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1 Divisione Pubblica Amministrazione e Sanità progetti.sanita.eng.it Modalità di erogazione del corso Lezione frontale in aula Esercitazioni pratiche sull utilizzo del sistema con simulazione dei vari ruoli Go live RL-RN Questionario di valutazione dell apprendimento Analisi risposte errate Classifica Andrea Pieragostini, PMP Roma 17 ottobre 2012 Assago 18 ottobre 2012 Pescara 22 ottobre progetti.sanita.eng.it Sezione 1 Sezione 2 Sezione 3 Sezione 4 Sezione 5 Sezione 5 I Processi gestiti Configurazione Evoluzioni Go live I Processi gestiti 2009 Gruppo Engineering - Tutti i diritti riservati.

2 I Macro Processi I Macro Processi I Macro Processi Quali i ruoli disponibili I Processi Gestiti I Processi Gestiti (commesse di cui sono capo progetto in sial) attività Applicativi Archiviazione e Fatturazione Delegato WBS RTA Responsabile Nazionale Delegato Responsabile locale (commesse di cui sono delegato in progetti) (centri di cui sono responsabile in sial) (centri di cui sono responsabile in sial) (centri di cui sono responsabile in progetti) (legame tra persone in progetti) Consulente Applicativo (tutti possono essere pianificati) 5 6 Processo: attività Applicativi Processo: attività Applicativi attività Applicativi Richiesta Attività I Processi Gestiti I Processi Gestiti Catalogazione WBS Notifica automatica Delega eventuali Team Leader CP/RTA al RL CP/RTA Richiesta CP/RTA/Delegato al RL Notifica automatica 7 8

3 Processo: attività Applicativi Processo: attività Applicativi Governo Applicativi Validazione I Processi Gestiti I Processi Gestiti RL/RN Cruscotto Mie Risorse Cruscotto Mie commesse in WBS con Indicazione risorsa RL/RN Notifica automatica al CP/Delegato Consulente Consulente A. CP/RTA/Delegato Validazione Notifica automatica Indicazione risorsa in Notifica automatica CP/RTA/Delegato al RL e Consulente RL/RN al CP/Delegato 9 10 Processo: Archiviazione e fatturazione Processo: Archiviazione e fatturazione Archiviazione e fatturazione Archiviazione e fatturazione I Processi Gestiti I Processi Gestiti Produzione Firma Consulente A. Cliente Scansione Upload Consulente A. Consulente A. Ricerca PDF Consulente A. Consulente A

4 Processo: Archiviazione e fatturazione Processo: Archiviazione e fatturazione Archiviazione e fatturazione Archiviazione e fatturazione I Processi Gestiti I Processi Gestiti Visualizzazione Lista PDF Modifica Fatturabili Ordine di fatturazione Fattura Singola Multipla CP Commerciale Commerciale Estrazione PDF Excel Sistema Informativo Progetti Sistema Informativo Progetti Sistema Informativo Progetti -> progetti I Processi Gestiti Le slide entrano nel merito delle funzionalità applicative disponibili I Processi Gestiti Per ognuno dei due macro processi si vedono prima le funzionalità comuni e poi le specifiche per ruolo Per ogni funzionalità oltre all indicazione del ruolo è evidenziato il processo in cui è coinvolta Progetti Documentazione Questionari 15 16

5 Sistema Informativo Progetti Sistema Informativo Progetti Documentazione Desktop progetti I Processi Gestiti I Processi Gestiti Gadget Tutorial Messaggi Menù Desktop progetti Sistema Informativo Progetti I Processi Gestiti Menù Messaggi Gruppo Engineering - Tutti i diritti riservati.

6 Desktop Pannello di lavoro Desktop Pannello di lavoro Informazioni di contesto Filtri temporali Filtri su commesse Pannello di lavoro Griglia Viste Disponibili Pannello di lavoro Pannello di lavoro Filtri temporali Griglia Numero giorni pianificati precedenti alla data Preferenza utente Numero giorni pianificati successivi alla finestra temporale Filtri sugli elementi visualizzati Stati Spostamento indietro della finestra temporale per N settimane Finestra temporale dalla data per N settimane Spostamento avanti della finestra temporale per N settimane Record presenti Paginazione 23 24

7 Pannello di lavoro Pannello di lavoro Griglia Griglia Ordinamento I n f o Salvataggio modifiche e Inserimento nuova riga Riga Eliminata Lookup r e c o r d Pannello di lavoro Funzionalità per Ruolo Attendere prego Funzionalità per Ruolo Delegato WBS RTA Responsabile Nazionale Responsabile locale Consulente Applicativo 27 28

8 Funzionalità per Come per specialista Dato di sintesi: Pianificazioni sulle mie commesse Pianificazioni Abilitazioni Dato di sintesi sulle pianificazioni della commessa in gestione Risorse abilitate alla pianificazione. Sono equivalenti del capo progetto sulle WBS Delegate 31 32

9 WBS WBS WBS: Codice e descrizione Elenco dei sottosistemi su cui effettuare la pianificazione In questa fase sottosistema SIAL, successivamente vera e propria WBS WBS WBS Gruppo: Centro di costo a cui verrà richiesta l erogazione dell attività GGPrev: Giornate budgettate per il deliverable Chiave: WBS, Gruppo 35 36

10 WBS WBS GGCons: Giornate consuntivate a RAS sul sottosistema. GGPianif: Giornate pianificate sulla WBS Per ora non valorizzate WBS WBS : Indica se per l attività sono necessari i. Per ora puramente informativa Data Inizio e fine: Indica il periodo in cui si vuole erogare l attività. Per ora puramente informativa 39 40

11 WBS WBS Distribuzione nel tempo delle pianificazioni effettuate Chiusa: Qualora impostato inibisce nuove pianificazioni sulla WBS. Cliente Nella maggior parte dei casi coincide con quello della commessa ma per Marche e Sardegna può essere dettagliato 41 Giornate pianificate visualizzate 42 WBS WBS Città dell intervento Periodo di intervento Nella maggior parte dei casi ricavato dal cliente Può essere comunque specificato Al può essere scelto solo all interno della stessa settimana di Dal Scegliendo Dal si valorizza Al automaticamente uguale a Dal 43 44

12 WBS WBS GG Giorni ricavati come differenza Al Dal Tipo Giornata Cambia cliccando sull icona Non sono editabili WBS WBS Remoto Indica se la giornata sarà svolta da Remoto o presso il cliente Risorsa Consulente applicativo che svolgerà l attività. Il capo progetto può solo vedere la risorsa assegnata ma non selezionarla

13 WBS WBS Attività Descrizione sintetica dell attività che il Consulente applicativo è chiamato a svolgere E obbligatoria Validato Check di validazione in capo al Capo progetto per accettare l attività Solo dopo che è stata indicata la Risorsa WBS WBS Chiudi Modulo Tipo Attività Contratto Legate al centro di costo erogatore. Potrebbero non essere presenti 51 52

14 WBS - Duplica WBS Scelta giorni Numero settimane Giorni scelte Warning La risorsa è già allocata su altra attività La risorsa non è stata indicata e mancano meno di 5 giorni La risorsa non è stata indicata e mancano 5 giorni La risorsa non è stata indicata e mancano più di 5 giorni Delegato WBS Sovrapianificazione Risorsa Funzionalità per Delegato WBS Le stesse funzionalità del Elenco altre attività allocate nella stessa data Commesse per cui è delegato a qualche WBS 55 56

15 Delegato WBS RTA Funzionalità per Delegato WBS Funzionalità per RTA Non può inserire nuovi record Commesse di cui sono Come RL/RN se pianifico le risorse del mio Centro di costo Vede le sole WBS Delegate Se utilizzo il sistema di pianificazione per catalogare anche le mie attività RTA RTA Miei CDC Miei CDC Singolo CDC Pianificazioni complessive su commesse dei miei Cdc Pianificazioni complessive su commesse del centro di costo selezionalo La scelta di una commessa permette di entrare in Gestione commessa come se fossi il CP Tra le commesse è possibile scegliere anche il centro di costo (solo per pianificare le attività) 59 60

16 RTA RTA Miei Capi Progetto Miei Capi Progetto Singolo CP Pianificazioni complessive su commesse dei miei Cdc Pianificazioni complessive su commesse del Capo Progetto selezionalo La scelta di una commessa permette di entrare in Gestione commessa come se fossi il CP RTA Mie Commesse Pianificazioni complessive su commesse di cui sono Esercizio 1 Simuliamo CP ed RTA Commesse di cui sono capo progetto Centri di costo di cui sono responsabile Gruppo Engineering - Tutti i diritti riservati.

17 Esercizio: Simuliamo CP ed RTA Esercizio: Simuliamo CP ed RTA Esercizio 1 Funzionalità di Simulazione utente: Esercizio 1 Collegatevi al sito: User e Pwd: come LDAP Sarà disponibile solo per un mese al fine di permettere di supportare CP ed RTA Menù Progetti -> Pianificazioni Specialisti Cambia Utente: utilizzate quello del CP assegnatovi Imposta utente login Imposta nuovo utente Vista Mie commesse Selezionate la commessa assegnatavi Create WBS PRES Presidio su vostro centro di costo Create WBS SITE On Site su vostro centro di costo Delegate Consulente alla vostra destra alla WBS PRES Inserite una pianificazione per un vostro consulente Consulente Applicativo Esercizio: Simuliamo CP ed RTA Funzionalità per Consulente Applicativo Esercizio 1 Cambia Utente: utilizzate quello dell RTA assegnatovi Vista Miei CDC Selezionate il CDC assegnatovi Selezionate la commessa assegnata Guardate la richiesta di pianificazione Vista Miei Capi progetto Selezionate il assegnatovi Selezionate la commessa assegnata Guardate la richiesta di pianificazione Pianificazioni Assegnatemi 67 68

18 Consulente Applicativo Responsabile Locale Mie Pianificazioni Funzionalità per Responsabile Locale (RL) Per le mie attività Attività pianificata non editabile Il Consulente applicativo deve inserire le sue assenze per: -ASS: Ferie e Malattia -FORM: Partecipazione a corsi di formazione Cruscotto delle Pianificazioni Responsabile Locale Responsabile Locale Aggregato Aggregato Singola Risorsa Stato Risorsa non allocata Link per singola risorsa Attività non validata Attività validata Risorsa in formazione Risorsa Assente Risorsa sovrapianificata 71 72

19 Responsabile Locale Responsabile Locale Pianificazioni Senza Risorse Lista valori risorse con allocazione data Risorse già allocate nella data Commesse dei centri di costo/clienti a me abilitati Posso indicare anche risorse di altri RL Responsabile Locale Responsabile Locale Pianificazioni con risorse WBS con e senza pianificazioni Commesse dei centri di costo/clienti a me abilitati Commesse dei centri di costo/clienti a me abilitati 75 76

20 Responsabile Locale Responsabile Nazionale Pannello Sinottico Funzionalità per Responsabile Nazionale (RN) Pianificazioni complessive su commesse dei miei Cdc Per le mie attività Commesse di cui sono Responsabile Nazionale Mail di notifica Funzionalità per Responsabile Nazionale (RN) Mail di notifica Inserimento o modifica WBS al RL e RN abilitati al CDC/cliente della commessa Simula vista RL Inserimento richiesta di pianificazione (senza risorsa) al RL abilitato al CDC/cliente della commessa Inserimento risorsa in pianificazione al Delegato WBS o al CP Nuovo inserimento pianificazione risorsa al Delegato WBS o al CP 79 80

21 Mail di notifica Mail di notifica Modifica pianificazione Per validazione o de-validazione al RL della risorsa, alla Risorsa, all utente che ha inserito il record ed al CP Per qualsiasi altra modifica al RL, all utente che ha inserito il record ed al CP. Qualora ci sia la risorsa indicata ed il record sia validato anche alla Risorsa Esercizio 2 Elimina pianificazione Se validata al RL, all utente che ha inserito il record, al CP ed alla risorsa Se non validata al RL, all utente che ha inserito il record, al CP Simuliamo RL/RN e Consulente Gruppo Engineering - Tutti i diritti riservati. Esercizio: Simuliamo RL/RN e Consulente Esercizio: Simuliamo RL/RN e Consulente Esercizio 2 Collegatevi al sito: User e Pwd: come LDAP Menù Progetti -> Pianificazioni Specialisti Esercizio 2 Cambia Utente: utilizzate quello del Consulente pianificato Vista Mie Pianificazioni Vedete pianificazioni assegnate Vista Mie Risorse Inserite una assenza Aggregato, Pianificazioni, WBS, Pannello Sinottico Inserite le risorse sulle richieste di pianificazione Ripristina Cambia Inserite una nuova pianificazione Sovrapianificate il consulente Vista Mie Risorse Aggregato Pannello Sinottico Cambia Utente: utilizzate quello del CP assegnatovi Vista Mie Commesse Validate una parte delle pianificazioni 83 84

22 Funzionalità comuni Funzionalità comuni Filtri Ricerca Vat Risultato Ricerca Anteprima Gruppo Engineering - Tutti i diritti riservati. Funzionalità comuni I Macro Processi Funzionalità comuni Abilitazioni per ruolo Riduci Vat Consulente Applicativo vede solo i suoi Vat Responsabile Locale vede i Vat delle sue persone Responsabile Nazionale vede i Vat delle sue persone vede tutti i Vat delle sue commesse Delegato WBS RTA vede tutti i Vat delle commesse dei suoi CDC Espandi Delegato vede i dei CDC a cui è collegato 87 88

23 Scansione Scansione Chi carica i sul sistema? Scanner Il caricamento dei sul sistema è compito del Consulente Applicativo Ci sono continue lamentele della struttura commerciale sul ritardo nella consegna dei per l emissione delle fatture L archiviazione può essere fatta anche una volta a settimana. non aspettiamo fine mese Il sistema sostiuisce anche NET Naming compatibile NET Scansione Scansione Naming Naming _<commessa>_<anno>_<mese>_<giorno_inizio>_<g iorni>_<matricola>_<nf se non firmato>[<note>].pdf Il nome del file PDF deve essere costruito nel seguente modo: 3 caratteri Tipo Verbale, FOR, AGG 7 caratteri codice commessa 4 caratteri Anno 2 caratteri mese (01 12) 2 caratteri Primo giorno del vat (01 31) 3 caratteri numero di giorni rendicontati. L ultima cifra rappresenta i decimali. Matricola della risorsa per 5 o 6 caratteri (comprensivo della lettera) 2 caratteri opzionali per indicare se il vat non è firmato: NF Note tra [] utilizzabili per azienda, ufficio, _REMA002_2011_01_12_015_E5005.pdf (1.5gg a partire dal 12 gennaio 2001) _REMA002_2010_10_12_120_E5005_NF.pdf (12gg a partire dal 12 ottobre 2010 non firmato) _RMAR006_2010_03_01_025_E8080_NF[PRESIDI O,HR,AOAN].pdf 91 92

24 Scansione Scansione Naming Naming Altre tipologie Se abbiamo un con 5 giorni non continuativi? Nel nome del file mettere solo la prima data FOR Formazione stesso naming dei Se abbiamo un con più consulenti? Nel nome del file mettere un solo Consulente AGG Altri verbali espressi in giorni uomo stesso naming dei Se abbiamo un registro presenze (più giorni, più consulenti)? Collegato ad un consulente ed una data COR Attività a Corpo Sostituire numero giorni con importo Sostituire matricola con Descrizione Scansione Scansione Naming Attività a corpo Adolix Split and Merge PDF COR_<commessa>_<anno>_<mese>_<giorno>_<importo> _<descrizione>_<nf se non firmato>[<note>].pdf Il nome del file PDF deve essere costruito nel seguente modo: Utilità per separare o unire file PDF Lancio anche da esplora risorse 3 caratteri Tipo Verbale COR 7 caratteri codice commessa 4 caratteri Anno 2 caratteri mese (01 12) 2 caratteri giorno del verbale(01 31) importo dell attività a corpo. Le ultime due cifre rappresentano i decimali. descrizione 2 caratteri opzionali per indicare se il vat non è firmato: NF Note tra [] utilizzabili per azienda, ufficio, 95 96

25 Scansione Scansione Adolix Split and Merge PDF Adolix Split and Merge PDF Merge Split Attenzione, e ; Upload Upload Upload Upload Upload PDF o Zip Caricati

26 Upload Upload Punti di attenzione Punti di attenzione Espandi Naming errato Espandi Upload Upload Punti di attenzione Punti di attenzione Consulente che carica sbagliando la propria risorsa lo vede caricato ma poi nelle ricerche successive non lo vede più Se si effettuano caricamenti doppi non ci sono vincoli Caricando un rar o altri file compressi non segnala nulla e non fa nulla Evitare di caricare lo stesso su più persone Muller e Andreoli sono insieme dal cliente nei giorni 2 e 3 ottobre. Unico per 4 giorni Caricare Vat solo per uno dei due consulenti per 4 giorni complessivi. E possibile reimportare il file (il resto delle informazioni rimane) solo se lo stato è Non Processato e Respinto Se si carica per entrambi lo stesso Vat per 2 giorni in fase di allegato per fatture (PDF unico con tutti i vat), il vat viene duplicato

27 Ricerca Ricerca Filtri Ricerca Filtri Ricerca Insieme di commesse: non disponibile Commessa SIAL Ricerca Ricerca Filtri Ricerca Filtri Ricerca Consulente applicativo del Processo Fatturazione

28 Ricerca Ricerca Filtri Ricerca Filtri Ricerca Periodo del Tipologia Ricerca Ricerca Filtri Ricerca Filtri Ricerca Flag di firma Userid e periodo di caricamento

29 Ricerca Ricerca Filtri Ricerca Risultato Ricerca Vat e numero giorni visualizzati Note del Vat PDF PDF Anteprima Estrai singolo PDF Anteprima PDF

30 Visualizzazione Visualizzazione Risultato ricerca Risultato ricerca Selezione Nome File (Vat e numero giorni selezionati) Solo per attività a corpo Consulente Applicativo 117 Solo per attività a corpo 118 Modifica Modifica Modifica Modifica singola Modifica MULTIPLA Campi modificati al conferma Modifica SINGOLA

31 Modifica Modifica Modifica multipla Stati Non processato: Appena caricato dal Consulente Fatturabile: Controllato dal CP pronto per la fatturazione Campi con valori diversi nella selezione Non Fatturato: Vat che non deve essere fatturato Respinto: Vat Respinto da far rianalizzare al Consulente Rianalizzare: Vat su cui il CP deve fare ulteriori controlli Fatturato: Vat collegati ad ordine di fatturazione o fattura Estrazione Estrazione Estrazione Estrazione - PDF Estrazione Excel Estrazione PDF Multipla Estrazione PDF Singola

32 Estrazione Processo Fatturazione Estrazione - Excel Fatturabili verifica i (lista e pdf) CP procede a cambio stato su selezione multipla: Fatturabile. Si può impostare anche campo ordine di fatturazione o note ad un valore convenzionale SAL x Processo Fatturazione Processo Fatturazione Ordine di fatturazione Fattura Commerciale (segreteria) procede a selezione multipla con filtri Stato e campo convenzionale Selezione multipla con filtro su stato e ordine fatturazione Imposta campo Ordine di fatturazione Impostare stato a Non Processato (altrimenti non sono possibile modifiche) Impostare stato a Fatturato e numero fattura Può impostare stato a Fatturato Estrazione excel/pdf da allegare in fattura

33 Esercizio 3 Compilate due vat Scansionate Installatevi utility Adolix e fate Split Esercizio 3 Rinominate i file Collegatevi al sito: User e Pwd: come LDAP Menù Progetti -> Vat Archiviate e Ricercate Gruppo Engineering - Tutti i diritti riservati. Configurazione per RN Configurazione Configurazione Delegati CDC per gestito solo da Amministratore Gruppo Engineering - Tutti i diritti riservati.

34 Tabelle Generiche Tabelle Generiche Tabelle Generiche Opzionali Campi Attivati Configurazione Ogni centro di costo Erogatore può attivare valori propri di: Modulo: VT_MODULO_ codice centro Tipologia Attività : VT_TIPO_ATT_ codice centro Contratto : VT_CONTRATTO_ codice centro Non tutti ne hanno bisogno Configurazione La presenza delle tabelle generiche abilita la gestione dei campi in pianificazione Non tutti devono usarle tutte e tre Abilitazioni RL Abilitazioni RL Abilitazioni Responsabile Locale Risorse Abilitate Configurazione Configurazione Filtri Lookup Compreso se stesso

35 Abilitazioni RL Abilitazioni RL Centri di costo Abilitati Clienti Inclusi/Esclusi Configurazione Configurazione Centri di costo delle commesse (Aree abilitate su cui lavora) Eccezioni rispetto al centro di costo Abilitazioni RL Borsisti Abilitazioni per RN Borsisti Configurazione Risorse non necessarie (SIAL) Configurazione Risorse non presenti in SIAL Matricola Centro di costo

36 Clienti Clienti Configurazione Non disponibile Evoluzioni Città proposta in automatico Gruppo Engineering - Tutti i diritti riservati. Richiesta in capo ai clienti Evoluzioni in corso e future Richiesta in capo ai clienti (31/12/2012) Evoluzioni Richiesta in capo ai clienti Gestione Elettronico Visualizzazione a calendario Evoluzioni Permettere ai clienti di richiedere attività specialistiche vincolati da tipologie di calendario Presidio On site. Permettere ai CP di validare le richieste clienti Consuntivo da RAS Cruscotti Ras Web WBS

37 Gestione Elettronico Gestione Elettronico Gestione Elettronico (31/12/2012) Gestione Elettronico (31/12/2012) Evoluzioni Compilazione del a partire dall evento pianificato Evoluzioni Stampa del Firma Digitale del certificato di firma legato a user-psw e Pin Firma del Consulente Firma del cliente Notifiche automatiche Stessa gestione per con firma digitale o cartacea Firma visibile in Acrobat Visualizzazione a Calendario Consuntivo da RAS Visualizzazione a Calendario (31/12/2012) Consuntivo da RAS Evoluzioni Estensione della visualizzazione a Calendario nelle viste: Miei CDC Miei Capi Progetto Mie Commesse, Mie Risorse Mie Pianificazioni Evoluzioni Integrazione con Ras SIAL per acquisizione consuntivo In Mie commesse vengono mostrati i gg consuntivati Funzionalità di Validazione -RAS: Vat senza Ras Ras senza anche se WBS lo prevedeva

38 Cruscotti Ras Web Cruscotti Ras Web Evoluzioni Evoluzioni Generazione automatica del Ras a partire dalla pianificazione E necessario rilascio integrazione lato SIAL (in corso di sviluppo) WBS WBS Evoluzioni Gestione gerarchica della WBS Catalogazione della % di lavoro effettuata Calcolo dell Earned Value Visualizzazione grafica WBS Go live Gruppo Engineering - Tutti i diritti riservati.

39 Chi mi aiuta se ho dei dubbi/problemi? Modifiche evolutive go live Il vostro riferimento è Paolo Marziali (PSG), cell go live Quali cruscotti pensate possano esservi utili Quali moduli e tipo attività Per problemi concettuali Fabio, Claudio ed io. Ulteriori modifiche Gruppo di lavoro: CP: Paolo Marziali Sviluppo: Jessica Napoleone, Alessia D Alessandro, Roberto Ferretti Architettura: Mattia Cococcioni, Massimo Corradetti, Tony Fusciello.. Invate migliorie ai vostri RN entro 2 settimane I RN consolidano richieste entro un mese da oggi Redmine per la catalogazione dei ticket Comitato Applicativi per validazione migliorie Formazione Area Capi progetto ed RTA chi chiamono? go live go live I RL sono il punto di riferimento per CP ed RTA Funzionalità Cambia utente (per un tempo limitato):

40 CP ed RTA Modifiche evolutive go live Raccogliete le richieste che vi arrivano in un documento Validazione da parte del vostro RN Validazione dal Comitato Applicativi Esercizio 4 Questionario di valutazione apprendimento Gruppo Engineering - Tutti i diritti riservati. Questionario di valutazione apprendimento Questionario di valutazione apprendimento Esercizio 4 Collegatevi al sito: -> formazione User e Pwd: come LDAP aziendale Punto di menù Esercizio 4 Compilare le risposte Concludi Avete 10 minuti di tempo prima che Areas si impossessi del vostro PC