Si può contribuire all attività svolta dall EFSA attraverso:

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1 Si può contribuire all attività svolta dall EFSA attraverso: La partecipazione a call for tender La partecipazione a call for proposals

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3 EFSA ACQUISTA FORNITURE E SERVIZI ATTRAVERSO GARE DI APPALTO PUBBLICHE AI SENSI DELLA LEGISLAZIONE UE. I bandi di gara d appalto per acquisti d importo superiore a EUR vengono pubblicati: sul sito etendering sul sito web dell EFSA dopo la pubblicazione su Tenders Electronic Daily (TED), versione online del supplemento alla Gazzetta ufficiale dell'unione europea dedicato agli appalti pubblici europei I bandi di gara d appalto d importo superiore a EUR fino a EUR vengono annunciati sul sito web dell'efsa prima di venire indetti ufficialmente.

4 Cooperazione tra tra EFSA EFSA e e gli gli Organismi art.36 art.36 Tutti gli offerenti sono tenuti a leggere attentamente le istruzioni contenute nella Guida EFSA per gli offerenti e a osservare scupolosamente le disposizioni contenute nella Dichiarazione sulla riservatezza (Privacy Statement). E parimenti obbligatorio leggere e/o compilare come prescritto i seguenti documentie moduliaggiuntivi. Modulistica (disponibile solo in lingua inglese) Declaration on Honour Declaration on Honour for exclusion criteria Declaration on Honour for selection criteria Simplified financial statement Administrative data forms Institutional Declaration of interest form Individual Declaration of interest form

5 EFSA, nell ambito delle forniture di servizi richieste stipula con il/i fornitore/ri prescelti vari tipi di contratto: Direct contract: il fornitore prescelto sottoscrive un PURCHASE ORDER nel quale è descritta la fornitura da effettuare, tempi di consegna e ammontare del prezzo che sarà pagato da EFSA alla consegna di quanto richiesto.

6 2. Framework contract: si stabilisce con i fornitori prescelti un meccanismo di richiesta di fornitura continua della quale, al momento del bando, EFSA non conosce la quantità e il momento del bisogno. L implementazione del FWC avviene con la sottoscrizione di successivi Specific Contracts or Order Forms

7 3. Framework contract in cascade: alcune volte, EFSA preferisce stipulare FWC con più contractors secondo un sistema di priorità. Se la fornitura non viene resa dal primo della lista, EFSA passa al contractor successivo e così via.

8 4. Multiple Framework contract with reopening competition: EFSA stipula un FWC con più contractors senza adottare un sistema di priorità. EFSA riapre la competizione tra i contractors selezionati e firmatari del FWC chiedendo agli stessi di presentare SPECIFIC OFFER nel rispetto di quanto previsto dal FWC.

9 Nei contratti commerciali con EFSA, in caso di partecipazione congiunta con altre entità, i members assumono una responsabilità collettiva nei confronti di EFSA per lo svolgimento delle attività previste dal contratto

10 Nei contratti commerciali con EFSA tutte le informazioni devono essere trattate confidenzialmente. La proprietà dei risultati è acquisita da EFSA inclusi copyright e diritti di proprietà intellettuale. Nella consegna dei risultati del lavoro svolto, il fornitore deve garantire che gli stessi sono liberi da qualunque vincolo da parte di terzi.

11 Contributi finanziari (GRANT) L'EFSA assegna contributi o sussidi finanziari per progetti e attività che contribuiscano alla sua missione negli ambiti seguenti: raccolta dati lavori di preparazione a pareri scientifici assistenza scientifica e tecnica. Solo gli organismi abilitati per designazione del proprio Stato membro hanno titolo a partecipare ai bandi.

12 Per essere considerati eleggibili, i costi devono essere:

13 SONO COSTI ELEGGIBILI = COSTI DIRETTI + COSTI INDIRETTI Sono i costi attribuibili direttamente al progetto come per esempio: personale, missioni, materiale di consumo specifico, SUBCONTRATTI Sono i costi non attribuibili direttamente al progetto ma quantificati in maniera forfettaria: 10%

14 IL COSTO DEL PERSONALE - la quota di costo di personale che può essere considerata eleggibile (cioè rendicontabile) è pari al costo annuale della persona moltiplicato il rapporto tra il totale delle ore lavorate sul progetto e il totale delle ore effettivamente lavorate nell anno (cd tempo produttivo). - Il tempo produttivo è il totale delle ore lavorate considerato al netto di ferie, malattia, altri permessi. EFSA prevede un tempo produttivo di 190 giorni per 8 h al giorno (1440 h per anno).

15 IL COSTO DEL PERSONALE In caso di audit il beneficiary deve avere a disposizione, come documenti giustificativi del costo rendicontato: Copia del contratto dellapersona; Timesheets; Salary sleeps

16 IL COSTO DEL PERSONALE - Il Time sheet deve contenere: il nome della persona; il periodo di riferimento (mese); la ripartizione delle ore effettivamente lavorate per le varie attività del progetto.

17 ALTRI COSTI Costi di Missione : si riferiscono alle spese di viaggio e alloggio del personale coinvolto nel progetto per : riunioni dedicate al progetto; ERRORE FREQUENTE: IN SEDE DI RENDICONTAZIONE NON VENGONO CONSEGNATI LE NOTE DI INVITO, I VERBALI DELLE RIUNIONI, L AGENDA DELLA RIUNIONE ETC

18 ALTRI COSTI Workshop, seminars, conference: si riferiscono alle spese sostenute dal beneficiary per l organizzazione di eventi legati alla divulgazione dei risultati del progetto: v v v v v Affitto sale; Costi di traduzione; Viaggi e soggiorno di personale esterno invitato all evento; Eventuali fee ai docenti esterni al beneficiario; Spese di stampa ERRORE FREQUENTE: IN SEDE DI RENDICONTAZIONE NON VENGONO CONSEGNATI I PROGRAMMI DELL EVENTO E LA LISTA DEI PARTECIPANTI DEBITAMENTE FIRMATA E SUDDIVISA PER GIORNO

19 ALTRI COSTI Miscellaneus: si riferiscono alle spese sostenute dal beneficiary per il progetto e non si riferiscono a nessuna delle voci già espressamente indicate. Per esempio: Spese per la divulgazione dei risultati; Specifiche valutazioni richieste dal progetto; audits RAPPRESENTA UNA CATEGORIA RESIDUALE. ATT.NE A NON FAR RIFERIMENTO ALLA CATEGORIA DEI SUBCONTRACTOR

20 LA GESTIONE AMMINISTRATIVA DEI FINANZIAMENTI COMUNITARI ALTRI COSTI DIRETTI 5. Costi per prestazioni terzi: sono ammissibili solo le prestazioni richieste dall SS per l esecuzione a terzi (sia persone fisiche che giuridiche) di specifiche tasks del progetto. Tali tasks: devono essere previste nel grant agreement; devono essere affidate utilizzando i criteri di trasparenza ed economicità previste dal codice degli appalti pubblici e dalle regole interne ISS