Servizio e-procurement eni. Manuale per il Fornitore. Marketplace : Portal e O2I Guida alla gestione degli Ordini

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1 Servizio e-procurement eni Manuale per il Fornitore Marketplace : Portal e O2I Guida alla gestione degli Ordini

2 Sommario Descrizione scenario Flusso di Processo Come si accede a O2I-Order to Invoice Profilo Utente Impostazione degli avvisi in casella di posta Gestione evento Business Intelligence O2I La gestione dell Ordine via Marketplace Elenco degli Ordini Operazioni sugli Ordini Formato PDF dell Ordine Pag.03 Pag.05 Pag.08 Pag.11 Pag.12 Pag.16 Pag.17 Pag.18 Pag. 20 Pag.21 Pag

3 Sommario I documenti correlati all Ordine Modifica all Ordine Passi successivi: quando effettuarli Passi successivi: la Risposta all Ordine Avviso di Spedizione alla evasione Ordine Informazioni utili Copyright e trademark Pag.24 Pag.25 Pag.27 Pag.28 Pag.34 Pag.35 Pag

4 Descrizione scenario Questo Manuale è dedicato ai fornitori che ricevono Ordini via Markeplace e che accedono al sistema O2I del Portale per la loro gestione. Sono richieste una connessione internet e l utilizzo di MS Internet Explorer; altri browser possono funzionare ma non sono certificati dal gestore del servizio Hubwoo. Questo Manuale è dedicato alle Applicazioni del Portale, tra cui O2I per la Gestione degli Ordini. Per una Guida dettagliata alla creazione degli Avvisi di Spedizione consultate il Manuale O2I-Guida alla creazione ASN sul portale del Servizio Sono disponibili anche i Manuali del Gestore del Servizio Hubwoo, richiedibili tramite emai agli indirizzi di contatto sul portale del Servizio 4 4

5 Descrizione scenario : Gestione Ordini via Markeplace Richiedente Markeplace Fornitore Azienda ENI VARIAZIONE Di ORDINE (CO) ORDINE DI ACQUISTO (PO) (*) On-Demand: Fornitore che utilizza O2I E-procurement RISPOSTA A Ordine: ACCETTO / RIFIUTO (POR) AVVISO DI SPEDIZIONE Anticipato (ASN) Altri enti ENI Fattura Integrato : Fornitore con ERP direttamente collegato al marketplace (*) Se richiesto dalla società acquirente 5 5

6 Flusso di processo: Gestione Ordini via Marketplace Buyer Markeplace Fornitore 1 Creazione e Approvazione Ordine di Acquisto 2 Routing, Tracking e caricamento Documento in O2I 3 Ricezione Avviso di Nuovo Documento 4 Visualizzazione Ordine o Modifica di Ordine 9 Creazione e Approvazione Modifica Ordine di Acquisto NO 8 Ordine Accettato? 7 Invio al Buyer con la Risposta 6 Routing e Tracking Documento 5 Invio Risposta: Accettazione / Rifiuto 14 Ricezione per PEM da ASN da approvare SI 13 Caricamento effettuato? 12 Caricamento dati ASN 11 Routing e Tracking Documento 10 Spedizione e creazione ASN 17 Approvazione / Rifiuto PEM NO 15 Ricezione caricamento ASN Caricamento effettuato? NO Ricezione Rifiuto ASN 6 6

7 Gestione Ordini via Marketplace descrizione attività (1/2) ID Attività (*) 6(*) 7(*) 8-9(*) Descrizione Attività Creazione e Approvazione Ordine di Acquisto Routing,Tracking e caricamento Documento in O2I Ricezione Avviso di Nuovo Documento Visualizzazione Ordine o Modifica di Ordine Invio Risposta: Accettazione o Rifiuto Routing,Tracking Documento Invio al Buyer con la Risposta Creazione e Approvazione Modifica all Ordine di Acquisto Caratteristiche L utente della Società o Divisione Eni sceglie dal catalogo i vari prodotti da acquistare e prepara l Ordine di Acquisto che deve essere approvato. Se l Approvatore conferma viene inviato un ordine al Fornitore tramite Marketplace Il Marketplace provvede a far pervenire il documento PO al fornitore attraverso il caricamento nel Portale e a mantenere le informazioni di tracking. Il Marketplace provvede a far pervenire un avviso di ricezione di Nuovo Documento al Fornitore secondo le modalità configurate: in casella e/o sulla prima pagina del Portale Il Fornitore accede al Portale tramite browser, con l applicazione O2I visualizza in vari formati (tra cui PDF) il documento ricevuto: un nuovo Ordine(PO) o la Modifica di un Ordine (CO) precedentemente ricevuto. Il Fornitore, con l applicazione O2I, notifica al Buyer l Accettazione dell Ordine o il Rifiuto col il documento POR, predisponendosi quindi per concordare con il Buyer quali modifiche devono essere apportate Il Marketplace provvede a far pervenire il documento POR al sistema eprocurement Il Buyer riceve, nella configurata, un messaggio indicante l Accettazione o Rifiuto dell ordine da parte del Fornitore. A seguito di accordi, il Buyer provvede alla Modifica dell Ordine e in alla approvazione viene inviata al Fornitore tramite Marketplace Soluzione Applicativa eprocurement Markeplace Markeplace Markeplace Markeplace Markeplace eprocurement eprocurement 7 7

8 Gestione Ordini via Marketplace descrizione attività (2/2) ID Attività Descrizione Attività Caratteristiche Soluzione Applicativa 10(*) Spedizione e creazione ASN Il Fornitore, con l applicazione O2I, crea uno o più Avvisi di Spedizione (ASN) in base alla evasione effettuata Markeplace 11(*) Routing,Tracking Documento Il Marketplace provvede a far pervenire il documento ASN al sistema eprocurement Markeplace 12(*) Caricamento dati ASN Il Documento ASN avvia in automatico la creazione della Proposta Entrata merci (PEM) eprocurement Esito del caricamento ASN Se eseguito senza errori notifica al Buyer l esistenza di una PEM da approvare; in ogni caso invia una al Fornitore con l esito del caricamento. eprocurement Ricezione caricamento ASN Il Fornitore, in caso di ricezione di una che notifica l errore del caricamento ASN e il tipo di errore, deve procede alla correzione e reinvio dell ASN eprocurement Marketplace Approvazione o Rifiuto della PEM Il Buyer può accettare o rifiutare la PEM; viene inviata una che notifica al Fornitore se la merce consegnata con l ASN corrispondente è stata accettata o rifiutata. In caso di rifiuto, in base ad accordi, potranno seguire nuove consegne o la Modifica dell Ordine. eprocurement (*) Le attività contrassegnate con (*) dipendono dal processo della singola Società o Divisione acquirente e dovranno essere eseguite solo se la società acquirente lo richiede. 8 8

9 Marketplace Come si accede a O2I Order to Invoice Dal sito e-procurement, nella pagina FORNITORI, cliccando nell area a destra ACCESSO AI SERVIZI sul Marketplace si apre una opzione e selezionando il link Gestione Ordini O2I, si accede al Portale con la richiesta di User name e Password 9 9

10 Come si accede al Portale del Markeplace La pagina principale può essere raggiunta anche con l indirizzo :

11 La pagina di benvenuto nel Portale del Markeplace La pagina di accesso al Portale, è raggiungible sempre cliccando su Portal. A destra in alto si trova il link al profilo utente e al profilo azienda per cui l utente è configurato. La pagina è personalizzabile cliccando su Personalizza visualizzazione 11 11

12 Profilo utente Cliccando il nome Utente in alto, si accede alla pagina del profilo. Nella colonna di sinistra sono elencati i dati di configurazione del profilo utente. Molto importante è la configurazione degli avvisi tramite la funzione Gestisci allarmi 12 12

13 Impostazione degli avvisi in casella di posta La tabella mostra quali avvisi sono già stati configurati: per ciascuno l applicazione, il tipo di avviso, l azienda cliente a cui è riferito l avviso, il luogo ove viene consegnato: il portale stesso e/o la casella indicata nella pagina precedente, se tale notifica è poi attiva. La croce serve per eliminare l Avviso. Cliccare Crea una nuova iscrizione agli avvisi 13 13

14 Impostazione degli avvisi in casella di posta Tra tutti gli avvisi disponibili, il più importante è quello indicato nella figura poiché avvisa il Fornitore che è disponibile un nuovo documento di Ordine o Modifica d Ordine. Cliccare la freccia verde a destra per selezionarlo 14 14

15 Impostazione degli avvisi in casella di posta Nella pagina che si apre bisogna selezionare il metodo di Consegna ed infine il bottone Crea iscrizione. SI CONSIGLIA DI VERIFICARE LA CORRETTA ESECUZIONE DELLE IMPOSTAZIONI EFFETTUATE COLLEGANDOSI CON REGOLARITA AL PORTALE. Nel caso in cui èpresente un nuovo documento ma non èstato ricevuto il messaggio, contattare il CustomerCare come indicato qui

16 Impostazione degli avvisi in casella di posta L avviso di ricezione di un documento, se configurato nel Medoto di Consegna della pagina precedente come inbox, è visualizzabile nella prima pagina e nella sezione Gestione evento. Cliccando sull icona a sinistra si accede al testo (nella immagine a destra) lo stesso che viene inviato anche come , se configurato nel Metodo di Consegna; cliccando sul numero documento si accede al dettaglio della Gestione Evento

17 Gestione evento Il Document Tracking permette di seguire la traccia del passaggio di un documento attraverso l Hub. Nel periodo Personalizzato sono ricercabili fino a 2 anni In testa alla pagina vi sono i campi per perfezionare la Ricerca del/dei documenti desiderati. Cliccando sull icona si accede ai dettagli del documento e del suo instradamento

18 Business Intelligence Nella sezione Business Intelligence sono disponibili dei report in funzione del ruolo dell utente (Acquirente o Fornitore). I dati sono esportabili in file Excel

19 O2I La gestione dell Ordine via Marketplace Selezionando O2I nel menù della barra più in alto si accede alla pagina di sintesi della situazione di tutti i documenti del ciclo dell Ordine: Ordini, Ordini di Modifica, ASN. Gli altri documenti non sono attualmente gestiti dalle aziende ENI. Le fatture sono inviabili attualmente solo nella Modalità Integrata 19 19

20 O2I La gestione dell Ordine via Marketplace A sinistra si accede agli avvisi configurati qui e alla casella dei messaggi di Servizio del Marketplace. A destra le varie schede permettono di vedere lo stato dei documenti (per gli Ordini quelli Nuovi, Accettati, Respinti o in Elaborazione), di impostare campi di ricerca, di accedere alla lista di ciascun gruppo semplicemente cliccando la cartella relativa

21 Elenco degli Ordini L elenco degli ordini può essere limitato in base allo Stato ordine o ai vari campi di ricerca; se nessun campo è impostato, sono elencati tutti in base alla data ordine e suddivisi in più pagine. Per operare su un Ordine è necessario selezionarlo con il check-box a sinistra e poi scegliere una possibili azioni a destra o del menu in testa all elenco

22 Operazioni sugli Ordini cliccando apre la pagina per eseguire la Accettazione/Rifiuto dell ordine e visualizzare tutti i dettagli cliccando visualizza tutti i documenti relativi a questo ordine (POR/ASN) cliccando scarica l Ordine in formato PDF cliccando scarica l Ordine in formato XML 22 22

23 Formato PDF dell Ordine Cliccando l icona corrispondente si può salvare e aprire l Ordine in formato PDF per iniziare il processo di gestione 23 23

24 I documenti correlati all Ordine Cliccando l icona corrispondente si apre una pagina che elenca, se esistono, i documenti legati a questo ordine : la Risposta (Tipo POR ) e uno o più Avvisi di Spedizione (Tipo ASN ) se l Ordine è stato evaso o è in corso di evasione. Cliccando si accede ai vari documenti e al loro stato 24 24

25 Modifica all Ordine Se un Ordine viene modificato, nella lista appare una icona a triangolo che indica la presenza della Modifica. Selezionando Gestione Ordini di Modifica, si accede alla relativa lista ordinata per data. Con la solita icona si apre la pagina di Dettagli ordini di Modifica I colori a sinistra delle Righe Ordine indicano il tipo di modifica: Verde : riga non modificata; rosso: riga modificata o eliminata; giallo: riga nuova. Se vi sono più Ordini di Modifica per un ordine, bisogna procedere dal più vecchio per tutti

26 Modifica all Ordine sono possibili due risposte: -l Accettazione della Modifica dell Ordine: inserire il N.Rif.Fornitore (OBBLIGATORIO) ove indicato e cliccare Salva e Spedisci. - la richiesta di Annullamento, inserire il N.Rif.Fornitore (OBBLIGATORIO) ove indicato e cliccare Annulla. L accettazione esegue anche l aggiornamento dell Ordine incorporandovi le modifiche

27 Passi successivi: quando effettuarli Se la Società o Divisione acquirente lo richiede, lo scambio dei documenti del ciclo prosegue con la Risposta all Ordine, l Avviso di Spedizione ed eventualmente la Fattura. Se la Società o Divisione acquirente non lo richiede, il flusso prosegue secondo le modalità in vigore e le attività sul Portale sono terminate

28 Passi successivi: la Risposta all Ordine All arrivo un Ordine assume lo stato di Nuovo : il primo passo è di Rispondere al Buyer, dopo aver verificato TUTTI gli elementi dell ordine. Cliccando sull icona indicata si accede al dettaglio dell Ordine e alla immissione dei dati di Risposta

29 Risposta all Ordine Siamo nella pagina di Visualizza ordine; subito sotto troviamo i pulsanti di azione, alcuni sono gli stessi della pagine di elenco altri sono specifici per la Risposta all Ordine. Seguono le informazioni di testata dell Ordine e le Righe ordine. Il check-box Espandi tutto consente di vedere bene tutte le righe se numerose. Il dettaglio di ogni riga è visualizzabile, dopo averla selezionata, cliccando la solita icona Visualizza ordine consente di tornare indietro alla intestazione

30 Risposta all Ordine Nella immagine a destra siamo sempre nella pagina di Visualizza ordine; dopo le Righe ordine troviamo una serie di schede contenenti tutti i dati a completamento dell Ordine. Tuttavia l informazione dell Indirizzo di Spedizione non è riportata a livello intestazione MA NELLE SINGOLE RIGHE ORDINE, accedendo alla scheda in fondo alla pagina Solo se previsto contrattualmente gli indirizzi di spedizione possono essere diversi tra le varie righe d ordine. Ogni Fornitore è quindi in grado di sapere se tale indirizzo può variare o sarà sempre uguale nell Ordine

31 Risposta all Ordine Torniamo in alto nella pagina di Visualizza ordine: dopo avere verificato quanto richiesto, NESSUN DATO DEVE ESSERE MODIFICATO e sono possibili due risposte: -l Accettazione completa dell Ordine: inserire il N.Rif.Fornitore (OBBLIGATORIO) ove indicato e cliccare Salva e Spedisci. - la richiesta di Annullamento Ordine, per successiva Modifica, se anche una sola condizione (una quantità, la data consegna, un codice..) non può essere soddisfatta dal Fornitore: inserire il N.Rif.Fornitore (OBBLIGATORIO) ove indicato e cliccare Annulla

32 Risposta all Ordine Attendere il messagio di conferma che appare in alto in verde: La Riposta all Ordine verrà inviata al vostro Buyer. In caso di Annullamento è necessario prendere contatti e attendere una Modifica all Ordine annullato, contenente le nuove condizioni. La Modifica dovrà a sua volta essere processata esattamente come l Ordine, ovvero Accettata o Annullata. L Ordine, dopo una Risposta, cambia stato in Accettato. Se la Risposta è solo Salvata, ovvero lasciata in bozza, lo stato è In Corso di Elaborazione e dovrà essere inviata successivamente

33 Risposta all Ordine Nella Risposta ripetiamo che è OBBLIGATORIO inserire il Rif.fornitore e nessun campo può essere variato o eliminato. E possibile però inviare un testo di Nota al Buyer. Prima di salvare e inviare, sempre nella pagina di Visualizza ordine, nelle schede in basso troviamo la Note e si immette il testo da inviare nel campo sopra indicato

34 Avviso di Spedizione alla evasione Ordine Dalla pagina principale di O2I si accede alla gestione Avvisi di Spedizione dal menu in alto o dalla scheda ASN. L Avviso di Spedizione è un documento fondamentale per il completamento del ciclo dell ordine. Deve essere compilato e inviato quanto prima a seguito della evasione anche parziale dell Ordine. Il dettaglio per la creazione e invio degli Avvisi di Spedizione è illustrata nel Manuale indicato qui

35 Informazioni utili Per richiesta di informazioni o di supporto è possibile rivolgersi al ContactCenter del Servizio e-procurement eni, disponibile sia telefonicamente che via . I riferimenti e le fasce orarie di disponibilità del Contact Center sono pubblicati sul portale del Servizio

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