La soluzione software per CdA e Top Management

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1 La soluzione software per CdA e Top Management DATI E DOCUMENTI PROTETTI Sempre. Ovunque.

2 La Soluzione per Quando si parla di fusioni e acquisizioni, di cambiamenti di gestione, di pianificazione o di sviluppo del business, il corretto utilizzo dei documenti riservati e strategici condivisi dal CdA delle Aziende - quotate o meno - e dai loro manager, è quanto mai importante e nel contempo critico. Come è possibile proteggere i dati societari, pur consentendone la condivisione in rete e/o via mail tra soci e partner? La soluzione è Boole Server Secure Board Secondo una recente indagine svolta a livello internazionale, circa il 70% degli utilizzatori di Boole Server è costituito dai Consigli di Amministrazione o più in generale dal Top management delle aziende di grandi e medie dimensioni. Perchè Boole Server? Perché BooleServer Secure Board è facile, intuitivo e non necessita di particolari competenze tecniche per essere utilizzato Perchè, se non si è autorizzati, non è possibile salvare, catturare o esportare i documenti visualizzati sullo schermo del proprio computer Perché se devono circolare documenti o immagini confidenziali è anche possibile attivare le funzioni filigrana e anti foto Perchè per limitarne l uso nel tempo, il documento può essere disponibile in modalità temporizzata per un determinato intervallo di tempo (1 minuto, 1 ora, 1 giorno, ecc) trascorso il quale esso sparirà. Perchè è possibile modificare in tempo reale i diritti di accesso concesso agli utenti sui singoli file, senza la necessità di re-inviare le informazioni precedentemente distribuite Perchè i documenti protetti possono essere resi disponibili anche tramite i più moderni device mobili. La cassaforte digitale del Patrimonio documentale del CdA, accessibile solo al management autorizzato, secondo le modalità stabilite dal Titolare del Copyright Boole Server - Tutti i diritti riservati 2

3 Caratteristiche di Secure Board Le caratteristiche principali di Secure Board si possono riassumere nei seguenti aspetti: SICUREZZA I file sono archiviati con una chiave di cifratura a 2048 bit, lo stesso livello di protezione utilizzato in ambito militare: senza l autorizzazione alla decifratura i file risultano inutilizzabili, anche in caso di furto dei computer. Anche quando viene trasmesso via sia la mail che i suoi allegati possono SPARIRE dopo 1 ora, 1 giorno, 1 settimana... GOVERNANCE E CONTROLLO Tutte le operazioni effettuate sui file protetti vengono tracciate e memorizzate in qualunque momento: l Amministratore Delegato, ad esempio, può essere informato, tramite notifica via posta elettronica, di una nuova condivisione e sapere chi ha avuto accesso ai file, quando e quali operazioni sono state effettuate su di essi. DOCUMENTI E ARCHIVI PROTETTI Ciascun manager può creare e personalizzare in tempo reale il proprio Archivio Protetto in piena autonomia: ha la facoltà di decidere se mantenerlo riservato o condividerlo con utenti esterni e di stabilire selettivamente gli accessi a determinati documenti, definendone anche le modalità (lettura, modifica, copia, stampa). TRASMISSIONE SICURA DEI DATI I file sono scambiati in modalità cifrata, all interno degli Archivi Protetti, esclusivamente tra i componenti del CdA anche tramite e su qualunque tipo di device (ipad, iphone, Tablet Android, Notebook...). IL WATERMARK E una funzionalità per condividere il documento con una filigrana indelebile con cui contraddistinguere il contenuto dei file. Il Watermark digitale può avere diverse finalità: rendere manifesto a tutti gli utenti chi sia il proprietario del documento (nel caso in cui il marchio sia visibile); dimostrare l'originalità di un documento non contraffatto; evitare la distribuzione di copie non autorizzate; segnare il percorso del documento, utilizzando un marchio differente per ogni Cliente. Copyright Boole Server - Tutti i diritti riservati 3

4 Caratteristiche di Secure Board CIFRATE Tramite la funzionalità Mail Encryption è anche possibile configurare regole automatiche attraverso cui attivare la protezione di Secure Board alle inviate tramite Outlook TOP SECRET Funzionalità per attivare livelli di protezione aggiuntivi per un controllo più rigido su applicazioni che potrebbero compromettere la riservatezza dei dati: virtual machine, terminal server o tool di video grabbing TEMPESTIVITA ED EFFICIENZA La funzione versioning è molto utile quando diverse persone lavorano sullo stesso documento (contratti, comunicazioni, documenti CdA). Viene creata una nuova cartella di archivazione in cui saranno conservate e disponibili le versioni precedentemente modificate, così da avere a disposizione immediatamente l ultima versione aggiornata del documento. SEMPLICITA DI UTILIZZO Non sono richieste competenze tecniche specifiche per gestire le autorizzazioni di accesso e configurare i profili abilitati ad utilizzare il sistema: il manager responsabile dei dati può modificare in tempo reale le caratteristiche del proprio Archivio Protetto in piena autonomia, senza la necessità di rivolgersi a personale specializzato. GARANZIA DI RISERVATEZZA Gli amministratori del sistema informatico infatti non sono autorizzati ad accedere al contenuto dei file protetti da Boole Server; solamente i responsabili dei dati hanno facoltà di accedere ad essi e configurare condivisioni e privilegi di accesso. include: Licenza Server Corporate File Versioning Test Encryptor Mail Encryption Top Secret N 20 licenze User Supporto e mantenimento per un anno Copyright Boole Server - Tutti i diritti riservati 4

5 Esempio di utilizzo Il presidente del CdA, tramite SecureBoard, crea l Archivio Protetto riservato al CdA del giorno/mese/anno secondo le specifiche esigenze dello stesso. Trasferisce all interno dell Archivio i file o i documenti digitalizzati di proprio interesse (ordine del giorno, dichiarazioni, nomine, bilanci, ) con un semplice Copia/Incolla. Rende accessibile l Archivio solo alle persone autorizzate, consentendo loro di scambiare in tempo reale qualsiasi tipo di file in tutta sicurezza, anche via . Ogni volta che ad esempio un componente del CdA salverà un nuovo file nell Archivio o effettuerà operazioni su file precedentemente condivisi, i membri del CdA di riferimento oppure il singolo manager riceveranno una notifica via mail. I componenti del CdA potranno visionare i documenti anche quando si troveranno fuori ufficio in tutta sicurezza: il documento NON ESCE dall archivio protetto e, senza specifica autorizzazione, non è possibile COPIARLO, SALVARLO sul pc, STAMPARLO, o FOTOGRAFARLO a video anche quando viene trasmesso via . In questo modo viene garantita la sicurezza anche nel caso di furto o perdita del pc o del device mobile. Manager Milano ARCHIVIO PROTETTO Manager Roma Copyright Boole Server - Tutti i diritti riservati 5

6 Il Boole Server può essere installato su qualsiasi computer Microsoft Windows Server 2008R2 o Boole Server richiede Microsoft DotNet Framework 4.0 e di un database MS SQL Server (2008R2 o 2012). Per installare correttamente Boole Server, è necessario utilizzare un account di Windows con diritti di amministratore sulla macchina locale. In fase di avvio, il sistema verifica automaticamente se sono disponibili sul computer le componenti necessarie per la corretta installazione di Boole Server. Le componenti richieste sono: Microsoft dotnet 4.0 framework MS SQL Server database IIS 6/7 Requisiti di sistema File certificati da Boole Server Elenco dei principali file certificati su cui è possibile applicare le protezioni avanzate di Boole Server:.avi.gif.mp4v.ppt.txt.bmp.jpg.mpeg.pptx.wav.con.jpeg.mpg.rtf.wma.doc.mkv.pdf.swf.wmv.docx.mov.png.tga.xls.dwg.mp3.pps.tif.xlsx.flv.mp4.ppsx.tiff Copyright Boole Server - Tutti i diritti riservati 6

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