Guida alla rendicontazione

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1 Regione Siciliana Assessorato della Famiglia, delle Politiche Sociali e del Lavoro Accordo di Programma Quadro Giovani protagonisti di sé e del territorio Azione 7 Guida alla rendicontazione delle spese sostenute per l attuazione dei progetti finanziati nell ambito dell Accordo di Programma Quadro Giovani protagonisti di sé e del territorio Azione 7 1

2 INDICE Premessa...pag.3 1. Modalità di rendicontazione delle spese. pag.4 2. Le fasi di erogazione del finanziamento e gli adempimenti dei beneficiari. pag.6 3. Modalità di pagamento delle spese....pag.9 4. Principi di trasparenza..... pag Variazioni di spesa..pag Costi ammissibili a finanziamento..pag Costi non ammissibili a finanziamento... pag Il Cofinanziamento.... pag Allegati.... pag.21 2

3 Premessa Il presente manuale ha come obiettivo quello di fornire tutte le indicazioni utili per la corretta impostazione della documentazione da presentare al Dipartimento Famiglia e Politiche Sociali in sede di rendicontazione delle spese sostenute per l attuazione dei progetti finanziati nell ambito dell Accordo di Programma Quadro Giovani protagonisti di sé e del territorio. Il manuale contiene, oltre alle indicazioni necessarie per l ottenimento delle varie tranche di finanziamento, tutte le notizie necessarie ad ottimizzare i tempi di erogazione delle somme dettando con puntualità la tempistica da rispettare. Per avere ulteriori informazioni e chiarimenti, i soggetti beneficiari potranno utilizzare il servizio Help Desk del Dipartimento Regionale della Famiglia e delle Politiche sociali nei seguenti giorni: mercoledì e giovedì ore 9,00 13,00 e ai seguenti recapiti: telefono: fax: indirizzo posta elettronica: assistenza.apq@regione.sicilia.it Tutte le informazioni riguardanti l APQ saranno disponibili nel sito: 3

4 1. Modalità di rendicontazione delle spese Tutte le spese sostenute attraverso il finanziamento dell APQ Giovani protagonisti di sé e del territorio della Regione Siciliana e, nei limiti dello stesso, devono essere opportunamente giustificate, documentate e rendicontate. In linea di principio i costi rendicontati dovranno derivare da atti giuridicamente vincolanti come contratti, lettere di incarico debitamente firmate ed accettate, ordini, etc.. da cui risulti chiaramente l oggetto dell attività o della fornitura, il suo costo, la sua pertinenza al progetto, i termini di svolgimento e/o consegna. I documenti giustificativi originali (fatture, ricevute fiscali, dichiarazioni, etc ) dovranno essere datati e intestati al soggetto che è destinatario del finanziamento. Non saranno ritenuti ammissibili i documenti giustificativi intestati a soggetto diverso da quello indicato nella convenzione. Sui documenti di spesa dovrà essere apposto un timbro con la seguente dicitura Regione Siciliana - A.P.Q. Giovani Progetto Cod.. Il codice sarà attribuito dal Dipartimento che avrà cura di comunicarlo con tempestività al soggetto beneficiario. Tutti i documenti contabili devono riguardare esclusivamente le spese inerenti il progetto e dovranno riportare analiticamente i singoli beni acquistati o i servizi prestati. Tali documenti dovranno essere prodotti in lingua italiana (se la documentazione è in lingua straniera deve essere accompagnata da traduzione italiana secondo le norme vigenti). In occasioni eccezionali, in caso di imputazione parziale della spesa rispetto all importo della fattura o del documento contabile, bisognerà annotare sulla stessa l importo a carico del progetto. A titolo di esempio, se una fattura di acquisto riguarda due PC, al progetto ne sarà destinato uno solo, si potrà portare a rendicontazione solo la spesa di un PC, annotando l ammontare sulla fattura. Tutti i documenti contabili devono essere quietanzati secondo le modalità descritte al punto successivo. Come sarà specificato successivamente, per rendicontare i titoli di spesa (fatture, ricevute, buste paga, ecc) dovrà essere allegata la seguente documentazione: copia del bonifico bancario o copia dell assegno circolare o bancario; estratto del conto corrente dedicato con evidenziata la movimentazione del pagamento; schema di dichiarazione di liberatoria del fornitore (vedi allegati) nel caso di pagamento con assegno bancario; dichiarazione liberatoria del fornitore dei beni o dei servizi. I titoli di spesa dovranno essere ordinati per macro voce e trascritti sul foglio di calcolo per la rendicontazione fornito dal Dipartimento (vedi relativo allegato). 4

5 La documentazione contabile deve essere tenuta in originale presso la sede del beneficiario e disponibile per eventuali verifiche del Dipartimento per tutto il periodo del progetto, ossia fino al momento dell ottenimento dello svincolo della polizza fideiussoria. 5

6 2. Le fasi di erogazione del finanziamento e gli adempimenti dei beneficiari Prima tranche La prima tranche di finanziamento pari al 50% dell importo concesso, viene erogata in anticipazione dopo la firma della convenzione e a seguito, della comunicazione di avvio delle attività da parte del beneficiario (vedi allegato 1) e dietro presentazione della polizza fideiussoria. Si evidenzia che le attività progettuali e quindi la relativa comunicazione di avvio devono avvenire ed essere comunicate obbligatoriamente entro e non oltre i trenta giorni dalla firma della convenzione. Per la richiesta di anticipazione il beneficiario dovrà utilizzare l apposito modulo (allegato 2) e comunicare le coordinate bancarie (codice IBAN) dove effettuare il bonifico delle somme. Il conto corrente bancario deve essere dedicato esclusivamente al progetto (a tal proposito si ricorda che molti istituti bancari promuovono offerte vantaggiose per l apertura di nuovi conti dedicati a giovani e nuove imprese). Si ricorda che tutti i beneficiari di finanziamenti pubblici hanno l obbligo di presentare il DURC (documento di regolarità contributiva) o, se non obbligati, a presentare una autocertificazione relativa all esonero (vedi allegato 8). Riepilogando, per ottenere la prima tranche occorre: 1. firmare la convenzione con il Dipartimento; 2. comunicare l avvio del progetto utilizzando l allegato 1; 3. presentare formale richiesta di anticipazione utilizzando l allegato 2; 4. presentare polizza fideiussoria utilizzando l allegato 9; 5. disporre di un conto corrente bancario dedicato al progetto; 6. presentare il DURC o autodichirazione di esonero utilizzando l allegato 8. Seconda tranche La seconda tranche potrà essere ottenuta a saldo e dopo la conclusione delle attività. Pertanto il soggetto beneficiario sarà obbligato a presentare entro il termine di 10 giorni dalla conclusione del progetto, la comunicazione di chiusura del progetto utilizzando l apposito allegato (vedi allegato 3). Successivamente il beneficiario dovrà presentare, entro e non oltre 60 giorni successivi alla conclusione delle attività, la richiesta di erogazione (vedi allegato 4), una relazione finale sulla attività svolta e sugli obiettivi raggiunti, lo schema riepilogativo delle spese sostenute, anche in formato elettronico, (vedi allegato 5) insieme a tutti i giustificativi di spesa (fatture, ricevute ecc.) i mezzi di pagamento con cui sono state regolate le spese (copie dei bonifici bancari, copie degli assegni ecc.) e infine le relative dichiarazioni liberatorie 6

7 (allegato 6). Si ricorda che i giustificativi di spesa (fatture, ricevute ecc, devono essere consegnati al Dipartimento in originale ed in copia). Il Dipartimento procederà a verificare la regolarità della documentazione amministrativa e/o contabile presentata a giustificazione delle spese sostenute. Per l erogazione del saldo, il beneficiario dovrà rendicontare l intero importo del progetto che comprende non solo il finanziamento ottenuto dal Dipartimento ma anche la quota di cofinanziamento a suo carico. È possibile, richiedere e ottenere la seconda tranche anche quando non sono state pagate interamente le spese previste dal progetto. In questo caso il beneficiario dovrà dimostrare di aver pagato almeno il 50% del finanziamento previsto dal progetto. Tale dimostrazione deve avvenire attraverso la presentazione dei documenti di spesa (fatture, ricevute, parcelle, ecc) e i relativi mezzi di pagamento (ossia copia del bonifico e/o dell assegno come meglio specificato al capitolo successivo), nonché produrre i restanti documenti giustificativi di spesa, anche se non ancora quietanzati, cioè le fatture, ricevute e parcelle che dimostrano il debito nei confronti di fornitori, professionisti, ecc. Il soggetto beneficiario si impegnerà, entro e non oltre 60 giorni dall erogazione del saldo da parte del Dipartimento, a regolare tutte le fatture dei fornitori non ancora pagati (ossia pagare i debiti residui) e presentare i relativi mezzi di pagamento (copia bonifici, estratto conto, ecc) per permettere al Dipartimento svolgere le opportune verifiche. Nota Bene: Qualora il soggetto beneficiario non fornisca nei tempi previsti tutti i documenti giustificativi dell avvenuto pagamento dei titoli di spesa, il Dipartimento provvederà senza indugio a escutere la polizza fideiussoria. Concluse tutte le verifiche, il Dipartimento provvederà, su richiesta del beneficiario, alla restituzione degli originali dei documenti di spesa, e allo svincolo della polizza fideiussoria. Si ricorda che il beneficiario dovrà inoltre presentare una relazione tecnica finale sul progetto a firma del legale rappresentante del beneficiario, specificando le attività svolte, gli obiettivi raggiunti, i prodotti realizzati, ecc. e ogni altro documento utile per dimostrare i risultati raggiunti. Per lo stage/project work sarà richiesto anche copia del libro presenza e di una relazione a firma del tutor aziendale oltre che del beneficiario. Nel caso della tipologia Sviluppo di idee innovative la relazione tecnica dovrà essere firmata anche dal tutor e dai legali rappresentanti dei partner aderenti all iniziativa. 7

8 Riepilogando per ottenere il saldo delle agevolazioni occorre presentare : 1. comunicazione di chiusura del progetto 1 utilizzando l allegato 3; 2. richiesta di erogazione saldo utilizzando l allegato 4; 3. relazione finale sulla attività svolta e sugli obiettivi raggiunti; 4. schema riepilogativo delle spese sostenute utilizzando l allegato 5 2 ; 5. giustificativi di spesa, ossia: a. fatture, ricevute, buste paga ecc. b. copie di assegni e bonifici attraverso i quali sono state pagate le spese di cui al punto a. c. originali degli estratti di conto corrente bancario rilasciati all istituto di credito da dove si possa evincere l effettiva movimentazione delle spese; d. dichiarazioni liberatorie dei fornitori utilizzando l allegato 6 6. copia del libro presenza (solo per Stage/project work) 7. relazione del tutor aziendale (solo per Stage/project work). Si evidenzia che il Dipartimento ha la facoltà di esercitare, anche a campione, verifiche inerenti l attuazione delle attività progettuali finanziate. In caso di inadempienze il Dipartimento invierà una comunicazione ufficiale invitando i beneficiari a regolarizzare la propria posizione. Trascorso infruttuosamente il termine perentorio di 30 giorni dalla comunicazione senza alcun esito al richiamo, il Dipartimento provvederà alla revoca del finanziamento concesso, procedendo al recupero di tutte le somme già erogate. Il Dipartimento potrà chiedere integrazioni e chiarimenti tramite raccomandata A/r al fine di provvedere all erogazione della somma rimanente. Il beneficiario ha l obbligo di far pervenire al Dipartimento quanto richiesto entro un termine massimo di 30 giorni. In caso di riduzione del programma di spesa originariamente previsto (sia per una rendicontazione inferiore da parte del soggetto beneficiario sia per la non ammissibilità di alcune spese) il Dipartimento procederà al ricalcolo della quota erogabile. Il dipartimento è a disposizione per fornire tutti gli utili chiarimenti, che si possono trovare anche sul sito 1 Si ricorda che è obbligo del beneficiario di comunicare la chiusura del progetto entro e non oltre 10 giorni dalla fine delle attività progettuali. 2 Anche trasmesso in formato elettronico alla casella di posta : assistenza.apq@regione.sicilia.it 8

9 BOX 1. La garanzia fideiussoria "La fideiussione, a scelta dell'offerente, può essere bancaria, assicurativa (rilasciata da imprese di assicurazione di cui alla legge 10 giugno 1982 n. 348, art. 1, lett.c) o rilasciata dagli intermediari finanziari iscritti nell'elenco speciale di cui all'articolo 107 del decreto legislativo 1 settembre 1993, n. 385, che svolgono in via esclusiva o prevalente attività di rilascio di garanzie, a ciò autorizzati dal Ministero dell'economia e delle Finanze. La garanzia fideiussoria di cui all'art. 11 dell'avviso, deve prevedere espressamente la rinuncia al beneficio della preventiva escussione del debitore principale, la rinuncia all'eccezione di cui all'articolo 1957, comma 2, del codice civile, nonché l'operatività della garanzia medesima entro quindici giorni, a semplice richiesta scritta della stazione appaltante. 3. Modalità di pagamento delle spese Tutti i beneficiari hanno l obbligo di aprire un conto corrente bancario dedicato alle attività progettuali. Sul conto corrente dedicato dovranno transitare tutte le movimentazioni legate al progetto finanziato: da un lato verranno accreditate tramite bonifico le somme erogate dal Dipartimento; dall altro il suddetto conto dovrà essere utilizzato per effettuare tutti i pagamenti previsti dal progetto. Le spese di apertura e gestione del conto possono essere addebitate al progetto. Tutti i titoli di spesa (fatture dei fornitori, affitto, buste paga, ecc) devono essere regolati attraverso mezzi certi di pagamento tratto dal conto corrente dedicato, e precisamente: bonifici bancari; assegni circolari; assegni bancari non trasferibili. È fatto obbligo a soggetto beneficiario di conservare e trasmettere al Dipartimento l originale dell estratto di conto corrente bancario. Si ricorda che ai sensi dell art.2, L.R. n.15 del Misure di contrasto alla criminalità organizzata, i pagamenti delle retribuzioni al personale devono essere effettuati esclusivamente a mezzo di bonifico bancario. 9

10 I pagamenti dei titoli di spesa regolati per contanti possono essere portati a rendicontazione solo se di importo irrisorio (massimo 100 Euro). Per rendicontare i suddetti pagamenti è necessario che il beneficiario si doti di un fondo cassa e di un libro giornale e che sia individuabile il movimento di prelievo dal conto corrente bancario. 4. Principi di trasparenza Si raccomanda ai beneficiari di adottare sempre criteri di economicità e trasparenza nella scelta di fornitori, acquisto di materiale, attrezzatura, ecc. Per questo si consiglia di effettuare una piccola indagine di mercato per acquisti superiori a 500 euro, consultando e richiedendo i preventivi ad almeno 3 fornitori (di materiale, servizi, consulenze, ecc). 10

11 5. Variazioni di spesa Le variazioni rispetto al piano finanziario approvato dal Dipartimento sono possibili tra le macrovoci fermo restando le percentuali massime previste per alcune voci così come indicato dall Avviso. Si precisa che le variazioni, nel rispetto delle percentuali indicate dall Avviso, sono finalizzate al raggiungimento degli obiettivi e garantire l efficacia e l efficienza delle azioni progettuali. Per questo motivo, prima di effettuare tali variazioni, i soggetti beneficiari dovranno inviare una richiesta motivata e giustificativa della variazione da effettuare, utilizzando l apposito modulo (vedi allegato 7), al Dipartimento, che dovrà esprimere per iscritto un parere positivo o negativo. 6. I costi ammissibili a finanziamento I costi del progetto, per essere ammessi a finanziamento, devono: essere strettamente e direttamente connesse alla realizzazione del progetto, alle attività previste dallo stesso e indicate nel prospetto budget; essere ragionevoli, giustificati e rispondenti ai principi di sana gestione finanziaria, soprattutto in termini di economicità e rapporto costo-efficacia; essere effettivamente sostenuti, quindi reali, e comprovabili, ossia suffragati da documenti giustificativi originali e dalle rispettive prove di pagamento, essere registrati nella contabilità o nei documenti fiscali del beneficiario ed essere identificabili e verificabili; essere generati durante il periodo previsto di durata del progetto così come indicato nella convenzione: i costi devono, quindi, essere sostenuti in un momento successivo alla data di avvio del progetto ed non oltre alla data stabilita per la conclusione dello stesso. essere legittimi, ossia sostenuti in conformità alle norme comunitarie, nazionali, regionali, fiscali e contabili; essere contabilizzati separatamente e devono prevedere l apertura e l utilizzo di un conto corrente dedicato. Di seguito si indicano le voci di costo ammissibili così come indicato nell avviso. Spese per la costituzione dell impresa, della società e fideiussione. In questo ambito rientrano le seguenti spese: costi per la redazione dello statuto e atto costitutivo da parte del consulente e/o notaio; spese di registrazione (tassa di registrazione, marche da bollo); spese per la fideiussione necessaria all erogazione del finanziamento; 11

12 Documentazione amministrativo contabile da presentare in sede di verifica e rendicontazione: contratto di fideiussione e quietanza pagamento premio parcella/fattura consulente e/o notaio ricevute acquisto marche da bollo modello F24/F23 o altra documentazione per le spese di registrazione NOTA BENE: non costituisce spesa ammissibile il versamento delle quote di capitale sociale né le eventuali spese notarili sostenute per modifiche societarie. Spese per marchi, brevetti e software Sono previsti i rimborsi per le seguenti spese sostenute: registrazione di marchi e brevetti sviluppo di marchi e brevetti acquisto e/o sviluppo di software gestionale e professionale Documentazione amministrativo contabile da presentare in sede di verifica e rendicontazione: fatture/parcelle dei professionisti curriculum vitae dei professionisti coinvolti lettere di incarico fattura acquisto software con licenza giustificativi per i costi di registrazione Consulenza e servizi specialistici Sono previsti le seguenti voci di costo: Consulenza gestionale Acquisizione della certificazione di qualità Ricerche di mercato Studio di fattibilità e progettazione preliminare Documentazione amministrativo contabile da presentare in sede di verifica e rendicontazione: fatture/parcelle dei professionisti curriculum vitae dei professionisti coinvolti lettere di incarico copia degli elaborati prodotti (es. della ricerca di mercato, ecc) Prototipi Spese connesse alla realizzazione di prototipi. 12

13 Documentazione amministrativo contabile da presentare in sede di verifica e rendicontazione: fatture/parcelle dei professionisti curriculum vitae dei professionisti coinvolti lettere di incarico fatture acquisto materiale per la realizzazione del prototipo Rimborso spese forfettario Nell ambito delle spese ammissibili per le attività di Stage/project work e sviluppo di idee innovative, può essere riconosciuto un rimborso spese forfettario per la partecipazione alle attività progettuali (nei limiti indicati dall avviso). Si tratta delle spese sostenute per lo svolgimento delle attività progettuali (es. vitto, alloggio, trasporti) per le quali dovranno essere conservate e presentate a rendicontazione tutti i giustificativi di spesa. Altri servizi e spese direttamente connesse alla realizzazione dell intervento In questa voce rientrano i costi che sono indispensabili per la realizzazione delle attività e non altrove specificati. Documentazione amministrativo contabile da presentare in sede di verifica e rendicontazione: fatture/parcelle dei professionisti curriculum vitae dei professionisti coinvolti lettere di incarico ogni altra documentazione fiscale/contabile utile per la rendicontazione delle spese Spese generali e accessorie Rientrano in questa voce le spese generali non identificabili come specifiche e non direttamente collegabili alle attività progettuali ma necessari per la gestione del progetto. Si ricorda che l ammontare complessivo di queste spese non può superare il limite massimo del 10% del totale del progetto. Esse riguardano: 1. Utenze elettriche e idriche: collegate alle attività progettuali; se la sede delle attività è utilizzata dal beneficiario anche per altre iniziative o come propria sede amministrativa, è necessario una dichiarazione del legale rappresentante che attesti l effettiva quota da imputare al progetto (ove questo costo sia sostenuto dal partner sarà necessario una dichiarazione anche del legale 13

14 rappresentante dell ente ove si evinca tra l altro i parametri oggettivi con i quali sono stati determinati i costi ). 2. Spese di locazione: ove è stato previsto è possibile portare a rendiconto il canone di locazione intestato al soggetto giuridico e/o al partner che cofinanzia il progetto. Sarà necessario accompagnare le ricevute di pagamento ad una dichiarazione del rappresentante legale che attesti, sulla scorta di criteri oggettivi, l effettiva, quota da imputare a carico del progetto. 3. Spese telefoniche: per le spese telefoniche e di collegamento telematico, in caso di contemporaneo svolgimento di più attività, si dovrà ripartire la spesa in modo proporzionale secondo un metodo equo e corretto debitamente giustificato (es. tabulati telefonici, numeri dedicati, ecc). Per le spese relative alla telefonia mobile, ove necessario per la tipologia dell intervento, sono ammissibili i costi del telefono intestato all Ente titolare del progetto in dotazione al Coordinatore, e i costi dei telefoni dati in dotazione agli operatori ed abilitati a chiamate da e verso la sede progettuale e/o a numeri dedicati legati allo svolgimento delle attività progettuali. 4. Costi assicurativi: per gli utenti/partecipanti e RCT sede svolgimento attività progettuale. 5. Materiale di consumo: es. toner, cartucce, cancelleria, fotocopie, ecc.. 6. Spese amministrative: valori bollati, spese di tenuta c/c bancario (esclusivamente i costi del conto corrente bancario dedicato al progetto), spese per l acquisto dei libri contabili; tasse e imposte sostenute nell esercizio delle attività progettuali (es. tosap), oneri di registrazione ad albi. 7. Spese postali: per quanto concerne le spese postali, sono riconoscibili per il periodo ed in relazione alle attività progettuali. Tra queste le spese per raccomandate, le assicurate, i telegrammi, i pacchi ed il servizi di corriere espresso. 8. Noleggio di strumenti e attrezzature: riguardano tutte le spese di macchinari e attrezzature necessarie per l espletamento delle attività. 9. Manutenzione di beni: spese necessarie per mantenere efficiente l utilizzo delle attrezzature qualora non previste nel contratto di affitto delle stesse. La manutenzione dovrà essere svolta da personale specializzato. Documentazione amministrativo contabile da presentare in sede di verifica e rendicontazione: ricevute/fatture quietanzate bollette per le utenze contratto di locazione polizze assicurative estratto conto per le spese bancarie contratto di noleggio e a leasing 14

15 verbali relative a missioni che giustificano i trasferimenti. NOTA BENE : i contratti di affitto della sede e le relative utenze necessarie per lo svolgimento del progetto devono essere intestati al soggetto beneficiario e/o all ente partner che ha reso dichiarazione di disponibilità al cofinanziamento. Casi particolari: l IVA È ammissibile la spesa relativa all'i.v.a., sostenuta per il pagamento di forniture o di altre voci di spesa connesse all attuazione del progetto, qualora questa risulti non detraibile per il soggetto beneficiario e quindi definitivamente sostenuta dallo stesso. Se il soggetto (es. società, professionista, ecc.) per la sua natura giuridica e posizione fiscale, è formalmente in grado di recuperare l IVA, potrà decidere se portare a rendicontazione il costo lordo o netto della fattura. Nell ipotesi di richiesta di rendicontazione dell intero importo della fattura, è fatto obbligo al beneficiario di riportare sui relativi titoli di spesa, in modo indelebile, anche la dicitura: I.V.A. non detraibile a carico del progetto (codice) - A.P.Q. Giovani BOX: Remunerazione risorse umane Qualora il soggetto proponente avesse bisogno della collaborazione di risorse umane, queste possono essere ammesse a finanziamento se previste in sede di presentazione del progetto. La collaborazione o la prestazione devono risultare da specifica lettera di incarico o contratto di collaborazione sottoscritto tra le parti e che riguarda il progetto con riferimento alle ore o giornate o mesi di lavoro, obiettivi, contenuti ed eventuali prodotti del lavoro svolto, corrispettivo e i criteri della sua determinazione, tempi e modalità di pagamento. Per la determinazione del costo si dovrà tener conto della retribuzione prevista per prestazioni analoghe da albi professionali o dal CCNL. Per le professioni organizzate in ordini professionali, è richiesta agli operatori l iscrizione all ordine previsto per il proprio profilo. Si ricorda che le collaborazioni o le prestazioni devono risultare da specifiche lettere di incarico o contratto di collaborazione sottoscritte tra le parti e che riguarda il progetto con riferimento alle ore o giornate o mesi di lavoro, obiettivi, contenuti ed eventuali prodotti del lavoro svolto, corrispettivo e i criteri per la sua determinazione tempi e modalità di pagamento. Ricordiamo che il personale deve essere remunerato esclusivamente tramite bonifico bancario. 15

16 NOTA BENE: Associazioni di Volontariato Nel caso in cui partecipano al progetto risorse facenti parte di associazioni di volontariato, appare utile ricordare che in conformità all art.2, c.2 della legge 11 agosto 1991, n.266 Legge quadro sul volontariato, l attività di volontariato non può essere retribuita in alcun modo ( ). Al volontario possono essere soltanto rimborsate dall organizzazione di appartenenza le spese effettivamente sostenute per le attività prestate entro i limiti stabiliti dalle organizzazioni stesse. BOX: Note per le spese di viaggio, residenzialità e vitto/alloggio A) Residenzialità, vitto e alloggio Le spese di residenzialità e vitto/alloggio ammissibili sono quelle riferite a trasferte dei partecipanti in luoghi diversi da quelli di svolgimento dell attività e comunque nell ambito dell azione finanziata e nei limiti di quanto indicato nel progetto presentato. Nel caso si debba far ricorso a servizi esterni, l organizzazione dovrà realizzare una ricerca su quelli più convenienti; si deve comunque tenere presente che potranno essere consentite solo strutture non oltre il livello della seconda categoria (max. tre stelle). Per quanto riguarda il massimale di spesa relativo al consumo, da parte dei partecipanti o dei dipendenti o dei collaboratori a progetto, di un pasto fornito da una struttura esterna, sarà riconosciuto un rimborso fino alla concorrenza di 20,00 a pasto. B) Trasporto Le spese di viaggio ammissibili sono quelle riferite al trasporto dei partecipanti in luoghi diversi da quelli di svolgimento dell attività e comunque nell ambito dell azione finanziata e nei limiti di quanto indicato nel progetto presentato. Non è ammissibile la spesa di trasporto dalla residenza del partecipante alla sede di svolgimento delle attività. Il ricorso a mezzi di trasporto diversi da quelli pubblici deve essere motivato dall assenza o incompatibilità di orario di questi ultimi, ovvero da precise esigenze organizzative e contingenti. Tenuto conto del numero e della concentrazione residenziale dei partecipanti, il soggetto beneficiario del finanziamento può organizzare, se più conveniente, mezzi di trasporto collettivi oppure autorizzare, assumendone ogni responsabilità conseguente, l uso del mezzo proprio. Eventuali eccezioni potranno essere consentite a fronte di particolari situazioni da valutare di volta in volta (es. partecipanti portatori di handicap con problemi di deambulazione, trasferimenti obbligati in orari non coincidenti con mezzi pubblici). 16

17 La relativa spesa è riconoscibile nella misura di 1/5 del costo medio di un litro di benzina per ogni Km percorso, con riferimento alle tabelle chilometriche delle distanze. Per il calcolo delle distanze chilometriche e del costo della benzina si può fare riferimento al sito internet dell ACI. L uso di taxi non è ammissibile. Potrà essere eccezionalmente consentito solo per reali e documentati casi di impossibilità a raggiungere la sede dell'attività progettuale, debitamente autorizzate dall organizzazione beneficiaria e ove non fosse possibile l utilizzo del mezzo pubblico. Anche l uso dell aereo può essere consentito previa motivata autorizzazione del legale rappresentante del soggetto beneficiario del finanziamento, al quale fa carico la dimostrazione dei presupposti, in relazione alla distanza dei luoghi da raggiungere (normalmente per percorrenze non inferiori a 400 km) o comunque quando sia obiettivamente più conveniente o più rispondente, con riguardo alle spese complessivamente considerate ed allo scopo del viaggio, rispetto all utilizzo di altri mezzi pubblici o privati. Affinché i rimborsi spese per trasferte siano ammissibili, è necessario che: - vi sia un rapporto di lavoro dipendente/contratto di collaborazione, contratto a progetto, contratto di lavoro occasionale o di altra natura che lega il soggetto alla società; - siano correlati all espletamento dell attività lavorativa; - siano una reintegrazione delle spese sostenute dal dipendente/collaboratore a favore del proprio datore di lavoro. - siano legate ad attività progettuali (in caso di utenti) C) Rendicontazione delle spese di viaggio, vitto e alloggio Le spese sostenute per viaggio, vitto e alloggio devono essere strettamente legate alla realizzazione del progetto, rispettare i criteri di ammissibilità sopra indicati, e saranno rimborsabili solo dietro presentazione di adeguati giustificativi del costo sostenuto. I biglietti di trasporto (aereo, treno,etc.) dovranno essere regolarmente vidimati. Inoltre, occorre che sui biglietti sia leggibile la tariffa e che i viaggi siano riconducibili alle attività progettuali finanziate. Qualora la tariffa non sia indicata nel biglietto di trasporto, occorre che sia prodotta una autocertificazione da parte del legale rappresentante del soggetto giuridico beneficiario attestante il costo del biglietto, che dovrà essere congruo con i prezzi di mercato e trovare debito riscontro nella contabilità dell organizzazione. Le spese di vitto ed alloggio sono dimostrabili con l emissione, da parte del fornitore, di fatture o ricevute fiscali nelle quali dovranno essere indicate in dettaglio le quantità (nr. notti, tipologie di alimenti, bevande etc.) ed i prezzi unitari. Non saranno riconosciuti rimborsi spesa forfettari ma solo quelli effettivamente sostenuti e giustificabili. 17

18 Alle fatture o ricevute fiscali inerenti le spese di vitto e/o alloggio che non riportano il nominativo del fruitore, dovrà essere allegata una dichiarazione di tutti i soggetti che hanno fruito del vitto e/o alloggio. Il dipendente/collaboratore dovrà presentare all ente/organizzazione un report riepilogativo indicante i rimborsi richiesti (viaggio, vitto, alloggio, ecc.) evidenziando la parte chilometrica e tutti i viaggi compiuti. Per tali viaggi, dovrà essere prodotta una documentazione comprovante la trasferta/missione (fatture, biglietti di viaggio vidimati, etc ), con l indicazione del dettaglio di: - data; - motivo del viaggio/lettera di missione; - chilometri percorsi; - importo chiesto a rimborso (nel caso di utilizzo di mezzo proprio è necessario applicare il metodo di calcolo del costo chilometrico sopra indicato). 18

19 7. I costi non ammissibili a finanziamento Si ribadisce che non sono ammissibili le spese non connesse alle attività progettuali. Non sono ammessi nemmeno i costi legati ad inadempienze da parte dell ente beneficiario nello specifico: sanzioni finanziarie (es. ritardi o inadempienze alle condizioni contrattuali stipulate con fornitori); ammende (ritardi pagamento delle imposte); costi delle azioni legali; interessi passivi (es. scopertura bancaria); interessi dovuti (es. interessi per un ritardato pagamento). Non saranno inoltre, ammissibili a finanziamento i costi sostenuti prima della stipula della convenzione (ad eccezione quelle sostenute per la costituzione del nuovo soggetto giuridico) e quelle sostenute successivamente alla comunicazione di chiusura delle attività progettuali. In nessun caso saranno ritenuti ammissibili i documenti giustificativi intestati a soggetti diversi dal beneficiario del finanziamento. 19

20 8. Il cofinanziamento Come previsto dall avviso ogni progetto prevede una quota di cofinanziamento a carico dei beneficiari non inferiore al 20% del costo complessivo del progetto. Il cofinanziamento, ai sensi dell art. 3 dell avviso, può essere apportato nella misura massima del 50% attraverso oneri figurativi, ossia mediante costo del personale impiegato a sostegno del progetto (es. tutor) oppure attraverso l utilizzo di immobili, attrezzature destinate all iniziativa finanziata. La restante parte di cofinanziamento deve essere obbligatoriamente apportato in denaro e deve transitare sul conto dedicato del beneficiario. Pertanto il beneficiario o il partner dovranno versare dai propri conti personali le somme previste dal cofinanziamento sul conto corrente dedicato. Relativamente agli costi figurativi, si ricorda che dovranno essere rendicontati attraverso la dimostrazione puntuale del costo sostenuto dal soggetto che garantisce il cofinanziamento (comune, università, associazione, impresa, ecc). Nel caso di risorse umane servirà il contratto, la busta paga, e una dichiarazione delle ore effettivamente dedicate al progetto. Nel caso di immobile o di attrezzature, si dovrà disporre specifica dichiarazione con la quale si disponga l assegnazione di detti beni al progetto specifico, con indicazione del valore economico attribuito all utilizzo dell immobile stesso e/o delle attrezzature. In caso di prestazioni volontarie, non retribuite, il relativo valore viene determinato tenendo conto del tempo effettivamente prestato e delle normali tariffe orarie giornaliere in vigore per l attività eseguita. Il Dirigente Generale Dott.ssa Maria Letizia Di Liberti 20

21 9. Allegati Comunicazione di avvio attività (Allegato 1) Richiesta erogazione prima tranche (Allegato 2) Comunicazione di chiusura attività (Allegato 3) Richiesta erogazione saldo (Allegato 4) Foglio di calcolo rendiconto finale (foglio di calcolo da scaricare dal sito (Allegato 5) Dichiarazione liberatoria fornitore (Allegato 6) Richiesta variazione spese (Allegato 7) Autocertificazione esonero presentazione DURC (Allegato 8) Schema di polizza fideiussoria (Allegato 9) Registro presenza per stage- project work sviluppo idee innovative (da scaricare dal sito (Allegato 10). 21

22 Allegato 1 Carta intestata del beneficiario Spett.le Dipartimento regionale della famiglia e delle Politiche sociali Servizio VI - U.O. 1 Via Trinacria n Palermo Oggetto: APQ Giovani protagonisti di sé e del territorio Azione 7 Progetto titolo Comunicazione avvio attività. Il sottoscritto nato a, prov. il e residente in (prov. ), via n. civ., in qualità di titolare/legale rappresentante di, con sede legale in (prov. ), via n. civ., consapevole della responsabilità penale cui può andare incontro in caso di dichiarazioni mendaci, ai sensi e per gli effetti degli artt.46, 47 e 76 del D.P.R. n. 445 del 28 dicembre 2000, DICHIARA Che le attività previste dal progetto hanno avuto avvio in data: Luogo e data Firma Si allega fotocopia del documento di riconoscimento 22

23 Allegato 2 Carta intestata del beneficiario Spett.le Dipartimento regionale della famiglia e delle Politiche sociali Servizio VI - U.O. 1 Via Trinacria n Palermo Oggetto: APQ Giovani protagonisti di sé e del territorio Azione 7 Progetto titolo Richiesta erogazione prima tranche Il sottoscritto nato a, prov. il e residente in (prov. ), via n. civ., in qualità di titolare/legale rappresentante di, con sede legale in (prov. ), via n. civ., consapevole della responsabilità penale cui può andare incontro in caso di dichiarazioni mendaci, ai sensi e per gli effetti degli artt.46, 47 e 76 del D.P.R. n. 445 del 28 dicembre 2000, Dichiara Che in data è stata firmata la convenzione con il Dipartimento della famiglia e delle Politiche Sociali; Che le attività previste dal progetto hanno avuto avvio in data: Che in data è stata stipulata la polizza fideiussoria n. che si allega. Chiede L erogazione della prima tranche del finanziamento concesso pari a corrispondente al 50% del totale, da accreditare sul c/c bancario intestato a: ed intrattenuto presso la banca cod. IBAN. Si allega DURC in corso di validità 3 o autocertificazione dell assenza dell obbligo di presentazione del DURC nonché fotocopia del documento di riconoscimento del legale rappresentante. Luogo e data Firma 3 La validità del DURC è di trenta giorni dalla data di emissione. 23

24 Allegato 3 Carta intestata del beneficiario Spett.le Dipartimento regionale della famiglia e delle Politiche sociali Servizio VI - U.O. 1 Via Trinacria n Palermo Oggetto: APQ Giovani protagonisti di sé e del territorio Azione 7 Progetto titolo Comunicazione chiusura attività. Il sottoscritto nato a, prov. il e residente in (prov. ), via n. civ., in qualità di titolare/legale rappresentante di, con sede legale in (prov. ), via n. civ., consapevole della responsabilità penale cui può andare incontro in caso di dichiarazioni mendaci, ai sensi e per gli effetti degli artt. 46, 47 e 76 del D.P.R. n. 445 del 28 dicembre 2000, DICHIARA Che le attività previste dal progetto hanno avuto termine in data: Luogo e data Firma Si allega fotocopia del documento di riconoscimento 24

25 Allegato 4 Carta intestata del beneficiario Spett.le Dipartimento regionale della famiglia e delle Politiche sociali Servizio VI - U.O. 1 Via Trinacria n Palermo Oggetto: APQ Giovani protagonisti di sé e del territorio Azione 7 Progetto titolo Richiesta erogazione saldo Il sottoscritto nato a, prov. il e residente in (prov. ), via n. civ., in qualità di titolare/legale rappresentante di, con sede legale in (prov. ), via n. civ., consapevole della responsabilità penale cui può andare incontro in caso di dichiarazioni mendaci, ai sensi e per gli effetti degli artt. 46, 47 e 76 del D.P.R. n. 445 del 28 dicembre 2000, Dichiara Che in data è stata firmata la convenzione con il Dipartimento della famiglia e delle Politiche Sociali; Che le attività previste dal progetto hanno avuto conclusione in data: Chiede L erogazione del saldo del finanziamento concesso pari a corrispondente al 50% del totale, da accreditare sul c/c bancario intestato a: ed intrattenuto presso la banca cod. IBAN. Si allega: - DURC o autocertificazione dell assenza dell obbligo di presentazione del Durc - fotocopia del documento di riconoscimento del legale rappresentante. - rendiconto economico secondo il modello da voi fornito (anche in formato elettronico) - giustificativi di spesa - relazione finale - relazione tutor (in caso di stage/project work e idee innovative) - registro presenza (in caso di stage/project work e idee innovative). Luogo e data Firma Si allega fotocopia del documento di riconoscimento 25

26 Allegato n. 6 Dichiarazione liberatoria del fornitore Il sottoscritto, nato a, prov. il e residente in, via consapevole della responsabilità penale cui può andare incontro in caso di dichiarazioni non veritiere, di formazione o uso di atti falsi, richiamate dall art.46, 47e 76 del D.P.R. 445 del 28 dicembre 2000; DICHIARA in qualità di della impresa con sede legale in., via n. civ. che per le seguenti fatture: n. del imponibile IVA totale data/e pagamento/i modalità pagamento non sono state emesse note di credito; che le stesse sono state integralmente pagate e pertanto si rilascia la più ampia quietanza, non avendo null altro a pretendere lì timbro e firma Si allega fotocopia del documento di riconoscimento del legale rappresentante 26

27 Allegato n. 7. Carta intestata del beneficiario Spett.le Dipartimento regionale della famiglia e delle Politiche sociali Servizio VI - U.O. 1 Via Trinacria n Palermo Oggetto: APQ Giovani protagonisti di sé e del territorio Azione 7 Progetto titolo Richiesta variazione spesa. Il sottoscritto nato a, prov. il e residente in (prov. ), via n. civ., in qualità di titolare/legale rappresentante di, con sede legale in (prov. ), via n. civ., consapevole della responsabilità penale cui può andare incontro in caso di dichiarazioni mendaci, ai sensi e per gli effetti degli artt. 47 e 76 del D.P.R. n. 445 del 28 dicembre 2000, CHIEDE Di poter apportare una variazione al bugdet del programma originariamente previsto come descritto nella tabella seguente: SPESE ORIGINARIAMENTE PREVISTE NUOVO PIANO DELLE SPESE VARIAZIONE IN % (riportare l intero piano finanziario del proprio progetto) Luogo e data Firma Si allega fotocopia del documento di riconoscimento 27

28 Allegato n. 8 Carta intestata del beneficiario Spett.le Dipartimento regionale della famiglia e delle Politiche sociali Servizio VI - U.O. 1 Via Trinacria n Palermo Oggetto: APQ Giovani protagonisti di sé e del territorio Azione 7 Progetto titolo Autocertificazione esonero presentazione DURC Il sottoscritto nato a, prov. il e residente in (prov. ), via n. civ., in qualità di titolare/legale rappresentante di, con sede legale in (prov. ), via n. civ., consapevole della responsabilità penale cui può andare incontro in caso di dichiarazioni mendaci, ai sensi e per gli effetti degli artt. 46, 47 e 76 del D.P.R. n. 445 del 28 dicembre 2000, DICHIARA Di non essere soggetto obbligato alla presentazione del DURC in quanto alla data odierna non intrattiene rapporti di lavoro di dipendenza (di nessuna tipologia contrattuale). Luogo e data Firma Si allega fotocopia del documento di riconoscimento 28

29 Allegato n. 9 SCHEMA DI FIDEJUSSIONE Contratto fidejussorio per l'anticipazione della prima quota delle agevolazioni di cui all Avviso dell Azione 7 Promuovere l accesso al lavoro e l imprenditorialità giovanile pubblicato sulla G.u.r.s. n. 43 del Spett.le Dipartimento Regionale della Famiglia e delle Politiche Sociali Servizio VI Via Trinacria n Palermo Premesso che: - il Dirigente Generale del Dipartimento Regionale della Famiglia e delle Politiche Sociali, con DDG n del ha ammesso a finanziamento, per l importo risultante negli allegati 1, 2, 3, 4, del predetto decreto, il Progetto intitolato presentato da - per un finanziamento pubblico di - l importo da garantire è di, pari al finanziamento pubblico concesso. La sottoscritta Compagnia Assicuratrice/Banca..., con sede legale in..., Cod. Fiscale/Partita IVA... iscritta nel registro delle imprese di... al n..., 29

30 nella/e persona/e del signor:...nato a...il...nella qualità di... DICHIARA di possedere alternativamente i seguenti requisiti ai sensi dell art. 1 della legge 10 giugno 1982 n. 348: 1) se Banca o Istituto di Credito, di essere iscritto all Albo delle Banche presso la Banca d Italia; 2) se Società di assicurazione, di essere inserita nell elenco delle imprese autorizzate all esercizio del ramo cauzioni presso l ISVAP, di far parte di consorzi di co-assicurazione anche a copertura dei rischi per tale attività, nonché di aver sempre onorato eventuali precedenti impegni con l Ente garantito; 3) se Società finanziaria, di essere inserita nell elenco speciale di cui all art. 107, del d.lgs. n. 385/1993 presso la Banca d Italia, che svolgono in via esclusiva o prevalente attività di rilascio di garanzie, a ciò autorizzati dal Ministero dell'economia e delle finanze, nonché di aver sempre onorato eventuali precedenti impegni con l Ente garantito; di costituirsi, come con il presente atto si costituisce, fideiussore nell interesse del (Specificare il titolare del progetto finanziato e beneficiario del contributo assegnato)...(in seguito indicato beneficiario), ed a favore della Regione Siciliana - Dipartimento Regionale della Famiglia e delle Politiche Sociali fino alla concorrenza di... oltre a quanto più avanti specificato. Il... sottoscritto, rappresentato come sopra: 1. si obbliga irrevocabilmente ed incondizionatamente a rimborsare con le procedure di cui al successivo punto 2 alla Regione Siciliana - Dipartimento Regionale della Famiglia e delle Politiche Sociali l importo garantito con il presente atto. L ammontare del rimborso sarà automaticamente maggiorato degli interessi decorrenti nel periodo compreso tra la data di erogazione e quella del rimborso, calcolati in ragione del tasso ufficiale di sconto in vigore nello stesso periodo; 2. si impegna ad effettuare il rimborso a prima e semplice richiesta scritta e, comunque, non oltre quindici giorni dalla ricezione della richiesta stessa, formulata con l indicazione dell inadempienza riscontrata dalla Regione cui, peraltro, non potrà essere opposta alcuna eccezione, da parte del... stesso, anche nell eventualità di opposizione proposta da parte del beneficiario o da altri soggetti comunque interessati ed anche nel caso che il beneficiario sia dichiarato nel frattempo fallito ovvero sottoposto a procedure concorsuali o posto in liquidazione; 30

31 3. accetta che, nella richiesta di rimborso effettuata dalla Regione, vengano specificate le modalità di rimborso stabilite dalla stessa; 4. da atto che la presente garanzia fideiussoria, salvo gli svincoli che possono essere disposti sulla base degli accertamenti effettuati dalla Regione Siciliana - Dipartimento Regionale della Famiglia e delle Politiche Sociali, attestanti la conformità tecnica ed amministrativa delle attività svolte in relazione all'atto/agli atti di concessione del/dei contributo/i, ha efficacia dalla data di rilascio fino ai dodici mesi successivi alla presentazione della rendicontazione finale della spesa sostenuta. Qualora in sede di verifica del rendiconto, lo stesso risulti incompleto o vengano richiesti approfondimenti, chiarimenti ed integrazioni, la fidejussione sarà prorogata di ulteriori sei mesi a decorrere dalla data di scadenza della precedente polizza. In ogni caso la polizza potrà essere svincolata solo dopo la conclusione della verifica con esito positivo e previa apposita dichiarazione liberatoria rilasciata dalla Regione Siciliana - Dipartimento Regionale della Famiglia e delle Politiche Sociali. 5. rinuncia formalmente ed espressamente al beneficio della preventiva escussione di cui all'art.1944 del codice civile, volendo ed intendendo restare obbligata in solido con il (Specificare il titolare del progetto finanziato e beneficiario del contributo assegnato)... e rinunzia sin da ora ad eccepire la decorrenza del termine di cui all'art del codice civile; 6. conviene espressamente che la presente garanzia fideiussoria si intenderà tacitamente accettata dalla Regione Siciliana - Dipartimento della Famiglia e delle Politiche Sociali, qualora nel termine di trenta giorni dalla data di consegna non venga comunicato al..., che la garanzia fideiussoria non è ritenuta valida. IL CONTRAENTE (firma e timbro ente beneficiario con fotocopia del documento di riconoscimento del legale rappresentante) LA SOCIETÁ (firma autenticata) 31