GESTIONE DELLE LIBERALITÀ

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1 GESTIONE DELLE LIBERALITÀ 1. OBIETTIVO, AMBITO DI APPLICAZIONE E RESPONSABILITÀ Il presente Regolamento ha l'obiettivo di definire ruoli, responsabilità e regole di condotta nella gestione di donazioni, atti di liberalità, sponsorizzazioni a qualunque titolo e in qualunque forma di manifestazioni e iniziative effettuati dalla Società, in conformità alla normativa vigente e ai principi di trasparenza, imparzialità, correttezza e tracciabilità del processo decisionale. Rientrano nella disciplina del presente Regolamento anche le donazioni e gli atti di liberalità nei confronti del personale dipendente. Nulla di quanto previsto nel presente Regolamento sostituisce quanto stabilito nel Modello di Organizzazione e Gestione (M.O.G.) approvato da Umbra Acque S.p.A. ai sensi e per gli effetti del D.Lgs. 231/2001 e s.m.i. Gli aspetti procedurali relativi alla gestione dei flussi monetari e finanziari sono descritti nel relativo Protocollo allegato al M.O.G. (Protocollo Gestione flussi finanziari ), al quale si rimanda. I rapporti intrattenuti con la Pubblica Amministrazione nell ambito della gestione di donazioni e atti di liberalità, devono essere gestiti anche secondo quanto previsto dai Protocolli relativi alla gestione dei rapporti e degli adempimenti con la Pubblica Amministrazione nonché a quello che regolamenta i rapporti con le Autorità Ispettive e di Vigilanza di cui al M.O.G., ai quali si rimanda. La responsabilità della valutazione della congruità delle donazioni, liberalità è effettuata dal Presidente o dall Amministratore Delegato della Società; la valutazione non può comunque prescindere dai criteri meritori dell iniziativa. Per manifestazioni e iniziative assunte o promosse dagli Enti pubblici locali, in contesti diversi dalle attività istituzionali della Società, stante la ricorrenza di criteri meritori dell iniziativa, le decisioni sono assunte con il parere del Consiglio di Amministrazione della Società. 1

2 Sono comunque escluse manifestazioni e iniziative direttamente o indirettamente assunte o promosse da partiti politici, organizzazioni sindacali ed enti religiosi, salvo espressa delibera da parte del Consiglio di Amministrazione della Società. 2. ASPETTI PROCEDURALI Le donazioni e le liberalità (sono tali anche le borse di studio) vengono annualmente pianificate dal Responsabile relazioni esterne e comunicazione nei limiti previsti dal budget di spesa, in base alle indicazioni del Presidente e/o dell Amministratore Delegato della Società. L erogazione viene effettuata unicamente ad opera dell Area Amministrazione Finanza e Commerciale, previa autorizzazione della spesa da parte del Responsabile relazioni esterne e comunicazione. 2.1 DONAZIONI/LIBERALITA (E BORSE DI STUDIO) Le donazioni/liberalità possono essere elargite ad enti, persone giuridiche pubbliche e private, persone fisiche. Sarà comunque data priorità alle richieste il cui contenuto presenti le caratteristiche di meritevolezza e congruità indicate al successivo punto 3.1 e, in caso di pluralità di richieste, a quelle provenienti dagli Enti pubblici ed Enti no profit. Gli enti cui possono essere erogate donazioni/liberalità sono associazioni e soggetti dotati di personalità giuridica o qualificabili quali ONLUS, che abbiano come requisiti essenziali: a) il fine è di svolgere attività di utilità sociale a favore di associati o di terzi senza scopo di lucro; b) la previsione espressa nello statuto costitutivo della destinazione vincolata delle donazioni/elargizioni alle finalità indicate nello statuto stesso, sia in forma diretta che indiretta. A seguito della richiesta scritta di donazione/liberalità, prima di impegnare la Società, il Responsabile relazioni esterne e comunicazione deve verificare che: - il soggetto richiedente sia in possesso dei requisiti richiesti; - la richiesta sia stata formulata su carta intestata del soggetto stesso; - la procedura sia conforme ai principi stabiliti nel Codice Etico adottato dalla Società; 2

3 - se il soggetto è un ente pubblico, la richiesta di liberalità o di donazione contenga anche l esatta indicazione della destinazione del contributo o donazione. Nel caso in cui il richiedente sia un soggetto privato occorre acquisire la seguente documentazione: 1. copia dell atto costitutivo dell ente; 2. copia aggiornata dello statuto dell ente; 3. dichiarazione del legale rappresentante dell ente richiedente che lo statuto fornito è quello vigente. Nel caso in cui il richiedente sia persona fisica, atteso che le iniziative debbono comunque riferirsi a contesti rientranti nelle attività istituzionali della Società, le valutazioni in merito alla concessione della donazione/liberalità e alla congruità ed entità della stessa sono rimesse congiuntamente al Presidente e all Amministratore Delegato; la valutazione non può comunque prescindere da criteri meritori dell iniziativa. La richiesta, in tal caso, deve essere inoltrata in maniera formale e contenere esatta indicazione della natura e modalità di svolgimento dell iniziativa, che non deve avere comunque finalità di lucro. Le persone che hanno ricevuto direttamente la richiesta di donazione/liberalità devono limitarsi a contatti conoscitivi. Non sono in alcun modo autorizzati ad anticipare, verbalmente o per iscritto, in qualsiasi forma, la possibilità di accoglimento della richiesta da parte della Società né tantomeno ad impegnare la stessa. Il Responsabile relazioni esterne e comunicazione predispone lettera di elargizione del contributi, corredata di tutta la documentazione e la sottopone a firma del Presidente e/o dell Amministratore Delegato della Società. Copia della documentazione viene inviata all Area Amministrazione Finanza e Commerciale per la materiale erogazione. Le erogazioni di liberalità nei confronti di dipendenti devono essere, in ogni caso, approvate dall Amministratore Delegato della Società. L erogazione viene registrata in contabilità alla voce liberalità. 3

4 Gli originali della documentazione relativa alla donazione o alla liberalità sono tenuti a cura del Responsabile relazioni esterne e comunicazione. Con particolare riferimento alle borse di studio, la normativa in materia di diritto d autore prevede espressamente che le opere dell ingegno a carattere scientifico/intellettuale, prodotte dagli studenti beneficiari, siano oggetto di loro paternità esclusiva; l eventuale utilizzo sotto qualsiasi forma (visual, comunicazioni, pubblicazioni) nonché la distribuzione di tali opere deve essere preventivamente e formalmente concordata con lo studente/ricercatore. 2.2 DONAZIONI/LIBERALITA DI BENI Nei casi in cui pervenga una richiesta di donazione/liberalità di un bene in natura, la procedura da seguire è la medesima prevista al punto 2.1. Completata la procedura di valutazione e autorizzazione, all acquisto e spedizione del bene al destinatario provvederà l Unità Servizi Generali. 3. NORME COMPORTAMENTALI I destinatari a qualsiasi titolo coinvolti nella gestione di donazioni e atti di liberalità ivi incluse le attività di controllo e monitoraggio, sono tenuti ad osservare le modalità esposte nel presente Regolamento, le previsioni di legge esistenti in materia, con particolare riferimento alla normativa vigente sulla Privacy, nonché le norme comportamentali richiamate anche nel Codice Etico. In particolare, Umbra Acque S.p.A. si ispira a criteri di trasparenza e correttezza e fa divieto di: - promettere o versare somme di denaro, promettere o concedere beni in natura o altri benefici a soggetti terzi quali, ad esempio, clienti, fornitori, Enti della Pubblica Amministrazione, istituzioni pubbliche o altre organizzazioni con la finalità di promuovere o favorire propri interessi, anche a seguito di illecite pressioni. Le liberalità sono consentite purché siano tali da non compromettere l integrità e la reputazione di una delle parti e da non influenzare l autonomia di giudizio del beneficiario; - ricorrere a forme diverse di aiuti o contribuzioni che, sotto veste di sponsorizzazioni, incarichi, consulenze o pubblicità, abbiano invece le stesse finalità sopra vietate; - erogare liberalità che possano creare conflitti di interesse; 4

5 - fornire direttamente o indirettamente fondi a favore di soggetti che si propongono il compimento di atti di violenza con finalità di terrorismo o di eversione dell ordine democratico. Per la erogazione di donazioni e atti di liberalità dovranno essere esaminati e presi in considerazione come elementi senz altro ostativi, ove ricorrenti, quelli di seguito indicati: operazioni da effettuarsi con modalità che risultano inusuali o tali da denotare intenti dissimulatori; operazioni che prevedono beneficiari insediati in aree geografiche appartenenti a cd. Paesi black-list; proposta di trasferimento delle somme su piazze diverse da quelle previste o a favore di soggetti diversi dall ente o persona fisica richiedente o prescelto; operazioni richieste con indicazioni palesemente inesatte o incomplete, tali da far ritenere l intento di occultare informazioni essenziali riguardanti l ente o persona fisica; rifiuto da parte dell ente o persona fisica a fornire le informazioni previste dal regolamento, a dichiarare la proprie attività, a presentare documentazione e a dare quelle informazioni che, in circostanze normali verrebbero rese; proposta dell ente o persona fisica di effettuare operazioni con utilizzo di contante. 3.1 CARATTERISTICHE DELLE RICHIESTE PRIORITARIE La Società attribuisce priorità alle richieste che abbiano (congiuntamente e/o disgiuntamente) le seguenti caratteristiche di meritevolezza e congruità: a) attinenza con le attività istituzionali e le finalità statutarie della Società; b) coerenza con la natura di interesse generale del servizio pubblico affidato e con la missione di pubblica utilità della Società; c) potenziali ricadute positive per l immagine della Società. 5

6 4. FLUSSI INFORMATIVI VERSO L ORGANISMO DI VIGILANZA merito a: Il Responsabile relazioni esterne e comunicazione deve informare annualmente l O.d.V. in - valore complessivo di donazioni, atti di liberalità e borse di studio di qualsiasi genere approvati; - donazioni e atti di liberalità, borse di studio erogate di cui abbiano eventualmente beneficiato persone fisiche, soggetti pubblici, incaricati di pubblico servizio. 5. TERMINI DI VALIDITA Il presente Regolamento assume validità dalla data di approvazione da parte del Consiglio di Amministrazione della Società. Ogni eventuale successiva variazione deliberata dal Consiglio di Amministrazione della Società annulla e sostituisce, dalla data della sua emissione, tutte le versioni emesse precedentemente. 6