Università degli Studi di Parma Servizio Ricerca Internazionale

Transcript

1 Università degli Studi di Parma Servizio Ricerca Internazionale VII Programma Quadro dell Unione Europea Linee guida per la redazione del budget dei progetti e la rendicontazione dei progetti finanziati GENNAIO

2 La partecipazione al VII programma quadro dell Unione Europea prevede, per quanto riguarda gli aspetti contabili, una serie di regole per la stesura del budget del progetto e per la successiva rendicontazione dei progetti finanziati. Queste regole riguardano in modo particolare le seguenti materie : L Identificazione dei COSTI AMMISSIBILI e dei COSTI NON AMMISSIBILI La determinazione dei COSTI DIRETTI e dei COSTI INDIRETTI L AUDIT : CERTIFICATO SULLA RENDICONTAZIONE Si ricorda che le percentuali di rimborso della Commissione Europea per i progetti approvati nell ambito del VII Programma Quadro sono: Università, Centri di Ricerca, Altri Enti Pubblici no profit, SME RTD 75% 50% Demonstration Activities 50% 50% Other Activities 100% 100% (Management, Training, Coordinatiion, Networking, Dissemination) 2

3 1. COSTI AMMISSIBILI Per essere considerati ammissibili i costi devono soddisfare contemporaneamente le seguenti condizioni: - reali (effettivi) e attuali; - sostenuti dal beneficiario; - sostenuti durante la durata del progetto (esclusa la preparazione dei report finali per cui si riconoscono ulteriori 60gg); - determinati in accordo con le usuali pratiche contabili del beneficiario; - sostenuti con il solo scopo di raggiungere gli obiettivi del progetto secondo principi di economia, efficienza ed efficacia; - registrati nei libri contabili del beneficiario; - indicati nel budget del progetto. 2. COSTI NON AMMISSIBILI Nonostante possano gravare sul progetto i seguenti costi non sono considerati ammissibili e quindi la Commissione Europea non ne ammette la rendicontazione: - qualsiasi tributo identificabile (IVA, IRAP, dazi, ec.); - interessi passivi; - perdite su cambi; - debiti; - costi dichiarati o sostenuti relativamente ad un altro contratto comunitario; - rendimento del capitale investito; - spese sconsiderate o eccessive; - qualsiasi costo che non soddisfa i principi di rendicontazione. 3

4 3. COSTI DIRETTI Devono essere attribuibili direttamente al progetto ed essere identificati come tali dal Beneficiario, in accordo con i propri principi contabili e le proprie regole interne. Esempi di alcuni COSTI DIRETTI: - personale strutturato e non; - attrezzature ; - viaggi/ missioni/soggiorno; - beni di consumo; - subcontratti; - altri costi diretti; - beni durevoli ( ammortamento e % di uso); - altri costi COSTO DEL PERSONALE Il costo del personale rientra tra i costi diretti che è possibile inserire nel budget e successivamente rendicontare. Rientra nella categoria PERSONALE personale assunto specificamente per il progetto; personale strutturato docenti e ricercatori; personale a tempo determinato avente le seguenti caratteristiche: - la prestazione lavorativa si svolge sotto la supervisione tecnica e la responsabilità del Beneficiario; - il lavoratore è impiegato secondo la legislazione nazionale; - il lavoratore è pagato secondo le normali pratiche del contraente, accettate dalla Commissione; - il costo comprende tutte le voci che compongono la remunerazione (salario, contributi previdenziali, oneri a carico dell Ente, esclusa IRAP se ed in quanto dovuta); - il costo rimborsato è solo quello delle ore effettivamente lavorate sul progetto documentate attraverso TIME SHEET (base giornaliera, settimanale o mensile). lavoratori parasubordinati (in-house consultant) solo se soddisfano le seguenti condizioni: - persone fisiche che lavorano solo o principalmente per il Beneficiario; - lavorano nella struttura del Beneficiario; - supervisione del Beneficiario; - hanno un contratto di lavoro con il Beneficiario, in cui sono spiegate le attività da realizzare nell ambito del progetto; - i risultati del lavoro appartengono al beneficiario; I lavoratori parasubordinati che non soddisfano le precedenti condizioni e se il lavoro prestato si configura come una prestazione meramente esecutiva eseguita senza la supervisione e la direzione del Beneficiario sono da considerarsi nella categoria di SUBCONTRATTI. 4

5 PERSONALE STRUTTURATO Con il VII Programma Quadro è stata prevista l inclusione del personale strutturato tra i costi ammissibili del personale. Il costo rimborsato è solo quello delle ore effettivamente lavorate sul progetto, documentate da Time sheet (base giornaliera, settimanale o mensile). I docenti e i ricercatori dovranno quindi compilare i time sheet in quanto non sono ammesse stime concernenti le ore lavorate. ELEMENTI CHE DEVE CONTENERE IL TIME SHEET - Nome per esteso del beneficiario, così come indicato nel contratto; - Nome completo del dipendente/collaboratore; - Titolo del progetto, così come indicato nel contratto; - Codice del contratto ; - Periodo considerato (giorno, settimana, mese); - Ore impegnate sul progetto; - Nome completo e firma del Responsabile del progetto N.B. - Compilare sempre il time sheet per ogni progetto a cui si partecipa ; - Indicare le attività svolte per ogni progetto ; - Accertarsi che non venga superato il tempo produttivo CALCOLO DEL TEMPO PRODUTTIVO ANNUO PER I PROFESSORI E I RICERCATORI STRUTTURATI L art. 6 comma 1 della Legge 30 dicembre 2010 n. 240 recita testualmente: Il regime di impegno dei professori e dei ricercatori è a tempo pieno o a tempo definito. Ai fini della rendicontazione dei progetti di ricerca, la quantificazione figurativa delle attività annue di ricerca, di studio e di insegnamento, con i connessi compiti preparatori, di verifica e organizzativi, è pari a ore annue per i professori e i ricercatori a tempo pieno e a 750 ore per i professori e i ricercatori a tempo definito. Sulla base del succitato dispositivo di legge il tempo produttivo annuo da considerarsi per il personale docente e ricercatore strutturato è il seguente : a) Tempo produttivo espresso in ore per professori e ricercatori a tempo pieno : n b) Tempo produttivo espresso in ore per professori e ricercatori a tempo definito : n. 750 Il tempo effettivamente dedicato ai progetti di ricerca (comunitari, internazionali e nazionali) non può essere superiore al tempo produttivo, diminuito del tempo destinato per legge all attività didattica e istituzionale. Pertanto va considerato che dal numero di ore sopra indicato vanno detratte le seguenti : - per professori: minimo n. 350 ore annue per il tempo pieno e n. 250 ore annue per il tempo definito; - per ricercatori: massimo n. 350 ore annue per il tempo pieno e n. 200 ore annue per il tempo definito. 5

6 DETERMINAZIONE DEL COSTO DEL PERSONALE STRUTTURATO PER L ATTIVITÀ DI RICERCA Il costo del personale docente e ricercatore strutturato deve essere calcolato dividendo l importo stipendiale lordo (IRAP esclusa) per il tempo produttivo (ore per il regime a tempo pieno, ore 750 per il regime a tempo definito) in modo da trovare il costo orario lordo, che deve essere moltiplicato per le ore di ricerca effettivamente svolte nel progetto di ricerca specifico, entro il limite massimo del tempo produttivo dedicato alla ricerca (al netto delle ore destinate alla didattica e altre attività istituzionali). In relazione al tempo produttivo per il personale tecnico-amministrativo si dovrà far riferimento alla contrattualistica di comparto nazionale e/o a livello locale. L Ateneo ha predisposto le tabelle con indicazione degli importi stipendiali per il personale strutturato (docenti e ricercatori, personale tecnico-amministrativo) oltreché per gli assegnisti e dottorandi di ricerca: TABELLA COSTI DEL PERSONALE - Docenti e Ricercatori (senza IRAP) TABELLA COSTI DEL PERSONALE - Assegnisti e Dottorati TABELLA COSTI DEL PERSONALE - Personale Tecnico-Amm.vo (senza IRAP) 3.2. ATTREZZATURA DUREVOLE - AMMORTAMENTO Come i precedenti programmi Quadro, anche il VII P.Q. consente di imputare al contratto (tra i costi diretti) i costi sostenuti per l acquisto di attrezzatura durevole necessaria allo svolgimento del progetto. Attrezzatura durevole: sono beni che hanno un uso durevole, che riguardano più esercizi e che devono essere registrati nei libri dei cespiti. Il costo ammissibile è l ammortamento. Il costo va rendicontato secondo l usuale sistema di ammortamento (per l Università di Parma sono in vigore le aliquote di ammortamento stabilite con deliberazione del Consiglio di Amministrazione n. 464/28266 del 23 dicembre 2008, reperibile alla pagina delle news sul sito della Ricerca Internazionale: ). Per poter imputare l ammortamento dei beni durevoli deve essere dimostrata la percentuale d utilizzo nel progetto, pertanto è necessario tenere un diario d uso del bene secondo il seguente schema : Natura del bene: Mese di utilizzo: 6

7 PROGETTO TOT. ORE Firma del Responsabile Scientifico Inoltre, è possibile caricare l ammortamento dei attrezzature acquistate prima dell inizio del progetto, solo se non è terminato il periodo di ammortamento e se è possibile produrre le fatture di acquisto e dimostrare la percentuale di utilizzo attraverso tabelle riepilogative. CASISTICA : COMPUTER : è rendicontabile, ma attenzione alla percentuale di utilizzo (secondo recenti audit occorsi in alcune Università italiane, la Commissione ha contestato l imputazione dell uso al 100% su un progetto) ; SPESE DI TRASPORTO, MONTAGGIO, COLLAUDO : rendicontabili; MANUTENZIONI : di solito sono spese generali, a meno che si dimostri la necessità per il progetto MOBILI D UFFICIO : spese generali; PROTOTIPI : rendicontabili come altri costi 3.3. MATERIALE DI CONSUMO Sono costi sostenuti per l acquisto di materiale di consumo di ogni genere utilizzato direttamente per l esecuzione delle attività del progetto, compreso il software e rientrano tra i costi diretti CASISTICA : RENDICONTAZIONE DI MATRIALE DI MAGAZZINO : NO INERENZA DELL ACQUISTO DI MATERIALE DI LABORATORIO : SI, ma è necessaria la dichiarazione di uso esclusivo per il progetto. Se no : spese generali; CANCELLERIA, CD, TONER, CARTA PER STAMPANTI : NO; FOTOCOPIE : NO, spese generali; SOFTWARE APPLICATIVI DI CARATTERE NON SCIENTIFICO : NO; SPESE DI TRASPORTO DEL MATERIALE E ALTRI COSTI ACCESSORI : SI VIAGGI E SOGGIORNO 7

8 Le spese per i viaggi e soggiorni (viaggi, vitto e alloggio) necessari per l esecuzione del progetto effettuati dal personale che partecipa all attività di ricerca, possono essere imputati come costi diretti. Si esemplificano, di seguito, alcune altre spese connesse alle Missioni (Travel and Subsistance) con indicazione del tipo di imputazione possibile, qualora essi risultino da specifici giustificativi di spesa (fatture, ricevute, scontrini, note di addebito quietanzate..) 1. tasse aeroportuali COSTI DIRETTI TRAVEL 2. tassa soggiorno COSTI DIRETTI TRAVEL 3. assicurazioni aerei COSTI DIRETTI TRAVEL 4. kasko (assicurazione per il periodo della missione) COSTI DIRETTI TRAVEL 5. diritti d agenzia viaggi SPESE GENERALI 6. IVA albergo NON ELEGGIBILE 7. IVA parcheggio NON ELEGGIBILE N.B. Si imputa la diaria se questa è, secondo le regole interne, sostitutiva in tutto o in parte delle spese effettive. CASISTICA : MISSIONE DI PERSONALE DI UN ALTRO SOGGETTO (UNIVERSITA, ENTE DI RICERCA) CHE SIA PARTNEER DEL PROGETTO O MENO : sarebbe meglio evitare : ogni beneficiario sostiene le proprie spese. MISSIONE DI PERSONALE PER CUI E TERMINATO IL CONTRATTO : NO, ameno che non sia un incarico gratuito. MISSIONE DI STUDENTI : NO MISSIONE DI PROFESSIONISTI : fanno parte del costo del subcontratto. MISSIONE DI RELATORI A CONVEGNI : NO 3.5. ALTRI COSTI DIRETTI E possibile imputare tutti quei costi che non sono compresi in quelli sopra descritti ma che devono essere direttamente imputabili al progetto e devono rispettare le regole di rendicontazione. CASISTICA : PROTOTIPI : SI PROTEZIONE DEL KNOWLEDGE : (brevettazione, deposito, ecc.) SI LICENZE SU BENI IMMATERIALI: SI. 8

9 4. COSTI INDIRETTI = SPESE GENERALI = OVERHEADS Costi ammissibili che non possono essere identificati dal Beneficiario quali costi diretti, ma presentano una relazioni diretta con tali costi attraverso un sistema di ripartizione. Esempi di alcuni COSTI INDIRETTI - costi connessi alle infrastrutture (affitto, ammortamento edifici) ; - acqua, gas, elettricità ; - manutenzione ; - assicurazioni ; - forniture servizi ; - spese postali e costi di connessione rete ; - personale tecnico-amministrativo Il metodo di calcolo dei costi indiretti utilizzato dall Ateneo è il TRANSITIONAL FLAT RATE: è un sistema transitorio che permette di forfettizzare le spese generali che verranno rimborsate al 60% dei costi diretti. Costi indiretti = 60% dei costi diretti detratti i subcontratti e terze parti esterne 9

10 5. AUDIT : CERTIFICATO SULLA RENDICONTAZIONE Nell ambito del VII PQ, ciascun beneficiario di finanziamenti UE è obbligato a fornire un certificato sul rendiconto finanziario (CFS : Certificate on financial statement), per i periodi intermedi e per il periodo finale, solo qualora l ammontare del contributo comunitario sia uguale o superiore a ,00. Esempio: Un Beneficiario di un progetto di durata di 5 anni 1 I Per i progetti di durata fino a 24 mesi con contributo comunitario uguale o superiore a ,00 è fatto obbligo di fornire un solo certificato sul rendiconto finanziario nel momento del pagamento finale. Esempio: Un Beneficiario di un progetto di durata di 2 anni 2 N.B. Durante lo svolgimento delle attività del progetto tutti i documenti devono essere ben archiviati e devono essere conservati per un periodo di 5 anni dalla fine del progetto in quanto la Commissione europea può, in ogni momento, anche durante lo svolgimento del progetto, e fino a 5 anni dopo la fine del progetto programmare dei controlli. 1 European Commission, Guide to Financial Issues relating to FP7 Indirect Actions, Version 24/7/ European Commission, Guide to Financial Issues relating to FP7 Indirect Actions, Version 24/7/

11 SCHEDA RIASSUNTIVA DEI COSTI AMMISSIBILI PER IL CALCOLO DEL BUDGET Costi Personale (strutturati e assegnasti, co.co.co., borsisti,.) Subcontratti (consulenze tecniche di ricerca) Altri costi (attrezzature, viaggi e missioni, beni di consumo, acquisto di beni durevoli e se già in possesso: ammortamento e % di utilizzo.) TOTALE COSTI DIRETTI Costi indiretti (affitto, ammortamento, acqua, gas, elettricità, manutenzione, assicurazioni, forniture e servizi, spese postali e internet, segretarie) TOTALE Contributo massimo della Comunità Europea Altri finanziamenti già erogati per il progetto da altri enti (es. fondazioni, banche,.) Attività di ricerca scientifica 60% (dei costi diretti detratti i subcontratti) Attività dimostrative (es. test di prototipi, ) 60% (dei costi diretti detratti i subcontratti) Management 60% (dei costi diretti detratti i subcontratti) 75% 50% 100% 100% Altre attività (formazione, creazione di network, coordinamento, proprietà intellettuale, studi sull impatto socio economico del progetto, promozione) 60% (dei costi diretti detratti i subcontratti) TOTALE 11