CHECKLIST stipula contratto di locazione commerciale

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1 Prima di firmare: Prima di sottoscrivere qualunque tipo di contratto si consiglia di: leggerlo (per intero) e studiarlo attentamente. Nel fare ciò, può essere molto utile chiedersi continuamente se tutte le norme del contratto siano comprensibili e se si è sicuri di aver compreso bene il senso, e ulteriori possibili significati, delle singole clausole contrattuali. Questo vale sia per il presente Contratto di Locazione per aziende alberghiere/della ristorazione di GastroSuisse che per qualsiasi altro contratto di locazione. Modo di procedere: Le consigliamo di procurarsi prima delle trattative contrattuali il contratto di locazione e tutti i relativi documenti (per es. l ordinamento interno). Nota bene: Bisogna badare al fatto che i documenti siano completi e che siate in possesso della versione più attuale. Un esame accurato del contratto e qualche colloquio chiarificatore tra le parti servono a preservare da futuri inconvenienti e solitamente anche a risparmiare tempo e denaro. Poiché, una volta firmato un contratto di locazione contenente errori, non chiaro oppure non letto, la disputa giuridica in seguito è praticamente implicita. Le principali disposizioni di un contratto di locazione generalmente sono le seguenti: la durata del rapporto locativo, il recesso dal contratto locativo, l accordo sulle spese accessorie, l importo del canone e il modo di procedere nel caso in cui l oggetto preso in locazione presentasse un difetto. Occorre prestare particolare attenzione anche alle norme sull inventario (inventario di locazione e di acquisto). Legga attentamente (più volte) tutti i documenti e si segni le clausole contrattuali che non comprende, cioè, che per lei non sono chiare. Rimanga critico durante tutta la lettura e si chieda sempre se le clausole contrattuali sono chiare a tal punto da avere lo stesso significato per entrambe le parti oppure se lasciano spazio a diverse interpretazioni e opinioni. In caso di dubbi conviene consultare, appoggiandosi sui suoi documenti e appunti, un avvocato, il suo consulente (Gastroconsult) o amministratore fiduciario e farsi spiegare le norme contrattuali incomprensibili. Ovviamente, è anche possibile cercare il dialogo con il proprio locatore per chiarire l applicazione di una determinata clausola contrattuale tra le parti, o meglio, come si intende interpretarla. Per un colloquio di questo tipo è assolutamente consigliabile: mettere a verbale, annotare le interpretazioni date di comune accordo, firmare reciprocamente il verbale e fornire a entrambe le parti una copia di quest ultimo. In caso di dubbi, non esiti a rivolgere domande al suo locatore. Tuttavia, non prenda tutte le sue affermazioni per oro colato. Nemmeno il locatore (di solito) è laureato in legge e, inoltre, (spesso) difende i propri legittimi interessi. Il più delle volte, i contratti di locazione contengono anche nel singolo caso una serie di disposizioni individuali particolarmente importanti. Valuti, quindi, prima della sottoscrizione quali sono le caratteristiche che contraddistinguono, rendono speciale o particolare, l oggetto preso in locazione e che, di conseguenza, devono essere fissate esplicitamente nel contratto. Ogni immobile è diverso dall altro ed è per questo che a volte bisogna elaborare e stabilire delle norme contrattuali insolite o speciali. Raccomandazione: Una volta terminato lo studio di un gruppo di domande o di una singola domanda della seguente checklist, spunti ( ) semplicemente le caselle relative e Ο. 1

2 Le parti contraenti Ο L elenco delle parti contraenti è corretto e completo? Ο È chiaro per entrambe le parti chi è la persona da contattare presso l altra parte contraente (amministrazione, rappresentante del locatore, più locatari, comunione ereditaria ecc.)? Ο Più locatari garantiscono in solido? Ο Sussistono rapporti di sublocazione; ne sono previsti? Ο Cosa succede se una delle parti cambia ragione sociale (per es. da ditta individuale a S.r.l.)? Oggetto preso in locazione Ο L oggetto preso in locazione viene definito e descritto in modo preciso? Ο Sono elencati tutti i locali, su tutti i piani? Ο Di quanti metri quadri è l oggetto preso in locazione (NO alle indicazioni approssimative)? Ο Nel contratto di locazione si fa riferimento ad eventuali diritti di coutenza (oggetto preso in locazione, fondo) da parte di terzi? Ο L oggetto preso in locazione dispone di locali attigui/di servizio, ascensore, parcheggio clienti, terrazza oppure giardino? Ο L oggetto preso in locazione comprende un appartamento per il gestore? Ο Che tipo di impianti e strumenti tecnici ed elettronici fanno parte dell oggetto preso in locazione? Ο Viene concesso in locazione anche un dominio internet? Ο Sussistono restrizioni d uso di natura privata o pubblico- giuridica? Ο È in possesso di un estratto catastale attuale? Responsabilità Ο Di cosa risponde come locatario? Ο Eventuali esoneri dalla responsabilità sono formulati in modo esaustivo dal punto di vista giuridico? Uso previsto, obbligo di utilizzo, orari d apertura, divieto di concorrenza Ο L uso previsto per l oggetto preso in locazione è chiaro (bar, dancing, hotel, ristorante)? Ο Esistono particolari obblighi o condizioni riguardo agli orari d apertura, alle vacanze aziendali ecc.? Ο L oggetto preso in locazione può essere utilizzato anche per altri scopi? Ο Sono ammesse modifiche architettoniche (condizioni tutela dei monumenti)? Ο Come vengono gestiti i finanziamenti, o meglio, i pagamenti delle modifiche architettoniche? Ο Il locatore in zona affitta altri immobili con lo stesso scopo di utilizzo? Desidera il divieto di concorrenza? Trasferimento nell immobile locato Ο Prima dell entrata in vigore del contratto devono essere/saranno eseguiti dei lavori di riparazione/rinnovo all immobile locato? Se sì, entro quando saranno conclusi? Ο È possibile trasferirsi (completamente/parzialmente) nell immobile già prima della data di decorrenza del contratto? Ο Fissi un termine di consegna con il locatore e insista sull ispezione, da fare insieme, dell oggetto preso in locazione e sul verbale di consegna. Ο Prima dell ispezione chieda il verbale di riconsegna dell affittuario precedente. Si faccia mostrare i documenti degli eventuali servizi di consegna eseguiti. Durata del contratto di locazione Ο Si tratta di un contratto di locazione a tempo determinato/indeterminato? Ο È stata concordata una durata minima del contratto di locazione? Nota bene: Nel caso in cui decidesse di firmare un contratto di locazione con una durata minima, deve essere consapevole che durante tutta la durata minima di locazione rimane vincolato al contratto e salvo esplicite eccezioni non ha la possibilità di recedere prima della scadenza della durata minima prestabilita. Ο Il suo contratto di locazione a tempo determinato prevede un opzione di proroga? Ο Se sì: a quali condizioni? Ο Che tipo di procedura bisogna seguire per ottenere una proroga di un contratto a tempo determinato? 2

3 Disdetta Ο Per la disdetta vale il termine di preavviso (minimo) di 6 mesi, previsto dalla legge, oppure un periodo più lungo? Ο Sono in vigore i termini di disdetta ufficiali del cantone oppure è possibile disdire il contratto entro la fine di ogni mese (escl. / incl. dicembre)? Ο Quali termini sono previsti per la disdetta dell appartamento del gestore? Canone d affitto (art. 257 CO) Nota bene: Per un immobile commerciale della ristorazione, il canone d affitto dovrebbe corrispondere ad una quota tra l 8 e il 12% (mass.) del fatturato totale. Chieda assolutamente spiegazioni in caso di quote percentuali di canone superiori. Ο Quale modello di canone d affitto viene applicato: fisso / fatturato / misto? Ο Canone d affitto fisso: Qual è l importo del canone d affitto? L importo del canone è giustificato? (Cfr. art. 269 CO) Spese accessorie incluse? Ο Canone base e percentuale d affitto sul fatturato: Qual è l importo del canone base / canone minimo? (Canone d affitto minimo per anno: 12) Qual è la percentuale d affitto dovuta sul volume d affari? Spese accessorie incluse? Ο Percentuale d affitto sul volume d affari: fatturato del predecessore? (Documentazione concreta assolutamente indispensabile!) Definizione degli importi di fatturazione rilevanti per il canone d affitto? In quale forma, quando e da chi (contabile) viene comunicato il fatturato tra le parti? È possibile scaglionare la percentuale sul fatturato? Spese accessorie incluse? Ο Pagamento: Quando scade il termine per il pagamento del canone d affitto? Quali sono le modalità di pagamento previste fra le parti? Ο Qual è il modo giusto di procedere per un eventuale adeguamento del canone d affitto? Ο Il locatore potrebbe accettare un canone d affitto scaglionato? Ο Qual è la base di calcolo per il canone d affitto? Tasso d interesse di riferimento per ipoteche, indice nazionale dei prezzi al consumo, base indice? Ο È stata concordata una riserva riguardo al canone d affitto (possibile rivalutazione del canone)? Ο Il rapporto di locazione al momento della stipula del contratto è soggetto a IVA oppure è esente? Spese accessorie (art. 257a e b CO) Ο Le spese accessorie sono esplicitamente fissate nel contratto? Ο Le spese accessorie si limitano alle spese effettivamente risultanti? Nota bene: Tutto ciò che non è elencato separatamente viene inteso come incluso nel canone d affitto netto e non può essere addebitato dal locatore come spesa aggiuntiva. Ο Quali sono i punti che nel contratto d affitto vengono indicati sotto il termine spese accessorie? Nota bene: Pretenda un conteggio finale. Ο Quale modalità di pagamento è applicata per le spese accessorie? Pagamento forfettario o in acconto? Pagamento forfettario (importo fisso): L ammontare delle spese accessorie è stabilito anticipatamente in cifre e, in linea di principio, per tutta la durata fissa del contratto non può essere modificato. Con il pagamento della somma forfettaria si ritengono saldate tutte le spese accessorie, indipendentemente dal fatto che le spese effettive per il locatore possano essere inferiori o superiori. Pagamento in acconto: L affittuario paga periodicamente (in anticipo) di solito mensilmente un importo prestabilito, che viene detratto dal conteggio annuo finale delle spese accessorie. Alla fine del periodo di conteggio, il locatore calcola le spese accessorie effettivamente risultanti e le distribuisce tra le singole parti locatarie. La chiusura dei conti da un lato riporta le spese del locatore, dall altro i pagamenti in acconto effettuati dall affittuario. Se il saldo del conteggio risulta a favore dell affittuario, quest ultimo può chiedere la restituzione del relativo importo oppure detrarlo dal canone d affitto. 3

4 Ο Durante le trattative contrattuali si informi sulle spese accessorie effettivamente da aspettarsi. Chieda di visionare gli ultimi conteggi delle spese accessorie. Ο Come sono distribuite le spese accessorie in caso di più parti locatarie? Ο Come e quando le spese accessorie sono comunicate dal locatore? Ο Quando scade il termine per il pagamento delle spese accessorie? Ο In caso di pagamenti in acconto intende esigere una limitazione dell importo complessivo? Esempio di formulazione: Le spese accessorie effettive possono superare al massimo del 20% il totale dei pagamenti in acconto dell anno contabile. Ο Il locatore è a conoscenza di tutto quello che non può addebitare come spese accessori? Spese del locatore che riguardano la manutenzione ordinaria, acquisti di ricambi o rinnovamenti, come pure adempimenti del locatore indipendenti dall utilizzo della cosa locata. Deposito in garanzia / cauzione (257e CO) Nota bene: Per i locali commerciali non esiste un limite massimo; il locatore è libero di decidere l importo da chiedere all affittuario come prestazione di garanzia. Di solito la cauzione per i locali commerciali dipende dalle caratteristiche individuali, che sono trattabili con il locatore. Ο In quanto consiste il deposito cauzionale/la prestazione di garanzia? Ο Entro quando deve avvenire il pagamento? Ο L affittuario conosce le coordinate bancarie precise (nome della banca, intestazione del conto)? Ο Il divieto di compensazione è noto a entrambe le parti? Ο In caso di difficoltà nel pagamento, eventuali canoni d affitto in scadenza ecc. non possono essere addebitati sul deposito cauzionale. Ο Il conto deposito rimane bloccato per tutta la durata del rapporto di locazione per entrambi i contraenti. Diritti e doveri del locatore (art. 256 CO) Ο Il locatore consegna l immobile in uno stato conforme al contratto? Ο Il locatore dispone di un verbale di riconsegna del rapporto di locazione precedente? Se esiste questo tipo di documento, chieda assolutamente di visionarlo. Ο Il locatore è consapevole del suo obbligo di garanzia legge sugli esercizi pubblici (GGG), legislazione edilizia, protezione antincendio nei confronti dell affittuario? Ο Il locatore sa di dover rispondere, al posto dell affittuario, di danni causati dall adempimento incompleto oppure non tempestivo degli obblighi burocratici? Ο Come deve procedere il locatore in caso di modifiche (edilizie) all oggetto preso in locazione? Termini di avviso, riguardo, riduzioni del canone d affitto. Ο Si faccia garantire per contratto come affittuario lavori di manutenzione periodici. Ο Quali assicurazioni deve stipulare il locatore? Ο Il locatore redige un verbale chiave? Diritti e doveri del locatario Ο Il locatario ha le idee chiare sull utilizzo conforme al contratto bar, dancing, hotel, ristorante dell immobile locato? Ο Come avviene la consegna dell oggetto preso in locazione? Chi redige il verbale (dei difetti riscontrati)? Nota bene: Pretenda una consegna in presenza di entrambe le parti e si prenda tutto il tempo necessario per controllare. Ο Cosa può modificare o trasformare il locatario nella parte esterna dell immobile locato? Illuminazione esterna e cartelli (pubblicitari) ecc. Ο Come deve procedere il locatario se desidera restaurare/rimodernare oppure fare delle modifiche? Nota bene: Raccolga sempre, come affittuario, il consenso scritto del locatore per le modifiche. Ο In caso di difetti emersi durante il periodo di locazione, l affittuario come deve procedere per comunicarli? Ο Che tipo di regolamentazione è in vigore riguardo alla licenza d esercizio? Ο Il locatario cosa deve assicurare? Ο Come deve avvenire la restituzione dell immobile locato? 4

5 Contratti di assistenza I costi dei contratti di assistenza esistenti vanno a carico dell affittuario, a patto che garantiscano una verifica e/o manutenzione (piccole riparazioni) periodica tramite un impresa di assistenza riconosciuta. Ο Per quali strumenti / impianti dell immobile locato esistono contratti di manutenzione? Ο Il locatore si assume le spese di quali contratti? Ο È chiara per entrambe le parti l assunzione di spese per interventi (lavori di manutenzione/riparazioni) che vanno oltre il consueto servizio di assistenza? Ο Il locatore fornisce una prova del servizio manutentivo per tutti gli apparecchi e macchinari dell inventario di locazione che non sia più vecchio di 60 giorni prima della data di inizio della locazione? Ο L affittuario può con l approvazione del locatore stipulare propri contratti di assistenza. Contratti di fornitura tra il locatore e terzi (per es. contratto per fornitura di birra) (cfr. anche art. 254 CO) Ο Esistono tali contratti tra il locatore e terzi e, se sì, devono essere necessariamente proseguiti/osservati dall affittuario? Ο Chi ha la facoltà di disdire o modificare questo tipo di contratti? Ο Chi riceve gli eventuali rimborsi scaturiti dal contratto? Ο Il rimborso viene definito in percentuale sul prezzo d acquisto? Ο Esiste un rapporto diretto tra tutti i contratti di fornitura e l utilizzo della cosa locata? Ο L affittuario può tenere prodotti della concorrenza? Restituzione anticipata / Cessione della locazione / Subaffitto Ο Le parti sono a conoscenza dell art. 263 CO Trasferimento della locazione a un terzo" e dell art. 264 CO Restituzione anticipata della cosa? Ο Come deve avvenire un eventuale restituzione anticipata della cosa locata? Ο Che tipo di regolamentazione è in vigore riguardo ad un eventuale rapporto di subaffitto? Difetti durante la locazione (art. 259a CO) Nota bene: Nella valutazione di un difetto conta anche l utilizzo concordato della cosa locata per determinare se quest ultima presenta realmente un difetto o meno. Ο Il locatore è consapevole di dover mantenere l oggetto locato in uno stato che consenta il funzionamento dell attività? Ο In che modo procederà il locatore in caso di lavori di manutenzione o modifiche edilizie all immobile durante il periodo di locazione? Ο Il locatore dispone di una lista delle aziende artigiane da lui predilette? Chieda di averne una copia. Ο Cosa intende il locatore con "piccola manutenzione? Nota bene: L affittuario, a proprie spese, è tenuto soltanto a fare le piccole pulizie e riparazioni necessarie per l uso consueto della cosa locata. Inventario di locazione Per inventario di locazione nella ristorazione si intende l inventario d esercizio che il locatore mette a disposizione dell affittuario, indipendentemente dal fatto che si tratti di un inventario di oggetti piccoli o grandi. Ο Come, quando e da chi viene eseguita la stesura dell inventario? Ο Le parti sanno che devono assumersi la metà dei costi, qualora la redazione dell inventario sia demandata ad un azienda terza? Ο L elenco riporta realmente soltanto l inventario necessario al funzionamento dell esercizio? Ο Chi è responsabile per l aggiornamento dell elenco inventario? Ο Come si svolge la restituzione dell inventario di locazione alla fine del rapporto locativo? Ο È corretta la valutazione dell inventario? Ο Le quantità sono esatte? Ο Come sono regolamentati gli obblighi di risarcimento? 5

6 Inventario acquisti e scorte di prodotti Per inventario acquisti si intendono gli oggetti dell inventario che il locatario acquista e dei quali deve necessariamente entrare in possesso per motivi di produzione. Si tratta esclusivamente di oggetti di uso quotidiano, che da un punto di vista concettuale sono indispensabili per la produzione, la fabbricazione e la distribuzione. L inventario acquisti può essere composto da un inventario di oggetti acquistati piccoli o grandi. Il locatario è tenuto a rilevare, acquistando al valore d esercizio, l intero inventario acquisti presente nell immobile locato, purché si tratti di inventario necessario al funzionamento dell attività. Ο Il locatore è in grado di fornire delle prove di servizi manutentivi attuali (al massimo 60 giorni prima della stesura dell elenco inventario acquisti)? Ο Nell eventualità, i terminali elettronici (POS) per carte di credito e bancomat fanno parte dell inventario acquisti? Ο Per valore d esercizio entrambe le parti intendono la stessa cosa? Ο Il locatario verificherà l inventario d acquisto entro 10 giorni dal rilevamento? Ο Il locatario è consapevole che l inventario di locazione fino al completo pagamento del prezzo d acquisto rimane di proprietà del venditore (locatore/affittuario precedente)? Ο L acquirente/il locatario sa di dover versare salvo altri accordi contrattuali una caparra pari al 75% del prezzo d acquisto entro il giorno di consegna dell immobile locato? Ο In che modo viene organizzato l obbligo di riconsegna/presa in consegna alla fine del rapporto locativo? Ο Come vengono gestite eventuali scorte di prodotti allo scadere del contratto? Varie Ο Qualora fosse interessato, chieda al locatore un eventuale diritto di prelazione sull immobile. Ο In caso di possibili piani di espansione del locatore, bisogna prendere in considerazione una prelazione contrattuale di locazione. Ο Per tutelarsi da una disdetta straordinaria per urgenza di proprio fabbisogno da parte di un acquirente dell immobile, chieda il registro al catasto del suo contratto di locazione. Ο In qualità di affittuario pretenda il divieto di concorrenza all interno dell immobile locato (per es. centro commerciale). Ο In che modo entrano in vigore le modifiche al contratto d affitto? Ο Si informi presso il suo locatore se le ha consegnato tutte le copie delle chiavi o se ne possiede ancora. Ο Trovi un accordo su come deve avvenire un eventuale visita dell immobile locato tramite il locatore. Ο Decidete insieme se l art. 32 del contratto di locazione tipo di GastroSuisse deve entrare in vigore o meno. Ο Stabilisca quali documenti supplementari costituiscono parte integrante e vincolante del contratto. Ulteriori informazioni La presente checklist è stata redatta con la massima attenzione, tuttavia si tratta di un elenco generale che non sostituisce la consulenza per il singolo caso. Gli associati GastroSuisse ricevono informazioni telefoniche su domande che riguardano il diritto del lavoro e della locazione presso la nostra consulenza giuridica gratuita, dal lunedì al giovedì dalle ore alle e dalle ore alle 16.00: Telefono , fax oppure info@gastrosuisse.ch Anche le istanze di locazione cantonali forniscono informazioni utili: Servizio giuridico GastroSuisse, febbraio