Guida del Presidente di Comitato Soci di Club

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1 Guida del Presidente di Comitato Soci di Club Guida al reclutamento di nuovi soci per i club 1

2 Introduzione Il ruolo del presidente di comitato soci di club è importante non solo per la solidità e la vitalità di un Lions club, ma anche per la sua abilità a servire la comunità. Come membro del Global Action Team del tuo club, lavorerai insieme con il presidente di comitato service e con il presidente di comitato leadership, un ruolo rivestito automaticamente dal vice presidente del club per sviluppare e attuare le iniziative mirate allo sviluppo della leadership, alla crescita associativa e all espansione del servizio umanitario. Questa guida ti aiuterà a supportare i soci, sia di lunga data che nuovi, per garantire che abbiano un esperienza significativa, piena d impatto e gratificante come parte del club. Lo sapevi? I materiali possono essere scaricati dal sito web di Lions Clubs International, lionsclubs. org/membershipchair oppure ordinati inviando un al dipartimento Soci all indirizzo membership@lionsclubs.org.

3 La preparazione del tuo mandato Prima di adempiere alle responsabilità del tuo mandato, dedica un po' di tempo per comprendere appieno il tuo ruolo e organizzarti. Il tempo investito oggi, si rivelerà ben impiegato nel prosieguo del tuo mandato. Consulta questa guida e i materiali di supporto ivi indicati. Contatta il presidente di comitato soci uscente per sapere quello che è andato bene, quello che non ha funzionato bene e le informazioni sui soci del tuo club. Utilizza la agenda riportata alla fine di questa guida per preparare il tuo programma dell'anno. Infine, contatta il segretario del tuo club per garantire che il tuo indirizzo in archivio sia corretto. Lions Clubs International ti invierà dei messaggi mensili per aiutarti a svolgere bene il tuo incarico. Responsabilità I presidenti di comitato soci di club assistono i loro club nella crescita associativa. La crescita viene raggiunta tramite il reclutamento di nuovi soci e la soddisfazione dei soci; questi due fattori portano a una lunga permanenza dei soci e a una loro partecipazione attiva prolungata nei rispettivi club. Le responsabilità comprendono: Azioni per il successo Collaborare con il Presidente di Comitato Leadership, con il Presidente di Comitato Service e con il Presidente di Club (il presidente del Global Action Team) per promuovere le iniziative mirate allo sviluppo della leadership, alla crescita associativa e all ampliamento del servizio umanitario. Supportare il mantenimento dei soci creando un atmosfera di armonia all'interno del club. Fare in modo che i soci si sentano parte della famiglia Lions mentre servono la comunità. Formare e presiedere il Comitato Soci per creare e implementare gli obiettivi e i piani d azione per la membership. Motivare il club a invitare nuovi soci e promuovere un esperienza associativa positiva all interno del club. Assicurarsi che i nuovi soci ricevano un orientamento adeguato in collaborazione con il presidente di comitato leadership di club (vice presidente di club). Collaborare con il presidente del comitato service di club per promuovere le opportunità associative durante lo svolgimento dei progetti di service. Partecipare alle riunioni e agli eventi di circoscrizione, zona e distretto. Contattare tempestivamente i nuovi soci potenziali. Le priorità principali per ogni Presidente di Comitato Soci di Club 1. Sviluppare un piano per la crescita associativa. 2. Preparare un elenco dei soci potenziali e contattarli; verificare che siano stati invitati a diventare parte del club. 3. Usare la guida al reclutamento Semplicemente... chiedete! 4. Verificare che i soci ricevano un orientamento appropriato. 5. Mantenere un'atmosfera positiva di club. 6. Chiedere ai soci delle referenze, quindi ripetere i passaggi dal punto 1 al Promuovere il club agli eventi di service in pubblico collaborando con il Presidente di Comitato Marketing e Comunicazione. 8. Andare alle riunioni di zona e distretto. 9. Collaborare all interno del suo club, della sua zona e del suo distretto. 10. Collaborare con il Presidente di Comitato Marketing e Comunicazione per sviluppare un sito web del club contenente delle storie sui service svolti e delle risorse, come la pagina principale del distretto, di lionsclubs.org e della LCIF. Misurazione dei risultati Condurre almeno un evento di reclutamento soci in più rispetto all anno precedente. Contattare almeno due ex soci riguardo al loro possibile ritorno nel club. Aumentare il numero totale dei soci rispetto all anno sociale precedente. Mantenere associato il 100% dei soci. I nuovi soci partecipano all orientamento loro rivolto. Guida al reclutamento di nuovi soci per i club 3

4 Soddisfazione dei soci Creare un piano per la soddisfazione dei soci e presentarlo al Consiglio Direttivo del club per la sua approvazione e il suo supporto. Comprendere e inserire i programmi per la soddisfazione dei soci. Assistere gli officer di club nell organizzare una Iniziativa per la qualità dei club per esaminare i bisogni comunitari, valutare il grado di soddisfazione dei soci attuali e sviluppare i piani d'azione. Migliorare l affiliazione attuale del club svolgendo il sondaggio Quali sono le tue valutazioni? tra i soci attivi. Promuovere i programmi premi per la crescita associativa tra i soci del club e verificare che i soci ricevano il giusto riconoscimento per il loro impegno verso il club. Reclutamento soci Analizzare la guida Semplicemente... chiedete! disponibile online alla pagina Creare un piano per la crescita associativa del club. Presentare il piano al Consiglio Direttivo del club per approvazione e supporto. Preparare il club a reclutare i soci individuando il motivo per cui il club ha bisogno di nuovi soci e verso quale tipo di soci deve orientarsi il club. Comprendere i diversi tipi e programmi di affiliazione offerti da Lions Clubs International e quali possono trovare applicazione per il proprio club. Imparare quali sono le quote distrettuali e multidistrettuali per i vari tipi di affiliazione. Incoraggiare il reclutamento di nuovi soci e promuovere i programmi premi tra i soci del club. Verificare che l indirizzo dei nuovi soci sia corretto affinché possano ricevere comunicazioni utili da Lions Clubs International. Esaminare l Orientamento dei nuovi soci e condurre sessioni con i nuovi soci a complemento delle che ricevono sull esperienza dei nuovi soci. Incoraggiare la partecipazione al Programma Lions Mentori. Promuovere l affiliazione durante gli eventi di service. Gli eventi divertenti aperti ai membri della comunità sono un eccellente strumento per il reclutamento. Guida al reclutamento di nuovi soci per i club 4

5 Un esperienza associativa positiva è la base del mantenimento dei soci affiliati. Collabora con il comitato service del tuo club per garantire che i progetti di service siano significativi per ogni interesse di carattere umanitario dei soci. Lo sapevi che A partire da luglio 2017, i nuovi soci riceveranno delle da Lions Clubs International pensate per informarli, ispirarli e incoraggiarli a partecipare attivamente alle attività lionistiche. Questo è pensato per aumentare il mantenimento dei soci all interno di questo segmento di soci. Ricorda di completare questa messaggistica condividendo quello che il tuo club sta facendo a livello locale per contribuire al successo complessivo dei Lions in tutto il mondo. Sostegno e guida In veste di presidente di comitato soci, avrai molte persone disponibili ad aiutarti durante il tuo mandato. Collaborando a stretto contatto con il comitato soci e con il Global Action Team Distrettuale, nello specifico con il Coordinatore Distrettuale GMT, potrai ricevere il supporto e la guida di cui avrai bisogno per adempiere alle tue responsabilità. Comitato Soci Si raccomanda che tu inizi con il reclutare il comitato soci per garantire che ci sia un aiuto sufficiente per svolgere quanto previsto. Dovrai strutturare il tuo comitato nel modo che meglio si adatta alle esigenze del tuo club; Lions Clubs International consiglia comunque di includere i seguenti soci di club: presidente di comitato soci dello scorso anno; potenziale presidente di comitato soci del prossimo anno; qualsiasi socio del club che sia interessato al reclutamento di nuovi soci o alla soddisfazione dei soci. Si consiglia questa struttura poiché aiuta i club a rendere la soddisfazione e la crescita dei soci una priorità, mettendo insieme un team unito che si pone alla guida delle attività del club. Siccome nel comitato fanno parte sia i presidenti di comitato soci che hanno già svolto l incarico sia quelli che lo ricopriranno in futuro, questa struttura garantisce anche che l'impegno per l'affiliazione proceda senza interruzioni di anno in anno e che il presidente in carica possa avere una visione di quello che ha funzionato o meno per il club. Global Action Team Quale membro del Global Action Team, avrai il supporto del tuo coordinatore GMT distrettuale e del governatore distrettuale che è il presidente del Global Action Team distrettuale. Potrai rivolgere direttamente a loro le tue eventuali domande o preoccupazioni relative all affiliazione: sono a tua disposizione per aiutarti! Altri Lions Club I club possono trarre beneficio da altri club condividendo le pratiche migliori. Come presidente di comitato soci, potrai facilmente aumentare la soddisfazione dei soci e raggiungere gli obiettivi di crescita associativa utilizzando la rete di supporto che è stata stabilita. Lions Clubs International Lions Clubs International è perfettamente consapevole dell importanza rivestita dalla crescita del tuo Lions Club per la differenza che ogni nuovo socio può fare nella comunità e del fatto che i tuoi soci continuino a essere soddisfatti. Con un po di impegno commisurato alle esigenze del tuo club, potrai garantire che esso sia adatto sia ai soci appena reclutati che a quelli di lunga data. Stiamo preparando una raccolta di pratiche migliori e di storie di successo, per cui è importante che tu ci comunichi quello che ha funzionato bene nel far sentire più accolti i tuoi nuovi soci e nel celebrare i soci di lunga data del tuo club! Guida al reclutamento di nuovi soci per i club 5

6 Soddisfazione dei soci Per garantire che il tuo Lions club continui a essere solido e vitale, dovrai prendere in considerazione l'esperienza maturata e le aspettative legate all'appartenenza al club. Se i soci del tuo club ritengono che il loro tempo sia impiegato bene durante le funzioni e le attività di club, e hanno stretto delle amicizie all interno del club, continueranno a far parte del tuo club per molto tempo. Proprio per questo motivo è importante mantenere i soci impegnati inserendo varie strategie e risorse per la soddisfazione dei soci. Questi strumenti si basano sulla cooperazione nel club, sul morale del socio e sulla valorizzazione delle riunioni per contribuire a coinvolgere i soci. Lo sapevi che Ci sono diversi strumenti e diverse risorse online? Visita la pagina per trovare le diverse risorse per la soddisfazione dei soci e quella che si addice meglio al tuo club. Lista di controllo per il nuovo socio Usa la seguente lista di controllo per il nuovo socio per assicurarti di dare il benvenuto ai tuoi soci e farli sentire parte di una famiglia: Ho fatto in modo che i nuovi soci si sentissero benvenuti? Ho assegnato loro delle responsabilità che corrispondevano ai loro obiettivi al momento dell immissione nel club? Ho apprezzato i loro suggerimenti e rispettato le loro idee? Li ho fatti sentire come se fossero parte di una famiglia? Guida per la soddisfazione dei soci La Guida per la soddisfazione dei soci, insieme alle risorse seguenti indicate nella guida stessa e disponibili su, sarà uno strumento valido per assicurare che i soci vivano l'esperienza che si aspettano dal club: Sondaggio Quali sono le vostre valutazioni? Orientamento dei nuovi soci Programma Lions Mentori Valutazione dei bisogni comunitari Rapporto sulla soddisfazione dei soci Usa il Rapporto sulla soddisfazione dei soci che troverai alla fine di questa guida per annotare le iniziative intraprese per la soddisfazione dei soci. Presenta questo rapporto agli officer di club mensilmente in modo che siano al corrente di quanto il club sta facendo. Guida al reclutamento di nuovi soci per i club 6

7 Reclutamento soci Ogni club ha bisogno di soci per raggiungere i propri obiettivi di service. I nuovi soci sono fonte di idee innovative, nuovi progetti e modalità alternative per fare la differenza nella comunità. Nel ruolo di presidente di comitato soci, organizzerai gli sforzi per la crescita associativa e ti assicurerai che gli obiettivi siano raggiunti. Semplicemente... chiedete! Guida al reclutamento di nuovi soci per i club Questa utile guida passo-passo, disponibile su lionsclubs. org/membershipchair, è pensata per guidare il tuo club nel processo di reclutamento di nuovi soci e per gestire con efficacia la crescita del club. Anche se il concetto è semplice, chiedere solo ai membri della comunità di associarsi, questa guida ti aiuterà a preparare un piano efficace nel guidare il tuo club in una procedura per reclutare nuovi soci suddivisa in quattro fasi: 1. Preparare il tuo club 2. Creare il piano di crescita del tuo club 3. Attuare il piano di crescita del tuo club 4. Dare il benvenuto ai tuoi nuovi soci Proposte di affiliazione Quando i soci sono invitati a unirsi ai Lions, condividerai con loro i programmi delle quote internazionali e le categorie dei soci in modo che possano scegliere quella che fa al caso loro. Il volantino Proposte di affiliazione insegna a te e ai soci del tuo club i vari tipi di affiliazione e le categorie disponibili. Satellite di club Il tuo club può aumentare il numero dei suoi soci formando un satellite di club. Un satellite di club è un opportunità eccellente per coinvolgere più membri della comunità che potrebbero essere impossibilitati a partecipare alle riunioni per motivi di orario, distanza o altro. Un altra ragione per formare un satellite di club potrebbe essere quella di reclutare un gruppo di persone che desiderano svolgere dei service intorno a un determinato interesse. Puoi formare un satellite di club con i soci del tuo club che vorrebbero incontrarsi in un orario o in una sede diversi, oppure che preferiscono un formato diverso di riunione, come una riunione virtuale. Questo è un modo eccellente per coinvolgere e far partecipare attivamente più persone nelle attività lionistiche. I soci dei satelliti di club sono soci del tuo club e rientrano nel conteggio totale dei soci e dei rapporti sui service. Per saperne di più su questo modo creativo di accrescere l affiliazione nel tuo club, visita lionsclubs.org/ MembershipChair. Lo sapevi che È importante preparare il tuo club prima di iniziare le attività per il reclutamento. Un club impreparato può non sembrare accogliente a un nuovo socio e quanto avrai fatto per fare in modo che i nuovi soci restino affiliati potrebbe non dare i risultati sperati. Prima di tutto, assicurati che il tuo club sia pronto ad avere nuovi soci prima di iniziare le attività di reclutamento. Usa la guida Semplicemente... chiedete! che si rivelerà utile in questo processo. Evento per il reclutamento soci o Rapporto di invito Usa il modello Evento per il reclutamento soci o il Rapporto di invito che troverai alla fine di questa guida per monitorare il numero dei partecipanti ai vari eventi, i dati sui soci potenziali e gli appunti o le note successivi al primo contatto con questi concittadini. Presenta questo rapporto agli officer di club mensilmente in modo che siano al corrente dell'impegno e dei successi del club. Guida al reclutamento di nuovi soci per i club 7

8 Premi e riconoscimenti Lions Clubs International offre diversi premi e riconoscimenti associativi per riconoscere i Lions e i club per i loro risultati. In veste di presidente di comitato soci, è importante che tu condivida le seguenti opportunità per il riconoscimento dei soci del tuo club in modo da incoraggiarli a reclutare nuovi soci e a mantenere soddisfatti i soci attuali: Certificato di sponsor: i Lions, che in qualsiasi momento dell'anno lionistico sponsorizzano un nuovo socio, ricevono un certificato di sponsorizzazione firmato dal presidente internazionale. Premi Chiave per i Soci: i Lions si aggiudicano la loro prima chiave per i soci invitando due nuovi soci e possono ricevere fino a diciassette chiavi per l'invito di soci. Ogni chiave è ideata per riflettere il numero di nuovi soci che un Lions ha sponsorizzato. Premio Soddisfazione dei Soci: i Lions club che mantengono il 90% della loro affiliazione o che riescono a invertire l andamento di perdita associativa a lungo termine in un anno sociale, ricevono l'emblema per Gonfalone Soddisfazione dei Soci. Premi Chevron: a partire dal decimo anno e con incrementi di 5 anni, i Lions sono riconosciuti con un distintivo Chevron per il loro service di lunga data. Ci possono anche essere delle iniziative speciali dal presidente internazionale. Verifica che il tuo indirizzo presso i registri di Lions Clubs International sia corretto per non perdere gli aggiornamenti sulle iniziative speciali. Guida al reclutamento di nuovi soci per i club 8

9 Calendario per la pianificazione del presidente di comitato soci LUGLIO / AGOSTO / SETTEMBRE Creare un piano di crescita associativa che includa le tattiche per il mantenimento e per l immissione dei soci. Individuare gli eventi chiave in calendario nella comunità per vedere in quali si potrebbe promuovere l immissione dei soci. Contattare il segretario di club per verificare di aver scritto sulla propria agenda i traguardi principali raggiunti dai soci e da celebrare con il club. OTTOBRE / NOVEMBRE / DICEMBRE Contattare i soci che non hanno partecipato a una riunione o a un attività da tanto tempo. Condurre il sondaggio ai soci usando Quali sono le tue valutazioni o un altro strumento simile. Riferire i risultati al club e creare un piano d'azione per migliorare la soddisfazione dei soci. Collaborare con il segretario di club per garantire che gli elenchi soci siano aggiornati. Guida al reclutamento di nuovi soci per i club 9

10 Calendario per la pianificazione del presidente di comitato soci GENNAIO / FEBBRAIO / MARZO Iniziare la pianificazione per la Giornata Mondiale dell Investitura affinché l evento di aprile sia un successo. Considerare di formare un nuovo satellite di club come modo per attirare e far partecipare segmenti diversi della comunità. APRILE / MAGGIO / GIUGNO Dare il benvenuto ai nuovi soci nel club nella Giornata Mondiale dell'investitura. Celebrare il successo e registrare le tattiche che hanno funzionato bene e che non hanno avuto l'esito sperato per aiutare il presidente di comitato soci a pianificare per l anno prossimo. Contattare il segretario di club per garantire che gli elenchi soci siano aggiornati. Guida al reclutamento di nuovi soci per i club 10

11 Evento per il reclutamento soci nel club o Rapporto di invito Nome del club: Data dell evento: Tipo di evento: Riunione Progetto Raccolta fondi Evento di immissione soci Invito di soci Altro: Descrizione: Partecipanti (se applicabile) Numero dei Lions: Numero dei non-lions: Totale dei partecipanti: Soci potenziali Nome e Cognome: Telefono: Note / Contatti successivi: Nome e Cognome: Telefono: Note / Contatti successivi: Nome e Cognome: Telefono: Note / Contatti successivi: Commenti: Guida al reclutamento di nuovi soci per i club 11

12 Rapporto sulla soddisfazione dei soci del club Nome del club: Mese: Per garantire che i soci del club siano soddisfatti, sono state portate a termine le seguenti iniziative. È stato creato, controllato o modificato un piano di soddisfazione di club. È stato consegnato un questionario ai soci. È stato consegnato un questionario agli ex soci. È stata completata la Iniziativa per la qualità dei club. È stata condotta una Valutazione dei bisogni comunitari. È stato condotto il sondaggio Quali sono le vostre valutazioni? Data di completamento: Data di completamento: Data di completamento: Data di completamento: Data di completamento: Data di completamento: È stato affrontato un motivo per cui i soci si dimettono. Data di completamento: Altro. Data di completamento: Descrizione: Che cosa si è appreso? Commenti: Guida al reclutamento di nuovi soci per i club 12

13 Divisione Soci Lions Clubs International 300 W 22ND ST Oak Brook IL USA lionsclubs.org membership@lionsclubs.org Telefono: ME44 IT 1/19