Concorso Premiamo i risultati DOCUMENTO DI PARTECIPAZIONE

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1 Ministero per la pubblica amministrazione e l innovazione Concorso Premiamo i risultati DOCUMENTO DI PARTECIPAZIONE - 1 -

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3 ANAGRAFICA Denominazione del Piano DURC IN TEMPO REALE Responsabile: Cognome: GENISE Nome: SERENA Telefono: Ruolo: Dirigente Referente: Cognome: CIRILLO Telefono: Nome: ANGELA ANNA MARIA Ruolo: Responsabile Processo Aziende Durata dell intervento in mesi : 12 Periodo di realizzazione: da 01/01/2009 a 31/12/2009 Eventuali Risorse destinate, escluse le retribuzioni del personale coinvolto 1 : X Ammontare complessivo: , di cui: - a carico dell Amministrazione/ufficio: , a carico di altre Fonti (indicare quali).. Non sono previste risorse 1 Vanno indicate solo le risorse finanziarie effettivamente disponibili e/o già stanziate in bilancio - 3 -

4 SECONDA SEZIONE SCENARIO DI RIFERIMENTO 1 ORIGINE DEL PIANO 1.1. L intervento è riconducibile alle strategie politiche e/o di gestione espresse in: (sono possibili più risposte) documenti di programmazione generale dell amministrazione annuale, altra documentazione, ecc.) piani di miglioramento/programmi settoriali X è un iniziativa autonoma del proponente altro (specificare) (es. Peg, Direttiva 1.2. La decisione di intervenire sull ambito scelto deriva da: (sono possibili più risposte) autovalutazione sullo stato dell organizzazione effettuata con l utilizzo di metodologie appropriate (es: modelli Caf, Efqm, gruppi di qualità, ecc.) risultati di indagini di customer satisfaction analisi dei reclami raccolti in modo sistematico X specifica indagine realizzata da personale interno specifica indagine realizzata da consulenti indicazioni di uno degli organi interni di valutazione e/o di audit richiesta del vertice (politico o amministrativo) X altro è stata avvertita la necessità di migliorare il servizio all utenza riducendo i tempi di rilascio e di consegna del DURC 1.3. Il piano è connesso con altre attività di miglioramento: sì, già realizzate X sì, in corso sì, già programmate NO Se sì, specificare sinteticamente l oggetto degli interventi I trenta giorni previsti dalle norme vigenti per il rilascio dei provvedimenti amministrativi sono già stati oggetto di miglioramento da parte dell INAIL: l obiettivo fissato per l anno in corso, prevede infatti il rilascio in 18 gg. Il presente progetto prevede un ulteriore, consistente, miglioramento per una fascia di utenza Imprese Artigiane e Commerciali senza dipendenti stabilendo il rilascio del DURC in soli 4 giorni Motivo prevalente dell intervento: (una sola risposta) carenza di un servizio/processo esigenza di rispondere a nuove domande di altri uffici/servizi esigenza di rispondere a nuove domande di utenti o stakeholder esigenza di ridurre i costi esigenza di migliorare il clima organizzativo - 4 -

5 X altro Agevolare l accesso al DURC ad una fascia di utenza meno Informatizzata 1.5. Definizione del problema Illustrare il problema che l intervento intende affrontare. La descrizione deve in particolare evidenziare a quali bisogni l intervento vuole dare risposta sia dal punto di vista dei portatori di interesse implicati, che dell amministrazione/ufficio. Il progetto si propone di ridurre i tempi di rilascio del DURC da parte degli Enti coinvolti e di accelerare la consegna attraverso Agenzie private di spedizione, annullando i ritardi che inducono l utenza a recarsi pressi gli Uffici INAIL per ottenere il rilascio del duplicato. 2 ELABORAZIONE DEL PIANO 2.1. La progettazione ha coinvolto: (sono possibili più risposte) utenti (interni/esterni) del servizio/processo di lavoro su cui si interviene altri portatori di interesse responsabili del settore/dei settori su cui si interviene personale del settore/dei settori su cui si interviene X personale che sarà impegnato a realizzare l intervento X altro INPS di SALERNO.. Specificare come è stato garantito tale coinvolgimento: Colloqui tra le Dirigenti delle Sedi INAIL ed INPS e, per la parte di competenza di ciascun Dirigente, con i Funzionari interessati al progetto In fase di progettazione ci si è avvalsi dei seguenti elementi di analisi del problema (indicatori di criticità): (sono possibili più risposte) dati di indagine sugli utenti o stakeholder (specificare quali): dati di funzionamento (specificare quali): X Altro (specificare) Si è osservato un eccessivo afflusso di utenza presso gli Uffici per il ritiro di duplicati e si ricevono continue sollecitazioni per il rilascio del DURC in tempi più brevi da parte degli stakeholder

6 TERZA SEZIONE CARATTERISTICHE DELL INTERVENTO 1 GLI OBIETTIVI 1.1 Con l intervento si punta ad un miglioramento principalmente nell area: (scegliere l area di interesse prevalente e indicare minimo una risposta nell area scelta) del contesto: X integrare le amministrazioni valorizzare la comunità rinnovare il rapporto centro/periferia del problema: X cogliere le esigenze degli utenti X interpretare la missione analizzare la situazione, definire obiettivi della soluzione: X coinvolgere il personale X utilizzare tecnologie e metodi X gestire le risorse economiche del risultato: X controllare i risultati X valutare gli effetti X consolidare e diffondere le buone pratiche 1.2 L intervento si basa prioritariamente su: (una sola risposta) innovazione nelle modalità di applicazione di norme di legge ottimizzazione nell uso delle risorse umane e/o materiali per ottenere maggiore efficienza (es. risparmi) gestione innovativa di funzioni per valorizzare le risorse umane, per responsabilizzare i ruoli direttivi, per sviluppare una cultura organizzativa orientata ai risultati, ecc. modifica dei processi organizzativi per migliorare la gestione modifica dei ruoli per migliorare il benessere del personale X modifica delle modalità di erogazione dei servizi e della relazione con i clienti altro (specificare - 6 -

7 1.3 Descrivere gli obiettivi Obiettivi generali (finalità cui mira globalmente il piano) Miglioramento dei tempi di rilascio del DURC attraverso sinergie con INPS. Obiettivi specifici (obiettivi operativi in cui è possibile scomporre l obiettivo generale, anche in relazione alle diverse fasi di realizzazione previste, compresa la descrizione delle realizzazioni previste) Il primo obiettivo si realizza in fase istruttoria prevedendo, per l utenza interessata, la possibilità di fruire di una consulenza immediata e qualificata, atta a risolvere eventuali problemi. Nella fase di rilascio, oltre ad un notevole snellimento dei tempi, si agevola l acquisizione materiale del documento, ritirato presso lo sportello oppure recapitato, rapidamente, attraverso un Agenzia. 1.4 Descrivere i risultati attesi Descrivere i cambiamenti/impatti attesi sui destinatari intermedi e finali dell intervento come conseguenza del raggiungimento degli obiettivi del piano di miglioramento Consentire ad una fascia di utenza meno informatizzata la possibilità di acquisire il DURC in tempi brevi, migliorando i processi lavorativi. 1.5 Descrivere il prodotto finale dell intervento Descrivere cosa si intende realizzare per raggiungere i risultati attesi. Dare alla specifica utenza un unico punto di riferimento Offrire consulenza Velocizzare il rilascio e la consegna del DURC - 7 -

8 2. LE ATTIVITA PREVISTE 2.1. Descrivere le attività, articolate in fasi, con indicazione degli output attesi e dei relativi indicatori di realizzazione per ciascuna attività Fasi Attività Output attesi Indicatori di realizzazione Fase 1 Verifica interna sugli aspetti pratici, tecnici per l avvio del piano Intesa Redazione di un piano interno Fase 2 Verifica esterna, con INPS, per gli aspetti organizzativi connessi all allocazione ed allestimento dello sportello unificato. Intesa Redazione di una convenzione INAIL/INPS Fase 3 Istituzione dello sportello con le necessarie strumentazioni tecniche Avvio Avvio dello sportello Fase 4 Operatività dello sportello Soddisfazione del cliente Afflusso utenza allo Sportello Unificato presso l INAIL - 8 -

9 2.2 Definire il livello di miglioramento atteso per ciascun risultato previsto Risultati attesi (vedi domanda 1.4) Indicatore (descrizione e unità di misura) Target Accesso allo sportello unico Numero di utenti che accedono Rilevazione interna Rilascio in tempi rapidi Soddisfazione del cliente Questionario Consegna a domicilio Soddisfazione del cliente Questionario 3 LE RISORSE UMANE COINVOLTE 3.1. Indicare se è prevista la costituzione di un gruppo di lavoro per la elaborazione e realizzazione del piano X Si No 3.2 Se si, indicare: N. componenti del gruppo di lavoro Due Caratteristiche del gruppo di lavoro Ruolo Compiti Gg/impegno Dirigenti Responsabilità di progetto 5 Funzionari Istruttoria e validazione 104 Altro personale 3.3. Indicare l eventuale apporto di altri soggetti (personale di altri uffici dell amministrazione (specificare numero, ruolo e funzioni) Non è previsto l apporto di altri soggetti

10 4 LE PARTNERSHIP E LE COLLABORAZIONI 4.1. Indicare tipologia e modalità di collaborazione di eventuali partnership (altre amministrazioni, altri soggetti) INPS - Il rilascio del DURC è un obbligo contestuale di entrambi gli ENTI realizzato telematicamente. Agenzie postali private Sarà stipulata una convenzione per il servizio di spedizione del DURC alle Aziende interessate, affinché il recapito della certificazione possa avvenire con modalità qualitativamente migliori rispetto a quelle attuali. 4.2 Indicare se sono previste consulenze e quali sono le attività che saranno garantite dalla consulenza No 5 DIREZIONE E VALUTAZIONE 5.1. Indicare le modalità previste per il presidio dell intervento e il raccordo con i vertici dell ufficio/amministrazione Sportello dedicato presso la Sede INAIL di Salerno. Addetti 2 operatori, uno dell INPS ed uno dell INAIL, collegati telematicamente con i sistemi informativi centrali Descrivere le modalità di coordinamento delle attività Monitoraggio quotidiano da parte degli operatori di sportello con redazione di report. Monitoraggio congiunto mensile fra i responsabili degli specifici processi INPS ed INAIL

11 5.3 Descrivere le modalità previste per seguire l andamento delle attività nel corso della realizzazione e verificare gli eventuali scostamenti rispetto ai risultati attesi. Sarà effettuato un report quotidiano da parte degli addetti allo sportello. E prevista inoltre la compilazione di un questionario di gradimento da parte dell utenza 5.4 Descrivere le modalità di comunicazione (interna ed, eventualmente, esterna) previste per far conoscere l intervento e i suoi esiti Saranno inoltrate comunicazioni scritte ed organizzati incontri congiunti INPS INAIL con le Associazioni di Categoria. Si provvederà ad inserire sui siti INPS ed INAIL informazioni in merito al progetto per l utenza interessata. Il nuovo servizio sarà pubblicizzato a mezzo comunicati stampa a cura dell INPS e dell INAIL. 6 FATTORI CRITICI DI SUCCESSO 6.1 Descrivere i fattori critici di successo dell intervento e cioè i principali problemi che si ritiene si dovranno affrontare per ottenere i risultati attesi Possibili disfunzioni delle procedure, ed in particolare, per i collegamenti alle Banche dati INPS ed INAIL da affrontare e risolvere con continuo presidio congiunto da parte dei Funzionari di Informatica INPS ed INAIL

12 7 ARTICOLAZIONE TEMPORALE DEL PIANO 7.1 Inserire il Gannt relativo alla tempistica del piano Progetta zione di massima ed esecutiva Sottoscrizio ne protocollo di intesa con l INPS 01/ /09 03/09 04/09 05/09 06/09 07/09 08/09 09/09 10/09 11/09 12/09 Installazio ne dello sportello presso INAIL. Promozio ne del nuovo servizio Operatività dello Sportello Unico presso INAIL