Concorso Premiamo i risultati DOCUMENTO DI PARTECIPAZIONE

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1 Ministero per la pubblica amministrazione e l innovazione Concorso Premiamo i risultati DOCUMENTO DI PARTECIPAZIONE - 1 -

2 PREMESSA Il documento di partecipazione ha come oggetto la progettazione esecutiva del piano di miglioramento gestionale presentato sinteticamente in fase di candidatura. Esso va predisposto, dalle amministrazioni ammesse alla seconda fase del concorso, seguendo le indicazioni contenute nel presente formulario strutturato in domande aperte, domande con alternative di risposta e istruzioni per la compilazione. Il formulario deve essere compilato con cura in ogni sua parte e corredato della firma del responsabile della candidatura. Nel caso di dubbi interpretativi si suggerisce di rivolgersi all help desk del concorso per chiarimenti. Il documento risultante non dovrà superare nel suo complesso (compresa la copertina) le 20 pagine e non dovrà essere allegata alcuna documentazione aggiuntiva. La trasmissione del documento di partecipazione va effettuata esclusivamente: in formato PDF entro e non oltre le ore 24 del giorno 19 Novembre 2008 con inoltro all indirizzo di posta: concorso@qualitapa.gov.it. La valutazione del documento, per l ammissione alla fase successiva, riguarderà nuovamente la coerenza con gli obiettivi del concorso e la presenza di tutti gli elementi richiesti necessari a valutare la fattibilità operativa degli interventi di miglioramento da realizzare

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4 PRIMA SEZIONE ANAGRAFICA Denominazione del Piano E ora BIM! Ampliamento degli orari di apertura del servizio al pubblico, potenziamento d uso della Biblioteca e diversificazione delle strategie di promozione culturale Responsabile: Cognome: Baruzzi Nome: Marina Telefono: baruzzi.m@comune.imola.bo.it Ruolo: Dirigente Settore Cultura Referente: Cognome: Giambi Nome: Marina Telefono: giambi.m@comune.imola.bo.it Ruolo: responsabile U.O. servizi generali Durata dell intervento in mesi : 12 (dodici) Periodo di realizzazione: da 01/01/2009 a 31/12/2009 Eventuali Risorse destinate, escluse le retribuzioni del personale coinvolto 1 : Ammontare complessivo:...ancora da quantificare.....di cui: - a carico dell Amministrazione/ufficio:... si prevedono risorse ordinarie nell ambito del PEG dell ente analoghe al 2008 (il bilancio preventivo 2009 è ancora da approvare).. - a carico di altre Fonti (indicare quali) (sponsor e contributi altri enti pubblici). Non sono previste risorse 1 Vanno indicate solo le risorse finanziarie effettivamente disponibili e/o già stanziate in bilancio - 4 -

5 SECONDA SEZIONE SCENARIO DI RIFERIMENTO 1 ORIGINE DEL PIANO 1.1. L intervento è riconducibile alle strategie politiche e/o di gestione espresse in: (sono possibili più risposte) X documenti di programmazione generale dell amministrazione (es. Peg, Direttiva annuale, altra documentazione, ecc.) piani di miglioramento/programmi settoriali è un iniziativa autonoma del proponente altro (specificare) 1.2. La decisione di intervenire sull ambito scelto deriva da: (sono possibili più risposte) autovalutazione sullo stato dell organizzazione effettuata con l utilizzo di metodologie appropriate (es: modelli Caf, Efqm, gruppi di qualità, ecc.) X risultati di indagini di customer satisfaction X analisi dei reclami raccolti in modo sistematico specifica indagine realizzata da personale interno specifica indagine realizzata da consulenti indicazioni di uno degli organi interni di valutazione e/o di audit X richiesta del vertice (politico o amministrativo) altro (specificare) 1.3. Il piano è connesso con altre attività di miglioramento: X sì, già realizzate sì, in corso sì, già programmate NO Se sì, specificare sinteticamente l oggetto degli interventi Apertura di nuovi servizi di carattere multimediale (Spaziomusica; Spaziocinema; Auletta informatica; postazione ipovedenti; siti web) Motivo prevalente dell intervento: (una sola risposta) carenza di un servizio/processo esigenza di rispondere a nuove domande di altri uffici/servizi X esigenza di rispondere a nuove domande di utenti o stakeholder esigenza di ridurre i costi esigenza di migliorare il clima organizzativo altro (specificare) - 5 -

6 1.5. Definizione del problema Illustrare il problema che l intervento intende affrontare. La descrizione deve in particolare evidenziare a quali bisogni l intervento vuole dare risposta sia dal punto di vista dei portatori di interesse implicati, che dell amministrazione/ufficio. I problemi che si intendono affrontare riguardano: 1) l ampliamento degli orari di accesso alla biblioteca; 2) il rafforzamento d uso da parte di gruppi non ancora raggiunti attraverso il potenziamento e la diversificazione delle strategie di promozione culturale; 3) interessi degli utenti più giovani ai servizi di rete. Sono interessati a tali problematiche sia gli attuali utenti della biblioteca, in particolare gli studenti universitari, sia gli enti, le associazioni cittadine e gli istituti scolastici che sollecitano sempre di più il servizio a recepire e a collaborare a progetti di promozione culturale. La fruizione dei servizi bibliotecari così come le attività di presentazione di libri, autori e altre forme di promozione della lettura, compreso l attività didattica rivolta alle scuole, sono infatti in continua crescita, e il numero elevato di proposte che vengono presentate ai Servizi bibliotecari (sia alla BIM che alla sezione Casa Piani e alle sedi decentrate), richiedono nuovi modelli organizzativi che consentano di semplificare le procedure amministrative e organizzative che ogni singolo evento richiede e di sviluppare quelle politiche di sussidiarietà che consentano di ampliare l offerta culturale condividendo e contenendo al contempo anche i costi degli stessi eventi. 2 ELABORAZIONE DEL PIANO 2.1. La progettazione ha coinvolto: (sono possibili più risposte) utenti (interni/esterni) del servizio/processo di lavoro su cui si interviene x altri portatori di interesse x responsabili del settore/dei settori su cui si interviene personale del settore/dei settori su cui si interviene x personale che sarà impegnato a realizzare l intervento altro.. Specificare come è stato garantito tale coinvolgimento: Riunioni di servizio e presentazione di obiettivi nell ambito dell attività di budgeting; incontri con rappresentanti di gruppi portatori di interessi specifici 2.2. In fase di progettazione ci si è avvalsi dei seguenti elementi di analisi del problema (indicatori di criticità): (sono possibili più risposte) X dati di indagine sugli utenti o stakeholder (specificare quali): Segnalazioni tramite la cartolina Prego, dica pure raccolte presso l URP; Suggerimenti e reclami degli utenti raccolti presso i servizi bibliotecari; Richieste di collaborazione da parte di associazioni e istituti scolastici del territorio; Questionario di valutazione degli utenti sulla qualità del servizio predisposto dal Dipartimento degli Affari interni e territoriali del Ministero dell Interno; - 6 -

7 X dati di funzionamento (specificare quali): Set di indicatori di attività raccolti sistematicamente dal servizio Altro (specificare) - 7 -

8 TERZA SEZIONE CARATTERISTICHE DELL INTERVENTO 1 GLI OBIETTIVI 1.1 Con l intervento si punta ad un miglioramento principalmente nell area: (scegliere l area di interesse prevalente e indicare minimo una risposta nell area scelta) del contesto: integrare le amministrazioni valorizzare la comunità rinnovare il rapporto centro/periferia X del problema: X cogliere le esigenze degli utenti X interpretare la missione analizzare la situazione, definire obiettivi della soluzione: coinvolgere il personale utilizzare tecnologie e metodi gestire le risorse economiche del risultato: controllare i risultati valutare gli effetti consolidare e diffondere le buone pratiche 1.2 L intervento si basa prioritariamente su: (una sola risposta) innovazione nelle modalità di applicazione di norme di legge ottimizzazione nell uso delle risorse umane e/o materiali per ottenere maggiore efficienza (es. risparmi) gestione innovativa di funzioni per valorizzare le risorse umane, per responsabilizzare i ruoli direttivi, per sviluppare una cultura organizzativa orientata ai risultati, ecc. modifica dei processi organizzativi per migliorare la gestione modifica dei ruoli per migliorare il benessere del personale X modifica delle modalità di erogazione dei servizi e della relazione con i clienti altro (specificare) - 8 -

9 1.3 Descrivere gli obiettivi Obiettivi generali (finalità cui mira globalmente il piano) Proseguire nel percorso di trasformazione, o meglio di differenziazione, e di erogazione di nuovi servizi della BIM. Servizi informativi, spazi multimediali e potenziamento delle attività di promozione del libro e della lettura, sono alcuni esempi recenti di questo percorso di modernizzazione che hanno investito la Biblioteca comunale di Imola e che caratterizzano le moderne biblioteche pubbliche. Una biblioteca pubblica che viene sempre più configurandosi come un centro informativo locale, che garantisce ampia opportunità di accesso a tutti e che rende prontamente disponibile, per tutti i suoi utenti, ogni genere di conoscenza e informazione, anche attraverso l organizzazione di iniziative e occasioni di formazione e aggiornamento. Il programma di attività 2009 del Servizio biblioteche tiene conto dei nuovi bisogni degli utenti individuali e collettivi e si prefigge alcuni obiettivi specifici altamente significativi, rivolti essenzialmente ad accogliere le richieste e le esigenze del pubblico, e a garantire al contempo il buon livello quali-quantitativo fin qui raggiunto nell erogazione dei vari servizi informativi e documentari. Gli interventi, compatibilmente con le risorse che verranno stanziate nel bilancio 2009 (allo stato attuale di progettazione non sono previsti comunque stanziamenti aggiuntivi rispetto al bilancio corrente), si concretizzeranno nei seguenti punti: a) l ampliamento degli orari di apertura invernali della BIM; b) il potenziamento dei servizi multimediali per ragazzi (Sezione per ragazzi Casa Piani); c) attivazione di strategie di diversificazione delle attività di promozione del libro e della lettura con particolare riguardo a specifiche fasce d età e presso target diversificati di pubblico e la valorizzazione delle collezioni storiche ed archivistiche; Messa a regime del sistema di auto prestito dei libri; d) la definizione delle condizioni di accesso ai servizi e la predisposizione della Carta dei servizi bibliotecari ed archivistici al fine di recepire in essa i nuovi servizi attivati negli ultimi anni e inserirvi gli standard di qualità, così come richiesto anche dalla normativa regionale; Obiettivi specifici (obiettivi operativi in cui è possibile scomporre l obiettivo generale, anche in relazione alle diverse fasi di realizzazione previste, compresa la descrizione delle realizzazioni previste) A) Ampliamento degli orari di accesso. L incessante attività nella realizzazione di nuovi progetti e di nuove opportunità di fruizione dei patrimoni documentari degli anni passati ha portato a un notevole incremento dell utilizzo del servizio da parte del pubblico (solo per la sezione adulti nel decennio 1997/2007 gli iscritti al servizio di prestito sono passati da a 6.577; i prestiti a domicilio da a , le presenze da a ). Tale successo ha comportato anche ripetute richieste da parte degli utenti, soprattutto universitari, per un ampliamento degli orari di accesso al pubblico. Obiettivo del progetto è di valutare tutti gli aspetti dell ampliamento degli orari di apertura invernali della Biblioteca adulti (BIM), dall impatto sulla fruizione da parte del pubblico fino agli aspetti di carattere gestionale, organizzativo ed economico, al fine di addivenire a un ampliamento dal 10 al 20% dell orario settimanale di apertura al pubblico, compatibilmente con le risorse assegnate nel PEG 2009; B) Potenziamento dei servizi multimediali per ragazzi (Casa Piani). Il 20 gennaio 2010 ricorre il 20 anniversario dall apertura al pubblico di Casa Piani, Sezione per ragazzi della Biblioteca comunale di Imola. Le scelte avviate nel 1990 hanno dimostrato una sostanziale buona tenuta. Oggi Casa Piani è un punto importante di riferimento per i bambini e i ragazzi imolesi: circa gli iscritti al prestito, di cui sotto i 14 anni pari al 32% della fascia d età 0-14 della popolazione residente a Imola. Tuttavia le trasformazioni tecnologiche, le diverse abitudini dei ragazzi e alcuni cambiamenti nell editoria stessa comportano anche la necessità di individuare alcune priorità di interventi di miglioramento. Obiettivo del progetto è di procedere con alcuni - 9 -

10 interventi tesi al potenziamento degli strumenti informatici e dell offerta di servizi multimediali, alla maggiore diversificazione per fasce d età con uno spazio per i più grandi (12-14 anni). Per tali attività innovative il servizio intende avvalersi anche di finanziamenti esterni. C) Strategie di diversificazione delle attività promozionali e di valorizzazione dei patrimoni documentari. La presenza assidua della biblioteca nella vita culturale e cittadina, ha comportato l esigenza di operare non solo con un potenziamento delle attività culturali ma anche con strategie di diversificazione delle attività di promozione del libro e della lettura con particolare riguardo a specifiche fasce d età e presso target diversificati di pubblico. Obiettivo del progetto è di mettere a regime i vari cicli di incontri e format promozionali già avviati e testati nel corso degli anni anche in collaborazione con interlocutori esterni. Si procederà inoltre con le attività di valorizzazione delle collezioni storiche e archivistiche (esposizione e pubblicazione del catalogo dei periodici imolesi della Biblioteca). Eventualmente, in caso di reperimento di risorse aggiuntive anche da parte di soggetti terzi, si procederà con il riordino-catalogazione-inventariazione dei vari fondi documentari di Andrea Costa e relative attività promozionali da predisporre in occasione della ricorrenza del centenario della morte 19 gennaio Inoltre, nel solco della semplificazione d uso della Biblioteca, verrà messo a regime il sistema per la registrazione in autoprestito dei libri tramite tecnologia RFID. D) Carta dei servizi. La direttiva regionale sugli standard (Delib. G. R n. 309 del , "Approvazione standard e obiettivi di qualità per biblioteche, archivi storici e musei ai sensi dell'art. 10 della L.R. 18/00") che definisce il processo di qualificazione dei vari servizi e indica gli standard, i requisiti generali e gli obiettivi di qualità che ogni organizzazione culturale (o istituto culturale) deve raggiungere. Nel 2009 il servizio procederà alla stesura della Carta dei servizi bibliotecari ed archivistici al fine di recepire in esso i nuovi servizi attivati negli ultimi anni e per inserivi gli standard di qualità. 1.4 Descrivere i risultati attesi Descrivere i cambiamenti/impatti attesi sui destinatari intermedi e finali dell intervento come conseguenza del raggiungimento degli obiettivi del piano di miglioramento a) l ampliamento della possibilità di fruizione dell Istituto e dei suoi servizi, favorirà non solo la richiesta degli studenti universitari ma anche l accesso per tutti i cittadini; b) il potenziamento degli strumenti informatici e dell offerta dei servizi multimediali per ragazzi, favorirà una maggiore fruizione delle fasce d età 12/14 anni; c) il potenziamento e la diversificazione delle attività promozionali del libro e della lettura, rapportandole anche a nuovi target di pubblico (anziani, giovani laureati, adolescenti, gruppi portatori di interessi specifici), favorirà la partecipazione di questi utenti. La valorizzazione dei fondi documentari rari e di pregio, conservati nei magazzini e poco conosciuti dal grande pubblico, attraverso l organizzazione di momenti espositivi e la stampa di repertori (es. catalogo dei periodici imolesi), favorirà la conoscenza dell Istituto presso nuovi pubblici ; la messa a regime del sistema di auto prestito dei libri semplificherà anche i processi d uso della biblioteca rendendola più familiare presso un pubblico allargato; d) la pubblicazione della Carta dei servizi contribuirà ad esplicitare il livello quali-quantitativo dei servizi erogati e a fissare un nuovo patto di qualità tra la Biblioteca e i suoi utenti. 1.5 Descrivere il prodotto finale dell intervento Descrivere cosa si intende realizzare per raggiungere i risultati attesi. Gli ouput sono vari e vanno dall ampliamento degli orari di apertura del servizio, alla organizzazione di vari cicli di incontri culturali, all allestimento di postazioni multimediali per i giovani, alla pubblicazione e organizzazione di una mostra sui periodici imolesi, alla

11 semplificazione dei processi di registrazione dei prestiti fino alla pubblicazione della carta dei servizi

12 Progetto 1) Fase 1 Fase 2 Fase 3 2 LE ATTIVITA PREVISTE 2.1. Descrivere le attività, articolate in fasi, con indicazione degli output attesi e dei relativi indicatori di realizzazione per ciascuna attività Fasi Attività Output attesi Indicatori di realizzazione AMPLIAMENTO DELLA FRUIBILITA DELL ISTITUTO - Valutazione degli aspetti organizzativi ed economici dell ampliamento degli orari. - Verifica della loro sostenibilità anche in relazione agli appalti esterni (pulizia, ricollocazione, etc) e individuazione della nuova articolazione dell orario del servizio. - Condivisione interna, predisposizione di materiale pubblicitario, presentazione al pubblico e adozione dell orario Ampliamento orario di apertura invernale del servizio - %di ampliamento dell orario di apertura settimanale - materiale pubblicitario sui nuovi orari Progetto 2) Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4 POTENZIAMENTO MULTIMEDIALE PER RAGAZZI (CASA PIANI) - Elaborazione di un piano di modifiche e aggiornamenti della dotazione multimediale della sezione ragazzi e valutazione delle soluzioni di allestimento da adottare per lo spazio 12/14 anni: - Acquisizione delle attrezzature informatiche e degli allestimenti funzionali.. - Allestimenti spazi, trasferimento collezioni librarie, segnaletica, comunicazione - Organizzazione iniziative promozionali per l avvio del servizio allestimento di postazioni multimediali e spazi per ragazzi n. 4/5 postazioni internet a Casa Piani Allestimento di uno spazio per adolescenti (12/14 anni) Progetto 3) Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4 Fase 5 Progetto 4) Fase 1 Fase 2 Fase 3 ATTIVITA PROMOZIONALE E DI VALORIZZAZIONE DEI PATRIMONI DOCUMENTARI - Progettazione di una serie di iniziative di promozione della lettura per diversi target d età e di pubblico, compreso anche la rielaborazione delle proposte didattiche rivolte al mondo della scuola. - Organizzazione e articolazione dei vari calendari di iniziative (5-6 cicli) per tutto l anno. - Predisposizione schede descrittive e pubblicazione del catalogo periodici imolesi, allestimento esposizione e organizzazione attività collaterali. - Ricerca sponsor e reperimento risorse aggiuntive da parte di terzi per l attività di riordinocatalogazione-inventariazione dei fondi Andrea Costa - Predisposizione materiale pubblicitario e campagne promozionali per i vari eventi CARTA DEI SERVIZI - Raccolta e studio delle carte dei servizi elaborate da altre realtà - Condivisione della bozza di carta con i vari referenti dei servizi bibliotecari - Redazione, approvazione, pubblicazione e presentazione pubblica della Carta. organizzazione di vari cicli di incontri culturali, pubblicazione e organizzazione di una mostra sui periodici imolesi, semplificazione dei processi di registrazione dei prestiti pubblicazione della carta dei servizi - n. 20 incontri pubblici presentazione libri e autori - n. 250 incontri con classi - pubblicazione catalogo periodici imolesi ed esposizione - materiale pubblicitario e campagne promozionali dei vari eventi Carta dei servizi

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14 2.2 Definire il livello di miglioramento atteso per ciascun risultato previsto Risultati attesi (vedi domanda 1.4) Ampliamento della fruibilità dell Istituto Potenziamento offerta servizi per ragazzi Promozione del libro e della lettura per target differenziati Carta dei servizi Indicatore (descrizione e unità di misura) Incremento minimo del 10% dell orario di apertura invernale della BIM Allestimento di 4 postazioni multimediali e allestimento di uno spazio per adolescenti n. iniziative; n. delle persone partecipanti; pubblicazioni prodotte; Stesura e approvazione della carta Tutti Target Bambini e ragazzi dai 6 ai 14 anni Anziani, giovani laureati, adolescenti e cittadini non fruitori abituali del servizio e gruppi portatori di interessi specifici. Tutti 3 LE RISORSE UMANE COINVOLTE 3.1. Indicare se è prevista la costituzione di un gruppo di lavoro per la elaborazione e realizzazione del piano X Si No 3.2 Se si, indicare: N. componenti del gruppo di lavoro 43 Caratteristiche del gruppo di lavoro Ruolo Compiti Gg/impegno Dirigenti Reperimento risorse e definizione 5 strategie di pianificazione Funzionari Coordinamento attività 90 Altro personale Sottogruppi operativi per singoli punti del progetto 470 totali 3.3. Indicare l eventuale apporto di altri soggetti (personale di altri uffici dell amministrazione (specificare numero, ruolo e funzioni) Servizio Sistemi informativi (n 2 persone: responsabile del servizio e addetto agli acquisti attrezzature); U.O. cultura (n. 1 persona: Responsabile U.O.) Servizio Patrimonio artistico e culturale (n. 1 persona: responsabile servizio)

15 4 LE PARTNERSHIP E LE COLLABORAZIONI 4.1. Indicare tipologia e modalità di collaborazione di eventuali partnership (altre amministrazioni, altri soggetti) Richiesta di contributi ad altri enti pubblici; collaborazione con la Fondazione Cassa di Risparmio di Imola; ricerca sponsor privati; Collaborazione con enti e associazioni culturali del territorio; Collaborazione con le scuole 4.2 Indicare se sono previste consulenze e quali sono le attività che saranno garantite dalla consulenza // 5 DIREZIONE E VALUTAZIONE 5.1. Indicare le modalità previste per il presidio dell intervento e il raccordo con i vertici dell ufficio/amministrazione Riunioni periodiche con i gruppi di lavoro, con la direzione e redazione degli stati di avanzamento degli obiettivi del PEG Descrivere le modalità di coordinamento delle attività Pianificazione dettagliata degli interventi e valutazione delle varie fasi con il personale coinvolto. Periodici incontri con i RUO (Responsabili Unità Operative) per misurare l impatto delle singole fasi dei sottoprogetti, i relativi costi, gli eventuali risparmi e la reale possibilità di raggiungimento del fine prefissato

16 5.3 Descrivere le modalità previste per seguire l andamento delle attività nel corso della realizzazione e verificare gli eventuali scostamenti rispetto ai risultati attesi. Calendario di controllo delle fasi di avanzamento dei singoli sottoprogetti 5.4 Descrivere le modalità di comunicazione (interna ed, eventualmente, esterna) previste per far conoscere l intervento e i suoi esiti Incontri di lavoro coi sottogruppi e interventi comunicativi per l esterno (depliant, manifesti, comunicati stampa, pubblicazione sul sito del servizio) 6 FATTORI CRITICI DI SUCCESSO 6.1 Descrivere i fattori critici di successo dell intervento e cioè i principali problemi che si ritiene si dovranno affrontare per ottenere i risultati attesi Il reperimento di risorse esterne, assetti organizzativi. 7 ARTICOLAZIONE TEMPORALE DEL PIANO 7.1 Inserire il Gannt relativo alla tempistica del piano