 Le funzioni chiave offerte sono: Gestione flessibile dei metadati. Pieno controllo sui privilegi di accesso. Sicurezza e controllo di versione. Trasformazione di formato. Indicizzazione e ricerca full text. Blocco, check in e check out dei documenti. Sincronizzazione off-line per l accesso fuori linea. Tassonomia e categorizzazione dei contenuti. Ricerca avanzata con metadati combinati, locazione e ricerca multicategoria. Report avanzati e cruscotti. Composizione logica tramite raggruppamento di altri contenuti. Anteprima. Cancellazione soft e supporto per il recupero dei documenti. Libreria immagini con anteprima. Caratteristiche del prodotto: in grado di fornire un supporto qualificato per l implementazione della soluzione Alfresco in differenti settori di mercato. Integrazione con altri prodotti - gli investimenti in tecnologia sono ottimizzati attraverso l integrazione con altri prodotti e tecnologie, inclusi i principali ERP SAP, Oracle e Microsoft, piattaforme server di molteplice natura e database SQL differenti. Tutto ciò rende Alfresco un prodotto scalabile ed adattabile. Rapida implementazione l implementazione è rapida ed efficace grazie all esperienza della Dotcom come partner certificato Alfresco in Italia ed all estero. Internazionalizzazione - grazie alla possibilità di lavorare all interno del sistema Alfresco in più lingue, il business aziendale può essere ampliato tranquillamente oltre i confini nazionali. Interfaccia Utente intuitiva Personalizzazioni semplici con Alfresco si possono personalizzare facilmente, funzionalità, schermate utente, struttura di salvataggio dei dati. Soluzioni verticali per settori di mercato siamo Dotcom S.r.l. Via Trento Trieste (TS) Per ulteriori informazioni: visita l indirizzo Servizio clienti:

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