Estratto dell'agenda dell'innovazione Smau Milano Speciale: I casi. Introduzione dell'area tematica. Il caso ALCEA

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1 Estratto dell'agenda dell'innovazione Smau Milano 2011 Speciale: I casi Introduzione dell'area tematica Il caso ALCEA

2 Innovare e competere con le ICT - PARTE I Cap.1 L innovazione nella gestione dei processi attraverso i sistemi gestionali integrati Il patrimonio applicativo delle imprese italiane è stato caratterizzato negli ultimi anni dall evoluzione e diffusione dei sistemi gestionali integrati o sistemi ERP (Enterprise Resource Planning). Questi soluzioni hanno consentito, a partire dagli anni 90, di innovare il modo di gestire i processi aziendali attraverso una standardizzazione delle modalità di lavoro, basate su best practice, centralizzando e integrando il patrimonio informativo e offrendo una soluzione modulare e scalabile per il software aziendale. Dopo una fase iniziale in cui solo le imprese di maggiori dimensioni e con più alta capacità di spesa ICT hanno affrontato l introduzione di sistemi ERP, si è assistito ad un graduale avvicinamento anche delle piccole e medie imprese al mondo dei sistemi gestionali. Da un lato, le imprese sono cresciute nella consapevolezza dei benefici derivanti dall adozione di tali sistemi ed hanno tratto beneficio dalle esperienze, anche negative, delle prime implementazioni e, dall altro, le società di informatica, sia vendor di soluzioni ERP che società dedicate alla relativa implementazione, i cosiddetti system integrator, hanno sviluppato soluzioni più vicine e personalizzate per funzionalità e costi alle imprese di minori dimensioni. Qual è lo scenario attuale dei sistemi gestionali? I sistemi ERP sono la soluzione di ogni esigenza e il punto di arrivo per ogni impresa? Quali tendenze caratterizzeranno la prossima generazione di sistemi ERP?

3 PARTE I - Innovare e competere con le ICT Lo scenario attuale dei Sistemi Informativi gestionali nelle imprese, ed in particolare nelle imprese piccole e medie, non è certamente omogeneo. Si possono individuare alcune configurazioni tipiche: patrimoni applicativi integrati e basati principalmente su soluzioni ERP. In questo caso, la maggioranza dei processi aziendali, principali e di supporto, è gestita attraverso il sistema ERP e solo specifiche attività possono essere supportate da altre software, quali applicazioni per la gestione di attività amministrative specifiche della fiscalità locale, applicazioni per la progettazione e gestione delle informazioni di prodotto (PLM/PDM), applicazioni in grado di integrare i sistemi di produzione o i laboratori e le attività gestionali di una azienda (MES, Manifacturing Execution System). Le aziende, in questo caso, gestiscono i propri processi in modo automatizzato, dispongono di informazioni integrate a livello di azienda nel suo complesso e sono in grado di far evolvere il proprio Sistema Informativo in forma scalabile in funzione di nuove esigenze; patrimoni applicativi basati su sistemi verticali. Le imprese, tipicamente appartenenti a settori in cui i processi di lavoro sono peculiari o dove le tipologie di informazioni da gestire sono specifiche (si pensi al settore del tessile, dell alimentare o della finanza), supportano i propri processi con applicazioni gestionali ritagliate per il settore. Una limitata parte di attività puntuali può essere gestita da altre applicazioni software dedicate. Le applicazioni verticali permettono una piena automazione dei processi caratteristici del settore, garantendo pieno rispetto delle esigenze specifiche, ma possono manifestare una limitata flessibilità di fronte ad evoluzioni nelle esigenze delle aziende, in termini di evoluzione dei processi, di cambiamento dei modelli di business o organizzativi in seguito, ad esempio, ad operazioni di fusione o di internazionalizzazione; patrimoni applicativi basati su sistemi sviluppati ad hoc. Si tratta in questo caso di imprese che non hanno individuato nell offerta di mercato soluzioni rispondenti alle esigenze, per ragioni di estrema specificità dei propri processi o per una carenza di offerta, ed hanno preferito realizzare internamente o mediante fornitori di fiducia un sistema interamente dedicato alle proprie esigenze. Anche se queste soluzioni garantiscono la maggiore rispondenza alle specifiche esigenze delle imprese, sono spesso realizzate su tecnologie proprietarie, determinando vincoli all evoluzione futura, in termini di sviluppo di nuove funzionalità o integrazione con nuove applicazioni; isole applicative, ovvero portafogli applicativi composti da molteplici applicazioni, ciascuna delle quali dedicata ad uno specifico processo, limitatamente o per nulla integrate fra loro. Le aziende realizzano in questo modo un Sistema Informativo completo, in termini di processi supportati, e flessibile, in termini di velocità con cui è possibile attivare nuove applicazioni o sostituire applicazioni esistenti. Il limite principale di questa configurazione risiede, tuttavia, nella elevata disomogeneità tecnologica, che comporta solitamente elevati costi di mantenimento ed il ricorso, internamente o esternamente, ad un ampio bacino di competenze informatiche, ed al rischio di eccessiva frammentazione, duplicazione e inconsistenza delle informazioni aziendali, registrate ed aggiornate da differenti applicazioni. Fra queste, non esiste una configurazione ottimale in assoluto, non necessariamente la scelta di un sistema ERP è la più adatta, né il ricorso a pacchetti semplici è limitante. La scelta della soluzione più adatta per l impresa deve necessariamente passare attraverso una analisi delle proprie esigenze. Molti studi concordano nell individuare alcuni driver che spingono per soluzioni orientate ai sistemi ERP: la complessità dei propri processi, in termini di frammentazione delle attività, numerosità dei prodotti

4 Innovare e competere con le ICT - PARTE I e articolazione della distinta base, disomogeneità delle tecnologie di produzione e di processo gestite dall azienda. Maggiore complessità implica elevata necessità di gestire informazioni in modo integrato; complessità organizzativa, determinata da un elevato numero di attori, clienti, terze parti, fornitori, con cui l azienda deve interagire. Spesso molti di questi soggetti non risiedono nello stesso paese dell azienda ed i ricorso a soluzioni software internazionali rappresenta l unica alternativa; dinamicità del settore in si cui compete (si pensi a settori fortemente influenzati dalle normative, ad elevata competizione o basati su tecnologie innovative), che spinge per soluzioni flessibili, in grado di poter evolvere nelle funzionalità. Solitamente la flessibilità è collegata alla tecnologia con cui le soluzioni software sono realizzate. Patrimoni applicativi sviluppati ad hoc o pacchetti semplici manifestano forti limiti. Nella scelta della configurazione più allineata alle esigenze di business, vanno poi prese in esame anche le tendenze attuali dei sistemi gestionali e del mercato dell offerta e le potenziali implicazioni per le imprese. In particolare: il processo di concentrazione dell offerta. L aggiornamento delle soluzioni ed il continuo rinnovo richiedono forti investimenti da parte dei vendor. Questo determina un fenomeno di concentrazione del mercato che sta convergendo verso pochi fornitori di soluzioni internazionali. Tali soluzioni saranno sempre più in grado di soddisfare potenzialmente tutte le esigenze delle aziende, ma è da valutarne l effettiva economicità; la maturazione delle tecnologie di Cloud Computing e Software as a Service, che permetteranno alle imprese di ricorrere a software gestionali non più installati nelle infrastrutture delle aziende, ma fruibili attraverso Internet. I benefici promessi sono molteplici, dalla riduzione dei costi del software e dell'infrastruttura alla scalabilità delle soluzioni, dalla focalizzazione delle funzioni IT interne alle aziende, alla facilità di utilizzo (la fruizione dei servizi avviene mediante interfacce Web). Attenzione va tuttavia posta alle problematiche di integrazione fra le applicazioni Cloud o fruite in modalità As a Service e le applicazioni che temporaneamente o definitivamente le aziende decideranno di conservare in casa (una forte competenza di architettura sarà necessaria) oltre alla necessaria dipendenza dalla connettività Internet per l accesso ai servizi (necessità di essere always on ); la diffusione, nelle esigenze degli utenti delle Rich Interface Application (RIA) e dell utilizzo di applicazioni secondo un approccio User centric. Grazie alla diffusione di molteplici dispositivi di comunicazione ricchi di funzionalità e con capacità di elaborazione e di accesso ad Internet, tablet e smart phone in primis, è cresciuta la competenza degli utenti aziendali nell utilizzo dei dispositivi di comunicazione e informatici, ma sono cresciute anche l esigenza di ricorrere ad interfacce ricche di funzionalità, di facile impiego, personalizzate per gli utenti e la richiesta di immediatezza nell installazione e nell avvio delle applicazioni. Gli ERP stanno già evolvendo verso un approccio centrato sull utente o sul ruolo in azienda, presentando a ciascun utente insiemi di funzionalità personalizzati sui propri compiti, anziché sulla funzione aziendale di appartenenza, o sui compiti da svolgere o maggiormente urgenti.

5 PARTE I - Innovare e competere con le ICT IL CASO Alcea Migliorare la programmazione della produzione e la tracciabilità dei prodotti finiti grazie ad un ERP preconfigurato L azienda Alcea opera dal 1932 nel settore delle vernici per l industria del metallo, nei sistemi tintometrici industriali con i marchi Smaltosistem, Geocolor, Geomix e Legnomix e nelle pitture per edilizia e linea casa con il marchio Tovaglieri. Oggi Alcea è un azienda di Senago (Milano) presente sul territorio nazionale con una rete commerciale di agenti e rivenditori, ed è presente in campo internazionale con contratti di licenza e distributori presenti in Belgio, Croazia, Francia, Germania, Gran Bretagna, Grecia, Polonia, Romania, Russia, Serbia, Slovenia, Spagna, Svizzera. Il gruppo Alcea dà lavoro a circa 350 dipendenti suddivisi nei tre attuali stabilimenti in provincia di Milano (Alcea- MPM Senago, Pulverit Milano e WIP Vignate) e in tre unità produttive in Polonia (Pulverit Polska con Alcea Polska), Francia (Alcea France) e Brasile (Pulverit do Brasil). A ottobre 2010 l azienda ha acquisito dal Gruppo Basf l impianto di Burago Molgora (Monza e Brianza) per la produzione di vernici industriali. L applicazione Con l acquisizione del nuovo stabilimento di Burago Molgora, Alcea ha iniziato un progetto di adozione di un nuovo ERP internazionale nella nuova realtà, con l obiettivo di estendere successivamente la soluzione a tutte le sedi del Gruppo. Alcea ha sostituito il proprio precedente sistema gestionale, fortemente personalizzato, in particolare nella gestione della produzione, dei lotti, della qualità, della sicurezza e dei costi di prodotto, con HT 4-CHEM, configurazione di SAP specifica per il settore chimico e delle vernici. L implementazione del nuovo sistema è avvenuta grazie alla collaborazione con HT High Technology, partner SAP, che, a partire da specifiche richieste di Alcea, ha portato a termine l implementazione in soli 30 giorni, grazie all applicazione del programma Fast-Start di SAP. Tale programma, infatti, include metodologie di implementazione di ERP che incorporano parametrizzazioni basate su best practices di imprese

6 Innovare e competere con le ICT - PARTE I simili per modello di business e settore di appartenenza, al fine di disporre di un sistema configurato e operativo nel minor tempo possibile. Il nuovo ERP sostituisce il vecchio sistema e supporta tutti i processi aziendali, con particolare attenzione alla Programmazione della Produzione e alla Logistica, mantenendo le peculiarità del settore, come i dati di pericolosità o relativi al controllo qualità così come i metodi di produzione. Più nel dettaglio, la pianificazione a breve termine, influenzata dal tipo di processo produttivo e di prodotto, è gestita dai moduli MRP ed è basata sia sugli ordini dei clienti, sia sulle previsioni di vendita per ciascun cliente a budget e su previsioni dei vertici aziendali. La compatibilità del piano di produzione con la disponibilità di materie prime e di capacità produttiva viene controllata dal nuovo ERP, che alloca gli ordini di produzione ai macchinari e predispone il riordino delle materie prime. Per quanto riguarda i processi logistici, il nuovo sistema gestionale gestisce le date di scadenza e di controllo dei lotti, già in fase di prenotazione dei materiali. All interno del nuovo ERP, inoltre, sono presenti informazioni di dettaglio su ciascun prodotto in stoccaggio, allo scopo di tracciarne la provenienza e fornire le necessarie informazioni ai clienti e alle autorità nazionali competenti per un eventuale controllo ufficiale. I benefici Alcea ha ora a disposizione un sistema in grado di supportare in modo esteso i processi aziendali, migliorando l efficienza dei processi. L adozione di un sistema preconfigurato ha permesso di contenere la durata del progetto allo scopo di conseguire benefici di business nel minor tempo possibile, contribuendo a ridurre il payback time dell investimento. La gestione integrata dell intero processo produttivo, dal prelievo delle materie prime alla spedizione dell ordinato, consente la tracciabilità dei lotti di prodotto finito a beneficio del livello di servizio reso al cliente. All adozione del nuovo ERP presso il nuovo stabilimento seguirà l estensione alle altre sedi del Gruppo. info: vedi pag.257 SAP - HIGH TECHNOLOGY HT 4-CHEM, progetto SAP a costi e tempi contenuti. HT ha sviluppato una serie di soluzioni verticali (4-CHEM, 4-PHARMA, 4- RETAIL) basate sul programma Fast-Start di SAP che consente di realizzare progetti a costi e tempi contenuti e di implementare le best practice di settore. HT 4-CHEM in particolare è la soluzione per aziende con attività di ricerca, produzione e commercializzazione del settore della Chimica Fine e delle Specialità che è stata implementata per il cliente ALCEA. Si basa sul programma Fast-Start di SAP e supporta i processi amministrativi e logistico produttivi, permette di gestire l intero ciclo di vendita, la pianificazione, il controllo della produzione, la ricerca e sviluppo, l approvvigionamento, il controllo qualità, la gestione dei materiali pericolosi e il loro smaltimento. Le aziende di questo settore per essere competitive devono affrontare queste sfide: l acquisizione controllata e ottimizzata delle materie prime o sfruttamento della capacità produttiva le difficoltà di programmare la propria produzione in relazione alle esigenze specifiche delle aziende clienti e alla riduzione dei tempi di consegna il rispetto delle normative relative all ambiente e alla sicurezza e regolatorie la pressione sui Prezzi un efficace controllo dei margini e dei costi I BENEFICI Tempi di risposta brevi ai cambiamenti del mercato, alle esigenze dei consumatori e delle norme legislative Operazioni a costo minore, grazie alla pianificazione e coordinamento tra processi produttivi Flessibilità nella gestione delle politiche commerciali Monitoraggio della qualità sull intero processo produttivo Controllo della pericolosità del prodotto in conformità con le leggi UE e USA Ottimizzazione della produzione e approvvigionamenti con riduzione dei costi Assicurazione Qualità in tutti i processi produttivi e logistici

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