CITTA' DI LEGNAGO SEGRETERIA GENERALE

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1 Atto Num. 42 reg. Delib. VERBALE DI DELIBERAZIONE DELLA GIUNTA COMUNALE OGGETTO: ATTIVITA' DI INDIRIZZO E PROGRAMMAZIONE IN MATERIA DI COMUNICAZIONE, INNOVAZIONE, TRASPARENZA E SMART-CITY L'anno duemilaquindici, il giorno diciotto del mese di febbraio alle ore la Giunta Comunale si è riunita. Sono presenti al momento della trattazione della deliberazione i Signori: 1. Scapin Clara Sindaco Presente 2. Marconi Claudio Vice Sindaco Presente 3. Sordo Francesca Assessore Presente 4. Ramorino Donatella Assessore Presente 5. Casari Tommaso Assessore Presente 6. Baraldi Silvia Assessore Presente Presiede il Sindaco del Comune SCAPIN CLARA. Partecipa il Segretario Generale del Comune BALLARIN ALESSANDRO. Constatato essere legale il numero degli intervenuti, il Presidente dichiara aperta la seduta ed invita la Giunta a trattare l'oggetto suindicato. pag.1

2 LA GIUNTA COMUNALE Richiamata la propria precedente deliberazione n. 27 del 31 gennaio 2014, esecutiva, con la quale è stato approvato il Piano anticorruzione che comprende tra i suoi elaborati il Piano della trasparenza del Comune di Legnago; Dato atto che con decorrenza dal 2013 in attuazione del D.lgs. n. 33 del 2013 ad oggetto Riordino della disciplina riguardante gli obblighi di pubblicità, trasparenza e diffusione di informazioni da parte delle pubbliche amministrazioni il Comune di Legnago ha dotato il proprio sito della sezione Amministrazione trasparente implementandola progressivamente di tutti i dati richiesti dalla normativa vigente e operando, sia attraverso i diversi settori e uffici e responsabili di procedimento, in relazione alla distinta competenza puntuale per materia di ciascuno di essi, che direttamente immettono dati, sia mediante l Ufficio Relazioni con il Pubblico che in staff inserisce ulteriori dati (oltre ad una unità prima a tempo determinato ora una a tempo indeterminato impiegata nei relativi continuativi adempimenti); Che il Comune è dotato di Sportello Unico delle attività produttive che con decorrenza dal 1 novembre 2011 tratta on line i procedimenti amministrativi abilitativi (anche impliciti) integrati di urbanistica, edilizia e commercio- attività produttive adottando i relativi provvedimenti dematerializzati; Richiamata la deliberazione di Giunta Comunale n. 285 del 2 dicembre 2013, esecutiva, con la quale in relazione alla conservazione dei documenti si sono assunti presso questo Comune gli atti necessari per poter provvedere ai sensi del Codice degli atti digitati ( CAD) D.lgs n. 82 del 2005 alla individuazione di un soggetto che in possesso dei requisiti richiesti dal Codice provvedesse alla conservazione ed archiviazione dei documenti informatici del Comune di Legnago; Che il Comune di Legnago sta predisponendo gli accorgimenti indispensabili, ossia analisi e definizione dei processi e predisposizione delle modifiche software necessarie, coinvolgendo i diversi settori, servizi ed uffici, per procedere con decorrenza dal 1 giugno 2015 alla produzione più generalizzata degli atti in modalità informatica (estendendone progressivamente la applicazione alle determinazioni dirigenziali, alle deliberazioni degli organi collegiali, etcc.); Che detto obiettivo, per altro ora prescritto dalla normativa vigente anche per implementare i servizi e grado di rapporto interattivo con il al cittadino, è stato già preliminarmente individuato dall Ente come passaggio necessario per agevolare e progressivamente aumentare il grado di automazione relativamente agli adempimenti prescritti dalla normativa in materia di amministrazione trasparente ( per la immissione dei dati nella sezione ); pag.2

3 Che, per altro verso, l Amministrazione neo insediata nel corso del 2014 ha nel suo programma di mandato, tra gli altri obiettivi caratterizzanti, l innovazione e la smart city quale obiettivo strategico formalmente e puntualmente inserito anche nelle Linee programmatiche presentate al Consiglio Comunale nella seduta del 18/09/2014 (cfr. pag 3 paragrafo 3- Progetto Smart City ed Innovazione ); Che più precisamente l'amministrazione intende attuare un insieme di strategie che mettano in relazione le infrastrutture materiali delle città con il capitale umano, intellettuale e sociale di chi le abita mediante l'impiego diffuso delle nuove tecnologie della comunicazione, della mobilità, dell'ambiente e dell'efficienza energetica, al fine di migliorare la qualità della vita e soddisfare le esigenze di cittadini, imprese e istituzioni; Che tale complesso di strategie è riassumibile nel concetto di "Città Intelligente", dall'inglese "Smart City"; Che il percorso di trasformazione verso una Smart City passa attraverso la definizione di una Agenda Digitale per la città di Legnago che sia in sintonia con l'agenda Italiana e quella europea; Che ciò comprende la alfabetizzazione digitale nonché il coinvolgimento concreto ed interattivo degli operatori, dei cittadini, delle realtà produttive e delle realtà associative; Che con deliberazione di Giunta Municipale n. 223 dell 8 ottobre 2014, esecutiva, ad oggetto Legnago Smart city e agenda digitale per Legnago. Affidamento incarico prima fase è stato affidato al sig. Michele Vianello esperto in materia- incarico professionale diretto al perseguimento dell obiettivo in questione, obiettivo che coinvolge sia il Comune e le sue strutture sia la cittadinanza e le diverse realtà di cui si compone ed in cui si esprime (comprese le realtà produttive, le associazioni, le categorie collettive, etcc.); Che in tal senso si sono già esercitate con l ausilio del professionista azioni rivolte sia alle categorie e si a singoli cittadini che ripetuti distinti incontri per materia e ruolo con dipendenti, dirigenti e amministratori; Che questa Giunta Comunale ritiene di intervenire rispettivamente: a) sul sito istituzionale del Comune per provvedere ad un suo restyling al fine di renderlo u servizio ossia più semplice (collocazione della modulistica; impostazione orizzontale-verticale, eliminazione di ridondanze etcc.), meglio consultabile (facilità e velocità di reperimento informazioni Il sito in due clik ossia percorsi, parole chiave di ricerca, etcc.), più un (e al) servizio del cittadino ossia interattivo relativamente ai procedimenti e rispettivamente ai pagamenti; b) sulla intranet aziendale per implementarne l utilizzo con l obiettivo della condivisione delle informazioni e banche dati integrando le piattaforme operative attuali attraverso un integratore di sistema (elemento che potrebbe avere una duplice valenza ossia oltre che per l intranet anche per i servizi pag.3

4 offerti dal sito agli utilizzatori) in modo da aumentare la efficienza della struttura; c) sulla comunicazione istituzionale, oltre che a livello di sito, anche a livello di presenza del Comune sui social network, ciò tuttavia in modo mirato, da un lato attivando un servizio twitter dedicato alla Protezione civile, d altro lato, aprendo una pagina facebook della Amministrazione di Legnago dedicata alla comunicazione istituzionale prevedendo in via sperimentale l utilizzo di questi strumenti per la promozione dei servizi della biblioteca comunale; Atteso che le attività sino a qui relazionate ossia amministrazione trasparente-open data, dematerializzazione degli atti, comunicazione istituzionale ed interattività sono tra loro complementari ed interferiscono con aspetti, sia normativi e di regolazione interna, sia di organizzazione, sia di qualità delle prestazioni dell Ente che richiedono una definizione a livello: a) di indirizzo politico amministrativo, prerogativa della Giunta Comunale, trattandosi di definire modalità e misura dei servizi al cittadino, forme e modalità di comunicazione istituzionale, attività di regolazione e attività di macro organizzazione della struttura; b) a livello gestionale di coordinamento intersettoriale e sovraintendenza sullo svolgimento delle funzioni dei dirigenti di competenza del segretario generale ai sensi dell art 11 del Regolamento degli uffici e servizi e per competenza per materia per quella parte relativa alla trasparenza e open data essendone il responsabile all interno dell Ente; Ritenuto sotto il profilo organizzativo ai sensi dell art 4, comma VI, del Regolamento degli uffici e servizi di costituire una unità organizzativa complessa con carattere temporaneo composta dai dirigenti dell Ente e dal Responsabile del Ced, coordinata dal Segretario Generale, alla quale vengono attribuiti i seguenti compiti: a) definire per ciascun settore il personale che verrà nominato/incaricato per procedere alla semplificazione del sito eliminando duplicazioni ed incongruenze facendo in modo che vi sia un approccio omogeneo da parte dei singoli operatori e che i soggetti individuati siano i medesimi che in futuro provvederanno a adeguare i contenuti; b) definire per ciascun settore il personale che viene formalmente incaricato/nominato per provvedere all inserimento dei dati nella sezione amministrazione trasparente (in modo tale da attribuire ciascun adempimento del D.lgs33 del 2013 a un operatore nominativamente individuato; in modo tale da far coincidere, dove possibile, detto soggetto con quello che ha la competenza gestionale relativa al procedimento in base alla attribuzione dirigenziale); c) prevedere la progressiva implementazione della automazione degli adempimenti relativi al D.lgs n. 33 del 2013 in modo da limitare il più possibile ridondanze spreco di energie; d) collaborare alla individuazione di procedimenti e processi in relazione ai quali garantire ai cittadini rapporti interattivi mediante il sito istituzionale proponendo alla Giunta Comunale una programmazione coincidente e coerente con il piano della pag.4

5 informatica, approvato dalla Stessa con distinto separato provvedimento; e) proporre le eventuali modifiche regolamentari e/o statutarie necessarie per la interattività del sito in relazione ai singoli procedimenti amministrativi; f) individuare i collaboratori incaricati/nominati per la comunicazione istituzionale mediante social network sia esso twitter che face book; g) predisposizione della regolazione della attività di cui al punto f sia per gli aspetti interni di legittimazione alla comunicazione sia per gli aspetti esterni relativi alle regole di ingaggio; Ritenuto per quanto attiene all aspetto temporale di individuare i seguenti steps: a) attività di aggiornamento e sfoltimento del sito 31 marzo 2015; b) verifica del sito con stakeholders per conoscerne le esigenze e mappatura e programmazione azioni interattive 30 aprile; c) attivazione presenza in twitter e facebook in via sperimentale entro 30 aprile; d) prima verifica entro il 31 maggio; Evidenziato che l Ente sta dando attuazione a quanto prescritto dalla normativa in vigore in materia di open data mettendo progressivamente a diposizione dei cittadini le banche dati in formato aperto; Evidenziato, altresì, che gli obblighi in materia di amministrazione trasparente prescritti dal D.Lgs. 33 del 2013 corrispondono a livelli essenziali della qualità degli atti e provvedimenti che devono essere garantiti dall Ente e che conseguentemente detto livello deve essere considerato insito nell istruttoria e perfezionamento di ciascun atto e procedimento a cura del suo stesso responsabile; Atteso che il presente provvedimento non ha oneri diretti ulteriori rispetto a quelli già assunti nel corso del 2014 e programmati con propria deliberazione n. 223/2014 sopra richiamata ed oneri indiretti relativi al mero tempo di formazione e organizzazione del personale dipendente; Visto che sulla presente proposta di deliberazione hanno espresso parere favorevole, a' sensi dell'art. 49, comma 1, del T.U , n. 267: - il Segretario Generale del Ente per la regolarità tecnica, trattandosi di materia trasversale tra i diversi settori e di contenuto organizzativo oltre che collegato agli obblighi in materia di trasparenza; - il Dirigente di Ragioneria in ordine alla regolarità contabile; Con voti favorevoli unanimi, espressi nei modi di legge: DELIBERA pag.5

6 1) la premessa del presente provvedimento costituisce parte integrante del dispositivo; 2) di costituire una unità complessa temporanea, come descritta in premessa, con durata sino al 31 dicembre 2015 con l obiettivo precipuo di gestire la fase di restyling del sito e di istituzione di una organizzazione stabile e diffusa di implementazione ed aggiornamento del sito istituzionale nei termini sopra indicati; 3) di autorizzare nei termini indicati in premessa la presenza del Comune nei social network a livello di comunicazione istituzionale, con i limiti previsti dalla normativa vigente di settore (es. periodo elettorale), dando atto che la concreta attivazione dovrà essere preceduta da una presentazione alla Giunta Comunale. Dopo di chè LA GIUNTA COMUNALE Ravvisata l'urgenza di provvedere; Visto l'art. 134, comma 4, del D. Lgs. 18 agosto 2000, n. 267; Con voti favorevoli unanimi, espressi nei modi di legge: D E L I B E R A di dichiarare immediatamente eseguibile la suestesa deliberazione. pag.6

7 Allegato alla Deliberazione G.C. n. 42 del 18/02/2015 OGGETTO: ATTIVITA' DI INDIRIZZO E PROGRAMMAZIONE IN MATERIA DI COMUNICAZIONE, INNOVAZIONE, TRASPARENZA E SMART-CITY =============================================================== SETTORE 1 SETTORE PARERE DEL RESPONSABILE DEL SERVIZIO in ordine alla regolarità tecnica della proposta. ( ) POSITIVO ( ) NEGATIVO motivo: IL DIRIGENTE DEL 1 SETTORE DOTT. NICOLA RINALDI ============================================================== 2 SETTORE PARERE DEL RESPONSABILE DI RAGIONERIA in ordine alla regolarità contabile della proposta. ( ) POSITIVO ( ) NEGATIVO motivo: IL DIRIGENTE DI RAGIONERIA Dott.ssa Milena Mirandola Non viene dato il parere di regolarità contabile ai sensi dell'art. 49, comma 1, del T.U , 267, in quanto la proposta non prevede impegno di spesa o diminuzione di entrata. Visto IL DIRIGENTE DI RAGIONERIA Dott.ssa Milena Mirandola ============================================================================= pag.7

8 Letto, approvato e sottoscritto: IL SINDACO IL SEGRETARIO GENERALE f.to SCAPIN CLARA f.to BALLARIN ALESSANDRO CERTIFICATO DI PUBBLICAZIONE Si certifica che copia della presente deliberazione è in corso di pubblicazione presso l'albo Pretorio, per la durata di 15 giorni da oggi, a norma dell'art.124, comma 1 del T.U , n Legnago, lì L'ISTRUTTORE AMMINISTRATIVO f.to Cinzia Muraro Per copia conforme ad uso amministrativo. Legnago, lì L'ISTRUTTORE AMMINISTRATIVO Cinzia Muraro La presente Deliberazione: - è divenuta esecutiva per decorrenza del termine di cui all'art.134, comma 3, del T.U , n.267. Legnago, lì L'ISTRUTTORE AMMINISTRATIVO f.to Cinzia Muraro pag.8