SAP PLM - DMS. SAP Document Management System integrazione con Content Server

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1 SAP PLM - DMS SAP Document Management System integrazione con Content Server Apex assists companies increase business value by leveraging existing investments in SAP solutions

2 SAP DMS Agenda Overview soluzione Overview Content Server Overview Document Management Server Integrazione DMS e Content Server SAP Easy DMS Business case gestione del versioning e distribuzione disegni Business case folder documentale ufficio acquisti SAP PLM DMS con Apex

3 Overview soluzione Background I documenti presenti in azienda sono un patrimonio di informazioni che spesso risiedono in faldoni cartacei o in repository non collegati con i processi di business. La distribuzione degli stessi verso le aree di business interessate risulta scarsa o assente. Risultati: Difficile e costosa distribuzione dei documenti alle aree interessate Non distribuzione dell informazione Moltiplicazione di archivi fisici e moltiplicazione costi di gestione degli archivi Il mercato dell Information Tecnology ha messo a disposizione da diverso tempo software per la Gestione Documentale. Queste soluzioni comportano l acquisto di licenze software, canoni di manutenzione e progetti più o meno corposi di integrazione con l ERP SAP.

4 Overview soluzione SAP dispone di una sua soluzione di Gestione Documentale integrata con i processi di business. Caratteristiche: Integrazione nativa in ogni processo di business del sistema ERP Soluzione documentale stand-alone rispetto al sistema ERP con risorse hardware dedicate che non impattano sulle prestazioni di SAP Soluzione distribuita per l accesso alle informazioni dalla sede centrale come da sedi remote Disponibilità di accesso ai documenti attraverso: Classica GUI di SAP Microsoft Explorer attraverso Easy DMS Browser attraverso Sap Web Application Server Le licenze della soluzione sono integrate nella licenza di mysap.

5 Overview soluzione All interno di ogni transazione SAP è disponibile il collegamento con il DMS. I documenti sono collegati direttamente agli oggetti di business E possibile legare una classificazione al documento per caratterizzare il documento con ulteriori informazioni Sono disponibili le funzionalità di distribuzione dei documenti e del versioning

6 Overview Content Server Background Il Content Server è l infrastruttura base per la Gestione Documentale in SAP. Dispone dell infrastruttura tecnica per archiviare i documenti e consentirne l utilizzo in tutti i processi aziendali. E un prodotto stand-alone che può essere legato o non legato al sistema ERP SAP SAP Integration points SAP applications-sap Business Workplace, ArchiveLink, SAP Document Management system (DMS), and SAP Knowledge Warehouse.

7 Overview Content Server Features Possibilità di creare file-system e database repository Supporto gestione certificati per garantire l accesso ai dati in sicurezza Database limitato a 64TB. Accesso attraverso protocollo HTTP Caratteristiche Prodotto standard della SAP AG inserito come stand-alone engines di Netweaver 7.0 (ad Agosto PAM a tutto il 2017) Attualmente nella versione 6.40 Disponibile versione per Windows e Unix. Per la versione Windows è richiesta la versione Win2008R2. Il prodotto utilizza il database MaxDB sviluppato da SAP AG Le licenze del prodotto sono comprese nell installazione mysap

8 Overview Content Server SAP Content Server File system or data base (No optical Media support) HTTP HTTP Retrieval of documents done from the SAP GUI or SAP Easy DMS. Display of documents with clients application or ECL Viewer SAP ECC HTTP HTTP SAP Cache Server Remotely access using SAP Cache Server Advantages of the SAP Content Server The SAP Content Server provides a flexible and scalable architecture. You can enhance the capacity and performance of the SAP Content Server even further by using a number of servers and by decoupling the database server from the HTTP server. The database is much better suited than a file system to the administration of large amounts of data. Internally at SAP, the SAP Content Server has been used for several release cycles to administrate all documentation and training content. The SAP DB version is independent of the SAP release. Easy-to-use and stable SAP DB administration tools are shipped with the SAP Content Server. These can be used to make automatic backups, for example.

9 Overview Content Server L amministrazione del Content Server e dei repository documentali che sono stati definiti avviene utilizzando direttamente transazioni specifiche di SAP. L amministrazione del database MaxDB invece può essere gestita interamente attraverso il Database Manager GUI. E possibile utilizzare più Chache Server in caso di sedi remote per ottimizzare l accesso ai documenti.

10 Overview Document Management System Il DMS è un modulo cross del sistema ERP SAP. La gestione del documento vede come elemento centrale il DIR. DIR (Document Info Record) è il termine usato per descrivere l anagrafica del documento. L anagrafica documento contiene il link al documento/i e tutti i Meta-dati per la ricerca e il collegamento del documento stesso ai processi aziendali. DIR è costituito da 4 campi chiave: Numero documento, Tipo documento, Parte del documento e Versione del documento Attraverso la definizione del tipo documento è possibile pilotare il versioning del documento, lo stato di rilascio del documento, il repository documentale di destinazione e il link con tutti i business objects di SAP. Attraverso una ricca ed esaustiva libreria di BAPI l integrazione del DMS con sistemi terzi è molto semplice.

11 Overview Document Management System L integrazione tra DMS e Content Server è gestita attraverso le componenti del SAP Knowledge Provider (KPRO)

12 SAP Easy DMS Easy DMS è un client come la GUI di SAP che consente un interazione molto friendly con il DMS e quindi con il Content Server di SAP EasyDMS è integrato nel Explorer di Windows e attraverso operazioni di drag&drop dei documenti è possibile caricare i documenti nel DMS e creare i link con i business object di SAP senza entrare nell ERP

13 Business case: gestione del versioning e distribuzione dei disegni L integrazione tra il DMS con il sistema ERP di SAP consente di gestire in modo semplice la distribuzione massiva delle versioni dei disegni o di procedure ai fornitori / terzisti dell azienda. La versione del disegno o della procedura è legato alla versione del DIR allegato. Nel Content Server vengono archiviate tutte le release dei disegni e sono a disposizione per consultazione. La creazione del DIR e delle versioni successive può avvenire attraverso le transazioni standard o attraverso procedure ad-hoc massive. La distribuzione nel moduli MM, PP ed SD è affidata ai Business Objects Link del documento stesso. Durante la creazione dell ordine di produzione come dell ordine di vendita o della richiesta d acquisto è possibile far creare al sistema i link ai documenti.

14 Business case: folder documentale ufficio acquisti Attraverso l Easy DMS è possibile creare facilmente il folder del fornitore archiviando i documenti e creando il link con l anagrafica del fornitore stesso in SAP. Vari criteri di ricerca possono servire per filtrare i documenti. Attraverso Easy DMS i documenti sono trascinati nel folder e legati al fornitore specificando nel Object Link il codice del fornitore. Il sistema crea un DIR in SAP e crea il link con il fornitore andando a salvare un copia del documento nel Content Server.

15 SAP PLM DMS con Apex Preparazione Sviluppo Test Go Live L implementazione del DMS non richiede investimenti in licenze aggiuntive. Da verificare l infrastruttura hardware per un corretto dimensionamento dei repository. La scalabilità della soluzione consente però di fare uno start-up con poche risorse. Non ha le dimensioni di un progetto e può essere gestito operando per tipologia di documento o per area aziendale. L implementazione del DMS segue una pianificazione delle attività come nello svolgimento di un qualsiasi altro progetto, che per Apex significa una programmazione attraverso le seguenti milestone: preparazione, sviluppo, test e go-live. Contattaci per avere una DEMO delle soluzioni.

16 SAP PLM DMS con Apex Grazie per l attenzione!! Riccardo Rizzi Apex S.r.l. Modena Via Emilia Est, 985 Roma Via Tomassetti, 9