Archiviazione e recupero efficiente delle informazioni

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2 L immediato accesso alle informazioni più importanti ottimizza l efficienza Le informazioni sono la linfa vitale della vostra azienda, l elemento portante di un efficiente processo decisionale. È quindi frustrante constatare che si spendono in media più di quattro ore la settimana alla ricerca d informazioni.* Therefore risolve rapidamente le inefficienze mettendo a vostra disposizione un sistema di archiviazione e recupero di facile implementazione, che garantisce a chiunque l accesso immediato a tutte le informazioni di cui possa necessitare, in modo funzionale, economico e sicuro. Cattura Distribuzione Archiviazione Gestione Server Therefore Ricerca Collaborazione Recupero Therefore agevola l archiviazione Molto semplicemente, Therefore vi consente di creare un archivio elettronico contenente tutte le informazioni aziendali. Grazie a questo strumento, potete catturare, organizzare e accedere a contenuti, immagini, documenti, rapporti e altre informazioni importanti per il vostro business. Dato che le informazioni archiviate possono essere facilmente localizzate avvalendosi di un interfaccia universale, o anche via web, i vostri collaboratori potranno lavorare in modo efficiente senza necessitare di particolari corsi di formazione. Archiviazione elettronica di qualsiasi tipo d informazione Attualmente, le informazioni ci giungono da molteplici fonti, in formati diversi. Ma questo non rappresenta un problema, perché grazie a Therefore i documenti cartacei, i file elettronici, i codici a barre e le possono essere gestiti con estrema facilità. * AIIM Europe 2009

3 Therefore vi consente di catturare, organizzare e accedere a contenuti, immagini, documenti, rapporti e altre informazioni importanti per il vostro business. Sicurezza e flessibilità eccellenti Therefore consente di definire in modo facile e preciso le autorizzazioni concesse a ogni singolo utente, così da potenziare la sicurezza del sistema. Gli amministratori possono configurare e specificare centralmente le regole aziendali. Inoltre, una firma digitale è automaticamente applicata a ogni documento. Conformità alle normative Per aiutare la vostra azienda a garantire la conformità dei documenti alle normative in vigore, la nuova funzione Criteri di conservazione consente di cancellare i documenti, o di eliminare dall archivio le versioni obsolete, dopo un determinato periodo di tempo. Su misura per la vostra azienda Dai sistemi entry-level monoutente alle implementazioni aziendali per la gestione di migliaia di utenti, Therefore è una soluzione totalmente scalabile. Gli utenti e le periferiche di acquisizione, quali scanner e stampanti multifunzione (MFP), possono essere aggiunti per crescere insieme al vostro business. consente l accesso basato su autorizzazioni e l archiviazione di documenti di qualsiasi formato.

4 Per rivoluzionare il modo in cui le informazioni sono gestite e condivise all interno della vostra azienda non occorre alcuna precedente esperienza di gestione documentale. Le operazioni di cattura, archiviazione e recupero delle informazioni sono talmente intuitive che qualsiasi dipendente in grado di utilizzare un PC potrà rapidamente destreggiarsi, lavorando in modo più efficiente. Ora chiunque può facilmente trovare ciò di cui ha bisogno Ricerca, selezione e raggruppamento Il nuovo Navigator vi consente di perfezionare le ricerche in tempo reale e di visualizzare contemporaneamente i risultati di più ricerche documentali. Le operazioni di ricerca possono essere salvate come modelli globali o locali, per adattarle alle vostre specifiche esigenze. Supporto OCR Il superiore motore OCR integrato in Therefore consente di salvare i documenti catturati in formato PDF passibile di ricerca o PDF/A. Potete rapidamente e facilmente cercare il testo desiderato oppure indicizzare i documenti con Microsoft Indexing Service per effettuare ricerche full-text. Visualizzazione, invio, modifica e stampa Il Viewer Therefore di nuova generazione mostra i documenti all interno del sistema Therefore, consentendovi di modificarli, distribuirli o stamparli. L applicazione con cui il documento è stato creato viene richiamata, per permettere all utente di utilizzarne tutte le funzionalità, incluse quelle di editing. Cattura, indicizzazione e archiviazione I documenti possono essere acquisiti rapidamente usando un MFP o uno scanner Canon. Capture Client consente, inoltre, di effettuare l indicizzazione automatica, per risparmiare tempo, mentre la funzione di miglioramento dell immagine permette di migliorare la qualità del documento acquisito. Therefore accesso web Un client web garantisce l accesso sicuro alle informazioni, in qualsiasi momento e luogo, mettendo a disposizione la stessa funzionalità di Therefore Navigator e Viewer. rivoluziona il modo in cui le informazioni sono gestite e condivise all interno della vostra azienda.

5 Il nuovo Navigator vi consente di perfezionare le ricerche in tempo reale e di visualizzare più risultati contemporaneamente. Therefore Viewer permette di visualizzare, ruotare, aggiungere delle note e stampare i documenti salvati in Therefore, nonché di visualizzare i documenti creati in oltre 250 formati di file differenti.

6 L integrazione perfetta nel processo operativo dell utente garantisce risultati rapidi Therefore non solo migliora sostanzialmente il modo in cui utilizzate le informazioni ma fa soprattutto attenzione al modo in cui lavorate. Alla base di questo sistema si trova il potente Therefore Solution Designer che garantisce la flessibilità necessaria per definire i flussi di lavoro e le politiche di archiviazione, gestire le impostazioni e importare le nuove licenze. Avrete così il pieno controllo della situazione e potrete assicurarvi un rapido ritorno degli investimenti. Archivi Applicazioni ERP Periferica multifunzione Output dal mainframe COLD/ERM Server Therefore Backup Accesso browser web Scanner documentale Workstation si integra perfettamente con gli applicativi Windows, inclusi PowerPoint, Word ed Excel.

7 Therefore è in grado di integrarsi nei flussi di lavoro esistenti, consentendo di ottenere rapidi successi in molti reparti aziendali, quali: HR Finanza Legale Logistica IT Migliorate l efficienza con Therefore Workflow Questa potente funzione vi consente di creare una serie di flussi di lavoro, trasformando il modo in cui le informazioni fluiscono all interno della vostra azienda.* I modelli modificabili permettono di visualizzare i processi, mentre la funzionalità drag and drop agevola la conversione dei flussi di lavoro cartacei in efficienti flussi di dati digitali. La possibilità di esprimere le attività in giorni, ore o minuti consente di verificare facilmente quale operatore sta eseguendo un dato lavoro in un dato momento, quindi di risolvere rapidamente qualsiasi inefficienza procedurale. Integrazione perfetta con Microsoft SharePoint 2007 Gli utenti SharePoint possono trarre enorme vantaggio dall integrazione con Therefore, che migliora l acquisizione e la gestione delle informazioni disponibili in formato cartaceo. Therefore opera sotto SharePoint per formalizzare l indicizzazione e l archiviazione dei documenti. Questo significa che gli utenti possono continuare a utilizzare l interfaccia utente e le funzionalità di SharePoint, godendo però di vantaggi aggiuntivi garantiti da Therefore, quali l efficiente cattura, archiviazione e integrazione dei documenti. Questo riduce inoltre le dimensioni del database Sharepoint, che può così lavorare alla massima velocità, a prescindere dal volume di dati. Integrazione di Desktop con gli applicativi Windows Therefore si integra con tutti gli applicativi Windows, inclusi PowerPoint, Word ed Excel. Il sistema archivia i documenti e i relativi dati d indicizzazione usando i menu dei normali applicativi Windows. Questo garantisce il pieno controllo sulle revisioni e la disponibilità di un elenco completo degli audit. Integrazione SAP Therefore può essere integrato direttamente nel sistema SAP in uso. Esso agisce come archivio centrale delle principali informazioni aziendali, rendendone più veloce la condivisione e l utilizzo. Archiviazione di Gli audit trail delle sono sempre più importanti ai fini della conformità. Therefore vi consente di archiviare le in modo rapido e sicuro. Microsoft Exchange Therefore permette di archiviare automaticamente le e i loro allegati nel proprio archivio documentale senza modificare l interfaccia di Microsoft Outlook. IBM Lotus Notes Therefore permette agli utenti di archiviare le e gli allegati nell archivio documentale. Per informazioni: Tel TORINO - Via Reiss Romoli Tel Fax MUGGIÒ (MI) - Via Repubblica 78 - Tel Fax CUNEO - B.go S.Giuseppe, Via Savona 79/E - Tel Fax * Multiple Workflows è incluso gratuitamente in Therefore Business Edition.

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