Il Ciclo della Performance

Transcript

1 Il Ciclo della Performance Alessandro La Rosa PricewaterhouseCoopers Advisory SpA 15 luglio 2019 Roma Alessandro La Rosa Il Ciclo della Performance RiformAttiva Roma, 15 luglio

2 Perché siamo qui? Nell ambito delle Amministrazioni territoriali, l approccio alla valutazione della performance risulta essere abbastanza eterogeneo. Tale tendenza è prevalentemente riconducibile ai seguenti aspetti: Discrezionalità nelle modalità di applicazione della normativa vigente Differente grado di maturità organizzativo-istituzionale delle PA L obiettivo che il presente documento si propone, dunque, è quello di individuare strumenti ed esempi utili a: Analizzare la situazione As- Is, individuando best-practice ed elementi di miglioramento Identificare quali sono gli interventi da realizzare per il To - Be Alessandro La Rosa Il Ciclo della Performance RiformAttiva Roma, 15 luglio

3 Su quali aspetti occorre fare un focus? La prima fase del progetto RiformAttiva ha evidenziato la presenza di alcune criticità nell ambito delle seguenti dimensioni: Sistema delle regole (SMIVAP) Pervasività e coerenza del Piano della Performance Integrazione fra i diversi sottosistemi Relazione con i cittadini e altri stakeholder attraverso l inserimento della valutazione esterna Alessandro La Rosa Il Ciclo della Performance RiformAttiva Roma, 15 luglio

4 Su quali aspetti occorre fare un focus? Aspetti rilevanti Aree di Indagine Sistema delle regole (SMIVAP) Pervasività e coerenza del Piano della Performance Integrazione fra i diversi sottosistemi 1.Compliance normativa in termini di formalizzazione delle regole. 2. Livello di copertura e multidimensionalità della valutazione. Coerenza e qualità degli obiettivi e degli indicatori. 3. Integrazione con i sistemi premianti, di sviluppo del personale e con i sistemi di controllo di gestione Pubblicazione Piano della Performance, nel rispetto delle tempistiche previste dalla normativa Pubblicazione della Relazione sulla Performance Validazione da parte dell OIV della Relazione sulla Performance Presenza sul sito web dell Amministrazione della sezione «Amministrazione Trasparente» Allineamento del Piano della Performance rispetto al PEG Coerenza del Piano della Performance rispetto al Piano Nazionale Anticorruzione Confrontabilità indicatori Differenziazione della valutazione Applicabilità del sistema (SMIVAP) Collegamento con sistemi premianti, di sviluppo professionale e formazione Integrazione con altri applicativi e banche dati (e.s. cruscotti di monitoraggio; controllo di gestione) Relazione con i cittadini e altri stakeholder attraverso l inserimento della valutazione esterna 4. Autoreferenzialità del sistema e scarso impatto delle valutazioni esterne Partecipazione dei cittadini come strumento di valutazione esterna Utilizzo di best practice di confronto con strutture organizzative di altri enti affini Alessandro La Rosa Il Ciclo della Performance RiformAttiva Roma, 15 luglio

5 1. Compliance normativa in termini di formalizzazione delle regole Elementi di analisi Definire le attuali modalità di gestione Disciplina della valutazione negativa Definire in che modo la valutazione negativa, in quanto disciplinata nell ambito del sistema di misurazione e valutazione della performance, rileva ai fini dell accertamento della responsabilità Gestione del Contenzioso Definire in che modo viene gestito il contenzioso nelle varie fasi dei procedimenti amministrativi che riguardano la rappresentanza e la difesa in giudizio dell ente pubblico locale Connessione con il sistema premiante Definire se ed in che modo l amministrazione usufruisce di sistemi premianti selettivi che si basano su logiche meritocratiche che valorizzano i dipendenti attraverso l attribuzione selettiva di incentivi sia economici sia di carriera, interconnessi con gli esiti della valutazione delle performance Alessandro La Rosa Il Ciclo della Performance RiformAttiva Roma, 15 luglio

6 2. Coerenza e qualità degli obiettivi - alcuni esempi Area d indagine Situazione prevalente tra le Amm.ni Situazione TO-BE Possibili azioni da implementare Allineamento del Piano della Performance rispetto al PEG Tendenza ad una sempre maggiore integrazione fra programmazione strategica, operativa ed esecutiva, attraverso l unificazione degli strumenti dedicati. Esempio: previsione di elementi informativi sullo stato di salute economico-finanziaria dell Amministrazione Esplicitazione dei Centri di Costo, Centri di Responsabilità e Risorse disponibili, necessarie per valutare la fattibilità degli obiettivi Monitoraggio strutturato delle risorse utilizzate e dei risultati raggiunti Definizione di un pannello indicatori volto a misurare lo stato di salute economico-finanziaria dell Amministrazione Coerenza del Piano della Performance rispetto al Piano Nazionale Anticorruzione Previsione di obiettivi strategici dedicati alla prevenzione della corruzione e promozione della trasparenza all interno dell organizzazione, con l associazione di indicatori e target puntuali. Esempio: Controllo successivo sulla regolarità amministrativa sugli atti. Indicatori: n atti oggetto di controllo; n report Esplicitazione delle strategie dell'ente in materia di trasparenza e prevenzione della corruzione Svolgimento di azioni di monitoraggio sistematiche sull implementazione degli obiettivi prefissati Revisione dello SMIVAP mediante l inserimento di obiettivi in materia Anti-Corruzione e Trasparenza Definizione di un set di indicatori in materia di anti-corruzione e trasparenza utilizzabile dalle amministrazioni; Rafforzamento dei controlli sostanziali da parte degli OIV; Formazione del personale della PA in materia Alessandro La Rosa Il Ciclo della Performance RiformAttiva Roma, 15 luglio

7 2. Coerenza e qualità degli obiettivi - alcuni esempi Area d indagine Situazione prevalente tra le Amm.ni Situazione TO-BE Possibili azioni da implementare Adozione obiettivi specifici, misurabili e temporizzabili La tendenza prevalente è quella di una sempre maggiore declinazione di obiettivi non generici e scanditi su base annuale attraverso opportuni target Esempio: Tutela dei minori l'obiettivo è finalizzato alla promozione della cultura dell affido dei minori stranieri non accompagnati. L'obiettivo si estrinseca nell'attivazione di percorsi e servizi rivolti all'accoglienza in famiglia dei MSNA promuovendo iniziative di inclusione e integrazione sociale Tempo di realizzazione con obiettivi target annuali Garanzia di formulazione di obiettivi coerenti con le priorità strategiche dell Amministrazione e coerenti con la copertura finanziaria; Pianificazione su base pluriennale Individuazione degli impatti prodotti su cittadino e territorio, anche in maniera sinergica con obiettivi correlati Definizione di un set di linee guida e strumenti che consentano di esplicitare adeguatamente gli obiettivi specifici e facilitare azioni di pianificazione e monitoraggio del grado di realizzazione, in modo tale da individuare ed intervenire su eventuali criticità Adozione di obiettivi accettati e condivisi La tendenza prevalente è quella del coinvolgimento dei Centri di Responsabilità nella definizione di obiettivi strategici ed indicatori; Non sempre previsti processi/procedure strutturate per la definizione partecipativa di obiettivi dirigenziali e del personale Garanzia di adeguato coinvolgimento dei soggetti valutati nella definizione degli obiettivi individuali ed un elevato livello di diffusione e condivisione degli obiettivi di performance organizzativa Previsione di momenti istituzionalizzati di confronto e strumenti per la raccolta di istanze e priorità per la definizione degli obiettivi dell organizzazione; Previsione di colloqui individuali o interviste semi-strutturate per l individuazione degli obiettivi individuali Alessandro La Rosa Il Ciclo della Performance RiformAttiva Roma, 15 luglio

8 2. Coerenza e qualità degli indicatori - alcuni esempi Area d indagine Situazione prevalente tra le Amm.ni Situazione TO-BE Possibili azioni da implementare Adozione di indicatori di output e di outcome, con associazione di specifici target Tendenza a una sempre maggiore individuazione di opportuni indicatori non solo i output ma anche di outcome Esempio: nell arco dell orizzonte temporale individuato ( ), definizione dei seguenti indicatori con specifici target: potenziamento iniziativa; consolidamento progetto; rafforzamento dei percorsi Selezione di indicatori rilevanti rispetto agli obiettivi prefissati, con un elevato grado di attendibilità e di facile lettura Prevedere strumenti di raccordo fra indicatori di output, outcome e impatto Individuazione di uno specifico insieme di parametri da utilizzare nel processo di definizione degli indicatori Adozione di indicatori di impatto Tendenza a una sempre maggiore esplicitazione degli impatti prodotti dall obiettivo oggetto di valutazione. Esempio: Percezione di percorsi di inclusione attiva e solidale dei MSNA Associazione sistematica agli obiettivi di indicatori d impatto, attraverso la definizione puntuale degli ambiti d intervento associati agli obiettivi Utilizzo di indicatori coerenti «non solo financial» capaci di rendere tangibili i fenomeni e di rendere fruibile l informazione raccolta Confrontabilità indicatori Assenza di una tendenza alla definizione di strumenti ed indicatori volti a stabilire un confronto con altre Amministrazioni Identificazione di un insieme di elementi standard che rendano gli indicatori adottabili da più Amministrazioni Costruzione di cluster di indicatori con validità su base territoriale (o per dimensione dell unità amministrativa) applicabili a categorie di servizi omogenee Introduzione di strumenti di benchmark e diffusione di best practice Alessandro La Rosa Il Ciclo della Performance RiformAttiva Roma, 15 luglio

9 2. Copertura e multidimensionalità valutazione alcuni esempi Area d indagine Situazione prevalente tra le Amm.ni Situazione TO-BE Possibili azioni da implementare Copertura dei processi di valutazione per tutto il personale Elevato grado di copertura, con processi di valutazione applicati alla quasi totalità del personale per il quale è prevista l applicazione della normativa Copertura totale del personale attraverso i processi valutativi previsti Previsione di strumenti di controllo sistematico del grado di copertura garantito attraverso i processi Identificazione chiara di ruoli e responsabilità fra valutati e valutatori Sistema di ponderazione dei diversi obiettivi (Individuali e organizzativi) nella costruzione della valutazione della performance individuale Tendenza all inclusione nella valutazione della performance individuale di obiettivi individuali, organizzativi e dell Ente nel suo complesso Definizione di obiettivi operativi trasversali comuni a tutti Aggiornamento dei processi e delle metodologie di ponderazione degli obiettivi nel processo valutativo sulla base del ruolo ricoperto, assicurando la copertura di: a. Performance istituzionale; b. Performance organizzativa; c. Performance individuale. Applicazione del Sistema di Valutazione delle Performance Tendenza ad una bassa maturità organizzativa che non permette l implementazione di quanto riportato nelle norme a più elevata complessità e sofisticatezza. Adeguamento dei sistemi alla normativa Implementazione e semplificazione dei sistemi attuali, volti a garantire un applicabilità semplificata delle regolamentazioni che caratterizzano il Sistema della Valutazione delle Performance Alessandro La Rosa Il Ciclo della Performance RiformAttiva Roma, 15 luglio

10 2. Copertura e multidimensionalità valutazione alcuni esempi Area d indagine Situazione prevalente tra le Amm.ni Situazione TO-BE Possibili azioni da implementare Regolamentazione della valutazione del raggiungimento di obiettivi individuali Tendenza alla valutazione degli obiettivi individuali sulla base della posizione ricoperta Esempio: Dirigenti > peso assegnato a obiettivi individuali 30%; Dipendenti > peso assegnato a obiettivi individuali 60% Previsione di una chiara regolamentazione in merito alla valutazione degli obiettivi individuali anche sulla base della rilevanza rispetto al raggiungimento degli obiettivi dell unita organizzativa o dell Amministrazione nel suo complesso Definizione di un sistema regolatorio chiaro e di facile applicazione, diversificato sulla base della posizione/ ruoli e in considerazione della rilevanza nell ambito della performance organizzativa Formalizzazione di indicazioni relativamente ai comportamenti individuali oggetto di valutazione Tendenza all assegnazione di uno specifico peso a fattori comportamentali, comportamenti organizzativi e capacità tecniche e organizzative manifestate dal personale Definizione/ aggiornamento dell insieme degli elementi comportamentali e delle capacità da considerare in base alle esigenze, priorità e competenze necessarie all Amministrazione Esplicitazione di indicazioni e best practice in merito ai comportamenti individuali, riducendo lo spazio della discrezionalità e aumentando il grado di trasparenza dei processi Esplicitazione di un set di elementi e di un insieme di regole di ponderazione da utilizzare ed aggiornare in maniera sistematica Definizione/ aggiornamento del catalogo dei comportamenti e delle competenze per categorie professionali Alessandro La Rosa Il Ciclo della Performance RiformAttiva Roma, 15 luglio

11 3. Integrazione fra i diversi sottosistemi - alcuni esempi Area d indagine Situazione prevalente tra le Amm.ni Situazione TO-BE Possibili azioni da implementare Collegamento con sistemi di sviluppo professionale e formazione Parziale utilizzo dei risultati della valutazione come elemento di input per l attivazione di processi e misura specifiche finalizzate alla soddisfazione di esigenze formative e di aggiornamento professionale Previsione e utilizzo sistematico degli esiti dei processi valutativi per la raccolta dei bisogni formativi dei singoli e per tracciare i fabbisogni in termini di competenze e professionalità propri dell Amministrazione nel suo complesso Definizione della tipologia di need dell Amministrazione, orientando l azione verso la revisione dei processi e procedure di valutazione o la definizione di meccanismi e contenuti attuativi Previsione di modelli per la mappatura dei fabbisogni formativi evidenziati Integrazione con altre applicativi e banche dati (e.g. cruscotti di monitoraggio; controllo di gestione) Non si evidenzia la disponibilità/utilizzo sistematico di applicativi per il controllo di gestione e/o banche dati per l accesso ad informazioni di carattere finanziario e gestionale integrate con il ciclo della performance Introdurre l utilizzo di applicativi/strumenti dedicati ad integrare le fasi di programmazione, monitoraggio e gestione delle risorse finanziarie e umane con gli adempimenti previsti dal ciclo della performance Definizione di un set di elementi da monitorare con sistematicità; Valutazione delle soluzioni applicative di gestione del patrimonio informativo più in linea con le esigenze e gli strumenti attualmente in uso da parte dell Amministrazione Alessandro La Rosa Il Ciclo della Performance RiformAttiva Roma, 15 luglio

12 4. Relazioni con i cittadini ed altri stakeholder alcuni esempi Area d indagine Situazione prevalente tra le Amm.ni Situazione TO-BE Possibili azioni da implementare Inserimento del livello di soddisfazione dei cittadini/utenti finali come elemento oggetto di valutazione Tendenza all inclusione di elementi di valutazione esterna nell esito dei processi valutativi della performance dell Amministrazione Esempio: indagini di customer satisfaction interna ed esterna; like o dislike Inclusione nel Piano della Performance di obiettivi legati alla soddisfazione del cittadino; Utilizzo sistematico di strumenti di coinvolgimento degli stakeholder Definizione di modelli di valutazione con inclusione di una componente esterna parametrizzata rispetto ad elementi di benchmark e ponderazione su dati quantitativi Introduzione di best practice di confronto con strutture organizzative di altri enti affini Assenza di una tendenza diffusa all inclusione sistematica di elementi di confronto con amministrazioni similari Diffusione di strumenti di benchmarking ed inclusione degli esiti come elemento di raffronto/spunto di miglioramento nell analisi e fruizione degli esiti dei processi valutativi Analisi delle aree nelle quali la previsione di strumenti di confronto produrrebbe maggiori benefici; Individuazione di modalità di dialogo e collaborazione fra enti similari Alessandro La Rosa Il Ciclo della Performance RiformAttiva Roma, 15 luglio

13 Grazie per l attenzione! Alessandro La Rosa Il Ciclo della Performance RiformAttiva Roma, 15 luglio