Concorso Premiamo i risultati

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1 Ministero per la pubblica amministrazione e l innovazione Concorso Premiamo i risultati DOCUMENTO DI PARTECIPAZIONE 1

2 PREMESSA Il documento di partecipazione ha come oggetto la progettazione esecutiva del piano di miglioramento gestionale presentato sinteticamente in fase di candidatura. Esso va predisposto, dalle amministrazioni ammesse alla seconda fase del concorso, seguendo le indicazioni contenute nel presente formulario strutturato in domande aperte, domande con alternative di risposta e istruzioni per la compilazione. Il formulario deve essere compilato con cura in ogni sua parte e corredato della firma del responsabile della candidatura. Nel caso di dubbi interpretativi si suggerisce di rivolgersi all help desk del concorso per chiarimenti. Il documento risultante non dovrà superare nel suo complesso (compresa la copertina) le 20 pagine e non dovrà essere allegata alcuna documentazione aggiuntiva. La trasmissione del documento di partecipazione va effettuata esclusivamente: in formato PDF entro e non oltre le ore 24 del giorno 19 Novembre 2008 con inoltro all indirizzo di posta: La valutazione del documento, per l ammissione alla fase successiva, riguarderà nuovamente la coerenza con gli obiettivi del concorso e la presenza di tutti gli elementi richiesti necessari a valutare la fattibilità operativa degli interventi di miglioramento da realizzare. 2

3 PIANO DI MIGLIORAMENTO GESTIONALE (amministrazione/ufficio) Ufficio Programmazione e Controllo di Gestione ASL 1 IMPERIESE Firma del responsabile della candidatura (F.TO. Gianluigi Piatti) 3

4 PRIMA SEZIONE ANAGRAFICA Denominazione del Piano Realizzazione di un Datawarehouse open source Responsabile: Cognome:PIATTI Nome: GIANLUIGI Telefono: 0184/ E mail: Ruolo: Responsabile struttura Programmazione e Controllo di Gestione Referente: Cognome:ASCHERI Nome: SIMONE Telefono: 0184/ E mail: Ruolo: funzionario Durata dell intervento in mesi : 12 Periodo di realizzazione: da 01/01/20 a 31/12/20 Eventuali Risorse destinate, escluse le retribuzioni del personale coinvolto 1 : Ammontare complessivo:......di cui: a carico dell Amministrazione/ufficio:.... a carico di altre Fonti (indicare quali).. Non sono previste risorse 1 Vanno indicate solo le risorse finanziarie effettivamente disponibili e/o già stanziate in bilancio 4

5 5

6 SECONDA SEZIONE SCENARIO DI RIFERIMENTO 1 ORIGINE DEL PIANO 1.1. L intervento è riconducibile alle strategie politiche e/o di gestione espresse in: (sono possibili più risposte) documenti di programmazione generale dell amministrazione (es. Peg, Direttiva annuale, altra documentazione, ecc.) piani di miglioramento/programmi settoriali è un iniziativa autonoma del proponente altro (specificare) 1.2. La decisione di intervenire sull ambito scelto deriva da: (sono possibili più risposte) autovalutazione sullo stato dell organizzazione effettuata con l utilizzo di metodologie appropriate (es: modelli Caf, Efqm, gruppi di qualità, ecc.) risultati di indagini di customer satisfaction analisi dei reclami raccolti in modo sistematico specifica indagine realizzata da personale interno specifica indagine realizzata da consulenti indicazioni di uno degli organi interni di valutazione e/o di audit richiesta del vertice (politico o amministrativo) altro (specificare) Inadeguatezza delle soluzioni commerciali disponibili 1.3. Il piano è connesso con altre attività di miglioramento: sì, già realizzate sì, in corso sì, già programmate NO Se sì, specificare sinteticamente l oggetto degli interventi La struttura ha abbandonato quasi tutto il software proprietario per contabilità analitica e reporting. Si è gestita la distribuzione web dei dati elaborati per 80/100 strutture. Accanto a risparmi economici diretti dovuti all eliminazione delle spese per licenze software e per consulenze esterne si sono ottenute anche significative riduzioni di personale, pari al 40% delle risorse umane precedentemente impiegate nella struttura. 6

7 1.4. Motivo prevalente dell intervento: (una sola risposta) carenza di un servizio/processo esigenza di rispondere a nuove domande di altri uffici/servizi esigenza di rispondere a nuove domande di utenti o stakeholder esigenza di ridurre i costi esigenza di migliorare il clima organizzativo altro (specificare) Esigenza di razionalizzare ulteriormente il processo, conseguendo nuovi risparmi di costi e dando risposte a richieste emergenti dalla struttura aziendale Definizione del problema Illustrare il problema che l intervento intende affrontare. La descrizione deve in particolare evidenziare a quali bisogni l intervento vuole dare risposta sia dal punto di vista dei portatori di interesse implicati, che dell amministrazione/ufficio. Il sistema è gestito con software open source escluso un componente proprietario. Cresciuto in risposta a esigenze emergenti, manca di coerenza, usabilità e robustezza. Non produce ancora i flussi informativi ministeriali (Modello LA e Relazione al Conto Annuale) pur rilevando i dati necessari. Il sistema è, inoltre, potenzialmente in grado di pervenire a una valutazione reale dei costi di produzione per ogni singolo DRG. Ciò costituirebbe una base di benchmarking fondamentale per il passaggio al finanziamento a costi standard 2 ELABORAZIONE DEL PIANO 2.1. La progettazione ha coinvolto: (sono possibili più risposte) utenti (interni/esterni) del servizio/processo di lavoro su cui si interviene altri portatori di interesse responsabili del settore/dei settori su cui si interviene personale del settore/dei settori su cui si interviene personale che sarà impegnato a realizzare l intervento altro ASL 2 SAVONESE.. Specificare come è stato garantito tale coinvolgimento: Il personale della Struttura Programmazione e Controllo di Gestione ha realizzato internamente la prima parte del progetto. Il coinvolgimento dell ASL 2 Savonese è stato 7

8 ottenuto sulla base di un finanziamento comune concesso da Regione Liguria per lo sviluppo di un sistema di monitoraggio delle attività umane e finanziarie da realizzare con l appoggio del fornitore unico del S.I.I.R. (Sistema informativo integrato regionale) 2.2. In fase di progettazione ci si è avvalsi dei seguenti elementi di analisi del problema (indicatori di criticità): (sono possibili più risposte) dati di indagine sugli utenti o stakeholder (specificare quali): dati di funzionamento (specificare quali): L esperienza pregressa con fornitori esterni ha dimostrato che le esigenze aziendali erano troppo complesse e particolari per poter essere correttamente soddisfatte da aziende senza una specifica esperienza in campo sanitario. Inoltre la prima fase di sviluppo interno della durata di 12 mesi ha consentito di apprezzare i benefici derivanti dall utilizzo misto di software open source e procedure scritte internamente. Altro (specificare) 8

9 TERZA SEZIONE CARATTERISTICHE DELL INTERVENTO 1 GLI OBIETTIVI 1.1 Con l intervento si punta ad un miglioramento principalmente nell area: (scegliere l area di interesse prevalente e indicare minimo una risposta nell area scelta) del contesto: integrare le amministrazioni valorizzare la comunità rinnovare il rapporto centro/periferia del problema: cogliere le esigenze degli utenti interpretare la missione analizzare la situazione, definire obiettivi della soluzione: coinvolgere il personale utilizzare tecnologie e metodi gestire le risorse economiche del risultato: controllare i risultati valutare gli effetti consolidare e diffondere le buone pratiche 1.2 L intervento si basa prioritariamente su: (una sola risposta) innovazione nelle modalità di applicazione di norme di legge ottimizzazione nell uso delle risorse umane e/o materiali per ottenere maggiore efficienza (es. risparmi) gestione innovativa di funzioni per valorizzare le risorse umane, per responsabilizzare i ruoli direttivi, per sviluppare una cultura organizzativa orientata ai risultati, ecc. modifica dei processi organizzativi per migliorare la gestione modifica dei ruoli per migliorare il benessere del personale modifica delle modalità di erogazione dei servizi e della relazione con i clienti altro (specificare) innovazione tecnologica gestita internamente, che garantisca lo sviluppo di competenze cruciali per il corretto presidio delle funzioni di 9

10 programmazione e controllo di gestione, fornendo un miglior supporto alle strutture produttive dell azienda e riducendo i tempi morti dei processi. 10

11 1.3 Descrivere gli obiettivi Obiettivi generali (finalità cui mira globalmente il piano) Il sistema attualmente realizzato è composto per il 50% da software open source, per il 30% da procedure realizzate internamente e per il 20% da un componente proprietario. Rimuovere quest ultima dipendenza si presenta come la criticità principale del progetto. Il software, inoltre, è al momento utilizzabile solo da personale con specifiche competenze. Diviene perciò fondamentale effettuare un operazione di ingegnerizzazione delle procedure sì da renderle fruibili da chi non sia in possesso di skill informatici limitati. Il progetto dovrebbe, inoltre sollevare il personale dell ufficio dalla produzione manuale dei flussi informativi ministeriali (Matrice LA e Relazione al Conto Annuale) consentendo una razionalizzazione dell uso delle risorse umane. Infine ci si attende la costruzione puntuale dei costi dei singoli prodotti dell azienda, da utilizzare come benchmark per il finanziamento a costi standard previsto dalle norme sul federalismo fiscale. Obiettivi specifici (obiettivi operativi in cui è possibile scomporre l obiettivo generale, anche in relazione alle diverse fasi di realizzazione previste, compresa la descrizione delle realizzazioni previste) Rimozione della dipendenza da un prodotto proprietario Miglioramento della parte di interazione con l utente Pulizia del sistema Produzione dei flussi informativi Calcolo dei costi standard della produzione ospedaliera 1.4 Descrivere i risultati attesi Descrivere i cambiamenti/impatti attesi sui destinatari intermedi e finali dell intervento come conseguenza del raggiungimento degli obiettivi del Piano di miglioramento Riduzione dei tempi dedicati alla gestione del sistema, al controllo dei dati elaborati e alla produzione dei flussi ministeriali Costruzione di un set di costi standard da utilizzare come benchmark sia esterno per le nuove modalità di finanziamento previste dal federalismo fiscale che interno, per attivare processi di miglioramento continuo. 1.5 Descrivere il prodotto finale dell intervento 11

12 Descrivere cosa si intende realizzare per raggiungere i risultati attesi. Il sistema, pur composto da strumenti diversi, dovrà apparire come un programma integrato che assolva a tutte le funzioni previste 12

13 2 LE ATTIVITA PREVISTE 2.1. Descrivere le fasi e le attività con indicazione degli output attesi e dei relativi indicatori di realizzazione per ciascuna attività Fasi Attività Output attesi Indicatori di realizzazione Analisi dello stato dell arte del sistema in produzione Descrizione Presenza della relazione tecnica Identificazione delle aree di intervento Analisi del Presenza del documento di fabbisogno Analisi Valutazione di make or buy sul componente commerciale Analisi dei costi Effettuazione della scelta delle alternative Effettuazione degli interventi individuati Beta release del Disponibilità del sistema per i prodotto test Fase di beta testing Segnalazioni Risposte positive degli utenti (correzioni/modifiche) alle segnalazioni Analisi dei costi per prodotto Costi standard Presenza del piano dei costi aziendali standard 13

14 Ministero per la pubblica amministrazione e l innovazione 2.2 Definire il livello di miglioramento atteso per ciascun risultato previsto Risultati attesi (vedi domanda 1.4) Indicatore (descrizione e unità di misura) Riduzione dei tempi di gestione Riduzione tempo produzione flussi 75% Riduzione dei tempi di gestione Riduzione tempo pubblicazione 50% reportistica Riduzione dei tempi di gestione Aumento frequenza pubblicazioni 30% monitoraggi Costruzione dei costi standard Presenza tavola dei costi standard Si ospedalieri Target 3 LE RISORSE UMANE COINVOLTE 3.1. Indicare se è prevista la costituzione di un gruppo di lavoro per la elaborazione e realizzazione del piano Si No 3.2 Se si, indicare: N. componenti del gruppo di lavoro 2 Caratteristiche del gruppo di lavoro Ruolo Compiti Gg/impegno Dirigenti Funzionari Altro personale a uomo 3.3. Indicare l eventuale apporto di altri soggetti (personale di altri uffici dell amministrazione (specificare numero, ruolo e funzioni) 14

15 Ministero per la pubblica amministrazione e l innovazione La maggior parte delle Strutture dell Azienda (70), in quanto utilizzatori finali, svolgeranno il ruolo di beta tester del sistema e saranno inoltre coinvolte nella fase di studio dei Costi Standard. 15

16 Ministero per la pubblica amministrazione e l innovazione 4 LE PARTNERSHIP E LE COLLABORAZIONI 4.1. Indicare tipologia e modalità di collaborazione di eventuali partnership (altre amministrazioni, altri soggetti) 4.2 Indicare se sono previste consulenze e quali sono le attività che saranno garantite dalla consulenza 5 DIREZIONE E VALUTAZIONE 5.1. Indicare le modalità previste per il presidio dell intervento e il raccordo con i vertici dell ufficio/amministrazione La struttura Programmazione e Controllo di Gestione garantirà il monitoraggio di ogni fase del processo, intermediando le richieste pervenute dalle altre strutture aziendali in termini di problematiche sollevate (risultati del beta testing) e di proposte migliorative formulate Descrivere le modalità di coordinamento delle attività Il gruppo di lavoro garantirà il coordinamento delle attività. 16

17 Ministero per la pubblica amministrazione e l innovazione 17

18 Ministero per la pubblica amministrazione e l innovazione 5.3 Descrivere le modalità previste per seguire l andamento delle attività nel corso della realizzazione e verificare gli eventuali scostamenti rispetto ai risultati attesi. Monitoraggi quindicinali 5.4 Descrivere le modalità di comunicazione (interna ed, eventualmente, esterna) previste per far conoscere l intervento e i suoi esiti I risultati del progetto saranno fruibili da tutte le strutture aziendali tramite un collegamento alla intranet aziendale. 6 FATTORI CRITICI DI SUCCESSO Descrivere i fattori critici di successo dell intervento e cioè i principali problemi che si ritiene si dovranno affrontare per ottenere i risultati attesi dell iniziativa. Realizzare il componente sostitutivo del prodotto non open source che al momento fa parte del sistema. 18

19 Ministero per la pubblica amministrazione e l innovazione 7 ARTICOLAZIONE TEMPORALE DEL PIANO PROGETTO: Realizzazione di un Datawarehouse open source ID Nome attività Gen Feb Mar Apr Mag Giu Lug Ago Set Ott Nov Dic 1 Analisi dello stato dell arte del sistema in produzione 2 Identificazione delle aree di intervento 3 Valutazione di make or buy sul componente commerciale 4 Effettuazione degli interventi individuati 5 Fase di beta testing 6 Analisi dei costi per prodotto 19

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