ASSESSMENT delle misure speciali relative agli Uffici di vigilanza

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1 TABELLE DI ASSESSMENT DELLE MISURE SPECIFICHE In riferimento alla colonna fasi e tempi di attuazione nella maggior parte dei casi sono state inserite più opzioni di scelta. L individuazione corretta l articolazione in cui si attua la misura consente anche all ufficio un (successivo) monitoraggio le misure maggiormente aderente alle modalità applicative prescelte. ASSESSMENT le misure speciali relative agli Uffici di vigilanza TIPOLOGIA DI MISURA CONTROLLO MISURE SPECIFICHE duplice valutazione istruttoria funzionario preposto (firma congiunta, dirigente e funzionario) 1 previsione di più funzionari per lo svolgimento le attività interessate (firma di più funzionari) FASI E TEMPI di processo - indicazione INDICATORI di e degli appunti 2 a firma congiunta, funzionario, sul totale degli appunti redatti e degli appunti a firma di più funzionari sul totale di quelli redatti 4 VALORE TARGET 3 1 La misura può essere declinata differentemente a secondo dei soggetti coinvolti nell attività: ad es. duplice valutazione istruttoria Segretario generale. 2 L indicatore può essere formulato diversamente a seconda tipo di attività istruttor ia svolta: e le richieste/istanze valutate congiuntamente funzionario, sul totale le richieste/istanze pervenute. 3 L individuazione di un troppo basso è significativo di una parziale attuazione la misura. 4 In alternativa, ad es., e dei verbali a firma di più funzionari sul totale di quelli redatti.

2 TRASPARENZA REGOLAMENTAZIO NE assegnazione le istruttorie sulla base criterio funzionale la materia e successivo confronto degli esiti la trattazione la stessa tematica da parte dei diversi funzionari verifica l avvio l'istruttoria a cura dirigente audizioni con i terzi in presenza funzionario preposto audizione con i terzi, con verbale sempre sottoscritto dagli stessi e allegato al fascicolo rispetto dei termini e le previsioni indicate dalla normativa o dal regolamento di settore 5 - indicazione in cui si applica la misura annuale (dal 1 gennaio al 31 dicembre 2019); semestrale, ecc. misura attuata in occasione le audizioni con terzi nel corso l anno misura attuata e le verifiche sugli esiti le istruttorie assegnate in base al criterio funzionale la materia sul totale e degli avvii verificati dal dirigente sul totale dei procedimenti iniziati in un determinato arco e dei verbali di audizione a firma congiunta, funzionario, sul totale e dei verbali di audizione sottoscritti anche dai terzi sul totale e le istruttorie che rispettano termini e previsioni sul totale le istruttorie avviate 6 un 7 5 La misura può essere declinata differentemente a seconda che si voglia focalizzare l attenzione su un aspetto in particolare rispetto dei termini procedimentali previsti dalla normativa o dal regolamento di settore; rispetto le previsioni e dei criteri indicati dalla normativa o dal regolamento di settore; ecc. 6 L indicatore può essere formulato diversamente a seconda l aspetto su contenuto nella normativa o nel regolamento sul quale si vuole focalizzare l attenzione: e le istruttorie che rispettano termini procedimentali sul totale le istruttorie avviate; e le istruttorie che rispettano le previsioni ed i criteri contenuti nella normativa o nel regolamento sul totale le istruttorie avviate; ecc.

3 rispetto dei termini e le previsioni indicate nel regolamento l'ufficio/direttive interne l'ufficio 8 osservanza le direttive l Amministrazion e 10 tempestiva esecuzione le ibere consiliari (termine massimo: 30 gg) a e le istruttorie che rispettano termini e previsioni sul totale e le istruttorie che rispettano le direttive l'amministrazio ne sul totale e le ibere consiliari eseguite nel termine su totale le ibere emanate In tale ipotesi il target deve essere necessariamente il perché non si può programmare a priori di non rispettare termini e/o previsioni indicate dalla normativa o dal regolamento di settore. Nel caso in cui in occasione monitoraggio si ravvisi una e di attuazione inferiore deve essere adeguatamente motivata. 8 La misura può essere declinata anche in riferimento ad altri fonti normative e non. 9 Vedi nota La misura può essere esplicitata differentemente se si individua con maggior precisione la tipologia di direttiva impartita (ad es. Comunicato Presidente; ecc.) 11 Vedi nota 7.

4 SEMPLIFICAZIONE O DI ORGANIZZAZIONE DI PROCESSO SENSIBILIZZAZION E E report periodici al Consiglio (previa definizione di contenuti comuni a tutti gli Uffici) informatizzazione processo istruttorio 13 utilizzo di un gestionale per il monitoraggio le attività l'ufficio riunione collegiale interna all Ufficio cadenza di presentazione dei report dal Consiglio: bimestrale, trimestrale, ecc. le fasi e dei tempi in cui si effettua l informatizzazio ne cadenza le numero di report a trimestre 12 numero dei processi informatizzati su numero dei processi per i quali è stata prevista l informatizzazione e le istruttorie svolte usando un sistema di gestione informatizzato sul totale le istruttorie avviate Numero di incontri al mese 15 un report 14 un 12 L indicatore può essere formulato diversamente a seconda la tempistica prescelta numero di report a bimestre/semestre; ecc. Si rappresenta che affinchè possa ritenersi la misura efficace è necessario presentare almeno un report a trimestre. 13 La misura può essere intesa anche nel senso di informatizzazione dei fascicoli per cui indicare le fasi e i tempi di attuazione (ad es. fase n. 1, individuazione dei fascicoli da informatizzare, da febbraio a maggio 2019; fase n. 2, informatizzazione dei fascicoli, da aprile ad ottobre 2019; fase n. 3, catalogazione e inserimento in cartella condivisa dei fascicoli informatici, da novembre a dicembre 2019). L indicatore di attuazione può essere numero dei fascicoli informatizzati su numero totale dei fascicoli da informatizzare ed il target deve essere i. 14 Il target potrà essere nei termini SI/NO qualora la misura preveda l informatizzazione di un solo processo. Nel caso in cui la misura non fosse completamente attuata le criticità ravvisate dovranno essere rappresentate in sede di monitoraggio. 15 Vedi nota 12. Si rappresenta che affinchè possa ritenersi la misura efficace è necessario effettuare almeno un incontro al mese.

5 PARTECIPAZIONE svolgimento di periodiche tra dirigenti competenti in settori diversi per finalità di aggiornamento sull attività l amministrazion e, scambio le informazioni e confronto sulle soluzioni gestionali, possibilità di riutilizzo dati, documenti e procedimento. (mensile, bimestrale, ecc.) nel corso l annualità cadenza le (mensile, bimestrale, ecc.) nel corso l annualità Numero di incontri a bimestre 16 incontro un incontro 16 Vedi nota 12. Si rappresenta che affinchè possa ritenersi la misura efficace è necessario effettuare almeno un incontro a bimestre.

6 ASSESSMENT le misure speciali relative agli Uffici di regolazione TIPOLOGIA DI MISURA MISURE SPECIFICHE FASI E TEMPI di INDICATORI di VALORE TARGET CONTROLLO TRASPARENZA motivazione specifica le scelte regolatorie assunte e di eventuali scostamenti da precedenti orientamenti l'autorità duplice valutazione istruttoria funzionario preposto (firma congiunta, funzionario) condivisione, attraverso risorse di rete, la relativa alle attività in corso adeguata verbalizzazione la attività svolte con i terzi, con verbale sempre sottoscritto dagli stessi e allegato al fascicolo t e in occasione l emanazione di linee guida o di pareri - indicazione t e nel corso annualità t e in occasione processo - indicazione t e nel corso annualità t e in occasione processo misura attuata in occasione la verbalizzazione di attività svolte con terzi nel corso l anno a t e in occasione numero di relazioni/documen ti contenenti paragrafi dedicati alla motivazione le scelte regolatorie su numero totale di relazioni e documenti contenenti scelte regolatorie e degli appunti a firma congiunta, funzionario, sul totale inserita nel sistema di rete su totale inerente l attività e di attività svolte con i terzi verbalizzate adeguatamente sul totale le attività verbalizzate i i i i

7 REGOLAMENTAZION E SEMPLIFICAZIONE O DI ORGANIZZAZIONE DI PROCESSO FORMAZIONE SPECIALISTICA SENSIBILIZZAZIONE E PARTECIPAZIONE stesura di linee guida di carattere metodologico per l elaborazione dei dati e per la standardizzazion e l esame dei singoli casi report periodici al Consiglio (previa definizione di contenuti comuni a tutti gli Uffici) informatizzazion e processo istruttorio e/o utilizzo di un gestionale per il monitoraggio le attività l'ufficio formazione specialistica su tematiche di competenza l'ufficio impiego di un team di lavoro più che di risorse individuali su temi particolarmente complessi periodiche tra cadenza di presentazione dei report dal Consiglio: bimestrale, trimestrale, ecc. t e nel corso t e in occasione indicazione t e in occasione cadenza le approvazione le linee guida numero di report a trimestre 17 e le istruttorie svolte usando un sistema di gestione informatizzato sul totale le istruttorie avviate numero di partecipazioni a corsi e convegni in relazione al numero di risorse (partecipazione ad almeno 1 corso/anno di ciascuna risorsa) numero dei team di lavoro utilizzati nel periodo di riferimento su numero totale di questioni particolarmente complesse numero di incontri a bimestre 18 SI/NO un ad es. n. 1 report i i i 17 Vedi nota Vedi note 12 e 16.

8 ROTAZIONE (INTERNA ALL UFFICIO) personale l'ufficio per finalità di condivisione ed aggiornamento le attività in corso rotazione le attività tra il personale assegnato all'ufficio. (mensile, bimestrale, ecc.) nel corso l annualità t e nel corso t e in occasione numero di attività di natura analoga fatte ruotare tra diverse risorse l'ufficio su numero totale le attività di natura analoga. un ad es. n. 1 incontro i

9 ASSESSMENT le misure speciali relative agli Uffici Presidente e Segretario generale TIPOLOGIA DI MISURA CONTROLLO TRASPARENZA REGOLAMENTAZIO NE MISURE SPECIFICHE duplice valutazione istruttoria funzionario preposto (firma congiunta, dirigente e funzionario) 19 condivisione, attraverso risorse di rete, la relativa alle attività in corso rispetto dei termini e le previsioni indicate dalla normativa/dal regolamento di settore/ nel regolamento l'ufficio/direttive interne l'ufficio 21 FASI E TEMPI di processo - indicazione annualità processo -Misura attuata in occasione le audizioni con terzi nel corso l anno misura attuata INDICATORI di e degli appunti 20 a firma congiunta, funzionario, sul totale degli appunti redatti inserita nel sistema di rete su totale inerente l attività e le istruttorie che rispettano termini e previsioni sul totale le istruttorie avviate 22 VALORE TARGET 23 osservanza le direttive -Misura attuata in occasione e le istruttorie che Vedi nota Vedi nota Vedi nota Vedi nota Vedi nota 7.

10 SEMPLIFICAZIONE O DI ORGANIZZAZIONE DI PROCESSO SENSIBILIZZAZION E E PARTECIPAZIONE l Amministrazion e 24 report periodici al Consiglio informatizzazione processo istruttorio 27 utilizzo di un gestionale per il monitoraggio le attività l'ufficio periodiche di confronto le audizioni con terzi nel corso l anno misura attuata cadenza di presentazione dei report dal Consiglio: bimestrale, trimestrale, ecc. le fasi e dei tempi in cui si effettua l informatizzazio ne cadenza le (mensile, bimestrale, ecc.) rispettano le direttive l'amministrazio ne sul totale numero di report a trimestre 26 numero dei processi informatizzati su numero dei processi per i quali è stata prevista l informatizzazione e le istruttorie svolte usando un sistema di gestione informatizzato sul totale le istruttorie avviate numero di incontri al mese un report 28 un 25 Vedi nota Vedi nota Vedi nota Vedi nota n Vedi nota n. 14

11 ROTAZIONE (INTERNA ALL UFFICIO) periodiche/confront o periodico con il Presidente rotazione le attività tra il personale assegnato all'ufficio. nel corso l annualità cadenza le (mensile, bimestrale, ecc.) nel corso l annualità numero di incontri a bimestre 29 numero di attività di natura analoga fatte ruotare tra diverse risorse l'ufficio su numero totale le attività di natura analoga. incontro un incontro 29 Vedi note 12 e 16.