Estratto dell'agenda dell'innovazione Smau Milano Speciale: I casi. Introduzione dell'area tematica. Il caso TELE SYSTEM ELECTRONIC

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1 Estratto dell'agenda dell'innovazione Smau Milano 2011 Speciale: I casi Introduzione dell'area tematica Il caso TELE SYSTEM ELECTRONIC

2 Innovare e competere con le ICT - PARTE I Cap.1 L innovazione nella gestione dei processi attraverso i sistemi gestionali integrati Il patrimonio applicativo delle imprese italiane è stato caratterizzato negli ultimi anni dall evoluzione e diffusione dei sistemi gestionali integrati o sistemi ERP (Enterprise Resource Planning). Questi soluzioni hanno consentito, a partire dagli anni 90, di innovare il modo di gestire i processi aziendali attraverso una standardizzazione delle modalità di lavoro, basate su best practice, centralizzando e integrando il patrimonio informativo e offrendo una soluzione modulare e scalabile per il software aziendale. Dopo una fase iniziale in cui solo le imprese di maggiori dimensioni e con più alta capacità di spesa ICT hanno affrontato l introduzione di sistemi ERP, si è assistito ad un graduale avvicinamento anche delle piccole e medie imprese al mondo dei sistemi gestionali. Da un lato, le imprese sono cresciute nella consapevolezza dei benefici derivanti dall adozione di tali sistemi ed hanno tratto beneficio dalle esperienze, anche negative, delle prime implementazioni e, dall altro, le società di informatica, sia vendor di soluzioni ERP che società dedicate alla relativa implementazione, i cosiddetti system integrator, hanno sviluppato soluzioni più vicine e personalizzate per funzionalità e costi alle imprese di minori dimensioni. Qual è lo scenario attuale dei sistemi gestionali? I sistemi ERP sono la soluzione di ogni esigenza e il punto di arrivo per ogni impresa? Quali tendenze caratterizzeranno la prossima generazione di sistemi ERP?

3 PARTE I - Innovare e competere con le ICT Lo scenario attuale dei Sistemi Informativi gestionali nelle imprese, ed in particolare nelle imprese piccole e medie, non è certamente omogeneo. Si possono individuare alcune configurazioni tipiche: patrimoni applicativi integrati e basati principalmente su soluzioni ERP. In questo caso, la maggioranza dei processi aziendali, principali e di supporto, è gestita attraverso il sistema ERP e solo specifiche attività possono essere supportate da altre software, quali applicazioni per la gestione di attività amministrative specifiche della fiscalità locale, applicazioni per la progettazione e gestione delle informazioni di prodotto (PLM/PDM), applicazioni in grado di integrare i sistemi di produzione o i laboratori e le attività gestionali di una azienda (MES, Manifacturing Execution System). Le aziende, in questo caso, gestiscono i propri processi in modo automatizzato, dispongono di informazioni integrate a livello di azienda nel suo complesso e sono in grado di far evolvere il proprio Sistema Informativo in forma scalabile in funzione di nuove esigenze; patrimoni applicativi basati su sistemi verticali. Le imprese, tipicamente appartenenti a settori in cui i processi di lavoro sono peculiari o dove le tipologie di informazioni da gestire sono specifiche (si pensi al settore del tessile, dell alimentare o della finanza), supportano i propri processi con applicazioni gestionali ritagliate per il settore. Una limitata parte di attività puntuali può essere gestita da altre applicazioni software dedicate. Le applicazioni verticali permettono una piena automazione dei processi caratteristici del settore, garantendo pieno rispetto delle esigenze specifiche, ma possono manifestare una limitata flessibilità di fronte ad evoluzioni nelle esigenze delle aziende, in termini di evoluzione dei processi, di cambiamento dei modelli di business o organizzativi in seguito, ad esempio, ad operazioni di fusione o di internazionalizzazione; patrimoni applicativi basati su sistemi sviluppati ad hoc. Si tratta in questo caso di imprese che non hanno individuato nell offerta di mercato soluzioni rispondenti alle esigenze, per ragioni di estrema specificità dei propri processi o per una carenza di offerta, ed hanno preferito realizzare internamente o mediante fornitori di fiducia un sistema interamente dedicato alle proprie esigenze. Anche se queste soluzioni garantiscono la maggiore rispondenza alle specifiche esigenze delle imprese, sono spesso realizzate su tecnologie proprietarie, determinando vincoli all evoluzione futura, in termini di sviluppo di nuove funzionalità o integrazione con nuove applicazioni; isole applicative, ovvero portafogli applicativi composti da molteplici applicazioni, ciascuna delle quali dedicata ad uno specifico processo, limitatamente o per nulla integrate fra loro. Le aziende realizzano in questo modo un Sistema Informativo completo, in termini di processi supportati, e flessibile, in termini di velocità con cui è possibile attivare nuove applicazioni o sostituire applicazioni esistenti. Il limite principale di questa configurazione risiede, tuttavia, nella elevata disomogeneità tecnologica, che comporta solitamente elevati costi di mantenimento ed il ricorso, internamente o esternamente, ad un ampio bacino di competenze informatiche, ed al rischio di eccessiva frammentazione, duplicazione e inconsistenza delle informazioni aziendali, registrate ed aggiornate da differenti applicazioni. Fra queste, non esiste una configurazione ottimale in assoluto, non necessariamente la scelta di un sistema ERP è la più adatta, né il ricorso a pacchetti semplici è limitante. La scelta della soluzione più adatta per l impresa deve necessariamente passare attraverso una analisi delle proprie esigenze. Molti studi concordano nell individuare alcuni driver che spingono per soluzioni orientate ai sistemi ERP: la complessità dei propri processi, in termini di frammentazione delle attività, numerosità dei prodotti

4 Innovare e competere con le ICT - PARTE I e articolazione della distinta base, disomogeneità delle tecnologie di produzione e di processo gestite dall azienda. Maggiore complessità implica elevata necessità di gestire informazioni in modo integrato; complessità organizzativa, determinata da un elevato numero di attori, clienti, terze parti, fornitori, con cui l azienda deve interagire. Spesso molti di questi soggetti non risiedono nello stesso paese dell azienda ed i ricorso a soluzioni software internazionali rappresenta l unica alternativa; dinamicità del settore in si cui compete (si pensi a settori fortemente influenzati dalle normative, ad elevata competizione o basati su tecnologie innovative), che spinge per soluzioni flessibili, in grado di poter evolvere nelle funzionalità. Solitamente la flessibilità è collegata alla tecnologia con cui le soluzioni software sono realizzate. Patrimoni applicativi sviluppati ad hoc o pacchetti semplici manifestano forti limiti. Nella scelta della configurazione più allineata alle esigenze di business, vanno poi prese in esame anche le tendenze attuali dei sistemi gestionali e del mercato dell offerta e le potenziali implicazioni per le imprese. In particolare: il processo di concentrazione dell offerta. L aggiornamento delle soluzioni ed il continuo rinnovo richiedono forti investimenti da parte dei vendor. Questo determina un fenomeno di concentrazione del mercato che sta convergendo verso pochi fornitori di soluzioni internazionali. Tali soluzioni saranno sempre più in grado di soddisfare potenzialmente tutte le esigenze delle aziende, ma è da valutarne l effettiva economicità; la maturazione delle tecnologie di Cloud Computing e Software as a Service, che permetteranno alle imprese di ricorrere a software gestionali non più installati nelle infrastrutture delle aziende, ma fruibili attraverso Internet. I benefici promessi sono molteplici, dalla riduzione dei costi del software e dell'infrastruttura alla scalabilità delle soluzioni, dalla focalizzazione delle funzioni IT interne alle aziende, alla facilità di utilizzo (la fruizione dei servizi avviene mediante interfacce Web). Attenzione va tuttavia posta alle problematiche di integrazione fra le applicazioni Cloud o fruite in modalità As a Service e le applicazioni che temporaneamente o definitivamente le aziende decideranno di conservare in casa (una forte competenza di architettura sarà necessaria) oltre alla necessaria dipendenza dalla connettività Internet per l accesso ai servizi (necessità di essere always on ); la diffusione, nelle esigenze degli utenti delle Rich Interface Application (RIA) e dell utilizzo di applicazioni secondo un approccio User centric. Grazie alla diffusione di molteplici dispositivi di comunicazione ricchi di funzionalità e con capacità di elaborazione e di accesso ad Internet, tablet e smart phone in primis, è cresciuta la competenza degli utenti aziendali nell utilizzo dei dispositivi di comunicazione e informatici, ma sono cresciute anche l esigenza di ricorrere ad interfacce ricche di funzionalità, di facile impiego, personalizzate per gli utenti e la richiesta di immediatezza nell installazione e nell avvio delle applicazioni. Gli ERP stanno già evolvendo verso un approccio centrato sull utente o sul ruolo in azienda, presentando a ciascun utente insiemi di funzionalità personalizzati sui propri compiti, anziché sulla funzione aziendale di appartenenza, o sui compiti da svolgere o maggiormente urgenti.

5 PARTE I - Innovare e competere con le ICT IL CASO TELE System Electronic srl Monitorare le performance aziendali attraverso un sistema gestionale integrato L azienda Tele System nasce alla fine degli anni 80 a Bressanvido, in provincia di Vicenza, in qualità di produttore di antenne paraboliche e terrestri, specializzandosi, in seguito, anche nella commercializzazione di apparati per la ricezione dei segnali televisivi e nel settore consumer electronics più in generale. Nel corso degli anni, l azienda è cresciuta notevolmente, anche attraverso l apertura di diverse filiali internazionali. Attualmente l azienda impiega circa 80 dipendenti nelle sedi italiane e circa 200 all estero. L applicazione Tele System ha sentito l esigenza di unificare la gestione dei sistemi informativi del gruppo, includendo nel progetto anche le sedi internazionali. Tele System ha incaricato la Sanmarco Informatica, in collaborazione con IBM, di scegliere il modello IBM Power Systems che, dimensionato in modo corretto, potesse soddisfare le richieste aziendali. Grazie alle competenze di IBM nell area dei servizi IT, è stato consolidato anche l ambiente storage con le finalità di high availability. In precedenza, Tele System si era dotata di un sistema gestionale che non offriva la necessaria flessibilità nell inserimento dei dati, che avveniva attraverso procedure rigide e complesse. La scarsa flessibilità ha portato al considerevole aumento del tempo dedicato ad attività a basso valore aggiunto quali, ad esempio, la operazioni di data entry. Con l obiettivo di dotare l azienda di uno strumento in grado di rispondere maggiormente alle specificità del business di Tele System e migliorare l integrazione con le sedi estere, l azienda ha intrapreso un progetto di adozione del sistema gestionale Galileo ERP di Sanmarco Informatica, software house partner di IBM. Il nuovo sistema gestionale supporta in modo esteso le diverse aree aziendali e sarà adottato da tutte le filiali allo scopo di offrire uno strumento comune ed integrato a ciascuna di esse avendo anche una completa integrazione con gli strumenti di Office Automation. Ad esempio, l area Commerciale può predisporre in modo

6 Innovare e competere con le ICT - PARTE I semplice ed intuitivo l analisi dei dati commerciali con il livello di dettaglio desiderato, per cliente, per riga d ordine, per agente. Tali informazioni vengono messe a disposizione anche della rete di agenti, che via web possono consultare report sull andamento delle vendite e la rendicontazione delle provvigioni. Le aree Produzione e Logistica predispongono accurati piani di riordino delle materie prime e di spedizione dei prodotti finiti alla luce delle effettive giacenze in magazzino, oltre a tenere traccia dei conti lavoro, ovvero lo stato del materiale di proprietà dell azienda dato in lavorazione a società terze. L area Finanza può analizzare dettagliatamente la situazione creditizia dei clienti di Tele System, con la possibilità di assegnare un rating a ciascun cliente a indicazione del grado di solvibilità. Le aree Controllo di Gestione e Amministrazione sono in grado di tenere sotto controllo l andamento dell azienda anche grazie alla gestione automatizzata degli incassi, dei pagamenti e dei rapporti con la banca per l anticipo fatture. In collaborazione con il proprio partner di progetto, Tele System prevede di estendere gli attuali ERP ed EPM anche alle sedi estere. In tal modo, l azienda prevede che verrà offerto maggior supporto decisionale al Management, con lo scopo di ottenere informazioni per un attento controllo di gestione anche nelle filiali internazionali. Fra i punti di maggiore attenzione per la scelta del nuovo sistema gestionale, la Tele System ha posto la verifica del sistema hardware ed in particolare i criteri di affidabilità, la capacità di sistema, le performance e, non per ultimo, la sicurezza. Tele System ha quindi scelto la soluzione IBM Power Systems come la più adatta per le crescenti necessità di business. Grazie al sistema IBM Power Systems oggi la Tele System. I benefici Grazie all introduzione del nuovo sistema gestionale, Tele System ha potuto dotare tutto il gruppo di servizi informatici comuni, a beneficio dell integrazione aziendale. Il progetto di adozione del nuovo sistema ha coinciso con una reingegnerizzazione dei processi aziendali, volta a definire in modo più preciso processi e attività, allo scopo di alimentare i sistemi informativi di dati affidabili e aggiornati. IBM ITALIA - SANMARCO INFORMATICA Gestire in modo integrato le informazioni e i processi attraverso i sistemi gestionali integrati info: vedi pag.257 La suite Galileo è una soluzione Erp, sviluppata su piattaforma IBM Power System, fra le più diffuse nel mercato e si compone di una serie di moduli applicativi rivolti a specifiche funzioni aziendali. Grazie a questa modularità permette l'implementazione di una soluzione configurata sulla base delle reali esigenze. I moduli principali che compongono Galileo sono dedicati alla gestione dell area amministrativa, di quella commerciale e di quella produttiva. L alta specializzazione nel settore manifatturiero permette a Galileo di avvalersi anche di specifiche soluzioni che consentono la riorganizzazione del intero processo produttivo, inclusi gli aspetti inerenti all'ottimizzazione della logistica e all'organizzazione aziendale. Per questo fine Galileo Manufacturing è dotato di alcuni moduli software appositamente creati per gestire la Lean Production, il Kanban ed anche della T.O.C. (Theory of Constraints). Nella versione completa di Galileo troviamo i seguenti moduli: Amministrazione Gestione Commerciale Produzione Controllo di Gestione Assicurazione Qualità Enterprise Performance Management Workflow Management Configurazione Prodotti Gestione Documentale Schedulazione Gestione della Fabbrica Assistenza & Post Vendita Project Management Key Performance Indicators Supply Chain Management Lean Production Kanban T.O.C. (Theory of Constraints) Area web Esistono suite verticalizzate di Galileo per i settori: Produzione, Distribuzione, Alimentare, Torrefazione, Moda, Edili e Impiantisti, Mobili, Vitivinicolo, Serramentisti, Produttori di Parquet.