REGOLAMENTO DI PROCEDURA

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1 REGOLAMENTO DI PROCEDURA La win-win mediation ha adottato un regolamento di procedura delle mediazioni-conciliazioni volto a: - informare preventivamente le parti sul funzionamento della procedura; - garantire imparzialità, rapidità e riservatezza della procedura; - assicurare elevati standards qualitativi del servizio offerto. La procedura di mediazione e conciliazione è regolata dai seguenti articoli con avvertenza che, nel rispetto delle esigenze delle parti coinvolte, il procedimento potrà subire delle variazioni non essenziali, per adattarsi alle specifiche controversie trattate. Art. 1 - OGGETTO DELLA PROCEDURA Oggetto della procedura di conciliazione sono le controversie, riguardanti diritti disponibili, di natura commerciale/economica, in particolare quelle prevista dall art.1 D.Lgs. 28/2010, quelle previste dall art.768 octies cod. civ., quelle previste espressamente dalle ulteriori normative, nonché quelle che possono insorgere nei rapporti tra imprese e propri clienti, fornitori, aziende partner, committenti ed appaltatori, ovvero nei rapporti tra impresa e propri dipendenti e collaboratori. Inoltre, le controversie sorte nei rapporti familiari e sociali. Nelle controversie in cui sia previsto per legge un tentativo di mediazione, il presente Regolamento si applica in quanto compatibile con la normativa vigente, ai sensi del D.M. 180/2010 come modificato dal D.M. 145/2011. La qualificazione del rapporto è onere esclusivo della parte che deposita la domanda. Nel corso dell incontro di mediazione, le parti ed il mediatore/conciliatore sono liberi di effettuare una diversa qualificazione. Art. 2 ATTIVAZIONE DELLA PROCEDURA Prima di iniziare una causa, e quindi in una fase pre-giudiziale, per cercare una risoluzione preventiva del conflitto. Nel corso del giudizio, se iniziato, qualora le parti coinvolte concordino di attivare la procedura di mediazione. L eventuale esito positivo avrà l effetto di porre fine alla causa pendente dinanzi al giudice ordinario. La richiesta di attivare la procedura di mediazione può essere fatta da ciascuna parte coinvolta in una controversia di natura commerciale/economica/familiare/lavoristica. Art. 3 - ISTRUZIONE DELLA RICHIESTA DI MEDIAZIONE Per accedere alla procedura di mediazione le parti si possono rivolgere congiuntamente alla win-win mediation, oppure possono conferirle mandato a contattare la controparte, nei termini di legge o in quelli stabiliti nel mandato stesso. La Segreteria della win-win mediation contatterà la controparte invitandola ad un incontro entro 15 giorni. Per attivare la procedura e richiesto il deposito di una istanza presso la Segreteria della win-win mediation, nella quale devono essere fornite indicazioni relative a: - la tipologia di controversia; - il valore della controversia; 1

2 - i dati identificativi delle parti (generalità complete) ed i loro recapiti telefonici, inclusi, ove possibile, fax ed indirizzo di posta elettronica; - la materia del contendere; - procedure giudiziali eventualmente pendenti; - procedure di conciliazione eventualmente espletate in precedenza ed il loro esito finale. E di competenza esclusiva delle parti: - l assoggettabilità della controversia alla procedura di mediazione, eventuali esclusioni, preclusioni, prescrizioni e decadenze che non siano state espressamente segnalate dalle parti all atto del deposito dell istanza e che non siano comunque da ricondursi al comportamento non diligente della win-win mediation; - le indicazioni circa l oggetto e le ragioni della pretesa contenute nell istanza di mediazione; - l individuazione dei soggetti che devono partecipare alla mediazione, con particolare riguardo al litisconsorzio necessario, in caso di controversie in cui le parti intendono esercitare l azione giudiziale nelle materie per le quali la mediazione è prevista come condizione di procedibilità; - l indicazione dei recapiti dei soggetti a cui inviare le comunicazioni; - la determinazione del valore della controversia; - la forma e il contenuto dell atto di delega al proprio rappresentante; - le dichiarazioni in merito al gratuito patrocinio, alla non esistenza di più domande relative alla stessa controversia e ogni altra dichiarazione che venga fornita alla win-win mediation o al mediatore dal deposito dell istanza alla conclusione della procedura. Art. 4 COME INIZIA LA PROCEDURA DI MEDIAZIONE La win-win mediation, ricevuta l istanza di mediazione: - verifica la presenza delle condizioni di ammissibilità di cui all art. 1; - analizza il caso valutando la documentazione presentata dalla parte o dalle parti; - verifica se sussistono i presupposti per dare seguito alla istanza di mediazione; - contatta la controparte, qualora abbia ricevuto mandato, facendo presente che l adesione alla procedura di mediazione è libera, e fornisce brevi spiegazioni di tale procedura; - raccoglie i dati delle parti ed il loro consenso al trattamento secondo quanto disposto dalla D.Lgs. 196/2003; - inserisce i dati delle parti e della controversia nell apposito Registro tenuto in forma cartacea ed elettronica; - forma il fascicolo che conterrà la documentazione protocollandolo con il numero di procedura di mediazione. Le parti verranno informate dettagliatamente circa le tariffe, i tempi e le caratteristiche del procedimento, per consentire alle stesse di intraprendere il percorso conciliativo con piena consapevolezza. Art. 5- NOMINA DEL MEDIATORE Una volta ottenuta l adesione di entrambe le parti alla procedura di mediazione/conciliazione, in base alle peculiarità della controversia, la win-win mediation assegnerà loro, a discrezione dell organo preposto all interno della società, uno o più mediatori, esperti nella materia del contendere e nelle tecniche di mediazione seguendo i sotto indicati criteri: a) valutazione della natura della controversia; b) individuazione della specifica area di competenza professionale del mediatore ( giuridica, giuridico-economica, tecnicoscientifica, medica, in ambito delle assicurazioni, etc.); c) grado di competenza di ciascun mediatore; d) normale turnazione se trattasi di settori di ordinaria controversia; e) analisi mirata delle singole competenze (grado di specializzazione, contributi scientifici redatti, numero di mediazioni svolte, numero di mediazioni svolte con successo ecc.) in caso di controversia che presenta profili di elevata difficoltà, sia sul piano della definizione in diritto, che di applicazione delle tecniche di mediazione). Tra mediatori di eguale grado di competenza la selezione dovrà essere compiuta secondo il criterio della turnazione. Qualora le parti lo richiedano, il mediatore potrà essere invece nominato dalle parti stesse, che potranno sceglierlo dalla lista dei mediatori della win-win mediation. In entrambi i casi, la nomina sarà preceduta dalla verifica della non sussistenza delle cause di incompatibilità di cui al successivo art.6. 2

3 Art. 6- CHI E IL MEDIATORE Il mediatore è una persona fisica che, individualmente o collegialmente, svolge la prestazione del servizio di mediazione rimanendo priva, in ogni caso, del potere di rendere giudizi o di prendere decisioni vincolanti per i destinatari del servizio medesimo. E un professionista con specifiche competenze ed esperienza, terzo e neutrale rispetto alle parti, abile nel facilitare la comunicazione tra le stesse, non giudica ed è imparziale. Allo scopo, prima che inizi la mediazione, lo stesso sottoscrive una dichiarazione d imparzialità. Gestisce il procedimento dando ascolto alle parti coinvolte e garantisce la riservatezza delle informazioni e comunicazioni raccolte, informazioni e comunicazioni queste che non possono essere usate in giudizio o essere oggetto di prova. Cause di incompatibilità nell esercizio della funzione di mediatore possono essere: - il conflitto di interessi connesso all esercizio della propria attività principale; - il conflitto di interessi derivante dalla conoscenza di una delle parti in conflitto; - il conflitto di interessi inerente all aver rappresentato legalmente in precedenza una delle parti; - un comportamento non trasparente che pregiudica l integrità del procedimento; - l aver esercitato pressione sulle parti, ai fini del raggiungimento di un accordo. Art. 7- SOSTITUZIONE DEL MEDIATORE Quando per qualsiasi motivo viene a mancare il mediatore, il Consiglio Direttivo provvede alla sua sostituzione. Il mediatore ha l obbligo di astenersi nelle ipotesi previste dall art.51 cpc, ovvero per ragioni anche indirette di conflitto d interesse; inoltre, può astenersi per ragioni di convenienza. L astensione è comunicata dal mediatore al Consiglio Direttivo che provvede a sostituirlo entro 5 giorni lavorativi dalla comunicazione. Ciascuna delle parti può chiedere al Consiglio Direttivo la ricusazione del mediatore nei casi in cui è fatto obbligo a questi di astenersi ai sensi dell art.51 cpc. La richiesta di ricusazione deve essere presentata nel termine perentorio di 5 giorni lavorativi dalla comunicazione della nomina ovvero dalla sopravvenuta conoscenza della causa di ricusazione. Il Consiglio Direttivo, esaminata la richiesta, provvede sulla stessa entro 5 giorni lavorativi. Art. 8 - RESPONSABILITÀ Il mediatore designato deve eseguire personalmente la sua prestazione e della sua opera risponde anche la win-win mediation. La win-win mediation ha stipulato, per i danni che possano derivare ai terzi, una polizza di assicurazione con massimale di ,00= (cinquecentomila/00) a copertura di tutti i rischi collegati e comunque derivanti dallo svolgimento del servizio di mediazione. ART. 9 ELENCO DEI MEDIATORI ACCREDITATI CRITERI DI NOMINA E TIROCINIO ASSISTITO Presso la segreteria della win-win mediation è depositato l elenco dei mediatori accreditati, e formati anche sulla base degli standards definiti dalla normativa in vigore. L elenco è gestito e tenuto aggiornato dal Consiglio Direttivo, secondo le disposizioni della normativa in vigore. Per essere registrati nell elenco dei mediatori accreditati, occorre essere in possesso dei requisiti di legge e sottoscrivere ed accettare il Codice di comportamento dei mediatori (allegato A del presente regolamento). Il Consiglio Direttivo a suo insindacabile giudizio può accettare la domanda per essere inseriti nell elenco dei mediatori accreditati e sempre a suo insindacabile giudizio può cancellare uno o più mediatori da detto elenco. Per ogni procedimento il Consiglio Direttivo designa il mediatore. Il Consiglio Direttivo sceglie il mediatore, tenendo conto delle competenze richieste in relazione alla specifica controversia, con il metodo del sorteggio e della turnazione in modo da garantire la sua imparzialità, nonché l idoneità al corretto e sollecito espletamento dell incarico. La win-win mediation come organismo di mediazione è obbligata a consentire gratuitamente il tirocinio assistito ai mediatori, dando precedenza a quelli del proprio elenco, come previsto dall art. 4, comma 3, lett. b) del D.M. 145/2011. Tutti i partecipanti alla mediazione dovranno rispettare i medesimi obblighi a cui è tenuto il mediatore professionista e sottoscrivere, altresì, identica dichiarazione di impegno ove prevista. Art. 10 DOVE SI SVOLGE LA PROCEDURA DI MEDIAZIONE La procedura di mediazione si svolge presso gli uffici della win-win mediation. Tale luogo è derogabile se le parti, d accordo fra loro, ne facciano espressa richiesta. In quest ultimo caso, la sede di svolgimento della procedura di mediazione dovrà 3

4 essere idonea a soddisfare le esigenze di neutralità, riservatezza ed informalità che il procedimento richiede, oltre che a rispondere agli standards normativi in materia di sicurezza. Art. 11 COME FUNZIONA LA PROCEDURA DI MEDIAZIONE La procedura di mediazione si intende formalmente instaurata dalla data di deposito presso la win-win mediation dell istanza di mediazione, redatta in conformità di quanto disposto all art.3. Il procedimento può essere interrotto in qualsiasi momento, sia dalle parti, sia dal mediatore, qualora si ritenga che non sussistano più le condizioni necessarie allo svolgimento della procedura di mediazione. Nel primo incontro con le parti, oppure già dopo la presentazione dell istanza di mediazione, il mediatore ha accesso, nei limiti di legge, alle informazioni ed ai dati in possesso delle parti e pertinenti al tentativo di mediazione/conciliazione in corso, con congruo anticipo rispetto alle riunioni con le parti. Gli atti, conservati secondo le modalità di legge nel fascicolo registrato e numerato nel Registro degli Affari di Mediazione, saranno accessibili alle parti; sarà salva, tuttavia, la possibilità di ciascuna delle parti di indirizzare al mediatore comunicazioni riservate, alle quali non dovrà essere garantito l'accesso all'altra parte. Prima della sottoscrizione dell accordo di partecipazione alla mediazione il mediatore informa le parti dei termini della mediazione e non procede oltre senza preventivo accordo delle stesse. Con la sottoscrizione dell accordo di partecipazione alla mediazione le parti si impegnano ad accettare integralmente il contenuto dell eventuale verbale di mediazione quale espressione della loro volontà contrattuale. La win-win mediation esperisce il tentativo di mediazione della controversia entro 30 giorni dalla data di ricezione della domanda da parte dell interessato, termine questo prorogabile per ulteriori 30 giorni se richiesto congiuntamente dalle parti. Il procedimento e strutturato in vari incontri, il cui numero e diverso a seconda del caso e delle problematiche da mediare. Gli incontri sono congiunti (con entrambe le parti) e/o separati (con ciascuna parte). Si richiede che le parti partecipino all incontro personalmente e, solo in via eccezionale ed ai sensi di legge, attraverso un proprio rappresentante. Le riunioni non sono pubbliche, ma sono ammessi gli avvocati delle parti se ambedue sono rappresentati oppure se non c è obiezione della parte non rappresentata. Nei casi di cui all art. 5 comma 1 del D.Lgs. 28/2010, il mediatore svolge l incontro con la parte istante anche in mancanza di adesione della parte chiamata in mediazione, e la segreteria della win-win mediation può rilasciare attestato di conclusione del procedimento solo all esito del verbale di mancata partecipazione della medesima parte chiamata e mancato accordo, formato dal mediatore ai sensi dell art 11, comma 4 del D.Lgs. 28/2010. Art.12 COME SI CHIUDE LA PROCEDURA DI MEDIAZIONE Qualora il tentativo di mediazione abbia esito positivo, il procedimento si conclude con la sottoscrizione, del mediatore e delle parti, di un verbale di mediazione con allegato il testo dell accordo raggiunto. Nel caso il tentativo di mediazione fallisca, il mediatore ne darà atto, sottoscrivendo a conclusione del procedimento il modulo di mancato accordo, unitamente alle parti. La win-win mediation consegnerà il verbale di mediazione alle parti in caso di avvenuta mediazione, oppure consegnerà il verbale di mancato accordo alle parti che ne faranno richiesta. Tutte le informazioni di cui i mediatori vengono in possesso nel corso della procedura sono riservate e rimarranno tali. Quando l accordo non è raggiunto, il mediatore può formulare una proposta di conciliazione. In ogni caso, il mediatore formula una proposta di conciliazione se le parti ne hanno fatto concorde richiesta in qualunque momento del procedimento. Prima della formulazione della proposta, il mediatore informa le parti delle possibili conseguenze di cui all art.13 del D.Lgs. 28/2010 riguardante le spese. La proposta di conciliazione è comunicata alle parti per iscritto con ogni mezzo che dia riscontro dell avvenuta ricezione della comunicazione. Le parti fanno pervenire al mediatore, per iscritto, con le medesime modalità ed entro 7 giorni liberi, l accettazione o il rifiuto della proposta. In mancanza di risposta nel termine, la proposta si ha per rifiutata. Salvo diverso accordo delle parti, la proposta non può contenere alcun riferimento alle dichiarazioni rese o alle informazioni acquisite nel corso del procedimento. Se è raggiunto l accordo amichevole, ovvero se tutte le parti aderiscono alla proposta del mediatore, si forma processo verbale che deve essere sottoscritto dalle parti e dal mediatore, il quale certifica l autografia della sottoscrizione delle parti stesse o la loro impossibilità a sottoscrivere. Se la conciliazione non riesce, il mediatore forma processo verbale con 4

5 l indicazione della proposta; il verbale è sottoscritto dalle parti e dal mediatore, il quale certifica l autografia della sottoscrizione delle parti o la loro impossibilità e/o mancata volontà a sottoscrivere. Alla conclusione del processo conciliativo, sia nel caso di discussione informale, che in quello di discussione formale, la winwin mediation completa la catalogazione del caso secondo la procedura di archiviazione. La formulazione della proposta, anche ai sensi dell art.11 del D.Lgs. 28/2010, potrà provenire da un altro mediatore, diverso da quello che ha condotto la mediazione ma comunque facente parte dell elenco di cui all art.9 del presente regolamento. In tal caso la proposta verrà formulata sulla base delle informazioni acquisite nel corso del procedimento. Al termine di ogni procedura di mediazione a ciascuna parte viene consegnata la scheda di valutazione del servizio, allegata al presente regolamento (allegato C), da trasmettere al responsabile del registro degli organismi di mediazione tenuto dal Ministero della Giustizia. Art.13 - COSTO DEL TENTATIVO DI MEDIAZIONE. INDENNITA La procedura di mediazione ha i costi regolati dalle tabelle indicate nel contratto sottoscritto e specificatamente concordate con le parti secondo il criterio del valore della controversia. L importo posto a carico degli utenti per la fruizione del servizio di mediazione comprende le spese di avvio del procedimento e le indennità di mediazione. Le spese di avvio del procedimento hanno la funzione di coprire gli oneri di segreteria della win-win mediation e sono dovute dalla parte istante al momento del deposito della domanda di mediazione e dalla parte aderente alla procedura al momento del deposito dell atto di accettazione e risposta. Le spese di avvio sono dovute dalla parte istante anche nel caso in cui l altra parte non accetti di partecipare al tentativo di mediazione. Le spese di avvio qualora le parti depositino una domanda di mediazione congiunta saranno ridotte della metà. Le indennità di mediazione, determinate in base al valore della lite così come riportato dalle Tariffe allegate al presente Regolamento (allegato B), comprendono i costi di amministrazione e l'onorario del mediatore/conciliatore (nella misura rispettivamente del 40 % e 60 %) e sono dovute da ciascuna delle parti, in solido tra loro ed indipendentemente dall esito dell incontro di mediazione e dal numero di incontri svolti. Tali indennità devono essere versate prima dell incontro di mediazione. La segreteria della win-win mediation può disporre, prima dell'inizio dell incontro di mediazione, la sospensione della procedura in caso di mancata corresponsione delle indennità di mediazione. Una volta intervenuto il pagamento, il procedimento riprenderà il suo corso ai sensi del Regolamento. In caso di persistente rifiuto al versamento, la win-win mediation dichiarerà definitivamente cessata la procedura conciliativa. Per il rilascio del verbale le parti dovranno aver provveduto precedentemente all intero pagamento delle spese e delle indennità dovuta. In caso contrario non verrà rilasciata alcuna copia del verbale stesso. Tutti gli oneri fiscali derivanti dall accordo eventualmente raggiunto restano a carico delle parti con le esenzioni previste dalla normativa vigente. Art. 14 PROCEDIMENTO IN VIA TELEMATICA La win-win mediation gestisce inoltre, ai sensi dell articolo 3, co. 4, D.Lgs. 28/2010, anche la mediazione in modalità telematica. Questa procedura è attuabile solo ed esclusivamente se le parti sono entrambe d accordo e manifestano esplicitamente il loro consenso aderendo a questa modalità alternativa di risoluzione del conflitto. Il servizio telematico di mediazione integra e completa il più ampio servizio di mediazione offerto dalla win-win mediation e può rappresentare una modalità integrativa e complementare di fruizione del servizio, che consente una maggiore flessibilità e rapidità nella gestione della procedura. Per quanto non specificamente disposto nei punti seguenti, al servizio telematico si applicano le previsioni del Regolamento di mediazione. Caratteristiche ed accesso al Servizio telematico La mediazione telematica: - è accessibile a chiunque possieda una postazione (computer fisso o notebook) collegata ad Internet (preferibilmente tramite ADSL) e corredata di webcam, microfono e cuffie/casse audio; - permette agli utenti di gestire l intera procedura di mediazione in videoconferenza, direttamente dalla propria sede o studio, senza doversi recare fisicamente presso gli uffici dell win-win mediation di mediazione; infatti la win-win mediation per permettere la fruizione del servizio ad un numero sempre maggiore di persone ha attivato skype premium che consente, avviando un collegamento skype gratuito di supportare videoconferenze con più postazioni (fino ad un massimo di dieci) ; 5

6 - consente alle parti (utenti e mediatore) di dialogare (sia in sessioni aperte a entrambe le parti che in sessioni dedicate ad ognuna delle parti) in tempo reale a distanza; - all esito dell incontro le parti potranno ricevere direttamente in formato elettronico attraverso il circuito garantito di Posta Elettronica Certificata (ed eventualmente successivamente presso il proprio domicilio) una copia del verbale attestante i termini e le condizioni dell intesa raggiunta, ovvero la dichiarazione di mancato accordo; - la sottoscrizione del verbale potrà avvenire sia con modalità telematica (firma digitale), sia in modalità analogica (firma autografa autenticata) purché con l accordo di tutte le parti. Piattaforma on-line La win-win mediation assicura la procedura di mediazione telematica attraverso una piattaforma integrata ad accesso riservato specificamente progettata per la gestione di processi di comunicazione e scambio di informazioni in formato elettronico. La piattaforma è disponibile all indirizzo web dedicato (dominio di secondo livello a piena titolarità win-win mediation) ed è conforme a tutti i requisiti di sicurezza e riservatezza previsti dalla vigente normativa. Il riconoscimento delle credenziali consentirà agli utenti l accesso in un ambiente a protocollo di sicurezza controllato (standard https) a ulteriore garanzia di riservatezza. La dotazione infrastrutturale utilizzata per la connessione e per la gestione della piattaforma risiedono in appositi server allocati in web farm che utilizzano policy di accesso controllato certificate da Enti riconosciuti a livello internazionale. Le password sono archiviate in formato crittografato e non possono essere recuperate in alcun modo dagli utenti e dagli amministratori del sistema. In caso di smarrimento sarà possibile per gli utenti richiedere una nuova password di accesso. Accesso riservato L accesso alla piattaforma è riservato ai soli utenti che presentano istanza di mediazione, nonché al mediatore incaricato. Le credenziali crittografate sono generate automaticamente dal sistema e non possono essere visualizzate dagli amministratori del sistema stesso. Le credenziali danno diritto all accesso e consultazione delle informazioni legate alla sola mediazione in corso. La procedura di assegnazione delle credenziali di accesso alla piattaforma comporta l accettazione da parte degli utenti del presente regolamento che disciplina la riservatezza delle informazioni in qualsiasi formato (audio / video / testuali / grafico) obbligando contestualmente gli stessi a non divulgare a terzi tali dati. L iscrizione in piattaforma, conseguente alla istanza di mediazione, potrà avvenire: - direttamente dal sito compilando l apposito form; - attraverso la segreteria della win-win mediation. In entrambi i casi l utente dovrà confermare esplicitamente la procedura di registrazione on-line, garantendo altresì la correttezza dei dati forniti al momento della registrazione e impegnandosi alla riservatezza delle credenziali ottenute con esplicita adesione al regolamento di mediazione telematica disponibile nel sito Preliminarmente alla procedura di mediazione sarà possibile usufruire di un servizio di assistenza dedicata finalizzato alla verifica preventiva di eventuali limitazioni di accesso e alla risoluzione di eventuali problematiche di natura tecnica, test consigliabile per garantire durante la procedura di mediazione la presenza delle sole parti accreditate (parti e mediatore). Deposito delle istanze La procedura di deposito telematico delle istanze si effettua attraverso due fasi: la prima telematica, la seconda documentale. Per poter completare la fase telematica di deposito occorre preliminarmente registrarsi sul sito ; nel form di acquisizione dei dati dovranno essere compilati alcuni campi obbligatori, fra cui l indirizzo di posta elettronica certificata. A seguito dell inserimento dei dati richiesti, il sistema verificherà in automatico la veridicità dell indirizzo di posta elettronica certificata indicato: a tal fine sarà inviato apposito messaggio all indirizzo di posta elettronica indicato dall utente, con richiesta di conferma mediante link col sistema. Solo a seguito di tale conferma, il soggetto che ha effettuato la registrazione sarà abilitato all accesso a parti riservate del sito e all immissione di eventuali ulteriori dati. L utente registrato e verificato dal sistema, potrà presentare l istanza di mediazione, che dovrà essere stampata, sottoscritta ed inviata alla segreteria della win-win mediation, con allegati copia del documento di riconoscimento del richiedente firmatario e copia dell attestazione di avvenuto pagamento delle spese di avvio del procedimento. La segreteria della win-win mediation provvederà, se del caso, a contattare l altra parte che, in caso di adesione alla procedura, provvederà ad effettuare a sua volta la registrazione alla piattaforma di mediazione telematica (eventualmente assistito dalla segreteria della win-win mediation) e il deposito della propria documentazione. 6

7 Procedura di mediazione telematica Ogni singola fase della procedura di mediazione telematica, dalla presentazione della istanza di attivazione fino all accordo finale, avviene on-line attraverso l utilizzo della piattaforma win-win mediation e secondo una procedura controllata e riservata. Il dialogo fra le parti, facilitato dal mediatore, avviene all interno di un sistema di videoconferenza, ed in particolare di stanze virtuali riservate, in modalità audio/video corredata da altri strumenti di interazione (status utente, chat, condivisione di documenti in formato elettronico) a supporto dell intero processo di mediazione. Il sistema di videoconferenza ed in particolare le stanza virtuali messe a disposizione del mediatore e delle parti, adotta le medesime politiche di sicurezza, integrità e riservatezza adottate per la gestione della piattaforma. Il mediatore quindi può gestire in piena autonomia il dialogo tra le parti attivando o escludendo i singoli utenti a seconda delle esigenze per valutare le posizioni delle parti, tentando di raggiungere, attraverso il confronto, una soluzione condivisa dagli utenti. Le parti hanno anche la possibilità di parlare separatamente con il mediatore in via del tutto riservata, e di trasmettere a quest ultimo tutta la documentazione che desiderano non sia resa nota alla controparte. Posta Elettronica Certificata (win-winmediation@winpec.it) La win-win mediation ha scelto come gestore la Win Europa Srl che offre un servizio di sicurezza postale, posta elettronica certificata WinPEC, che utilizza i protocolli sicuri POP3s, IMAPs, SMTPs ed HTTPs. Il sistema su cui si appoggia è certificato dalle autorità governative (CNIPA). sistema attraverso il quale è possibile inviare con valore legale equiparate ad una raccomandata con ricevuta di ritorno, come stabilito dalla vigente normativa (DPR 11 Febbraio 2005 n. 68). Con il sistema di Posta Certificata è garantita la certezza del contenuto: i protocolli di sicurezza utilizzati fanno si che non siano possibili modifiche al contenuto del messaggio e agli eventuali allegati. I gestori certificano quindi con le proprie "ricevute": che il messaggio è stato spedito; che il messaggio è stato consegnato; che il messaggio non è stato alterato. In ogni avviso inviato dai gestori è apposto anche un riferimento temporale che certifica data e ora di ognuna delle operazioni descritte. I gestori inviano ovviamente avvisi anche in caso di errore in una qualsiasi delle fasi del processo (accettazione, invio, consegna) in modo che non ci siano mai dubbi sullo stato della spedizione di un messaggio. Se il mittente dovesse smarrire le ricevute, la traccia informatica delle operazioni svolte, conservata dal gestore per 30 mesi, consente la riproduzione, con lo stesso valore giuridico, delle ricevute stesse. Le consegne del messaggio di posta elettronica certificata e della relativa ricevuta sono immediate. E fornita di Log file, un registro informatico all'interno del quale vengono memorizzate tutte le operazioni relative alle trasmissioni effettuate (invio, ricezione, etc.) utile per la ricostruzione delle ricevute, nel caso di eventuale smarrimento delle stesse. La PEC della win-win mediation con indirizzo win-winmediation@winpec.it ha 1000 Mb ( 1 GB ) di spazio, Traffico illimitato, Sistema antivirus e antispam, accesso da client di posta (pop3/imap) e anche Accesso web mail. Inoltre, la pec win-winmediation@winpec.it è stata configurata con un reindirizzamento non certificate per lasciare libero lo spazio per eventuali pec in arrivo e un servizio di notifica con SMS dell arrivo di un messaggio sulla pec. Nel caso in cui nella casella pec ci siano mail non lette la WinPEC lo notifica alla win-win mediation inviando una all indirizzo info@win-winmediation.it Firma Digitale La win-win mediation ha scelto come fornitore di firma digitale Aruba come tipologia di Firma Digitale la Firma digitale remota che non necessita del possesso fisico della chiave privata da parte del firmatario, poiché tale chiave è conservata, congiuntamente al certificato di firma, all'interno di un server remoto sicuro, accessibile via rete (Intranet e/o Internet); Il dispositivo OTP con DISPLAY, dotato di chip e schermo LCD, è uno strumento totalmente sicuro grazie al sistema One Time Password, che genera una password con valore momentaneo (pochi secondi), valida per un unica sessione e non riutilizzabile. Ad incrementare il livello di sicurezza del dispositivo contribuisce anche il numero seriale univoco che ne garantisce l unicità e l impossibilità di duplicazione. Art. 15 REGISTRO CASI E PRIVACY La win-win mediation ha istituito presso i propri uffici un registro dei casi, denominato Registro degli Affari di Mediazione, nel quale vengono debitamente riportati i numeri dei fascicoli relativi a ciascun caso. Le informazioni contenute nei fascicoli sono riservate e i relativi dati sono trattati secondo quanto predisposto dal Codice di Protezione dei Dati Personali D.Lgs. 7

8 196/2003. Qualsiasi informazione o documentazione fornita dalle parti nel corso della procedura ha carattere riservato e non può essere divulgata senza il consenso espresso della parte che l ha fornita, fatte salve inderogabili disposizioni di legge. Il mediatore/conciliatore, le parti e tutti coloro che, a qualsiasi titolo, intervengono all incontro, si impegnano a non divulgare a terzi estranei i fatti e le informazioni apprese nel corso dell incontro di mediazione. Essi si impegnano, altresì, a non utilizzare, nel corso di eventuali successivi procedimenti contenziosi promossi dalle stesse parti in relazione al medesimo oggetto, le dichiarazioni e le informazioni apprese durante il procedimento di mediazione. Le parti, infine, si impegnano ad astenersi dal chiamare il mediatore/conciliatore, il personale della win-win mediation e chiunque altro abbia preso parte al procedimento, a testimoniare in giudizio sui fatti e sulle circostanze di cui sono venuti a conoscenza in relazione al procedimento di mediazione. Art ENTRATA IN VIGORE E MODIFICHE AL REGOLAMENTO Il presente Regolamento con i suoi allegati è in vigore dalla data di accreditamento. Il Regolamento o i suoi allegati possono essere modificati dal Consiglio Direttivo. Le modifiche non hanno effetto per le procedure in corso alla data della loro entrata in vigore. Ai fini di cui all art.10, comma 3, del D.M. n.222 del 23 luglio 2004, in caso di cancellazione della win-win mediation dal registro, i procedimenti in corso, per i quali è già stato nominato il mediatore/conciliatore, saranno comunque portati a conclusione. Gli altri procedimenti conciliativi saranno dichiarati chiusi. 8