I.N.P.D.A.P. ISTITUTO NAZIONALE DI PREVIDENZA PER I DIPENDENTI DELL AMMINISTRAZIONE PUBBLICA DELIBERA DEL CONSIGLIO DI INDIRIZZO E VIGILANZA

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1 I.N.P.D.A.P. ISTITUTO NAZIONALE DI PREVIDENZA PER I DIPENDENTI DELL AMMINISTRAZIONE PUBBLICA DELIBERA DEL CONSIGLIO DI INDIRIZZO E VIGILANZA N. 182 del 13 marzo 2002 OGGETTO: Direttiva del Ministro per l Innovazione e le Tecnologie: linee guida in materia di digitalizzazione dell Amministrazione. Il ruolo dell INPDAP e avvio dei nuovi processi. IL CONSIGLIO DI INDIRIZZO E VIGILANZA VISTO il D.L.vo 30 giugno 1994 n. 479 di istituzione dell'istituto Nazionale di Previdenza per i Dipendenti dell'amministrazione Pubblica; VISTO il D.P.C.M. del 4 agosto 1999 di costituzione del Consiglio di indirizzo e vigilanza; VISTO che nella seduta del Consiglio di indirizzo e vigilanza dell 8 settembre 1999 è stato nominato il Presidente del predetto organo; VISTO il D.P.R. del 4 maggio 1999 di nomina del Presidente dell'istituto; VISTO il D.P.C.M. del 19 febbraio 1999 di costituzione del Consiglio di Amministrazione; SOTTO la Presidenza del Dott. Giancarlo Fontanelli ed alla presenza dei Consiglieri: Cons. Donatello Bertozzi Cons. avv. Giuliano Bologna Cons. Carmelo Calabrese Cons. rag. Rocco Carannante Cons. dott. Pier Luigi Cenci Cons. dott.ssa M. Francesca Comerci Cons. Enrico Corti Cons. dott.ssa Cettina Costanzo Bana

2 Cons. dott. Vincenzo Damiano Cons. dott. Vincenzo D Antuono Cons. dott. Lucio D Ubaldo Cons. Battista Lepidi Cons. dott. Mario Mancini Cons. dott.ssa Matilde Mancini Cons. dott. N. Antonio Marrone Cons. dott. Giorgio Pagano Cons. dott. Michele Penta Cons. Maurizio Sarti Cons. dott. Pierluigi Severi Cons. prof.ssa Paola Soncini Cons. dott. Sergio Testuzza Cons. dott. Giuseppe Trippanera Cons. prof. Giuseppe Ughi VISTO il D.L.vo 30 marzo 2001 n.165 (Norme generali sull ordinamento del lavoro alle dipendenze delle amministrazioni pubbliche); VISTO che, ai sensi dell art. 3, comma 4, del D.L.vo n. 479/94, così come modificato dall art. 17, comma 23 della legge 15 maggio 1997 n. 127, il Consiglio di indirizzo e vigilanza definisce i programmi, individua le linee di indirizzo dell Ente e determina gli obiettivi strategici pluriennali; VISTO il D.P.R. 24 settembre 1997 n. 368 di emanazione del Regolamento concernente l organizzazione ed il funzionamento dell Istituto nazionale di previdenza per i dipendenti dell amministrazione pubblica; VISTO il Regolamento generale del Consiglio di indirizzo e vigilanza approvato con delibera n. 113 del 18 luglio 2000; VISTA la delibera del Consiglio di indirizzo e vigilanza n.109 del 20 giugno 2000 ( Direttive generali sul sistema informativo Inpdap ); VISTO il decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 27 settembre 2001, recante l Istituzione del Dipartimento per l innovazione e le tecnologie ; PRESO ATTO della direttiva del 21 dicembre 2001 del Ministero per l Innovazione e le Tecnologie, recante linee guida in materia di digitalizzazione dell amministrazione ; RAVVISATA l opportunità che anche gli Organi di gestione dell Inpdap siano chiamati a compiere delle scelte strategiche per integrare il sistema informativo dell Istituto, perché sia conforme al disegno del Governo volto ad un ammodernamento generale di tutta la Pubblica Amministrazione; CONSIDERATA la necessità di affrontare nuovamente in futuro l argomento trattato nella direttiva succitata, al fine di predisporre linee di indirizzo che riguardino la tematica nel suo complesso ed impegnino gli Organi di gestione ad adeguare il sistema informativo dell Istituto al disegno del Governo;

3 VISTO l allegato documento della Commissione Istituzionale, Organizzazione ed Informatica del 20/02/2002 che rappresenta un fondamentale contributo per l avvio ad una più approfondita analisi sullo specifico argomento; A MAGGIORANZA dei Consiglieri presenti DELIBERA di invitare gli Organi di gestione a porre in essere le condizioni necessarie affinché: l Inpdap introduca l uso della firma elettronica in quei casi di trasmissione di documenti di particolare importanza, e allestisca un adeguato sistema di sicurezza che preservi tutte le comunicazioni elettroniche interne ed esterne; venga realizzato un sito web Intranet per la gestione comune dei documenti elettronici (Ufficio digitale); si preveda la possibilità di integrare, nel nuovo Sistema Informativo, il protocollo automatizzato delle pratiche in entrata e in uscita, al fine di monitorarne i flussi, lo stato ed i soggetti addetti. Il Segretario Il Presidente (Dott. Giuseppe Beato) (Dott. Giancarlo Fontanelli) F.to Giuseppe Beato F.to Giancarlo Fontanelli

4 COMMISSIONE ISTITUZIONALE, ORGANIZZAZIONE ED INFORMATICA (sedute del 6, 13 e 20 febbraio 2002) Oggetto: Direttiva del Ministro per l Innovazione e le Tecnologie: linee guida in materia di digitalizzazione dell Amministrazione. Il ruolo dell INPDAP e avvio dei nuovi processi. PREMESSA Da quando a partire dalla fine degli anni 80, per continuare negli anni 90 (soprattutto con le leggi Bassanini ) - è iniziato un lento ma progressivo cambiamento dello Stato italiano, la Pubblica Amministrazione ha intrapreso un altrettanto lento ma inesorabile cambiamento organizzativo. Il diverso rapporto che si è affermato in quegli anni tra cittadini e Pubblica Amministrazione, ratificato in leggi e norme sulla trasparenza ed efficienza degli apparati dello Stato è - in parte - servito a ricomporre la dicotomia creatasi tra pubblico e privato. In questa nuova ottica, la Pubblica Amministrazione si sta modificando per dare servizi sempre più puntuali al cittadino. Il passaggio avviene in un momento in cui le nuove tecnologie mette a disposizione strumenti molto potenti, in grado di agevolare il cambiamento di fisionomia e di ruolo delle PP.AA.. Un segnale di questo cambiamento è la continua nascita di nuove professioni, le cui peculiarità, nell ambito della produzione e gestione dei documenti e dei procedimenti, sono il pragmatismo degli interventi e la conoscenza delle nuove risorse tecnologiche. Ma questo radicale cambiamento nei servizi della P.A. non

5 sempre è accompagnato da un adeguata evoluzione culturale e organizzativa; la stessa volontà di gestire i servizi della Pubblica Amministrazione in modo privatistico, deve fare i conti con una mancanza di cultura manageriale diffusa un po a tutti i livelli di responsabilità. Occorre allora introdurre dei modelli organizzativi nuovi, ma collaudati, in modo da superare assetti gestionali oramai inefficaci e una certa tendenza all improvvisazione. In questi anni alcune cose sono state fatte. L'Inps è considerato un esempio tra i più avanzati. Così pure le Poste, e il Fisco OnLine. O anche, meno nota al pubblico ma molto significativa, la centralizzazione degli acquisti di tecnologie per la P.A. realizzata dal ministero del Tesoro (Consip), che ha procurato risparmi del 67% nell'acquisto di telefonia fissa e mobile. O, ancora, i primi passi verso la creazione di una struttura dedicata all'informatizzazione dello Stato nell'ambito del ministero della Funzione pubblica. In generale, però, il limite degli interventi è stato quello della frammentazione tra i vari centri decisionali; e lo stato attuale dei progetti conferma la mancanza di un'azione coordinata e coerente. Con l introduzione dell AIPA (decreto legislativo n. 39 del 12 febbraio 1993) e la recente istituzione del Ministero dell Innovazione e le Tecnologie, la scelta del Governo è stata, al contrario, quella di creare un unico centro di responsabilità strategica per l'innovazione tecnologica e organizzativa. Un esempio che molti considerano non entusiasmante è quello della Rete unitaria della P.A. (Rupa), che avrebbe dovuto mettere in contatto elettronico le varie amministrazioni centrali, ma è rimasta una costosa autostrada senza automobili, dove corre soltanto l' . In quest ottica (unitamente alla logica delle tre I : Impresa, Inglese, Internet), la recente direttiva del Ministero succitato, intende dare un ulteriore impulso a tale processo: di conseguenza anche l Inpdap, quale Ente Pubblico e tassello necessario della P.A., è chiamato a compiere delle scelte strategiche per integrare il proprio sistema informativo, perché sia conforme al disegno del governo volto ad un ammodernamento generale di tutta la Pubblica Amministrazione. A tal fine, e coerentemente con quanto a suo tempo indicato nella delibera Civ n.109 del 20/6/2000 ( Direttive generali sul sistema informativo Inpdap ), la Commissione

6 Istituzionale, Organizzazione ed Informatica ritiene necessario un intervento particolarmente urgente nei campi di seguito indicati. FIRMA DIGITALE E SICUREZZA La Gazzetta Ufficiale n. 89 del 15 aprile 1999 ha pubblicato il DPCM 8/02/99, contenente le "regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la validazione, anche temporale dei documenti informatici, ai sensi dell'art. 3 comma 1, del DPR 10/11/97, n. 513". Si trattava del cosiddetto regolamento tecnico per la firma digitale, indispensabile per l'attuazione dell'art. 15, comma 2 della legge n. 59 del 15/03/97 (cosiddetta Bassanini-uno), che stabiliva che "gli atti, dati e documenti formati dalla pubblica amministrazione e dai privati con strumenti informatici o telematici, i contratti stipulati nelle medesime forme, nonché la loro archiviazione e trasmissione con strumenti informatici, sono validi a tutti gli effetti di legge". L'applicazione di questa norma è stata definita da due successivi testi legislativi: 1. Il cosiddetto regolamento attuativo è contenuto nel DPR 513 del 1997, pubblicato sulla GU n. 60 del 13/3/98, e definisce le modalità di attuazione della firma elettronica nella Pubblica Amministrazione. Il DPR prevede la tipologia generale della firma digitale, specificando che questa si basa "su un sistema di chiavi asimmetriche, a coppia, una pubblica e una privata" (art. 1, comma 2). L'art. 10, al comma 6 stabilisce che "L'apposizione di firma digitale integra e sostituisce, ad ogni fine previsto dalla normativa vigente, l'apposizione di sigilli, punzoni, timbri, contrassegni e marchi di qualsiasi genere"; Secondo il comma 2 dell'art. 20 (che definisce i tempi di attuazione della legge, vedi avanti) le PA sono tenute a sostituire la firma tradizionale con quella elettronica a partire dal primo gennaio del L'art. 18 al comma 1, stabilisce che "gli atti formati con strumenti informatici, i dati e i documenti informatici delle pubbliche amministrazioni, costituiscono informazione primaria

7 ed originale da cui e' possibile effettuare, su diversi tipi di supporto, riproduzioni e copie per gli usi consentiti dalla legge". Infine il decreto prevedeva precise scadenze per le Pubbliche Amministrazioni, ed in particolare: marzo 1998: le PA dovevano dotarsi entro il 31 marzo 98 di un "piano di sviluppo dei sistemi informativi automatizzati in attuazione delle disposizioni del presente regolamento" (art. 20. comma 1). Dovevano cioè prevedere la firma elettronica nel progetto di realizzazione o di aggiornamento dei loro sistemi informativi dicembre 1998: le PA dovevano valutare in termini di rapporto costi/benefici quali documenti e atti cartacei esistenti sia opportuno trasformare in formato elettronico per la loro conservazione, e realizzano i conseguenti piani di sostituzione degli archivi cartacei con gli archivi informatici (art. 20, comma 3) dicembre 2002: è la data limite per l'implementazione dei sistemi di gestione informatizzata dei flussi documentali con validazione elettronica. Infatti l'art. 20 al comma 2 recita: "le pubbliche amministrazioni provvedono, entro 5 anni, a partire dal 1 gennaio 1998, a realizzare o revisionare sistemi informativi finalizzati alla totale automazione delle fasi di produzione, gestione, diffusione ed utilizzazione dei propri dati, documenti, procedimenti ed atti in conformità alle disposizioni del presente regolamento ed alle disposizioni di cui alle leggi 31 dicembre 1996, nn. 675 e 676". Infine, il D.Lgs. n.10 del 23/1/2002 introduce una sorta di graduatoria tra documento informatico, documento informatico sottoscritto con firma elettronica, e documento informatico sottoscritto con firma elettronica avanzata o firma digitale. Tale decreto, tra l altro, aggiunge la carta nazionale dei servizi come strumento in più (rispetto alla carta di identità elettronica) per i pagamenti verso e tra pubbliche amministrazioni e come strumento in più (rispetto a carta di identità elettronica e firma digitale) per rivolgere istanze alla pubblica amministrazione. Alla luce della normativa sopra evidenziata, degli indirizzi governativi cui si è fatto cenno, e della delibera Civ sopra richiamata (cfr. pag.37 dell allegato alla delibera), la Commissione propone al Civ di impegnare gli Organi di gestione affinché anche l Inpdap introduca il principio della firma digitale (basato sul sistema della chiave asimmetrica ) in quei casi di trasmissione di documenti di particolare importanza, e

8 allestisca un adeguato sistema di sicurezza che preservi tutte le comunicazioni elettroniche interne ed esterne UFFICIO DIGITALE Internet è l'ambiente ideale per lavorare su progetti che coinvolgono persone di uffici diversi, che operano da sedi distanti e con sistemi informativi non omogenei. Per prima cosa occorre creare il sito web del progetto, un sito ad accesso riservato al personale autorizzato dei vari uffici coinvolti. Il sito servirà a condividere documenti ed informazioni, per comunicare in maniera rapida e per lavorare in gruppo sul materiale esistente e progressivamente realizzato. L'obiettivo principale sarà quello di definire la modulistica e le regole del procedimento unico, a partire dalle decine di procedimenti esistenti nei diversi uffici. Ciascun ufficio realizza la mappa dei propri procedimenti e la pubblica nella parte del sito ad esso riservata. Nella parte comune vengono pubblicate le bozze di procedura unica, sulla quale possono lavorare in gruppo addetti di uffici diversi. Grazie all'utilizzo di forum di discussione privati o pubblici, posta elettronica o anche sessioni di conferenza in tempo reale, si potrà realizzare un alto livello di produttività nel lavoro di gruppo, senza bisogno di spostamenti o di produzione di documenti cartacei. Si potrà inoltre stabilire rapporti di collaborazione a vario livello con altri gruppi che lavorano sullo sportello unico, scambiandosi compiti, soluzioni, idee. L'applicazione potrà interfacciarsi attraverso la rete interna (con protocollo IP o Intranet). Tutti i soggetti interessati alle informazioni potranno infine accedervi utilizzando la rete pubblica Internet, sia in modo anonimo che dietro autenticazione. Una volta terminato il test delle applicazioni, queste saranno spostate sul sito definitivo, che consentirà sia gli accessi anonimi per tutti gli iscritti, sia gli accessi personalizzati dietro autenticazione, per gli operatori e per gli utenti titolari delle pratiche. Il risultato finale non potrà che essere quello di creare un servizio più efficiente, a costi molto più bassi e in tempi minori rispetto a qualunque altra metodologia.

9 Alla luce di tali considerazioni e degli strumenti e metodologie oggi disponibili, e della delibera Civ sopra richiamata (cfr. pag.38 dell allegato alla delibera), la Commissione propone al Civ di impegnare gli Organi di gestione affinché venga realizzato un sito web per la gestione comune dei documenti elettronici, che sia accessibile a tutti gli uffici, e che semplifichi il rapporto fra i vari operatori: tale sito permetterà di gestire con maggiore semplicità ed efficacia non solo i documenti, ma anche gli stessi processi. PROTOCOLLO INFORMATICO Il sistema del protocollo nella Pubblica Amministrazione è essenziale per schedare, catalogare ed archiviare ogni documento o gruppi di documenti correlati, in modo da consentirne il recupero in ogni momento. Il meccanismo utilizzato fino ad oggi si basa sul Regio Decreto n. 35 del 25 gennaio 1900, che prescrive, per ogni amministrazione, l'apposizione di un timbro con la data ed il numero progressivo sui documenti protocollati, la trascrizione di questi su un apposito registro, ed i meccanismi per la fascicolazione (creazione di un fascicolo con documenti correlati), l'invio al destinatario e l'archiviazione. Questa normativa, abrogata dall'art. 23 del DPR 428/98, non è più idonea a fornire un servizio adeguato. Nel corso degli anni, il peso dell'amministrazione Pubblica è cresciuto notevolmente ed è aumentato di conseguenza il numero di documenti da protocollare e da gestire. Ogni pratica ha spesso la necessità di essere classificata con criteri diversi, e deve essere "processata" da varie unità organizzative dell'amministrazione o da Amministrazioni diverse, ciascuna con un suo sistema di protocollo. Il risultato è che nella Pubblica Amministrazione Italiana vi sono circa uffici protocolli, per un costo di circa miliardi l'anno, che fanno un lavoro spesso poco utile ai fini di un rapido processo delle pratiche. Inoltre, la realizzazione di una tele-amministrazione pubblica, fondata su principi di efficienza, funzionalità e rapidità, richiede un nuovo meccanismo di protocollo dei documenti, costruito intorno a sistemi informatici e telematici.

10 La riforma del Protocollo Informatico è resa possibile dall'articolo 15 della legge n. 59 del 1997 (cosiddetta Bassanini 1), che stabilisce che "gli atti, dati e documenti formati dalla pubblica amministrazione e dai privati con strumenti informatici o telematici, i contratti stipulati nelle medesime forme, nonché la loro archiviazione e trasmissione con strumenti informatici, sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge". Su queste basi è stato istituito un nuovo sistema di protocollo, con il DPR 428 del 20 ottobre 1998 "regolamento recante norme per la gestione del protocollo informatico da parte delle amministrazioni pubbliche". pubblicato sulla GU del 14 dicembre. Il decreto rimanda ad un regolamento tecnico, la definizione delle modalità tecniche di gestione del protocollo informatico: tale regolamento è stato predisposto dall'aipa. A queste normative va aggiunta la Deliberazione AIPA n. 24/98, del 30 luglio 98, che contiene le regole tecniche per l'archiviazione dei documenti su supporti magnetici e ottici. Viene previsto un sistema di protocollo unitario e distribuito, di tipo informatico: 1. Informatico, in quanto si affida a strumenti informatici per inserire ed immagazzinare i dati, ed alla telematica per trasmetterli. 2. Unitario, in quanto è valido per tutta la Pubblica Amministrazione Italiana. Dal numero di protocollo, sarà sempre possibile recuperare rapidamente la pratica relativa, indipendentemente da quale amministrazione abbia effettuato l'operazione di protocollo. 3. Distribuito, in quanto le informazioni di protocollo sono distribuiti su vari sistemi informatici. Gli attuali uffici protocolli saranno sostituiti da strutture più razionali chiamate Aree Organizzative Omogenee (AOO), gestite da una specifica struttura denominata «Servizio per la tenuta del protocollo informatico» (SPIFA), con a capo un dirigente (responsabile del servizio) dotato di professionalità tecnico-archiviste. La gestione del protocollo avverrà con procedure informatiche e quindi, per poter protocollare, ogni AOO dovrà dotarsi di un sistema di protocollo informatico che abbia alcune "funzionalità minime" previste dalla legge.

11 Verrà istituito un Registro Nazionale delle Amministrazioni e delle relative Aree Organizzative Omogenee (RAP), contenente numerose informazioni su ogni AOO, incluso l'indirizzo (obbligatorio). I dati del RAP sono resi accessibili per via telematica a tutti i soggetti pubblici e privati, attraverso il servizio di directory della RUPA (Rete Unitaria della Pubblica Amministrazione). Lo scambio dei documenti soggetti a registrazione di protocollo avverrà via posta elettronica. I dati relativi alla "segnatura di protocollo" (oggetto, mittente, destinatari e altro) dovranno essere forniti in formato XML, conforme ad uno specifico DTD (Definizione di Tipo di Documento) predisposto dall'aipa. Pertanto, sulla base delle considerazioni sopra esposte, la Commissione propone al Civ di impegnare gli Organi di gestione affinché si preveda la possibilità di integrare, nel Nuovo Sistema Informativo, il protocollo automatizzato delle pratiche in entrata e in uscita, al fine di monitorarne i flussi, lo stato, ed individuarne il funzionario addetto. Il Dirigente Il Coordinatore Dr. Alfredo TERZO Dr. Mario MANCINI F.to Alfredo TERZO F.to Mario MANCINI