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1 Gestione Documentale integrata con ERP Milano, 29 Luglio 2014

2 L ARCHITETTURA GENERALE Guest Internal Supply Web Admin Functionality Layer Web W4Y W4Y Acquisizione documenti Web Services Layer Conservazione sostitutiva Customer applications

3 IL CONNETTORE (integrazione DMS-ERP) Riferito alla architettura generale della soluzione documentale SeedDMS, arricchita dai vari layer di servizi, W4Y ha realizzato uno specifico CONNETTORE che facilita il dialogo fra SAM ERP2 e Documentale consentendo la condivisione e gestione dei documenti di rilevanza. Il connettore è composto da due semplici componenti: uno strato di servizi installato su SeedDMS una serie di motori client, installati sul server SAM ERP2, che effettuano chiamate ai servizi

4 SeedDMS + Functionality Layer SeedDMS è una piattaforma di Gestione Documentale (DMS, Document Management System) open source. È un'applicazione web, accessibile da browser con un interfaccia semplice e funzionale. Utenti gestione utenti, ruoli e gruppi utenti guest Cartelle e documenti accesso e operazioni su cartelle e documenti categorie documentali e relativi attributi versionamento dei documenti allegati e relazioni tra documenti esportazione di documenti in formato PDF upload/download massivo di documenti con log per singolo utente accesso diretto da finestra del proprio sistema operativo (via WebDAV) Ricerca con metadati: per proprietario, titolo, keyword, categorie, attributi, commenti full text, grazie al motore Lucene Workflow e workgroup definizione di workflow e subworkflow con interfaccia grafica meccanismo raffinato per la notifica via delle modifiche a documenti e cartelle

5 SeedDMS + Web Services Layer W4Y ha progettato e sviluppato un'interfaccia di servizi web per consentire ad applicazioni esterne di interagire col DMS e le sue funzioni. Sono state sviluppate sia le funzioni base (servizi core) sia alcune funzioni più complesse e specifiche derivanti da esigenze dei clienti (servizi custom). Servizi core Sono le funzioni tipiche del DMS, tra cui ad esempio: inserimento, modifica, cancellazione dei documenti e dei loro attributi ricerca dei documenti per nome, attributi, autore, contenuto visualizzazione e download dei documenti azioni di workflow (modifica dello stato del documento attraverso un ciclo di approvazione) Servizi custom Sono funzioni che svolgono operazioni complesse, sia di generica utilità sia mirate a risolvere problemi specifici. trasformazione dei documenti tra diversi formati, es. da DOC a PDF aggregazione (merge) di più documenti in uno unico secondo determinati criteri apposizione di elementi grafici ai documenti (es. logo, QR code, firma) conservazione sostitutiva: funzione per l'invio dei documenti all'ente incaricato dal cliente interfacciamento servizi di per invio di documenti o notifiche download multiplo di documenti con o senza compressione generazione di copia in bianco e nero applicazione di watermark

6 SAM ERP2 SAM ERP2 offre un ampia gamma di funzioni che coprono tutte le esigenze delle PMI: Workflow e dati comuni C.R.M. (Marketing e Servizi) Commerciale Acquisti, Magazzini e Logistica Produzione Qualità Amministrativa e finanziaria Controllo di gestione Intercompany, filiali estere, comunicazioni Sicurezza e strumenti di sviluppo Le aree seguenti sono quelle che spiccano maggiormente per la gestione e la produzione di documenti, quindi maggiormente interessate ad appoggiarsi ad un DMS: Amministrativa e finanziaria Commerciale Acquisti, magazzini e logistica Produzione Qualità

7 Alcuni benefici per gli utenti di SAM ERP2 I maggiori benefici, grazie allo specifico CONNETTORE, per gli utenti di SAM ERP2 possono essere così riassunti: archiviazione dei documenti del ciclo attivo e passivo, corredati dai relativi metadati archiviazione di altri tipi di documenti prodotti da SAM ERP, corredati dai relativi metadati accesso ai documenti allegati di SAM ERP2 archiviati in SeedDMS (eliminando il problema della gestione delle versioni e della complessità nella nomenclatura) correlazione di documenti già esistenti in SeedDMS conservazione sostitutiva

8 Esempio Ciclo Attivo PDF W4Y Web Services Metadati Layer Connettore CICLO ATTIVO: I DOCUMENTI EMESSI E GESTITI ACQUISTI VENDITE FATTURAZIONE MAGAZZINI QUALITÀ CONTABILITÀ Ordini di Acquisto Offerte, Ordini di Vendita Fatture, Ricevute Fiscali, DDT Valorizzazione, Registri, Lista Movimenti, Lotti e Tracciabilità Schede Non Conformità (SNC), Rilevazioni Acquisti, Rilevazioni Lavorazioni, Rilevazioni Taratura Libro giornale, Registri IVA, Schede Contabili, Liquidazione IVA, Bilancio d esercizio, Bilancio CEE

9 Connettore Esempio Ciclo Passivo W4Y Registrazione Metadati PDF Web Services Layer Documenti DDT FORNITORI FATTURE FORNITORI OFFERTE CONFERME D ORDINE CONFERME DA FORN. ALLEGATI FATT. FORN. ALLEGATI FATT. CLI. ALLEGATI ai MOVIM. COMPOSTI in Ricevimento Merci in Ricevimento Fatture di Acquisto, Registrazione Contabile, Schede Contabili, Estratto Conto Partita, Scadenziario, Saldaconto in Offerte in Ordini di Vendita in Ordini di Acquisto in Registrazione Contabile in Registrazione Contabile, Schede Contabili, Estratto Conto Banche (quietanze assicurazioni, distinte bancarie, ) In Registrazione Contabile, Scheda Contabile

10 L ESPERIENZA AL SERVIZIO DELL INNOVAZIONE

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