Servizio di documentazione tributaria

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1 Agenzia delle Dogane AMMINISTRAZIONE E FINANZA Oggetto: Trattamento contabile dei crediti dell'agenzia delle Dogane maturati a qualunque titolo. Sintesi: La circolare, in vigore dal 1 settembre 2003, disciplina le entrate a carattere occasionale e non contemplate dalle circolari 63/D del 24 dicembre 2001 e 3/D del 24 gennaio Lo scopo della presente circolare e' consentire che l'incasso sia preceduto da apposita ricevuta emessa tramite il modulo di sistema "Ciclo Attivo". Testo: Con le circolari n. 63/D del 24 dicembre 2001 e n. 3/D del 24 gennaio 2002 sono stati disciplinati i trattamenti contabili relativi agli incassi derivanti da attivita' commerciali e da prestazioni fuori orario e/o fuori circuito attraverso l'utilizzazione del modulo ciclo attivo con connessa emissione di fatture o di ricevute. Con le note prot. n.1052 dell' , n del e n del sono state diramate specifiche istruzioni riguardanti gli incassi a qualsiasi titolo dell'agenzia delle Dogane. Attesa la presenza di altre entrate a carattere occasionale, oltre alle due tipologie sopra specificate derivanti da crediti di varia natura, si rende opportuno disciplinare le relative modalita' di registrazione contabile, in modo tale che l'incasso sia preceduto dall'emissione di apposita ricevuta tramite modulo di sistema A.R. - ciclo attivo. La presente circolare, pertanto, ha lo scopo di disciplinare la contabilizzazione di quest'ultima tipologia di entrate dal 1 settembre Per ogni dubbio derivante dall'applicazione della presente circolare si potra' contattare:. Il numero verde , che attiva il call-center tecnico e funzionale;. Fax: ;. Tel: ;. Indirizzo dogane.amministrazione@agenziadogane.it Gli uffici in indirizzo avranno cura di segnalare allo scrivente eventuali difficolta' che si dovessero incontrare in fase di applicazione delle disposizioni di seguito comunicate. ALLEGATO ISTRUZIONI RELATIVE ALLA GESTIONE DELLE ENTRATE NON GENERATE DALL'ATTIVITA' ISTITUZIONALE O COMMERCIALE 1. Definizione delle "altre entrate". La procedura di seguito descritta disciplina la contabilizzazione delle entrate non previste dalle circolari n. 63D/2001 e n. 3D/2002 ed e' assimilabile a quella del ciclo attivo, atteso che trattasi di somme dovute Pagina 1

2 a vario titolo come rimborsi, utenze condivise, restituzione importi derivanti dal trattamento accessorio del personale, assicurazioni ecc. 2. Rilevazione del credito, soggetti interessati e tipologie di incasso. La procedura descritta nei paragrafi successivi, e' finalizzata ad una puntuale rilevazione del credito maturato ed alla riconciliazione contabile ai fini di una corretta imputazione di tale tipologia di incassi. Essa prevede in taluni casi, di seguito specificati, la valorizzazione di un conto transitorio "altri incassi" (di tipo patrimoniale). L'Ufficio di Amministrazione e Finanza centrale avra' cura, successivamente, di imputare allo specifico conto per natura, effettuando lo storno dal conto transitorio. Le strutture interessate alla procedura sono gli Uffici contabili delle Direzioni Regionali competenti e l'ufficio di Amministrazione e Finanza centrale. Gli Uffici contabili delle Direzioni Regionali, in particolare, gestiscono: 1) il monitoraggio dei crediti sorti nell'ambito dell'attivita' degli uffici di competenza; 2) l'anagrafica del cliente; 3) la rilevazione del credito a sistema; 4) la richiesta di pagamento ed il conseguente versamento, o verifica del versamento, dell'importo sul conto di regolamento n. 618 (tramite richiesta inoltrata ai soggetti destinatari o versamento diretto) presso la Banca d'italia; 5) la comunicazione periodica, ad Amministrazione e Finanza centrale, dei crediti in questione. L'ufficio di Amministrazione e Finanza centrale, presiede all'attivita' di monitoraggio delle ricevute emesse ed alla riconciliazione contabile di tali entrate con i relativi crediti. In funzione della tipologia di incasso sono state, inoltre, previste differenti procedure di contabilizzazione a seconda che il credito maturato determini: 1. un riversamento di somme da parte del personale dell'agenzia (competenze accessorie dell'esercizio, anticipazioni, ecc); 2. altri rimborsi e ricavi; 3. un minore costo di esercizio a fronte del riaddebito di utenze condivise e minori costi dell'esercizio in genere; 4. un minore costo di esercizi precedenti (sopravvenienza attiva). 2.1 Riversamento di somme da parte del personale dell'agenzia. Tale fattispecie riguarda tutti quegli incassi derivanti da riversamenti effettuati dagli stessi uffici contabili delle Direzioni regionali, in particolare la contabilizzazione di eventuali restituzioni di competenze accessorie e simili.. Emissione di ricevuta (non IVA), sul cliente "Agenzia delle Dogane" (n. 7183), tramite Modulo AR con utilizzo dell'articolo di vendita "Altri Incassi da Riconciliare" (cod ) per l'importo relativo al riversamento da effettuare, che punta su un conto transitorio patrimoniale denominato "Altri Incassi" (cod ).. Versamento dell'importo su conto di regolamento 618, (salvo che si tratti di pubblica amministrazione titolare di conto di Pagina 2

3 emessa, nei modi di cui alle precedenti normative procedurali interne. Amministrazione e Finanza Centrale delle ricevute emesse nel mese indicando, in oggetto alla nota, la dicitura "altri incassi" e specificando, in maniera analitica, la natura dei crediti rilevati (es. restituzione competenze accessorie dell'esercizio, restituzione competenze accessorie varie, anticipi a dipendenti, ecc.), gli estremi dei documenti emessi e i relativi importi. A tal proposito e' necessario comunicare, inoltre, per le competenze accessorie in restituzione dal dipendente, le rilevazioni originarie ed i nuovi conteggi effettuati relativamente a: a. IRPEF (contropartita competenza accessoria) b. IRAP (contropartita imposte IRAP) c. INPDAP (contropartita competenza accessoria (8,75%+0,35%) ed oneri contributivi (24,20%). Modulo AR con incasso su 618, sulla base delle comunicazioni mensili di cui sopra.. Nucleo esercizio di sistema di Amministrazione e Finanza - Contabilita' generale - procede alla analisi della comunicazione ricevuta ed alla successiva imputazione contabile dell'importo dal conto transitorio. 2.2 Altri rimborsi e ricavi. Tale procedura e' finalizzata alla rilevazione degli incassi derivanti da rimborsi vari (es. rimborsi assicurativi, restituzione spese di notifica, di liti o simili, ecc.) ed alla regolazione del flusso dei relativi incassi.. Emissione di ricevuta (non IVA), sul cliente Agenzia delle Dogane (n. 7183), tramite Modulo AR con utilizzo dell'articolo di vendita "Altri Incassi da Riconciliare" (cod ) per l'importo relativo al riversamento da effettuare, che punta su un conto transitorio patrimoniale denominato "Altri Incassi" (cod ).. Versamento dell'importo su conto di regolamento 618 (salvo che si tratti di pubblica amministrazione titolare di conto di emessa, nei modi di cui alle precedenti normative procedurali interne. Amministrazione e Finanza Centrale delle ricevute emesse nel mese, indicando, in oggetto alla nota, la dicitura "altri incassi", specificando, in maniera analitica, la natura dei crediti rilevati, gli estremi dei documenti emessi e i relativi importi. Modulo AR con incasso sul conto di regolamento 618, sulla base delle comunicazioni mensili di cui sopra. Pagina 3

4 . Nucleo esercizio di sistema di Amministrazione e Finanza - Contabilita' generale - procede alla analisi della comunicazione ricevuta ed alla successiva imputazione contabile dell'importo dal conto transitorio. 2.3 Minore costo di esercizio a fronte del riaddebito di utenze condivise e minori costi dell'esercizio in genere. Tale procedura e' finalizzata al riaddebito delle utenze condivise, ancora in essere, degli importi di competenza ed alla regolazione del flusso dei relativi incassi.. Gestione anagrafica dei singoli clienti.. Emissione di ricevuta (non IVA) tramite Modulo AR sullo specifico cliente con utilizzo dell'articolo di vendita "Altri Incassi da Riconciliare" (cod ) per l'importo (IVA inclusa) da riaddebitare allo stesso, che punta su un conto transitorio patrimoniale "Altri Incassi" (cod ).. Immissione (contestuale alla emissione di cui sopra) di nota di credito su Modulo AP utilizzando lo pseudo fornitore "Altri Incassi" (n.6270) con sede fornitore corrispondente alla DR (es. Roma - Firenze -...) con il minor costo in questione (relativo alla parte di costo riaddebitato) e Centro di Costo relativo ai fini della rigenerazione della disponibilita' di budget.. Invio al debitore dell'utenza della richiesta di rimborso, con allegata la ricevuta emessa. Amministrazione e Finanza - Ufficio di Tesoreria - Nucleo incassi delle ricevute emesse nel mese. Modulo AR con incasso sul conto di regolamento 618, sulla base delle comunicazioni mensili di cui sopra. 2.4 Minore costo di competenza di esercizi precedenti (sopravvenienza attiva). Tale procedura e' finalizzata alla valorizzazione della sopravvenienza attiva che si genera dalla rilevazione di minor costi relativi ad esercizi precedenti ed alla regolazione del flusso degli incassi da cio' derivanti.. Gestione anagrafica dei singoli clienti.. Emissione di ricevuta (non IVA) tramite Modulo AR sullo specifico cliente con utilizzo dell'articolo di vendita "Sopravvenienze attive" (cod ) per l'importo di competenza.. Versamento dell'importo su conto di regolamento 618 (salvo che si tratti di pubblica amministrazione titolare di conto di emessa. Amministrazione e Finanza - Ufficio di Tesoreria - Nucleo incassi Pagina 4

5 delle ricevute emesse nel mese. Modulo AR con incasso su 618, sulla base delle comunicazioni mensili di cui sopra. Qualora le suddette entrate dovessero provenire da una pubblica amministrazione o ente intestatario di conto di tesoreria, le richieste di pagamento e i relativi versamenti dovranno avvenire secondo quanto previsto nella nota prot. n del Le richieste medesime, trasmesse nell'ambito delle comunicazioni mensili previste nei paragrafi 2.1 e 2.2, dovranno specificare che trattasi di Pubblica Amministrazione titolare di conto di tesoreria. Pagina 5